Приложение N 3. Стандарт качества предоставления муниципальной услуги города Омска "Обеспечение пользователям архивных документов доступа к архивным документам"

Приложение N 3
к постановлению
Администрации города Омска
от 16 марта 2009 года N 167-п

Стандарт
качества предоставления муниципальной услуги города Омска
"Обеспечение пользователям архивных документов доступа к архивным документам"

I. Общие положения

1. Настоящий стандарт качества предоставления муниципальной услуги города Омска "Обеспечение пользователям архивных документов доступа к архивным документам" (далее - Стандарт) разработан во исполнение Постановления Омского городского Совета от 12 декабря 2007 года N 239 "О Концепции реформирования муниципальных финансов муниципального образования городской округ город Омск Омской области (2007-2009 годы)" и в соответствии с постановлением Мэра города Омска от 17 декабря 2008 года N 1142-п "Об утверждении Положения о стандартах качества предоставления муниципальных услуг города Омска".

2. Настоящий Стандарт распространяется на муниципальную услугу "Обеспечение пользователям архивных документов доступа к архивным документам" (далее - Услуга), предоставляемую юридическим и физическим лицам, обращающимся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, муниципальным учреждением "Муниципальный архив города Омска" (далее - Архив), включенную в реестр (перечень) муниципальных услуг города Омска, по которым должен производиться учет потребности в их предоставлении, утвержденный постановлением Мэра города Омска от 30 июня 2008 года N 501-п "О реестре (перечне) муниципальных услуг города Омска, по которым должен производиться учет потребности в их предоставлении".

3. Предмет (содержание) Услуги: предоставление справочно-поисковых средств к архивным документам и информации об этих средствах, а также подлинников и копий необходимых документов.

4. Единица измерения Услуги: документ.

II. Правовые основы предоставления Услуги

5. Правовыми основами предоставления Услуги являются:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Устав города Омска;

- другие нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальных услуг в области архивного дела.

III. Получатели Услуги

6. Получателями Услуги являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Услуга предоставляется получателям бесплатно, за счет средств бюджета города Омска.

Особенности предоставления Услуги отдельным категориям получателей не устанавливаются.

IV. Требования, обеспечивающие доступность Услуги для ее получателей

7. Предоставление Услуги осуществляется в помещении Архива.

Место расположения Архива: 644007, г. Омск, ул. Чернышевского, д. 6.

Телефон (3812) 252 366, т/факс (3812) 250 267.

Остановка общественного транспорта - "Ул. Чернышевского" (трамвай N 7), "Ул. Яковлева" (автобусы N 2, 27, 32, 39, 49, 51, 65, 70, 72, 79, 80, 94).

В Архиве установлен следующий режим рабочего времени и времени отдыха:

- продолжительность рабочей недели - пятидневная с двумя выходными днями;

- выходные дни (еженедельный непрерывный отдых) - суббота, воскресенье;

- начало работы - в 8 часов 30 минут;

- окончание работы в понедельник, вторник, среду, четверг - в 17 часов 45 минут, в пятницу - в 16 часов 30 минут;

- перерыв в течение рабочего дня для отдыха и питания с 13 часов до 14 часов.

Расписание приема граждан и организаций: вторник, среда, четверг с 9.00 часов до 17.00 часов, обеденный перерыв с 13.00 часов до 14.00 часов.

Расписание приема граждан и организаций руководителем Архива: вторник, среда, четверг с 14.00 часов до 15.00 часов.

Предоставление Услуги осуществляется на основании запросов юридических и физических лиц, которые могут быть направлены как по почте, так и представлены в Архив непосредственно.

V. Порядок приема запросов

8. Запросы поступают в Архив в письменном виде по почте, либо передаются лично в часы приема граждан и организаций, согласно расписанию.

9. Физическое лицо в своем запросе в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации запроса, излагает суть запроса, ставит личную подпись и дату.

Запрос юридического лица должен содержать наименование юридического лица, его почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации запроса, суть запроса, подпись руководителя или уполномоченного должностного лица.

К запросу могут прилагаться документы и материалы, поясняющие его суть.

10. В случае личного обращения в Архив физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и нотариально заверенную доверенность в случае обращения в интересах другого лица.

11. Регистрация запроса производится в день приема запроса.

