Приказ Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 3 марта 2011 г. N 42 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству"

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству (далее именуется - Инструкция) в Комитете по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области (далее именуется - Комитет) согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений Комитета:

организовать изучение Инструкции сотрудниками возглавляемых структурных подразделений;

обеспечить исполнение положений и требований Инструкции.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета

А.И. Патер

Инструкция
по делопроизводству в Комитете по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области
(утв. приказом Комитета по ЧС Администрации Волгоградской области от 3 марта 2011 г. N 42)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области (далее именуются - Инструкция, Комитет) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности документов, совершенствования делопроизводства Комитета и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции явились:

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти";

постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочения изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 г. N 28 "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство. Термины и определения";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30.-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документации. Требования к оформлению документов";

приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

Закон Волгоградской области от 17 июля 1996 г. N 73-ОД "Устав (Основной закон) Волгоградской области";

Закон Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области";

Закон Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах";

Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 26 сентября 2002 г. N 735 "О Регламенте Администрации Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 23 апреля 2007 г. N 649 "Об утверждении форм официальных бланков Администрации Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 20 декабря 2007 г. N 2110 "О нормативных правовых актах структурных подразделений Администрации Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. N 306 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 31 июля 2009 г. N 885 "О внедрении электронной цифровой подписи в единую автоматизированную систему электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 11 июня 2010 г. N 885 "Об утверждении Положения о Комитете по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области";

приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 г. N 121 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота Комитета. АСЭД должна обеспечивать требования Инструкции.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются специальными правовыми актами, утверждаемыми председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет сектор делопроизводства и архива Комитета (далее именуется - сектор делопроизводства и архива).

Функции, задачи, права и ответственность сектора делопроизводства и архива регламентируются положением о нем, должностными обязанностями государственных гражданских служащих, сотрудников сектора делопроизводства и архива и сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.

1.9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета осуществляется сотрудниками, совмещающими выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

1.10. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. N 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".

1.11. Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.12. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники Комитета обязаны передать по акту:

находящиеся у них служебные документы - ответственному за делопроизводство структурного подразделения Комитета;

документы, имеющие гриф ограниченного доступа и/или поставленные на инвентарный учет в Комитете - сотруднику сектора делопроизводства и архива.

Нумерация пунктов раздела 1 настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником

1.15. При утрате документов проводится служебная проверка.

1.16. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией в секторе делопроизводства и архива.

2. Основные понятия

В делопроизводстве используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Комитета;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Комитете;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Комитет, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Комитете, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленные в Комитет или его должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комитет или другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям), поступившее в Комитет на исполнение;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период;

официальный документ - документ, созданный Комитетом, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Комитета;

официально-деловой стиль переписки - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Комитета;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Создание документов в Комитете

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А6 (105х148 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов - в соответствии со схемами расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно приложениям 14, 15.

3.1.2. Разработка и изготовление бланков документов Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

3.1.3. Бланки Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области изготавливаются по заказу Комитета типографским способом.

3.1.4. В Комитете используются следующие виды бланков:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк решения коллегии;

бланк протокола;

бланк письма с угловым расположением реквизитов;

бланк письма с продольным расположением реквизитов;

бланк председателя Комитета, предназначенный для резолюций и поручений;

бланк первого заместителя председателя Комитета, предназначенный для резолюций и поручений;

бланк заместителя председателя Комитета, предназначенный для резолюций и поручений.

Бланки документов Комитета разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Виды бланков Комитета утверждаются приказом Комитета.

3.1.5. Устанавливается следующий состав реквизитов для каждого вида бланков Комитета:

Для бланка приказа (распоряжения), протокола:

Герб Волгоградской области;

наименование Комитета;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка решения коллегии:

Герб Волгоградской области;

наименование Комитета

вид документа

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка письма:

Герб Волгоградской области;

наименование Комитета;

справочные данные о Комитете (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка решения координационного органа:

Герб Волгоградской области;

наименование координационного органа;

справочные данные о координационном органе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

Для бланка письма координационного органа:

Герб Волгоградской области;

наименование координационного органа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка должностного лица Комитета, предназначенного для резолюций и поручений:

Герб Волгоградской области;

наименование Комитета;

должность лица, подписавшего документ;

отметка для проставления даты;

отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

3.1.6. Образцы гербовых бланков Комитета приведены в приложениях 1-11.

3.1.7. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков в Комитете ведется их учет как документов строгой отчетности.

Консультант сектора делопроизводства и архива, уполномоченные лица структурных подразделений Комитета несут ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования.

При поступлении гербовых бланков Комитета из типографии консультант сектора делопроизводства и архива регистрирует их в журнале учета поступления гербовых бланков (приложение 12);

Гербовые бланки Комитета хранятся в секторе делопроизводства и архива в опечатываемых металлических шкафах, используются строго по назначению, выдаются уполномоченным лицам структурных подразделений Комитета с отметкой в журнале выдачи гербовых бланков (приложение 13).

Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается.

3.1.8. Организация работы по изготовлению типографским способом гербовых бланков Комитета возлагается на отдел государственного заказа резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета, который получает заявки от консультанта сектора делопроизводства и архива на изготовление типографским способом гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков консультанту сектора делопроизводства и архива.

3.1.9. Испорченные и невостребованные бланки Комитета возвращаются в сектор делопроизводства и архива для их списания и уничтожения по акту.

3.1.10. В Комитете устанавливаются следующие размеры полей на документе:

3,00 см - левое;

1,00 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

Для проектов законодательных актов Волгоградской области, проектов постановлений Администрации Волгоградской области, проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области:

2,75 см - левое;

2,25 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

3.1.11. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые Комитетом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление, в соответствии со схемами расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно приложениям 14, 15.

Устанавливается следующий состав реквизитов документов Комитета:

1) Герб Волгоградской области;

2) наименование Комитета;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) наименование вида документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о Комитете;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование (заголовок) документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа в Комитет, "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.2.2. Правила оформления реквизитов документов.

3.2.2.1. В Инструкции по делопроизводству используется нумерация реквизитов документов, используемая в ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизит документа "Должность лица, подписавшего документ" пронумерован как 31, реквизит "Отметка о конфиденциальности" пронумерован как 32.

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), размер шрифта - 14; междустрочный интервал - одинарный.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" отделяют друг от друга междустрочными интервалами - полуторным либо двойным.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

3.2.2.2. Герб Волгоградской области (реквизит 02).

Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов Комитета в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

На бланках документов Комитета герб Волгоградской области изображается в одноцветном (черно-белом) варианте, помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа Комитета из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.

Размеры изображения герба для печати на бланках Комитета: высота - 17 мм, ширина - 12,75 мм.

3.2.2.3. Наименование Комитета (реквизит 08).

Наименование Комитета - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 июня 2010 г. N 885 "Об утверждении Положения о Комитете по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области".

Наименование государственного учреждения Волгоградской области, подведомственного Комитету, указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования Комитета.

3.2.2.4. Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31).

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках должностного лица Комитета, предназначенного для резолюций и поручений.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием органа исполнительной власти Волгоградской области.

3.2.2.5. Справочные данные о Комитете (реквизит 09).

Справочные данные о Комитете указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению Комитета, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (Основной государственный регистрационный номер Комитета проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

3.2.2.6. Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа (РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов, издаваемых Комитетом.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.2.2.7. Место составления (издания) документа (реквизит 14).

Место составления или издания документа (Волгоград) указывается в бланках документов Комитета, за исключением бланков писем.

3.2.2.8. Дата документа (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, записка, акт и др.), проведения (решение коллегии), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется сектором делопроизводства и архива при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти Волгоградской области, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

3.2.2.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Комитете.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.2.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

3.2.2.11. Адресат (реквизит 15).

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и юридическим лицам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятое сокращенное наименование органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Если необходимо указать ученую степень, воинское звание, классный чин юстиции (кандидат медицинских наук, генерал-майор внутренней службы, советник юстиции 1 класса), то они указываются после должности адресата, перед инициалами и фамилией.

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю текстового поля реквизита.

При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Комитет экономики

Администрации

Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю Комитета

экономики Администрации

Волгоградской области

И.О. Фамилия

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Волгоградской области

"Центр управления и связи"

Авиаторов шоссе, д. 2а,

Волгоград, 400000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

Михайловский район,

Волгоградская область,

403340

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:

Главам муниципальных

образований Волгоградской

области

или:

Руководителям органов

исполнительной власти

Волгоградской области

3.2.2.12. Наименование (заголовок) документа (реквизит 18).

Наименование (заголовок) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения об архиве Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области"; "О временных нормах расхода топлива на осенне-зимний период 2010/2011 гг."

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

3.2.2.13. Текст документа (реквизит 20).

В Комитете документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; представляю информацию по Вашему запросу.

3-го лица единственного числа: ...Комитет по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области постановляет...; ...коллегия постановила...; Комитет не считает возможным...;

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения Комитета или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах власти исполнительной Волгоградской области";

"В соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.2.2.14. Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам (распоряжениям), правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу Комитета по ЧС

Администрации

Волгоградской области

от 15 сентября 2010 г. N 10

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка об утверждении документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Комитета по ЧС

Администрации

Волгоградской области

от 15 сентября 2010 г. N 10

3.2.2.15. Гриф согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО
Председатель Комитета по ЧС Администрации Волгоградской области
Подпись		И.О.Фамилия
Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по ЧС

Администрации

Волгоградской области

от 26 сентября 2010 г. N 32/06-234

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

3.2.2.16. Виза (реквизит 24).

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Комитета оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Председатель Комитета по ЧС

Администрации

Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актах Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Комитета, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения, решения коллегии).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Комитета, или на лицевой стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Председатель Комитета по ЧС Администрации Волгоградской области
Подпись	И.О.Фамилия
Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.2.2.17. Подпись должностного лица (реквизит 22).

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель Комитета

по ЧС Администрации

Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Если документ оформлен на бланке Комитета, то в состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (без указания наименования Комитета), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель Комитета

Подпись

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если председатель Комитета временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель председателя Комитета, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей председателя Комитета). При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции первого заместителя или заместителя председателя Комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними и председателем Комитета, то в документе указывается его фактическая должность. Например:

И.о. председателя Комитета

по ЧС Администрации

Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

или

Первый заместитель председателя

Комитета по ЧС Администрации

Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

или

Заместитель председателя

Комитета по ЧС Администрации

Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О.Фамилия
Члены комиссии	Подпись	И.О.Фамилия
	Подпись	И.О.Фамилия

3.2.2.18. Гриф утверждения (реквизит 16).

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Председатель Комитета по ЧС Администрации Волгоградской области
	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (приказом), его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Комитета по ЧС

Администрации

Волгоградской области

от 15 сентября 2010 г. N 70

3.2.2.19. Оттиск печати (реквизит 25).

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.2.2.20. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), при необходимости реквизит может содержать указание на место нахождения подлинника документа, например:

Подлинник документа находится в деле N 01-05 Комитета по ЧС Администрации Волгоградской области за 2009 год.

Верно

Ведущий специалист сектора

делопроизводства и архива

Комитета

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии _____ л.". Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно", в таком случае проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью (штампом) структурного подразделения Комитета.

3.2.2.21. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, код города и номер его телефона, например:

Фамилия, имя, отчество

(8442) 24-56-88

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе документа проставляется в соответствии со специальными требованиями, предусмотренными для оформления документов конфиденциального характера.

3.2.2.22. Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке председателя, первого заместителя председателя и заместителя председателя Комитета (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению включают: инициалы исполнителей, фамилии, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Н.В.Морозову, И.А.Федосеевой

Прошу подготовить проект

постановления к 05.12.2010.

Подпись

Дата

3.2.2.23. Отметка о контроле документа (реквизит 19).

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.2.2.24. Отметка об исполнении документа (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя документа или сотрудника сектора делопроизводства и архива Комитета и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

3.2.2.25. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Отметка о поступлении документа в Комитет содержит входящий регистрационный номер, дату поступления документа (при необходимости часы и минуты) и количество листов документа. Отметка о поступлении документа проставляется с использованием штампа.

3.2.2.26. Отметка о конфиденциальности (реквизит 32).

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 февраля 2003 г. N 221 "Об утверждении инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области") отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003) приведены: для углового бланка на рисунке 1, для продольного бланка - на рисунке 2.

3.3. Проекты законов Волгоградской области

3.3.1. Процедура внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 17 июля 1996 г. N 73-ОД, Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах", постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. N 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

3.3.2. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее именуются - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области и соответствующих поручений Главы Администрации Волгоградской области, а также в порядке законодательной инициативы.

3.3.3. Необходимым условием внесения законопроекта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы является представление:

проекта постановления Волгоградской областной Думы (к законопроекту);

текста законопроекта и иного нормативного правового акта;

пояснительной записки;

финансово-экономического обоснования законопроекта;

перечня нормативных правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого законопроекта, в том числе их отмены полностью или частично.

3.4. Правила оформления законопроектов Волгоградской области

3.4.1. Законопроекты и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14 .

Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2,00 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2,00 см.

Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

3.4.2. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля, в две строки через один междустрочный интервал печатается пометка: "Внесен главой администрации Волгоградской области" ("Внесен администрацией Волгоградской области"), которая выравнивается по левой границе пометки.

3.4.3. На расстоянии междустрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

3.4.4. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" междустрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через 1 междустрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

3.4.5. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом З6 пт, печатается через один междустрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской области в связи с приведением в соответствие с бюджетным процессом

или

О внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области от 10 апреля 2007 г. N 1442-ОД "О социальной поддержке семей с детьми в Волгоградской области"

3.4.6. Текст отделяется от заголовка междустрочными интервалами 36-48 пт и печатается через один междустрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы и исключена возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковый номер. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами, например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после номера статьи ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Статья 15. Избирательное право

Текст отделяется от заголовка статьи двумя междустрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через один междустрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, например:

Статья 1

Внести в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. N 335-ОД "О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области" следующие изменения:...

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

3.4.7. Подпись должностного лица отделяется от текста междустрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Глава администрации Волгоградской области" и инициалов, фамилии главы администрации Волгоградской области. Слова "Глава администрации" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через один междустрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Главы Администрации Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

3.4.8. Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи должностного лица четырьмя междустрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов и печатается через один междустрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа, например:

Подготовлен комитетом по ЧС

администрации Волгоградской области

05 сентября 2010 г.

3.4.9. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.4.10. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица".

3.4.11. Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

3.4.12. Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через один междустрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в статью 1 Закона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г. N 624-ОД "О почетном звании Волгоградской области "Почетный гражданин Волгоградской области"

3.4.13. Текст пояснительной записки отделяется от заголовка междустрочным интервалом 24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

3.4.14. Подпись должностного лица отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

3.4.15. Образец оформления законопроекта приведен в приложении 16.

3.5. Проекты постановлений Администрации Волгоградской области, постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области

3.5.1. В пределах своей компетенции Комитет разрабатывает проекты:

постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области;

постановлений Администрации Волгоградской области.

3.5.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области осуществляется в порядке, установленном Главой Администрации Волгоградской области.

3.5.3. Проекты постановлений (распоряжений) представляются в аппарат Главы Администрации Волгоградской области с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

3.5.4. В сопроводительном письме указываются: основание внесения проекта постановления (распоряжения), сведения о согласовании проекта постановления (распоряжения) или отсутствии согласования (с указанием причин) с заинтересованными лицами.

3.5.5. В пояснительной записке указываются: основание внесения проекта постановления (распоряжения), причины, обусловившие необходимость его разработки, краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений и социально-экономические последствия принятия проекта. В случае, если принятие проекта постановления (распоряжения) влечет расходы бюджета, дополнительно оформляется финансово-экономическое обоснование.

