Указ Губернатора Воронежской области от 11 ноября 2013 г. N 416-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области"

С изменениями и дополнениями от:

24 марта 2014 г., 2 февраля 2015 г.

В целях организации эффективного взаимодействия структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений правительства Воронежской области и исполнительных органов государственной власти Воронежской области обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Воронежской области при разработке правовых актов, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах местного самоуправления, учитывать положения Инструкции.

4. Признать утратившими силу с 01 января 2014 года указы губернатора Воронежской области:

- от 23.07.2009 N 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области";

- от 01.06.2011 N 221-у "О внесении изменений в указ губернатора Воронежской области от 23 июля 2009 года N 404-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области".

5. Настоящий указ вступает в силу с 01 января 2014 года.

6. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области Агибалова Ю.В.

Губернатор Воронежской области

А.В. Гордеев

Инструкция
по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области
(утв. указом губернатора Воронежской области от 11 ноября 2013 г. N 416-у)

С изменениями и дополнениями от:

24 марта 2014 г., 2 февраля 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. N 65-ст, Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Регламентом правительства Воронежской области, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, с учетом особенностей документооборота в правительстве Воронежской области.

1.2. Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в правительстве Воронежской области (далее - правительство области), исполнительных органах государственной власти области.

Делопроизводство организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области (далее - АС ДОУ), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области.

Программное и техническое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляет департамент связи и массовых коммуникаций Воронежской области.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области должны отвечать требованиям настоящей Инструкции, Регламента работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.

Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, установлен распоряжением администрации Воронежской области от 24.12.2008 N 950-р ДСП "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения".

Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

Сотрудники структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области определяют (назначают) ответственных за работу с документами, в том числе в АС ДОУ, и контроль исполнения сроков и качества подготовки документов (далее - ответственные за работу с документами).

Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области осуществляет организационное управление правительства области (далее - организационное управление) и ответственные за организацию и ведение делопроизводства.

При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области (отпуск, командировка), увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц ответственных за организацию и ведение делопроизводства.

Примечание: сотрудники секретариатов губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области при увольнении в связи с истечением установленных сроков полномочий информируют начальника общего отдела организационного управления о находящихся в делопроизводстве служебных документах в день получения уведомления о прекращении срочного служебного контракта.

Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), при необходимости - организационное управление.

1.5. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области.

Примечание. Допускается в исполнительных органах государственной власти области организовывать и вести делопроизводство на основе нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.

2. Общие требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Бланки документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области

2.1.1. Документы губернатора Воронежской области, правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение N 1).

Бланки документов (далее - бланки) изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:

левое	- 35 мм;
правое	- 10 мм;
верхнее	- 20 мм;
нижнее	- 30 мм.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:

продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), приложения N 6, 8, 25;

угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов), приложения N 26, 27.

2.1.2. Проектирование бланков документов губернатора Воронежской области, правительства области осуществляется организационным управлением:

бланки указов, распоряжений и писем губернатора Воронежской области, постановлений, распоряжений, писем правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники;

на оборотной стороне гербовых бланков в верхней части по центру проставляются учетные порядковые номера.

Запрещается тиражирование бланков губернатора Воронежской области, правительства области на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов.

Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации.

Учет поступления и выдачи гербовых бланков губернатора Воронежской области и правительства области ведется организационным управлением и ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области.

Образец журнала учета и выдачи бланков с изображением Герба Воронежской области (приложение N 2).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.

Уничтожение испорченных и неиспользованных гербовых бланков осуществляется по акту (приложение N 3) с отметкой в журнале учета и выдачи бланков.

Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на организационное управление и руководителей структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.

Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков осуществляется по поручению губернатора Воронежской области.

2.1.3. Бланки писем должностных лиц и структурных подразделений правительства области изготавливаются с помощью компьютерной техники. Текст названия структурного подразделения правительства области располагается под текстом "Правительство Воронежской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Правительство Воронежской области" либо на 2 пункта меньше.

2.1.4. Руководители исполнительных органов государственной власти области самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков исполнительного органа государственной власти области.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 11-12 (для оформления табличных материалов), N 14 (для оформления текста).

2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем губернатора Воронежской области и правительства области оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01	Государственный герб Российской Федерации;
02	герб субъекта Российской Федерации;
03	эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04	код организации;
05	основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06	идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07	код формы документа;
08	наименование организации;
09	справочные данные об организации;
10	наименование вида документа;
11	дата документа;
12	регистрационный номер документа;
13	ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14	место составления или издания документа;
15	адресат;
16	гриф утверждения документа;
17	резолюция;
18	заголовок к тексту;
19	отметка о контроле;
20	текст документа;
21	отметка о наличии приложения;
22	подпись;
23	гриф согласования документа;
24	визы согласования документа;
25	оттиск печати;
26	отметка о заверении копии;
7	отметка об исполнителе;
28	отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29	отметка о поступлении документа в организацию;
30	идентификатор электронной копии документа.

Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение N 4).

2.2.3. Герб Воронежской области (реквизит 02) воспроизводится на бланках документов губернатора Воронежской области, правительства области и исполнительных органов государственной власти области.

Воспроизведение изображения Герба Воронежской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Воронежской области от 30 мая 2005 г. N 50-ОЗ "Об официальной и иной символике Воронежской области".

2.2.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации.

2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации.

2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).

Наименование правительства Воронежской области воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе Воронежской области и Законе Воронежской области от 30.09.2008 N 77-ОЗ "О правительстве Воронежской области". Наименование исполнительного органа государственной власти области воспроизводится в соответствии с наименованием, закрепленным в положении об исполнительном органе государственной власти области. При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.

2.2.7. Справочные данные о правительстве области и исполнительных органах государственной власти области содержат сведения, необходимые при информационных контактах (реквизит 09).

Справочные данные об организации располагаются на бланке письма и включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.

Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

2.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В бланках писем наименование вида письма не указывается.

2.2.9. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (в приказах, распоряжениях, договорах (соглашениях), письмах, докладных, служебных записках, актах), утверждения (в инструкциях, положениях, правилах, регламентах, планах, отчетах), события (в протоколах).

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 10 февраля 2013 г. следует оформлять: "10.02.2013".

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например: 05 февраля 2013 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.

2.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит 12) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

2.2.10.1. Регистрационные номера документов в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области составляются в соответствии с делопроизводственными индексами и настоящей Инструкцией.

Делопроизводственные индексы структурных подразделений правительства Воронежской области, исполнительных органов государственной власти Воронежской области и муниципальных образований Воронежской области (далее - делопроизводственные индексы) составляются организационным управлением и утверждаются заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области.

Регистрационный номер входящих, исходящих и внутренних документов структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области включает: цифровой делопроизводственный индекс структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области), номер 10 - для входящих, 11 - для исходящих, 12 - для внутренних документов, а также порядковый номер документа в пределах календарного года.

Например:

17-10/12; 82-10/165; 21-11/131; 61-11/72; 19-12/8; 52-12/287.

2.2.10.2. Регистрационные номера документов за подписью губернатора Воронежской области, заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области (далее - должностных лиц правительства области) составляются в соответствии с делопроизводственными индексами, сводной номенклатурой дел правительства области и настоящей Инструкцией.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного должностным лицом правительства области, состоит из индекса организационного управления, индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "И") и порядкового номера в пределах календарного года.

Например:

N 17-01-8/И-1676.

Регистрационный номер входящих документов, адресованных должностным лицам правительства области, состоит из индекса организационного управления, номера дела по номенклатуре дел (с добавлением буквы "А") и порядкового номера в пределах календарного года.

N 17-7/А-2150.

2.2.10.3. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Документу, направляемому по нескольким адресам, присваивается один регистрационный номер.

Примечание: см. также п.п. 3.3, 3.4.7, 4.2.5, 6.1.2 настоящей Инструкции.

2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.2.12. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа.

2.2.13. Адресат (реквизит 15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит "Адресат" печатают, отступив от верхнего поля на расстояние 4 - 5 интервалов.

Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования полуторным интервалом. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации Департамент научного проектирования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

Министерство регионального развития Российской Федерации

Департамент целевых программ территориального развития

Начальнику отдела

И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

ОАО "Регионгазхолдинг"

С.В. Власичеву

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

	Начальнику штаба в/ч 2132 генерал-майору
	И.О. Фамилия
	или
	Ректору федерального государственного бюджетного образовательного учреждения "Российская академия правосудия" доктору юридических наук
	И.О. Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных районов (городских округов) Воронежской области

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

КУВО "Государственный архив Воронежской области"

Плехановская ул., д. 7 Воронеж 394006

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Иноземцеву И.А.

ул. Заречная, д. 4, кв. 1

с. Никольское

Семилукский район

Воронежская обл.

396914

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов постоянным корреспондентам, однородным организациям целесообразно применять списки рассылки и конверты с напечатанными адресами.

Примечание: см. также п. 3.7.6 настоящей Инструкции.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

2.2.14. Гриф утверждения документа (реквизит 16) проставляется справа на первом листе документов, подлежащих утверждению (акты, задания, инструкции, отчеты, планы, сметы и др.). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово "Утверждаю" печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации.

Например:

	Утверждаю
	Руководитель государственной жилищной инспекции Воронежской области
	личная подпись инициалы, фамилия 00.00.0000

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утверждена, Утверждены или Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

Утверждено

постановлением правительства Воронежской области

от 15 января 2013 г. N 2

2.2.15. В состав резолюции (реквизит 17) входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция оформляется между реквизитами "Адресат" и "Текст документа". При оформлении на бланке резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (приложение N 5).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на ответственного исполнителя могут указывать слова "созыв", "свод" или "отв."). Иные исполнители будут являться соисполнителями поручения. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.

2.2.16. Заголовок к тексту документа (реквизит 18) должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?").

Например: "О подготовке проекта договора"; "Об отмене...". Заголовок составляет исполнитель документа.

Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках.

Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт.

2.2.17. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.

2.2.18. Текст документа (реквизит 20), в зависимости от количества затронутых в нем вопросов, может быть простым (содержать один вопрос) и сложным (касаться нескольких вопросов). По одному вопросу рекомендуется готовить справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки).

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце. (1.1., 1.2.).

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц"...

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: "Приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения".

Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), текст печатается от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу", "считаю");

в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил", "решила");

в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили", "просим");

в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили");

содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа;

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "направляем на рассмотрение", "просим выделить");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым", "направляю", "предлагаю");

от третьего лица единственного числа ("правительство области считает возможным", "правительство области не возражает").

Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

При оформлении текста документа на двух и более страницах 2-я и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 1,5-2 интервалами.

Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля.

2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в документе отделяется от текста 1,5-2 интервалами.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о состоянии _ на 3 л. в 2 экз.

2. Проект положения _ на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку _ в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.06.2008 N 02-08/185и

и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово "Приложение" печатается с абзаца и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу печатается "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Слово "Приложение N" печатается от границы верхнего поля без кавычек, с прописной буквы и отделяется от последующих строк реквизита полуторным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается реквизит "Приложение" центрировать относительно самой длинной строки.

Например:

Приложение N 2

к приказу департамента

культуры и архивного дела

Воронежской области

от 27 января 2013 г. N 5

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

Приложение

к распоряжению правительства Воронежской области

от 22 января 2013 г. N 32-р

2.2.20. Подпись (реквизит 22) включает: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - в документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Заместитель руководителя аппарата

губернатора и правительства

Воронежской области - руководитель

организационного управления

правительства Воронежской области

личная подпись

И.О. Фамилия

или на бланке:

Заместитель руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской

области - руководитель управления

личная подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают (приложения N 6, 7).

Если должностное лицо, фамилия которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, его инициалы и фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с правовым актом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Например:

И.о. руководителя

департамента здравоохранения Воронежской области

И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности руководителя

департамента здравоохранения Воронежской области

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:
Председатель комиссии	личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	личная подпись	И.О. Фамилия

Возможно расположение фамилий подписей в алфавитном порядке.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

Подпись отделяют от последней строки текста 2-3 интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Примечание: подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

2.2.21. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово "Согласовано" (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

Согласовано

Финансовый директор

ООО "Технология"

Личная подпись И.О. Фамилия

20.01.2013

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

Согласовано

Письмо Министерства

образования и науки

Российской Федерации

"О реализации приоритетного

национального проекта

"Образование" в 2013 году"

от 20.02.2013 N 430-162

или

Согласовано

Протокол заседания

аттестационной комиссии

правительства Воронежской области

от 13 марта 2013 г. N 2

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

Согласовано	Согласовано
Наименование должности	Наименование должности
Личная подпись И.О. Фамилия	Личная подпись И.О. Фамилия
02.02.2013	02.02.2013

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

Лист согласования

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Согласовано	Согласовано
Генеральный директор ОАО "РИК"	Генеральный директор АОЗТ "Торговый дом"
Личная подпись И.О. Фамилия	Личная подпись И.О. Фамилия
03.02.2013	03.02.2013
Согласовано	Согласовано
Генеральный директор ООО "Гарант-Сервис"	Заместитель губернатора Воронежской области - первый заместитель председателя правительства Воронежской области
Личная подпись И.О. Фамилия	Личная подпись И.О. Фамилия
06.02.2013	06.02.2013

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

2.2.22. Визы согласования документа (реквизит 24) - внутреннее согласование.

Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Документы, содержащие поручения должностному лицу либо структурному подразделению правительства области, исполнительному органу государственной власти области, должны быть завизированы должностным лицом либо руководителем данного структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель департамента
финансово-бюджетной политики
Воронежской области	личная подпись	И.О. Фамилия
06.02.2013

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом.

Например:

С проектом не согласен, замечания прилагаются.
Руководитель департамента
финансово-бюджетной политики
Воронежской области	личная подпись	И.О. Фамилия
06.02.2013
или
С п. 7 проекта не согласен.
Руководитель департамента
финансово-бюджетной политики
Воронежской области	личная подпись	И.О. Фамилия
09.02.2013

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на лицевой стороне в правом нижнем углу второго экземпляра документа (остается в организации на правах подлинника) и состоят из наименования должности, подписи и расшифровки подписи, даты. Печатается 10-12 шрифтом. В левом нижнем углу документа проставляется реквизит "Отметка об исполнителе" (приложения N 7, 8).

2.2.23. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание о проставлении оттиска печати в разделе 8.2.5 Инструкции).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "раздела 8.2.5 Инструкции" имеется в виду "пункт 8.2.5 Инструкции"

2.2.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26) оформляется для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом и включает: слово "Верно", указание о месте нахождения подлинника документа, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию). Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии __ л.".

Например:

Верно.
Подлинник находится в правительстве
Воронежской области.
Всего в копии 4 л.
Начальник отдела лингвистической экспертизы,
учета и систематизации законодательства
правового управления правительства
Воронежской области		личная подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (приложение N 50).

2.2.25. В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа проставляют отметку об исполнителе документа (реквизит 27). Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона.

Например:

А.М. Максимова	или	Максимова
213-46-51		213-46-51

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, указываются фамилия ответственного исполнителя и номер его телефона.

Примечание: Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области).

Реквизит печатается размером шрифта N 8 - 10 от границы левого поля.

2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такового документа) краткие сведения об исполнении, слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Направлен ответ

30.05.2013

N 17-01-5/И-103

"В дело" N17-5/И

Личная подпись

Дата

2.2.27. Отметка о поступлении документа (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и штрих-код.

2.2.28. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях.

3. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1. Подготовка и оформление проектов указов (распоряжений) губернатора Воронежской области

3.1.1. Подготовка и оформление проектов указов (распоряжений) губернатора Воронежской области определены Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Указы (распоряжения) губернатора Воронежской области печатаются на бланке "Указ губернатора Воронежской области", "Распоряжение губернатора Воронежской области". Текст печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 на одной стороне листа. При оформлении указа (распоряжения) на двух и более страницах текст печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 20 мм.

3.1.3. Указ (распоряжение) губернатора Воронежской области имеет следующие реквизиты:

вид правового акта (указ губернатора Воронежской области, распоряжение губернатора Воронежской области);

дата и номер;

место издания;

наименование документа;

текст;

подпись.

Дата проставляется после подписания указа (распоряжения), оформляется словесно-цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер указа (распоряжения) проставляется после подписания, печатается от правой границы текстового поля и состоит из знака N и регистрационного номера. К порядковому номеру указа через дефис добавляется буква "у", к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляются буквы "рг".

Место издания (г. Воронеж) отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

Наименование отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа (распоряжения) губернатора Воронежской области на одной странице.

3.1.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается полуторным межстрочным интервалом.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка текста начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах губернатора Воронежской области завершается словом "Постановляю:", которое печатается по центру прописными буквами вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов губернатора Воронежской области по вопросам награждения, присвоения почетных званий.

При наличии приложений к указу (распоряжению) губернатора Воронежской области в тексте на них делается ссылка.

Приложения к проектам указов (распоряжений) губернатора Воронежской области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Если в тексте делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на указ (распоряжение) губернатора Воронежской области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N 1

к указу (распоряжению)

губернатора

Воронежской области

от ______________ N _____

При наличии в тексте указа (распоряжения) формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово "УтвержденО" или "Утвержден" со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.

Например:

Например: Утверждено

указом (распоряжением) губернатора

Воронежской области

от ____________ N _______

Слово "Приложение N " в данном случае не пишется.

Слово "Утверждено" или "Утвержден" в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Наименование текста приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (Положение, Список и т.д.). Текст заголовка печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от грифа утверждения документа 3 интервалами, от текста приложения 2 интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В уставах, положениях, программах и других подобных документах главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (2.3.1.). Пункты могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).

Приложения визируются руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в левом нижнем углу и включает наименование должности, личную подпись визирующего, инициалы имени и отчества, расшифровку фамилии и дату.

Например:

Руководитель
контрольного управления
правительства Воронежской области	(подпись)	И.О. Фамилия
00.00.0000

3.1.5. Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

Реквизит "Виза согласования документа" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование", после него ставится двоеточие.

Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы и фамилия визирующего, дата визирования.

Виза ответственного исполнителя проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Виза руководителя службы, осуществляющей правовое обеспечение, или соответствующего гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы области, по которой должностным регламентом предусмотрено выполнение обязанностей по правовому обеспечению структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти, проставляется в правом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта указа и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Визы печатаются шрифтом размером N 10-12 (приложение N 10).

Согласование проекта указа (распоряжения) губернатора Воронежской области может осуществляться оформлением листа согласования (приложение N 11).

3.1.6. Подпись отделяется от текста указа (распоряжения) 3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области", печатается в две строки от границы левого поля и центруется.

Инициалы и фамилия губернатора Воронежской области печатаются у правой границы текстового поля.

3.1.7. Пояснительная записка к проекту указа (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "Пояснительная записка" - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта указа (распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером N 14, полуторным интервалом.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента взаимодействия исполнительных органов Воронежской области. В пояснительной записке указывается способ рассылки указа (распоряжения) - в электронном виде через АС ДОУ и на бумажном носителе или в электронном виде через АС ДОУ.

После текста пояснительной записки печатается список рассылки указа (распоряжения), который имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "Список рассылки" - печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится;

наименование указа (распоряжения) отделяется от предыдущего реквизита полуторным интервалом.

Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившим проект правового акта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и с пробелом перед фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Ниже подписи руководителя в левом нижнем углу печатается шрифтом размером N 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона.

Образец оформления проекта указа (распоряжения) губернатора Воронежской области приведен в приложениях N 12, 13.

3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений правительства области

3.2.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений правительства области структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области руководствуются Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

3.2.2. Проекты постановлений и распоряжений правительства области оформляются на бланках установленного образца. Текст печатается шрифтом Times New Roman размером N 14, через 1,5 интервала на одной стороне листа. Использование копий бланков запрещается.

3.2.3. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

вид правового акта - постановление, распоряжение правительства области;

дата акта - отделяется от наименования вида акта 2 межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается от левой границы текстового поля;

номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

Например: N 153.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например: N 153-р;

место издания - г. Воронеж, отделяется от реквизитов "дата" и "номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом, печатается размером шрифта N 10;

наименование документа печатается в ограничительных отметках с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.2.4. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта N 14, полуторным интервалом. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка начинается с абзаца от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбула) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений правительства области завершается словами: "правительство Воронежской области постановляет:", слово "постановляет" печатается полужирным шрифтом, вразрядку, строчными буквами.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) правительства области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.

Пункты разделяются на подразделы. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (1.1., 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и номера пункта, разделенных точками (1.1.1., 1.2.1.).

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (1.2.2.1.).

Абзацы в пределах подпункта не нумеруются.

3.2.5. Содержащиеся даты в тексте допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.

При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год; или год, месяц, день месяца.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль.

Например: дату 9 февраля 2013 года следует оформлять: 09.02.2013.

Календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: в первом полугодии 2013 г., в III квартале 2013 г., за 9 месяцев 2013 года, в 2013 году, бюджет на 2013 год.

Текст документа излагается от третьего лица единственного числа.

3.2.6. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и состоит из слов "Губернатор Воронежской области". Слова "Губернатор Воронежской области" печатаются в две строки от левой границы текстового поля и центруются. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Например:

Губернатор
Воронежской области	И.О. Фамилия

3.2.7. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Приложениями могут являться положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др.

Существует несколько способов оформления приложений.

Если в тексте проекта постановления (распоряжения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", ниже, через один межстрочный интервал, дается ссылка на постановление (распоряжение).

Например:

Приложение

к постановлению

правительства Воронежской области

от ___________ N ___

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N 1

к постановлению

правительства Воронежской области

от __________ N ___

При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.) на самом приложении, в правом верхнем углу, печатаются слова Утверждено или Утвержден со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.

Например:

Утверждено

постановлением

правительства

Воронежской области

от ___________ N ___

Слово "Приложение N" в данном случае не пишется. Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - Утверждено; программа - Утверждена.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом и выделяется прописными буквами, печатается полужирным шрифтом, может быть напечатан вразрядку (Положение, перечень и т.д.). Строки заголовка печатаются через один межстрочный интервал.

Заголовок приложения отделяется от текста двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов, их заголовки печатаются прописными буквами, центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Приложения визируются руководителем структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, подготовившего проект правового акта. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени, отчества и фамилии визирующего, даты.

3.2.8. При наличии в тексте постановления (распоряжения) или в тексте приложения ссылки на сноски они оформляются надстрочными знаками, в виде звездочки или арабской цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом, под чертой.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Например:

______________________________

* или 1 Только для учреждений культуры.

На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски.

3.2.9. Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Реквизит "виза согласования" печатается от левой границы текстового поля и состоит из слова "Визирование" после него ставится двоеточие. Ниже через два интервала от левой границы текстового поля печатается наименование должности визирующего, от правой границы текстового поля печатаются инициалы имени и отчества, фамилия визирующего и дата.

Виза ответственного исполнителя проекта постановления (распоряжения) проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в левом нижнем углу и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Виза гражданского служащего, замещающего должность государственной гражданской службы области, по которой должностным регламентом предусмотрено выполнение обязанностей по правовому обеспечению исполнительного органа государственной власти, или руководителем службы, осуществляющим правовое обеспечение, проставляется в правом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта постановления (распоряжения) и состоит из наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии и даты. Визы печатаются шрифтом размером N 10-12 (приложение N 10).

Согласование проекта постановления (распоряжения) может осуществляться с оформлением листа согласования (приложение N 11).

3.2.10. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование вида документа - "Пояснительная записка", печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двойным интервалом, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта правового акта (постановления, распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст отделяется от заголовка двойным интервалом, печатается шрифтом размером N 14 , полуторным межстрочным интервалом.

Первая строка абзаца печатается от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки излагается в соответствии с требованиями Регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти области. В пояснительной записке указывается способ рассылки постановления (распоряжения) - в электронном виде через АС ДОУ и на бумажном носителе или в электронном виде через АС ДОУ. Список рассылки постановления (распоряжения) имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - "Список рассылки" печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится;

наименование постановления (распоряжения), дата регистрации и N, отделяется от предыдущего реквизита полуторным интервалом.

Например:

Список рассылки

Постановление (распоряжение) правительства Воронежской области от 17 июля 2013 г. N 134 "О мерах по реализации целевой программы" направить:

1. Департамент аграрной политики Воронежской области.

2. Департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области.

3. Контрольное управление правительства Воронежской области.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Начальник общего отдела

организационного управления

правительства Воронежской области

И.О. Фамилия

15.07.2013

213-25-79

Образец оформления проекта постановления правительства области приведен в приложении N 14, распоряжения правительства области - в приложении N 15.

3.2.11. В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" к документам по личному составу в правительстве области относятся: правовые акты о назначении на должность, увольнении с должности, переводе работника на другую работу, установлении должностных окладов и надбавок, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, о поощрении, об изменении фамилии.

Правовые акты по личному составу готовит управление государственной службы и кадров правительства области.

Распоряжения по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от распоряжений по основной деятельности.

Распоряжениям по личному составу присваивается индекс "рл".

В связи с разницей в сроках хранения формирование распоряжений по личному составу в дела проводится раздельно: распоряжения о назначении на должность, увольнении с должности, перемещении по работе, установлении должностных окладов и надбавок, о поощрении, изменении фамилии, загранкомандировках (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).

Правовые акты вступают в силу с момента их подписания. В правовых актах могут быть пункты с иными сроками вступления в силу.

Например: распоряжение вступает в силу с 27 сентября, за исключением пункта 5, вступающего в силу с 04 октября.

