Приложение. Административный регламент предоставления администрацией муниципального образования Гусь-Хрустальный район муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"

Приложение

к постановлению

главы муниципального образования Гусь-Хрустальный район

Владимирской области

от 30 декабря 2010 г. N 1986

Административный регламент
предоставления администрацией муниципального образования Гусь-Хрустальный район муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" (далее Регламент) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" (далее муниципальная услуга), создания комфортных условий для получателей результатов исполнения данной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при оказании услуги.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального образования Гусь-Хрустальный район. Исполнителем муниципальной услуги является архивный отдел администрации муниципального образования Гусь-Хрустальный район (далее - архивный отдел).

1.3. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области"

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу";

- Положением об архивном отделе администрации муниципального образования Гусь-Хрустальный район, утвержденным постановлением главы района от 09.12.2009 N 1434.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге.

2.1.1. Место нахождение архивного отдела и почтовый адрес:

ул. Базарная, 34-б, г. Курлово, Гусь-Хрустальный район, Владимирской области, 601570.

Контактный телефон (факс): (49241) 5-53-40.

Адрес электронной почты в сети "Интернет": Arhifgusr@mail.ru

2.1.2. Часы работы архивного отдела:

понедельник - четверг с 8-00 до 17-15

пятница с 8-00 до 16-00

перерыв на обед с 12-00 до 13-00

выходные дни - суббота, воскресенье.

2.1.3. Информация об оказании муниципальных услуг предоставляется:

- непосредственно специалистом архивного отдела;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет"), публикации в средствах массовой информации.

2.1.4. Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги могут предоставляться:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном контакте;

- по телефону.

2.1.5. Получатели муниципальной услуги обеспечиваются:

- местами для оформления документов и местами ожидания (стол, стулья, ручки);

- образцами заполнения анкеты-заявления, сведениями о часах приема, нормативными правовыми актами, регулирующими правоотношения при предоставлении муниципальной услуги.

2.2. Получатели муниципальной услуги.

2.2.1. Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

2.3. Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Информирование граждан об исполнении муниципальной услуги осуществляется специалистом архивного отдела в ходе личного приема граждан, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования.

2.3.2. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалист архивного отдела подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной услуги, а также предоставляет иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности лица, принявшего телефонный звонок.

2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется на основании письменных запросов получателей муниципальной услуги.

2.4.2. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по справочно-поисковым системам (НСА) архивного отдела - не более 15 дней с момента регистрации запроса.

2.4.3. В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения главы Гусь-Хрустального района, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением получателя муниципальной услуги.

2.5. Требования к письменному запросу получателей муниципальной услуги.

2.5.1. Письменный запрос получателя муниципальной услуги (далее также - запрос) в обязательном порядке должен содержать:

- наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества);

- почтового и/или электронного адреса получателя муниципальной услуги;

- указания темы (вопроса);

- хронологии запрашиваемой информации;

- личную подпись получателя муниципальной услуги и дату.

3. Административные процедуры

3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием письменных запросов получателей муниципальной услуги;

- регистрация и учет обращений по установленной форме;

- рассмотрение запросов;

- продление или сокращение сроков исполнения запросов;

- подготовка ответов по существу поставленных вопросов.

3.1.2. Прием письменных запросов получателей муниципальной услуги.

3.1.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление письменного запроса юридического или физического лица.

3.1.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно гражданином либо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.

3.1.2.3. Запросы рассматриваются специалистом архивного отдела, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в специальном журнале или в электронном виде.

3.1.2.4. В правом нижнем углу первой страницы запроса проставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.

3.1.2.5. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса архивный отдел проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.

3.1.2.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом получателя муниципальной услуги, или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.

3.1.2.7. При поступлении в архивный отдел Интернет-обращения (запроса) получателя муниципальной услуги с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.3. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с указанными органами сроки.

