Приложение N 2. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Прием запросов граждан и организаций и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и информационных писем по результатам их рассмотрения"

Приложение N 2
к постановлению Администрации
городского округа Химки
Московской области
от 25 марта 2014 г. N 350

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Прием запросов граждан и организаций и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и информационных писем по результатам их рассмотрения"

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по приему запросов граждан и организаций и выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок и информационных писем по результатам их рассмотрения (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги и определяет порядок и стандарт её предоставления.

2. Лица, имеющие право на получение муниципальной услуги.

Муниципальная услуга "Прием запросов граждан и организаций и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и информационных писем по результатам их рассмотрения" (далее - муниципальная услуга) предоставляется физическим и юридическим лицам(далее- заявители) либо иным лицам, уполномоченным представлять интересы заявителя в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги.

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы Администрации городского округа Химки Московской области, отдела "Городской архив" и автономного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа Химки" содержится в приложении 1 к настоящему Регламенту.

3.2. Информацию о предоставлении муниципальной услуги также можно получить c использованием средств телефонной связи и в сети Интернет на официальном сайте Администрации городского округа Химки Московской области (далее - Администрация городского округа) www.admhimki.ru, на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Московской области http://pgu.mosreg.ru (далее - Портал Московской области), в федеральных государственных информационных системах "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" и "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" http://www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал), а также на информационных стендах, расположенных в отделе "Городской архив" Управления делопроизводства Администрации городского округа Химки (далее - Отдел) по адресу: 141401, г. Химки, ул. Мичурина, д. 15; телефон для справок 8 (495) 573-91-83; адрес электронной почты: arhiv.himki@yandex.ru, в автономном учреждении городского округа Химки Московской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа Химки" (далее - МФЦ) по адресу: 141400, Московская область, г. Химки, Юбилейный пр-т, дом 67а; телефон для справок 8 (498) 683-63-63, адрес электронной почты: mfc_himki@mail.ru.

3.3. Консультирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в устной форме должностными лицами (далее- специалисты):

- Администрации городского округа;

- Отдела;

- МФЦ.

Основными требованиями консультирования заявителей являются:

- своевременность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования;

- наглядность форм подачи материала;

- удобство и доступность.

3.4. Требования к форме и характеру взаимодействия специалистов Администрации городского округа, Отдела и МФЦ с заявителями:

- при ответе на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалист представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование отдела, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора следует произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;

- при личном обращении заявителей специалист должен представиться, указать фамилию, имя и отчество, сообщить занимаемую должность, самостоятельно дать ответ на заданный заявителем вопрос;

- в конце консультирования (по телефону или лично) специалист, осуществляющий консультирование, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые следует принять заявителю (кто именно, когда и что должен сделать);

- если суть поставленного в телефонном звонке вопроса не относится к компетенции специалиста, принявшего телефонный звонок, звонок должен быть переадресован на специалиста с необходимой компетенцией, или заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию или предложено изложить суть обращения в письменной форме;

- ответ на письменные обращения и обращения по электронной почте дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица, исполнившего ответ на обращение.

Специалисты, осуществляющие прием и консультирование (лично или по телефону), обязаны относиться к обратившимся заявителям корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

3.5. На информационных стендах в помещениях Администрации городского округа, Отдела и МФЦ, предназначенных для приема документов, размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- извлечения из текста Регламента с приложениями;

- блок-схема (приложение 2 к Регламенту) и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;

- перечень документов необходимых для получения муниципальной услуги, а также требования, предъявляемые к этим документам;

- график приема заявителей;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

- месторасположение, график работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты Администрации городского округа, Отдела и многофункционального центра, в которых заявитель может получить документы, необходимые для получения муниципальной услуги.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

4. Наименование муниципальной услуги - "Прием запросов граждан и организаций и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и информационных писем по результатам их рассмотрения".

5. Полномочия по предоставлению муниципальной услуги осуществляются отделом "Городской архив" управления делопроизводства Администрации городского округа Химки, в части регистрации заявлений и выдачи готовых архивных копий, архивных справок, архивных выписок и информационных писем - отделом документооборота Управления делопроизводства Администрации городского округа Химки (далее - отдел документооборота).

