Приложение N 1. Административный регламент Департамента промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан"

Информация об изменениях:

Приказом Департамента промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области от 11 июня 2010 г. N 89 в приложение N 1 к настоящему приказу внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к приказу
Департамента промышленности,
транспорта,связи и инноваций
Воронежской области
от 15 февраля 2010 г. N 24

Административный регламент
Департамента промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан"

С изменениями и дополнениями от:

11 июня 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции - "Рассмотрение обращений граждан".

1.2. Наименование исполнительного органа государственной власти области, непосредственно исполняющего государственную функцию, - департамент промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области.

Административный регламент департамента промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области (далее - административный регламент) по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан" определяет единый порядок учета, регистрации и рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане), а также организацию личного приема граждан в департамент промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области (далее - департамент).

1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции.

Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. //Российская газета. 1993. 25 декабря;

- Федеральным законом от 2.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" //Собрание законодательства РФ. 2006. N 19. Ст. 2060;

- Постановлением Правительства РФ от 11.11.2005 г. N 679 (ред. от 2.10.2009 г.) "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" //Собрание законодательства РФ. 2005. N 47. Ст. 4933;

- Постановлением Правительства РФ от 5.12.2005 г. N 725 (ред. от 8.12.2008) "О взаимодействии и координации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти" //Собрание законодательства РФ. 2005. N 50. Ст. 5311;

- Уставом Воронежской области от 07.06.2006 г. (ред. от 26.05.2009 г.) //Коммуна. 2006. 10 июня;

- Законом Воронежской области от 19.10.2009 г. N 125-ОЗ "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращения в органы государственной власти Воронежской области" //Молодой коммунар. 2009. 22 октября;

- Указом губернатора Воронежской области от 19.02.2009 N 81-у (ред. от 21.12.2009 г.) "Об утверждении Реестра государственных функций исполнительных органов государственной власти Воронежской области" //Молодой коммунар. 2009. 26 февраля;

- постановлением правительства Воронежской области от 18.05.2009 N 398 (ред. от 05.11.2009 г.) "Об утверждении Положения о департаменте промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области" //Молодой коммунар. 2009. 21 мая.

1.4. Описание результатов исполнения государственной функции:

- письменный или устный ответ на все поставленные в обращении вопросы с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений;

- необходимые действия, осуществленные в связи со всеми поставленными вопросами с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений.

1.5. Государственная функция исполняется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - заявители), а также лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с государственными органами.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции.

2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функции представляется:

- непосредственно на личном приеме в департамент;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в т.ч. в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.2. Сведения о местонахождении департамента, полный почтовый адрес, режим работы, контактные телефоны/телефоны для справок размещаются в информационной системе "Портал Воронежской области" в разделе "Исполнительные органы государственной власти "Департамент промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области":

Департамент промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области. Адрес: 394018, г. Воронеж, пл. им. Ленина, 1. Телефоны: 55-65-13, 55-25-13, тел/факс 55-14-68. Адрес электронной почты: industry@govvrn.ru. Рабочие дни: понедельник - пятница. Часы работы: понедельник - четверг - с 9.00 до 18.00, пятница - с 9.00 до 16.45. Перерыв: с 13.00 до 13.45.

Указанные сведения также размещаются в информационной системе "Портал Воронежской области" в разделе "исполнительные органы государственной власти "Департамент промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области".

2.1.3. Информация о местонахождении приемной граждан в Воронежской области, об установленных для личного приема граждан днях, часах, контактных телефонах, телефонах для справок сообщается по телефону приемной граждан Правительства Воронежской области и размещается в информационной системе "Портал Воронежской области".

2.1.4. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан, требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с гражданами:

- при ответах на телефонные звонки сотрудники департамента подробно и в вежливой (корректной) форме информируют граждан по интересующим их вопросам;

- ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок;

- если сотрудник, принявший звонок, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он сообщает гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, или предлагает гражданину обратиться письменно;

- сотрудники департамента не вправе осуществлять консультирование граждан по вопросам, выходящим за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях исполнения государственной функции и влияющим прямо или косвенно на индивидуальные решения граждан.

2.1.5. Граждане вправе делать обращения в адрес департамента по почте, по электронной почте или на личном приеме. Виды обращений граждан, по которым департаментом исполняется государственная функция:

- заявления;

- предложения;

- жалобы.

2.2. Сроки исполнения государственной функции:

2.2.1. Регистрация письменных обращений граждан в департамент осуществляется в день поступления обращения.

2.2.2. В срок до 3 рабочих дней со дня регистрации письменное обращение, содержащее вопросы, не относящиеся к компетенции департамента, подлежит переадресации по компетенции.

2.2.3. Общий срок исполнения государственной функции - 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2.2.4. В исключительных случаях срок исполнения государственной функции может быть продлен руководителем департамента, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения и причины продления.

2.2.5. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

2.2.6. В случае, если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода, но не более максимального срока рассмотрения обращения граждан, предусмотренного действующим законодательством, о чем автор обращения должен быть уведомлен.

2.2.7. Руководитель департамента вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

2.3. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо отказа в исполнении государственной функции.

2.3.1. Основания для отказа в исполнении государственной функции:

- если в обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель департамента, должностное лицо или уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в департамент или одному и тому же должностному лицу с уведомлением о данном решении гражданина, направившего обращение;

- в случае если в обращении обжалуется судебное решение, оно возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- письменный ответ не дается, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- обращение подано в интересах третьих лиц, без подтверждения полномочий обратившегося гражданина представлять интересы третьих лиц либо в случае, если представляемые лица возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Все поступившие обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в департамент.

2.3.2. Обращение, поступившее в департамент или должностному лицу департамента по информационным системам общего пользования, должно соответствовать требованиям, установленным в пункте 2.5.3 настоящего Административного регламента, и подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

2.3.3. Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается обратившемуся гражданину.

2.3.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.3.5. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 2.3.5

2.3.6. Если для принятия решения по поступившему обращению необходимо получение дополнительной информации и/или представление от заявителя документов и материалов по предмету рассматриваемого обращения, исполнение государственной функции приостанавливается до получения от заявителя соответствующей информации, документов, материалов.

2.4. Требования к месту, предназначенному для выполнения государственной функции:

2.4.1. Рабочие места должностных лиц, исполняющих государственную функцию, оборудуются средствами вычислительной техники (один компьютер с установленными справочно-информационными системами) и оргтехникой.

2.4.2. Личный прием граждан осуществляется сотрудниками департамента в приемной граждан Правительства Воронежской области, расположенной по адресу: г. Воронеж, пл. Ленина, 1, 3 подъезд.

Места проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой освещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

- системой охраны.

2.5. Требования к письменному обращению гражданина, необходимые для исполнения государственной функции.

2.5.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование государственного должностного лица - руководителя департамента либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, на который должен быть выслан ответ, либо уведомление о переадресации обращения, изложение сути заявления, предложения или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

2.5.2. В случае необходимости к письменному обращению прилагаются копии документов или иные материалы, подтверждающие доводы, изложенные в обращении гражданина.

2.5.3. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Воронежской области - департамент, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, либо должность соответствующего лица, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обратившегося, почтовый адрес заявителя (место жительства), контактный телефон (по усмотрению гражданина).

Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.

В случае если в Интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа), после чего обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

2.6. Проект ответа гражданину визируется:

- заместителем руководителя департамента;

- начальником соответствующего отдела департамента;

- должностными лицами, замещающими вышеперечисленных лиц в случае их отсутствия.

2.7. Ответы на обращения граждан в департамент подписываются руководителем департамента или, в случае его отсутствия заместителем руководителя департамента, исполняющим обязанности руководителя во время его отсутствия.

2.8. Обеспечение условий для реализации прав граждан при рассмотрении письменных обращений в департамент.

2.8.1. Гражданин на стадии рассмотрения его обращения имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению;

- истребовать представленные материалы;

- знакомиться с документами и материалами, полученными в результате рассмотрения обращения, если это не затрагивает права и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- в случае необходимости привлекаться к участию в рассмотрении обращения;

- получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

- обжаловать принятое по обращению решение, а также действия (бездействие) должностных лиц в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.8.2. Департамент обеспечивает:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

- получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

- письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.

2.8.3. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам департамента при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам.

При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

2.8.4. При рассмотрении повторных обращений тщательно выясняются причины их поступления, и в случае установления фактов неполного рассмотрения ранее поставленных гражданами вопросов принимаются меры к их всестороннему рассмотрению.

3. Административные процедуры

3.1. Наименование административных действий (процедур) и их последовательность при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан:

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение должностным лицам департамента;

- рассмотрение обращений граждан;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- представление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения.

Блок-схема последовательности действий исполнения государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан в департаменте указана в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан осуществляется секретарем-референтом департамента.

3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение гражданина в департамент (письменное или устное), а также поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов власти для рассмотрения по поручению.