3.5.6. Проект постановления (распоряжения) визируется председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

3.5.7. Сопроводительное письмо, пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к проекту подписываются председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

3.5.8. Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном порядке проекты постановлений (распоряжений) представляются в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Главы Администрации Волгоградской области на бумажном и электронном носителях для корректирования и редактирования в соответствии с правилами русского языка.

3.5.9. В соответствии с установленным порядком, срок работы отдела редакционного и документационного обеспечения аппарата Главы Администрации Волгоградской области с проектами постановлений (распоряжений) составляет три рабочих дня и может быть продлен до пяти рабочих дней при необходимости обработки документа большого объема.

3.5.10. Проект постановления (распоряжения), подготовленный с нарушением установленных требований и в результате чего возвращенный для исправления, должен быть доработан в течение трех дней и передан в отдел редакционного и документационного обеспечения аппарата Главы Администрации Волгоградской области для проверки устранения нарушений и последующего оформления.

3.6. Правила оформления проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области

3.6.1. Проекты постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 2,00 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2,00 см.

При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

3.6.2. Проекты правовых актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза" и могут содержать приложения.

3.6.3. Реквизит "Наименование вида документа" может принимать значения: "постановление Главы Администрации Волгоградской области", "распоряжение Главы Администрации Волгоградской области", "постановление Администрации Волгоградской области".

Реквизит печатается шрифтом обычной насыщенности, прописными буквами центрованным способом. Первое слово реквизита (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается без отступа от верхнего поля, слова "ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" ("АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ") отделяются от первого слова реквизита одинарным междустрочным интервалом.

3.6.4. Реквизит "Наименование (заголовок) документа" отвечает на вопрос: "О чем?" ("О ком?") издан документ. Заголовок является обязательным реквизитом проекта правового акта и составляется ко всем проектам содержащим текст объемом более 4-5 строк.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 6 см от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через междустрочный интервал 12 пт.

Заголовок центрируется относительно границ текстового поля.

3.6.5. Реквизит "Текст документа" отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами и печатается через одинарный междустрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Главы Администрации Волгоградской области завершается словом "п о с т а н о в л я ю:", в постановлениях Администрации Волгоградской области - словами "Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:". Слова "постановляю" и "постановляет" печатаются в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов "п о с т а н о в л я ю:", "Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:", которые печатаются с абзаца.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов актов Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Главы Администрации Волгоградской области, постановлению Администрации Волгоградской области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения) и являются его неотъемлемой частью.

Проект правового акта Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области по организации исполнения федерального закона, акта Президента Российской Федерации, закона Волгоградской области должен содержать ссылку на соответствующий закон или акт. В проектах постановлений (распоряжений) употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

3.6.6. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из слов "Глава Администрации Волгоградской области", инициалов и фамилии Главы Администрации Волгоградской области.

Слова "Глава Администрации" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через междустрочный интервал 12 пт от границы левого поля. Инициалы и фамилия Главы Администрации Волгоградской области печатаются у правой границы текстового поля.

3.6.7. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта правового акта Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области на одной странице.

3.6.8. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

3.6.9. Приложениями к проектам постановлений, распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области могут быть положения, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и другие виды документов, подготовленные согласно требованиям к их структуре и содержанию.

Приложения оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).

3.6.10. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) Главы Администрации Волгоградской области, постановление Администрации Волгоградской области. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через междустрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений, они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости на последующих страницах приложения в правом верхнем углу может делаться пометка "Продолжение приложения 1" ("Продолжение приложения 2" и т.д.).

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Главы

Администрации

Волгоградской области

от

При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий и т.п.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (Порядок - УТВЕРЖДЕН, Положение - УТВЕРЖДЕНО, Инструкция - УТВЕРЖДЕНА, Правила - УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

Администрации

Волгоградской области

от

3.6.11. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через междустрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним междустрочным интервалом.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта и от текста приложения двумя-тремя междустрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

3.6.12. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

3.6.13. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства Word. Сетка таблицы делается невидимой за исключением заголовочной части таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В одноярусной заголовочной части таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы, а в двух- и многоярусной - заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и других ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Если заголовки второго, третьего и других ярусов графы грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы, они пишутся с прописной буквы.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

При числах в боковике следует употреблять обозначения единиц физических величин в соответствии с Государственным стандартом "Единицы физических величин". В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных. В графах таблиц повторяющиеся элементы не рекомендуется заменять кавычками.

Числа и текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. Числа в столбцах выравниваются в автоматическом режиме по правой цифре, дроби - по запятой внутри числа, после запятой десятичные знаки ставятся под десятичные, сотые - под сотые и т.д.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование и номера граф) повторяется на каждой странице.

3.6.14. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

3.6.15. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается через междустрочный интервал 12 пт в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой (длина черты - одна треть ширины текстового поля). Символ сноски ставится с абзаца. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.6.16. В конце приложения оформляется реквизит подписи заместителя Главы Администрации Волгоградской области - управляющего делами Администрации Волгоградской области. Наименование должности печатается в три строки от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 12 пт.

3.6.17. Приложения визируются председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности. Реквизит визы председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, печатается ниже реквизита подписи заместителя Главы Администрации Волгоградской области - управляющего делами Администрации Волгоградской области в правой части листа, оформляется шрифтом N 12 и включает в себя наименование должности председателя Комитета, его инициалы, фамилию и личную подпись. Кроме того, приложения визируются сотрудником государственно-правового управления аппарата Главы Администрации Волгоградской области.

3.6.18. Образцы оформления проектов правовых актов приведены в приложениях 17-19.

4. Оформление отдельных видов документов в Комитете

4.1. Состав документов Комитета

В деятельности Комитета создается комплекс правовых и организационно-распорядительных документов: приказы (распоряжения) по основной деятельности Комитета, приказы по личному составу; локальные нормативные правовые акты, утверждаемые приказами (распоряжениями) Комитета и обязательные для исполнения всеми сотрудниками Комитета; протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов); акты; записки (докладные, аналитические, пояснительные, объяснительные); договоры, контракты, соглашения; доверенности; деловая (служебная) переписка и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Комитета, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, дополнительных соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.

В установленных законодательством случаях в Комитете могут издаваться акты совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ (распоряжение), соглашение, протокол и др.).

4.2. Порядок подготовки и оформления нормативных и организационно-распорядительных документов Комитета

Нормативные правовые акты Комитета издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, а также по инициативе Комитета в пределах его компетенции.

Нормативные и организационно-распорядительные документы Комитета издаются в форме приказов, распоряжений, решений коллегии, инструкций, положений, правил, а также в иных формах, установленных законодательством, в соответствии с:

Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О Законах и иных областных нормативных правовых актах";

постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 декабря 2007 г. N 2110 "О нормативных правовых актах структурных подразделений Администрации Волгоградской области";

4.3. Правила, положения, инструкции и другие документы, носящие нормативный характер

4.3.1. Под нормативным правовым актом Комитета понимается изданный в установленном порядке акт председателя Комитета, или лицом, исполняющим его обязанности, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц.

4.3.2. Подготовка нормативных правовых актов в Комитете осуществляется в соответствии с:

постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)",

постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 13 августа 2009 г. N 940 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области и иных органов исполнительной власти Волгоградской области";

приказом Управления противопожарной службы и гражданской защиты Администрации Волгоградской области от 10 июня 2010 г. N 160 "О назначении ответственных".

4.3.3. Проект нормативного правового акта до его подписания председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, должен пройти юридическую экспертизу, а также антикоррупционную экспертизу в порядке, устанавливаемом постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 13 августа 2009 г. N 940 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области и иных органов исполнительной власти Волгоградской области". Юридическая и антикоррупционная экспертиза, а также определение нормативности и необходимости официального опубликования правового акта проводятся начальником отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета.

4.3.4. Нормативные правовые акты вступают в силу со дня их подписания, если в самом нормативном правовом акте не установлен иной порядок вступления в силу.

Нормативные правовые акты по вопросам защиты прав и свобод человека и гражданина вступают в силу не ранее чем через 10 календарных дней после их официального опубликования.

4.3.5. Нормативные правовые акты подлежат официальному опубликованию, в случае если они затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также в иных случаях, определяемых председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

Официальное опубликование нормативных правовых актов производится в газете "Волгоградская правда".

В целях опубликования нормативный правовой акт направляется в газету "Волгоградская правда" с сопроводительным письмом на имя главного редактора названной газеты, подписанным председателем Комитета, или лицом, исполняющим его обязанности. В письме должно содержаться указание на нормативно-правовой характер акта Комитета и обоснование необходимости его опубликования.

4.3.6. Комитет направляет нормативные правовые акты в пятидневный срок со дня их подписания всем названным в них организациям и должностным лицам (в соответствии с реестром рассылки), в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области, в прокуратуру Волгоградской области, информационным службам "Гарант" и "Консультант", а также два экземпляра - Волгоградской областной универсальной научной библиотеке им. М. Горького.

4.3.7. Копии нормативных правовых актов, изменяющих или отменяющих действующие акты, направляются организациям, которым они рассылались, или их правопреемникам.

4.3.8. Порядок оформления правил, положения, инструкций и других документов, носящих нормативный характер, такой же, как и приказов (распоряжений).

4.4. Оформление приказов (распоряжений) Комитета по основной деятельности

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения Комитета на основании поручений председателя, первого заместителя и заместителей председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов (распоряжений) по вопросам государственной гражданской службы и кадрам готовит отдел правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета, в том числе на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности Комитета и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений Комитета, которые готовят и вносят проект.

Сектор делопроизводства и архива контролирует правильность оформления проектов приказов (распоряжений).

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Комитета, внесшим проект, руководителями структурных подразделений Комитета, которым в проекте даются поручения, а также начальником отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые председателю Комитета, или лицу, исполняющему его обязанности, на подпись, визируются первым заместителем и (или) заместителями председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на гербовых бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой регистрации приказа является дата его подписания.

Внесение изменений, дополнений, исправлений, замена листов в подписанном приказе (распоряжении) а также в согласованном проекте документа запрещается.

Приказы (распоряжения) регистрируются в секторе делопроизводства и архива по порядку номеров в пределах календарного года. К номерам распоряжений через дефис прибавляется буквенный код "р".

Приказы (распоряжения) регистрируются отдельно на бумажных носителях в журналах учета.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе заверяются печатью сектора делопроизводства и архива Комитета.

Копии приказов (распоряжений) направляются исполнителям и другим адресатам в соответствии с реестром рассылки, составляемым и подписываемым исполнителем.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке соответствующего вида документа Комитета. Образец бланка приказа (распоряжения) и правила его построения приведены в приложении 21-22.

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа (распоряжения), оформляются следующие реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Визы". Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности. При необходимости приказ (распоряжение) может содержать приложения.

Наименование (заголовок) документа.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа (распоряжения) и составляется ко всем приказам (распоряжениям), содержащим текст объемом более 4-5 строк. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см от реквизита "Место составления (издания)" через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст документа.

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю" которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или должностные лица Комитета. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения (должностные лица) Комитета, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в реестре рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Допускается уменьшение отступов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста приказа (распоряжения) на одной странице.

При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

Визы.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа приказа (распоряжения) или на отдельном листе согласования с грифами согласования.

Подпись должностного лица.

Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из наименования должности лица подписывающего документ (без указания наименования Комитета), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица, подписывающего документ, печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ, печатаются от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования его должности.

Например:

Первый заместитель

председателя Комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приказы (распоряжения) подписывает председатель Комитета, а в его отсутствие лицо, исполняющее его обязанности.

Правила оформления приложений.

Приложения к приказам (распоряжениям) Комитета оформляются аналогично приложениям к проектам постановлений (распоряжений) Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области (приложение 20).

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения Комитета, подготовившего проект.

Особенности оформления совместных приказов.

Совместные приказы Комитета печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Волгоградской области, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти Волгоградской области, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в приложении 21.

4.5. Порядок подготовки и оформления приказов Комитета по личному составу

4.5.1. Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

4.5.2. Ведение кадровой документации в Комитете осуществляется в соответствии с:

Трудовым кодексом Российской Федерации;

Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках";

Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 "Инструкция по заполнению трудовых книжек";

постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст "ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98".

4.5.3. В отличие от приказов по основной деятельности (к ним относятся приказы: по организации работы Комитета, по финансированию, о планировании деятельности Комитета, об отчетности, об утверждении штатного расписания, об утверждении инструкций, о порядке проведения аттестации и т.д.) приказы по личному составу связаны с трудовой деятельностью сотрудников Комитета, имеют особенности составления и оформления.

Приказы по личному составу подразделяются на:

а) Приказы унифицированной формы. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приказы о приеме, увольнении, переводе работников, о предоставлении отпусков, о направлении в командировку). В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

В унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости допускается вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом Комитета.

Заполнение унифицированной формы приказа ведется печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники, либо от руки (разборчиво, желательно печатными буквами). Ведение смешанной обработки (обработка вручную и механизированная обработка) унифицированных форм приказов не допускается.

В приказах, как и в других документах, недопустимы помарки, подчистки. Ошибки в документах, заполняемых вручную, исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

б) Приказы, имеющие произвольную форму (допускается оформление некоторых видов приказов по личному составу в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.):

о наложении дисциплинарных взысканий;

об изменении анкетно-биографических данных;

об установлении профессии;

о присвоении разряда;

о совмещении профессий (должностей);

об установлении надбавки;

о замещении временно отсутствующего работника;

о дежурстве;

о привлечении к сверхурочным работам (к работе в выходные и праздничные дни);

об изменении режима работы.

Приказы по личному составу оформляются не на несколько действий, а на одно, т.е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько.

4.5.4. По основным кадровым процедурам представляют следующие виды кадровых документов.

а) Документация по приему на работу:

заявление о приеме на работу;

приказ о приеме на работу.

б) Документация по переводу на другую работу:

заявление о переводе на другую работу;

представление о переводе на другую работу;

приказ о переводе на другую работу.

в) Документация по увольнению с работы:

заявление об увольнении;

приказ об увольнении.

г) Документация по оформлению отпусков:

график отпусков;

заявление о предоставлении отпуска/уведомление работника о начале отпуска;

приказ о предоставлении отпуска.

д) Документация по оформлению командировки:

служебное задание;

докладная записка (при необходимости привлечения водителей либо сотрудников других отделов Комитета);

приказ о направлении в командировку;

командировочное удостоверение.

е) Документация по оформлению поощрений:

представление о поощрении;

приказ о поощрении.

ж) Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

докладная записка о нарушении/акт о нарушении трудовой (служебной) дисциплины;

объяснительная записка о нарушении трудовой (служебной) дисциплины;

заключение о результатах проведения служебной проверки (в отношении государственного гражданского служащего);

приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

з) Документация об изменении анкетно-биографических данных:

заявление об изменении анкетно-биографических данных;

приказ об изменении анкетно-биографических данных.

Нумерация подпунктов пункта 4.5.4 подраздела 4.5 раздела 4 настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником

к) Документация о привлечении к сверхурочным работам (к работе в выходные или праздничные дни):

докладная записка о привлечении к сверхурочным работам/к работе в выходные и праздничные дни;

уведомление работника о привлечении к сверхурочным работам/к работе в выходные или праздничные дни (с отметкой от работника о согласии/несогласии к работе в выходные или праздничные дни);

приказ о привлечении к сверхурочным работам/к работе в выходные и праздничные дни.

4.5.5. Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

наименование вида документа - "Приказ";

дата, номер;

место издания, заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы согласования;

отметка об ознакомлении с приказом работника;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.5.6. Правила оформления реквизитов:

Заполнение реквизитов унифицированной формы производится по определенным правилам.

Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Заполнение поля ОКПО является обязательным.

Наименование (заголовок) документа.

Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос "о чем?": о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т.п. Далее пишутся фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Текст документа.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Формулировки приказа должны строго соответствовать действующему трудовому законодательству.

Приказ по личному составу, не имеющий унифицированной формы, оформляется по правилам оформления распорядительных документов Комитета. В тексте приказов об изменении персональных данных обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем.

Виза.

Проект кадрового документа визируют начальник отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров, а при необходимости - первый заместитель председателя Комитета и/или заместитель председателя Комитета, приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует начальник отдела финансово-экономического обеспечения, бухгалтерского учета, отчетности и контроля Комитета - главный бухгалтер.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

Отметка об ознакомлении с приказом работника.

Сотрудник сектора государственной службы и кадров отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета знакомит каждого сотрудника с приказом, после чего ознакомленный сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Регистрация и хранение приказов по личному составу.

Приказы по личному составу разделяют в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу можно разделять тематически (прием на работу, увольнение, командировки и т.д.). Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел, например: "Приказы по отпускам" и т.д.

Приказы с разными сроками хранения формировать в одно дело запрещается.

Структура регистрационного индекса - это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года (календарного года). Номер (индекс) пишут с буквой "к" - кадры, или "л/с" - личный состав, "о" - отпуска, "п" - поощрения, "км" - командировки и т.д., возможны и другие буквенные обозначения.

Приказы по личному составу могут храниться в секторе государственной службы и кадров отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета или другом помещении, обеспечивающем их сохранность. После того как истекает срок их хранения, они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении документов к уничтожению.

Приказы по личному составу регистрируются в журнале регистрации приказов по личному составу.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, направлении в командировку, взысканиях и т.д. хранятся 5 лет в соответствии со статьей 19(б)** Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Правила оформления приказов по личному составу и другие документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудников Комитета, для оформления приказов по личному составу приведены в приложении 23-28.

4.6. Подготовка документов к заседаниям коллегии и оформление решений коллегии Комитета

4.6.1. Работа коллегии Комитета проводится на основании планов, утвержденных председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

Руководители структурных подразделений Комитета представляют секретарю коллегии свои предложения, согласованные с первым заместителем и/или заместителем председателя Комитета, в соответствии с распределением обязанностей, за месяц до начала полугодия.

Заседания коллегии проводятся в соответствии с утвержденным планом, но не реже 1 раза в квартал.

Секретарь коллегии не позднее 10 числа месяца, предшествующего началу полугодия, готовит проект плана работы коллегии, не позднее 15 числа месяца, предшествующего началу полугодия, рассылает утвержденный план в структурные подразделения Комитета, руководителям государственных учреждений Волгоградской области, подведомственных Комитету.

Подготовку вопросов на заседание коллегии осуществляют структурные подразделения Комитета, вносившие вопросы на рассмотрение коллегии.

Список приглашенных на заседание коллегии по рассматриваемому вопросу определяется руководителем структурного подразделения, отвечающего за его подготовку, и согласовывается с первым заместителем и/или заместителем председателя Комитета, курирующим соответствующее направление деятельности.

План работы коллегии подписывается секретарем коллегии и утверждается председателем коллегии - председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

4.6.2. Материалы к заседанию коллегии (проект решения коллегии по запланированному вопросу; бланк согласования проекта решения коллегии, фамилия, имя, отчество, должность докладчика; аналитическая справка по рассматриваемому вопросу; список приглашенных; реестр адресатов для рассылки материалов по данному вопросу и другие материалы) представляются секретарю коллегии за 10 рабочих дней до заседания коллегии.

Перечень внеплановых вопросов для включения в повестку дня запланированного заседания коллегии (с обоснованием необходимости включения) секретарь коллегии согласовывает с председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, не позднее чем за 5 дней до установленного дня проведения заседания коллегии.

До момента утверждения повестки дня заседания коллегии инициатор рассмотрения вопроса может отозвать свои документы, направив письменное уведомление с указанием причины председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, или секретарю коллегии.

В случае нарушения сроков представления материалов к заседанию коллегии вопрос снимается с рассмотрения как неподготовленный. Решение об этом принимается председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, по представлению секретаря коллегии.

4.6.3. Представляемый проект решения должен быть подготовлен с учетом следующих требований:

содержать точные и определенные формулировки, термины (понятия), соответствовать по форме и содержанию текста установленным и общепринятым правилам; иметь четкую систему построения, логическую последовательность в изложении мысли;

содержать краткую оценку состояния дел, указания на то, что предполагается выполнить, в какие сроки и кому поручено его выполнение.

4.6.4. Руководители структурных подразделений Комитета несут персональную ответственность за качество подготовки проектов решений коллегии (достоверность сведений, целесообразность намеченных мер, полноту представленных материалов, согласование с заинтересованными лицами), соблюдение сроков их представления.

4.6.5. Секретарь коллегии обеспечивает формирование проекта повестки дня коллегии, оповещение членов коллегии о дате, времени, месте проведения заседания коллегии, редактирование проектов решений коллегии, размножение материалов в необходимом количестве экземпляров.

Комплект материалов, подлежащих рассмотрению на коллегии, не позднее чем за 2 рабочих дня до заседания коллегии секретарь коллегии передает членам коллегии.

4.6.6. По результатам рассмотрения вопроса на заседании коллегии издается решение коллегии.

Решения коллегии не позднее трех дней после их подписания передаются секретарем коллегии в сектор делопроизводства и архива Комитета для рассылки.

Порядок оформления решения коллегии такой же, как и приказов (распоряжений).

Реквизит "Текст" решения коллегии начинается со слова "РЕШИЛА", печатается без разрядки, прописными буками, отдельной строкой с абзаца на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля.

Образец оформления решения коллегии на бланке решения коллегии приведен в приложении 29.

4.6.7. Секретарь коллегии ведет протокол заседания коллегии.

Проект решения коллегии, требующий доработки, передается первому заместителю и/или заместителю председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей для внесения в него изменений и дополнений с учетом критических замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии.

4.6.8. По итогам заседании коллегии секретарем коллегии в течение 2 рабочих дней оформляется протокол.

Протокол подписывают председательствующий и секретарь коллегии. Протокол рассылке не подлежит и хранится в секторе делопроизводства и архива.

Образец оформления протокола на бланке протокола приведен в приложении 30.

4.7. Порядок подготовки и оформление договоров и соглашений

4.7.1. Договоры и соглашения (далее именуется - договор) от имени Комитета подписываются председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

4.7.2. Проект договора готовится структурным подразделением Комитета по поручению председателя Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

Ответственность за качество подготовки проекта договора несут руководитель структурного подразделения Комитета, которым поручена подготовка проекта договора, первый заместитель и/или заместитель председателя Комитета, курирующие соответствующее структурное подразделение.

Проект договора готовится в количестве экземпляров на один превышающий количество сторон договора. В случае необходимости проект договора может быть подготовлен в большем количестве экземпляров.

При подготовке договора обязательной является проверка полномочий лиц, подписывающих договор, которая осуществляется структурным подразделением Комитета, готовящим проект договора.

4.7.3. Проект договора подлежит согласованию с:

руководителем структурного подразделения Комитета, подготовившего проект договора;

начальником отдела финансово-экономического обеспечения, бухгалтерского учета, отчетности и контроля;

начальником отдела государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета;

первым заместителем и/или заместителем председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей.

4.7.4. Согласованный проект договора представляется в отдел правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета, который проводит экспертизу проекта договора на соответствие законодательству Российской Федерации и Волгоградской области, а также повторно проверяет полномочия лиц, подписывающих данный договор.

4.7.5. В случае соответствия проекта договора всем предъявляемым требованиям начальник отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета визирует каждый лист проекта договора. В случае несоответствия проекта договора законодательству и обнаружения недостатков в его оформлении дается мотивированное заключение. При этом проект договора визированию не подлежит.

Не завизированный в отделе правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета проект договора не может быть представлен на подпись председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности.

4.7.6. Завизированный в отделе правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета проект договора со всеми сопроводительными документами (представлениями, письмами, ходатайствами и т.п.) направляется в отдел государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета для представления на подпись председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности.

4.7.7. Подписанный председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, договор регистрируется в отделе государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла.

4.7.8. После подписания договора всеми сторонами отдел государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета представляет в отдел финансово-экономического обеспечения, бухгалтерского учета, отчетности и контроля Комитета оригинал договора (экземпляр Комитета с соответствующими визами) со всеми сопроводительными документами (представлениями, письмами, ходатайствами и т.п.) для постоянного хранения.

Дополнительный экземпляр договора хранится в отделе государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета до минования надобности.

4.7.9. Экземпляры договоров, подлежащие передаче другим сторонам договора, вручаются сторонам договора структурным подразделением Комитета, подготовившим проект данного договора. Вручение экземпляра договора другим сторонам может направляться по средствам почтовой связи (заказным письмом с уведомлением).

4.7.10. Заверенная копия договора может быть предоставлена отделом финансово-экономического обеспечения, бухгалтерского учета, отчетности и контроля на основании мотивированного письменного запроса органа исполнительной власти Волгоградской области, структурного подразделения аппарата Главы Администрации, организации, предприятия, учреждения.

4.8. Порядок оформления доверенностей от имени председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности

Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления интересов Комитета перед третьими лицами.

Подписывается председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, заверяется круглой гербовой печатью Комитета.

Доверенность оформляется на бланке письма Комитета с продольным расположением реквизитов.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее подписания и регистрации.

Доверенность, выдаваемая в соответствии с изложенным порядком, обязательному нотариальному удостоверению не подлежит.

Доверенность регистрируется в секторе делопроизводства и архива Комитета после подписи председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности.

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" присваиваются в пределах календарного года.

Доверенность регистрируется в журнале учета доверенностей.

В тексте доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

Образец оформления доверенности приведен в приложении 33.

4.9. Протокол заседания (совещания)

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов в Комитете.

4.9.1. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Комитете протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются поручения сотрудникам Комитета и/или принятое по нему решение.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Комитета, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на бланке "Выписка из протокола".

Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью сектора делопроизводства и архива.

Протоколы печатаются: на бланке протокола, на общем бланке, на листе бумаги формата А4.

4.9.1.1. Оформление протокола на листе формата А4.

При оформлении протокола на стандартном листе бумаги оформляются следующие реквизиты:

"Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области" - указывается полное официальное и/или сокращенное наименование Комитета. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

"Вид документа" - ПРОТОКОЛ, реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами и выравнивается по центру;

"Вид заседания, совещания" - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

"Место проведения заседания (совещания)" - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два междустрочных интервала после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

"Дата и номер протокола" - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Регистрация протоколов производится в структурных подразделениях, ответственных за проведение данных совещаний, мероприятий.

"Текст протокола" - состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Первый заместитель Главы

Администрации Волгоградской области

Заместители Главы Администрации

Волгоградской области

- И.О.Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

"Подпись" - отделяется от текста тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 12 пт и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании двумя одинарными междустрочными интервалами и оформляется аналогично.

Образцы оформления полного и краткого протоколов на стандартном листе бумаги приведены в приложениях 30-31.

4.9.1.2. Оформление протокола на бланке протокола.

При использовании для оформления протокола заседания (совещания) бланка протокола Комитета, на нем уже указаны реквизиты: "Герб Волгоградской области", "Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области", "Вид документа" (ПРОТОКОЛ), "Отметка для проставления даты", "Отметка для проставления номера документа", "Место проведения заседания (совещания)". Правила построения бланка - аналогичны правилам построения бланков распоряжений и приказов Комитета.

Ниже реквизита "Место проведения заседания (совещания)" не менее чем 1,5 см печатается реквизит "Вид заседания (совещания)". Реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля.

Текст протокола отделяется от предыдущего реквизита линией и двумя одинарными междустрочными интервалами.

Образец оформления протокола на бланке протокола приведен в приложении 32.

4.9.1.3. Оформление протокола на общем бланке.

Если при оформлении протокола используется общий бланк, то на нем уже указаны реквизиты: "Герб Волгоградской области", "Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области".

Остальные реквизиты протокола оформляются по правилам, предусмотренным для оформления протокола на стандартном листе бумаги.

4.9.2. Положения, правила, инструкции

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции структурных подразделений Комитета.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются председателем Комитета или как акты, утверждаемые Комитетом.

Утверждение положений, правил, инструкций оформляется путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Заголовок к тексту положения, правил, инструкций отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения, правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Основной текст положения, правил, инструкций может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.9.3. Акты

Акт - документ составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты печатаются на листе бумаги формата А4.

Оформление акта.

При оформлении акта на стандартом листе бумаги оформляются следующие реквизиты: "Гриф утверждения", "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подписи должностных лиц".

Реквизит "Текст" состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В водной части указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей, инициалов и фамилии (в именительном падеже).

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - отдел правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета;

2-й экземпляр - сектор делопроизводства и архива Комитета;

3-й экземпляр - государственное учреждение Волгоградской области "Противопожарная служба Волгоградской области по Алексеевскому району".

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед реквизитом "Подписи должностных лиц", оформляется реквизитом "Отметка о наличии приложений" от левой границы текстового поля.

Акт подписывается всеми членами комиссии.

Образец оформления акта приведен в приложении 27.

4.9.4. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направленный (полученный) средствами почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направленный (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) - копия документа, полученная на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, переданный и полученный средствами телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, переданный и полученный по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Служебные письма Комитета готовятся как:

доклады о выполнении поручений Администрации Волгоградской области, Главы Администрации Волгоградской области, председателя Комитета, или лица, исполняющего его обязанности;

исполнение поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Комитета;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам актов Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;

ответы на запросы организаций и физических лиц;

инициативные письма.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль изложения письма.

При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование Комитета;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Комитете;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Комитета, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и/или более органов исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов исполнительной власти Волгоградской области - авторов документа, указываются в реквизите "Подпись должностного лица". Подписи должностных лиц оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько органов исполнительной власти Волгоградской области участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах органов исполнительной власти Волгоградской области - участников совещания.

Экземпляр совместного письма с визами согласования хранится в деле органа исполнительной власти Волгоградской области - инициатора создания документа.

Письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Служебное письмо составляется по схеме:

вступление;

основная часть;

заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.

Служебное письмо содержит только одну заключительную часть.

Основные вопросы письма надо четко формулировать и располагать в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать отданным поручениям, поступившим запросам, резолюциям председателя Комитета, первого заместителя и заместителей председателя Комитета.

При составлении письма исполнитель должен:

детально продумать его содержание;

собрать информацию по данному вопросу, при необходимости изучить законодательство по существу вопроса;

проанализировать предыдущие обращения.

При подготовке письма-ответа необходимо:

сделать ссылку на реквизиты поступившего документа (дату и номер).

Например:

"Во исполнение письма Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 19 ноября 2010 г. N 12-456 направляем следующую информацию";

использовать одинаковые языковые средства выражения (т.е. терминологию);

соблюдать определенную последовательность в изложении аспектов содержания.

Тексты писем-ответов должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции председателя Комитета, или лица, исполняющего его обязанности.

Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией председателя Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае, если срок подготовки писем-ответов не установлен, они должны быть подготовлены в срок не более 30 календарных дней с момента поступления в Комитет.

Сроки подготовки инициативных писем определяются председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

К служебным письмам составляется реквизит наименование (заголовок) документа, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом, выравнивается по центру) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма (перед подписью, печатается с абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля). Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

от 3-го лица единственного числа ("Комитет не считает возможным...", "Комитет предлагает рассмотреть возможность...").

