Приказ Государственного архивного управления Псковской области от 5 мая 2010 г. N 18-ОД "Об утверждении Стандарта государственной услуги Псковской области "Исполнение запросов социально-правового характера по документам государственных архивов Псковской области"

Приказ Государственного архивного управления Псковской области
от 5 мая 2010 г. N 18-ОД
"Об утверждении Стандарта государственной услуги Псковской области
"Исполнение запросов социально-правового характера по документам
государственных архивов Псковской области"

На основании статьи 7 Закона Псковской области от 17 июля 2008 N 784-ОЗ "О противодействии коррупции в органах государственной власти Псковской области и органах местного самоуправления", в соответствии с ч. 2, ст. 4 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)", Положением о Государственном архивном управлении Псковской области, утвержденным постановлением Администрации Псковской области от 30.06.2009 N 226

Приказываю:

1. Утвердить разработанный Государственным архивным управлением области Стандарт государственной услуги Псковской области "Исполнение запросов социально-правового характера по документам государственных архивов Псковской области", предоставляемой государственными архивными учреждениями области (прилагается).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Начальник управления

О.В. Федотов

Стандарт государственной услуги Псковской области
"Исполнение запросов социально-правового характера
по документам государственных архивов Псковской области"
(утв. приказом Государственного архивного управления Псковской области
от 5 мая 2010 г. N 18-ОД)

I. Общее описание государственной услуги

1.1. Основные понятия

1.1.1. Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

К запросам социально-правового характера относятся запросы:

- о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы;

- об избрании на выборные должности:

- о присвоении почетных званий;

- о награждении государственными наградами;

- о состоянии здоровья, нахождении на излечении;

- о получении образования;

- об участии в партизанском движении;

-о применении репрессий (раскулачивании, насильственном переселении, лишении избирательных прав и др.);

- о пребывании в немецких концентрационных лагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;

- о реабилитации.

1.1.2. Архивная справка - официальный документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

1.1.3. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

1.1.4. Архивная выписка - официальный документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

1.1.5. Государственный архив - государственное учреждение Псковской области, создаваемое Администрацией Псковской области, которое осуществляет на ее территории хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.2. Результат получения государственной услуги

1.2.1. Результатом предоставления государственной услуги является получение гражданами архивной справки (архивной выписки, архивной копии), оформленной по установленной форме и содержащей информацию социально-правового характера.

1.3. Перечень организаций, предоставляющих государственную услугу Псковской области по исполнению запросов социально-правового характера

1.3.1. ГУО "Государственный архив Псковской области";

1.3.2. ГУО "Государственный архив новейшей истории Псковской области";

1.3.3. ГУО "Государственный архив в г Великие Луки";

1.3.4. ГУО "Архив документов по личному составу Псковской области".

Исполнение запросов иностранных граждан (за исключением граждан СНГ) выполняется государственными архивами по запросу Государственного архивного управления Псковской области.

1.4. Описание получателей государственной услуги

1.4.1. Получателями государственной услуги являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства, работавшие и/или проживавшие на территории Псковской области.

1.5. Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги

1.5.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес соответствующего государственного архива Псковской области.

1.5.1.1. В запросе (заявлении) указывается следующая информация;

- фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления;

- адрес проживания (для направления ответа);

- запрашиваемая информация (сведения о стаже работы, заработной плате и др.);

- фамилия, имя и отчество заявителя на период, о котором запрашиваются сведения (если ФИО изменялись);

- наименование организации, в которой заявитель работал, учился, воевал, был представлен к награждению, избран на выборные должности, и т.д.;

- территория (район, город, поселок и т.д.), на которой организация функционирует (функционировала);

- хронологические рамки запрашиваемой информации.

1.5.1.2. Дополнительно к заявлению прилагается:

- копия трудовой книжки для подтверждения трудового стажа;

- копия документов о награждении (при наличии) для подтверждения;

- доверенность или другие документы, подтверждающие полномочия заявителя (при получения сведений о третьих лицах).

1.5.1.3. При личном обращении заявителя в государственный архив представляется паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

1.5.2. Интернет-обращения заявителей должны содержать следующую информацию:

- изложение существа обращения (п. 1.5.1.1.);

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства;

- электронный адрес;

- дата отправления письма;

- цифровые (электронные) копии документов, перечисленных в пункте 1.5.1.2.

1.5.3. Граждане иностранных государств (за исключением граждан СНГ) должны представить анкету по форме, утвержденной Федеральным архивным агентством и копию трудовой книжки.