Копии правовых актов по кадровым вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

3.3. Обеспечение выпуска правовых актов Воронежской области

После подписания правового акта исполнитель проекта правового акта формирует и заполняет электронную карточку в базе данных АС ДОУ "Нормативные правовые акты" (далее - "НПА"), присоединяет к ней электронный образ проекта правового акта и пояснительную записку в формате DOC, XLS, RTF в редакции, в которой этот документ был принят соответствующим органом.

Исполнители несут полную ответственность за соответствие электронного образа документа в карточке АС ДОУ тексту принятого правового акта в соответствии с действующим законодательством.

Работа по выпуску законов области, правовых актов губернатора Воронежской области, правительства области включает регистрацию правовых актов Воронежской области, направление их на официальное опубликование, учет, формирование электронной базы данных правовых актов для информационно-поисковой системы правительства области.

Уполномоченные специалисты правового управления правительства области регистрируют подписанные правовые акты в базе данных "НПА" и направляют в АС ДОУ для ознакомления согласно списку рассылки.

Регистрация правовых актов в АС ДОУ осуществляется в порядке, установленном Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматическом режиме в пределах календарного года (указы губернатора Воронежской области, распоряжения губернатора Воронежской области, постановления правительства области, распоряжения правительства области по основной деятельности, распоряжения правительства области по личному составу нумеруются отдельно).

К регистрационным номерам правовых актов добавляются буквенные обозначения:

к указу губернатора Воронежской области - буква "у";

к распоряжению губернатора Воронежской области - буквы "рг".

к распоряжению правительства Воронежской области по основной деятельности - буква "р";

к распоряжению правительства Воронежской области по личному составу - буквы "рл".

Допускается передача копий правовых актов губернатора Воронежской области, правительства области по финансовым вопросам, кадровым вопросам, о награждении, о создании избирательных комиссий, а также копий правовых актов, направляемых адресатам, не имеющим технического подключения к АС ДОУ, на бумажном носителе специалистом правового управления правительства области под роспись специалисту организационного управления, осуществляющему их направление адресатам, указанным в списке рассылки.

Направление правовых актов на официальное опубликование, учет, ведение электронного журнала регистрации правовых актов и формирование базы данных для информационно-поисковой системы правительства области осуществляет правовое управление правительства области в порядке, установленном Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти области.

Правовые акты в течение 2 лет хранятся в правовом управлении, затем передаются по описи в архив правительства области.

3.4. Порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров (соглашений)

3.4.1. Основные требования и порядок подготовки, оформления, регистрации и хранения договоров и соглашений (далее - договор) определены Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области и настоящей Инструкцией.

Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Название вида документа - слово "Договор" - печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы, полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.

Заголовок договора печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится.

Место составления или издания договора печатается от левой границы текстового поля, через 2 интервала от заголовка.

Например:

Договор
между правительством Воронежской области и федеральным государственным предприятием "Почта России" о взаимодействии в сфере развития почтовой связи на территории Воронежской области

3.4.2. Дата заключения договора печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год).

Если договор подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата.

Дата договора проставляется ответственным исполнителем после подписания его сторонами.

3.4.3. Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора.

В договоре и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора.

3.4.4. Перед подписанием проект договора передается на согласование. Порядок согласования, визирования договора определен Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области.

Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта договора, или оформляется лист согласования (приложение N 11).

3.4.5. Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора имеют заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

В договор включаются разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу. Число разделов и статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

3.4.6. Губернатор Воронежской области подписывает договор правительства области, подготовленный в установленном Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области порядке, как правило, одновременно с уполномоченным на то представителем другой стороны.

Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, его подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор, его личной подписи и расшифровки подписи.

3.4.7. Регистрация, хранение всех договоров, соглашений, контрактов правительства области и документов о пролонгации договоров (их изменении и расторжении), подписанных губернатором Воронежской области, осуществляется правовым управлением.

В 5-дневный срок со дня подписания подлинные экземпляры договора, соглашения передаются в правовое управление правительства области для регистрации.

Регистрация договоров, соглашений, контрактов осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации.

Регистрационный номер и дата регистрации договора проставляются в штампе в правом верхнем углу первого листа договора.

Договоры в течение 2 лет хранятся в правовом управлении, после чего передаются по описи в архив правительства области.

3.5. Подготовка и оформление проектов приказов исполнительных органов государственной власти области

3.5.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым вопросам деятельности исполнительного органа государственной власти области.

Изменение, дополнение, отмену приказов производят только посредством издания новых приказов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений исполнительных органов государственной власти области, которые готовят и вносят проекты.

Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти области, внесшим проект, руководителями подразделений исполнительных органов государственной власти области, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Проекты приказов печатаются на бланках приказа исполнительного органа государственной власти области.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование исполнительного органа государственной власти области;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер приказа (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер приказа состоит из знака N и порядкового номера приказа).

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об", отвечает на вопрос "О чем?", "О ком?" ("О подготовке...", "О создании....", "Об утверждении...", "О мерах...", "Об итогах....").

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта N 14 полуторным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля.

Первая строка начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "во исполнение". Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснения или обоснования издания приказа.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается строчными буквами, вразрядку от границы левого поля.

В распорядительной части приказа формулируются управленческие действия, задания с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка).

Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части.

Например: "Согласно приложению", "В соответствии с приложением", "Прилагается".

Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов мероприятий, таблиц, перечней.

Если приложений несколько, они нумеруются. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о его принадлежности к приказу.

Например:

Приложение N 2

к приказу

департамента здравоохранения Воронежской области

от __________ N ___

Приложения к приказу визируются руководителем подразделения, подготовившего проект.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель исполнительного органа государственной власти области, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.5.2. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов печатаются на бланке приказа исполнительного органа государственной власти области.

Приказы по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы по личному составу о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, о загранкомандировках (срок хранения 75 лет) регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов по личному составу о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).

Приказы вступают в силу с момента их подписания и регистрации. В приказе могут быть пункты со своими сроками вступления в силу.

Например: приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено с 04 октября.

Приказам могут присваиваться буквенные обозначения "к" или "л/с".

Варианты оформления документов по личному составу приведены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Организация имеет право вносить дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты форм документов, утвержденные Госкомстатом, должны остаться без изменения.

Примечание: Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Копии приказов по кадровым вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

Образцы оформления приказов приведены в приложениях N 16, 17, 18.

3.6. Подготовка и оформление протоколов заседаний правительства области, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, протоколов заседаний коллегиальных органов, созданных при губернаторе Воронежской области и правительстве Воронежской области

3.6.1. Протоколы заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области и документов к ним оформляются в соответствии с порядком, установленным Регламентом правительства Воронежской области и настоящей Инструкцией.

Оформление протоколов заседаний правительства и президиума правительства области и документов к ним, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется организационным управлением.

Протокол заседания правительства и президиума правительства области оформляется на основе записей, которые велись на заседании вручную или с использованием видеозаписи, тезисов докладов и содокладов, выступлений, аналитических справок, проектов решений к протоколу заседания, списка приглашенных, повестки дня. К протоколу прилагается список рассылки протокола и выписок из протокола заседания правительства и президиума правительства области. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит организационное управление.

В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц, например, главам администраций муниципальных районов и городских округов области, первым ответственным исполнителем указывается исполнительный орган государственной власти области или структурное подразделение правительства области, в компетенцию которого входит осуществление функций в соответствующей сфере деятельности. В аналогичном порядке осуществляется подготовка поручений, исполнителями которых по согласованию определены руководители территориальных органов федеральных органов власти или организаций.

Примечание: при наличии в графе протокола поручений "Ответственные исполнители" нескольких исполнителей ответственным исполнителем является исполнитель, указанный в графе первым (на ответственного исполнителя могут указывать слова "созыв", "свод" или "отв.").

Протокол заседания правительства и президиума правительства области оформляется на общем бланке правительства Воронежской области и включает следующие реквизиты:

наименование вида документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру;

вид заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру.

Например:

Протокол
заседания правительства Воронежской области

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.

Номера протоколов заседаний правительства и президиума правительства области состоят из знака N и порядкового номера протокола. Печатаются от правой границы текстового поля.

Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствующего.

Слово "Председательствовал" печатается центрованно, прописными буквами. Под ним через межстрочный интервал должность председательствующего, ниже через межстрочный интервал также центровано прописными буквами инициалы и фамилия председательствующего.

Слова "Присутствовали", "Приглашенные" печатаются с прописной буквы от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие.

Наименования должностей персонального состава правительства области печатаются от левой границы текстового поля, справа от наименования должностей - их инициалы и фамилия.

Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") печатается центровано полужирном шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой, в скобках, указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией по всем вопросам повестки дня заседания и могут состоять из пунктов и подпунктов.

Например:

3.1.

3.2.

3.3.

3.3.1.

Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола заседания правительства области, заседания президиума правительства области смотреть в приложениях N 19, 20.

Выписки из протокола заседания правительства и президиума правительства области оформляются на общем бланке правительства области. Наименование вида документа "Выписка из протокола", дата, номер, место проведения заседания оформляются аналогично реквизитам протокола.

Наименование вида документа - слова "Выписка из протокола" - печатается прописными буквами вразрядку.

Вводная часть протокола оформляется полностью, а из составной части берется та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Далее оформляется подпись председательствующего в соответствии с п. 2.2.20 настоящей Инструкции.

Выписки из протокола заседания правительства области и президиума правительства области заверяются круглой печатью организационного управления и подписываются его руководителем.

Копии протоколов заседаний правительства и президиума правительства области направляются членам правительства области и президиума правительства области, должностным лицам, которым определены протокольные поручения, по списку рассылки (без сопроводительных писем).

Списки рассылки поручений, определенных протоколами заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области по соответствующим вопросам повестки заседания, подписывают руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области, ответственные за подготовку вопросов.

Рассылка осуществляется:

заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области, руководителям исполнительных органов государственной власти области - в электронном виде через АС ДОУ;

иным должностным лицам, которым определены протокольные поручения, - на бумажных носителях.

3.6.2. Подготовку протокола совещания, доведение до сведения исполнителей поручений губернатора Воронежской области, определенных на еженедельных оперативных совещаниях, осуществляет организационное управление.

Протоколы еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. В правом верхнем углу первого листа протокола оформляется гриф утверждения, через 2 интервала по центру печатается прописными буквами вразрядку слово "ПРОТОКОЛ" полужирным шрифтом, ниже печатается вид поручения, дата и порядковый N протокола (полужирным шрифтом).

Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Например:

Протокол поручений,
определенных на еженедельном оперативном совещании у губернатора Воронежской области от 11 марта 2013 года N 8

Графы поручения оформляются таблицей:

графа 1 - порядковый номер;

графа 2 - поручения;

графа 3 - ответственные исполнители;

графа 4 - сроки исполнения.

В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц, например главам администраций муниципальных районов и городских округов области, первым ответственным исполнителем указывается исполнительный орган государственной власти области или структурное подразделение правительства области, в компетенцию которого входит осуществление функций в соответствующей сфере деятельности. В аналогичном порядке осуществляется подготовка поручений, исполнителями которых по согласованию определены руководители территориальных органов федеральных органов власти или организаций.

Протокол утверждается губернатором Воронежской области, подписывается заместителем руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителем организационного управления (приложение N 21).

После утверждения губернатором Воронежской области протокол регистрируется организационным управлением в базе данных "Протоколы" АС ДОУ.

Копии протокола направляются заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области и руководителям исполнительных органов государственной власти области, которые являются постоянными участниками еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, а также должностным лицам, которым определены протокольные поручения, по списку рассылки (без сопроводительных писем).

Рассылка осуществляется:

заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области и руководителям исполнительных органов государственной власти области - в электронном виде через АС ДОУ;

иным должностным лицам, которым определены протокольные поручения, - на бумажных носителях.

3.6.3. Протоколы рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций составляются на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и оформляются в виде перечня поручений в табличной форме и состоят из граф:

графа 1 - порядковый номер;

графа 2 - содержание поручения;

графа 3 - ответственные исполнители;

графа 4 - сроки исполнения.

Примечание: если ответственным за исполнение является сторонняя организация, в графе 3 следует также указывать и фамилию руководителя структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти), ответственного за исполнение поручения.

Образец оформления протокола приведен в приложении N 22.

Перечень поручений подписывается руководителем подразделения, ответственным за подготовку встречи, визируется руководителем управления по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области и должностными лицами, которым даны поручения, утверждается губернатором Воронежской области.

Перечень поручений оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

В случае если поручение протокола адресовано не конкретному исполнителю, а широкому кругу лиц, либо руководителям территориальных органов федеральных органов власти или организаций его подготовка осуществляется в порядке, аналогичном указанному в подпункте 3.6.2.

