Постановление главы муниципального образования город Гусь-Хрустальный Владимирской области от 29 марта 2011 г. N 194 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" муниципальным бюджетным учреждением "Городской архив" города Гусь-Хрустальный"

Во исполнении постановления губернатора Владимирской области от 4.06.2010 N 663 "О реализации распоряжения Правительства РФ от 17.12.2009 N 1993-р" постановляю:

1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" муниципальным бюджетным учреждением "Городской архив" города Гусь-хрустальный согласно приложения.

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Гусевские вести".

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на директора муниципального бюджетного учреждения "Городской архив".

Административный регламент
предоставления муниципальным бюджетным учреждением "Городской архив" муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"
(утв. постановлением главы муниципального образования город Гусь-Хрустальный Владимирской области от 29 марта 2011 г. N 194)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества и доступности результатов предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" (далее - муниципальная услуга), создания комфортных условий для получателей результатов исполнения данной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при оказании услуги.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется муниципальным бюджетным учреждением "Городской архив" (далее - Учреждение).

1.3. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 г. N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области"

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной

- Регламентом Администрации муниципального образования город Гусь-Хрустальный;

- Уставом муниципального бюджетного учреждения "Городской архив".

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Место нахождение Учреждения и почтовый адрес: ул. Каховского 12, г. Гусь-Хрустальный, Владимирской области, 601503.

Контактные телефоны: 8(09241) 2-37-97.

Адрес электронной почты в сети "Интернет": arhiv@avo.ru

2.1.2. Часы работы Учреждения:

с 8-00 до 17-15 с перерывом на обед с 12-00 до 13-00

Выходные дни - суббота, воскресенье.

2.1.3. Информация об оказании муниципальных услуг предоставляется:

- непосредственно специалистом Учреждения;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет"), публикации в средствах массовой информации.

2.1.4. Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги могут предоставляться:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном контакте;

- по телефону.

2.1.5. Получатели муниципальной услуги обеспечиваются:

- местами для оформления документов и местами ожидания (стол, стулья, ручки);

- образцами заполнения анкеты-заявления, сведениями о часах приема, нормативными правовыми актами, регулирующими правоотношения при предоставлении услуги.

2.2. Получатели муниципальной услуги

2.2.1. Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

2.3. Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Информирование граждан об исполнении муниципальной услуги осуществляется специалистом Учреждения в ходе личного приема граждан, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования.

2.3.2. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалист Учреждения подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной услуги, а также предоставляет иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности лица, принявшего телефонный звонок.

2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется на основании письменных запросов получателей муниципальной услуги.

2.4.2. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по справочно-поисковым системам (НСА) Учреждения - не более 15 дней с момента регистрации запроса.

2.4.3. В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения Директора Учреждения, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением получателя.

2.5. Требования к письменному запросу получателей муниципальной услуги

2.5.1. Письменный запрос получателя муниципальной услуги (далее также - запрос) в обязательном порядке должен содержать:

- наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества);

- почтового и/или электронного адреса получателя муниципальной услуги;

- указания темы (вопроса);

- хронологии запрашиваемой информации;

- личную подпись получателя муниципальной услуги и дату.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием письменных запросов получателей муниципальной услуги;

- регистрация и учет обращений по установленной форме;

- рассмотрение запросов;

- продление или сокращение сроков исполнения запросов;

- подготовка ответов по существу поставленных вопросов.

3.1.2. Прием письменных запросов получателей муниципальной услуги.

3.1.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление письменного запроса юридического или физического лица.

3.1.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно гражданином либо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.

3.1.2.3. Поступившие в Учреждения обращения (запросы) о предоставлении информации регистрируются в течении одного дня с момента поступления лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

3.1.2.4. В правом нижнем углу первой страницы запроса проставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.

3.1.2.5. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса Учреждение проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.

3.1.2.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Учреждении архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом получателя муниципальной услуги, или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.

3.1.2.7. При поступлении в Учреждение Интернет-обращения (запроса) получателя муниципальной услуги с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.3. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, Учреждение рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с указанными органами сроки.

3.1.4. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Учреждение письменно извещает получателя муниципальной услуги о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого Учреждением по запросу получателя муниципальной услуги, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

3.1.5. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов, оформление, представление на подписание начальнику Учреждения, заверение печатью Учреждения, подготовка к пересылке адресату.

3.1.6. Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации.

3.1.7. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.1.8. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почте простым письмом.

3.1.9. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

3.1.10. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в Учреждении 5 лет.

3.2. Основание для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги

3.2.1. Гражданин вправе получать на свой запрос письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в запросе не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если текст запроса не поддается прочтению (о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недоступностью разглашения указанных сведений);

- если в запросе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства;

- если полученное письменное обращение гражданина содержит нецензурные либо оскорбительные выражение, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

3.3. Обязанности специалистов Учреждения при работе с получателями муниципальной услуги

3.3.1. При работе с получателями муниципальной услуги, обратившимися за получением муниципальной услуги или консультации о получении муниципальной услуги, специалист Учреждения обязан:

- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют основной смысл и содержание деятельности органов муниципальной власти и муниципальных служащих;

- проявлять корректность и внимательность при общении с получателями муниципальной услуги и их представителями;

- воздержаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в объективном исполнении муниципальными служащими должностных (служебных) обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.

3.4. Результатом предоставления муниципальной услуги могут являться:

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- ответы об отсутствии документов.

3.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

3.5.1. Муниципальная услуга по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок, оформленных в установленном порядке, связанная с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, предоставляется бесплатно.

3.5.2. Учреждение осуществляет информационное обеспечение органов государственной власти, местного самоуправления, муниципальных учреждений (организаций), связанное с исполнением ими своих полномочий и функций, на безвозмездной основе. Изготовление архивных опий объемом свыше 20 листов осуществляется за счет пользователя.

3.5.3. Информационное обеспечение граждан, организаций, общественных объединений Учреждение осуществляет в порядке оказания платных услуг ( в том числе на основе договора).

3.6. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

3.6.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению услуги и принятием решений, осуществляется Директором Учреждения.

3.6.2. Специалисты Учреждения несут персональную ответственность за достоверность содержания архивной справки (выписки, копии), соблюдения сроков и порядка приема и выдачи документов, правильность внесения записи в книгу учета входящих и исходящих документов.

3.6.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Учреждения.

3.6.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.6.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Учреждения, архивного департамента) и внеплановыми.

Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

3.6.6. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа.

3.6.7. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

3.7. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Административного регламента

3.7.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.7.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

3.7.3. Директор Учреждения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

3.7.4. Ответ на жалобу подписывается Директором Учреждения.

3.7.5. Ответ на жалобу, поступившую в Учреждение, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрации.

3.7.6. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Учреждение при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.7.7. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, Директор Учреждения вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направленные жалобы направлялись в Учреждение. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.