Постановление Администрации Великого Новгорода от 31 июля 2014 г. N 4082 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Великого Новгорода от 31 июля 2014 г. N 4082
"Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок"

С изменениями и дополнениями от:

24 ноября 2015 г., 31 мая 2016 г., 23 августа 2017 г.

В соответствии с Федеральными законами от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Реестром муниципальных услуг, оказываемых за счет средств бюджета Великого Новгорода, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 25.10.2010 N 4610, Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 19.07.2013 N 3781, Особенностями подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации Великого Новгорода, должностных лиц, муниципальных служащих, служащих Администрации Великого Новгорода, утвержденными постановлением Администрации Великого Новгорода от 27.06.2014 N 3369, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок".

2. Признать утратившими силу:

постановление Администрации Великого Новгорода от 09.06.2011 N 2306 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок";

постановление Администрации Великого Новгорода от 20.09.2011 N 4030 "О внесении изменений в Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок";

абзац третий пункта 1 постановления Администрации Великого Новгорода от 13.06.2012 N 2353 "О внесении изменения в Административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг";

постановление Администрации Великого Новгорода от 04.07.2012 N 2763 "О внесении изменений в Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок";

постановление Администрации Великого Новгорода от 04.10.2012 N 4383 "О внесении изменений в Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок".

3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород".

Мэр Великого Новгорода

Ю.И. Бобрышев

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок"
(утв. постановлением Администрации Великого Новгорода от 31 июля 2014 г. N 4082)

С изменениями и дополнениями от:

24 ноября 2015 г., 31 мая 2016 г., 23 августа 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования Административного регламента

1.1.1. Настоящий Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок" (далее - муниципальная услуга), создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги (далее - заявители) и определяет сроки и последовательность действий (далее - административные процедуры) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.1.2. Предметом регулирования настоящего Административного регламента являются отношения, возникающие между заявителями и Администрацией Великого Новгорода в лице муниципального казенного учреждения Великого Новгорода "Управление по хозяйственному и транспортному обеспечению Администрации Великого Новгорода" (далее - управление), связанные с предоставлением муниципальной услуги.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

1.2.2. От имени заявителей могут выступать лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, соответствующими полномочиями.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 24 ноября 2015 г. N 4960 пункт 1.3.1 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3.1. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией Великого Новгорода в лице управления через отдел по вопросам формирования и содержания муниципального архива управления (далее - отдел) и государственным областным автономным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" через его структурные подразделения (далее - МФЦ).

Место нахождения управления	Место нахождения отдела	График приема заявителей в отделе	Телефон отдела	Адрес электронной почты контактных лиц в отделе
173007, Великий Новгород, Большая Власьевская ул., д. 6	173007, Великий Новгород, Десятинная ул., д. 20/10, каб. N 104, N 107	понедельник - пятница 08.30 - 17.00, перерыв на обед 13.00 - 14.00	8(8162) 994-174, 994-175, 994-235	evi@adm.nov.ru

Должностные лица МФЦ осуществляют прием заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги в соответствии с установленным графиком работы МФЦ.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 23 августа 2017 г. N 3588 пункт 1.3.2 настоящего Регламент изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3.2. Информирование заявителей осуществляется:

специалистами отдела по контактным телефонам: 8 (8162) 994-174, 994-175, 994-235;

на следующих информационных ресурсах:

адрес официального сайта Администрации Великого Новгорода в сети Интернет: http://www.adm.nov.ru;

адрес электронной почты МКУ "УХТО": mey@adm.nov.ru;

адрес интернет-сайта МФЦ: http://mfc53.novreg.ru;

адрес электронной почты МФЦ: mfc-vn@novreg.ru;

адрес региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области": http://www.pgu.novreg.ru (далее - Региональный портал);

адрес федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": http://www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 23 августа 2017 г. N 3588 пункт 1.3.3 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3.3. Формами предоставления информации о порядке предоставления муниципальной услуги или сведений о ходе предоставления муниципальной услуги являются:

информация по запросу заявителя, поступившему при личном обращении либо по телефону;

информация по запросу заявителя, направленному почтовой связью или по электронной почте;

информация на Региональном портале и Едином портале.

1.3.4. При информировании по письменным запросам по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на запрос направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации запроса.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по запросам заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации запроса.

1.3.5. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

о комплектности (достаточности) представленных документов;

об источнике получения необходимых документов (орган, организация и их местонахождение);

о времени приема и выдачи документов;

о сроках предоставления муниципальной услуги;

о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги - исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальная услуга предоставляется Администрацией Великого Новгорода в лице управления через отдел и государственным областным автономным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" через МФЦ.

