Постановление Администрации города Кургана от 10 сентября 2009 г. N 8341 "Об утверждении Административного регламента по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана" документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" (утратило силу)

Постановление Администрации города Кургана
от 10 сентября 2009 г. N 8341
"Об утверждении Административного регламента по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана" документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами"

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации города Кургана от 9 июля 2012 г. N 4667 настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с Федеральными законами от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом муниципального образования города Кургана, Администрация города Кургана постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана" документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами".

2. Настоящий регламент опубликовать в средствах массовой информации.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Управляющую делами Администрации города Кургана Родионову В.Б.

Руководитель Администрации города Кургана

А. Якушев

Административный регламент
по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана" документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами"
(утв. постановлением Администрации города Кургана от 10 сентября 2009 г. N 8341)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана" документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" (далее - муниципальная функция) определяет сроки совершения и последовательность действий (административных процедур) при комплектовании муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана" документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

1.2. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 г., N 237).

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169).

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 29 июля 2006 г., N 165).

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14 мая 2007 г.).

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Закон Курганской области от 07.09.2005 N 71 "Об архивном деле в Курганской области" ("Новый мир", 23 сентября 2005 г.).

Устав муниципального образования города Кургана ("Курган и курганцы", 03 марта 2005 г., N 133).

Решение Курганской городской Думы от 28.12.2005 N 355 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива города Кургана" ("Курган и курганцы", 11 марта 2006 г., N 23).

Постановление Администрации города Кургана от 05.12.2005 N 4337 "Об утверждении устава муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана".

1.3. Основные понятия, применяемые в настоящем Регламенте:

Муниципальная функция - функция органа местного самоуправления муниципального образования, установленная законом или иным нормативным правовым актом.

Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Научно-справочный аппарат - совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации.

1.4. Исполнение муниципальной функции осуществляет муниципальное учреждение "Муниципальный архив города Кургана" (далее - муниципальный архив).

Местонахождение и почтовый адрес муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана": ул. С. Васильева, д. 30 а, г. Курган, 640026.

Режим работы муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана":

понедельник - четверг - 8.30 - 17.30,

пятница - 8.30 - 15.30, без перерыва на обед,

суббота, воскресенье - выходные дни,

обед-12.00-12.45,

санитарный день - последний четверг квартала.

Телефоны муниципального учреждения "Муниципальный архив города Кургана": (3522) 41-14-26, 41-15-38, факс: (3522) 41-15-38.

E-mail: arhiv@kurgan-city.ru.

Информация об исполняемой муниципальной функции юридическим и физическим лицам предоставляется:

по письменным обращениям;

по каналам телефонной связи;

при личном обращении.

2. Административные процедуры

2.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции

Организация комплектования муниципального архива архивными документами включает:

определение источников комплектования муниципального архива;

определение состава архивных документов, подлежащих приему в муниципальный архив;

прием-передачу архивных документов в муниципальный архив.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приведена в Приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2.1.1. Определение источников комплектования муниципального архива

2.1.1.1. Комплектование муниципального архива архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования муниципального архива.

2.1.1.2. Органы местного самоуправления города Кургана включаются в список источников комплектования муниципального архива в обязательном порядке.

Муниципальные предприятия и муниципальные учреждения города Кургана (далее - муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования муниципального архива.

2.1.1.3. Список источников комплектования муниципального архива составляется специалистами муниципального архива на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения юридических лиц к источникам комплектования архивов и на основании изучения состава архивных документов муниципальных организаций.

Составленный специалистами муниципального архива список источников комплектования муниципального архива после согласования с Управляющим делами Администрации города Кургана представляется на согласование экспертно-проверочной методической комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Курганской области в сфере архивного дела.

2.1.1.4. Решение экспертно-проверочной методической комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Курганской области в сфере архивного дела о согласовании списка источников комплектования муниципального архива является основанием для его утверждения Руководителем Администрации города Кургана.

2.1.1.5. Уточнение списка источников комплектования муниципального архива производится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органов местного самоуправления города Кургана и муниципальных организаций.

Муниципальные организации могут быть исключены из списка источников комплектования муниципального архива, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

2.1.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в муниципальный архив

2.1.2.1. Приему на архивное хранение в муниципальный архив подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования муниципального архива документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) муниципальных организаций и органов местного самоуправления города Кургана (далее - документы по личному составу). При наличии свободных площадей муниципальный архив может осуществлять временное хранение архивных документов на основе договора.

