Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 марта 2010 г. N 82 "Об утверждении Положения о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики"

С изменениями и дополнениями от:

12 августа 2010 г.

В целях сохранения историко-документального наследия Чувашской Республики, обеспечения всестороннего использования уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики в интересах граждан, общества и государства Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики.

2. Министерству культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики организовать работу по страховому копированию уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики на основе современных технологий.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления проводить работу по выявлению и описанию уникальных документов в пределах предоставленных полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.

5. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после дня его официального опубликования.

И.о. Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики

Н. Смирнов

Утверждено

постановлением Кабинета Министров

Чувашской Республики

от 26 марта 2010 г. N 82

Положение
о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики

С изменениями и дополнениями от:

12 августа 2010 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики об архивном деле определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики (далее - Государственный реестр) - республиканского свода особо ценных документов, не имеющих себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимых при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности (далее - уникальные документы).

1.2. Государственный реестр ведется уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела) в целях государственной защиты уникальных документов, их централизованного государственного учета, обеспечения контроля за их сохранностью, рационального использования и организации доступа пользователей к ним с применением новейших технических средств.

1.3. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы на всех видах носителей независимо от места их хранения и формы собственности.

1.4. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Положением. Сроки и особенности включения (внесения изменений, исключения) уникальных документов в Государственный реестр устанавливаются уполномоченным органом в области архивного дела.

1.5. Уполномоченный орган в области архивного дела организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

II. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные архивы Чувашской Республики (далее - государственные архивы), музеи, библиотеки, иные организации - владельцы документов Архивного фонда Чувашской Республики, физические лица - собственники уникальных документов в рамках договоров, заключаемых ими с государственными и (или) муниципальными архивами в пределах их компетенции, либо по собственному желанию.

2.2. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Российской Федерации, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.3. Выявление и описание уникальных документов производятся в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 12 августа 2010 г. N 255 в пункт 2.4 раздела II настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа по форме, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 9 октября 2007 г., регистрационный номер N 10291). Комплексы уникальных документов описываются подокументно.

III. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

3.2. Экспертизу ценности уникальных документов осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, музеев и библиотек, при необходимости привлекаются специалисты в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин.

Экспертиза ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.

3.3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.

IV. Представление предложений о включении документов в Государственный реестр

4.1. Предложения о включении документов в Государственный реестр (далее - предложения) представляются в уполномоченный орган в области архивного дела государственными и муниципальными архивами, музеями, библиотеками, иными организациями - владельцами документов Архивного фонда Чувашской Республики, физическими лицами - собственниками документов (далее - заявители).

4.2. Предложения представляются в виде двух экземпляров листов учета и описания уникальных документов с приложением экспертных заключений. Листы учета и описания уникальных документов заполняются в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.3. Физические лица - собственники документов могут представлять свои предложения в уполномоченный орган в области архивного дела в виде заявления в произвольной форме. В этом случае уполномоченный орган в области архивного дела поручает проведение экспертизы ценности и подготовку предложений одному из государственных архивов в срок не более 1 месяца.

V. Включение уникальных документов в Государственный реестр

5.1. Поступившие предложения рассматривает экспертно-проверочная комиссия уполномоченного органа в области архивного дела, которая принимает решение о включении уникальных документов в Государственный реестр и, при необходимости, представлении предложений в специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти в области архивного дела о включении данных уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Срок рассмотрения предложений - 1 месяц.

В случае представления экспертами заключений о невозможности включения документа в Государственный реестр экспертно-проверочная комиссия уполномоченного органа в области архивного дела выносит решение о невозможности включения документа в Государственный реестр. Уполномоченным органом в области архивного дела материалы в течение трех рабочих дней со дня принятия решения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела возвращаются заявителям посредством почтовой связи или нарочным.

5.2. Республиканское государственное учреждение "Государственный исторический архив Чувашской Республики" Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики заполняет электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики". Уникальный документ получает регистрационный номер по Государственному реестру.

5.3. После включения документа в Государственный реестр уполномоченным органом в области архивного дела заполняется и выдается заявителю свидетельство о регистрации уникального документа в Государственном реестре по форме согласно приложению к настоящему Положению.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью уполномоченного органа в области архивного дела, который осуществляет их учет.

5.4. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений и иных документов и материалов, представленных заявителями, хранятся постоянно в уполномоченном органе в области архивного дела единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.

5.5. Вторые экземпляры материалов, указанных в пункте 5.4 настоящего Положения, передаются заявителю.

VI. Внесение изменений в Государственный реестр. Исключение из Государственного реестра

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, произошедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре на основании заявления произвольной формы о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Заявление представляется заявителем в уполномоченный орган в области архивного дела в одном экземпляре.

6.2. Изменения со ссылкой на заявление вносятся в соответствующую графу листа учета и описания уникального документа, который заверяется подписью лица, осуществляющего ведение Государственного реестра.

6.3. Акт о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа передается в республиканское государственное учреждение "Государственный исторический архив Чувашской Республики" Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики для внесения информации в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики".

После внесения изменений в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики" акты возвращаются в уполномоченный орган в области архивного дела, формируются в дело и хранятся постоянно.

6.4. Исключение уникальных документов из Государственного реестра осуществляется по решению экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела на основании мотивированного заявления заявителей.

VII. Пользование информацией Государственного реестра

7.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Чувашской Республики, включенных в Государственный реестр, предоставляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.2. Республиканское государственное учреждение "Государственный исторический архив Чувашской Республики" Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики" в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный номер N 9059).

Приложение

к Положению о Государственном

реестре уникальных документов

Архивного фонда

Чувашской Республики

                      Государственный герб

                      Чувашской Республики

                          СВИДЕТЕЛЬСТВО

    о регистрации уникального документа в Государственном реестре

      уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики

     Выдано _____________________________________________________________

                 (наименование юридического лица; фамилия, имя,

                            отчество собственника)

_________________________________________________________________________

     Документ ___________________________________________________________

             (название документа, фонда, коллекции; крайние даты;

_________________________________________________________________________

                количество листов, документов, единиц хранения)

включен   в  Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда

Чувашской Республики.

Регистрационный номер

На основании решения

(название органа, принявшего решение)

от __________________ N протокола ___________________________________

        (дата)

Руководитель ___________________________ ________________________________

      М.П.            (подпись)          (фамилия, инициалы руководителя)

____ ________________ г. Чебоксары