Записи во время совещания, сбор материалов и подготовка текста поручения возлагаются на подразделение, ответственное за подготовку и проведение встречи.

В день утверждения губернатором Воронежской области протокол передается в организационное управление для регистрации в базе данных "Протоколы" АС ДОУ и направления на исполнение.

После рассылки подлинник протокола совещания передается в управление по взаимодействию со СМИ и административной работе правительства области.

По истечении 2 лет протоколы оформляются на постоянное архивное хранение.

3.6.4. Оформление документов коллегиальных органов, созданных при губернаторе Воронежской области и правительстве области (далее - коллегиальные органы), их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется секретарем коллегиального органа либо ответственным за работу с документами в коллегиальном органе.

3.6.4.1. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протоколы заседаний постоянно действующих коллегиальных органов оформляются на общем бланке правительства области.

Протоколы временных коллегиальных органов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование вида документа слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку ниже границы верхнего поля страницы на 2 интервала, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру.

Вид заседания отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

При необходимости указывается место проведения заседания (совещания). Например: г. Павловск, г. Воронеж.

Дата и номер протокола печатаются в одну строку под словом протокол.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеет составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в заседании.

Номер протокола печатается у правой границы текстового поля арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

Председатель или Председательствующий.

Секретарь.

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля документа. Далее через тире печатаются инициалы и фамилия председателя и секретаря в именительном падеже.

Слова "Присутствовали:", "Приглашенные:" печатаются от границы левого поля с прописной буквы, в конце слова ставится двоеточие.

Ниже, слева, указываются должности присутствующих, справа от должностей - инициалы и фамилия в алфавитном порядке.

Допускается состав присутствующих указывать количественно, при этом пофамильный список прилагается к протоколу.

Например: присутствовали 16 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "Повестка дня:" печатаются прописными буквами по центру, ниже состава присутствующих (приглашенных), в конце слова ставится двоеточие. С абзаца указывают перечень обсуждаемых вопросов, расположенных по степени важности с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения, рассылается заранее участникам заседания и оформляется как самостоятельный документ, и в протокол не включается.

Перед основной частью текста протокола делается отметка "Повестка дня прилагается".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания.

Каждый раздел состоит из трех частей:

Слушали, выступили, решили (постановили).

Слова "Слушали:", "Выступили:", "Решили:" ("Постановили:") печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля, в конце слова ставится двоеточие.

Слово "Слушали:" нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия печатаются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?).

После слова "Выступили:" в именительном падеже (кто?) печатаются фамилия и инициалы выступающих.

Содержание доклада (выступления) записывается кратко от третьего лица, если текст доклада (выступления) прилагается, то в скобках пишется: "Текст доклада прилагается".

На первом листе прилагаемого документа оформляется ссылка на номер и дату протокола. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Основная часть текста протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

3.6.4.2. Оформление решения (постановления) совещания, коллегиального органа.

Решения (постановления), содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами через точки 1.1.; 1.2. и т.д. Постановляющая часть решения (постановления) содержит составные части: кому, что сделать, к какому сроку.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

Решение (постановление) оформляется на обычном листе бумаги формата А 4, наименование вида документа "Решение" ("Постановление") печатается прописными буквами центрированным способом и выделяется полужирным шрифтом, ниже печатается наименование коллегиального органа.

Дата решения (постановления) является датой протокола, печатается от левой границы тестового поля и оформляется словесно-цифровым способом.

Номер решения (постановления) печатается у правой границы текстового поля и состоит из номера протокола и порядкового номера решения (постановления).

Текст основной части решения (постановления) состоит из разделов повестки дня заседания коллегиального органа.

В тексте под цифрой 1 указывается наименование первого вопроса заседания коллегиального органа.

Образец оформления протокола приведен в приложении N 23, образец оформления выписки из протокола - в приложении N 24.

Подписанные протоколы заседаний правительства области и президиума правительства области, коллегиальных органов регистрируются в базе данных "Протоколы" АС ДОУ.

3.6.5. Документы заседаний правительства области, президиума правительства области формируются в дела организационным управлением.

Документы коллегиальных органов формируются в дела секретарем коллегиального органа либо ответственным за работу с документами в коллегиальном органе.

Документы формируются в дела в хронологической последовательности с января по декабрь календарного года по схеме:

повестка дня;

список присутствующих;

протокол заседания;

постановление (решение);

документы выступлений по повестке дня.

Каждый документ должен иметь заголовок, соответствующий повестке дня заседания.

Документ подписывается выступающим. Подпись включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Протоколы заседаний правительства области, президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области в течение календарного года хранятся в организационном управлении, затем передаются по описи в архив правительства области.

Примечание: протоколы заседаний коллегиальных органов в течение 2 лет хранятся у секретарей комиссий, затем передаются по описи в архив правительства области.

3.7. Подготовка и оформление служебных писем

3.7.1. Служебные письма в правительстве области готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

- как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений;

- как сопроводительные письма к направляемым документам;

- как инициативные письма.

3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц правительства области на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Содержание ответных писем должно точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются должностными лицами правительства области.

3.7.3. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма губернатора Воронежской области, подписывается губернатором Воронежской области.

Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма правительства области, подписывается заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.

К гарантийным письмам и письмам финансового характера добавляется подпись главного бухгалтера.

3.7.4. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк или которые оформлены на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" и печатается вверху, слева, шрифтом N 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8 - 9 см.

3.7.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Правительство области считает...", "Правительство области рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

3.7.6. Служебные письма правительства области, исполнительных органов государственной власти области оформляются в двух экземплярах.

Заполнение реквизитов "Адресат" и "Отметка об исполнителе" на первом и втором экземплярах осуществляется следующим образом:

- почтовый адрес на первом экземпляре документов, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам (законодательные, исполнительные органы государственной власти области, судебные органы и др.), не указывается (см. приложение N 6), второй экземпляр оформляется согласно приложению N 7;

- на первом экземпляре исходящего документа, оформленного на бланке письма губернатора Воронежской области, в отметке об исполнителе указывается фамилия заместителя губернатора Воронежской области, первого заместителя председателя правительства области, заместителя председателя правительства области, сферу деятельности которого затрагивает проект письма, либо того руководителя структурного подразделения правительства области или исполнительного органа государственной власти области, которому давалось поручение губернатора Воронежской области, и телефон ответственного исполнителя.

На втором экземпляре документа указывается фамилия ответственного исполнителя, подготовившего документ, и его телефон.

Например:

Иванов	или	И.И. Иванов
213-14-05		213-14-05

Примечание: на первом экземпляре исходящего документа, оформленного на бланке письма правительства Воронежской области, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя, подготовившего документ, и его телефон.

3.7.7. Письма визируются на втором экземпляре, остающемся в правительстве области, исполнительном органе государственной власти области на правах подлинника. Визы проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: наименование должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования, в левом нижнем углу проставляются фамилия и телефон исполнителя (приложения N 7, 8).

До представления на подпись губернатору Воронежской области проекты писем, направляемые в федеральные органы государственной власти, визируются заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, сферу деятельности которых затрагивает проект письма, либо теми руководителями, которым давались поручения губернатора Воронежской области.

Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях N 6, 7, 8, 25, 26, 27.

3.8. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

Служебные (докладные) записки готовятся в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области и используются для информационного обмена между структурными подразделениями правительства области, исполнительными органами государственной власти области, должностными лицами, специалистами.

Служебные (докладные) записки готовятся на стандартных листах бумаги формата А4 в электронном виде и имеют следующие реквизиты:

дата документа; регистрационный номер;

заголовок к тексту, если текст более 4 - 5 строк;

адресат;

текст документа;

подпись;

отметка об исполнителе.

3.9. Особенности подготовки и оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами

3.9.1. Служебные письма, направляемые в правительства иностранных государств, посольства, генеральные консульства, консульства на территории Российской Федерации, а также руководителям международных организаций, оформляются на бланках правительства области для международной переписки и подписываются должностными лицами правительства области.

Письма по рабочим вопросам (уточнение сроков визита, об оформлении приглашений и т.д.) оформляются на бланке секретариата губернатора Воронежской области и подписываются руководителем секретариата либо на бланках структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области и подписываются их руководителями.

3.9.2. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Имя, фамилия, должность адресата пишутся так же, как они даны в подписи на поступившем документе.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

При написании сложных имен и фамилий (испанских, арабских и др.) их сокращения не допускаются.

В отдельных случаях перед фамилией лица, которому направляется письмо, рекомендуется указывать его титул.

Например:

Его Превосходительству

господину М. Андерсу,

Чрезвычайному и Полномочному

Послу

(официальное название страны)

г. Москва

При написании страны употребляется только официальное название государства как полное, так и краткое.

Например: "Соединенные Штаты Америки" или "США", "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ".

Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Отметка о наличии приложения печатается через 1,5-2 интервала от текста.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию и располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на втором экземпляре письма, остающемся в организации на правах подлинника.

Проекты писем зарубежным адресатам составляются на русском языке и визируются на втором экземпляре. В состав визы входят: должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Конверты для документов должны быть размером 229 х 324 мм.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования адреса страны назначения на русском языке. Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части.

В адресе не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Написание адреса на конвертах, направляемых за рубеж, осуществляется исполнителем документа.

После подписания письма должностным лицом правительства области при необходимости составляется неофициальный перевод текста письма на язык страны-адресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа.

Регистрация и отправление служебных писем за рубеж за подписью должностных лиц правительства области осуществляется организационным управлением.

Исходя из срочности документа определяется порядок отправления писем: по почте или факсом.

При отправлении письма факсом в реквизите "Адресат" последней строкой указывают номер факса с кодом страны и города.

Например:

Министерство юстиции

земли Нижняя

Саксония ФРГ

господину Паустиану

факс (8-10-49)511-120-5170

Официальные письма, направляемые от имени должностных лиц правительства области, в случае необходимости могут направляться адресатам по дипломатическим каналам через Представительство МИД России в городе Воронеже.

Образцы оформления служебных писем, направляемых за рубеж (приложения N 29, 30).

3.10. Подготовка и оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)

3.10.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные.

Телеграммы, направляемые за подписью должностных лиц правительства области, относятся к категории "Правительственная".

Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах.

Первый экземпляр телеграммы передается в организационное управление для регистрации и отправки, второй - направляется в управление по взаимодействию со СМИ и административной работе.

Поздравительные телеграммы, факсограммы на отправку передаются в организационное управление до 16.00, рабочие и срочные - до 18.00.

При подготовке телеграмм в реквизите "Адресат" указываются полный телеграфный адрес (печатается отдельной строкой) и наименование адресата.

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова "дом", "корпус", "квартира" или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово "улица" указывается полностью или сокращенно "ул.". Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и т.п., указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами, наименование номерных улиц и номерных организаций словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите "Адресат" не должно быть кавычек.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита "Адресат" указывается "по списку" (приложение N 31).

Например:

Васильевка Воронежской области

Аннинского района

улица Мира дом 55 кв 25

Петрову Игорю Михайловичу

Анна Воронежской области

улица Советская дом 22

главе администрации

Аннинского муниципального района

фамилия и.о.

Москва

улица Рождественка дом 4 строение 1

министерство транспорта

Российской Федерации

министру

фамилия и.о.

Текст телеграммы излагается кратко и не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Вам", "на Ваш".

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Под чертой, в левой части текста телеграммы, указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, дата (печатается словесно-цифровым способом), авансовый счет N.

Отметка об исполнителе проставляется в нижней части листа и состоит из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.

Входящие телеграммы, адресованные должностным лицам правительства области, регистрируются в организационном управлении.

Образец оформления телеграммы содержится в приложении N 32.

3.10.2. Текст телефонограммы (до 50 слов) передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).

Исходящая телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

При оформлении телефонограммы указываются:

наименование организации-отправителя;

регистрационный номер и дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации - отправителя: наименование вида документа - телефонограмма (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о приеме телефонограммы состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Входящая телефонограмма записывается принимающим на бланке структурного подразделения правительства области или на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.

Телефонограммы оформляются в двух экземплярах и регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.

Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложениях N 33, 34.

4. Организация работы с документами

4.1. Организация документооборота

Движение документов в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В правительстве области различают три основных потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции производимые с ними в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области определяются Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области, Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области и настоящей Инструкцией.

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.2.1. Документы в правительство области поступают почтой, фельдсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.

Сотрудники организационного управления принимают корреспонденцию через "окно". При получении через "окно" документов от юридических лиц, адресованных должностным лицам правительства области или в аппарат правительства области, на втором экземпляре документа проставляется штамп "Правительство Воронежской области".

Без проставления штампа на втором экземпляре сотрудники организационного управления принимают документы:

- от юридических и физических лиц, адресованные Президенту Российской Федерации и главному федеральному инспектору в Воронежской области;

- от юридических лиц в исполнительные органы государственной власти области.

4.2.2. Прием, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится организационным управлением.