2.1.2.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в муниципальный архив, определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления города Кургана и муниципальных организациях, включенных в список источников комплектования муниципального архива.

2.1.2.3. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются на архивное хранение в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

2.1.2.4. Органы местного самоуправления города Кургана, в том числе их органы и структурные подразделения, отнесенные к самостоятельным источникам комплектования муниципального архива, и муниципальные организации, включенные в список источников комплектования муниципального архива, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

2.1.2.5. Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование дел, оформление заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел.

2.1.2.6. При проведении экспертизы ценности архивных документов и определении сроков их хранения органы местного самоуправления города Кургана и муниципальные организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), действующими в Российской Федерации отраслевыми перечнями типовых архивных документов, а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

2.1.2.7. Муниципальный архив рассматривает и направляет:

На утверждение экспертно-проверочной методической комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Курганской области в сфере архивного дела:

описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования муниципального архива;

акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах организаций-источников комплектования муниципального архива;

акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

На согласование экспертно-проверочной методической комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Курганской области в сфере архивного дела:

номенклатуры дел организаций-источников комплектования муниципального архива;

описи дел по личному составу, представляемые организациями-источниками комплектования муниципального архива;

акты о выделении документов и дел (имеющих в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК") с истекшими сроками хранения.

2.1.3. Порядок приема-передачи архивных документов в муниципальный архив

2.1.3.1. От источников комплектования муниципального архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются муниципальным архивом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

2.1.3.2. Прием архивных документов осуществляется муниципальным архивом в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в муниципальный архив (далее - план-график), который утверждается Руководителем Администрации города Кургана по согласованию с источниками комплектования муниципального архива.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования муниципального архива или в случае угрозы сохранности архивных документов.

2.1.3.3. Муниципальный архив за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования муниципального архива о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.

В исключительных случаях по просьбе источников комплектования муниципального архива, изложенной в письменной форме, Управляющий делами Администрации города Кургана вправе вносить изменения в утвержденный план-график, направленные на корректировку сроков приема-передачи архивных документов в муниципальный архив в пределах календарного года.

2.1.3.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в муниципальный архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования муниципального архива, передающих указанные документы.

2.1.3.5. Муниципальный архив осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме (Приложение N 2 к настоящему Регламенту). Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой - в соответствующем источнике комплектования муниципального архива. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

2.1.3.6. В случае ликвидации органов местного самоуправления города Кургана и муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования муниципального архива, образовавшиеся в их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в муниципальный архив.

В случае ликвидации муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архива, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в муниципальный архив.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых органов местного самоуправления города Кургана и муниципальных организаций осуществляется муниципальным архивом в порядке, установленном настоящим Административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий - в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.

2.1.3.7. Не подлежат приему на хранение в муниципальный архив архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования муниципального архива, за исключением случая приема документов по личному составу от ликвидируемых муниципальных организаций в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

2.1.3.8. Не принимаются на хранение в муниципальный архив:

архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;

архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение.

2.1.4. Контроль за исполнением муниципальной функции

2.1.4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, и принятием решений осуществляется руководством муниципального архива.

Контроль осуществляется путем проведения руководством муниципального архива проверок соблюдения и исполнения специалистами муниципального архива положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Курганской области и города Кургана.

2.1.4.2. Муниципальный архив ежегодно представляет уполномоченному органу исполнительной власти Курганской области в сфере архивного дела:

плановые показатели по исполнению муниципальной функции;

анализ выполнения плановых показателей в квартальных и годовых отчетах по исполнению муниципальной функции.

2.1.4.3. Муниципальный архив вправе участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования муниципального архива.

2.1.4.4. Муниципальный архив вправе принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования муниципального архива, организуемых специально органами местного самоуправления города Кургана.

2.1.4.5. Муниципальный архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие со службами документационного обеспечения управления, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

2.2. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции

2.2.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) директором, специалистами муниципального архива в ходе исполнения муниципальной функции, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.

