Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной услуги "Ведение учета документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов"

Приложение

к постановлению

администрации Ковровского района Владимирской области

от 11 мая 2012 г. N 440

Административный регламент
исполнения муниципальной услуги "Ведение учета документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов"

1. Общие положения

Административный регламент исполнения муниципальной услуги "Ведение учета документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности исполнения муниципальной услуги, обеспечения и совершенствования муниципального контроля за сохранностью документов, отнесенных к составу Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования муниципального архива (далее - организации) в течение установленных законодательством сроков, и находящихся на хранении в муниципальном архиве, определяет сроки и последовательность действий (далее - административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Ведение учета документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов (далее - муниципальная услуга).

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальное бюджетное учреждение Ковровского района "Ковровский районный архив" (далее - Архив).

2.3. Получатели муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги Архив осуществляет при участии архивных служб органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий Ковровского района, являющихся источниками комплектования Архива, организаций, учреждений, предприятий, находящихся на стадии ликвидации, в том числе, в результате банкротства.

2.4. Результат предоставления муниципальной услуги

Конечным результатом исполнения муниципальной услуги является составление паспорта Архива и сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования Архива.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги

Срок исполнения муниципальной услуги - в течение 30 дней со дня поступления документов Архивного фонда Владимирской области и других архивных документов в Архив.

2.6. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г . N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 09.02.2009 N 152-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер Федерального закона от 9 февраля 2009 г. следует читать как "N 8-ФЗ"

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, номер N 9059);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);

Приказом Государственной архивной службы России "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" от 11.03.1997 N 11 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1997, N 17);

Законом Владимирской области от 26.10.2005 N 733-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату и номер Закона Владимирской области "Об архивном деле во Владимирской области" следует читать как "от 09.11.2005 N 167-ОЗ"

Уставом муниципального бюджетного учреждения Ковровского района "Ковровский районный архив", утвержденным постановлением администрации Ковровского района от 11.10.2011 N 900.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

2.7.1. Для ведения учета документов в соответствии с графиком предоставления описей дел учреждений и организаций Ковровского района на экспертно-проверочную комиссию (далее - ЭПК) архивного департамента администрации Владимирской области и графиком приема документов учреждений и организаций Ковровского района на хранение в Архив, утвержденными директором Архива, фондообразователи (далее - заявители) представляют в Архив с сопроводительным письмом следующие документы учета:

выписку из протокола заседания экспертной комиссии (ЭК) организации по согласованию описей дел, предоставляемые на утверждение ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области;

утвержденную ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области опись дел на бумажном носителе в 3-х экземплярах (4-й экземпляр описи остается у заявителя);

предисловие к описи дел;

титульный лист к описи дел;

историческую справку о юридическом лице (при первом поступлении), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих поступлениях).

справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в Архив, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.7.2. При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим (далее - заявителем) представляются вместе с сопроводительным письмом в Архив следующие документы учета:

заявление о приеме документов на хранение в архив на имя директора Архива (не источники комплектования Архива). Образец заявления в приложении N 1 к настоящему Регламенту;

документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица (копия);

сопроводительное письмо руководителя организации на ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области;

описи дел по личному составу в 3-х экземплярах и справочно-поисковые средства к ним, согласованные ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области;

историческую справку о юридическом лице;

предисловие к описи дел;

титульный лист к описи дел;

справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в Архив, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.7.3. По состоянию на 1 декабря текущего года организации - источники комплектования Архива (заявители) представляют паспорт архива организации по форме, установленной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ.

2.7.4. Учет выбытия архивных документов из Архива осуществляется на основании:

акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акта о неисправимых повреждениях документов;

акта приема-передачи документов на хранение;

акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

акта возврата документов собственнику;

акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

2.7.5. Основанием для внесения изменений в учетные документы так же являются:

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

акт описания документов, переработки описей.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основания для отказа в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, нормативными правовыми актами не предусмотрены.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги

Критерии принятия решения о приостановлении и (или) об отказе в постановке архивных документов на учет:

непредставление всех необходимых документов, перечисленных в п. 2.7 настоящего Регламента;

ненадлежащее оформление представленных документов.

2.10. Оплата муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги, срок регистрации запроса

2.11.1. Максимальное время ожидания заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

2.11.2. Максимальное время ожидания граждан в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 10 минут.