Документы, исходя из оценки их содержания, в соответствии с установленным в правительстве области распределением обязанностей, в ходе предварительного рассмотрения распределяются на:

- требующие обязательного рассмотрения должностными лицами правительства области;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа должностным лицам правительства области в соответствии с установленным в правительстве области распределением обязанностей.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа должностному лицу.

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.

При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждений составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается начальнику общего отдела организационного управления для принятия решения по данному факту (приложение N 53).

Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

4.2.4. Поступившие документы учитываются в организационном управлении и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации организационным управлением (приложение N 35).

Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения и исполнительные органы государственной власти области осуществляется в тот же день. Документы, поступившие после 16.00, передаются на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.

Передача нерегистрируемых документов между структурными подразделениями правительства области и исполнительными органами государственной власти области осуществляется через журнал под расписку.

Получение документов ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти осуществляется не реже двух раз в день: до 13.00, до 16.00.

Ошибочно переданные в подразделения документы возвращаются в организационное управление в течение 2 часов.

4.2.5. В правительстве области регистрация документов осуществляется децентрализованно:

- законы Воронежской области, указы и распоряжения губернатора Воронежской области, постановления и распоряжения правительства области по основной деятельности и по личному составу, договоры (соглашения) правительства области регистрируются в правовом управлении правительства области;

- входящие служебные письма, телеграммы, адресованные губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, регистрируются в организационном управлении;

- обращения граждан, поступившие по почте, с Портала Воронежской области в сети Интернет, личные обращения граждан - в управлении по работе с обращениями граждан правительства области (далее - управление по работе с обращениями граждан).

Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям правительства области, регистрируются в подразделениях.

Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно осуществляют прием, обработку, регистрацию и распределение адресованных им документов.

Примечание. Зарегистрированные в организационном управлении документы, адресованные должностным лицам правительства области, при поступлении в структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области повторно не регистрируются.

Документы, поступившие должностным лицам правительства области, минуя организационное управление, должны быть переданы в организационное управление на регистрацию.

Документы (письма, телеграммы), полученные от курьеров, поступившие в правительство области после 18.00, выходные и праздничные дни, передаются в первый рабочий день в организационное управление на регистрацию.

4.2.6. Входящие документы, адресованные губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, регистрируются организационным управлением в базе данных "Входящие документы" АС ДОУ.

При регистрации осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, заполняется электронная регистрационная карточка, вследствие чего документ включается в систему электронного документооборота.

Порядковый регистрационный номер документа и дата регистрации в карточке проставляется в автоматическом режиме.

Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации, приведен в приложении N 36.

Зарегистрированные в АС ДОУ подлинники документов и корреспонденция с пометкой "лично" передаются на рассмотрение должностным лицам правительства области организационным управлением через ответственных за работу с документами под расписку в журнале.

4.3. Порядок рассмотрения документов

4.3.1. Подготовка документов, поступивших в секретариаты заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области к рассмотрению должностными лицами правительства области, осуществляется специалистами секретариатов и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

направление документов для рассмотрения должностными лицами правительства области.

По входящим документам, требующим исполнения, специалисты секретариатов подготавливают проекты резолюций в соответствии с п. 2.2.15 настоящей Инструкции с использованием соответствующих электронных шаблонов (приложение N 5).

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

4.3.2. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в адрес губернатора Воронежской области, осуществляется специалистами общего отдела организационного управления в порядке, аналогичном порядку, определенному подпунктом 4.3.1.

4.3.3. Должностные лица правительства области при рассмотрении входящих документов:

- определяют исполнителя и дают указание по исполнению документа в резолюции;

- подписывают подготовленные письма (при наличии замечаний возвращают проект письма исполнителю для доработки);

- оформляют отметку о списании документа в дело.

Специалисты секретариата (общего отдела организационного управления) вносят резолюцию должностного лица правительства области в электронную регистрационную карточку и направляют ее на исполнение.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной должностными лицами правительства области, передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в правительстве области. Соисполнителям документы направляются только в электронном виде.

Документы, поступившие в секретариаты, структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области не по направлению деятельности, незамедлительно возвращаются тому, кто направил документ.

4.3.4. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области:

- организуют работу с поступившими на исполнение документами,

- выделяют документы, требующие срочного исполнения,

- обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, своевременность и качество исполнения поручений.

Срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.

Передача документа ответственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

4.3.5. Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, осуществляет контроль за своевременным представлением соисполнителями необходимых материалов.

Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует соблюдение процедуры согласования.

Срок согласования документа в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области не должен превышать 3 рабочих дней (от даты поступления в подразделение).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.4. Контроль исполнения документов и поручений

4.4.1. Общий контроль исполнения документов осуществляют губернатор Воронежской области, заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области, руководители структурных подразделений правительства области, руководители исполнительных органов государственной власти области.

Контроль сроков исполнения документов (до полного исполнения поручения и снятия его с контроля) осуществляют:

- контрольное управление правительства области (далее - контрольное управление):

по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации,

поручениям губернатора Воронежской области, определенным протоколами еженедельных оперативных совещаний, рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций,

по поручениям протоколов заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области,

по поручениям, содержащимся в нормативных правовых актах губернатора Воронежской и правительства области;

- организационное управление:

по поручениям губернатора Воронежской области, содержащимся в резолюциях к документам;

- секретариаты:

по поручениям заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области;

- ответственные за работу с документами:

по поручениям руководителей структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области.

4.4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях должностных лиц правительства области. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

В правительстве области контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием технологий АС ДОУ.

Контрольное управление запрашивает информацию о ходе выполнения указов и распоряжений губернатора Воронежской области, постановлений и распоряжений правительства (администрации) области, протоколов заседаний правительства области и заседаний президиума правительства области в структурных подразделениях правительства области и исполнительных органах государственной власти области, ответственных за исполнение поручений.

Контрольный запрос формируется, регистрируется и направляется исполнителям поручений в системе АС ДОУ.

4.4.3. В правительстве области осуществляется контроль исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Председателя Правительства Российской Федерации.

Поступившие в правительство области поручения и указания Президента Российской Федерации, данные для исполнения органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также поручения Председателя Правительства Российской Федерации, данные во исполнение поручений Президента Российской Федерации (далее - Поручения), в течение одного дня регистрируются организационным управлением в АС ДОУ и направляются с подготовленными проектами резолюций губернатору Воронежской области. В резолюции губернатора Воронежской области указываются фамилия (фамилии) и инициалы должностного лица (должностных лиц), которому (которым) поручается исполнение Поручения, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

Для исполнения Поручений губернатором Воронежской области назначаются ответственный исполнитель и исполнители из числа заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области, руководителей структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области.

Ответственный исполнитель обеспечивает исполнение Поручения и подготовку документа об исполнении, включая сбор предложений, необходимых материалов, справок и информации от исполнителей, готовит предложения о снятии с контроля или о продлении срока исполнения Поручения.

Поручение должно быть исполнено в срок, установленный губернатором Воронежской области в резолюции. Если губернатором Воронежской области срок не указан, то оно выполняется в срок, установленный в Поручении.

Документ об исполнении или о продлении срока исполнения Поручения готовится ответственным исполнителем в форме доклада на имя Президента Российской Федерации за подписью губернатора Воронежской области и направляется в адрес руководителя Администрации Президента Российской Федерации или помощника Президента Российской Федерации - начальника Контрольного управления Президента Российской Федерации.

Не позднее чем за 3 дня до окончания срока исполнения Поручения в организационное управление для подготовки на подпись губернатору Воронежской области представляются:

- проект документа об исполнении Поручения;

- сопровождающие материалы (подлинник документа, содержащего Поручение, резолюции по исполнению).

Организационное управление регистрирует исходящие письма - ответы об исполнении Поручений в АС ДОУ, производит их отправку и списывает исполненные Поручения в дело. Датой исполнения Поручения является дата отправки ответа губернатора Воронежской области адресату.

В случае возникновения обстоятельств, препятствующих надлежащему исполнению Поручений в установленный срок, ответственный исполнитель своевременно представляет в адрес губернатора Воронежской области доклад с указанием:

- конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения,

- причин, препятствующих надлежащему исполнению,

- предложений о продлении срока исполнения.

В случае если Президентом Российской Федерации дано Поручение Правительству Российской Федерации и одновременно исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации, информация о выполнении направляется на имя Председателя Правительства Российской Федерации к указанному в документе сроку, если отсутствуют иные указания (например, отдельное поручение Председателя Правительства Российской Федерации). Информация в зависимости от содержания Поручения оформляется в виде доклада или в виде предложений.

При подготовке ответов на запросы федеральных органов государственной власти, связанные с исполнением Поручений и адресованные одновременно Правительству Российской Федерации и исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации, исполнители готовят документ в адрес автора запроса за подписью должностных лиц правительства области в соответствии с распределением обязанностей.

Контрольное управление осуществляет контроль за ходом исполнения Поручений и еженедельно докладывает губернатору Воронежской области ход исполнения Поручений для принятия своевременных мер, направленных на их выполнение.

4.4.4. Организация контроля за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области, протоколах еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, протоколах рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, осуществляется путем предоставления ответственными исполнителями информации о ходе исполнения поручений в установленные сроки на имя губернатора Воронежской области в контрольное управление.

Рекомендуемый объем информации, направляемой в адрес губернатора Воронежской области, - не более 3 листов. Информацию о ходе исполнения поручений необходимо завершать выводом о состоянии исполнения поручения.

Например:

Поручение исполнено и может быть снято с контроля.

Поручение остается на контроле, прошу продлить срок исполнения поручения до 25 марта 2014 года.

Контрольное управление анализирует представленную информацию, готовит проект резолюции губернатора Воронежской области по исполнению документов, организует направление документов исполнителям.

4.4.5. Сроки исполнения документов определяются должностными лицами правительства области и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения - в назначенный срок;

имеющие пометку "весьма срочно" - в суточный срок; "срочно" - в 3-дневный срок и имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок с даты подписания поручения (резолюции);

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в организационном управлении.

Запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Воронежской областной Думы подлежат исполнению в 30-дневный срок со дня получения;

протесты прокуратуры Воронежской области - в 10-дневный срок со дня получения;

представления прокуратуры Воронежской области - в срок не более месяца со дня получения.

По документам Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Воронежской областной Думы, в которых определены сроки представления информации, заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области, исполнительные органы государственной власти области готовят информацию в их адрес и не позднее чем за 5 дней до установленного срока передают губернатору Воронежской области, или в период его отсутствия - исполняющему обязанности губернатора Воронежской области. Проект письма - ответа визируется заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, координирующими соответствующую сферу деятельности, руководителем правового управления правительства области.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.4.6. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, обоснованные предложения по продлению срока исполнения с указанием нового срока.

Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова "Срок контроля

продлить до ..." с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителя вопросы, поступившие к нему на рассмотрение, согласование (подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей.

Порядок изменения срока контроля по документам в АС ДОУ установлен Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

Корректировка срока исполнения поручения Президента Российской Федерации либо продление срока исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28.03.2008 N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

Продление сроков исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах губернатора Воронежской области, правительства области, протоколах заседаний правительства области, заседаний президиума правительства области, еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области, протоколах рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций, осуществляется в соответствии с Регламентом правительства Воронежской области.

Изменение или продление сроков исполнения иных документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, обоснованные предложения о его продлении с указанием нового срока.

4.4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам и списания его в дело.

Проект письма-ответа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока исполнения.

Проект письма-ответа по резолюции губернатора Воронежской области визируется заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, координирующими соответствующую сферу деятельности.

В случае если подготовка ответа не предусмотрена, исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется отметка об исполнении документа. Отметка проставляется на первом листе документа в нижнем левом углу и содержит:

- краткие сведения о его исполнении

(Например: "проведено совещание", "принято распоряжение правительства Воронежской области от ... N ..." и т.п.),

- подпись исполнителя,

- дату.

Допускается также готовить служебную записку об исполнении документа.

Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа (проекту письма-ответа) прилагается:

- подлинник документа, по которому были даны поручения,

- подлинник резолюции руководителя правительства области, на основании которой подготовлена информация,

- другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).

Отметка об исполнении документа и списании его в дело подписывается руководителем, поставившим документ на контроль.

Документы, направляемые в исполнительные органы государственной власти области на их окончательное рассмотрение, снимаются с контроля руководителем исполнительного органа государственной власти области.

Исполнитель после окончания работы над документом формирует и заполняет электронную карточку исполнения поручения (резолюции), контролирующее лицо утверждает исполнение данного поручения в АС ДОУ.

