Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Использование архивных документов и архивных фондов"

Приложение
к постановлению
администрации
города Мурманска
от 29.032011 N 505

Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Использование архивных документов и архивных фондов"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Использование архивных документов и архивных фондов" (далее - Административный регламент) определяет порядок, сроки и последовательность действий при исполнении муниципальной функции "Использование архивных документов и архивных фондов" (далее - Муниципальная функция).

1.2. Исполнение Муниципальной функции осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан";

- законом Мурманской области от 20.02.2006 N 730-01-ЗМО "Об архивном деле в Мурманской области";

- Уставом муниципального образования город Мурманск;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51.

1.3. Исполнение Муниципальной функции осуществляет архивный отдел администрации города Мурманска (далее - Отдел).

2. Административные процедуры

2.1. Юридическим фактом для начала исполнения Муниципальной функции является поступление в Отдел письменного обращения (далее - запрос) юридического или физического лица (далее - пользователь) о предоставлении архивной информации, при наличии в запросе наименования юридического лица (для физического лица - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, указания вида запроса и хронологии запрашиваемой информации.

Конечным результатом исполнения Муниципальной функции является использование архивных документов в соответствии с запросами пользователей и предоставление им информации на основе документов Архивного фонда города Мурманска в виде: архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма (далее - архивной справки), предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Отдела, выдача архивных документов во временное пользование.

2.2. Основанием для отказа в исполнении Муниципальной функции является отсутствие в запросе информации, необходимой для осуществления поиска информации и направлении ее пользователю, перечисленной в пункте 2.1. настоящего Административного регламента, либо отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию (для юридических лиц - отсутствие полномочий на осуществление деятельности, связанной с запрашиваемыми сведениями, для физических лиц, не являющихся наследниками по закону или по завещанию, - отсутствие нотариально заверенного распоряжения от лица, о котором запрашиваются сведения, либо от наследников).

2.3. Исполнение Муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

2.3.1. Прием запросов специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, в день их получения.

2.3.2. Регистрация запросов, поступивших до 13.00, специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, в день их получения. Регистрация запросов, поступивших после 14.00, производится на следующий день.

2.3.3. Рассмотрение запросов начальником Отдела в день их регистрации и наложение резолюции.

2.3.4. Внесение специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, резолюции начальника Отдела в журнал регистрации.

2.3.5. Передача специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, зарегистрированного запроса на исполнение специалисту Отдела, указанному в резолюции.

2.3.6. Исполнение запроса специалистом Отдела (далее - исполнитель): подготовка проекта архивной справки; предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Отдела; выдача архивных документов во временное пользование.

2.3.7. Подготовка архивной справки.

Просмотр исполнителем архивных документов и научно-справочного аппарата к описям дел и составление из них необходимых выписок. Подготовка проекта архивной справки по результатам работы с архивными документами и передача его начальнику Отдела на проверку.

Проверка проекта архивной справки начальником Отдела в день его поступления от исполнителя на соответствие содержанию запроса, выпискам из документов и возвращение исполнителю для оформления.

Внесение в проект архивной справки исполнителем необходимых правок и оформление архивной справки в день возвращения проекта от начальника Отдела.

Подписание архивной справки начальником Отдела в день ее поступления от исполнителя.

2.3.8. Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Отдела.

Подборка исполнителем в архивохранилище необходимых документов в соответствии с запросом и передача их в читальный зал Отдела в течение 3 рабочих дней со дня регистрации запроса.

Ознакомление исполнителем пользователя с правилами работы с архивными документами в читальном зале Отдела под расписку.

Выдача исполнителем архивных документов пользователю под расписку.

Прием исполнителем архивных документов, возвращаемых пользователем, с полистной проверкой их наличия и состояния.

В случае выявления повреждений возвращаемых архивных документов составляется акт, который подписывается исполнителем и пользователем и представляется на рассмотрение начальнику Отдела.

2.3.9. Выдача архивных документов во временное пользование.

Выдача архивных документов пользователям (фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам) во временное пользование на основании наличия запроса в форме гарантийного письма от них.

Срок выдачи архивных документов во временное пользование не превышает: шести месяцев для судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов, трех месяцев для фондообразователей.

Оформление акта выдачи архивных документов во временное пользование исполнителем и его регистрация в книге выдачи архивных документов во временное пользование.

Выдача исполнителем архивных документов во временное пользование пользователю.

Проведение исполнителем полистной проверки наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями. В случае выявления повреждений возвращаемых архивных документов составляется акт, который подписывается исполнителем и пользователем и представляется на рассмотрение начальнику Отдела.

2.3.10. Срок подготовки ответа на запрос:

- 5 дней со дня регистрации запроса, не относящегося к составу хранящихся в Отделе архивных документов;

- 15 дней со дня регистрации запроса, исполняемого по научно-справочному аппарату хранящихся в Отделе архивных документов;

- 30 дней со дня регистрации запроса, исполняемого по документам, хранящимся в Отделе.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов срок подготовки ответа на запрос может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.

2.3.11. Регистрация ответа на запрос специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, в день его возвращения от начальника Отдела.

2.3.12. Выдача специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, ответа на запрос пользователю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверения личности, доверенным лицам - при предъявлении доверенности.

2.3.13. Передача специалистом Отдела, ответственным за делопроизводство, ответов на запросы, предназначенные для отправки по почте, в сектор делопроизводства и документооборота секретариата администрации города Мурманска не реже двух раз в неделю.

2.4. Контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению Муниципальной функции, за полнотой и качеством исполнения Муниципальной функции осуществляет начальник Отдела (в его отсутствие - главный специалист).

2.5. Персональная ответственность специалистов Отдела, ответственных за исполнение Муниципальной функции, определяется должностными инструкциями в соответствии с требованиями действующего законодательства.

3. Порядок обжалования действия (бездействия), решений при исполнении Муниципальной функции

3.1. Начальник и специалисты Отдела за свои действия (бездействие), а также за принятые решения при исполнении Муниципальной функции несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Решения начальника и специалистов Отдела, принятые в ходе исполнения Муниципальной функции, а также их действия (бездействие) могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.

3.3. О противоправных решениях, действиях (бездействии) начальника и специалистов Отдела, нарушении положений настоящего Административного регламента заинтересованные лица могут сообщить путем письменного обращения в администрацию города Мурманска по адресу: 183006, г. Мурманск, пр. Ленина, 75, e-mail: citymurmansk@citymurmansk.ru