Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Формирование Архивного фонда города Мурманска"

Приложение

Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Формирование Архивного фонда города Мурманска"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Формирование Архивного фонда города Мурманска" (далее - Административный регламент) определяет порядок исполнения муниципальной функции "Формирование Архивного фонда города Мурманска" (далее - муниципальная функция).

1.2. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- законом Мурманской области от 20.02.2006 N 730-01-ЗМО "Об архивном деле в Мурманской области";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России (далее - Росархив) от 11.03.1997 N 11.

1.3. Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел администрации города Мурманска (далее - Отдел).

Технологическое обеспечение муниципальной функции осуществляет Центральная экспертная комиссия администрации города Мурманска (далее - ЦЭК) в соответствии с полномочиями, определенными Положением о ЦЭК, утвержденным постановлением администрации города Мурманска от 05.11.2009 N 1179 с изменениями, внесенными постановлением администрации города Мурманска от 30.12.2010 N 2312.

2. Административные процедуры

2.1. Юридическим фактом для начала исполнения муниципальной функции является поступление в Отдел описей дел постоянного и (или) длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу с приложением необходимого комплекта документов:

- описи дел в соответствии с видовым характером документов. Описи дел должны иметь научно-справочный аппарат (титульный лист, историческая справка или предисловие, при необходимости - оглавление, список сокращенных слов, указатели);

- заключение к описи дел;

- протокол заседания экспертной комиссии организации. Протокол должен содержать сведения о результатах экспертизы ценности документов на основании номенклатуры дел, составе дел, включенных в опись, причинах отсутствия дел, предусмотренных номенклатурой дел, качестве описания и оформления дел, систематизации дел в описи;

- номенклатуру дел организации за соответствующий описям дел период.

Конечным результатом исполнения муниципальной функции является принятие решения о согласовании описей дел постоянного и (или) длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу организаций, подготавливающих документы к передаче в состав Архивного фонда города Мурманска.

2.2. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

2.2.1. Прием документов, перечисленных в пункте 2.1 Административного регламента, от муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, а также иных организаций, зарегистрированных на территории муниципального образования город Мурманск и ликвидированных без правопреемника, за исключением предприятий и учреждений федеральной собственности и собственности Мурманской области (далее - организации) специалистом Отдела (секретарем ЦЭК).

2.2.2. Регистрация поступивших документов в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭК администрации города Мурманска, специалистом Отдела (секретарем ЦЭК) в день их поступления.

2.2.3. Проверка комплектности описей дел и документов к ним на предмет полноты в соответствии с пунктом 2.1 Административного регламента специалистом Отдела (секретарем ЦЭК) в день их поступления.

В случае отсутствия полного комплекта документов специалист Отдела (секретарь ЦЭК) информирует организации по телефону или по электронной почте о выявленных недостатках в комплектности описей дел в день поступления документов или на следующий день.

В случае, если по истечении 10 рабочих дней в Отдел не поступят недостающие документы, специалист Отдела (секретарь ЦЭК) готовит в адрес организации проект письма о невозможности рассмотрения описей дел с указанием причин и передает его вместе с описями дел и документами к ним на подписание начальнику Отдела (председателю ЦЭК).

В случае поступления полного комплекта документов специалист Отдела (секретарь ЦЭК) включает описи дел с прилагаемыми документами в проект повестки дня очередного заседания ЦЭК.

Максимальный срок выполнения действия - 1 рабочий день.

2.2.4. Подготовка заседания ЦЭК.

Специалист Отдела (секретарь ЦЭК) в течение 10 рабочих дней со дня получения описей дел и документов к ним согласовывает с начальником Отдела (председателем ЦЭК) повестку дня очередного заседания ЦЭК, на котором будет рассматриваться вопрос о согласовании представленных описей дел.

2.2.5. Рассмотрение описей дел на заседании ЦЭК.

Специалист Отдела (секретарь ЦЭК) на заседании ЦЭК представляет описи дел и прилагаемые к ним документы.

ЦЭК рассматривает их по следующим показателям:

- оформление описей дел;

- полнота состава дел, включенных в опись, согласно номенклатуре дел и принятой в ней схеме систематизации;

- состав и содержание научно-справочного аппарата к описи дел.