4.4.8. Анализ состояния исполнительской дисциплины осуществляют:

контрольное управление:

- ежеквартально готовит и направляет в адрес губернатора Воронежской области сведения об исполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в ЦФО, отраслевых министерств и ведомств РФ;

- ежемесячно готовит и направляет в адрес заместителя губернатора Воронежской области - руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области сведения о состоянии исполнительской дисциплины по предоставлению информации о ходе выполнения протоколов заседаний правительства области, протоколов заседаний президиума правительства области, указов и распоряжений губернатора Воронежской области, постановлений и распоряжений правительства области;

- ежемесячно на заседаниях президиума правительства Воронежской области информирует об исполнении поручений, определенных протоколами заседаний правительства области, протоколами заседаний президиума правительства области, протоколами рабочих совещаний и посещений губернатором Воронежской области муниципальных образований, организаций;

- еженедельно на оперативных совещаниях у губернатора Воронежской области информирует об исполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в ЦФО, отраслевых министерств и ведомств РФ, губернатора Воронежской области, определенных протоколами еженедельных оперативных совещаний у губернатора Воронежской области;

организационное управление:

- два раза в месяц формирует с использованием технологий АС ДОУ перечень неисполненных и подлежащих исполнению поручений губернатора Воронежской области и направляет должностным лицам правительства области и руководителям исполнительных органов государственной власти области для рассмотрения и принятия мер;

- раз в месяц - сводную информацию об исполнении контрольных поручений по резолюциям губернатора Воронежской области нарастающим итогом и направляет заместителю губернатора Воронежской области - руководителю аппарата губернатора и правительства Воронежской области.

Примечание: за неисполнение или ненадлежащее исполнение документов исполнители (ответственные исполнители) несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

4.5.1. Исходящими документами правительства области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам.

Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

4.5.2. Исходящие документы (служебные письма и телеграммы), подписанные должностными лицами правительства области, представляются на регистрацию в организационное управление на бумажных носителях с приложениями в двух экземплярах.

Первый экземпляр (оригинал) исходящего документа, оформленный на бланке, и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.

Второй экземпляр на правах подлинника (с визами и всеми приложениями к нему, содержащими подлинные подписи должностных лиц) остается в организационном управлении.

Специалисты организационного управления проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки, регистрируют документ в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на первом и втором экземпляре документа, сканируют первый экземпляр исходящего документа в электронную регистрационную карточку.

Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.

4.5.3. Исходящие письма, подписанные заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, на бланке письма должностного лица регистрируются в секретариатах в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ.

Исходящие письма, подписанные руководителями структурных подразделений правительства области, регистрируются в структурных подразделениях правительства области в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ.

Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно осуществляют регистрацию исходящих документов в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ, а также их обработку и отправку.

4.5.4. Электронная карточка исходящего документа формируется и заполняется исполнителем исходящего документа (секретариатом, структурным подразделением правительства области, исполнительным органом государственной власти области).

При заполнении электронной карточки исполнитель формирует связи (с указанием регистрационного номера, даты и типа связи) со всеми документами АС ДОУ, ссылки на которые присутствуют в исходящем документе. Если в качестве адресата выступает участник системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (далее - МЭДО), то в карточке после его выбора из справочника адресатов АС ДОУ должна появиться пометка "МЭДО".

Примечание: изменение или создание новых адресатов-участников МЭДО не допускается.

Исполнители исходящего документа (секретариаты, структурные подразделения правительства области, исполнительные органы государственной власти области) создают и заполняют электронную карточку исходящего документа, направляют ее в АС ДОУ на регистрацию.

При заполнении электронной карточки исходящего документа исполнителю необходимо указывать:

- в поле "Заголовок" - название, которое отражает содержание документа,

Например:

"Предоставление информации об утверждении правил землепользования" или "Об обеспечении жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов";

- в поле "Исполнители" - фамилию ответственного исполнителя документа или фамилию руководителя структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области) и ответственного исполнителя;

- в поле "Место регистрации" - подразделение, которое будет осуществлять регистрацию документа.

4.5.5. Обработка и отправка документов, подписанных должностными лицами правительства области и зарегистрированных (в соответствии с п. 4.5.2 настоящей Инструкции) осуществляется организационным управлением.

Документы на отправку передаются до 16.00. Поступившие документы обрабатываются и отправляются в тот же день. Корреспонденция, поступившая в организационное управление после 16.00, отправляется на следующий рабочий день.

При отправке исходящего письма по списку рассылки допускается передавать в организационное управление первый экземпляр письма и необходимое количество его копий.

Примечание: письма и телеграммы, не связанные с деятельностью правительства области, к отправке не принимаются.

4.5.6. Документы, предназначенные для отправки за подписью руководителей структурных подразделений правительства области, должны быть полностью оформленными:

- зарегистрированы,

- скомплектованы со всеми приложениями,

- законвертованы с указанием почтового адреса корреспондента и адреса отправителя - структурного подразделения правительства области.

Документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, спецсвязью, электронной почтой, передаются по факсу.

Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы правительства области, служебные письма за подписью должностных лиц правительства области, руководителей структурных подразделений правительства области.

Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Учет простой корреспонденции осуществляется в электронном виде. Заказная корреспонденция передается организационным управлением на почту по реестру.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.5.7. Документы с пометкой "Для служебного пользования" исполнители передают в организационное управление запечатанными в конверт. На конверте указывается получатель и учетный номер документа. Пересылка указанных документов сторонним организациям осуществляется заказными почтовыми отправлениями с пометкой "ДСП", адрес получателя документа на конверте указывает исполнитель.

4.6. Порядок прохождения внутренних документов

Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения - с входящими документами.

Передача документов между структурными подразделениями правительства области и исполнительными органами государственной власти области осуществляется посредством базы данных "Внутренние документы" АС ДОУ. При этом электронная карточка внутреннего документа, сформированная исполнителем, должна быть направлена на подпись и подписана руководителем с помощью электронной подписи. После регистрации в карточке должны быть указаны все адресаты по документу.

Примечание: повторная регистрация документа по месту адресации не допускается.

Внутренняя переписка между структурными подразделениями правительства области и исполнительными органами государственной власти области осуществляется в АС ДОУ с использованием электронной подписи в соответствии с Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Подготовка и регистрация внутренних документов осуществляется секретариатами, структурными подразделениями правительства области, исполнительными органами государственной власти области в базе данных "Внутренние документы" АС ДОУ.

Исполнитель формирует электронную карточку внутреннего документа. При ее заполнении исполнитель указывает связь (регистрационные номера, даты и типы связи) со всеми документами АС ДОУ, ссылки на которые присутствуют в документе, и прикрепляет электронный образ подготовленного документа. Затем карточка направляется на подпись руководителю.

Руководитель подписывает подготовленный документ с использованием технологии электронной подписи.

4.7. Организация информационно-поисковой системы по документам

В правительстве области справочная работа по документам, их поиск по заданным параметрам осуществляется с использованием технологий АС ДОУ.

Формирование базы электронных документов в правительстве области проводится структурными подразделениями, регистрирующими документы в базах данных "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы", "Обращения граждан", "ОРД", "НПА", "Протоколы" АС ДОУ.

Порядок подключения и доступ пользователей к базам данных по документам правительства области, обращениям граждан определены Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

Поиск конкретного документа или подборки документов ведется пользователями в АС ДОУ по признаку (полю), а также по ключевым словам.

4.8. Учет объема документооборота

Объем документооборота составляет количество документов, поступивших в правительство области и созданных в правительстве за определенный период времени. В объеме документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые).

Подсчет объема документооборота проводится в местах регистрации документов. За единицу учета принимается сам документ, без учета копий.

Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

Отчет об объеме документооборота правительства области ежемесячно (нарастающим итогом) формируется организационным управлением по базам данных "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы" АС ДОУ и представляется должностным лицам правительства области.

Учет количества документов, отправляемых по почте, факсу, электронной почте, ведется организационным управлением по журнальной системе и реестру ежемесячно (нарастающим итогом).

В исполнительных органах государственной власти области подсчет объема документооборота ведут ответственные за работу с документами.

4.9. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема документов.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер правительства области (213-66-04), установлен в организационном управлении.

Использование факсимильной техники, установленной в секретариатах должностных лиц правительства области, структурных подразделениях правительства области контролируется их руководителями.

Документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4.

Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" и секретных документов.

Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту издания данного вида документа.

Письма за подписью должностных лиц правительства области, передаваемые по факсимильной связи, регистрируются в организационном управлении.

Для передачи факсограмм в несколько организаций составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма, по мере необходимости, направляется адресату почтовой связью.

Факсограммы, адресованные должностным лицам правительства области, регистрируются в организационном управлении. Поступившим подлинникам писем, полученных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой "Подлинник письма, полученного по факсу".

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Входящие факсограммы, адресованные должностным лицам правительства области на иностранных языках, направляются в отдел регионального маркетинга и внешнеэкономической деятельности департамента экономического развития Воронежской области для перевода, а затем регистрируются в организационном управлении и передаются адресату.

Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм организационным управлением. Факсограммы, поступившие до 16.30, передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий рабочий день, срочные - немедленно.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

4.10. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте

Порядок работы с электронной почтой в правительстве области, исполнительных органах государственной власти области определен распоряжением администрации Воронежской области от 14.12.2005 N 2119-р "О порядке работы с электронной почтой в системе исполнительных органов государственной власти области".

В правительстве области прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса ogv@govvrn.ru осуществляется организационным управлением в течение рабочего дня.

С официального адреса электронной почты правительства области служебные письма направляются за подписью должностных лиц правительства области, с официального адреса структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

Специалист по работе с электронной почтой (далее - специалист) обеспечивает ежедневное получение и передачу документов по электронной почте.

Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу - специалист.

Передаваемые с помощью электронной почты документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе либо его электронную копию, подписанную электронной подписью.

Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту.

Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты правительства области специалист организационного управления:

- регистрирует сообщение в журнале регистрации электронной почты;

- осуществляет предварительное рассмотрение;

- исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в организационное управление или структурные подразделения правительства области для регистрации и передачи на рассмотрение руководителю либо пересылает по электронной почте адресату;

- передает уведомление отправителю о получении документа.

В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.11. Порядок выполнения копировально-множительных работ

Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в организационном управлении.

Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный подразделением бланк заказа (приложение N 37).

Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в структурных подразделениях правительства области (при наличии копировальной техники).

Изготовление больших по объему тиражей документов для организационно-технического обеспечения мероприятий с участием должностных лиц правительства области осуществляется на основании письма на имя заместителя руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителя организационного управления.

Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью правительства области.

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.

Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр.

Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале.

Копировально-множительные работы в исполнительных органах государственной власти области выполняются самостоятельно.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. В правительстве области и исполнительных органах государственной власти области используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанные электронной подписью;

- электронные графические образы документов в формате PDF, TIF, и т.п., полученные путем сканирования документов, подписанных уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе;

- электронные образы документов в текстовом формате RTF, DOC, DOCX и др.

При регистрации документа в АС ДОУ формируются электронная регистрационная карточка - регистрационная карточка документа с определенным набором полей, содержащая электронный образ этого документа либо сам электронный документ. Регистрационная карточка может быть дополнительно подписана электронной подписью средствами АС ДОУ.

5.2. В правительстве области и исполнительных органах государственной власти области при организации внутренней деятельности в форме электронных документов осуществляется создание, хранение, использование:

- плановых, отчетных документов, информация которых подвергается обобщению;

- информационных документов;

- справочных документов;

- внутренней переписки;

- документов, поступивших через систему межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО).

5.3. Прием и отправка электронных документов из других органов власти и организаций в правительстве области осуществляются организационным управлением.

5.4. При подготовке и отправке документов участнику МЭДО не допускается присоединение к электронной карточке вложений, не адресованных этому участнику.

Примечание: вложениями к электронной карточке могут быть только электронные графические образы либо электронные документы.

5.5. Документы, создаваемые в правительстве области и поступающие в правительство области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных регистрационных карточек с прикрепленными электронными образами документов. Прикрепление электронного образа документа к регистрационной карточке возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа).

5.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в правительстве области используются механизмы электронной подписи.

5.7. Единицей учета электронного документооборота является электронная регистрационная карточка документа, зарегистрированная в АС ДОУ. Документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Регистрационные карточки документов систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел правительства области и номенклатурами дел исполнительных органов государственной власти области.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных регистрационных карточек документов, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются департаментом связи и массовых коммуникаций Воронежской области с учетом функционирующих в правительстве области программно-технических средств и действующим законодательством.

6. Организация документооборота и исполнения документов по обращениям граждан

6.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан

6.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящей Инструкцией.

6.1.2. Поступившие в правительство области письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в управление по работе с обращениями граждан.

При приеме и первичной обработке письменных обращений специалист управления по работе с обращениями граждан сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, проверяет наличие указанных вложений и приложений и вводит информацию в базу данных "Обращения граждан" АС ДОУ.

Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, а также в форме электронного документа, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения в регистрационной карточке обращения.