1.6. Сроки оказания государственной услуги

1.6.1. Срок исполнения запроса социально-правового характера в государственных архивах не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса архивным учреждением. В исключительных случаях с разрешения руководителя архива срок может быть продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя.

1.6.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

1.7. Информация о платности государственной услуги

1.7.1. Запросы социально-правового характера исполняются архивными учреждениями безвозмездно.

1.8. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

1.8.1. Предоставление государственной по исполнению запросов российских и иностранных граждан осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.2993, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ"Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997 г., N 47, ст. 5340; в редакции Федерального закона от 25.10.2001 N 138-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации, 2001 г., N 44, ст. 4149);

"Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19. (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.04.2007, номер N 9059);

Приказом Министерства культуры и массовым коммуникациям Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел". (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15.09.2006, номер N 8296);

Законом Псковской области от 13.01.2006 N 524-ОЗ "Об архивном деле в Псковской области".

II. Способы получения информации о порядке предоставления государственной услуги

2.1. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:

- при личном обращении,

- при письменном обращении,

- по телефону,

- по электронной почте,

- в сети Интернет,

- на информационных стендах в местах предоставления услуги.

2.2. Информирование при личном обращении и по телефону

2.2.1. Консультации по вопросам получения государственной услуги предоставляются специалистами, оказывающими государственную услугу по следующим вопросам:

-перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

- заполнение заявления;

- время приема заявителей;

- сроки исполнения запроса;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги.

2.2.2. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, в которое позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Разговор не должен превышать 10 минут.

2.2.3. Личный прием граждан осуществляется по рабочим дням в порядке очереди.

2.3. Информирование о предоставлении услуги по письменным обращениям и электронной почте содержит перечень вопросов, указанных в пункте 2.2.1.

2.4. Размещение информации в местах предоставления услуги

2.4.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

2.4.2. На информационных стендах размещается следующая информация:

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- бланки (формы) документов, заполняемых при обращении в архивное учреждение (заявлений);

- режим приема граждан учреждением, предоставляющим государственную услугу;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

III. Порядок получения государственной услуги

3.1. Действия получателя государственной услуги

3.1.1. Гражданам Российской Федерации и стран СНГ для получения архивной справки (архивной копии, архивной выписки) необходимо обратиться в соответствующий государственный архив Псковской области.

3.1.2. При обращении в государственный архив гражданин заполняет письменное заявление-запрос, в котором указывает информацию, перечисленную в пунктах 1.5.1.1 и 1.5.2. и прилагает копии документов, указанные в пункте 1.5.1.2.

3.1.3. Заявление-запрос подается при личном посещении архива или отправляется по почте, в том числе по электронной почте.

3.1.4. Ответ на запрос гражданина направляется в архивное учреждение по почте или передается при личном обращении по выбору заявителя.

Гражданин имеет право доверить получение архивной справки (архивной выписки, архивной копии), содержащей персональные данные, третьему лицу В данном случае представитель гражданина должен иметь доверенность на право получения архивной справки.

3.1.5. Граждане иностранных государств (за исключением граждан стран СНГ) для получения архивных справок обращаются в Федеральное архивное агентство.

Порядок и перечень документов, необходимых для получения архивной справки, определяется Федеральным архивным агентством.

3.2. Действия государственного архива, предоставляющего государственную услугу

3.2.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- подготовка и направление ответов гражданам (заявителям);

- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности.

3.2.2. Регистрация запросов

3.2.2.1. Поступившие письменные запросы (заявления) регистрируются и передаются делопроизводственной службой архива в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.2.2.2. Интернет-обращение (запрос), распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных обращений порядке.

3.2.3. Анализ тематики поступивших запросов

3.2.3.1. Работники профильного структурного подразделения учреждения, предоставляющего государственную услугу, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, при этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

3.2.3.2. По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам в течение 5 дней с момента регистрации запроса направляется письмо с перечнем сведений, необходимых для исполнения запроса.

3.2.3.3. По запросу, не относящемуся к составу документов, хранящихся в архиве, предоставляющем государственную услугу, в течение 5 дней с момента его регистрации заявителю дается отрицательный ответ.

При этом заявителю должны быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов, расположенных за пределами Псковской области.

В случае расположения профильного архивного учреждения на территории Псковской области заявление - запрос перенаправляется архивом по месту назначения с последующим уведомлением гражданина.

3.2.3.4. При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в оправку, тем которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

3.2.4. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры"и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.3. Оформление архивных справок (архивных копий, архивных выписок)

3.3.1. Архивная справка и архивная выписка оформляются на бланке архива с обозначением названия информационного документа "Архивная справка" или "Архивная выписка".

