Постановление Администрации Великого Новгорода от 8 июля 2011 г. N 2816 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации Великого Новгорода
от 8 июля 2011 г. N 2816
"Об утверждении Административного регламента по предоставлению
муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи
в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле"

С изменениями и дополнениями от:

27 марта, 13 июня, 4 октября 2012 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 25 ноября 2014 г. N 6146 настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с Федеральными законами от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Уставом муниципального образования - городского округа Великий Новгород, постановлением Администрации Великого Новгорода от 25.10.2010 N 4610 "Об утверждении Реестра муниципальных услуг, оказываемых за счет средств бюджета Великого Новгорода, и Реестра муниципальных функций, исполняемых за счет средств бюджета Великого Новгорода", в целях обеспечения доступа граждан к достоверной и актуальной информации и повышения качества исполнения и предоставления муниципальной услуги постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле".

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Новгород".

Первый заместитель Главы администрации

А.В. Земляк

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической
и практической помощи в организации работы с документами в
делопроизводстве и архивном деле"
(утв. постановлением Администрации Великого Новгорода
от 8 июля 2011 г. N 2816)

С изменениями и дополнениями от:

27 марта, 13 июня, 4 октября 2012 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в раздел 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет порядок, сроки и последовательность действий (далее - административные процедуры) муниципального казенного учреждения Великого Новгорода "Управление по хозяйственному и транспортному обеспечению Администрации Великого Новгорода" (далее - Управление) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется организациям-источникам комплектования отдела по вопросам формирования и содержания муниципального архива Управления по мере поступления обращений, организациям, не входящим в Список источников комплектования, согласно условиям договора (далее - заявители).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - оказание методической и практической помощи в организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 пункт 2.2 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Управлением и осуществляется отделом по вопросам формирования и содержания муниципального архива Управления (далее - отдел)..

2.3. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об административных процедурах:

по телефонам отдела: (8162) 994-174; 994-175, 994-235;

посредством письменного обращения;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте Администрации в сети Интернет (http:www.adm.nov.ru).

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме специалисты отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

По процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей по электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня поступления обращения.

2.4. Результат предоставления муниципальной услуги:

рассмотрение и подготовка к согласованию экспертно-проверочной методической комиссией комитета культуры Новгородской области (далее - ЭПМК) индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях совместно с источниками комплектования отдела;

оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела по вопросам организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле;

проведение семинаров и совещаний.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 2.5 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Семинары и совещания проводятся в соответствии с утвержденным планом работы отдела.

При поступлении письменных обращений об оказании муниципальной услуги ответ дается в пятидневный срок со дня регистрации обращения.

При устном обращении заявителя на личном приеме или по телефону ответ на обращение дается в день обращения.

При поступлении в Управление или отдел интернет-обращения заявителя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения. Принятое обращение распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является устное или письменное обращение с просьбой об оказании методической или практической помощи.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 4 октября 2012 г. N 4382 в пункт 2.6 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

областным законом от 21 марта 2005 г. N 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";

Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 4 октября 2012 г. N 4382 в пункт 2.7 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.7. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

утвержденный Список источников комплектования отдела;

договор - для организаций, не входящих в Список источников комплектования отдела.

При необходимости получения документов, находящихся в распоряжении государственных органов, подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, осуществляется направление межведомственного запроса по каналам межведомственного взаимодействия.

2.8. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является отсутствие документов, предусмотренных в пункте 2.7 настоящего Административного регламента.

2.9. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.11. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день поступления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 2.12 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.12. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах отдела. Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием отдела, фамилий, имен, отчеств, должностей специалистов отдела.

Рабочие места специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами, справочно-поисковыми средствами и информационными материалами, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

На информационных стендах содержится следующая информация:

график (режим) работы Управления, номера телефонов Администрации, отдела;

наименование муниципальной услуги;

порядок предоставления муниципальной услуги;

перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

порядок обжалования решения, действий (бездействия) специалиста, при предоставлении муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:

наличие доступа заявителя к информации по вопросам предоставления муниципальной услуги в местах ее размещения;

получение заявителем информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

исполнение специалистами административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

правильное и грамотное оформление специалистами документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность
и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку
их выполнения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 4 октября 2012 г. N 4382 в пункт 3.1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Состав административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:

рассмотрение и подготовка номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях к согласованию ЭПМК;

оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела;

проведение семинаров и совещаний.

Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги представлена в блок-схеме (приложение к настоящему Административному регламенту).

3.2. Основанием для начала административной процедуры - рассмотрение и подготовка номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях к согласованию ЭПМК является обращение заявителя.

В целях качественного комплектования документами архивного фонда отдел контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь представителям организаций в составлении номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях.