VI. Основания для приостановления предоставления Услуги и отказа в ее предоставлении

12. Предоставление Услуги может быть приостановлено в случаях:

- отсутствия у получателя Услуги документов, подтверждающих право его доступа к информации, содержащейся в документах;

- отсутствия (недостаточности) исчерпывающих сведений, необходимых для предоставления Услуги (полное наименование организации, точные фамилия, имя, отчество гражданина, работавшего в организации, время работы гражданина в организации).

Получателю Услуги обязательно сообщается о приостановлении предоставления Услуги с указанием возможного способа предоставления необходимых документов и сведений. В случае не предоставления необходимых документов и сведений получателю Услуги отказывается в предоставлении Услуги.

13. Не подлежат рассмотрению запросы не содержащие фамилии, имени, отчества либо наименования заявителя, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения.

VII. Требования к сроку предоставления Услуги, а также к срокам на совершение действий, принятие решений в процессе предоставления Услуги

14. Предоставление Услуги производится на постоянной основе.

15. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве архивных документов, в течение 5 календарных дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом получателя Услуги, или получателю Услуги дается соответствующая рекомендация.

16. Предоставление Услуги осуществляется в течение 30 календарных дней с момента регистрации запроса, включая время приостановления предоставления Услуги.

17. В случае ненадлежащего технического состояния документов, затрудняющего их использование, срок предоставления Услуги может быть продлен до 45 календарных дней с момента регистрации запроса, о чем получателю Услуги направляется письменное уведомление.

VIII. Требования к Архиву

18. К Архиву предъявляются требования о наличии следующих документов:

- устава муниципального учреждения "Муниципальный архив города Омска";

- свидетельства о государственной регистрации;

- правил внутреннего трудового распорядка;

- положения об отделе хранения и использования документов;

- должностных инструкций начальника и специалистов отдела хранения и использования документов;

19. Архив должен быть расположен в зоне движения маршрутов городского пассажирского транспорта, иметь помещения для хранения архивных документов, отвечающие нормативным требованиям, предъявляемым к помещениям архивов, а также служебные помещения, обеспечивающие предоставление Услуги (прием и рассмотрение обращений, поиск необходимых документов, составление архивных справок).

В целях надлежащего и качественного предоставления Услуги, Архив должен иметь программное обеспечение, позволяющее осуществлять оперативный поиск необходимой информации, а также компьютерную, копировально-множительную технику и печатающие устройства (далее - оргтехника) в количестве, обеспечивающем возможность оперативной работы и предоставления Услуги в необходимом объеме и надлежащего качества.

Наименование и минимальное количество типовой специализированной техники, которую должен иметь Архив

N п/п	Наименование единицы специализированной техники, оборудования, приборов, аппаратуры и т.п.	Минимальное количество техники, оборудования, приборов, аппаратуры и т.п., необходимой для предоставления Услуги
1	Компьютеры класса Pentium R (4) и выше	4
2	Многофункциональное устройство (сканер, принтер, ксерокс)	1

Компьютерная техника, используемая для предоставления Услуги, должна обеспечивать применение при подготовке документов текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером NN 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером NN 12, 13, 14 через 1-2 интервала. Используемые компьютеры должны функционировать в режиме локальной сети.

Техническое состояние оргтехники должно обеспечивать печать, копирование и сканирование документа на стандартной бумаге белого цвета формата А4, A3.

20. Квалификация специалистов Архива должна обеспечивать надлежащее качество предоставления Услуги.

В соответствии со штатным расписанием Архив должен располагать достаточным количеством специалистов, необходимым для предоставления Услуги.

Состав персонала определяется в соответствии со штатным расписанием.

Каждый специалист Архива должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей.

Минимальное количество специалистов, необходимых для предоставления Услуги

N п/п	Профиль и квалификация специалиста	Минимальное количество специалистов, необходимое для предоставления Услуги
1	Начальник отдела хранения и использования документов: высшее образование, опыт работы в области архивного дела не менее 3 лет	1
2	Хранитель фондов отдела хранения и использования документов 11 разряда ЕТС: высшее образование или средне-специальное образование с опытом работы в области архивного дела не менее 1 года	1
3	Хранитель фондов отдела хранения и использования документов 9 разряда ЕТС: средне-специальное образование	2

IX. Требования к информационному обеспечению получателей Услуги

21. Информация о порядке предоставления Услуги доводится до сведения получателей посредством:

- опубликования Стандарта в средствах массовой информации;

- опубликования информации об Архиве на официальном сайте Администрации города Омска;

- информационного стенда, размещенного в Архиве;

- тематических публикаций.