МФЦ осуществляет прием запросов от заявителей, передачу их на исполнение в отдел и выдачу ответов заявителям.

Отдел осуществляет прием запросов от заявителей, анализ тематики поступивших запросов, при необходимости направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности, подготовку и выдачу (направление) ответов заявителям.

2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

направление ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

Общий срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней со дня регистрации запроса.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в отделе архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются в другой архив или организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю даются соответствующие рекомендации.

При поступлении запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, отдел в пятидневный срок запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 23 августа 2017 г. N 3588 в подраздел 2.5 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу";

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне";

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия";

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г.;

Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.91 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов";

Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.90 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказом Минюста России от 04.05.2017 N 75 "Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации";

областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";

областным законом от 23 декабря 2010 г. N 900-ОЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области".

2.6. Перечень документов, представляемых заявителем

Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос по примерной форме согласно приложению N 1 к настоящему Административному регламенту, а также запрос, поступивший по почте или по электронной почте.

В запросе должны быть указаны фамилия, имя и отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса представляются сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти (сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжении брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании (название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы);

о стаже работы (службы) (название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), должность);

о пенсии, социальных льготах (сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения);

о награждении государственными и ведомственными наградами (название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность);

о нацистских преследованиях (время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних).

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Перечень документов, которые заявитель вправе представить

Для предоставления муниципальной услуги заявитель вправе представить ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

2.8. Запрет требования от заявителя дополнительных документов и действий

Запрещается требовать от заявителя документы и информацию или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основания для отказа в приеме запроса, необходимого для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.10.1. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

2.10.2. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;

отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса и (или) электронного адреса заявителя;

отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.11. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

Иных услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, не предусмотрено.

2.12. Порядок, размер и основания взимания муниципальной пошлины или иной платы за предоставление муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.14. Срок и порядок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги

Регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день обращения заявителя за предоставлением муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 31 мая 2016 г. N 2492 в подраздел 2.15 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Помещения для ожидания должны быть оборудованы сидячими местами. В помещениях должны быть размещены информационные стенды с образцами запросов, перечнями необходимых документов, оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги и иной информацией. Места для заполнения запросов должны обеспечиваться канцелярскими товарами. При организации рабочих мест специалистов должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода заявителей из помещения при необходимости.

В здании, в котором предоставляется муниципальная услуга, создаются условия для прохода инвалидов и маломобильных групп населения. Инвалидам в целях обеспечения доступности муниципальной услуги оказывается помощь в преодолении различных барьеров, мешающих в получении ими муниципальной услуги наравне с другими лицами. Вход в здание оборудуется пандусом. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны иметь расширенные проходы, позволяющие обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски, а также должны быть оборудованы устройствами для озвучивания визуальной, текстовой информации. Надписи, знаки, иная текстовая и графическая информация дублируются знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля.

Глухонемым, инвалидам по зрению и другим лицам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается помощь по передвижению в помещениях и сопровождению.

На стоянке должны быть предусмотрены места для парковки специальных транспортных средств инвалидов. За пользование парковочным местом плата не взимается.

2.16. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги

Показателями доступности и качества предоставления муниципальной услуги являются:

наличие для заявителей доступа к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги;

возможность получения заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

исполнение специалистами административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 23 августа 2017 г. N 3588 в подраздел 2.17 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в МФЦ и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

2.17.1. Прием документов на предоставление муниципальной услуги в МФЦ осуществляется на основании заключенного соглашения о взаимодействии между Администрацией Великого Новгорода и государственным областным автономным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - соглашение).

2.17.2. МФЦ обеспечивает заявителям возможность получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги, а также копирования форм заявлений и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги, в том числе при наличии технической возможности с использованием Единого портала либо Регионального портала.

2.17.3. Муниципальная услуга предоставляется в МФЦ с учетом принципа экстерриториальности, в соответствии с которым заявитель вправе выбрать для обращения за получением муниципальной услуги любое отделение МФЦ Новгородской области. Информация об адресах мест нахождения МФЦ, их режиме работы и телефонах размещается на вышеуказанных информационных ресурсах.

2.17.4. Заявитель вправе направить заявление и прилагаемые документы в электронной форме с использованием Единого портала либо Регионального портала.

В полном объеме муниципальная услуга может быть предоставлена на портале, если активна кнопка "Получить услугу". В противном случае на указанных порталах размещена информация о порядке предоставления муниципальной услуги.

При обращении в электронной форме за предоставлением муниципальной услуги заявление и каждый прилагаемый к нему документ в электронном виде подписываются квалифицированной электронной подписью при заполнении электронной формы на указанных порталах.

Перечень классов средств электронной подписи, которые допускаются к использованию при обращении за получением муниципальной услуги, оказываемой с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, определяется на основании модели угроз безопасности информации в информационной системе, используемой в целях приема обращений за получением муниципальной услуги и (или) предоставления такой муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

регистрацию запроса и передачу его на исполнение;

анализ тематики поступившего запроса, направление запроса на исполнение в органы государственной власти, местного самоуправления и организации по принадлежности (при необходимости);

поиск архивных документов, подготовку ответа заявителю, оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправку заявителю ответа, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.1.2. Последовательность административных процедур по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту).

3.2. Регистрация запроса и передача его на исполнение

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры - регистрация запроса и передача его на исполнение является представление заявителем по почте или при личном обращении запроса в отдел или МФЦ либо при наличии технической возможности с использованием региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области".

Поступивший в отдел письменный запрос заявителя регистрируется, рассматривается начальником отдела и передается на исполнение.

При поступлении в управление или отдел интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.2.2. При личном обращении заявителя в МФЦ специалист, ответственный за прием документов:

устанавливает предмет обращения, проверяет документ, удостоверяющий личность;

проверяет надлежащее оформление запроса;

удостоверяет подписью копии документов, представленных заявителем;

передает заявителю расписку в получении документов на предоставление муниципальной услуги.

МФЦ в двухдневный срок после подачи запроса передает его в отдел.

3.2.3. Прием запроса осуществляется в течение 15 минут.

Результатом административной процедуры является зарегистрированный запрос.

3.3. Анализ тематики поступившего запроса, направление запроса на исполнение в органы государственной власти, местного самоуправления и организации по принадлежности (при необходимости)

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры - анализ тематики поступившего запроса, направление запроса на исполнение в органы государственной власти, местного самоуправления и организации по принадлежности (при необходимости) является зарегистрированный запрос.

3.3.2. Начальник отдела обеспечивает оперативное рассмотрение запроса заявителя, доведение его до специалистов отдела.

3.3.3. Специалисты отдела осуществляют анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя. При этом определяются:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.

3.3.4. Отдел письменно запрашивает заявителя о предоставлении дополнительных сведений в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

3.3.5. По итогам анализа поступившего запроса отдел направляет запрос или его копию с сопроводительным письмом на исполнение по принадлежности в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы и другие органы и организации, которые могут иметь документы, необходимые для исполнения запроса.

В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, отдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.3.6. Максимальное время, затраченное на административную процедуру, не должно превышать 5 дней.

Результатом административной процедуры является:

письменное уведомление заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменное уведомление заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса.

3.4. Поиск архивных документов, подготовка ответа заявителю, оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры - поиск архивных документов, подготовка ответа заявителю, оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий является наличие в отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

3.4.2. Специалисты отдела проводят работу по поиску и копированию архивных документов, необходимых для исполнения запроса, с использованием справочно-поисковых средств архива.

3.4.3. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.4.4. Ответ на полученный из-за рубежа запрос отдел готовит в виде архивных справок, архивных выписок или архивных копий.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах нескольких организаций.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала, места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью.

Архивная справка оформляется на бланке управления, подписывается директором управления или уполномоченным должностным лицом, заверяется гербовой печатью, проставляются номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора управления или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью и подписью директора управления или уполномоченного должностного лица.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.4.5. Результатом административной процедуры являются подготовленные архивные справки, архивные выписки и архивные копии.

3.5. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры - проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях являются подготовленные архивные справки, архивные выписки и архивные копии.

3.5.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных отделом, проставляется уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела.

3.6. Отправка заявителю ответа, архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры - отправка заявителю ответа, архивных справок, архивных выписок и архивных копий являются подготовленные архивные справки, архивные выписки и архивные копии с апостилем.

3.6.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

3.6.3. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений

4.1.1. Начальник отдела осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги.

4.1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником отдела проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента специалистами отдела.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов, а также проверки исполнения положений настоящего Административного регламента. Проведение проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заявителей).

4.3. Ответственность должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги

Специалисты отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, несут персональную ответственность за нарушение срока и порядка исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте. Персональная ответственность специалистов отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц

5.1. Подача жалобы

5.1.1. Заявитель имеет право на обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу в досудебном (внесудебном) порядке.

5.1.2. Заявитель может обратиться с жалобой по основаниям и в порядке, предусмотренными статьями 11.1 и 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон), в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации заявки заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления муниципальной услуги;

отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления муниципальной услуги;

отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации;

требование внесения заявителем при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица, муниципального служащего либо служащего органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.1.3. Жалоба подается в орган, предоставляющий муниципальную услугу, в письменной форме на бумажном носителе, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

Заявитель может обжаловать действия (бездействие), а также решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, следующим должностным лицам органа, предоставляющего муниципальную услугу:

специалиста отдела - начальнику отдела или лицу, исполняющему его обязанности;

начальника отдела - директору управления, заместителю Главы администрации Великого Новгорода, Мэру Великого Новгорода;

заместителя Главы администрации Великого Новгорода - Мэру Великого Новгорода.