Администрация городского округа Химки организует предоставление муниципальной услуги по принципу "одного окна", в том числе на базе многофункциональных центров.

6. Результат предоставления муниципальной услуги

6.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является получение заявителем:

- архивных копий документов;

- архивных справок (подтверждение зарплаты, трудового стажа, награждения медалями);

- информационных писем;

- тематических подборок архивных документов;

- уведомления о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности;

- уведомления о возможном местонахождении запрашиваемых документов;

- уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги,

6.2. Документ и (или) информация, подтверждающие предоставление муниципальной услуги, (отказ в предоставлении муниципальной услуги), могут быть:

- выданы лично заявителю в форме документа на бумажном носителе;

- направлены заявителю в форме документа на бумажном носителе почтовым отправлением;

- направлены заявителю в форме электронного документа, подписанного с использованием электронной цифровой подписи (электронной подписи), по электронной почте (если это предусмотрено в административном регламенте).

Форму и способ получения документа и (или) информации, подтверждающих предоставление муниципальной услуги, (отказ в предоставлении муниципальной услуги), заявитель указывает в запросе, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

7. Регистрация запроса (заявления) заявителя.

Срок регистрации запроса (заявления) заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем поступления запроса (заявления) в отдел документооборота Администрации городского округа.

Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, переданного на бумажном носителе из многофункционального центра в отдел документооборота Администрации городского округа, осуществляется в срок не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем поступления в отдел документооборота Администрации городского округа.

Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, направленного в форме электронного документа посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Московской области, осуществляется в срок не позднее 1 рабочего дня, следующего за его днем поступления в Администрацию городского округа или МФЦ.

8. Срок предоставления муниципальной услуги.

8.1. Общий срок предоставления муниципальной услуги включает срок межведомственного взаимодействия органов власти и организаций в процессе предоставления муниципальной услуги и не может превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса (заявления), если иной срок не установлен законодательством.

8.2. Срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня, следующего за днем регистрации запроса (заявления).

8.3. По запросам, не требующим дополнительного изучения и проверки, - срок предоставления муниципальной услуги не может превышать 11 рабочих дней с даты регистрации заявления в Администрации городского округа.

8.4. Срок исполнения запроса, в котором содержатся сведения, обеспечивающие возможность его исполнения с использованием научно-справочного аппарата к архивным документам Отдела, - не более 11 рабочих дней со дня его регистрации.

8.5. Тематические запросы государственных органов, органов местного самоуправления или судебных органов, связанные с исполнением ими своих функций, Администрация городского округа рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки.

8.6. Срок предоставления муниципальной услуги, запрос на получение которой передан заявителем через многофункциональный центр, исчисляется со дня поступления запроса на получение муниципальной услуги в Администрацию городского округа.

8.7. Сроки передачи запроса о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемых документов из многофункционального центра в Администрацию городского округа, а также передачи результата муниципальной услуги из Администрации городского округа в многофункциональный центр устанавливаются соглашением о взаимодействии между Администрацией городского округа и многофункциональным центром.

В общий срок предоставления муниципальной услуги не включается срок, на который приостанавливается предоставление муниципальной услуги.

9. Срок приостановления предоставления муниципальной услуги.

9.1. Предоставление муниципальной услуги приостанавливается на основании волеизъявления заявителя, выраженного в письменной форме, в том числе в форме электронного документа, об отзыве заявления о предоставлении муниципальной услуги (приложение 3 к Регламенту). В этом случае предоставление муниципальной услуги приостанавливается на срок, указанный в заявлении.

9.2. Срок предоставления муниципальной услуги на запрос, поданный заявителем через многофункциональный центр, исчисляется без учета сроков приостановления предоставления муниципальной услуги и передачи результата предоставления муниципальной услуги из Администрации городского округа в многофункциональный центр.

10. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

10.1. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, составляет один рабочий день со дня регистрации ответа в отделе документооборота Администрации городского округа или МФЦ:

- заявителю направляются по почте или по электронной почте документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги или письменный ответ с указанием причин отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- заявитель уведомляется о возможности получения ответа на запрос на руки (в случае, если в запросе содержалось требование выдать ответ на руки).

Документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, или письменный ответ с указанием причин отказа в предоставлении муниципальной услуги выдаются заявителю при личном обращении в любой день после регистрации ответа в соответствии с графиком работы отдела документооборота Администрации городского округа или МФЦ в зависимости от того, где подавался заявителем запрос.

10.2. Заявителю, направившему обращение по сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, сообщается в десятидневный срок со дня регистрации о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

10.3. В случае если в обращении обжалуется судебное решение, обращение в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, его направившему, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

11. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним";

Федеральным законом от 06.10.1999 N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации";

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации;

Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Основами законодательства Российской Федерации о культуре, утвержденными Верховным Советом Российской Федерации от 09.10.1992 N 612-1;

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо слов "от 09.10.1992 N 612-1" следует читать "от 09.10.1992 N 3612-I"

распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.04.2011 N 729-р "Об утверждении перечня услуг, оказываемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ), подлежащих включению в реестры государственных или муниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме";

Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";

приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

приказом Росархива от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

приказом Росархива от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";

"Основными правилами работы архивов организаций", одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

ГОСТомР 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденные постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 N 28;

ГОСТомР 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст;

Уставом городского округа Химки Московской области, принятым решением Совета депутатов от 17.07.2013 N 07/6.

12. Исчерпывающий перечень документов необходимых для предоставления муниципальной услуги.

12.1. При обращении за получением муниципальной услуги заявитель представляет запрос (заявление) и документы, необходимые для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки по тематикам:

Награждение медалями "Ветеран труда", "100 лет со дня рождения Ленина", "850 лет г. Москвы":

- заявление (приложение 4 к Регламенту, форма заявления N 1) (представляется самостоятельно);

- паспорт (представляется заявителем самостоятельно);

- копия трудовой книжки с отметкой о награждении (представляется заявителем самостоятельно).

При отсутствии сведений о награждении в трудовой книжке заявитель самостоятельно представляет поисковые данные документа, а именно:

- ФИО награжденного;

- год награждения;

- название организации, подразделения, которые производили награждение.

Подтверждение трудового стажа:

- заявление (приложение 4 к Регламенту, форма заявления N 2) (представляется заявителем самостоятельно);

- паспорт (представляется заявителем самостоятельно);

- копия трудовой книжки (представляется заявителем самостоятельно);

При отсутствии трудовой книжки заявитель самостоятельно представляет поисковые данные документа, а именно:

- сведения о месте работы (название организации/организаций);

- период работы (месяц и год приема/перевода/увольнения);

- занимаемая должность/должности;

- год изменения фамилии;

- год рождения.

Подтверждение заработной платы:

- заявление (приложение 4 к Регламенту, форма заявления N 3) (представляется заявителем самостоятельно);

- паспорт (представляется заявителем самостоятельно);

- копия трудовой книжки (представляется заявителем самостоятельно).

При отсутствии трудовой книжки заявитель самостоятельно представляет поисковые данные документа, а именно:

- сведения о месте работы (название организации/организаций);

- период работы (месяц и год приема/перевода/увольнения);

- занимаемая должность/должности;

- год изменения фамилии;

- год рождения;

- годы, за которые необходимо подтвердить заработную плату.

Подтверждение завещания:

- заявление (приложение 4 к Регламенту, форма заявления N 3) (представляется заявителем самостоятельно);

- паспорт (представляется заявителем самостоятельно);

- копия завещания (представляется заявителем самостоятельно);

- копия свидетельства о смерти завещателя (представляется заявителем самостоятельно).

При утере завещания заявитель самостоятельно представляет поисковые данные документа, а именно:

- название нотариальной конторы или органа исполнительной власти, удостоверивших завещание;

- реестровый номер завещания;

- дату удостоверения завещания;

- ФИО завещателя.

архивные копии документов органов местного самоуправления:

- заявление (приложение 4 к Регламенту, форма заявления N 8) (представляется заявителем самостоятельно);

- паспорт (представляется заявителем самостоятельно);

- правоустанавливающие документы на недвижимое имущество при переходе права собственности от одного собственника к другому, либо нотариальная доверенность при истребовании документов на третьих лиц (представляется заявителем самостоятельно).

Для документов, заверенных в нотариальном порядке, заявителем самостоятельно представляются поисковые сведения документа (конкретное название, реестровый номер, дата удостоверения, название нотариальной конторы или органа исполнительной власти, удостоверивших нотариальное действие).