К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе бумаги формата А4, содержащий отметку о согласовании. Служебные письма проходят процедуру согласования (при необходимости визирования) с первым заместителем председателя Комитета и/или заместителем председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей между заместителями председателя Комитета и руководителем структурного подразделения Комитета, где был подготовлен проект служебного письма.

Письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес исполнителем документа не указывается, если документ направляет в правительственные учреждения и органы исполнительной власти Волгоградской области.

При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:

Администрация Алексеевского

муниципального района

Волгоградской области

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Отдел правового обеспечения,

государственной службы и

кадров Комитета по ЧС

Администрации Волгоградской

области

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

Наименование должности, инициалы и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Директору государственного

учреждения "Государственный

архив Волгоградской области"

А.П.Петрову

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:

Главам муниципальных

районов и городских округов

Волгоградской области

или

Руководителям структурных

подразделений Комитета по ЧС

Администрации Волгоградской

области

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес:

Центральный районный суд

Волгограда

Советская ул., д. 3,

Волгоград,

400050

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

Попову И.П.

ул. Вишневая, д. 11, кв. 10,

п. Садовый,

Михайловский район,

Волгоградская область,

403340

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" на втором, третьем и четвертом экземплярах не указывается - каждый из них должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется реестр адресатов для рассылки документа, и на каждом документе проставляется только один адрес.

Право подписи на служебных письмах Комитета имеет председатель Комитета или лицо, исполняющее его обязанности.

Письма, направляемые в федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные подразделения, на имя руководителей субъектов Российской Федерации, иностранные (международные) организации, подписываются только Главой Администрации Волгоградской области, первым заместителем Главы Администрации Волгоградской области или заместителями Главы Администрации Волгоградской области, курирующими соответствующую сферу деятельности.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 12 пт.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

Если председатель Комитета, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы, фамилия.

При подписании служебных документов не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Заместитель Главы

Администрации

Волгоградской области

подпись

И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора

по научной работе

Заместитель директора

по организационно-

методической работе

подпись И.О.Фамилия

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и код города, номер его телефона. Используется шрифт Times New Roman, диапазон: от 8 до 10; например:

Иванов Игорь Матвеевич

(8442) 00-00-00

Служебные письма подписываются председателем Комитета, или лицом, исполняющим его обязанности.

Например:

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

Первый заместитель

председателя Комитета

подпись

И.О.Фамилия

И.о. председателя Комитета

подпись

И.О.Фамилия

4.9.5. Докладная и объяснительная, аналитическая записки

В структурных подразделениях Комитета создаются докладные и объяснительные записки, которые представляются на рассмотрение председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, и используются для информационного обмена между сотрудниками Комитета.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса и в случае необходимости - выводы и предложения составителя по его решению.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, поступка, события, факта.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденцией ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Докладные, объяснительные и аналитические записки (далее именуются - записки) являются справочно-информационными документами и непосредственными основаниями для издания распорядительных документов.

Записки, направляемые за пределы Комитета, называются внешними. Составляются они по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности Комитета, оформляются на бланке письма с угловым расположением реквизита.

Записка может составляться как по указанию председателя Комитета, первого заместителя и/или заместителя председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей, руководителя структурного подразделения Комитета, так и по инициативе конкретного работника.

Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14. При оформлении записок на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

При оформлении записок используются следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения Комитета - автора документа;

адресат (должностное лицо Комитета);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер;

наименование (заголовок) документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

подпись;

визы заинтересованных должностных лиц Комитета при предоставлении записки.

Наименование структурного подразделения Комитета - автора документа.

Наименование структурного подразделения Комитета автора документа печатается через междустрочный интервал 12 пт в несколько строк от левой границы текстового поля и выравнивается по центру относительно самой длиной строки в наименовании. Длина строки не должна превышать 28-30 ударов.

Адресат - должностное лицо Комитета, кому адресована записка.

Реквизит оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки реквизита "Наименование структурного подразделения Комитета" на 40 ударе от левой границы текстового поля печатается наименование должностного лица Комитета, кому адресована записка. Выравнивается по левому краю.

Наименование вида документа.

Наименование вида документа отделяется от предыдущих реквизитов 2-3 одинарными междустрочными интервалами и печатается прописными буквами в одну строку, выравнивается по центру относительно левой и правой границ текстового поля, выделяется полужирным шрифтом, например "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА", "АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА".

Дата документа и регистрационный номер документа.

Дата документа отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, оформляется словесно-цифровым способом, например: 24 марта 2010 г.

Регистрационный номер документа помещается справа от даты на одной строке с ней через пять пробелов и представляет собой простой порядковый номер, например: N 25.

Регистрируются записки в том структурном подразделении Комитета, которое явилось инициатором данного документа.

Наименование (заголовок) документа.

Наименование (заголовок) документа отвечает на вопрос: "О чем?", "О ком?" издан документ.

Заголовок печатается на расстоянии 2 см от реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с прописной буквы от левой границы текстового поля и занимает не более 28-30 знаков флаговым способом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через междустрочный интервал 12 пт.

Если текст внутренней записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Текст документа.

Структура текста записки зависит от цели ее создания.

Текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей.

В одной содержится точная и объективная информация о событии или ситуации, их оценка составителем. В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы "предлагаю", "считаю необходимым", "прошу".

Две части выделяются в случае необходимости и в тексте объяснительной записки. В одной кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.

Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста - перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.

В случае необходимости в записки включается реквизит "Отметка о наличии приложений", которая располагается от границы левого поля ниже текста.

Реквизит "Подпись должностного лица" оформляется также, как и в служебных письмах.

Записку подписывает руководитель структурного подразделения Комитета - инициатора записки.

Внешнюю записку подписывает председатель Комитета или лицо, исполняющее его обязанности.

Виза.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.

5. Организация документооборота

5.1. Принципы организации документооборота

Движение документов в Комитете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и направление в дело образует документооборот.

Организация документооборота в Комитете основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение конкретных резолюций точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

В документообороте Комитета выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации в соответствии с действующим законодательством выделяются:

обращения граждан;

обращения пользователей информацией.

В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации могут выделяться:

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации через Администрацию Волгоградской области: Президента Российской Федерации; Федерального Собрания Российской Федерации - федерального законодательного органа; Правительства Российской Федерации; федеральных органов исполнительной власти (министерства Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства Российской Федерации, управляемые Президентом Российской Федерации или подведомственные и управляемые Правительством Российской Федерации); Совета безопасности Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие из Администрации Волгоградской области, Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие из организаций, подведомственных Комитету;

документы, поступившие из других органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации.

В Комитете доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочно).

5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Вся корреспонденция, поступающая в Комитет, принимается, учитывается и проходит предварительное рассмотрение централизованно в секторе делопроизводства и архива.

Конверты с корреспонденцией вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Список документов, не подлежащих обязательной регистрации в секторе делопроизводства и архива:

пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

письма-ответы на запросы Комитета;

рекламные документы;

коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

5.3. Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, и направляемые непосредственно первому заместителю, заместителем председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей.

Консультант сектора делопроизводства и архива предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу Комитета.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, резолюции (поручения (указания) по исполнению документа) в соответствии с распределением обязанностей между председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета и заместителями председателя Комитета.

5.4. Регистрация поступающих (входящих) документов

Поступающие в Комитет документы, требующие регистрации, регистрируются централизованно в секторе делопроизводства и архива. Регистрация документов проводится только после их предварительного рассмотрения. Регистрация документов проводится независимо от способа их доставки.

Документы, поступившие в сектор делопроизводства и архива, регистрируются в день их поступления. В случае, если документы поступили после 16.00 часов или в нерабочее время они регистрируются на следующий рабочий день.

Документы с отметками "Срочно" и "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, количество листов документа.

При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер формата К32-СП-ПР или К32-СП/СС-ПР:

К - краткое обозначение "Комитет";

32 - индекс Комитета, присваиваемый в соответствии с классификатором органов исполнительной власти Администрации Волгоградской области;

СП - цифровой индекс структурного подразделения Комитета по номенклатуре дел

или

СП/СС - цифровой индекс структурного подразделения Комитета по номенклатуре дел, если в составе отдела предусмотрены сектора;

ПР - порядкового номера документа в пределах календарного года.

Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся Комитетом:

в журнал регистрации поступающих документов;

в АСЭД во вновь созданную регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК).

Сведения о поступившем (входящем) электронном документе по АСЭД вносятся в РКК автоматически, после подтверждения факта приема электронного документа. Затем документ распечатывается и регистрируется на бумажном носителе.

В целях учета и поиска документов при его регистрации в АСЭД вносится следующая информация:

регистрационный номер;

дата регистрации;

кому адресован документ;

номер документа;

дата документа;

вид доставки документа;

тип документа;

количество экземпляров;

количество листов;

состав приложения;

адресант;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

краткое содержание документа;

сведения о документах, связанных с ним;

индекс дела.

5.5. Порядок рассмотрения документов председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности

Документы передаются на рассмотрение председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, ежедневно один раз в день - в 16.00 часов.

Указания по исполнению документов делаются в форме резолюций. В состав резолюции включаются следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя, содержание действий, личная подпись председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, дата резолюции. В необходимых случаях в резолюцию включается срок исполнения документа.

Резолюция пишется на бланке для резолюций и поручений или на первом листе документа, если он адресован конкретно председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности.

Указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу Комитета, а если нескольким лицам, то ответственным за исполнение документа в целом является должностное лицо Комитета, указанное в резолюции первым.

После рассмотрения председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, документы возвращаются в сектор делопроизводства и архива для оформления резолюции (указаний (поручений) по исполнению документа) в журнале регистрации поступающих (входящих) документов и в подсистеме АСЭД.

В соответствии с резолюцией (указаниями (поручениями) по исполнению документа) председателя Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения Комитета - основному исполнителю, соисполнителю направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией сектора делопроизводства и архива).

Передача документов между структурными подразделениями и (или) председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета и заместителями председателя Комитета осуществляется через сектор делопроизводства и архива.

Все поступившие документы, прошедшие первичную обработку и рассмотренные председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, доставляются сотрудником сектора делопроизводства и архива первому заместителю председателя Комитета, заместителям председателя Комитета и в структурные подразделения Комитета два раза в течение рабочего дня: в 11.00 и 16.30 часов. Исключения составляют срочные документы, которые доставляются незамедлительно.

В структурные подразделения документ исполнителю передается на исполнение под подпись в журнале регистрации поступающих (входящих) документов.

5.6. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

Организация работы с поступившими (входящими) документами в структурных подразделениях Комитета осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) председателя Комитета, первого заместителя председателя Комитета и заместителей председателя Комитета.

Структурные подразделения Комитета или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения председателем Комитета, первым заместителем председателя Комитета и (или) заместителями председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей или на следующий рабочий день), срочные входящие документы передаются исполнителю незамедлительно.

Входящие документы, поступившие в структурное подразделение Комитета с резолюцией (поручением) председателя Комитета, первого заместителя председателя Комитета и (или) заместителями председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей, передаются исполнителям (соисполнителям) только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения Комитета.

Сотрудники структурных подразделений Комитета в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Комитете;

в необходимых случаях согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого (исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой "С замечаниями", а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения);

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях подготовку списка (указателя) рассылки отправляемого (исходящего) документа;

предоставление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись (утверждение) председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности;

определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии);

проставлением на отправляемом (исходящем) документе (или его копии) отметки об индексе дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен отправляемый (исходящий) документ.

При совместной работе над документом, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям:

ответственным исполнителем является тот, чья фамилия, имя, отчество в резолюции указана первая;

все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.);

ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

При временном отсутствии исполнителя (соисполнителя) документа он передается на исполнение (соисполнение) сотруднику структурного подразделения, где рассматривался документ. Передачу документа осуществляет руководитель структурного подразделения, где находится на исполнении (соисполнении) документ.

При увольнении исполнителя (соисполнителя) документа или перевода (перемещения) его на иную должность документы, которые находятся у него на исполнении, передаются по акту приема-передачи непосредственному руководителю структурного подразделения Комитета, или по его поручению вновь назначенному сотруднику.

Ответственный исполнитель документа имеет право предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием в докладной записке, предоставляемой председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, если отсутствуют реальные условия его исполнения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель (соисполнитель) не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых (исходящих) документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.7. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа в Комитете возлагается на основного исполнителя документа.

Проекты документов Комитета готовятся на бланках установленной формы.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты отправляемых (исходящих) документов визируются основным исполнителем, руководителем структурного подразделения Комитета или его заместителем, при необходимости - работниками других структурных подразделений, а также первым заместителем председателя Комитета и (или) заместителем председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей (визы проставляются на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра (копии) документа или на листе согласования).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.8. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

Отправляемые (исходящие) документы, подписанные председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, передаются на регистрацию в сектор делопроизводства и архива.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку правильности оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа согласно списку рассылки.

Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются на доработку исполнителю документа.

Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК АСЭД, используемой для учета, поиска, хранения и использования электронных документов.

Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в делопроизводстве Комитета.

Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями подшивается в дело структурного подразделения Комитета - исполнителя документа в соответствии с номенклатурой дел Комитета вместе с документом-запросом. На документе-запросе проставляется отметка об исполнении документа, которая включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дата.

Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) имеет номер формата 32-СП-ПР или 32-СП/СС-ПР и состоит из:

По-видимому, в предыдущем абзаце подраздела 5.8 раздела 5 настоящей Инструкции пропущена часть текста, после "отправляемого (исходящего)" следует читать "документа"

цифры "32" - индекса Комитета, присваиваемого в соответствии с классификатором органов исполнительной власти Администрации Волгоградской области;

СП - цифрового индекса структурного подразделения Комитета по номенклатуре дел

или

СПСС - цифрового индекса структурного подразделения Комитета по номенклатуре дел, если в составе отдела предусмотрены сектора;

ПН - порядкового номера документа в пределах календарного года.

Сведения об отправляемом (исходящем) документе на бумажном носителе вносятся Комитетом:

в журнал регистрации отправляемых документов;

в РКК АСЭД.

Не допускается регистрация отправляемых (исходящих) документов с нарушением установленного порядка и при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц Комитета.

5.9. Отправка документов

Отправку исходящих документов производит сектор делопроизводства и архива.

Сектор делопроизводства и архива проверяет правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение или должностному лицу Комитета - основному исполнителю.

Отправляемые (исходящие) документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные отправляемые (исходящие) документы подлежат отправке в первую очередь.

В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа посредством почтовой связи.

Отправляемые (исходящие) документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется основным исполнителем отправляемого (исходящего) документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи.

Несколько отправляемых (исходящих) документов, отправляемых средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

Передача электронных сообщений осуществляется сектором делопроизводства и архива только при наличии подписанного председателем Комитета или лицом, осуществляющим его обязанности, подлинника документа.

Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются в сектор делопроизводства и архива с указанием номера телефона-факса адресата.

Обработка отправляемых (исходящих) документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется сектором делопроизводства и архива в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами или печатаются на оргтехнике. На почтовые отправления можно наклеивать адресные ярлыки, заранее напечатанные крупным шрифтом. Для ярлыков используется белая бумага или бумага светлых тонов.

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

Почтовые отправления могут быть адресованы до востребования с указанием фамилии, имени, отчества адресата или на абонентский ящик с указанием фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица.

5.10. Регистрация и прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты приказов (распоряжений) Комитета по основной деятельности после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями Комитета и с первым заместителем и/или заместителями председателя Комитета передаются в отдел правового обеспечения, государственной службы и кадров для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Оформленные проекты приказов (распоряжений) исполнитель представляет на подпись председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности вместе со всеми приложениями, относящимися к проекту, и реестром рассылки с указанием количества экземпляров.

После подписания приказы (распоряжения) передаются в сектор делопроизводства и архива для регистрации в журналах учета и РКК АСЭД и доведения до структурных подразделений Комитета в соответствии с реестром рассылки.

Регистрацию внутренних информационно-справочных документов (докладов, обзоров, сводок, докладных, объяснительных записок, справок), осуществляет то структурное подразделение Комитета, которое подготовило документ на рассмотрение председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности.

Внутренним документам присваивается порядковый регистрационный номер в пределах календарного года с регистрацией в журнале учета документов структурного подразделения.

После рассмотрения и наложении резолюции председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, внутренний документ передается сектором делопроизводства и архива исполнителю, указанному в резолюции, с сообщением этой информации в структурное подразделение Комитета - автора внутреннего документа.

5.11. Стенографические работы

Совещания, проводимые председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, стенографирует сотрудник сектора делопроизводства и архива.

Протокол совещания представляется на визирование председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, на следующий день после совещания.

Протоколам совещаний присваивается очередной порядковый номер в пределах календарного года.

После визирования один экземпляр протокола передается для контроля исполнения зафиксированных в нем поручений заместителю председателя Комитета по оперативной работе и организации взаимодействия.

Второй экземпляр протокола остается в секторе делопроизводства и архива для формирования в дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

Одновременно из протокола совещания оформляются выписки и передаются ответственным исполнителям - сотрудникам Комитета, участвующим в совещании, для исполнения под подпись на обратной стороне последнего листа протокола.

5.12. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Комитет, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов анализируются, обобщаются сектором делопроизводства и архива и предоставляются председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, до 5 числа текущего месяца за предыдущий месяц в виде аналитической справки.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени на бумажном носителе и в подсистеме АСЭД и зарегистрированных в секторе делопроизводства и архива.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

6. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнении документов, информирование председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат документы, поступившие в Комитет через Администрацию Волгоградской области, от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также поручения Главы Администрации Волгоградской области.

Контроль исполнения документов ежедневно осуществляет сектор делопроизводства и архива с представлением информации об исполнении документа и/или хода его исполнения председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности.

Срок исполнения документов определяется председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки;

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Волгоградской областной Думы - не позднее чем через 30 дней с даты поступления в Комитет.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения срока исполнения документа.

Если срок исполнения будет перенесен, необходимо сообщить организации, направившей в Комитет письмо-запрос, о продлении срока исполнения документа с указанием конкретной даты исполнения.

Справку о продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль в контрольном отделе аппарата Главы Администрации Волгоградской области, необходимо направлять на имя Главы Администрации Волгоградской области, согласовав с заместителем Главы Администрации Волгоградской области, курирующим Комитет.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении сотрудник структурного подразделения, ответственный за исполнение документа, обязан передать другому сотруднику структурного подразделения - по поручению непосредственного руководителя структурного подразделения - на исполнение находящиеся у него документы.

При передаче документов внутри структурного подразделения от одного исполнителя другому необходимо информировать сектор делопроизводства и архива.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и/или должностным лицам Администрации Волгоградской области, подписавшим резолюцию об исполнении документа, а также в контрольный отдел аппарата Главы Администрации Волгоградской области, если документ поступил из Администрации Волгоградской области.

7. Рассмотрение обращений, жалоб, заявлений граждан

Работа по рассмотрению обращений, жалоб, заявлений граждан и (или) юридических лиц (далее именуются - обращения), поступивших в Комитет в письменной форме или в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

По-видимому, в предыдущем абзаце раздела 7 настоящей Инструкции пропущена часть текста, следует читать "в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ"

Учет письменных и устных обращений граждан и контроль за их своевременным рассмотрением ведет сектор делопроизводства и архива Комитета.

В секторе делопроизводства и архива Комитета корреспонденция проверяется на повторность поступления.

Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными: обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения; обращения одного и того же автора, но по разным вопросам; обращения, по которым принято решение в дальнейшем их не рассматривать.

В случае установления факта повторного поступления обращения, к нему подбирается дело по истории предыдущей переписки.

Поступившие обращения проходят предварительное рассмотрение в секторе делопроизводства и архива Комитета, регистрируются в журнале учета обращений, заявлений, жалоб граждан, с указанием сроков исполнения.

Коллективным считается обращение, которое подписано двумя или более авторами, в том числе, подписанное членами одной семьи.

Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день их поступления в Комитет.

Обращения рассматриваются в срок не более 30 дней со дня их регистрации.

В тех случаях, когда необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, срок рассмотрения заявления или жалобы может быть продлен председателем Комитета, или лицом, исполняющим его обязанности, но не более чем на 30 дней, с сообщением об этом заявителю.

Если обращение поступило в Комитет из отдела по работе с обращениями граждан аппарата Главы Администрации Волгоградской области, то информацию о продлении срока рассмотрения обращения или исполненное обращение и прилагаемые к нему документы необходимо направить заявителю и в отдел писем аппарата Главы Администрации Волгоградской области не позднее чем за 1 день до установленного законом срока окончания рассмотрения обращения (в соответствии с датой регистрации обращения, указанной на регистрационно-контрольной карточке).

Переадресация обращения исполнителю согласно компетенции происходит в течение семи дней со дня его регистрации в Комитете в порядке, установленном частью 3 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Поручения о рассмотрении вопросов, поставленных в письмах граждан, и о принятии необходимых мер оформляются в форме резолюции председателя Комитета, первого заместителя и/или заместителей председателя Комитета. Если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, и в письме содержится несколько вопросов, то контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору письма осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. В этом случае обращение копируется в количестве экземпляров, соответствующему количеству исполнителей, и направляется для исполнения должностным лицам структурных подразделений Комитета, в компетенции которых находится решение указанных вопросов.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для составления ответа не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения поручения.

Письма-ответы на обращения граждан согласовываются путем проставления визы на экземпляре документа, который остается в деле Комитета, заместителя председателя Комитета по направлению деятельности, руководителя структурного подразделения Комитета, где подготовлен ответ на обращение, и начальника отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета.

Ответы на обращения, жалобы, заявления граждан подписываются председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

Ответ заявителю дается в письменной форме, о чем указывается в документах по результатам рассмотрения письма.

Если обращение и документы, прилагаемые к нему, подлежат возврату в отдел по работе с обращениями граждан аппарата Главы Администрации Волгоградской области, то в ответе делается ссылка на количество возвращаемых листов.

Ответ на письменное обращение не дается в случаях, указанных в статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Если обращение поступило в форме электронного документа, то заявителю дается ответ в форме электронного документа, если отсутствует почтовый адрес, предварительно подготовив проект ответа заявителю на бумажном носителе и подписав его у председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности.

Если для рассмотрения обращения необходимы дополнительные документы и материалы, запрашивать их в форме электронного документа по адресу электронной почты заявителя, если отсутствует почтовый адрес, предварительно подготовив проект запроса заявителю с перечнем необходимых документов и материалов на бумажном носителе и подписав его у председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности.

Письма-ответы на письменные обращения граждан, в т.ч. отправляемые в форме электронного документа, передаются в сектор делопроизводства и архива для регистрации и отправки.

Все движения по работе с документами, которые относятся к рассмотрению обращений граждан, сроки исполнения, перенос сроков исполнения регистрируются в секторе делопроизводства и архива Комитета.

Письма-ответы на обращения граждан представляются на подпись председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, только с поступившим обращением.

Обращение считается исполненным только после фактического выполнения принятого по нему решения.

Рассмотренные обращения, жалобы, заявления граждан со всеми относящимися к ним материалами и письма-ответы передаются в сектор делопроизводства и архива для снятия их с контроля, формирования в дела и хранения.

Сотрудники Комитета, нарушившие сроки исполнения обращений, несут персональную ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

8. Документальный фонд Комитета

8.1. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии, и их передачу в сектор делопроизводства и архива в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федерального архивного агентства, распорядительными документами Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, председателя Комитета, или лица, исполняющего его обязанности, Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, государственного учреждения "Государственный архив Волгоградской области", типовыми перечнями документов со сроками хранения.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.2. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Комитете, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комитета, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела.

Номенклатура дел является основой:

для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

формирования документального фонда Комитета.

Документальный фонд Комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Комитета составляют документы, созданные в Комитете и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечение их учета, сохранности и передачу в архив Комитета возложена на сектор делопроизводства и архива.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Комитете, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Комитета, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Комитета.

В Комитете составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 34) и номенклатура дел Комитета (приложение 35).

Номенклатура дел структурного подразделения Комитета составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с консультантом сектора делопроизводства и архива, подписывается руководителем структурного подразделения и возвращается в сектор делопроизводства и архива.

Вновь созданное структурное подразделение Комитета в 2-недельный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения, согласовывает с консультантом сектора делопроизводства и архива, подписывается руководителем структурного подразделения и возвращается в сектор делопроизводства и архива.

Сводная номенклатура дел Комитета составляется консультантом сектора делопроизводства и архива на основе номенклатур дел структурных подразделений Комитета.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения Комитета оказывают сектор делопроизводства и архива Комитета, экспертная комиссия Комитета (далее - ЭК).

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Комитета согласовывается с ЭПМК.

Сводная номенклатура дел Комитета, подписанная заместителем председателя Комитета по оперативной работе и организации взаимодействия и консультантом сектора делопроизводства и архива, утверждается председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, после согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие приказом Комитета по основной деятельности с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры Комитета сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.

Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело сектора делопроизводства и архива, 2-й - направляется в государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области", источником комплектования которого является Комитет); 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом - используются как рабочие экземпляры в секторе делопроизводства и архива.

В Комитете для определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее именуется - Перечень).

Номенклатура дел Комитета составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Комитете цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где 01 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);

название органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области по финансово-экономическим вопросам.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Комитетом бюджетно-финансовой политики и казначейства Администрации Волгоградской области по финансово-экономическим вопросам.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Волгоградской области по выделению средств из резервного фонда.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты о проделанной работе Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и др.

Если в течение года в Комитете возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.3. Порядок формирования, учета и хранения дел в Комитете

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях Комитета.

Формирование документов в дела в структурных подразделениях Комитета осуществляется на основании выписок из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Комитета.

При формировании дел в структурных подразделениях Комитета необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Администрации Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам, учебным отпускам).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Комитета, его подразделений, или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Комитета средствами АСЭД.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Комитета или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении Комитета назначаются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители структурных подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

Дела размещают:

постоянного срока хранения - в рабочих комнатах в запирающихся металлических шкафах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света;

временного срока хранения - в рабочих комнатах в закрываемых шкафах.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Комитета, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Комитета, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя сектора делопроизводства и архива, при реорганизации и ликвидации Комитета или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Комитета на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.4. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Дела Комитета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел в текущем производстве осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений Комитета при методической помощи сектора делопроизводства и архива.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Комитета (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Комитета - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Комитет был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника сектора государственной службы и кадров отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в секторе делопроизводства и архива чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, обращения граждан, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 39).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применяется канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры использовать не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы Комитета являются собственностью Волгоградской области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив Волгоградской области, источником комплектования которого является Комитет, как часть архивного фонда Волгоградской области.

8.5. Передача дел на архивное хранение в сектор делопроизводства и архива

В сектор делопроизводства и архива Комитета передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (передача в сектор делопроизводства и архива личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется отделом правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета, в котором хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Волгоградской области);

передача документов в сектор делопроизводства и архива Комитета производится по утвержденным описям дел;

дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в сектор делопроизводства и архива по истечении 2 лет после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

передача дел в сектор делопроизводства и архива осуществляется по графику, утвержденному распоряжением Комитета;

прием дел производится сотрудником сектора делопроизводства и архива в присутствии сотрудника структурного подразделения Комитета с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника сектора делопроизводства и архива и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы передаются в сектор делопроизводства и архива руководителями структурных подразделений Комитета со справкой, в которой указывается количество передаваемых дел и описей.

При упразднении структурного подразделения Комитета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение Комитета, являющееся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения Комитета, или в сектор делопроизводства и архива Комитета, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) Комитета, сектор делопроизводства и архива в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другой орган исполнительной власти Волгоградской области, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного Комитета, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при ликвидации Комитета, сектор делопроизводства и архива в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает: документы по личному составу в ГУ "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области", остальные - в ГУ "Государственный архив Волгоградской области", независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

8.6. Экспертиза ценности документов

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для проведения экспертизы ценности документов в Комитете создается постоянно действующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемого председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Комитета сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством консультанта сектора делопроизводства и архива, ответственного за архив.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Комитета; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Комитета, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законами Волгоградской области от 11 июня 2008 г. N 1693-ОД "Кодекс Волгоградской области об административной ответственности", от 31 декабря 2009 г. N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", распорядительными документами Администрации Волгоградской области, председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, нормативно-методическими документами Росархива и Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, государственного учреждения "Государственного архива Волгоградской области", Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 и сводной номенклатуры дел Комитета.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу (приложение 36), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 40).

По завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела Комитета подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

8.7. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

В Комитете в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством сектора делопроизводства и архива. По этим описям документы сдаются в сектор делопроизводства и архива Комитета.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Комитета, служат основой для подготовки сводной описи дел Комитета, которую готовит сектор делопроизводства и архива, и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 36) и представляются в сектор делопроизводства и архива не позднее чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с сектором делопроизводства и архива;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с консультантом сектора делопроизводства и архива и утверждается руководителем структурного подразделения Комитета. Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения Комитета составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор делопроизводства и архива Комитета, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

8.8. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение 40).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Комитета (при этом дела каждого структурного подразделения Комитета составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Комитета одновременно).

Согласованные ЭК Комитета акты о выделении документов к уничтожению утверждаются председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел Комитета проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

9. Порядок передачи документов на хранение в государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области"

Документы Комитета являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области", как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Волгоградской области, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Комитет создает архив.

10. Особенности работы с электронными документами

10.1. Общие положения работы с электронными документами

Прием электронных документов из других органов исполнительной власти Волгоградской области, юридических и физических лиц, а также отправка электронных документов осуществляются сектором делопроизводства и архива Комитета.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.

Документы, поступающие в Комитет и создаваемые в нем, включаются и проходят обработку в АСЭД (верификацию (сравнение электронного образа документа с подлинником документа), сканирование, регистрацию и т.д.) в порядке, установленном Инструкцией.

Регистрации в АСЭД, но без вложения в АСЭД, подлежат поступающие в Комитет обращения граждан, письма-ответы на обращения граждан, созданные в Комитете.

Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области, поступающие в Комитет, подлежат регистрации в АСЭД, необходимость их вложения в АСЭД определяется Комитетом самостоятельно.

Правовые акты, созданные Комитетом, подлежат регистрации и вложению в АСЭД по усмотрению Комитета.

Документы, поступающие в Комитет и созданные в Комитете, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую федеральным законом тайну, не подлежат регистрации и вложению в АСЭД.

Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и внесению в АСЭД, приведен в приложении 41.

Комитет самостоятельно определяет виды приложений к документам, не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД. В случае, если приложение не прикрепляется к электронному документу, то в примечании указывается краткое обоснование причины отсутствия вложения.

При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б; разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в Комитете используются ЭЦП.

Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

При получении электронных документов от органов исполнительной власти Волгоградской области, сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку подлинности ЭЦП средствами АСЭД.

В целях учета и поиска электронных документов в АСЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в Комитете используются сведения об электронном документе, включаемые РКК в соответствии с таблицей (приложение 41). Подробные правила заполнения РКК изложены в "Руководстве пользователя системы АСЭД".

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Если документ подписан в АСЭД председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности, уполномоченным на проставление подписи в АСЭД, то исполнитель электронного документа создает бумажную версию электронного документа, верифицирует электронный документ и передает его на подпись. После подписания документ на бумажном носителе отправляется адресату.

Исполненные электронные документы систематизируются средствами АСЭД в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел Комитета.

10.2. Порядок работы с электронными документами с использованием системы АСЭД

Система АСЭД предназначена для осуществления процессов создания, обработки, регистрации, передачи, хранения и поиска документов, контроля исполнительской дисциплины, для организации межведомственного электронного документооборота Комитета.

Участниками процесса электронного документооборота являются:

председатель Комитета, первый заместитель и заместители председателя Комитета;

руководители структурных подразделений Комитета,

сектор делопроизводства и архива Комитета;

сотрудники Комитета, являющиеся исполнителями электронных документов.

10.3. Функции пользователей системы АСЭД

10.3.1. Председатель Комитета или лицо, исполняющее его обязанности, осуществляет в системе АСЭД следующие действия:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдача поручений;

постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых (исходящих) электронных документов.

10.3.2. Первый заместитель и заместители председателя Комитета, руководители структурных подразделений Комитета осуществляют в системе АСЭД следующие действия:

рассмотрение поступающих электронных документов;

выдача поручений;

постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание отправляемых (исходящих) документов;

исполнение электронных документов.

10.3.3. Сектор делопроизводства и архива осуществляет в системе АСЭД следующие действия:

регистрация поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;

проверка оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, ЭЦП;

сканирование электронных документов на бумажных носителях;

рассылка электронных документов внешним адресатам;

направление исполненных электронных документов в дело.

10.3.4. Сотрудники Комитета, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе АСЭД следующие действия:

исполнение поступающих электронных документов;

доработка электронных документов;

создание отправляемых (исходящих) электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

направление исполненных электронных документов в дело.

10.3.5. Типовые маршруты прохождения электронных документов в АСЭД с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) Для поступающих (входящих) электронных документов:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

сканирование электронного документа (для документов, поступивших на бумажном носителе);

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа председателем Комитета или лицом, исполняющим его обязанности;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело.

2) Для отправляемых (исходящих) электронных документов:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверка правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрация электронного документа;

сканирование электронного документа;

отправка электронного документа;

снятие с контроля электронного документа.

3) Для внутренних электронных документов:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

рассмотрение электронного документа;

регистрация электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

4) Для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

регистрация электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление в дело.

5) Для правовых актов Комитета:

подготовка проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрация электронного документа;

сканирование электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

6) Для обращений граждан и писем-ответов на них:

прием электронного документа;

предварительная обработка поступившего электронного документа;

предварительное рассмотрение поступившего электронного документа;

регистрация поступившего электронного документа;

рассмотрение поступившего электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (письма-ответа на обращение гражданина (граждан));

согласование отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа;

проверка правильности оформления отправляемого (исходящего) электронного документа;

регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправка исходящего электронного документа;

снятие с контроля электронного документа;

направление в дело.

11. Порядок обработки электронных документов в АСЭД

11.1. Прием, первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по АСЭД

Документы из органов исполнительной власти Волгоградской области поступают по АСЭД в электронном виде в форме РКК с прикрепленным электронным образом документа, подписанным ЭЦП.

Сектором делопроизводства и архива проверяется правильность заполнения основных реквизитов и адресования документа, его комплектность, наличие электронного образа документа, ЭЦП и проверка ее подлинности.

При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии обязательных реквизитов, электронного образа документа, ЭЦП, электронный документ возвращается исполнителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ автоматически регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение в сектор делопроизводства и архива. Одновременно орган исполнительной власти Волгоградской области, направивший документ, получает уведомление о доставке электронного документа и присвоении регистрационного номера.

На данном этапе в РКК поступившего электронного документа - часть полей уже заполнена автоматически, а также вложен электронный образ документа, подписанный ЭЦП. В случае необходимости корректируется краткое содержание электронного документа, формируется дальнейший маршрут его прохождения.

11.2. Прием, первичная обработка и регистрация документов в АСЭД, поступивших по электронной почте

Участниками обмена информацией по электронной почте являются: Комитет, юридические и физические лица.

Электронные сообщения, поступающие по электронной почте и являющиеся объектом обмена сведениями (информацией) между работниками Комитета, регистрации в АСЭД не подлежат.

Электронные сообщения, поступившие в Комитет от иных внешних участников (юридических и физических лиц), и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в АСЭД в установленном порядке.

В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения Комитет, получивший такое электронное сообщение, вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, оригинал документа на бумажном носителе.

В АСЭД производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

Первичная обработка электронного документа завершается регистрацией в РКК, в которой в соответствующих полях проставляется регистрационный номер и дата регистрации полученного электронного документа. После регистрации поступивший электронный документ пересылается на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.

11.3. Прием, первичная обработка и регистрация документов в АСЭД, поступивших на бумажном носителе

После проведения первичной обработки и предварительного рассмотрения документа, поступившего на бумажном носителе, сектор делопроизводства и архива осуществляет его регистрацию в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа.

Если регистрация документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется лицом, не уполномоченным определять номенклатурное дело последующего хранения документа, то поле "Индекс дела" не заполняется.

Документ, поступивший на бумажном носителе, сканируется, к РКК прикрепляется электронный образ документа, формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

11.4. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, выдача поручений, постановка на контроль и доведение электронного документа до исполнителя

Электронный документ направляется на рассмотрение председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности, и подготовку им резолюции (поручения (указания) по его исполнению). Председатель Комитета или лицо, исполняющее его обязанности, формирует резолюцию (поручение (указание) по его исполнению) путем добавления задачи в существующий маршрут прохождения электронного документа, внесения текста резолюции (поручения (указания) по его исполнению), информации об исполнителе, сроках исполнения, комментариев.

Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем изменения маршрута прохождения поступившего (входящего) электронного документа, добавления задачи "На контроль" с указанием данных о работнике, его осуществляющем, и имеющем право снять задачу с контроля после исполнения электронного документа, сроках исполнения электронного документа или иным способом, предусмотренным в АСЭД.

11.5. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение входящего электронного документа, поступившего по АСЭД, заключается в следующем:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

перенаправление поступившего (входящего) электронного документа на исполнение другим исполнителям путем изменения маршрута прохождения электронного документа, добавления задачи с указанием исполнителя, сроков исполнения электронного документа, внесения комментариев (осуществляется при необходимости);

назначение ответственного за исполнение поступившего (входящего) электронного документа путем добавления соответствующей задачи в маршрут прохождения электронного документа с указанием информации о работнике, осуществляющем контроль, сроках исполнения электронного документа;

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа, осуществляемое внесением информации об исполнении электронного документа в РКК или путем прикрепления файла с отчетом об исполнении, или путем подготовки отправляемого (исходящего) электронного документа;

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений и поставленных задач лицом, имеющим право снять документ с контроля после его исполнения.

11.6. Направление электронного документа в дело

Направление исполненного электронного документа в дело заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел Комитета лицом, уполномоченным определять место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть направлен исполненный документ (комплект документов)) и направлении его в дело лицом, осуществляющим формирование дел в структурных подразделениях Комитета.

Направление исполненного электронного документа в электронное дело в соответствии с номенклатурой дел осуществляется исполнителем документа.

На данном этапе в АСЭД заполняется поле "Индекс дела" и электронный документ автоматически направляется в электронное дело в соответствии со сводной номенклатурой дел.

Одновременно на документе, поступившем на бумажном носителе, проставляется отметка "Об исполнении документа и направлении его в дело".

На этом этапе происходит верификация и проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

11.7. Подготовка отправляемого (исходящего) электронного документа

Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя следующие этапы:

подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла документа к РКК);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);

отправка исходящего электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

11.8. Согласование, проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа

Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:

выполнение процедуры согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с заинтересованными лицами Комитета (при отсутствии замечаний к проекту);

при наличии замечаний - выполнение согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю в случае, если в согласовании отказано.

Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа - проверка соответствия документа установленным требованиям делопроизводства. На этом этапе происходит проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильность их оформления.

Проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:

выполнение процедуры проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа сектором делопроизводства и архива (при отсутствии замечаний к оформлению проекта);

при наличии замечаний - выполнение проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю.

При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнитель может или доработать документ в соответствии с полученными замечаниями или создать новую версию проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.

После внесения необходимых изменений в проект отправляемого (исходящего) электронного документа:

он сохраняется с соблюдением версионности создаваемых документов;

повторно формируется маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (согласование, проверка оформления, подписание, сканирование, отправка);

проект отправляемого (исходящего) электронного документа направляется повторно на согласование (или проверку оформления) в зависимости от этапа обработки документа, с которого документ был возвращен на доработку.

После завершения процедуры согласования, проверки оформления проект отправляемого (исходящего) электронного документа автоматически направляется на подписание.

11.9. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа

Лицо, выполняющее процедуру подписания проекта отправляемого (исходящего) электронного документа:

знакомится с содержанием документа;

формирует замечания (при их наличии) в примечании к документу и производит удаление последующих этапов маршрута документа с направлением документа на доработку исполнителю;

при отсутствии замечаний выполняет процедуру подписания документа.

После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется автоматически на регистрацию.

11.10. Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа

Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа осуществляется сектором делопроизводства и архива. В РКК вносится индекс электронного дела в соответствии с номенклатурой дел. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) электронного документа должна соответствовать требованиям, установленным Инструкцией по делопроизводству. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа присваиваются автоматически.

На данном этапе производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа на бумажном носителе в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности.

После завершения процедуры регистрации документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование.

11.11. Сканирование документа, сформированного на бумажном носителе

Сектор делопроизводства и архива осуществляет сканирование документа, сформированного на бумажном носителе в соответствии с порядком, установленным Инструкцией, и осуществляет прикрепление электронного образа документа к РКК.

В случае наличия нескольких вложений прикрепленных к РКК электронных образов документа, определяется электронный документ, загружаемый автоматически средствами АСЭД в качестве основного.

После завершения процедуры сканирования, документ, сформированный на бумажном носителе, автоматически направляется на отправку.

11.12. Отправка электронного документа

В органы исполнительной власти Волгоградской области электронный документ направляется средствами АСЭД параллельно с отправкой документа, сформированного на бумажном носителе (документ направляется адресатам, указанным в РКК).

После завершения данной задачи документ автоматически направляется адресату (в службу делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области) и одновременно направляется в электронное дело Комитета в соответствии с номенклатурой дел.

После предварительной обработки поступившего (входящего) электронного документа адресатом, отправитель получает уведомление о доставке отправляемого (исходящего) документа и присвоении входящего регистрационного номера.

В случае невозможности дальнейшей обработки электронного документа (отсутствие вложений, несоответствие РКК вложению, наличие ошибок в заполнении основных реквизитов, ошибочное адресование документа, повторная отправка) - поступивший (входящий) электронный документ возвращается отправителю и не подлежит регистрации.

Служба делопроизводства отправителя вносит соответствующие изменения в РКК, устраняет замечания и направляет документ адресату повторно или отменяет его отправку с разрешением исполнителя отправляемого (исходящего) электронного документа.

11.13. Хранение электронных документов в архиве электронных документов АСЭД и в архиве Комитета

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения для аналогичных документов, сформированных на бумажных носителях.

До передачи в архив Комитета электронные документы хранятся в архиве электронных документов АСЭД.

Сектор делопроизводства и архива проводит с использованием АСЭД экспертизу ценности электронных документов в порядке, установленном для документов, сформированных на бумажных носителях.

Архив электронных документов АСЭД и его копия формируются с использованием средств АСЭД сектором делопроизводства и архива.

Сформированный архив электронных документов АСЭД доступен пользователям АСЭД только для просмотра.

Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов АСЭД, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства, и осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.

Копия архива электронных документов АСЭД передается на хранение в архив Комитета вместе с передачей документов на бумажных носителях.

Передача архива электронных документов АСЭД на государственное хранение, осуществляется в порядке, предусмотренном для передачи дел, сформированных на бумажных носителях.

12. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Комитет в соответствии с постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 11 июня 2010 г. N 885 "Об утверждении Положения о Комитете по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области" имеет печать с изображением Герба Волгоградской области.

Кроме печати с изображением Герба Волгоградской области в Комитете используются:

печати и штампы отдела финансово-экономического обеспечения, бухгалтерского учета, отчетности и контроля; отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров; отдела государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла; сектора по защите государственной тайны и информации; сектора делопроизводства и архива;

штампы для отдельных категорий документов: "Для пакетов", "Для договоров", "Для копий", "Для пропусков", "Для документов ПЗГТ", "Для командировочных удостоверений";

металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов и дверей, а также штампы.

Печати и штампы Комитета изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает председатель Комитета или лицо, исполняющее его обязанности, по согласованию с начальниками отдела финансово-экономического обеспечения, бухгалтерского учета, отчетности и контроля; отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров; отдела государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла; сектора по защите государственной тайны и информации; сектора делопроизводства и архива.

Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях Комитета и передаются в отдел государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла, который размещает заказ на изготовление печатей (гербовых печатей - в соответствии с действующим законодательством) и штампов.

В случае служебной необходимости по решению председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, допускается изготовление дополнительных идентичных экземпляров печатей и штампов (с проставлением на них цифровой отметки "1, 2, 3" и т.д.).

Изготовленные печати и штампы учитываются в секторе по защите государственной тайны и информации в журнале учета печатей и штампов (приложение 43), который должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью старшего консультанта сектора по защите государственной тайны и информации. Выдача печатей и штампов сотрудникам структурных подразделений Комитета осуществляется под подпись в данном журнале.

В структурных подразделениях Комитета:

печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений (за исключением металлических печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на старшего консультанта сектора по защите государственной тайны и информации, руководителей структурных подразделений Комитета, которым выданы данные печати;

ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений и других лиц Комитета, имеющих печати и штампы;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату в сектор по защите государственной тайны и информации, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

В случае утраты печатей или штампов необходимо немедленно сообщить старшему консультанту сектора по защите государственной тайны и информации для проведения служебной проверки.

Руководителям структурных подразделений Комитета, имеющих печати и штаммы, необходимо ежеквартально проводить проверки их наличия с последующим сообщением об этом старшему консультанту сектора защиты государственной тайны и информации.

Приложение 1

Образец общего бланка Комитета

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ,
ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Размер изображения Герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

3. Все реквизиты бланка печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

4. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

5. Отступ от одного реквизита до другого - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Приложение 2

Образец бланка приказа Комитета

Герб

Волгоградской области

ПРИКАЗ

		N
	Волгоград

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

3. Все реквизиты бланка (за исключением реквизитов "Отметка для проставления даты" и "Отметка для проставления номера документа") печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

4. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

5. Отступ от одного реквизита до другого - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается от левого края текстового поля путем проставления 24 подчерков, реквизит "Отметка для проставления номера документа" печатается в одной строке с реквизитом "Отметка для проставления даты" с позиции табуляции 14 см от левого края текстового поля путем проставления знака "N", пробела, 11 подчерков.

7. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Реквизит "Наименование вида документа" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Приложение 3

Образец бланка распоряжения Комитета

Герб

Волгоградской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

		N
	Волгоград

Приложение 4

Образец бланка протокола Комитета

Герб

Волгоградской области

ПРОТОКОЛ

		N
	Волгоград

Приложение 5

Образец углового бланка письма Комитета

	Герб Волгоградской области
КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Порт-Саида ул., д. 5а, Волгоград, 400066. Тел./факс (8442) 30-93-70. E-mail: KOBGN@volganet.ru ОКПО 80207138, ОГРН 1103444004982, ИНН/КПП 3444067186/344401001
			N
На N		от

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Ширина поля для печатания реквизитов бланка устанавливается равной 73 мм от левого поля бланка.

3. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

4. Все строки, содержащие реквизиты бланка печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

5. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

6. Отступ между реквизитами - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

7. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается путем проставления 17 подчерков, реквизит "Отметка для проставления номера документа" печатается в одной строке с реквизитом "Отметка для проставления даты" через 2 пробела проставлением знака "N", двух пробелов и 13 подчерков.

8. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" печатается проставлением слова "На", пробела, знака "N", пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова "от", двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

9. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами. Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Приложение 6

Образец продольного бланка письма Комитета

Герб

Волгоградской области

Порт-Саида ул., д. 5а, Волгоград, 400066. Тел./факс (8442) 30-93-70. E-mail: KOBGN@volganet.ru ОКПО 80207138, ОГРН 1103444004982, ИНН/КПП 3444179637/344401001

______________ N __________

На N _________ от __________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

3. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

4. Отступ от одного реквизита до другого - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

5. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается путем проставления 17 подчерков, реквизит "Отметка для проставления номера документа" печатается в одной строке с реквизитом "Отметка для проставления даты" через 2 пробела проставлением знака "N", двух пробелов и 13 подчерков.

6. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" печатается проставлением слова "На", пробела, знака "N", пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова "от", двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

7. Реквизиты "Отметка для проставления даты", "Отметка для проставления номера документа" и "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" бланка печатаются от левой границы текстового поля, остальные - центрируются.

8. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Приложение 7

Образец продольного бланка письма координационного органа

Герб

Волгоградской области

КОМИССИЯ ПО ПРЕДУПРЕЖДЕНИЮ И ЛИКВИДАЦИИ
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ
ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Порт-Саида ул., 5а, Волгоград, 400066. Тел. (8442) 38-51-95, факс (8442) 38-72-19. E-mail: V_Nefedev@volganet.ru

______________ N __________

На N _________ от __________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

3. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

4. Отступ от одного реквизита до другого - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" печатается проставлением слова"На", пробела, знака "N", пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова "от", двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

7. Реквизиты "Отметка для проставления даты", "Отметка для проставления номера документа" и "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" печатаются от левой границы текстового поля, остальные - центрируются.

8. Реквизит "Наименование координационного или совещательного органа" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Реквизит "Справочные данные о координационном или совещательном органе" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Приложение 8

Образец углового бланка письма координационного органа

	Герб Волгоградской области
КОМИССИЯ ПО ПРЕДУПРЕЖДЕНИЮ И ЛИКВИДАЦИИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Порт-Саида ул., д. 5а, Волгоград, 400066. Тел. (8442) 38-51-95, факс (8442) 38-72-19. E-mail: V_Nefedev@volganet.ru
			N
На N		от

Приложение 9

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧС

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

ПРЕДСЕДАТЕЛЯ КОМИТЕТА

"__" ________ 20__ г.

Образец бланка

председателя Комитета

(для резолюций и поручений)

(к N _____ от ___________)

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: сверху - 3 мм, слева, справа, снизу - определяются границами бланка.

2. Ширина поля для печатания реквизитов бланка ограничивается его размерами.

3. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм. На бланк помещается цветное изображение герба Волгоградской области.

4. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

5. Все реквизиты бланка печатаются шрифтом Times New Roman 12 без отступа от левой границы текстового поля и центрируются. Отступ между реквизитами - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается проставлением символа ", четырех подчерков, символа ", 10 подчерков, цифр "20", 4 подчерков, символов "г.".

7. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ" печатается прописными буквами полужирной насыщенности.

8. Реквизит "Ссылка на номер и дату входящего документа" печатается у нижней границы бланка путем проставления круглой открывающейся скобки, символа "к", пробела, символа "N", 13 подчерков, слова "от", 13 подчерков, закрывающейся круглой скобки.

Приложение 10

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧС

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА

"__" ________ 20__ г.

Образец бланка

первого заместителя председателя Комитета

(для резолюций и поручений)

(к N _____ от ___________)

Приложение 11

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧС

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ КОМИТЕТА

"__" ________ 20__ г.

Образец бланка

заместителя председателя Комитета

(для резолюций и поручений)

(к N _____ от ___________)

Приложение 12

Форма журнала учета поступления гербовых бланков в Комитет

ЖУРНАЛ

учета поступления гербовых бланков в Комитет по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области

N пп	Наименование вида гербового бланка	Дата поступления	Наименование организации - поставщика гербовых бланков	Количество экземпляров	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6

Приложение 13

Форма журнала учета выдачи гербовых бланков Комитета

ЖУРНАЛ

учета выдачи гербовых бланков работникам Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области

Дата выдачи бланков	Наименование структурного подразделения	Номера бланков, их количество (штук)	Ф.И.О. получателя бланков	Подпись
1	2	3	4	5

Приложение 14

Рисунок 1. Схема расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

      | 30 |-------- 73 -------|  |--------- 88 ---------| 10 |

    --+-------------------------------------------------------------+----

     |                                                             |

  3 | |                                                             |  |

     |                                                             |  |

    --|   -------------------------\  /------------------------\    |  |

     |    |          02          |  |                 32  19 |    |  |

    | |17 | |                      |  |                        |    |  |

    | |    |                      |  |                        |    |  |

 51 | |   --+----------------------|  |------------------------|    |  |

    | |     | 08  31  09  10       |  | 15                 16  |    |  |

    | |     |                      |  |                        |    |  |

     |     |                      |  | 17                     |    |  |

    --|     |----------------------|  |                        |    |  | 297

     |     | 11  12               |  |                        |    |  |

 22 | |     | 13                   |  |                        |    |  |

     |     | 14                   |  |                        |    |  |

    --|     |----------------------|  |                        |    |  |

     |     | 18                   |  |                        |    |  |

 18 | |     |                      |  |                        |    |  |

     |     |                      |  |                        |    |  |

    --|     |--------------------------------------------------|    |  |

      |     | 20                                               |    |  |

      |     |                                                  |    |  |

      |     |                                                  |    |  |

      |     |                                                  |    |  |

    --|     |--------------------------------------------------|    |  |

     |     | 21  22  25                                       |    |  |

 20 | |     |                                                  |    |  |

     |     |                                                  |    |  |

    --|     |--------------------------------------------------|    |  |

     |     | 23  24  26                                       |    |  |

    | |     | 27                                               |    |  |

    | |     |                                                  |    |  |

 40 | |   --+--------------------------------------------------|    |  |

    | |    | 28  30                                        29 |    |  |

    | |16 | |                                                  |    |  |

     |    |                                                  |    |  |

    --|   -----------------------------------------------------/    |  |

     |                                                             |  |

 20 | |                                                             |  |

     |                                                             |

    --+-------------------------------------------------------------+----

      |                              210                            |

      |-----------------------------------------------------------|

Приложение 15

Рисунок 2. Схема расположения реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

      |---|                                                  | 10 |

    --+-------------------------------------------------------------+----

     |                                                             |

  3 | |                                                             |  |

     |                                                             |  |

    --|   -----------------------------------------------------\    |  |

     |    |02                                         32  19 |    |  |

    | |17 | |                                                  |    |  |

    | |    |                                                  |    |  |

    | |   --+--------------------------------------------------|    |  |

    | |    | 08  31  09  10                                16 |    |  |

    | |20 | |                                                  |    |  |

    | |    |                                                  |    |  |

 73 | |   --+--------------------------------------------------|    |  |

    | |    | 11  12                               15          |    |  | 297

    | |10 | |                                                  |    |  |

    | |    |                                                  |    |  |

    | |   --+--------------------------------------------------|    |  |

    | |     | 13  14                                           |    |  |

    | |     |                                                  |    |  |

    | |     |                                                  |    |  |

     |     |--------------------------------------------------|    |  |

    --|     | 18                                   17          |    |  |

     |     |                                                  |    |  |

 18 | |     |                                                  |    |  |

     |     |                                                  |    |  |

    --|     |--------------------------------------------------|    |  |

      |     | 20                                               |    |  |

      |     |                                                  |    |  |

      |     |                                                  |    |  |

      |     |                                                  |    |  |

    --|     |--------------------------------------------------|    |  |

     |     | 21  22  25                                       |    |  |

 20 | |     |                                                  |    |  |

     |     |                                                  |    |  |

    --|     |--------------------------------------------------|    |  |

     |     | 23  24  26                                       |    |  |

    | |     | 27                                               |    |  |

    | |     |                                                  |    |  |

 40 | |   --+--------------------------------------------------|    |  |

    | |    | 28  30                                        29 |    |  |

    | |16 | |                                                  |    |  |

     |    |                                                  |    |  |

    --|   -----------------------------------------------------/    |  |

     |                                                             |  |

 20 | |                                                             |  |

     |                                                             |

    --+-------------------------------------------------------------+----

      |                              210                            |

      |-----------------------------------------------------------|

Приложение 16

Образец оформления проекта закона Волгоградской области

Внесен главой администрации

Волгоградской области

Проект

ЗАКОН
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об архивном деле в Волгоградской области

Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Волгоградской области в интересах граждан, общества и государства.

Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе

В настоящем Законе используются следующие основные понятия:

(Далее текст не приводится)

Глава администрации
Волгоградской области

И.О.Фамилия

Подготовлен комитетом по управлению

архивами администрации Волгоградской

области

05 сентября 2010 г.

Приложение 17

Образец оформления проекта постановления Главы Администрации Волгоградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О некоторых вопросах в сфере делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. N 306 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области" п о с т а н о в л я ю:

(Далее текст не приводится)

Глава Администрации
Волгоградской области

А.Г. Бровко

Приложение 18

Образец оформления проекта распоряжения Главы Администрации Волгоградской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

О разработке положений об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области, подведомственных органам исполнительной власти Волгоградской области

В соответствии со статьями 144 и 145 Трудового кодекса Российской Федерации, во исполнение Закона Волгоградской области от 6 марта 2009 г. N 1862-ОД "Об оплате труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области":

1. Органам исполнительной власти Волгоградской области до 20 июня 2009 г. разработать и представить на утверждение в Администрацию Волгоградской области положения об оплате труда работников подведомственных государственных бюджетных учреждений Волгоградской области, в которых предусмотреть базовые (минимальные) оклады (ставки) по профессиональным квалификационным группам, перечни и минимальные размеры выплат компенсационного и стимулирующего характера, порядок и условия оплаты труда руководителей государственных бюджетных учреждений, а также сроки, условия и порядок введения систем оплаты труда работников государственных бюджетных учреждений Волгоградской области в соответствии с методическими рекомендациями согласно приложению.

(Далее текст не приводится).

Глава Администрации
Волгоградской области

А.Г.Бровко

Приложение 19

Образец оформления проекта постановления Администрации Волгоградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об организационных мероприятиях по созданию единой информационной системы инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области

В соответствии с постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 22 февраля 2008 N 201 "Об утверждении концепции создания и развития инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области", а также для создания благоприятных условий реализации мероприятий соглашения N С-129/08 между Федеральным космическим агентством и администрацией Волгоградской области о взаимодействии в области развития и использования космических систем, средств и технологий от 28 июля 2008 г. Администрация Волгоградской области п о с т а н о в л я е т:

Создать единую информационную систему инфраструктуры пространственных данных Волгоградской области (далее именуется - ИС ИПД).

(Далее текст не приводится)

Глава Администрации
Волгоградской области

А.Г.Бровко

Приложение 20

Образец оформления приложения к постановлению Главы Администрации Волгоградской области

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Главы

Администрации

Волгоградской области

от

ПОРЯДОК

распределения квот на добычу (вылов) водных биологических ресурсов между пользователями для осуществления промышленного рыболовства в рыбохозяйственных водоемах Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Порядок распределения квот на добычу (вылов) водных биологических ресурсов между пользователями для осуществления промышленного рыболовства в рыбохозяйственных водоемах Волгоградской области (далее именуется - Порядок) разработан в соответствии с Федеральными законами от 24 апреля 1995 г. N 52-ФЗ "О животном мире" и от 20 декабря 2004 г. N 166-ФЗ "О рыболовстве и сохранении водных биологических ресурсов".

(Далее текст не приводится)

Заместитель Главы Администрации
Волгоградской области - управляющий делами
Администрации Волгоградской области

О.Н.Демченко

Председатель Комитета по чрезвычайным ситуациям,
обеспечению безопасности жизнедеятельности населения
и взаимодействию с органами военного управления
Администрации Волгоградской области

И.О.Фамилия

Приложение 21

Образец оформления приказа Комитета

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

		N
	Волгоград

Об утверждении цифровых индексов структурных подразделений и номенклатуры дел

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Волгоградской области, утвержденной постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 июня 2003 г. N 463 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Волгоградской области", п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить:

цифровые индексы структурных подразделений Комитета;

номенклатуру дел Комитета.

(Далее текст не приводится).

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 22

Образец оформления распоряжения Комитета

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

		N
	Волгоград

Об организации повышения квалификации

В целях повышения квалификации сотрудников Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области (далее именуется - Комитет):

1. Направить на повышение квалификации сотрудников Комитета...

(Далее текст не приводится).

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 23

Образец оформления приказа Комитета по личному составу

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

		N
	Волгоград

О применении дисциплинарного взыскания к М.И. Ивановой

В связи с опозданием специалиста 1 категории сектора делопроизводства и архива Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области Ивановой Марии Ивановны 18 мая 2010 г. на работу на 30 мин., с учетом письменных объяснений Ивановой М.И. от 18 мая 2010 г., за нарушение п. 4.21 Служебного распорядка Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области и п. 3 Трудового договора от 02.02.2006, руководствуясь статьями 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации, п р и к а з ы в а ю:

1. Применить дисциплинарное взыскание - "Замечание" - к специалисту 1 категории Ивановой Марии Ивановне.

(Далее текст не приводится).

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

С приказом ознакомлен:

подпись

И.О.Фамилия, дата

Приложение 24

Образец оформления приказа Комитета по личному составу

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

		N
	Волгоград

О предоставлении дня отдыха

В связи с привлечением к работе в выходной день 25 декабря 2010 г. ведущего специалиста отдела государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Ивановой А.А., приказ от 23 декабря 2010 г. N _____ "О привлечении к работе в выходной день", на основании заявления Ивановой А.А. от 30 декабря 2010 г., руководствуясь статьей 153 Трудового кодекса Российской Федерации, п р и к а з ы в а ю:

1. Предоставить без оплаты день отдыха 31 декабря 2010 г. Ивановой Александре Александровне.

2. Контроль исполнения приказа возложить на сектор государственной службы и кадров отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров.

Председатель Комитета	подпись	И.О.Фамилия
С приказом ознакомлен:	подпись	И.О.Фамилия, дата

Приложение 25

Образец оформления извещения о предоставлении отпуска

Ведущему специалисту отдела

государственного заказа, резерва,

материально-технического

обеспечения и тыла Комитета

по чрезвычайным ситуациям,

обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

и взаимодействию с органами

военного управления

Администрации Волгоградской

области

Ивановой

Александре Александровне

Извещение
Дата	N
"О начале отпуска"

ИЗВЕЩЕНИЕ

Настоящим доводим до Вашего сведения, что 5 апреля 2010 г. Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.

Дата выхода на работу 19 апреля 2010 г.

Начальник отдела правового

обеспечения, государственной

службы и кадров

подпись

И.О.Фамилия

Извещение получил(а):

подпись

И.О.Фамилия, дата

Приложение 26

Образец оформления приказа Комитета по личному составу

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

		N
	Волгоград

О привлечении к работе в выходной день

В связи
	(указать причину)

на основании докладной записки (фамилия, инициалы) - начальника отдела государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления (далее именуется - Комитет), руководствуясь ст.ст. 113 и 153 Трудового кодекса Российской Федерации п р и к а з ы в а ю:

1. Привлечь к работе в выходной день 25 декабря 2010 г. ведущего специалиста отдела государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета Иванову Александру Александровну.

2. Отделу финансово-экономического обеспечения, бухгалтерского учета, отчетности и контроля Комитета произвести оплату за работу в выходной день 25 декабря 2010 г. в одинарном размере.

3. Предоставить без оплаты день отдыха по выбору работника в удобное для него время в течение рабочего года.

4. Контроль исполнения приказа возложить на сектор государственной службы и кадров отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета.

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

С приказом ознакомлен:

подпись

И.О.Фамилия, дата

Приложение 27

Образец оформления уведомления о привлечении к работе в выходной день

		Ведущему специалисту отдела государственного заказа, резерва, материально-технического обеспечения и тыла Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской
Уведомление		Ивановой Александре Александровне
Дата	N
"О привлечении к работе в выходной день, 25 декабря 2010 г."

Уважаемая Александра Александровна!

Сообщаю Вам, что в связи

(указать причину)

необходимо получить согласие на привлечение Вас к работе в выходной день, 25 декабря 2010 г.

После ознакомления прошу сделать отметку о согласии/несогласии в настоящем уведомлении. При согласии на работу в выходной день прошу выбрать форму компенсации за указанную работу.

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

1) На привлечение к работе в выходной день, 25.12.2010: согласен/
	(подпись работника, ФИО полностью, дата)
не согласен/
		(подпись работника, ФИО полностью, дата)
2) За работу в нерабочий праздничный день прошу: - предоставить дополнительный день отдыха: согласен/
	(подпись работника, ФИО полностью, дата)
или - оплатить работу в двойном размере: согласен/
	(подпись работника, ФИО полностью, дата)

Приложение 28

Образец оформления акта об отсутствии на рабочем месте

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

АКТ N 9

Об отсутствии на рабочем месте

Волгоград

18 мая 2010 г. 15 часов 30 мин.

Комиссия в составе:

председателя комиссии - начальника отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров И.О.Фамилия;

членов комиссии:

начальника отдела государственного заказа, материально-технического обеспечения, резерва и тыла - И.О.Фамилия;

главного специалиста сектора правового обеспечения отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров - И.О.Фамилия;

ведущего специалиста сектора государственной службы и кадров отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров - И.О.Фамилия;

составила настоящий Акт о нижеследующем:

18 мая 2010 г. Данилин Даниил Юрьевич - водитель хозяйственной группы отдела государственного заказа, материально-технического обеспечения, резерва и тыла, отсутствовал на рабочем месте в течение рабочего дня с 9.00 до 15.00 часов без предупреждения о наличии уважительных причин.

Председатель комиссии	подпись	И.О.Фамилия дата
Члены комиссии:
	подпись	И.О.Фамилия дата
	подпись	И.О.Фамилия дата
	подпись	И.О.Фамилия дата
С актом ознакомлен:	подпись	И.О.Фамилия дата

Приложение 29

Образец оформления решения коллегии Комитета

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

		N
	Волгоград

Об обеспечении безопасности людей на водных объектах Волгоградской области в период купального сезона

Заслушав и обсудив доклад заместителя председателя Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области (далее именуется - Комитет) А.П. Иванова, выступления участников заседания, коллегия

РЕШИЛА:

1. Принять к сведению ...

(Далее текст не приводится)

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 30

Образец оформления полного протокола

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

Заседания экспертной комиссии

Волгоград

Председательствующий - И.О.Фамилия

Секретарь - И.О.Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ......................................................................... ......................................................................... .....

Доклад начальника отдела...

2. О ......................................................................... ......................................................................... .....

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

Председательствующий

подпись

И.О.Фамилия

Секретарь

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 31

Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ

совещания у первого заместителя председателя Комитета по чрезвычайным

ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения

и взаимодействию с органами военного управления

Администрации Волгоградской области

А.П. Третьякова

	Волгоград	N

Присутствовали:
Наименование должности	-	И.О.Фамилия
Наименование должности	-	И.О.Фамилия
Наименование должности	-	И.О.Фамилия
Наименование должности	-	И.О.Фамилия
		(Фамилии в алфавитном порядке)

I. Об утверждении плана работы экспертной комиссии Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления на 2011 год

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению... 2. Руководителям структурных подразделений...
II. О выполнении плана мероприятий....
	(Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 32

Образец оформления протокола на бланке протокола

Герб

Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ И
ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

		N
	Волгоград

Заседание экспертной комиссии

_________________________________________________________________________ ___________________

Председательствующий - И.О.Фамилия

Секретарь - И.О.Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении результатов работы ...

Доклад начальника отдела...

2. Об итогах проведения ...

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

Председательствующий	Подпись	И.О.Фамилия
Секретарь	Подпись	И.О.Фамилия

Приложение 33

Образец оформления доверенности

Герб

Волгоградской области

Порт-Саида ул., д. 5а, Волгоград, 400066. Тел./факс (8442) 30-93-70. E-mail: KOBGN@volganet.ru
ОКПО 80207138, ОГРН 1103444004982, ИНН/КПП 3444179637/344401001

_____________ N _________

На N ________ от _________

ДОВЕРЕННОСТЬ

Комитет по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области (далее именуется - Комитет) (почтовый адрес: ул. Порт-Саида, д. 5-А, Волгоград, 400066), в лице
				,
должность, и.о.фамилия председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности
действующего на основании Положения, уполномочивает отправлять заказную корреспонденцию в 66 Отделении почтовой связи
фамилия, имя, отчество, должность сотрудника Комитета, кому выдается доверенность
паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан)
адрес регистрации по паспорту
Доверенность выдана без права передоверия другому лицу. Действие доверенности оканчивается при освобождении от занимаемой должности.
Срок действия доверенности - до				.
Подпись уполномоченного лица		срок действия доверенности
	образец подпись лица, кому выдана доверенность
			подтверждаю.
фамилия, имя, отчество сотрудника Комитета, кому выдана доверенность

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 34

Форма номенклатуры дел структурного подразделения Комитета

Комитет по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области
Отдел правового обеспечения, государственной службы и кадров
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
	N

(место составления)
на		год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник отдела правого обеспечения, государственной службы и кадров	подпись	И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя Комитета по оперативной работе и организации взаимодействия	подпись	И.О.Фамилия
Дата
Консультант сектора делопроизводства и архива	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в отделе правового обеспечения, государственной службы и кадров Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник отдела правого обеспечения, государственной службы и кадров	подпись	И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в сектор делопроизводства и архива
Начальник отдела правого обеспечения, государственной службы и кадров	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 35

Форма номенклатуры дел Комитета

Комитет по чрезвычайным ситуациям,

обеспечению безопасности жизнедеятельности

населения и взаимодействию с органами

военного управления Администрации

Волгоградской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ			УТВЕРЖДАЮ Председатель Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области
	N

(место составления)
На		год

			подпись	И.О.Фамилия
			Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Заместитель председателя Комитета

по оперативной работе и организации

взаимодействия

подпись

И.О.Фамилия

Дата

Консультант сектора

делопроизводства и архива

подпись

И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Комитета по чрезвычайным

ситуациям, обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения и

взаимодействию с органами военного

управления Администрации Волгоградской области

от ___________________ N __________

Протокол ЭПМК Комитета

по управлению архивами

Администрации Волгоградской области

от _______________ N _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в Комитете по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Заместитель председателя Комитета по оперативной работе и организации взаимодействия	подпись	И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Консультант сектора делопроизводства и архива	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 36

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Комитета

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ
ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТДЕЛ ПРАВОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ И КАДРОВ

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

ОПИСЬ N _______

В данную опись внесено		дел с N
	(цифрами и прописью)
по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Начальник отдела правового обеспечения, государственной службы и кадров	подпись	И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Консультант сектора делопроизводства и архива	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Передал				дел
		(цифрами и прописью)
и			регистрационно-контрольных картотек к документам**
	(цифрами и прописью)

Начальник отдела правового

обеспечения, государственной

службы и кадров

подпись

И.О.Фамилия

Дата
Принял		дел и
	(цифрами и прописью)		(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.

Консультант сектора

делопроизводства и архива

подпись

И.О.Фамилия

Дата

______________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

** Передаются вместе с делами канцелярии

Приложение 37

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код государственного архива Волгоградской области _______

Код Комитета ______

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

"ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"

Ф. N __________

Оп. N _________

Д. N __________

КОМИТЕТ ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ОРГАНАМИ
ВОЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел оперативного планирования и оперативной службы

ДЕЛО N _______ ТОМ N ________

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На ________ листах

Хранить __________

Ф. N __________

Оп. N _________

Д. N __________

Приложение 38

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________

В деле подшито и пронумеровано		лист(ов),
	(цифрами и прописью)
с N __________ по N __________ в том числе:
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела

подпись

И.О.Фамилия

Дата

Приложение 39

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого		документов,
	(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи		.
	(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела

подпись

И.О.Фамилия

Дата

Приложение 40

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Комитет по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области
АКТ
	N

(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании
	(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N
		(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого		дел за		годы
	(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (протокол от _________________________ N ____________________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов	подпись	И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области
от ____________ N _______

Документы в количестве		дел,
	(цифрами и прописью)

весом	кг сданы в
		(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N _______

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов	подпись	И.О.Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Консультант сектора делопроизводства и архива	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 41

Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД

1. Документы, содержащие персональные данные.

2. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие финансовые документы: балансы, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, протоколы разногласий, акты сверки, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, договора, платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов и т.п.

3. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие: формы статистической отчетности, обращения граждан, копии лицензий, судебные приказы, постановления (определения) и решения суда, листы исполнительного производства.

4. Приложения к исходящей корреспонденции, содержащие: копии документов, подготовленных по запросам правоохранительных органов, органов надзора и контроля.

5. Поступающая корреспонденция, содержащая сброшюрованные приложения, книги или презентационные материалы.

6. Приложения большого объема и иные приложения к поступающей или исходящей корреспонденции, для сканирования которых необходимы дополнительные технические устройства (например: сканер формата A3, фотоаппарат и т.п.).

Приложение 42

Перечень сведений о документе с комментариями по заполнению РКК в АСЭД

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

ФИО заявителя

Электронная почта

Адресаты

Нумерация пунктов настоящей таблицы приводится в соответствии с источником

N п/п

Наименование сведений об электронном документе

Комментарий по заполнению РКК

Входящий документ

Исходящий документ

Внутренний документ

НПА

Обращения граждан*

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Обязательность заполнения

Наименование поля в РКК

Должность, фамилия инициалы лица, подписавшего документ

Заполняется в соответствии с реквизитом "Подпись должностного лица" на документе. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов (для документов, поступивших от внешних корреспондентов). При получении документа посредством межведомственного электронного документооборота поле уже заполнено в соответствии со структурой органа исполнительной власти или учреждения (пользователя АСЭД). Для исходящего, внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа (в этапе - На подписание путем выбора из справочника Организационной структуры). Для НПА - вводится с клавиатуры. Для обращения гражданина заполняется в поле ФИО заявителя.

Обязательно

Подписывающий

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Подписывающий

Обязательно

ФИО заявителя

Внутренний подписывающий

Вид документа

Заполняется в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа, соответствует реквизиту "Вид документа". Для всех видов документов заполняется путем выбора из выпадающего списка. При заполнении следующей РКК проставляется автоматически в соответствии с предыдущим выбором, при необходимости поле может быть откорректировано. Дополнительные поля в РКК обращения гражданина заполняются путем выбора из выпадающего списка.

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Обязательно

Вид документа

Вид обращения

Форма обращения

Дата документа

В РКК переносится дата, присвоенная автором документа, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует, соответствует реквизиту "Дата документа". Для входящего документа, НПА, обращения гражданина, направленного с сопроводительным письмом (поле Дата исходящего) вносится с клавиатуры или путем выбора даты из календаря. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически.

Обязательно

Дата документа

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата документа

Дополнительно

Дата исходящего

Номер документа

В РКК переносится регистрационный номер документа, присвоенный автором документа. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина заполняется путем набора на клавиатуре. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически при регистрации документа, после заполнения поля Индекс дела.

Обязательно

Исходящий рег. номер

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Номер документа

Дополнительно

Исходящий номер

Дата поступления документа

Заполняется в соответствии с отметкой о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина - поле уже заполнено автоматически, корректированию не подлежит.

Обязательно

Дата регистрации

Отсутствует

Обязательно

Дата регистрации

Обязательно

Дата регистрации

Входящий номер документа

Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе). Для входящего документа, НПА, обращения гражданина проставляется автоматически после регистрации документа.

Обязательно

Регистрационный номер

Отсутствует

Обязательно

Регистрационный номер

Обязательно

Регистрационный номер

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Обязательно оформляется при подготовке писем-ответов. Сведения переносятся с инициативного документа и соответствуют регистрационному номеру документа и дате. В АСЭД формируется автоматически при подготовке ответного письма на документ-запрос (закладка Связанные документы).

Отсутствует

Дополнительно

Закладки (Связанные документы)

Отсутствует

10.

Наименование текста (заголовок к тексту документа)

Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии формулируется краткое содержание документа. Для всех видов документов вводится с клавиатуры.

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

Обязательно

Краткое содержание

11.

Индекс дела

Указывается Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, в которое помещен исполненный документ и ответ на него. Вносится с клавиатуры или путем выбора из справочника Номенклатура дел.

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

Обязательно

Индекс дела

12.

Сведения о переадресации документа

Указываются на основании резолюции на документе. Информация представлена в маршруте прохождения документа в формате: задача - фамилия И.О. пользователя АСЭД - срок исполнения - текст поручения, комментарии.

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

Дополнительно

Указывается в маршруте прохождения документа

13.

Количество листов основного документа

Указывается количество листов основного документа, вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Количество листов

Дополнительно

Кол-во листов

14.

Количество приложений

Указывается количество приложений к документу. Значение вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

Дополнительно

Количество приложений

15.

Общее количество листов приложений

Указывается общее количество листов приложений, значение вводится с клавиатуры.

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

Дополнительно

Общее количество листов приложений

16.

Указания по исполнению документа

Указания руководителя по исполнению документа, определяющие содержание поручения, срок его исполнения, автора и дату резолюции. Указывается в маршруте прохождения документа.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отсутствует

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

17.

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

Вносится информация об исполнителе (исполнителях) - должность, фамилия и инициалы исполнителя. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина указывается в маршруте прохождения документа. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически.

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Автор

Обязательно

Автор

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

18.

Отметка об исполнении документа

Вносятся краткие сведения об исполнении документа с указанием даты или срока исполнения, регистрационный номер и дата подготовленного документа. Указывается в маршруте прохождения документа. Для обращения гражданина дополнительно указывается в специальном поле путем выбора из выпадающего списка

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отсутствует

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Обязательно

Указывается в маршруте прохождения документа

Отметка об исполнении

* В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" РКК обращения гражданина содержит иные сведения, являющиеся обязательными для заполнения, а также дополнительные сведения - о повторности и причине обращения.

Приложение 43

Форма журнала учета печатей и штампов

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области

Левая сторона:

N п/п	Наименование печатей и штампов	Оттиски
1	2	3

Правая сторона:

Получено		Отметка о движении
номер и дата сопроводительного письма (доверенности)	количество	расписка в получении (с указанием фамилии, даты), куда выслано	расписка в обратном приеме	номер и дата сопроводительного письма (выслано)	номер и дата приказа (акта) об уничтожении	примечание
4	5	6	7	8	9	10

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Срок хранения

Примечание

Название раздела

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.