В электронную базу данных "Обращения граждан" АС ДОУ вносится следующая информация о поступившем обращении:

- дата регистрации обращения;

- вид обращения (заявление, предложение, жалоба, запрос);

- фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, категория заявителя;

- тема (темы) обращения согласно тематическому классификатору;

- количество листов обращения с приложениями;

- источник поступления обращения;

- краткое содержание текста обращения.

По содержанию обращения специалисты управления по работе с обращениями граждан определяют ответственного исполнителя, при необходимости - соисполнителей в соответствии с установленным в правительстве области распределением обязанностей.

Обращениям присваиваются порядковые номера в автоматическом режиме в пределах календарного года.

В правом нижнем углу первого листа обращения проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты регистрации.

6.1.3. Зарегистрированные обращения в управлении по работе с обращениями граждан специалисты секретариатов заместителей губернатора Воронежской области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области получают под роспись.

Обращения, адресованные непосредственно руководителям структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области, передаются адресатам без регистрации.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Воронежской области от 2 февраля 2015 г. N 31-у в пункт 6.1.4 подраздела 6.1 раздела 6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.4. Сроки рассмотрения обращений в структурных подразделениях правительства области исчисляются с даты регистрации обращения в управлении по работе с обращениями граждан.

Обращения граждан, поступившие в исполнительный орган государственной власти области, регистрируются самостоятельно и рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в данном исполнительном органе.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение.

Письменное обращение, поступившее губернатору Воронежской области и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения.

6.1.5. Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения правительства области, исполнительного органа государственной власти области, обеспечивающего решение вопросов, затронутых в обращении.

6.1.6. В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель в течение 2 дней с даты получения обращения возвращает его в управление по работе с обращениями граждан.

Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения правительства области (исполнительного органа государственной власти области) в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения (исполнительного органа государственной власти области).

6.2. Личный прием граждан

6.2.1. Личный прием граждан осуществляется заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, руководителями структурных подразделений правительства области, руководителями исполнительных органов государственной власти области и уполномоченными на то лицами.

График личного приема граждан заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства Воронежской области, заместителями председателя правительства Воронежской области, руководителями структурных подразделений правительства Воронежской области и руководителями исполнительных органов государственной власти Воронежской области (далее - график личного приема) составляется ежеквартально управлением по работе с обращениями граждан, подписывается заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области и утверждается губернатором Воронежской области. График личного приема размещается на информационном стенде в приемной граждан и публикуется на официальном Портале органов власти Воронежской области в сети Интернет (http://www.govvrn.ru).

Прием граждан губернатором Воронежской области осуществляется по согласованию с ним.

6.2.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.2.3. Организацию приема и запись на прием к заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области, руководителям структурных подразделений правительства области, руководителям исполнительных органов государственной власти области осуществляют сотрудники управления по работе с обращениями граждан, на основании утвержденного губернатором Воронежской области графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. Время приема граждан: с понедельника по четверг - с 09.00 до 17.00, пятница - с 09.00 до 16.00. Перерыв - с 13.00 до 13.45.

6.2.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан (приложение N 38) и вводится в базу данных "Обращения граждан" АС ДОУ.

Регистрационный номер обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа, который состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л.

Например: 121-Л.

Все материалы, которые заявитель считает необходимым приобщить к обращению, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если обращение повторное, специалисты управления подбирают предыдущую переписку и передают ее должностному лицу за неделю до дня приема.

6.2.5. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

6.2.6. Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к должностным лицам правительства области, передаются в секретариаты должностных лиц правительства области, приемные структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области для подготовки к личному приему граждан.

6.2.7. По итогам личного приема гражданину направляется ответ о принятых мерах по его письменному обращению. Ответ подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным должностным лицом.

6.3. Работа с отдельными видами обращений

6.3.1. Обращения, направленные органами государственной власти Российской Федерации, членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Воронежской областной Думы, представительного органа муниципального образования, к которым приложены обращения граждан, рассматриваются в первоочередном порядке.

6.3.2. Письма, переданные губернатору Воронежской области во время его встреч с жителями области и в ходе теле-, радиоэфиров, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в первоочередном порядке.

6.3.3. В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию правительства области, такие обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращении, с уведомлением об этом заявителя.

6.3.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.3.5. Ответы не даются и не подлежат направлению для дальнейшего рассмотрения на обращения:

а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения;

б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии);

в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан;

г) на которые не может быть дан ответ без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случаях, указанных в подпунктах "а", "г" настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте "в" настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.

6.3.6. Должностные лица правительства области, руководители структурных подразделений правительства области, руководители исполнительных органов государственной власти области могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки. Переписка с гражданином прекращается при наличии следующих условий:

- если в обращении гражданина содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми обращениями, и не приводятся новые доводы или обстоятельства,

- ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным.

О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Воронежской области от 2 февраля 2015 г. N 31-у подраздел 6.3 раздела 6 настоящей Инструкции дополнен пунктом 6.3.7

6.3.7. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и губернатору Воронежской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.4. Работа с обращениями, поставленными на контроль

6.4.1. Должностными лицами правительства области осуществляется контроль за рассмотрением обращений граждан:

- поступивших из органов государственной власти Российской Федерации, от членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Воронежской областной Думы, представительного органа муниципального образования;

- поставленных на контроль губернатором Воронежской области, заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.

6.4.2. Полнота и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов анализируются в ответах на контрольные обращения заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, руководителями исполнительных органов государственной власти области, руководителями структурных подразделений правительства области.

6.4.3. Решение о снятии обращения с контроля принимает должностное лицо правительства области.

Обращение считается рассмотренным, если приняты необходимые меры и гражданину дан исчерпывающий письменный ответ на все поставленные в обращении вопросы.

В этом случае должностное лицо правительства области, давшее поручение по рассмотрению обращения и поставившее его на контроль, снимает обращение с контроля, списывая в дело ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.

Исполнители делают отметку об исполнении поручения в электронной карточке резолюции, прикрепляют сканированный образ ответа заявителю и информацию по результатам рассмотрения обращения (запроса), направляют все документы с результатом рассмотрения (в том числе подлинник письма, подлинники обращений в федеральные органы исполнительной власти) в управление по работе с обращениями граждан.

6.4.4. Управление по работе с обращениями граждан осуществляет отправку ответов по рассмотренным обращениям в федеральные органы власти.

6.4.5. Ответы на предложения, заявления, жалобы, запросы граждан дают должностные лица правительства области, руководители структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области или лица на то уполномоченные.

6.4.6. Заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области определяются ответственным исполнителем в регистрационной карточке АС ДОУ, если к их компетенции относится большая часть вопросов, содержащихся в обращении и касающихся сфер деятельности нескольких исполнительных органов государственной власти области (блоков).

Если в обращении несколько равнозначных вопросов ответственный исполнитель определяется по мере постановки вопросов в заявлении, соисполнителям управление по работе с обращениями граждан направляет копии обращений.

Заместители губернатора Воронежской области, первые заместители председателя правительства области, заместители председателя правительства области своей резолюцией определяют ответственного исполнителя в подведомственном блоке (структурное подразделение правительства области, исполнительный орган государственной власти области), которому поручается контроль за сроками исполнения и подготовка обобщенной информации заявителю.

Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения (с даты регистрации в управлении по работе с обращениями граждан) обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа заявителю.

В проекте ответа обобщается информация, полученная от всех соисполнителей по конкретному обращению, и передается на подпись заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства области, заместителям председателя правительства области либо ответственному исполнителю, определенному поручением.

На последней странице письма, в нижнем левом углу, допускается указывать фамилии и номера служебных телефонов соисполнителей, участвовавших в подготовке обобщенной информации по обращению в части касающейся.

Гражданину на его обращение направляется один ответ независимо от количества вопросов, изложенных в нем.

Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все исполнители.

При необходимости продления срока рассмотрения конкретного вопроса, содержащегося в обращении, структурное подразделение правительства области, исполнительный орган государственной власти области, которому поручено рассмотрение данного вопроса:

- согласовывает продление с заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, курирующими данный блок,

- информирует ответственного исполнителя о продлении срока,

- письменно уведомляет заявителя.

Ответственный исполнитель готовит обобщенный ответ заявителю по всем вопросам, поставленным в обращении, а по вопросу, срок рассмотрения которого продлен, уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения конкретного вопроса и наименовании исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения правительства области, рассматривающего данный вопрос.

По запросу из вышестоящих органов о представлении обобщенной информации по обращению, в котором содержится несколько вопросов, соисполнители направляют ответственному исполнителю всю необходимую информацию в части касающейся.

Ответ по запросу из вышестоящих органов готовится на бланке письма правительства Воронежской области и подписывается заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области.

В ответе, направляемом в федеральные органы государственной власти, указывается, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

В случае необходимости продления исполнения поручения по запросу из федерального органа государственной власти ответственный исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения, сообщив в управление по работе с обращениями граждан о результатах согласования для внесения новых сроков в электронную карточку АС ДОУ.

6.4.7. По наиболее социально значимым вопросам, поставленным в обращениях граждан, заместитель руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководитель управления по работе с обращениями граждан правительства Воронежской области докладывает губернатору Воронежской области лично.

6.5. Организация работы архива обращений граждан

6.5.1. В управлении по работе с обращениями граждан рассмотренные контрольные обращения и приложенные к ним документы, списанные в дело должностными лицами правительства области, хранятся течение двух лет. По истечении этого срока дела сдаются по описям в архив правительства области.

7. Формирование и использование документационного фонда правительства области

Формирование документационного фонда правительства области осуществляется организационным управлением и ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) (далее - Правилами) путем:

- составления номенклатур дел,

- проведения экспертизы научной и практической ценности документов,

- формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности,

- учета и передачи дел на архивное хранение.

Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно оформляют документы для передачи на государственное хранение.

7.1. Составление номенклатур дел

Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях правительства области, исполнительных органах государственной власти области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением и штатным расписанием структурного подразделения (исполнительного органа государственной власти области), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 и зарегистрированным в Минюсте РФ от 08.09.2010 N 18380 (далее - Перечень).

7.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений правительства области (исполнительных органов государственной власти области), которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений правительства области, исполнительного органа государственной власти области.

7.1.4. В правительстве области составляются:

номенклатуры дел структурных подразделений правительства области;

сводная номенклатура дел правительства области.

7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения правительства области составляется ответственным за работу с документами при участии специалистов подразделения, подписывается руководителем и представляется в организационное управление для составления сводной номенклатуры дел правительства области. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях правительства области возлагается на их руководителей.

Вновь образованное структурное подразделение правительства области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в организационное управление.

7.1.6. Сводная номенклатура дел правительства области составляется специалистами организационного управления на основе номенклатур дел структурных подразделений правительства области.

Сводная номенклатура дел правительства области:

- подписывается заместителем руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителем организационного управления и исполнителем,

- согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией по экспертизе ценности документов губернатора Воронежской области и правительства Воронежской области (далее - ЭК правительства области),

- согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) департамента культуры и архивного дела Воронежской области,

- утверждается заместителем губернатора Воронежской области - руководителем аппарата губернатора и правительства Воронежской области не позднее конца текущего года,

- вводится в действие с 1 января следующего года.

Выписки из согласованной сводной номенклатуры дел правительства области с сопроводительным письмом направляются в структурные подразделения правительства области.

Сводная номенклатура дел правительства области составляется на 5 лет, в случае коренных изменений функций и структуры правительства области готовится новая номенклатура дел.

7.1.7. Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно составляют номенклатуру дел, представляют ее на рассмотрение в казенное учреждение Воронежской области (КУВО) "Государственный архив Воронежской области" и дальнейшее согласование с ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области.

Вновь образованный исполнительный орган государственной власти области обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на рассмотрение в КУВО "Государственный архив Воронежской области".

Копию согласованной и утвержденной номенклатуры дел исполнительный орган государственной власти области направляет в организационное управление.

7.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

В сводной номенклатуре дел правительства области индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения правительства области, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения правительства области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 17 - 10, где:

17 - обозначение структурного подразделения правительства области,

10 - порядковый номер заголовка дела.

В номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти области перед индексом дела добавляется индекс исполнительного органа государственной власти области, установленный в Делопроизводственных индексах структурных подразделений правительства области, исполнительных органов государственной власти области и муниципальных образований Воронежской области.

Например: 52-02-05, где:

52 - индекс исполнительного органа государственной власти области,

02 - обозначение структурного подразделения (отдела) исполнительного органа государственной власти области,

05 - порядковый номер заголовка дела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела отражает основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел систематизируются по степени важности документов:

нормативные правовые акты,

документы о деятельности коллегиальных органов,

положения и должностные регламенты,

плановые и отчетные документы,

переписка,

учетные документы (ст. 259-261 Перечня).

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок.

Например: "разные материалы", "общая переписка".

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указывается вид документа и автор.

