Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

Приложение

к постановлению

администрации муниципального образования

Вязниковский район Владимирской области

от 7 мая 2013 г. N 487

Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

С изменениями и дополнениями от:

21 апреля 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной функции

Административный регламент исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению муниципальной функции на территории Вязниковского района Владимирской области.

1.2. Наименование органа местного самоуправления, исполняющего муниципальную функцию

Муниципальную функцию "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" исполняет администрация муниципального образования Вязниковский район Владимирской области. Непосредственным исполнителем муниципальной функции является архивный отдел администрации района (далее - архивный отдел).

1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции

Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г . N 43, ст. 4169);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 N 9059);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";

- Уставом муниципального образования Вязниковский район Владимирской области, принятым решением Совета народных депутатов округа Вязники Владимирской области от 28.06.2005 N 669;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату решения Совета народных депутатов округа Вязники Владимирской области N 669 следует читать как "22.06.2005"

- постановлением администрации муниципального образования Вязниковский район Владимирской области от 26.10.2011 N 1146 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов";

- Положением об архивном отделе администрации муниципального образования Вязниковский район Владимирской области, утвержденным постановлением Главы Вязниковского района от 29.12.2005 N 298.

1.4. Описание результатов исполнения муниципальной функции

Результатом исполнения муниципальной услуги являются:

- реализация установленных в Российской Федерации единых нормативно-правовых, организационных и методических принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов в архивном отделе;

- комплектование (формирование) архивного отдела документами организаций-источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан;

- полный комплект учетных документов архива;

- обеспечение эффективного хранения, формирования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в интересах личности, общества и государства;

- создание учетных баз данных автоматизированного научно-справочного аппарата, в том числе ведение автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение автоматизированного научно-справочного аппарата;

- предоставление информационных услуг и использование документов;

- создание научно-справочного аппарата к архивным фондам;

- отказ в информационном обеспечении.

1.5. Взаимодействие с государственными, муниципальными органами власти и организациями при исполнении муниципальной функции

При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:

- архивным департаментом администрации Владимирской области;

- организациями-источниками комплектования архивного отдела (далее источники комплектования).

1.6. Описание заявителей.

Получателями муниципальной функции являются организации - источники комплектования архивного отдела администрации Вязниковского района Владимирской области, государственные, федеральные учреждения, иные организации, находящиеся на территории Вязниковского района, а также физические лица.

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования Вязниковский район Владимирской области от 21 апреля 2014 г. N 438 пункт 2.1 раздела 2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции

Информирование о порядке и процедуре исполнения муниципальной функции осуществляется архивным отделом, а также посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, на официальном Интернет-сайте администрации Вязниковского района Владимирской области - http://adm-vyaz.ru/.

Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 601442, ул. Горького, д. 102б, г. Вязники, Владимирская область.

E-mail: arxivvyazn@yandex.ru; телефон Архива: 8 (49233) 3 99 48

График работы:

понедельник - пятница 8.00 - 17.00

перерыв 12.00 - 13.00

суббота, воскресенье выходные дни.

2.2. Требования к исполнению муниципальной функции

Архивный отдел администрации Вязниковского района Владимирской области осуществляет исполнение муниципальной функции на безвозмездной основе.

2.3. Информирование заинтересованных лиц об исполнении муниципальной функции

Для получения информации о процедуре исполнения муниципальной функции (далее - информация о процедуре) заинтересованные лица вправе обратиться:

- посредством личного общения;

- по телефону;

- в письменном виде;

- по электронной почте.

Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:

- достоверность предоставляемой информации о процедуре;

- четкость в изложении информации о процедуре;

- полнота информирования о процедуре;

- оперативность предоставления информации о процедуре.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим вопросам. Ответ на телефонный звонок должен сопровождаться информацией о наименовании структурного подразделения, в которое позвонил обратившийся, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован другому должностному лицу, или же обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Письменное информирование или консультация осуществляются путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении. Ответ на обращение предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, фамилию и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается должностным лицом и направляется в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня регистрации обращения.

2.4. Сроки исполнения муниципальной функции

2.4.1. Срок исполнения муниципальной функции определяется правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

2.4.2. Архивный отдел ежегодно в срок до 01 декабря составляет план работы на следующий год, до 01 января последующего за отчетным годом составляет отчет о работе, паспорт муниципального архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

2.4.3. Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архивного отдела осуществляется согласно графику передачи дел постоянного хранения (с учетом нормы приема документов - 130 единиц хранения в день).

2.4.4. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в полном объеме, заявленном организацией (с учетом нормы приема документов - 130 единиц хранения в день).

2.4.5. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляется систематически.

2.4.6. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены и повреждены архивные документы, а также при смене заведующего архивным отделом проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива.

2.4.7. Предоставление архивных документов производится пользователям в течение рабочего дня.

2.4.8. Ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел, документов, каталог) осуществляется систематически.

2.5. Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа в исполнении муниципальной функции

Основаниями для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа исполнения муниципальной функции являются отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции, ненадлежащее оформление представленных документов, отсутствие соответствующих условий для дальнейшего приема и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.

2.6. Требования к месту для исполнения муниципальной функции

Исполнение муниципальной функции осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком работы архивного отдела, приведенным в подпункте 2.2. административного регламента.

Помещения для исполнения муниципальной функции оснащаются стульями, столами, телефонной связью, компьютерами с возможностью печати и выхода в Интернет и соответствуют Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Каждое рабочее место специалистов оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а так же бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для исполнения муниципальной функции.

Центральный вход в помещения архивного отдела оборудуется информационной табличкой с указанием полного наименования; режима работы.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.

3. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции

Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- формирование плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов архивного отдела (ежегодно до 01 декабря текущего года);

- определение организаций - источников комплектования архивного отдела, составление и утверждение списка организаций - источников комплектования архивного отдела (постоянно, при поступлении заявок);

- прием документов (постоянно, согласно утвержденного графика приема документов;

- организация хранения документов (постоянно);

- организация использования документов архивного фонда (постоянно);

- составление отчетов за квартал и отчета по итогам года о выполнении плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов архивного отдела и представления отчетов в архивный департамент администрации Владимирской области.

3.1. Организация работы по комплектованию

3.1.1. Данный раздел муниципальной функции обеспечивается:

- принятием решения о включении организации в список источников комплектования архивных фондов архивного отдела (далее - списки источников);

- принятием решения о включении документов граждан в список источников;

- ведением списков источников;

- взаимодействием с негосударственными, территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, ликвидируемыми организациями, гражданами по вопросам передачи их документов на хранение на основании договоров;

- составлением номенклатуры дел;

- утверждением описей дел постоянного хранения и согласованием описей дел по личному составу на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного департамента администрации Владимирской области и, соответственно, включением дел в состав документов Архивного фонда Владимирской области;

- приемом на постоянное хранение документов Архивного фонда Владимирской области и иных архивных документов, составлением актов приема-передачи в двух экземплярах;

- оказанием организационно-методической помощи по ведению делопроизводства и архивного хранения документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела (далее - источники комплектования).

3.1.2. Работа по комплектованию архивного отдела ведется специалистами отдела при поступлении документов в пятидневный срок

3.1.3. Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа в исполнении муниципальной функции

Основаниями для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа исполнения муниципальной функции являются отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции, ненадлежащее оформление представленных документов, отсутствие соответствующих условий для дальнейшего приема и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.

3.1.4. Порядок приостановления исполнения муниципальной функции

Приостановление исполнения муниципальной функции осуществляется в случае непредставления всех необходимых документов в момент приема документов.

3.1.5. Срок приостановления исполнения муниципальной функции

Приостановление муниципальной функции производится на срок до момента представления необходимых документов.

3.2. Организация работ по приему и учету

Организация работ по приему и учету исполняется специалистами архивного отдела (постоянно, согласно графика приема документов).

3.2.1. Данный раздел муниципальной функции обеспечивается:

- учетом поступления архивных документов постоянного хранения от источников комплектования архивного отдела;

- учетом поступления документов по личному составу от ликвидированных государственных и негосударственных организаций;

- учетом поступления архивных документов личного происхождения;

- учетом выбытия архивных документов;

- ведением паспорта муниципального архива.

3.2.2. Для учета архивных документов в архивном отделе ведутся:

- книга учета поступлений документов;

- список фондов;

- описи дел и документов или их разновидности;

- листы фондов или замещающие их документы, а так же другие учетные документы, на основании которых составляется централизованный государственный учет.

3.2.3. Ежегодно в срок до 1 декабря формируется план работы архивного отдела на следующий год, приложением к которому является график предоставления описей дел и передачи документов в архивный отдел.

3.2.4. Один раз в пять лет составляется список организаций - источников комплектования архивного отдела, который направляется для утверждения экспертно-проверочной комиссией в архивный департамент администрации Владимирской области. В список вносятся изменения по мере необходимости.

3.2.5. Перечень дел, подлежащих приему на хранение в архивный отдел, определяется номенклатурой дел организации, утвержденной руководителем организации и согласованной в установленном порядке архивным отделом.

3.2.6. Документы, включенные в состав Архивного фонда Владимирской области, по истечении установленных законодательством сроков временного хранения в организациях - источниках комплектования передаются на хранение в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

3.2.7. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением, транспортировкой, выполняются за счет средств организаций - источников комплектования, передающих архивные документы.

3.2.8. В определенные графиком сроки архивный отдел организует прием документов на хранение в установленном порядке.

3.2.9. В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования архивного отдела, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Владимирской области, и документы по личному составу организации в упорядоченном состоянии передаются в архивный отдел.

3.2.10. В случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования архивного отдела, документы постоянного хранения и по личному составу в упорядоченном состоянии передаются в архивный отдел на основании договора.

Архивный отдел определяет сроки и условия передачи документов на хранение в установленном порядке.

3.2.11. По истечении временного срока хранения в организации и в соответствии с планом-графиком документы постоянного срока хранения от организаций - источников комплектования поступают на хранение в архивный отдел.

3.2.12. Проводится сверка поступивших из организаций архивных документов с описью дел, хранящейся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи, после каждого поступления архивных документов, составляется итоговая запись. В архивном отделе формируются три экземпляра описей дел, первый из которых является страховым.

3.2.13. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел, составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.

3.2.14. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

3.2.15. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу учета поступления документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

3.2.16. В список фондов архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в архивный отдел. Номер, присвоенный архивному фонду, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется карточка фонда. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.

3.2.17. Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных организаций может осуществляться в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.18. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступить в архивный отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией и администрацией.

При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемых документов в установленном порядке.

3.2.19. Учет поступлений архивных документов личного происхождения ведется на основании договора о передаче на хранение документов личного происхождения и акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов.

3.2.20. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архивный отдел, осуществляется в основных учетных документах архива.

3.2.21. Акт, на основании которого произошло выбытие архивных документов из архивного отдела, утверждается заведующим архивным отделом, подписывается его составителем и подшивается в дело фонда.

3.2.22. К описи, после каждого выбытия архивных документов, составляется итоговая запись, которая подписывается его составителем и проставляется дата составления.

3.2.23. В карточке фонда в графе "Выбытие" указывается количество выбывших дел и основания их выбытия.

3.2.24. В случае выбытия всех архивных документов из описи дел номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным. В реестр описей делается соответствующая отметка.

3.2.25. В случае выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передается три экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архивном отделе и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

3.2.26. Ежегодно составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01 января последующего за отчетным периодом года.

Один раз в год на 01 января последующего за отчетным составляется паспорт архива, как приложение к отчету, и в учетной базе данных (БД) "Архивный фонд".

Сведения о поступлении документов на хранение заносятся и в учетную БД "Архивный фонд", которая обеспечивает государственный учет документов в автоматизированном режиме и оперативное представление сведений о наличии в архивном отделе документов того или иного фондообразователя.

3.2.27. Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа в исполнении муниципальной функции

Основаниями для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа исполнения муниципальной функции являются отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции, ненадлежащее оформление представленных документов, отсутствие соответствующих условий для дальнейшего приема и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.

3.2.28. Порядок приостановления исполнения муниципальной функции

Приостановление исполнения муниципальной функции осуществляется в случае непредставления всех необходимых документов в момент приема документов.

3.2.29. Срок приостановления исполнения муниципальной функции

Приостановление муниципальной функции производится на срок до момента представления необходимых документов.

3.3. Организация работ по хранению

Организация работ по хранению осуществляется специалистами архивного отдела (постоянно).

3.3.1. Данный раздел муниципальной услуги обеспечивается постоянно с учетом:

- соблюдения температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;

- создания систем пожарной и охранной сигнализации;

- рационального размещения архивных документов;

- контроля за движением и физическим состоянием архивных документов;

- восстановления архивных документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

3.3.2. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

3.3.3. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в архивохранилище или рабочих кабинетах.

Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в сейфе, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочем кабинете в сейфе, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилищах.

3.3.4. Все помещения архива (архивохранилища, кабинеты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются самостоятельно слева направо от входа.

3.3.5. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

3.3.6. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж, эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.

3.3.7. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

3.3.8. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, а также единовременно (внеочередная).

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующего архивным отделом проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.

Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

3.3.9. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в срок, установленные руководством архива.

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

- вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

3.3.10. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе ее проведения недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов и в листе проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графиком листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных фондов документов при необходимости составляются акты о технических ошибках в учетных документах; об обнаружении архивных документов; о неисправимых повреждениях документов и другие.

3.3.11. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

3.3.12. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Срок розыска может быть продлен.

3.3.13. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.3.14. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются: акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в экспертную проверочную комиссию (Далее - ЭПК) архивного департамента администрации Владимирской области для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

На основании выписки ЭПК архивного департамента администрации Владимирской области архивные документы снимаются с учета.

3.3.15. Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа в исполнении муниципальной функции

Основаниями для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа исполнения муниципальной функции являются отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции, ненадлежащее оформление представленных документов, отсутствие соответствующих условий для дальнейшего приема и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.

3.3.16. Порядок приостановления исполнения муниципальной функции

Приостановление исполнения муниципальной функции осуществляется в случае непредставления всех необходимых документов в момент приема документов.

3.3.17. Срок приостановления исполнения муниципальной функции

Приостановление муниципальной функции производится на срок до момента представления необходимых документов.

3.4. Организация работ по использованию

Организация работ по использованию архивных документов осуществляется специалистами архивного отдела (постоянно).

3.4.1. Данный раздел муниципальной услуги обеспечивается:

- предоставлением пользователям информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения их информационных потребностей;

- исполнением запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций;

- проведением анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата архивного отдела на бумажном носителе или в автоматизированном режиме.

3.4.2. Для обеспечения доступа к архивным документам архивного отдела пользователю предоставляются справочно-поисковые средства к ним (описи дел, документов, архивные справочники, тематические обзоры).

3.4.3. Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа в исполнении муниципальной функции

Основаниями для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа исполнения муниципальной функции являются отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции, ненадлежащее оформление представленных документов, отсутствие соответствующих условий для дальнейшего приема и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.

3.4.4. Порядок приостановления исполнения муниципальной функции

Приостановление исполнения муниципальной функции осуществляется в случае непредставления всех необходимых документов в момент приема документов.

3.4.5. Срок приостановления исполнения муниципальной функции

Приостановление муниципальной функции производится на срок до момента представления необходимых документов.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной

4.1. Контроль за исполнением муниципальной функции архивным отделом осуществляется администрацией Вязниковского района в лице заместителя главы администрации Вязниковского района, руководителя аппарата.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) заведующего и специалистов архивного отдела, ответственных за исполнение муниципальной функции.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

5. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений заведующего и специалистов архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции в досудебном и судебном порядке.

Заявитель имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение (жалобу).

5.2. При обращении заявителя в письменном виде срок рассмотрения обращения (жалобы) составляет не более 30 дней со дня регистрации в администрации Вязниковского района Владимирской области.

В исключительных случаях глава местной администрации Вязниковского района вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение (жалобу).

5.3. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:

- для юридического лица - наименование юридического лица;

- для физического лица - фамилию, имя, отчество;

- наименование органа, должность, фамилию, имя, отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.

5.4. Заместитель главы администрации Вязниковского района, руководитель аппарата:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

5.5. Если в результате рассмотрения, обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе исполнения муниципальной функции.

Заявителю, направившему обращение (жалобу), в письменной форме сообщается о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Обращение (жалоба) считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.6. Обращение (жалоба) остается без рассмотрения в следующих случаях:

- если в обращении (жалобе) не указаны необходимые в соответствии с административным регламентом данные о заявителе;

- в случае если текст обращения (жалобы) не поддается прочтению;

- в случае если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии (бездействии);

- в случае если обращение (жалоба) содержит оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью заведующего и специалистов архивного отдела, а также членам их семей.

5.7. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется заявителю не позднее 30 дней со дня его регистрации в администрации Вязниковского района.

5.8. Заявитель вправе обжаловать, действия (бездействия) и решения заведующего и специалистов архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции в судебном порядке, обратившись с соответствующим заявлением в суд общей юрисдикции в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.