архивные копии из похозяйственной, шнуровой книги:

- заявление (приложение 4 к Регламенту, формы заявлений N 10, 11) (представляется заявителем самостоятельно);

- паспорт (представляется заявителем самостоятельно);

- правоустанавливающие документы на недвижимое имущество при переходе права собственности от одного собственника к другому (представляются заявителем самостоятельно);

- нотариальная доверенность при истребовании документов на третьих лиц (представляется заявителем самостоятельно).

архивная копия корешка ордера:

- заявление (приложение 4 к Регламенту, форма заявления N 12) (представляется заявителем самостоятельно);

- паспорт (представляется заявителем самостоятельно);

- документ паспортного стола об отсутствии ордера в д/управлении (представляется заявителем самостоятельно);

- нотариальная доверенность при истребовании документов на третьих лиц (представляется заявителем самостоятельно).

архивные копии свидетельств о рождении, браке, смерти:

- заявление (приложение 4 к Регламенту, формы заявлений 4, 5, 6) (представляется заявителем самостоятельно);

- паспорт (представляется заявителем самостоятельно);

- документы, подтверждающие родство (представляются заявителем самостоятельно);

- нотариальная доверенность при истребовании документов на третьих лиц (представляется заявителем самостоятельно).

12.2. Вместе с заявлением для получения сведений об объектах недвижимости должны быть представлены копии следующих документов: свидетельство о государственной регистрации, договор купли-продажи, дарения, свидетельство о смерти собственника, завещание, определение суда или другие документы, подтверждающие право собственности на имущество.

12.3. Письменное заявление (запрос) заявителя на получение сохранившегося в Отделе подлинника собственной трудовой книжки.

12.4. По желанию заявителя могут быть представлены иные сведения, позволяющие осуществлять поиск документов, необходимых для исполнения запроса (заявления).

12.5. В случае обращения за оказанием муниципальной услуги представителем заявителя, дополнительно предоставляется документ, подтверждающий его полномочия, а так же паспорт или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

12.6. При предоставлении муниципальной услуги Отдел и МФЦ не вправе требовать от заявителя документы, не предусмотренные п. 12 Регламента, а также представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.

12.7. Заявитель может подать запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги в МФЦ только в случае, если между Отделом или Администрацией городского округа и многофункциональным центром заключено соглашение о взаимодействии в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

12.8. В бумажном виде форма заявления может быть получена заявителем непосредственно в отделе документооборота Администрации городского округа или в МФЦ.

12.9. Форма заявления доступна для копирования и заполнения в электронном виде на Едином портале государственных и муниципальных услуг и Портале государственных и муниципальных услуг Московской области, на официальном сайте Администрации городского округа в сети Интернет www.admhimki.ru, а также по обращению заявителя может быть выслана на адрес его электронной почты.

13. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

13.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:

представленные заявителем документы не соответствуют установленным требованиям;

заявителем представлен неполный комплект документов, необходимых для получения муниципальной услуги, предусмотренной административным регламентом;

в представленных заявителем документах содержатся противоречивые сведения;

отсутствие в архивном фонде Администрации городского округа запрашиваемых заявителем сведений.

13.2. Решение об отказе в приеме запроса (заявления) и документов, представленных в электронной форме, подписывается куратором Отдела или иным уполномоченным должностным лицом Администрации городского округа с использованием электронной цифровой подписи (электронной подписи) и направляется заявителю по электронной почте и (или) через Единый портал или Портал Московской области, через многофункциональный центр не позднее следующего рабочего дня с даты регистрации запроса (заявления).

13.3. По требованию заявителя, решение об отказе в приеме запроса (заявления) и документов предоставляется в электронной форме или может выдаваться лично или направляться по почте в письменной форме либо выдается через МФЦ.

14. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги.

14.1. Основанием для приостановления муниципальной услуги является:

недостаточное содержание сведений для проведения поиска информации в документах, представленных заявителем;

неполный состав представленных документов;

невозможность рассмотрения обращений без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения);

отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц;

представление заявителем документов, срок действительности которых на момент поступления в Администрацию городского округа в соответствии с действующим законодательством истек;

текст в запросе на предоставление муниципальной услуги не поддается прочтению либо отсутствует.