3.3.2. В архивной справке сведения (данные) воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3.3.3. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях включаются в одну архивную справку.

3.3.4. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, обобщения, комментарии и собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

3.3.5. В разделе "обоснование" архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов дел архивных документов, печатные издания, использованные для составления архивной справки.

3.3.6. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем архива, исполнителем и заверяется гербовой печатью.

3.3.7. Отрицательный ответ оформляется на бланке архива и подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью.

3.3.8. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Архивная выписка заверяется аналогично архивной справке.

3.3.9. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов дел архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью руководителя архива.

Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.

3.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

3.4.1. Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

IV. Требования к удобству и комфортности

4.1. Получатель государственной услуги может получить государственную услугу (архивную справку, архивную выписку, архивную копию) без личной явки в архивное учреждение, предоставляющее услугу, прислав письменное обращение (запрос) или через третье лицо при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия (п.п. 3.1.3, 3.1.4).

4.2. Требования к графику приема посетителей

4.2.1. В связи с тем, что государственные архивы относятся к учреждениям с особым режимом работы, направленным на обеспечение сохранности документных комплексов, прием получателей государственной услуги проводится по рабочим дням согласно графику приема, утвержденному руководителем архивного учреждения, предоставляющего услугу.

4.2.2. График приема граждан размещается у входа в архивное учреждение.

4.3. Требование к зданию, в котором предоставляется государственная услуга

4.3.1. Строительство или выбор здания, в котором планируется расположение архивного учреждения (архива или архивного отдела), должны осуществляться с учетом пешеходной доступности для заявителей (не более 15 минут пешком) от остановок общественного транспорта.

4.4. Оформление входа в здание

4.4.1. Здание архивного учреждения, оборудуется информационной табличкой (вывеской) со следующей информацией:

- наименование архивного учреждения, предоставляющего государственную услугу;

- местонахождение и юридический адрес;

- режим работы;

- телефонные номера и адреса электронной почты справочной службы.

4.4.3. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

4.4.4. Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.

4.5. Требования к местам предоставления государственной услуги

4.5.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой охраны, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

4.5.2. Места приема посетителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием номера кабинета, названия подразделения, фамилии, имени и должности специалиста, осуществляющего прием посетителей.

4.5.3. Время ожидания посетителем приема должностным лицом не должно превышать 30 минут.

4.6. Требования к местам ожидания приема

4.6.1. Места ожидания в очереди на подачу заявлений и получение архивных справок оборудуются стульями, секциями кресел, скамьями или банкетками. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

4.6.2. Места ожидания оборудуются информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов.

Получателю государственной услуги должна быть предоставлена возможность написания заявлений, просьб, жалоб (ручка, бумага и образцы документов).

4.6.3. В местах ожидания на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников архива.

4.6.4. В местах предоставления государственной услуги предусматривается наличие гардероба и туалетной комнаты для посетителей.

V. Защита интересов получателей услуги

5.1. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1. Получатели государственной услуги вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие сотрудников архивов у руководителей архивов.

5.1.2. Получатели государственной услуги вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие руководителей государственных архивов Псковской области у начальника государственного архивного управления Псковской области.

5.1.3. Получатель государственной услуги имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение.

5.1.4. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены к жалобе, решение будет приниматься без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

5.1.5. Срок рассмотрения жалобы получателя государственной услуги не должен превышать 30 дней с момента ее регистрации. В исключительных случаях руководитель учреждения, предоставляющего государственную услугу, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.1.6. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется получателю государственной услуги.

5.1.7. Жалоба получателя государственной услуги не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов в следующих случаях:

- если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если текст жалобы, сведения о заявителе не поддаются прочтению;

- если предметом жалобы является решение, принятое в судебном или досудебном порядке;

- если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- если в жалобе заявителя содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи. Заявителю, направившему обращение, указывается на недопустимость злоупотребления правом.

5.1.8. Ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 15 дней с момента ее получения.

5.1.9. Получатели государственной услуги вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц в судебном порядке.

5.2. Порядок подачи предложений по улучшению качества обслуживания

5.2.1. Любой гражданин имеет право дать свои предложения по улучшению качества обслуживания при предоставлении государственной услуги.

5.2.2. Предложения могут быть поданы в Государственное архивное управление Псковской области в устном (по телефону) или в письменном (по почте) виде.

5.2.3. Не принимаются к рассмотрению предложения, содержащие ненормативную лексику, либо не относящиеся к вопросам, регулируемым стандартом государственной услуги.

5.2.4. Поступившие предложения используются при подготовке изменений и дополнений в стандарт государственной услуги.