5.1.4. Прием жалоб в письменной форме осуществляется органом, предоставляющим муниципальную услугу, в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на предоставление муниципальной услуги, нарушение порядка предоставления которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат предоставления указанной муниципальной услуги).

Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления муниципальных услуг.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 23 августа 2017 г. N 3588 в пункт 5.1.5 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1.5. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:

официального сайта Администрации Великого Новгорода в сети Интернет;

федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал) либо региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области" (далее - Региональный портал);

федеральной государственной информационной системы "Досудебное обжалование": http://do.gosuslugi.ru.

5.1.6. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

доверенность, оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации (для физических лиц);

копия решения о назначении или избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности (для юридических лиц).

5.1.7. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 5.1.6 настоящего Административного регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность представителя заявителя, не требуется.

5.1.8. Жалоба должна содержать:

наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, служащего органа, предоставляющего муниципальную услугу (далее - служащие), решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо служащих;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решениями и действиями (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо служащих. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.1.9. При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, служащих, а также членов их семей, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми им жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

5.1.10. Орган, предоставляющий муниципальную услугу, обеспечивает:

оснащение мест приема жалоб;

информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо служащих посредством размещения информации на стендах в местах предоставления муниципальных услуг, на официальном сайте органа, предоставляющего муниципальную услугу, в сети Интернет, на Едином портале и Региональном портале;

консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо служащих, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме.

5.2. Рассмотрение жалобы

5.2.1. Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги вследствие решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо служащих рассматривается органом, предоставляющим муниципальную услугу.

5.2.2. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо служащих в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.2.3. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода, а также в иных формах;

отказать в удовлетворении жалобы.

5.2.4. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.2.3 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.1.3 настоящего Административного регламента, направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.2.5. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице органа, предоставляющего муниципальную услугу, служащих, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

основания для принятия решения по жалобе;

принятое по жалобе решение;

сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги (в случае если жалоба признана обоснованной);

сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.2.6. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается должностным лицом, наделенным полномочием по рассмотрению жалоб.

5.3. Обжалование решения по жалобе

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 23 августа 2017 г. N 3588 в пункт 5.3.1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3.1. Положения Федерального закона, устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав заявителей при предоставлении муниципальных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо служащих, а также решения, принятые по результатам рассмотрения поданной им жалобы, в порядке подчиненности должностным лицам органа, предоставляющего муниципальную услугу, указанным в пункте 5.1.3 настоящего Административного регламента, либо в судебном порядке.

Согласно части 1 статьи 256 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации заявитель вправе обратиться в суд с заявлением об оспаривании решений, действий (бездействия) органов местного самоуправления в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.

5.3.2. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Приложение N 1
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов российских
и иностранных граждан, а также лиц без гражданства,
связанных с реализаций их законных прав и свобод,
оформление в установленном порядке архивных справок"

                                                          Примерная форма

                                       В отдел по вопросам формирования и

                                         содержания муниципального архива

                                                 муниципального казенного

                                            учреждения Великого Новгорода

                                            "Управление по хозяйственному

                                              и транспортному обеспечению

                                        Администрации Великого Новгорода"

                                        от ______________________________

                                                (ФИО заявителя)

                                        ________________________________,

                                        проживающего(ей) по адресу: _____

                                        ________________________________,

                                        паспорт (серия, номер) _________,

                                        выдан __________________________,

                                        дата выдачи _____________________

                                    Запрос

     Прошу выдать _______________________________________________________

                  (указать форму получения информации (архивная справка,

_________________________________________________________________________

                   архивная выписка, архивная копия)

о _______________________________________________________________________

              (указать N и дату запрашиваемого документа

_________________________________________________________________________

      или тему и хронологические рамки запрашиваемой информации)

_________________________________________________________________________

_______________ ___________________________

    (дата)          (подпись заявителя)

     Я, ________________________________________________, даю согласие на

                          (ФИО заявителя)

обработку моих персональных данных в соответствии с  Федеральным  законом

от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

______________________

 (подпись заявителя)

Приложение N 2
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Исполнение запросов российских
и иностранных граждан, а также лиц без гражданства,
связанных с реализаций их законных прав и свобод,
оформление в установленном порядке архивных справок"

Блок-схема
предоставления муниципальной услуги