Составленные в организации номенклатура дел, положения об архиве и экспертной комиссии рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и представляются в отдел.

Отдел проверяет правильность их составления в соответствии с требованиями нормативно-методических документов, а также полноту состава дел и документов, включенных в номенклатуру; составляет заключение на номенклатуру дел, положения об архиве и экспертной комиссии организации и направляет вместе с представленными документами на согласование ЭПМК.

3.3. Оказание методической и практической помощи источникам комплектования отдела осуществляется отделом в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, при взаимодействии с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования.

В этих целях отдел оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:

в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб.

Отдел рассматривает и готовит к утверждению ЭПМК годовые разделы описей дел постоянного хранения организаций; рассматривает и готовит к согласованию ЭПМК годовые разделы описей дел по личному составу организаций.

При подготовке годовых разделов описей дел постоянного хранения к рассмотрению ЭПМК отделом проводится проверка правильности отбора документов на хранение, устанавливается степень полноты состава дел и документов, включенных в годовые разделы описей, качество описания дел, правильность оформления годовых разделов описей, наличие необходимого научно-справочного аппарата к описям и исторических справок к фондам, если описи фондов представляются впервые.

Отдел составляет заключение на описи дел постоянного хранения и по личному составу и направляет вместе с описями на рассмотрение ЭПМК.

Отдел ведет учет документов, хранящихся в архивах организаций-источников комплектования отдела, путем проведения паспортизации. Паспортизация предусматривает рассылку бланков паспортов, проведение консультаций по вопросам заполнения паспортов, оказание практической помощи по заполнению паспортов непосредственно в организациях.

В целях совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб отдел разрабатывает памятки и методические рекомендации по вопросам работы архивов организаций и организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

3.4. В целях повышения профессиональной квалификации работников архивов организаций-источников комплектования отдел проводит семинары и совещания.

Семинары проводятся по отдельным основным вопросам работы архивов организаций, делопроизводственных и экспертных служб.

В ходе взаимодействия отдела с работниками архивов организаций выявляются вопросы и проблемы, связанные с организацией работы с документами в делопроизводстве и архивном деле. Такие вопросы и проблемы изучаются, обобщаются и выносятся для обсуждения на семинары и совещания.

Проведение семинаров и совещаний включается в план работы отдела.

При необходимости отделом проводятся семинары по актуальным вопросам для ознакомления работников архивов организаций с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях по вопросам организации работы с документами в делопроизводстве и архивном деле.

Такие семинары могут проводиться вне плана.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 4.1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Заместитель директора Управления осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 27 марта 2012 г. N 1140 в пункт 4.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения заместителем директора Управления проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента специалистами отдела.

4.3. В ходе текущего контроля проводятся проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (по конкретным обращениям заявителей).

4.5. По результатам проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 13 июня 2012 г. N 2353 раздел 5 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий и (или) бездействия органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебном (внесудебном) порядке.

Заявитель может обратиться с жалобой по основаниям и в порядке, предусмотренным статьями 11.1 и 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода для предоставления муниципальной услуги;

отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода для предоставления муниципальной услуги;

отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода;

затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода;

отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица, предоставляющих муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Жалоба подается в письменной или электронной форме в Управление.

Заявитель может обжаловать действия (бездействие), а также решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, следующим лицам:

директору Управления - на действия (бездействие) подчиненных ему специалистов, должностных лиц;

Мэру Великого Новгорода, заместителю Главы администрации Великого Новгорода, курирующему Управление, - на действия (бездействие) директора Управления.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта Администрации Великого Новгорода в сети Интернет, единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.3. Жалоба должна содержать:

наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Заявителем по собственной инициативе могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста либо должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо органа, наделенный полномочиями по рассмотрению жалоб, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми им жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих персональные данные другого лица, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.4. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению специалистом, должностным лицом, наделенными полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, специалиста, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы специалистом, должностным лицом Управления, наделенными полномочиями по рассмотрению жалоб, принимается одно из следующих решений:

удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Великого Новгорода, а также в иных формах;

отказать в удовлетворении жалобы.

5.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.5 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.2 настоящего Административного регламента, направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.8. Положения Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении муниципальных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) специалиста, должностного лица в судебном порядке.

Согласно части 1 статьи 256 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации гражданин вправе обратиться в суд с заявлением об оспаривании решений, действий (бездействия) органов местного самоуправления в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Великого Новгорода от 4 октября 2012 г. N 4382 настоящий Административный регламент дополнен приложением

Приложение
к Административному
регламенту по предоставлению
муниципальной услуги
"Оказание методической
и практической помощи в
организации работы с документами
в делопроизводстве и архивном деле"

Блок-схема
предоставления муниципальной услуги