14.2. Решение о приостановлении предоставления муниципальной услуги подписывается куратором Отдела и выдается заявителю с указанием причин и срока приостановления.

14.3. Решение о приостановлении предоставления муниципальной услуги по запросу (заявлению), поданному в электронной форме, подписывается куратором Отдела или иным уполномоченным должностным лицом Администрации городского округа с использованием электронной цифровой подписи (электронной подписи) и направляется заявителю по электронной почте и (или) через Единый портал, либо Портал Московской области (если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации), либо через многофункциональный центр.

14.4. Решение о приостановлении предоставления муниципальной услуги выдается (направляется) заявителю не позднее следующего рабочего дня с даты принятия решения о приостановлении предоставления муниципальной услуги.

14.5. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

в обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, либо реквизиты заявителя или указанный адрес не поддаются прочтению;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

в обращении обжалуется судебное решение;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; текст обращения не поддается прочтению.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги является исчерпывающим.

14.6. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги подписывается куратором Отдела с указанием причин отказа выдается заявителю лично либо направляется по почте или выдается через МФЦ не позднее следующего рабочего дня с даты принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

14.7. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по запросу (заявлению), поданному в электронной форме, подписывается куратором Отдела или иным уполномоченным должностным лицом Администрации городского округа с использованием электронной цифровой подписи (электронной подписи) и направляется заявителю по электронной почте и (или) через Единый портал либо Портал Московской области не позднее следующего рабочего дня с даты принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги (если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации), либо через МФЦ.

15. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

16. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

17. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

18. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

18.1. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, размещаются на нижних этажах зданий и должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

18.2. Входы в помещения оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.

Вход и выход из помещений оборудуются указателями.

Рядом с входом в здание должна быть размещена информационная табличка (вывеска), содержащая следующую информацию:

наименование органа;

место нахождения и юридический адрес;

режим работы;

номера телефонов для справок;

адрес официального сайта.

18.3. Места для информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.

18.4. Места ожидания на подачу или получение документов оборудуются стульями, скамьями.

В помещении приема и выдачи документов выделяется место для оформления документов, предусматривающее столы (стойки) с бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

18.5. Места для заполнения заявления оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заявлений, писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями (шариковыми ручками).

18.6. Кабинеты для приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

номера кабинета;

фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

18.7. Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.

Характеристики помещений приема и выдачи документов в части объемно-планировочных и конструктивных решений, освещения, пожарной безопасности, инженерного оборудования должны соответствовать требованиям нормативных документов, действующих на территории Российской Федерации

18.8. В помещении Отдела, который предоставляет муниципальную услугу, соблюдаются режимы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

19. Иные требования, в том числе учитывающие особенности организации предоставления муниципальной услуги по принципу "одного окна" на базе многофункциональных центров и в электронной форме.

Заявителю предоставляется возможность получения муниципальной услуги по принципу "одного окна", в соответствии с которым предоставление муниципальной услуги осуществляется после однократного обращения заявителя с соответствующим запросом, а взаимодействие с Администрацией городского округа осуществляется МФЦ без участия заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и соглашением о взаимодействии между Администрацией городского округа и многофункциональным центром, заключенным в установленном порядке.

Организация предоставления муниципальной услуги на базе МФЦ осуществляется в соответствии с соглашением о взаимодействии между Администрацией городского округа и МФЦ, заключенным в установленном порядке.

Муниципальная услуга предоставляется в многофункциональных центрах с учетом принципа экстерриториальности, в соответствии с которым заявитель вправе выбрать для обращения за получением муниципальной услуги любой многофункциональный центр, расположенный на территории городского округа Химки.

При предоставлении муниципальной услуги универсальными специалистами МФЦ исполняются следующие административные процедуры:

1) прием заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

2) формирование и направление межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении муниципальной услуги;

3) выдача документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги.

Административные процедуры по приему заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, а также выдаче документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, осуществляются универсальными специалистами МФЦ по принципу экстерриториальности.

20. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

20.1. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:

предоставление возможности получения муниципальной услуги в электронной форме или в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг;

предоставление возможности получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;

обеспечение беспрепятственного доступа лицам с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;

размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном сайте Администрации городского округа Химки Московской области, информационных стендах, с использованием Портала государственных и муниципальных услуг Московской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг и по принципу "одного окна" на базе многофункциональных центров;

возможность знакомиться с документами и материалами, касающимися предоставления муниципальной услуги, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

открытый доступ для заявителей к информации о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц органов и организаций, предоставляющих муниципальную услугу.

20.2. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

соблюдение установленного времени ожидания в очереди при подаче запроса (заявления) и при получении результата предоставления муниципальной услуги;

соотношение количества рассмотренных в срок заявлений на предоставление муниципальной услуги к общему количеству заявлений, поступивших в связи с предоставлением муниципальной услуги;

своевременное направление уведомлений заявителям о предоставлении или прекращении предоставления муниципальной услуги;

соотношение количества обоснованных жалоб граждан и организаций по вопросам качества и доступности предоставления муниципальной услуги к общему количеству жалоб;

степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии, сведениям, изложенным в запросе;

отсутствие жалоб на принятое решение или на действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.

20.3. Заявителю предоставляется возможность личного обращения за получением муниципальной услуги по принципу "одного окна" в многофункциональных центрах, а также обращения в электронной форме посредством официального сайта Администрации городского округа в сети Интернет, сайта МФЦ в сети Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Московской области.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме и многофункциональных центрах

21. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

21.1. Прием (получение) запроса (заявления) и документов (информации), необходимых для предоставления муниципальной услуги.

21.2. Обработка документов (информации) необходимых для предоставления муниципальной услуги:

запроса организации или физического лица на имя руководителя муниципального архива;

письма заявителей на имя руководителя Администрации городского округа о получении в архиве подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера и подлинников собственных трудовых книжек.

21.3. Формирование результата предоставления муниципальной услуги:

регистрация запроса;

оформление акта об изъятии из архивного дела подлинника документа.

21.4. Выдача (направление) заявителю документов и (или) информации, подтверждающих предоставление муниципальной услуги (отказ в предоставлении муниципальной услуги):

уведомление заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (приложение 5 к Регламенту);

уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений (приложение 6 к Регламенту);

подготовка и направление заявителю архивной справки, выписки, копии;

возвращение заявителю подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), подлинника собственной трудовой книжки.

22. Последовательность процедур хранения, комплектования, учета и использования архивных документов установлена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила), и отражена в блок-схеме предоставления муниципальной услуги (приложение 2 к Регламенту).

23. Организация работы по использованию архивных документов.

23.1. Исполнение запросов пользователей.

Основанием начала выполнения административной процедуры является регистрация запроса (заявления).

Запрос заявителя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Сотрудниками Отдела на основании проведенной поисковой работы осуществляется подготовка ответов заявителям. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий архив, орган или организацию;

письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, сотрудником Отдела составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ.

На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых документов исполнитель готовит архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

Аутентичность выданных по запросам архивных справок, архивных выписок удостоверяется подписью начальника Отдела и подписью куратора Отдела или иного уполномоченного лица и печатью Администрации городского округа.

В архивной справке, архивной выписке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Администрации городского округа Химки.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью Администрации городского округа Химки и подписью куратора и начальника Отдела.

Срок выполнения административной процедуры - не более 30 календарных дней.

С разрешения куратора Отдела этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 календарных дней, с одновременным информированием об этом заявителя и с указанием причин продления.

Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату муниципального архива - не более 15 календарных дней с момента его регистрации.

Для выдачи сведений об объектах недвижимости, срок исполнения запроса до 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

После оформления в установленном порядке, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, информационные письма регистрируются в электронной базе отдела документооборота и в случае личного обращения выдаются заявителям на руки под роспись при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности или высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

23.2. Возвращение подлинников архивных документов.

Основанием начала административной процедуры является поступление письма гражданина на имя руководителя Администрации городского округа о получении подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), подлинника собственной трудовой книжки.

Руководитель Администрации городского округа или куратор Отдела рассматривает письменное заявление на получение сохранившегося в архиве подлинников архивных документов, и принимает решение о возвращении архивного документа собственнику или отказе в выдаче документа.

