Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 1 февраля 2012 г. N 24 "Об утверждении административного регламента по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 1 февраля 2012 г. N 24
"Об утверждении административного регламента по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

29 июня 2012 г.

ГАРАНТ:

Приказом комитета культуры Волгоградской области от 4 мая 2016 г. N 01-20/178 настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", постановлением Администрации Волгоградской области "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг" от 25.07.2011 N 369-п, приказываю:

Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов".

Председатель Комитета

Л.И. Будченко

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 29 июня 2012 г. N 59 в настоящий Административный регламент внесены изменения

См. текст Административного регламента в предыдущей редакции

Административный регламент
по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов"
(утв. приказом председателя Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 1 февраля 2012 г. N 24)

С изменениями и дополнениями от:

29 июня 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования настоящего Административного регламента являются отношения между заявителями и государственными архивами Волгоградской области, связанные с предоставлением государственной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов".

Административный регламент разработан в целях повышения результативности, качества открытости и доступности предоставления государственной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) государственных архивов Волгоградской области (далее - государственные архивы) при осуществлении полномочий по предоставлению государственной услуги.

1.2. Круг заявителей

Заявителями на получение государственной услуги являются:

а) граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства;

б) организации и общественные объединения;

в) юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

1.3.1. Сведения о местонахождении, почтовом и электронном адресах, контактных телефонов:

1.3.1.1. Сведения о Государственном казенном учреждении Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" (далее - ГКУ ВО "ГАВО"):

- местонахождение архива: Коммунистическая ул., д. 30, Волгоград, 400131

- электронный адрес архива: volgogosarhiv@coltel.ru

- справочные телефоны: (8442) 30-99-06, 30-97-82;

- факс: (8442) 30-99-06;

- график работы архива:

понедельник-четверг 8.30-17.30;

пятница 8.30-16.30;

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18;

выходные дни: суббота-воскресенье.

1.3.1.2. Сведения о Государственном казенном учреждении Волгоградской области "Центр документации новейшей истории Волгоградской области" (далее - ГКУВО ЦДНИВО):

- местонахождение архива: Дымченко ул., д. 16, Волгоград, 400005;

- электронный адрес архива: gu_cdnivo@inbox.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23-43-03, 23-72-31;

- факс: (8442) 23-43-03;

- график работы архива:

понедельник-четверг 8.30-17.30;

пятница 8.30-16.30;

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18;

выходные дни: суббота-воскресенье.

1.3.1.3. Сведения о Государственном казенном учреждении Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области" (далее - "ГАДСПЗГВО"):

- местонахождение архива: Дымченко ул., д. 16, Волгоград, 400005;

- электронный адрес архива: gu_dspz@inbox.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23-71-74, 23-67-53;

- факс: (8442) 23-71-74; 23-70-52;

- график работы архива:

понедельник-четверг 8.30-17.30;

пятница 8.30-16.30;

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18;

выходные дни: суббота-воскресенье.

1.3.2. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения заявителя;

- на странице: ГКУ ВО "ГАВО" volgogosarhiv@coltel.ru, ГКУВО ЦДНИВО gu_cdnivo@inbox.ru, ГКУВО "ГАДСПЗГВО" социально-правовой защиты граждан Волгоградской области" gu_dspz@inbox.ru.

1.3.2.1. При консультировании по телефону сотрудник государственного архива должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование государственного архива, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

1.3.2.2. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

1.3.2.3. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

1.3.2.4. При информировании посредством личного обращения сотрудник государственного архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

В архиве должна размещаться полная информация об услуге на информационных стендах, доступных для всех посетителей:

- характеристика услуги, область ее предоставления и правила пользования;

- текст Административного регламента по предоставлению государственной услуги;

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- доступные средства для эффективного общения работников архива с потребителями (режим работы архива, номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заинтересованных лиц; номера телефонов контролирующих органов, почтовые адреса, адреса электронной почты, официальных сайтов учреждения).