2.2.2. Информацию о нарушении директором, специалистами муниципального архива положений настоящего Административного регламента можно сообщать по телефону (3522) 46-39-30 или направлять письменно в адрес Управляющего делами Администрации города Кургана: пл. им. Ленина, здание Администрации города Кургана, 640000.

Управляющая делами Администрации города

В. Родионова

Приложение N 1

к Административному регламенту по исполнению

муниципальной функции "Организация комплектования

муниципального учреждения "Муниципальный архив

города Кургана" документами Архивного фонда

Российской Федерации и другими архивными документами"

Блок-схема
исполнения муниципальной функции

                                  /----------------------\

                    /-------------|   Комплектование     |---------\

                    |             | муниципального архива|         |

                    |             \----------------------/         |

          /-----------------\  /-------------------------\  /-------------\

          |   Определение   |  |   Определение состава   |  | Прием-пере- |

          |   источников    |  |   архивных документов,  |  | дача архив- |

          |  комплектования |  |    подлежащих приему    |  | ных докумен-|

          \-----------------/  \-------------------------/  |     тов     |

                    |                        |              \-------------/

         /-----------------------------------------------------------------\

    /----|   Органы местного самоуправления и муниципальные организации    |-----\

    |    |                           города Кургана                        |     |

    |    \-----------------------------------------------------------------/     |

    |   /------------------\  /-------------------------\  /-----------------\   |

    |   |    Документы     |  |  Документы по личному   |  |   Документы,    |   |

    \---|   постоянного    |--| составу ликвидируемых   |--| принимаемые на  |---/

        |    хранения,     |  |муниципальных организаций|  |    временное    |

        | образовавшиеся в |  |   и органов местного    |  |   хранение по   |

        |   деятельности   |  |    самоуправления       |  |    договору     |

        |    источников    |  \-------------------------/  \-----------------/

        |  комплектования  |               |                        |

        \------------------/               |                        |

                   \-----------\           |            /-----------/

                 /-------------------------------------------------\

                 |       Отбор архивных документов, подлежащих     |

                 |           передаче на архивное хранение         |

                 \-------------------------------------------------/

                                           |

                 /-------------------------------------------------\

                 |    Подготовка архивных документов к передаче    |

                 |               на архивное хранение              |

                 \-------------------------------------------------/

                                   |       |              |

              /--------------------/       |              \----------\

              |                            |                         |

     /-----------------\      /------------------------\     /---------------\

     |   Проведение    |      |      Формирование,     |     |  Составление  |

     |   экспертизы    |      |   подшивка, нумерация  |     |   описей дел  |

     |    ценности     |      |    листов, оформление  |     \---------------/

     |    архивных     |      |       обложек дел      |             |

     |   документов    |      \------------------------/             |

     \-----------------/                   |                         |

              |                            |                         |

              \----------------------------+-------------------------/

                                           |

             /-------------------------------------------------------\

             | Прием документов, проверка их физического, санитарно- |

             |     гигиенического, технологического состояния,       |

             |       проверка комплектности учетных документов       |

             \-------------------------------------------------------/

                                           |

              /------------------------------------------------------\

              |      Подписание акта приема-передачи документов      |

              |            на хранение в 2-х экземплярах             |

              \------------------------------------------------------/

Приложение N 2

к Административному регламенту по исполнению

муниципальной функции "Организация комплектования

муниципального учреждения "Муниципальный архив

города Кургана" документами Архивного фонда

Российской Федерации и другими архивными документами"

         УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя   Директор муниципального учреждения

     организации-сдатчика           "Муниципальный архив города Кургана"

_______________ Расшифровка подписи   _______________Расшифровка подписи

   "___" ____________ 200 г.                 "___" ____________ 200 г.

                                  АКТ

                     _______________ N________

                   приема-передачи документов на хранение

В связи с_______________________________________________________________

                              (основание передачи)

________________________________________________________________________

                          (название передаваемого фонда)

_________________________________________________________________ сдает,

                       (название организации-сдатчика)

а_________муниципальное учреждение "Муниципальный архив города Кургана"_

__________принимает

________________________________________________________________________

                        (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/ п	Название и номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято _____________ед. хр.

Передачу произвели:                          Прием произвели:

Должность                                    Должность

_________Расшифровка подписи                 ________Расшифровка подписи

"____"______________200 г.                   "____"_______________200 г.

Фонду присвоен номер________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность            Подпись                   Расшифровка подписи

"_____"_______________200 г.