2.11.3. Время ожидания очереди на прием к директору или для получения консультации не должно превышать 20 минут. Время приема директором Архива должно составлять не менее двух часов в неделю.

2.11.4. Письменные запросы заявителей, поступившие в Архив при личном обращении, по почте или по электронной почте, регистрируются в день поступления.

2.12. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.12.1. Местонахождение Архива и его почтовый адрес:

601952, ул. Н.Кузнецова, д. 12, с. Клязьминский Городок, Ковровский район, Владимирская область.

E-mail: krarhiv@mail.ru; телефон Архива: 8 (49232) 7 63 25

2.12.2. График работы Архива:

понедельник - пятница 8.00 - 16.00

обеденный перерыв 12.00 - 12.48

суббота, воскресенье выходные дни

2.12.3. Информирование граждан по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

при личном обращении граждан в Архив;

по письменным обращениям в Архив;

по телефону;

по электронной почте.

2.12.4. На информационном стенде в приемной Архива и на официальном сайте администрации Ковровского района представлена исчерпывающая информация в текстовом виде: почтовый и электронный адрес, контактные телефоны Архива, режим работы Архива, перечень муниципальных услуг, оказываемый Архивом, состав документов, находящихся на хранении в Архиве, порядок обращения в Архив, образцы заполнения заявлений и перечень документов, необходимых для получения муниципальных услуг, настоящий Регламент.

Адрес официального сайта администрации Ковровского района: http://www.akrvo.ru

2.12.5. При личном обращении граждан, по письменным обращениям, по телефону и по электронной почте, специалисты Архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан, специалисты Архива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Архива).

2.12.6. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архива, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на руководителя Архива, либо обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить исчерпывающую информацию.

Продолжительность телефонного разговора не должна превышать 15 минут.

2.12.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник Архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Архива (пункт 2.12.2. настоящего Регламента). Консультации и справки представляются специалистами в течение всего срока предоставления услуги.

2.12.8. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.12.9. При информировании по письменным обращениям в электронной форме специалист Архива отправляет исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов на электронный адрес заявителя.

2.12.10. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственного и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области: http://www.ao.avo.ru

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.13.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом и втором этажах здания, имеет отдельный вход. На центральной стене здания, в котором расположен Архив, и на двери при входе в помещение имеются таблички со сведениями о полном наименовании органа, предоставляющего муниципальную услугу, режиме работы. Помещение оснащено телефоном, а так же оборудовано: средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой); охранно-пожарной сигнализацией.

2.13.2. Помещение для информирования, ожидания и приема заявителей (приемная) располагается на втором этаже Архива. Приемная оборудована диваном, стульями, столом, бумагой, бланками заявлений и ручками для записи информации.

2.13.3. Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представлена на информационном стенде в приемной Архива (пункт 2.12.4. настоящего Регламента).

2.13.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги. Ответственному за предоставление муниципальной услуги своевременно выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.13.5. Все помещения Архива, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентиляционные вытяжки), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны, а так же должны соответствовать санитарно- эпидемиологическим правилам и нормам.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Показателями доступности и качества муниципальной услуги является соблюдение сроков ее предоставления, а так же отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронном виде

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Реализация муниципальной услуги по ведению учета архивных документов заключается в пополнении списка фондов, ведении фондов, поддержании их в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:

прием и анализ описей дел;

ведение книги учета поступлений документов;

ведение списка фондов;

ведение листов фондов;

ведение реестра описей;

ведение дела фонда;

внесение сведений в базу данных;

ведение паспорта Архива;

составление сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования Архива.

3.1.1. Прием и анализ описей дел

3.1.1.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является представление организацией описей дел на рассмотрение в Архив.

Опись дел предназначена для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись.

3.1.1.2. Описи дел составляет работник организации-источника комплектования Архива, отвечающий за работу с архивными документами, либо представитель ликвидирующейся, в том числе и в результате банкротства, организации, отвечающий за сдачу документов в Архив. На документы постоянного хранения и документы по личному составу составляются самостоятельные описи. К описи в обязательном порядке составляется предисловие, титульный лист, при необходимости - лист сокращенных слов. При первом поступлении составляется историческая справка (далее - документы учета). Архив в процессе подготовки описей оказывает методическую и практическую помощь работникам организаций.