3.1.4. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел письменно извещает получателя муниципальной услуги о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого отделом по запросу получателя муниципальной услуги, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

3.1.5. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов, оформление, представление на подписание заведующему архивным отделом, заверение печатью архивного отдела, подготовка к пересылке адресату.

3.1.6. Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации.

3.1.7. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.1.8. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почте простым письмом.

3.1.9. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом непосредственно в адреса заявителей.

3.1.10. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, направляемая в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.1.11. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств-участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, дом 12, город Москва, 119200).

3.1.12. Проставление апостиля осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.

3.1.13. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в архивном отделе 5 лет.

3.2. Перечень оснований для отказа в принятии документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- если в запросе не содержится информация о заявителе, указанная в пункте 2.5.1. настоящего Административного регламента;

- отсутствие права у заявителя на получении требуемой информации;

3.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

3.3.1. Гражданин вправе получать на свой запрос письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:

- если текст запроса не поддается прочтению (о чем сообщается гражданину, направившему запрос, в течение семи дней со дня регистрации обращения, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В этом случае гражданину, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недоступностью разглашения указанных сведений;

- если в запросе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства. В этом случае специалист или руководитель архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращение и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления и одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

- если полученное письменное обращение гражданина содержит нецензурные либо оскорбительные выражение, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этом случае специалисты архивного отдела вправе оставить обращение заявителя без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки архивной справки;

- в запросе не содержатся сведения, необходимые для проведения поисковой работы;

- невозможность подготовки архивной справки по причине отсутствия поисковых данных.

Предоставление муниципальной услуги приостанавливается:

- до предоставления заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен;

- в случае возникновения в архивном отделе чрезвычайной ситуации, препятствующей работе по предоставлению услуги.

Отказ в выдаче архивной справки заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации дальнейших действий заявителя, необходимых для нахождения и получения запрашиваемого документа.

3.4. Обязанности специалистов архивного отдела при работе с получателями муниципальной услуги.

3.4.1. При работе с получателями муниципальной услуги, обратившимися за получением муниципальной услуги или консультации о получении муниципальной услуги, специалист архивного отдела обязан:

- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют основной смысл и содержание деятельности органов местного самоуправления и муниципальных служащих;

- проявлять корректность и внимательность при общении с получателями муниципальной услуги и их представителями;

- воздержаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в объективном исполнении муниципальными служащими должностных (служебных) обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету органов местного самоуправления.

3.5. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- ответы об отсутствии документов;

- мотивированный отказ в исполнении муниципальной услуги.

3.6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги:

3.6.1. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

4. Контроль за исполнением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за исполнением административных процедур и соблюдением последовательности действий, предусмотренных настоящим Административным регламентом, специалистами архивного отдела осуществляет руководитель архивного отдела.

4.2. Текущий контроль включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) специалистов архивного отдела. По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

4.3. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.4. Специалисты архивного отдела, предоставляющие муниципальную услугу, несут ответственность за полноту, грамотность и соблюдение требований к исполнению административных процедур.

Персональная ответственность специалистов архивного отдела закрепляется в должностных инструкциях.

4.5. Текущий контроль исполнения муниципальной услуги, предусмотренной настоящим Административным регламентом, осуществляет глава Гусь-Хрустального района.

4.6. Контроль предоставления муниципальной услуги осуществляет архивный департамент администрации Владимирской области.

5. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Действия (бездействия) и решения специалистов архивного отдела, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы получателем муниципальной услуги в досудебном порядке и/или в суде.

5.2. Заявители вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), принятое (осуществляемое) в ходе предоставления муниципальной услуги (далее - обращение), к руководителю архивного отдела, главе Гусь-Хрустального района.

5.3. При личном обращении заявителя к руководителю архивного отдела, главе Гусь-Хрустального района ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов (срок рассмотрения письменного обращения 30 дней).

5.4. Заявители вправе обратиться с жалобой на принятое решение, действие (бездействие) администрации Гусь-Хрустального района в суд общей юрисдикции или арбитражный суд в установленном законом порядке.