3.2.2. Обращение может поступить по почте, передаваться по факсу, электронной почте, Интернету, доставлено непосредственно гражданином или его представителем, а также может быть подано должностному лицу во время публичных и иных мероприятий с участием граждан.

3.2.3. Все поступающие в департамент письменные обращения граждан независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат регистрации и учету секретарем-референтом, на которого возложена обязанность по организации контроля за прохождением писем и обращений граждан (далее - секретарь-референт) как отдельная группа документов. На данном этапе производится первичная обработка обращений граждан. Секретарь-референт:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостности упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкрепляет конверт;

- прикрепляет к обращению поступившие вместе с обращением документы и иные сопутствующие приложения;

- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес департамента нет", с указанием даты и личной подписи, которая прилагается к поступившим документам;

- возвращает на почту (не вскрывая) ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- составляет акт (в двух экземплярах) о поступлении корреспонденции с вложенными в нее денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в деле, второй экземпляр приобщается к поступившему обращению.

3.2.4. Секретарь-референт, ответственный за прием документов, получив конверт, нестандартный по весу, размеру, форме, имеющий вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), неровности по бокам, заклеенный липкой лентой, не вскрывая, сообщает об этом заместителю руководителя департамента. Вскрытие такой документации производится в присутствии комиссии в составе не менее трех сотрудников департамента, о чем составляется акт, подписываемый всеми членами комиссии. Такие документы передаются на рассмотрение руководителя с приложением акта комиссии.

3.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится секретарем-референтом. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. По просьбе гражданина на копии обращения, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема обращения и телефона для справок.

3.2.6. Обращения, поступившие:

- по факсу - регистрируются секретарем-референтом и передаются руководителю;

- по электронной почте - распечатываются, регистрируются секретарем-референтом и передаются руководителю.

3.3. Регистрация поступивших обращений.

3.3.1. Поступившие от граждан письма регистрируются секретарем-референтом в день поступления в департамент.

Секретарь-референт:

- указывает фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- указывает количество поступивших листов, количество приложений, количество листов приложений;

- указывает тип корреспондента (вышестоящие органы государственной власти и другие), проставляет исходящий номер и дату сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Возврат производится путем направления заявителю сообщения о необходимости явиться за принадлежащими ему предметами. Сообщение направляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Деньги, в случае если заявитель в течение 30 календарных дней с момента уведомления не явился за ними, возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые переводы относятся за счет заявителя;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку. Повторным считается обращение, поступившее в департамент от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если на ранее поступавшее обращение заявитель получил ответ, но по какой-либо причине не удовлетворен полученным ответом;

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Департамент промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.3.2. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в журнале регистрации обращений граждан и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение руководителю департамента.

3.4. Передача обращения на рассмотрение руководителю департамента.

3.4.1. После проведения процедуры регистрации секретарь-референт передает обращения граждан руководителю департамента на рассмотрение для назначения ответственных за ответ по данному обращению должностных лиц.

3.4.2. Обращения, направляемые для ответа на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение в копиях.

Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым.

Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа, а в случае невозможности по объективным причинам представить материалы (направление запросов в компетентные органы или организации, рассмотрение дела по вопросу, содержащемуся в обращении в суде, мировом суде и т.д.) в указанный срок - письменно указать причины и ожидаемый срок подготовки материала.

3.4.3. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3.4.4. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок обязан передать обращение руководителю с письменным обоснованием возвращения обращения и указания органа, в которое, по его мнению, следует перенаправить обращение:

- на обращения, не содержащие конкретных предложений заявлений, жалоб или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются, если иное не установлено резолюцией руководителя;

- обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях по указанию руководителя такие обращения граждан направляются в правоохранительные органы;

- обращения без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по принадлежности и списываются в дело структурного подразделения;

- уполномоченное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения, суть которого невозможно выявить при прочтении, не более чем на 30 дней, гражданину направляется уведомление о необходимости разъяснения сути обращения, а в случае отсутствия в таком обращении фамилии гражданина и его почтового адреса (места жительства) ответ на обращение не дается;

- обращения, в том числе и без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, немедленно направляются в правоохранительные органы.

3.4.5. В случае если обращение одного того же лица (группы лиц) по тем же основаниям было ранее рассмотрено и гражданину многократно давались письменные ответы по существу обращения, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель департамента, должностное лицо или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в департамент или одному и тому же должностному лицу и во вновь поступившем обращении отсутствует основание для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, принимает решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться в департамент с вопросом, по которому он неоднократно (более трех раз) получал ответы, руководителем департамента может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

Если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, то рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

Если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, то должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

Если при рассмотрении обращения, поданного в интересах дееспособных третьих лиц, выяснилось, что они письменно не давали согласия на подачу такого обращения, рассмотрение обращения прекращается.