После подготовки документов учета в 4-х экземплярах, руководитель организации утверждает их и представляет на рассмотрение в Архив.

3.1.1.3. Прием и регистрация документов учета производится директором либо главным специалистом Архива.

3.1.1.4. При выявлении в ходе анализа недостатков, неправильного оформления, заявитель информируется письменно с требованием устранить отмеченные недостатки в течение 7 дней со дня получения информации из Архива с последующим направлением оригинала исправленного документа учета в Архив.

3.1.1.5. Специалист, осуществляющий ранее анализ документов учета, проводит повторный анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов учета.

3.1.1.6. При отсутствии замечаний Архив направляет описи с соответствующим заключением директора Архива на рассмотрение ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области.

3.1.1.7. Срок осуществления данной административной процедуры с момента представления описи дел на рассмотрение в Архив до возврата описей дел с ЭПК не может превышать 30 календарных дней.

3.1.1.8. Результатом выполнения административной процедуры является передача в Архив утвержденных описей дел постоянного хранения и согласованных описей дел по личному составу ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области в трех экземплярах (первый из которых является страховым) вместе с архивными документами (для организаций-источников комплектования - после истечения срока ведомственного хранения), 4-й остается в организации-сдатчике.

3.1.2. Ведение книги учета поступлений документов

3.1.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в Архив.

3.1.2.2. Записи в книгу учета поступлений документов заносит директор Архива.

3.1.2.3. В книгу учета поступлений документов в Архив последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января в Архиве подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

3.1.2.4. Срок осуществления данной административной процедуры с момента поступления документов в Архив до занесения записей в книгу учета поступлений документов не может превышать 5 рабочих дней.

3.1.2.5. Результатом выполнения административной процедуры является своевременное занесение всех сведений в книгу учета поступлений документов.

3.1.3. Ведение списка фондов

3.1.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в Архив.

3.1.3.2. Ведением списка фонда занимается директор Архива.

3.1.3.3. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в Архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

3.1.3.4. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

3.1.3.5. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в Архиве.

3.1.3.6. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

3.1.3.7. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения архивного департамента администрации Владимирской области. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

3.1.3.8. Срок осуществления данной административной процедуры с момента поступления документов в Архив до занесения записей в список фонда не может превышать 5 рабочих дней.

3.1.3.9. Результатом выполнения административной процедуры является своевременное занесение в список всех сведений о поступившем фонде.

3.1.4. Ведение листов фондов

3.1.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в Архив.

3.1.4.2. Составлением листов фонда занимается главный специалист Архива.

3.1.4.3. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы, находящиеся на хранении в Архиве.

3.1.4.4. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

3.1.4.5. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации

3.1.4.6. Срок осуществления данной административной процедуры с момента поступления документов в Архив до момента составления листа фонда не может превышать 30 рабочих дней.

3.1.4.7. Результатом выполнения административной процедуры является своевременное составление листа фонда.

3.1.5. Ведение реестра описей

3.1.5.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в Архив описей дел.

3.1.5.2. Ведением реестра описей занимается главный специалист Архива.

3.1.5.3. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов Архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.

3.1.5.4. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в Архив, и их общем количестве.

3.1.5.5. Срок осуществления данной административной процедуры с момента поступления описи дел в Архив до момента ее внесения в реестр не может превышать 30 рабочих дней.

3.1.5.6. Результатом выполнения административной процедуры является своевременное внесение поступившей в Архив описи дел в реестр описей.

3.1.6. Ведение дела фонда

3.1.6.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в Архив.

3.1.6.2. Ведением дела фонда занимается директор Архива и (или) главный специалист Архива, ответственный за учет документов.

3.1.6.3. Дело фонда - это комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, который ведется на каждый архивный фонд. Дела фондов заводятся в Архиве на каждый впервые поступивший фонд, документы которого были описаны в архиве или в учреждении-сдатчике.

3.1.6.4. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда; акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов; копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника); инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы систематизации архивных документов архивного фонда.

3.1.6.5. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда.

3.1.6.6. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись.

3.1.6.7. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

3.1.6.8. Срок осуществления данной административной процедуры с момента поступления документов в Архив до момента составления дела фонда не может превышать 30 рабочих дней.