Например:

"Постановления правительства Воронежской области за 2013 год", "Приказы руководителя департамента по основной деятельности за 2013 год".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

"Документы (планы, отчеты, информация) о проведении семинаров по охране труда".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

Например:

"Документы (планы, отчеты, информация) о проведении семинаров по охране труда".

Например:

"Переписка с прокуратурой Воронежской области по вопросам правовой деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовой бухгалтерский отчет за 2013 год".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню с указанием сроков хранения и годом издания Перечня.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2008 г.), об ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

К документам, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка "ЭД".

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения правительства области (приложение N 39), форма сводной номенклатуры дел правительства области (приложение N 40).

7.1.9. Сводную номенклатуру дел правительства области и номенклатуры дел исполнительных органов государственной власти области сотрудники департамента связи и массовых коммуникаций области вносят в базу данных "Номенклатура дел" АС ДОУ.

7.2. Формирование и оформление дел

7.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В структурных подразделениях правительства области дела формируются ответственными за работу с документами.

7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии нескольких томов дела (частей), номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами, если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения (приказы) по личному составу регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений (приказов) по основной деятельности с учетом сроков их хранения:

распоряжения (приказы) о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения - 75 лет, ст. 19б Перечня) формируются отдельно от распоряжений (приказов) о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения - 5 лет, ст. 19б Перечня).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом- запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных. Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение N 41).

При изменении наименования структурного подразделения правительства области в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации - правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях - в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата (число и год) на обложке дела указывается арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения сохранности и порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

7.2.4. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях правительства области осуществляется организационным управлением.

7.3. Организация оперативного хранения документов

7.3.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их создания.

Руководители структурных подразделений правительства области обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях правительства области для использования в работе. По истечении срока хранения дел ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области составляется акт о выделении к уничтожению дел. Акт представляется на согласование с ЭК правительства области.

В структурных подразделениях правительства области завершенные делопроизводством дела постоянного, временного хранения и по личному составу хранятся в течение 2 лет. По истечении срока хранения дела сдаются по описям в архив правительства области.

Выдача дел из архива правительства области для работы структурным подразделениям правительства области производится с разрешения заместителя руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителя организационного управления на срок не более одного месяца, под расписку. По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

7.3.2. Организация оперативного хранения электронных документов устанавливается Регламентом работы автоматизированной системы документационного обеспечения управления правительства Воронежской области.

7.4. Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение

7.4.1. Хранение документов правительства области, относящихся к государственной собственности, осуществляется организационным управлением в соответствии с административным регламентом правительства области по исполнению государственной функции "Формирование, содержание и использование архивного фонда правительства Воронежской области", утвержденным постановлением правительства Воронежской области от 27.08.2010 N 730.

7.4.2. Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях правительства области и включает в себя следующие этапы:

- проведение экспертизы ценности документов;

- полное оформление дел;

- составление описи дел;

- составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Специалисты организационного управления осуществляют контроль и оказывают методическую помощь структурным подразделениям правительства области в проведении вышеуказанных работ.

7.4.3. Структурные подразделения правительства области передают полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу в архив правительства области по описям.

При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста структурного подразделения правительства области и специалиста организационного управления, передавшего (принявшего) дела на хранение в архив.

7.4.4. При реорганизации структурного подразделения правительства области ответственным за работу с документами, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив правительства области независимо от сроков хранения документов.

7.4.5. В исполнительных органах государственной власти области образуются свои архивы.

При ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти области передача документов постоянного хранения и по личному составу осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

До решения вопроса о передаче документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с Правилами.

7.4.6. Документы (дела постоянного хранения), отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, по истечении предельных сроков хранения в архиве правительства области и архивах исполнительных органов государственной власти области подлежат передаче на постоянное хранение в КУВО "Государственный архив Воронежской области" в установленном федеральным законодательством порядке.

7.5. Экспертиза ценности документов

7.5.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на основании Перечня, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

7.5.2. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

7.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в правительстве области создана - ЭК правительства области, утвержденная постановлением правительства Воронежской области от 21.08.2009 N 711 "О создании постоянно действующей экспертной комиссии по экспертизе ценности документов".

Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется ответственными за работу с документами в структурных подразделениях правительства области с целью отбора дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив правительства области.

Методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях правительства области оказывают специалисты организационного управления.

Решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК правительства области, оформляется протоколом.

7.5.4. В исполнительных органах государственной власти области проведение экспертизы ценности документов осуществляется под руководством специалистов КУВО "Государственный архив Воронежской области".

7.6. Составление и оформление описей дел

7.6.1. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются описи.

Каждое структурное подразделение правительства области составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены, под руководством специалистов организационного управления. Описи дел структурных подразделений составляются на электронном и бумажном (в двух экземплярах) носителе по установленной форме и представляются в организационное управление.

7.6.2. Специалистами организационного управления на основе описей дел структурных подразделений правительства области составляется годовой раздел сводной описи дел правительства области по установленной форме.

7.6.3. Предисловие к описи включает сведения о структуре правительства области за период, который охватывают дела описи, краткую характеристику содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел.

Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи.

7.6.4. После составления сводных описей дел постоянного хранения за соответствующий период специалистами организационного управления производится отбор документов к уничтожению и составляется акт о выделении дел к уничтожению.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК правительства области и направляются на согласование с ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области.

Порядок оформления описей и акта приведены в приложениях N 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48.

7.7. Историческая справка к архивному фонду правительства области

Историческая справка составляется при первом поступлении документов фонда в архив правительства области и состоит из информации об истории фонда правительства области и истории архивного фонда исполнительной власти Воронежской области.

Первый раздел - история фондообразователя включает:

- данные о создании правительства Воронежской области;

- хронологическую последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты и распорядительные документы;

- состав исполнительных органов государственной власти области.

Второй раздел - история фонда включает:

- дату первого поступления документов фонда в архив;

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- особенности формирования, описания и систематизации документов;

- степень сохранности документов.

Третий раздел включает:

- обобщенную характеристику фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию,

- сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду.

Справка подписывается составителем.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций правительства области.

Историческая справка представляется в КУВО "Государственный архив Воронежской области" вместе с каждой законченной описью.

7.8. Использование документов архива правительства области

7.8.1. Основными формами использования документов архива являются:

- информационное обеспечение структурных подразделений правительства области и исполнительных органов государственной власти области в соответствии с их запросами;

- информационное обеспечение других пользователей (учреждений, организаций, граждан) в соответствии с их запросами.

Запросы, поступающие в архив правительства области, подразделяются на:

- тематические запросы (о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту);

- запросы социально-правового характера (связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации).

7.8.2. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива правительства области не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

7.8.3. Архивные справки, выписки и копии составляются на основании документов, хранящихся в архиве правительства области.

Архивная справка и архивная выписка изготавливаются на бланке письма организационного управления с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В конце архивной справки (выписки) указывается архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа.

Примечание: архивный шифр и номера листов единиц хранения документа могут проставляться на обороте каждого листа архивной копии.

Архивная справка (выписка) подписывается заместителем руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителем организационного управления, во время отсутствия руководителя - заместителем руководителя либо начальником общего отдела организационного управления (в соответствии с должностным регламентом), и специалистом общего отдела организационного управления, исполнившим запрос, и заверяется круглой печатью организационного управления.

7.8.4. Аутентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью заместителя руководителя аппарата губернатора и правительства Воронежской области - руководителя организационного управления или его заместителем (начальником общего отдела организационного управления) и круглой печатью организационного управления.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "В тексте неразборчиво" или "Так в документе".

Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью организационного управления.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

7.8.5. Дела, находящиеся на хранении в архиве правительства области, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений в помещении архива или во временное пользование (не более одного месяца) под роспись в журнале регистрации выдачи дел.

При работе с подлинными документами в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов из дел не допускается.

Подлинники протоколов заседаний правительства и президиума правительства области, правовые акты губернатора Воронежской области и правительства области из архива правительства области не выдаются. Выдаются копии документов, заверенные в установленном порядке.

7.8.6. Правоохранительными органами из архива правительства области могут быть изъяты документы в соответствии с действующим законодательством.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

8. Порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей и штампов

8.1. Порядок изготовления печатей и штампов

8.1.1. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируется ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Размещение заказов на изготовление гербовых печатей осуществляется только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия.

Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количество принимает губернатор Воронежской области.

8.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц правительства области определяется губернатором Воронежской области.

8.1.3. Письма-заявки структурных подразделений правительства области с эскизами печатей и штампов направляются в организационное управление на согласование.

8.1.4. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет управление делами Воронежской области на основании заявки структурного подразделения правительства области.

Образец оформления заявки (приложение N 49).

8.2. Использование печатей и штампов

8.2.1. Гербовой печатью удостоверяются документы, отражающие информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договоры, соглашения); права организации или отдельных лиц, финансовые документы.

8.2.2. Гербовую печать правительства области с изображением Герба Воронежской области проставляют на документах, подписанных:

- губернатором Воронежской области,

- заместителями губернатора Воронежской области,

- первыми заместителями председателя правительства области,

- заместителями председателя правительства области,

- заместителями председателя правительства области - руководителями департаментов.

8.2.3. Гербовая печать правительства области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов губернатора Воронежской области, правительства области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы (приложение N 50).

8.2.4. Управление делами Воронежской области проставляет гербовую печать с изображением Герба Воронежской области на документах, подписанных руководителем управления делами Воронежской области.

8.2.5. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

8.2.6. Для структурных подразделений правительства области в зависимости от целевого назначения, изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Герба Воронежской области размещается название конкретного структурного подразделения. Перечень документов, на которых проставляется оттиск простых круглых печатей, в приложении N 51.

8.2.7. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении документов применяются штампы: "Регистрационный штамп" и "Получено по доверенности".

8.2.8. На поздравительных адресах и открытках допускается использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи губернатора Воронежской области.

8.3. Учет и хранение гербовых печатей

Все изготовленные печати и штампы учитываются в специальном журнале учета выдачи печатей и штампов и выдаются организационным управлением под расписку сотрудникам структурных подразделений правительства области, отвечающим за их использование и сохранность (приложение N 52).

Пришедшие в негодность и утратившие свое целевое назначение печати и штампы возвращаются в организационное управление, где уничтожаются по акту комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков правительства Воронежской области и оформляются протоколом.

Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность организационное управление.

При оставлении должности сотрудник, которому были выданы печати или штампы, обязан сдать их в организационное управление.

В структурных подразделениях правительства области печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или шкафах.

Проверку наличия и контроль за использованием печатей и штампов в структурных подразделениях правительства области осуществляет организационное управление.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков правительства Воронежской области и оформляются протоколом.

ГАРАНТ:

Приложения NN 1 - 52 к Инструкции см. в информационной системе "Официальный портал органов власти Воронежской области http://pravo.govvrn.ru/?q=node/44

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Указ Губернатора Воронежской области от 11 ноября 2013 г. N 416-у "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области"

Настоящий указ вступает в силу с 1 января 2014 г.

Текст Указа опубликован в информационной системе "Официальный портал органов власти Воронежской области" http://www.govvrn.ru 12 ноября 2013 г.

Указом Губернатора Воронежской области от 9 марта 2022 г. N 47-У настоящий документ признан утратившим силу с 11 марта 2022 г.

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Указ Губернатора Воронежской области от 6 августа 2021 г. N 154-у

Изменения вступают в силу с 10 августа 2021 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 12 июля 2021 г. N 134-у

Изменения вступают в силу с 12 июля 2021 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 2 марта 2021 г. N 37-у

Изменения вступают в силу с 2 марта 2021 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 1 октября 2020 г. N 418-у

Изменения вступают в силу с 1 октября 2020 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 9 октября 2019 г. N 432-у

Изменения вступают в силу с 9 октября 2019 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 1 июля 2019 г. N 296-у

Изменения вступают в силу с 4 июля 2019 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 8 апреля 2019 г. N 151-у

Изменения вступают в силу с 10 апреля 2019 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 17 октября 2018 г. N 613-у

Изменения вступают в силу с 26 октября 2018 г.

Действие подпункта 1.2.4.3 подпункта 1.2.4 подпункта 1.2 пункта 1 названного Указа распространяется на правоотношения, возникшие с 16 июля 2018 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 22 марта 2018 г. N 158-у

Изменения вступают в силу с 26 марта 2018 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 29 декабря 2017 г. N 610-у

Изменения вступают в силу с 16 января 2018 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 7 декабря 2017 г. N 526-у

Изменения вступают в силу с 1 января 2018 г.

Указ Губернатора Воронежской области от 25 сентября 2017 г. N 362-у

Указ Губернатора Воронежской области от 19 января 2017 г. N 30-у

Указ Губернатора Воронежской области от 5 апреля 2016 г. N 97-у

Указ Губернатора Воронежской области от 2 февраля 2015 г. N 31-у

Указ Губернатора Воронежской области от 24 марта 2014 г. N 108-у