В случае принятия положительного решения с изымаемых архивных документов сотрудником Отдела делается копия, которая приобщается к делу.

Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях, в описях дел, документов.

Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов фиксируется распиской лица, получившего их на руки и включается в дело фонда.

Срок исполнения данной административной процедуры установлен Правилами.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента предоставления муниципальной услуги

24. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами Отдела положений административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений осуществляется куратором Отдела.

Текущий контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны Главного архивного управления Московской области осуществляется путем проведения проверок за соблюдением требований законодательства Российской Федерации и Московской области в сфере архивного дела.

25. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Порядок и периодичность осуществления плановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги устанавливаются планом Администрации городского округа Химки Московской области и планом проведения плановых проверок органов государственной власти Московской области и органов местного самоуправления Московской области Главного архивного управления Московской области.

Внеплановые проверки проводятся при рассмотрении поступивших в Администрацию городского округа Химки Московской области, в Главное архивное управление Московской области обращений, содержащих жалобу на действие (бездействие) должностных лиц Отдела.

26. По результатам контроля привлечение к ответственности виновных должностных лиц осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность виновных должностных лиц Администрации городского округа закрепляется в должностных обязанностях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и законодательства Московской области.

Контроль за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством публикации сведений о деятельности Администрации городского округа, получения гражданами, их объединениями и организациями актуальной, полной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги и обеспечения возможности досудебного (внесудебного) рассмотрения жалоб.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц муниципального архива

27. Заявитель имеет право обратиться в Отдел и/или в Администрацию городского округа, в структуру которой входит Отдел, с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса (заявления) заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами;

- требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами;

- отказ Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, начальника или специалиста Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

28. Право на подачу жалоб имеют физические или юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления), обратившиеся в Отдел с запросом (заявлением) о предоставлении муниципальной услуги.

Жалоба подается в Администрацию городского округа и/или в Отдел в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме.

Жалоба может быть направлена по почте, через МФЦ, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Администрации городского округа, Единый портал либо Портал Московской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

29. Жалоба должна содержать:

- наименование Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, фамилию, имя и отчество руководителя либо специалиста Отдела (если они известны), решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, его руководителя либо специалиста;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, его руководителя либо специалиста.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

30. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

31. Жалоба, поступившая в Отдел и/или в Администрацию городского округа, в структуру которой входит Отдел, подлежит рассмотрению руководителем Отдела, специалистом Администрации городского округа, уполномоченным на рассмотрение жалоб, который обеспечивает:

прием и рассмотрение жалоб в соответствии с требованием Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Отдела.

32. Жалоба, поступившая в Отдел и/или Администрацию городского округа, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.

Жалоба подлежит рассмотрению:

в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации в Отделе и/или Администрации городского округа, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены руководителем Администрации городского округа, уполномоченного на ее рассмотрение.

в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации в Отделе и/или Администрации городского округа в случае обжалования отказа Отдела, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений.

33. Жалоба может быть подана заявителем на личном приеме.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

34. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:

- официального сайта Правительства Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

- официального сайта Администрации городского округа в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

- официального сайта МФЦ;

- Единого портала;

- Портала Московской области.

35. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 30 Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

36. В случае если заявителем подана в Отдел и/или Администрацию городского округа жалоба, решение по которой не входит в компетенцию названного органа, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации жалоба перенаправляется в уполномоченный на ее рассмотрение орган, о чем в письменной форме информируется заявитель.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

37. Жалоба может быть подана заявителем через многофункциональный центр. При поступлении жалобы многофункциональный центр обеспечивает ее передачу в уполномоченный на ее рассмотрение орган в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между многофункциональным центом и Отделом, предоставляющим муниципальную услугу и/или Администрации городского округа Химки Московской области (далее соглашение о взаимодействии), но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

38. По результатам рассмотрения жалобы Отдел и/или Администрация городского округа принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, муниципальными правовыми актами;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

39. При удовлетворении жалобы Отдел и/или Администрация городского округа принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

40. Отдел и/или Администрация городского округа Химки Московской области отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями административного регламента в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

41. В случае установления в ходе или в результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

42. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

основания для принятия решения по жалобе;

принятое по жалобе решение;

в случае если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Отдела и/или Администрации городского округа.