3.1.6.9. Результатом выполнения административной процедуры является своевременное заведение дела фонда на поступившие в Архив документы.

3.1.7. Внесение сведений в учетную базу данных

3.1.7.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является занесение сведений во все учетные документы поступившего фонда.

3.1.7.2. Ведением учетных баз данных в автоматизированном режиме осуществляет директор Архива с использованием программного комплекса "Архивный фонд".

3.1.7.3. Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя. Данную задачу в Архиве выполняет программа "Архивный фонд".

3.1.7.4. Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется архивным департаментом администрации Владимирской области.

3.1.7.5. Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

3.1.7.6. Срок осуществления данной административной процедуры - 3 часа на один фонд.

3.1.7.7. Результатом выполнения административной процедуры является своевременное занесение всех сведений фонда в электронную базу данных.

3.1.8. Ведение паспорта архива

3.1.8.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является занесение сведений во все остальные учетные документы архива.

3.1.8.2. Заполнение паспорта Архива осуществляет директор и (или) главный специалист Архива, ответственный за учет архивных документов.

3.1.8.3. Заполненный паспорт Архива, где отражается объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов (приложение N 2 к настоящему Регламенту), представляется в архивный департамент администрации Владимирской области в конце отчетного года, вместе с годовым отчетом о выполнении плана развития архивного дела в Архиве.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.1.8.3. Организации-источники комплектования совместно с сотрудником Архива составляют паспорта, в которых указываются сведения о документах, находящихся на хранении, как в помещениях архива организации, так и находящиеся на хранении в структурных подразделениях, по состоянию на 1 декабря отчетного года (приложение N 3 к настоящему Регламенту).

3.1.8.4. Срок осуществления данной административной процедуры, заполнения одного паспорта, не может превышать 4 часа.

3.1.8.5. Результатом выполнения административной процедуры является своевременное заполнение паспорта Архива и паспортов организаций-источников комплектования Архива.

3.1.9. Составление сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования Архива

3.1.9.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является заполнение паспорта Архива и паспортов организаций-источников комплектования Архива.

3.1.9.2. Составление сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования Архива осуществляет директор Архива.

3.1.9.3. Сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования Архива заполняются по паспортам архива организаций в конце отчетного года и предоставляются в архивный департамент администрации Владимирской области вместе с годовым отчетом о выполнении плана развития архивного дела в Архиве.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.1.8.4. Срок осуществления данной административной процедуры не может превышать 4 часа с начала составления сведений.

3.1.8.5. Результатом выполнения административной процедуры является своевременное и полное заполнение сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования Архива.

Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении N 3 к настоящему Регламенту.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

4.1.1. Внутренний текущий контроль над своевременным и качественным предоставлением услуги осуществляет директор Архива.

Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

обращения и запросы депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Владимирской области;

письма и обращения судов, прокуратуры;

жалобы граждан.

Кроме того, все запросы, поступающие в Архив, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 дней со дня поступления запроса.

4.1.2. Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц Архива.

4.1.3. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.1.4. Внешний контроль за предоставлением Архивом муниципальной услуги осуществляется главой Ковровского района, а так же архивным департаментом администрации Владимирской области.

4.2. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги

4.2.1. Должностные лица Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.2.2. Должностные лица Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

преследование граждан за критику;

предоставление недостоверной информации;

разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.2.3. По фактам нарушений работниками Архива настоящего административного регламента при исполнении полномочий Главой Ковровского района назначается служебная проверка.

4.2.4. При уходе в отпуск работник Архива обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

4.2.5. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги, данное должностное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц

5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления услуги в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2. Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц Архива осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме:

- специалистов Архива - директору Архива;

- директора Архива - главе Ковровского района.

5.3. Жалоба может быть направлена по почте по адресу: 601952, Владимирская область, Ковровский район, с. Клязьминский Городок, ул. Н.Кузнецова, д. 12, с использованием сети "Интернет", официального сайта администрации района (akrvo.ru), при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является удовлетворение жалобы либо отказ в ее удовлетворении. Письменный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения об удовлетворении жалобы, либо отказе в удовлетворении жалобы. По желанию заявителя ответ о результатах рассмотрения жалобы так же может быть направлен заявителю и в электронной форме.

5.6. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником