Приложение. Административный регламент по предоставлению Муниципального бюджетного учреждения "Архив города Шумерля" муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и иных сведений"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Шумерли Чувашской Республики от 27 февраля 2012 г. N 150 в приложение внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к постановлению администрации

города Шумерля

от 29 августа 2011 г. N 741

Административный регламент
по предоставлению Муниципального бюджетного учреждения "Архив города Шумерля" муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и иных сведений"

С изменениями и дополнениями от:

27 февраля 2012 г.

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента 

1.1.1. Административный регламент предоставления Муниципальным бюджетным учреждением "Архив города Шумерля" услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и иных сведений" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц

Муниципальная услуга предоставляется гражданам (физическим лицам), организациям (юридическим лицам), обращающимся на законных основаниях в Архив (далее - заявители). Муниципальная услуга предоставляется лицам имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Чувашской Республики либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, законодательством Чувашской Республики, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

Заявителями, имеющими право на взаимодействие с Архивом при предоставлении муниципальной услуги, являются заявители, обратившиеся лично и (или) направившие индивидуальные и коллективные запросы в Архив.

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги.

1.3.1. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям в Архив;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Архив.

1.3.2. При ответах на телефонные звонки сотрудники Архива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

1.3.3. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).

1.3.4. При информировании посредством личного обращения сотрудник Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива.

1.3.5. Сведения о месте нахождения и графике работы Архива, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации города Шумерля e-mail:gshum@cap.ru.

1.3.6. Место нахождения Архива и его почтовый адрес: 429120, проезд Мебельщиков, д. 11, г. Шумерля.

1.3.7. Электронный адрес Архива Arxiv.gshum@cap.ru

1.3.8. Телефоны Архива: (883536) 5-65-23

График работы Архива:

понедельник - пятница         8.00 - 17.00

перерыв на обед               12.00-13.00

суббота - воскресенье         выходные дни

1.3.9. Прием заявителей должностными лицами Архива осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным директором архива. Вывеска с графиком приема размещается при входе в Архив.

Прием граждан, обратившихся с запросами, проводит директор или замещающий его работник, без предварительной записи.

Время приема граждан:

- директор: понедельник - вторник 9.00 - 17.00

Помещение для приема граждан расположено на первом этаже.

1.3.10. Услуги располагается на стенде в месте предоставления муниципальной услуги - это нормативные документы; свидетельство о регистрации учреждения (копия); образцы бланков заявлений; образец обжалования; дополнительная информация.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца пропущена часть текста

1.3.11. На портале органов власти Чувашской Республики предоставление муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и иных сведений".

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Муниципальная услуга "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и иных сведений".

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Муниципальным бюджетным учреждением "Архив города Шумерля". При оказании муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя осуществления действий в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденных Кабинетом Министров Чувашской Республики.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

2.3.2. Уведомление о переадресации запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы необходимые для исполнения запроса;

2.3.3. Отказ в рассмотрении запроса;

Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменной форме.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги, в том числе с учетом необходимости обращения в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

2.4.2. При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

2.4.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.5. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210 "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 29.04.2011 г. N 166 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)";

- Постановлением правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

- Уставом Муниципального бюджетного учреждения "Архив города Шумерля";

- Постановлением главы администрации города Шумерля N 405 от 04.07.2008 года "Об утверждении прейскуранта цен на платные услуги, оказываемые муниципальным учреждением "Архив города Шумерля";

- Постановлением главы администрации города Шумерля N 7 от 25.07.2008 года "О стандарте качества предоставления муниципальных услуг"

2.6. Перечень необходимых для предоставления муниципальной услуги документов

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте.

2.6.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

- сведения о заявителе, в том числе:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса):

- в запросе о стаже работы, зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, время работы, какую должность занимали;

- личную подпись и дату;

Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительных документов, копии листов трудовой книжки).

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

На основании требования пункта 3 статьи 7 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", а именно установление запрета требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Кабинетом Министров Чувашской Республики.

2.6.3. Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:

- изложение существа запроса;

- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица;

- почтовый адрес места жительства физического лица или адрес места нахождения юридического лица;

- дату отправления письма.

2.7. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:

- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключения составляют запросы, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим);

- запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.8. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью директора Архива просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается директором Архива в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса

2.9. Госпошлина за предоставление муниципальной услуги не взимается.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги не более 30 минут.

2.11. Регистрация запросов

2.12.1. Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в журнале регистрации в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

2.12.2. При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

2.12.3. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации, передача запроса на исполнение в филиал Архива.

2.13. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.13.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания местонахождения Архива и снабжается соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащается телефоном. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано:

- средствами пожаротушения, охранно-пожарной сигнализацией.

В здании Архива оборудован сектор для информирования, ожидания и приема заявителей. Сектор ожидания оборудован стульями, столом, бумагой и ручками для записи информации. У здания Архива имеются парковочные места для автомобилей.

2.13.2. Рабочее место должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.13.3. Ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.13.4. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками Архива на рабочем месте в соответствии с графиком работы.

2.13.5. Должностное лицо Архива обязано предложить гражданину воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.14.1. Основными показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

достоверность предоставляемой информации о муниципальной услуге;

полнота информирования о муниципальной услуге;

четкость изложения информации;

наглядность форм предоставляемой информации;

удобство и доступность получения информации;

оперативность предоставления информации;

соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

отсутствие обоснованных жалоб по предоставлению муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Архива:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 2 к настоящему административному регламенту.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду приложение 1 к настоящему административному регламенту

3.1.1.2. Анализ тематики поступивших запросов

3.1.1.2.1. Работники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата.

3.1.1.2.2. Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в Архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.3.1. административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

3.1.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.1.1.3.1. Работники филиала Архива, при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

- в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса;

- по окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.

3.1.1.3.2. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.1.1.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.1.1.4.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.1.1.4.1.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается директором Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

3.1.1.4.1.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора Архива и печатью Архива.

3.1.1.4.1.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью директора Архива.

3.1.1.4.1.4. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.1.1.4.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.1.1.4.3. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.1.1.5. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос

3.1.1.5.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления