Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 января 2012 г. N 16 "Об утверждении "Рекомендаций по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности" (утратил силу)

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 января 2012 г. N 16
"Об утверждении "Рекомендаций по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности"

ГАРАНТ:

Приказом комитета культуры Волгоградской области от 4 мая 2016 г. N 01-20/178 настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 23.01.2012 N 65-п "О внесении изменений в постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" в целях методического обеспечения разработки и последующего согласования перечней электронных документов органов исполнительной власти Волгоградской области создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, приказываю:

утвердить прилагаемые "Рекомендации по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности".

Председатель Комитета

Л.И. Будченко

Рекомендации
по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
(утв. Приказом председателя Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 января 2012 г. N 16)

1. Общие положения

Рекомендации по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее - Рекомендации) разработаны на основании постановления Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" и определяют единые подходы в работе по подготовке органами исполнительной власти Волгоградской области перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее - Перечней ЭД), с учетом уровня технической и нормативно-правовой обеспеченности современного этапа перехода на безбумажный документооборот.

При разработке Рекомендаций использованы следующие нормативные правовые акты в сферах информатизации, делопроизводства и архивного дела:

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

- Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20.10.2010 N 1815-р "О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)";

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

- Приказ Федерального архивного агентства Российской Федерации от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

- Постановление Администрации Волгоградской области от 12.04.2010 N 109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области";

- Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30.08.2010 N 121 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области".

2. Определение состава документов, включаемых в Перечни ЭД

2.1. Разработка Перечней ЭД осуществляется службами делопроизводства и архивами органов исполнительной власти Волгоградской области при участии структурных подразделений.

2.2. При подготовке Перечней ЭД используются:

- "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень типовых документов);

- иные перечни документов, устанавливающие состав и сроки хранения отдельных видов документов, согласованные в установленном порядке и утвержденные законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- номенклатуры дел органов исполнительной власти Волгоградской области, согласованные в установленном порядке Экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

2.3. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.

2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:

- документы, которым установлен временный срок хранения без отметки "ЭПК". Например: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю; иные документы временного срока хранения.

- документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации вне зависимости от сроков хранения.

2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:

- документы постоянного срока хранения (за исключением документов ведение которых в электронной форме установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации);

- документы, срок хранения которых не установлен.

2.6. Перечни ЭД органов исполнительной власти Волгоградской области формируются из:

- документов, указанных в прилагаемом Рекомендуемом перечне видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности;

- документов, указанных в статьях перечней документов, образующиеся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, по которым установлен временный срок хранения документов без отметки "ЭПК";

- иных документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти Волгоградской области с учетом положений пунктов 2.3, 2.4 и 2.5.

3. Оформление Перечней ЭД

3.1. Оформление Перечней ЭД органов исполнительной власти Волгоградской области соответствует оформлению Перечня типовых документов.

3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 - номер по порядку; графа 2 - вид документа; графа 3 - сроки хранения документов; графа 4 - примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии - нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).

3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.

3.4. Перечень ЭД органа исполнительной власти Волгоградской области утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

4. Использование Перечней ЭД

4.1. После утверждения Перечней ЭД:

- в номенклатурах дел органов исполнительной власти Волгоградской области в графе "примечания" к соответствующим делам, состоящим из документов, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка "ЭД";

- номенклатура дел утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области.

4.2. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

Приложение
к Рекомендациям по подготовке
органами исполнительной власти
Волгоградской области перечней
документов создание, хранение
и использование которых должно
осуществляться в форме электронных
документов при организации
внутренней деятельности

Рекомендуемый перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности

N п/п	Вид документа	Срок хранения и номер статьи по Перечню типовых документов
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1	Протоколы, постановления, решения, стенограммы собраний структурных подразделений организации; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним (кроме документов при сложной структуре организации (структура в структуре))	5 л. Ст. 18 з
2	Приказы, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним	5 л. Ст. 19 в
3	Проекты приказов, распоряжений; документы к ним	1 г. Ст. 20
1.2. Организационные основы управления
4	Переписка о разработке структур и схем организации управления	3 г. после утверждения Ст. 66
5	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 г. после утверждения Ст. 73
6	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 л. Ст. 84
1.3. Контроль
7	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л. Ст. 175
8	Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 л. Ст. 176
9	Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 л. Ст. 177
1.4. Правовое обеспечение деятельности
10	Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч., о разъяснении законодательства	3 г. 194
11	Базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам	ДЗН (по месту разработки и утверждения - пост.) Ст. 196 а
12	Базы данных (справочные, полнотекстовые) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации	Пост. Ст. 196 б
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
13	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 г. после утверждения Ст. 202
14	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. после снятия с контроля Ст. 203
15	Списки адресов обязательной рассылки документов	3 г. после замены новыми Ст. 204
16	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 г. Ст. 205
17	Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 г. Ст. 206
18	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 л. Ст. 213
19	Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 л. Ст. 217
20	Программные продукты (комплексы)	Пост. Ст. 218
21	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу Ст. 220
22	Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования	5 л. при условии проведения проверки (ревизии) Ст. 222
23	Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники	5 л. Ст. 225
24	Отчеты, справки об объеме документооборота в организации	1 г. Ст. 257
25	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 л. Ст. 258 в
26	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 л. Ст. 258 г
27	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля исполнения документов	3 г. Ст. 258 д
28	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля обращений граждан	5 л. Ст. 258 е
29	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г. Ст. 258 ж
30	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля фотофонодокументов, видеодокументов	3 г. Ст. 258 з
31	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 г. Ст. 258 и
32	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета приема посетителей	3 г. Ст. 259 а
33	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета рассылки документов	2 г. Ст. 259 б
34	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях	3 г. Ст. 259 в
35	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета бланков строгой отчетности	3 г. Ст. 259 г
36	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета машинописных, компьютерных, копировальных работ	1 г. Ст. 259 д
37	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности	1 г. Ст. 259 ж
2. Планирование деятельности
2.1. Текущее планирование
38	Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов	5 л. Ст. 283
39	Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов	5 л. Ст. 284
40	Годовые планы организации по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности	5 л. Ст. 285 б
41	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений	До минования надобности Ст. 288
42	Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию	5 л. Ст. 289
43	Годовые планы работы структурных подразделений организации при наличии годового плана работы организации	5 л. Ст. 290
44	Индивидуальные планы работников	1 г. Ст. 291
45	Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 л. Ст. 292
46	Переписка по вопросам планирования	5 л. Ст. 296
2.2. Ценообразование
47	Справки, расчеты по прогнозированию цен	5 л. Ст. 298
3. Финансирование деятельности
48	Проекты планов (бюджетов) организации	5 л. Ст. 315
49	Переписка об экономических нормативах	5 л. Ст. 323
50	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л. Ст. 331
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
51	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 л. Ст. 359
52	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 г. Ст. 367
53	Переписка о выплате заработной платы	5 л. Ст. 414
54	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л. Ст. 461
55	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 г. Ст. 463
4.2. Статистический учет и отчетность
56	Полугодовые отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов (при наличии годовых)	5 л. Ст. 464 в
57	Квартальные отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов (при наличии годовых)	5 л. Ст. 464 г
58	Месячные отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов (при наличии годовых)	5 л. Ст. 464 д
59	Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации при наличии годовых, квартальных отчетов о работе организации	5 л. Ст. 475
60	Индивидуальные отчеты работников	1 г. Ст. 476
61	Журналы учета передаваемых статистических данных	5 л. Ст. 477
62	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л. Ст. 479
5. Информационное обслуживание
5.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
63	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге	5 л. Ст. 512
64	Информационные обзоры (доклады)	До минования надобности Ст. 514
65	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданных за рубежом	3 г. Ст. 521
66	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданных в РФ	1 г. Ст. 521
67	Переводы информационных статей из иностранных изданий	До минования надобности Ст. 522
68	Переписка о переводе иностранной литературы	1 г. Ст. 523
69	Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов	1 г. Ст. 524
70	Книги, журналы регистрации научно-технической информации	5 л. Ст. 525
71	Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных	До минования надобности Ст. 527
72	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу (после получения подписной литературы)	1 г. Ст. 529
5.2. Распространение информации, реклама
73	Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники) по месту разработки	До ликвидации организации Ст. 535 а
74	Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники) по месту разработки в других организациях	ДМН Ст. 535 б
75	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 л. Ст. 557
6. Трудовые отношения
6.1. Организация труда и служебной деятельности
76	Переписка по вопросам трудоустройства	5 л. Ст. 564
77	Переписка о ходе заключения коллективных договоров	3 г. Ст. 578
78	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 г. Ст. 585
79	Табели (графики), журналы учета рабочего времени при отсутствии тяжелых, вредных и опасных условий труда	5 л. Ст. 586
6.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
80	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 л. Ст. 600
6.3. Охрана труда
81	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 л. Ст. 608
7. Кадровое обеспечение
7.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
82	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л. Ст. 650
83	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г. Ст. 651
84	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г. Ст. 673
85	Списки прошедших аттестацию	5 л. Ст. 685 д
86	Списки подлежащих воинскому учету	3 г. Ст. 685 е
87	Списки кандидатов на выдвижение на должности	До замены новыми Ст. 685 ж
88	Списки обучающихся без отрыва от производства	5 л. Ст. 685 и
89	Списки работников, ушедших на пенсию	5 л. Ст. 685 к
90	Списки лиц, выезжающих за границу	5 л. Ст. 685 л
91	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г. Ст. 686
92	Переписка об оформлении командировок (кроме зарубежных)	5 л. Ст. 687
93	Графики предоставления отпусков	1 г. Ст. 693
94	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г. Ст. 694
95	Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 л. Ст. 695 г
96	Книги, журналы, карточки учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 л. Ст. 695 д
97	Книги, журналы, карточки учета отпусков	3 г. Ст. 695 ж
98	Книги, журналы, карточки учета выдачи командировочных удостоверений	5 л. Ст. 695 к
99	Книги, журналы, карточки учета выдачи общегражданских и заграничных паспортов	5 л. Ст. 695 л
7.2. Установление квалификации работников
100	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л. Ст. 702
101	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 л. Ст. 705
102	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г. Ст. 707
8. Административно-хозяйственная деятельность
8.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
103	Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 г. Ст. 779
104	Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 г. Ст. 781
105	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г. Ст. 783
106	Списки, книги адресов и телефонов	1 г. после замены новыми Ст. 785
8.2. Эксплуатация зданий, помещений
107	Переписка о коммунальном обслуживании организации	1 г. Ст. 818
108	Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 г. Ст. 819
8.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
109	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами	3 г. Ст. 824
110	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах	3 г. Ст. 825
111	Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий	5 л. Ст. 845
112	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 г. Ст. 852
113	Схемы линий внутренней связи организации	До замены новыми Ст. 853
9. Социально-бытовые вопросы
9.1. Социальное страхование
114	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 г. Ст. 913
115	Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря	1 г. Ст. 917
116	Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря	1 г. Ст. 918
117	Списки детей работников организации	До замены новыми Ст. 919
9.2. Жилищно-бытовые вопросы
118	Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников	3 г. Ст. 957