X. Требования к результату предоставления Услуги

22. Результатом предоставления Услуги являются:

- предоставление фактического доступа к подлинникам архивных документов;

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия

23. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, выдаваемые в результате предоставления Услуги, должны содержать достоверную, документально подтверждаемую информацию.

Оформление и удостоверение архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляются в соответствии с нормативными требованиями по архивному делу, обеспечивающими юридическую силу документа.

24. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

XI. Основные показатели оценки качества предоставления Услуги

N п/п	Основной показатель оценки качества предоставления Услуги	Значение показателя, ед. изм.
1	Наличие в Архиве книги регистрации жалоб на качество предоставления Услуги (книга должна находиться в месте, доступном для получателей Услуги)	Да/Нет
2	Количество письменных жалоб на некачественное предоставление Услуги	Не более 10 жалоб на оказанные 1000 Услуг в год
3	Укомплектованность штата Архива	Не менее 90 процентов
4	Автоматизация рабочих мест специалистов Архива	Не менее 100 процентов

XII. Иные требования, необходимые для обеспечения предоставления Услуги на высоком качественном уровне

25. Руководитель Архива обязан:

1) довести и разъяснить Стандарт всем специалистам Архива;

2) организовать информационное обеспечение процесса предоставления Услуги в соответствии с требованиями Стандарта;

3) обеспечить внутренний контроль за соблюдением требований Стандарта.

XIII. Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб на несоответствующее предоставление Услуги и несоблюдение Стандарта

26. Жалобы на несоответствующее предоставление Услуги и несоблюдение Стандарта (далее - жалобы) могут быть направлены как в Архив, так и в управление делами Администрации города Омска.

27. Физическое лицо в своей жалобе в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату. Жалоба юридического лица должна содержать наименование юридического лица, его почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, суть жалобы, подпись руководителя или уполномоченного должностного лица.

28. Жалоба, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения и угрозы, может быть оставлена без ответа по существу поставленных вопросов. При этом заявитель уведомляется о недопустимости злоупотребления правом.

29. Жалобы подлежат обязательной регистрации в зависимости от места их поступления и должны быть рассмотрены в 30-дневный срок, а их заявителю должен быть дан письменный ответ о принятых мерах.

30. Если в жалобе содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, может быть принято решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки по данному вопросу, о чем заявитель должен быть уведомлен в обязательном порядке.

XIV. Порядок внутреннего контроля за предоставлением Услуги

31. Внутренний контроль за предоставлением Услуги осуществляется руководителем Архива на основании системы контроля качества предоставления Услуги.

Система контроля качества предоставления Услуги разрабатывается и утверждается руководителем Архива и должна использоваться при непосредственном выполнении работ по предоставлению Услуги.

XV. Порядок контроля за предоставлением Услуги со стороны вышестоящих должностных лиц (органов местного самоуправления города Омска)

32. Контроль за предоставлением Услуги осуществляет управление делами Администрации города Омска в части соблюдения качества Услуги путем проведения регулярных проверок соответствия работы Архива требованиям Стандарта и анализа жалоб на несоответствующее предоставление Услуги и несоблюдение Стандарта.

33. Регулярная проверка соответствия работы Архива требованиям Стандарта (далее - регулярная проверка) проводится управлением делами Администрации города Омска не реже 1 раза в квартал.

При проведении регулярной проверки управление делами Администрации города Омска не должно вмешиваться в хозяйственную деятельность Архива.

Регулярная проверка деятельности Архива должна быть осуществлена управлением делами Администрации города Омска в течение одного рабочего дня.

Регулярная проверка проводится без предварительного уведомления Архива о ее проведении.

34. В ходе регулярной проверки должно быть установлено соответствие или несоответствие работы Архива требованиям, перечисленным в разделах VIII, IX, X Стандарта.

35. По результатам регулярной проверки управление делами Администрации города Омска:

- готовит акт проверки;

- в случае выявления нарушений в работе Архива обеспечивает привлечение к ответственности руководителя Архива, допустившего нарушение требований Стандарта, в соответствии с действующим законодательством;

- контролирует устранение выявленных замечаний.

Информация о результатах каждой регулярной проверки в отношении Архива подлежит опубликованию в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.