3.4.6. Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях департамента является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

3.5. Личный прием граждан осуществляет непосредственно руководитель департамента или уполномоченные им должностные лица.

3.5.1. Личный прием граждан в департамент осуществляет непосредственно руководитель департамента или уполномоченные им должностные лица департамента.

3.5.2. Граждане могут обратиться в департамент через приемную граждан Правительства Воронежской области ежедневно (кроме выходных и праздничных дней).

3.5.3. Прием граждан руководителем департамента осуществляется по согласованию с ним.

3.5.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Герои Советского Союза, Российской Федерации, полные кавалеры орденов Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

В случае если непосредственно во время личного приема решение поставленных гражданином вопросов невозможно, ему предлагается составить письменное обращение. Если заявитель составляет письменное обращение, должностное лицо департамента принимает такое обращение под роспись и передает его секретарю-референту для регистрации.

Если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию департамента, ему разъясняется порядок обращения в иные органы государственной власти.

3.5.5. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее неоднократно были даны ответы по существу поставленных вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел.

Ответ на устное обращение гражданина может быть дан устно с его согласия, о чем делается запись в карточке личного приема.

3.5.6. В случае повторного обращения уполномоченное должностное лицо осуществляет подборку всех имеющихся в департаменте материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю департамента.

3.5.7. Запись на повторный прием к руководителю департамента по тому же вопросу осуществляется в общем порядке. При этом учитывается ответ, дававшийся гражданину на предыдущем приеме.

3.5.8. Материалы с личного приема хранятся секретарем-референтом в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.5.9. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

3.6. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

Продление сроков производится руководителем департамента по служебной записке ответственного за исполнение должностного лица. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если в отношении обращения гражданина установлен контроль за его рассмотрением вышестоящим органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

3.7. Подготовка ответов на письменные обращения граждан осуществляется уполномоченными руководителем департамента должностными лицами.

3.7.1. Должностное лицо департамента - ответственный исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение гражданина, исполняет его в соответствии с резолюцией руководителя департамента.

Должностное лицо - исполнитель поручения изучает материалы обращения, при необходимости:

- подготавливает запрос в целях получения необходимой информации в иных органах исполнительной власти;

- подготавливает запрос в целях получения информации по существу вопросов, изложенных в обращении, в органах государственной власти;

- подготавливает запрос на имя руководителя органа местного самоуправления в связи с обращением гражданина;

- подготавливает предложения с поручением руководителя департамента о выездной проверке в связи с обращением гражданина.

3.7.2. Ответы на обращения граждан в адрес департамента или на имя руководителя департамента подписываются руководителем департамента.

3.7.3. После завершения рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит текст ответа, визирует его и передает руководителю департамента на подпись.

Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы.

3.7.4. Секретарь-референт отправляет ответы авторам обращений. Копии ответов и оригиналы обращений граждан списываются секретарем-референтом в дело по рассмотрению обращений граждан.

При необходимости (ответ по телефону, при личной беседе и т.д.) исполнитель составляет справку о результатах рассмотрения обращения.

3.8. Должностные лица департамента обязаны представить заявителю справочную информацию о ходе рассмотрения обращения.

3.8.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.8.2. Справочную работу по исполнению государственной функции выполняет назначенный руководителем ответственный исполнитель.

Справки представляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в структурное подразделение администрации области или иной орган власти;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.8.3. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении государственной функции принимаются ежедневно в рабочее время, кроме выходных и праздничных дней.

При получении запроса по телефону сотрудник департамента:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса, если ответ на данный вопрос находится в компетенции другого сотрудника, предоставляет заявителю телефон данного сотрудника или секретаря-референта, осуществляющего регистрацию обращения;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день в определенное время и к назначенному сроку подготавливает ответ.

3.8.4. Результатом представления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

4. Порядок и формы контроля исполнения государственной функции

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется руководителем департамента.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками департамента положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области.

4.3. Отделы департамента ежеквартально готовят аналитическую информацию о рассмотрении обращений граждан в департамент.

5. Порядок обжалования действий по исполнению государственной функции и решения, принятого по обращению

5.1. Гражданин вправе обжаловать действия должностных лиц по исполнению государственной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, вышестоящему должностному лицу или губернатору области.

5.2. Гражданин вправе обжаловать действия должностных лиц по исполнению государственной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.