По результатам рассмотрения представленных документов ЦЭК принимает одно из следующих решений:

- о согласовании описей дел постоянного хранения и (или) длительного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. описей дел по личному составу, которое служит основанием для приема документов, внесенных в описи дел;

- о возврате описей дел для устранения замечаний в случае, если по итогам рассмотрения описей дел ЦЭК выявлены замечания по полноте состава дел, включенных в опись, систематизации дел в описи, неполному научно-справочному аппарату, порядку составления и оформления описей дел.

2.2.6. Оформление результатов рассмотрения описей дел на заседании ЦЭК.

Специалист Отдела (секретарь ЦЭК) в течение 10 рабочих дней со дня заседания ЦЭК оформляет, подписывает и передает начальнику Отдела (председателю ЦЭК) на подпись протокол ЦЭК.

Начальник Отдела (председатель ЦЭК) в день получения протокола ЦЭК подписывает его и передает на утверждение заместителю главы администрации города Мурманска - управляющему делами, после чего возвращает специалисту Отдела (секретарю ЦЭК).

Специалист Отдела (секретарь ЦЭК) в течение 3 рабочих дней со дня подписания и утверждения протокола проставляет в описях дел гриф согласования, в случае возврата описей дел по замечаниям ЦЭК готовит выписку из протокола ЦЭК о возврате описей дел для устранения замечаний.

2.3. Описи дел и документы к ним, указанные в пункте 2.1. Административного регламента, органов местного самоуправления с выпиской из решения ЦЭК направляются специалистом Отдела (секретарем ЦЭК) на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии отдела архивов Аппарата Правительства Мурманской области в соответствии с требованиями Административного регламента по исполнению государственной функции "Включение в состав Архивного фонда Мурманской области архивных документов".

2.4. Контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной функции осуществляет начальник Отдела (в его отсутствие - главный специалист).

Проверка полноты и качества исполнения муниципальной функции включает проведение проверок с целью:

- выявления и устранения нарушений;

- подготовки ответов на обращения организаций, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Отдела.

По итогам проверки оформляется справка о результатах проведенной проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции, которая содержит сведения о выявленных недостатках и предложения по их устранению.

2.5. Персональная ответственность специалистов Отдела за соблюдением требований Административного регламента закреплена в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и законодательства Мурманской области.

3. Порядок обжалования действия (бездействия), решений при исполнении муниципальной функции

3.1. Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия) специалистов Отдела, участвующих в осуществлении муниципальной функции, или обжаловать решения, принятые в ходе исполнения муниципальной функции на основании Административного регламента, в досудебном и судебном порядке.

3.2. В части досудебного обжалования действий (бездействия) специалистов Отдела заинтересованные лица могут обратиться с жалобой лично (устно) или направить ее письменно в Отдел на имя начальника Отдела по адресу: ул. Профессора Сомова, д. 9, г. Мурманск, 183025, адрес электронной почты: rudenko@citymurmansk.ru

3.3. Начальник Отдела (в его отсутствие - главный специалист) проводит личный прием заинтересованных лиц с жалобами в помещении Отдела по адресу: ул. Профессора Сомова, д. 9, г. Мурманск, ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9.00 до 16.00, перерыв с 13.00 до 14.00.

3.4. В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов в течение 30 дней со дня ее регистрации.

3.5. Жалоба должна содержать следующую информацию:

- полное наименование организации (для юридического лица) или фамилию, имя, отчество заявителя (для физического лица), подающего жалобу, его почтовый адрес;

- суть обжалуемого действия (бездействия) и решения, документы, подтверждающие изложенные обстоятельства;

- подпись руководителя (для юридического лица) или личную подпись (для физического лица), дата.

3.6. Регистрация жалобы осуществляется специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, в день ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

3.7. На действия (бездействие) начальника Отдела организации могут обратиться с жалобой в администрацию города Мурманска ежедневно по рабочим дням с 9.00 до 17.30 (в предвыходные и праздничные дни с 9.00 до 16.00, перерыв с 13.00 до 14.00) по адресу: пр. Ленина, д. 75, кабинет N 8, г. Мурманск, 183006, адрес электронной почты: citymurmansk@citymurmansk.ru