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги: "Оказание информационных услуг на основе архивных документов"

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляется: ГКУ ВО "Государственный архив Волгоградской области (далее - государственный архив), ГКУВО "Центр документации новейшей истории Волгоградской области" (далее - государственный архив), ГКУВО "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области" (далее - государственный архив).

Государственные архивы не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является предоставление заявителям:

- информационных писем;

- архивных справок;

- архивных выписок;

- архивных копий;

- тематических перечней;

- тематических подборок копий архивных документов;

- тематических обзоров архивных документов;

- ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение в другие органы и организации.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в государственный архив. Государственная услуга предоставляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса заявителя. В исключительных случаях руководитель государственного архива либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.4.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- "Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993, с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ опубликована в "Российской газете" - Федеральный выпуск N 4831 21 января 2009 г.);

- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (опубликовано: в "Российской газете" - Федеральный выпуск N 3614 27 октября 2004 г.);

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (опубликовано: в "Российской газете" - Федеральный выпуск N 4131 29 июля 2006 г.);

- Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (опубликовано: в "Российской газете" - Федеральный выпуск N 4061 5 мая 2006 г.);

- Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (опубликовано: в "Российской газете" от 21 сентября 1993 г. N 182, в газете "Российские вести" от 30 сентября 1993 г. N 189, в Собрании законодательства Российской Федерации от 13 октября 1997 г., N 41, ст. 4673);

- Закон Волгоградской области от 31.12.2009 N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области" (опубликовано: в газете "Волгоградская правда" от 20 января 2010 г. N 9);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 N 19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007;

- Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (ВНИИДАД, М., 2007).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос заявителя, а также запрос, поступивший по электронной почте (приложение N 1).

2.6.2. В запросе заявителя должны быть указаны:

а) наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя, отчество;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов пункта 2.6.2 подраздела 2.6 раздела 2 настоящего Административного регламента приводится в соответствии с источником

в) почтовый и/или электронный адрес заявителя;

г) интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

д) форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);

е) подпись должностного лица или личная подпись гражданина;

ж) дата отправления.

2.6.3. Вместе с запросом заявителем предоставляются:

а) паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность;

б) документы, подтверждающие право заявителя на получение запрашиваемой информации, в случае направления запроса на получение архивных документов доступ, к которым ограничен;

в) документы, подтверждающие полномочия третьих лиц выступать от имени заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Исчерпывающий перечень для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги нет.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является отсутствие следующих обязательных требований, предъявляемых к запросам:

- если запросы заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

- если в запросе заявителя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос заявителя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно направляется на рассмотрение руководителю государственного архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса, сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если к запросу не приложены документы, подтверждающие право заявителя на получение запрашиваемой информации в случае направления запроса на получение архивных документов доступ, к которым ограничен;

- если в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель государственного архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный архив. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом

- запрос, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему запрос, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- при отсутствии у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.9. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины

За предоставление государственной услуги государственная пошлина не взимается.

2.10. Порядок, размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении государственной услуги

Тематические запросы исполняются архивами бесплатно.

Запросы заявителя о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода исполняются архивом в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора).

Размер платы определяется приказом об организации платных работ и услуг в архиве. Информация о порядке предоставления платных услуг размещается на информационных стендах и в сети интернет на сайтах архивов.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги организации, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг.

2.11.1. Время ожидания заявителя в очереди при подаче запроса, а также при осуществлении личного приема не должно превышать 15 минут.

2.11.2. При получении заявителем результата предоставления государственной услуги время ожидания не должно превышать 15 минут.

2.12. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, услуги организации, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Основанием для начала административного действия по предоставлению государственной услуги, является поступление в архив письменного запроса или запроса в форме электронного документа.

Запрос может быть доставлен непосредственно заявителем либо его представителем, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, поступить по почте, электронной почте.

Поступивший запрос регистрируется ответственным лицом за делопроизводство в день поступления. При регистрации запросу присваивается соответствующий регистрационный номер.

Регистрации подлежат все запросы.

В случае, если заявитель обратился с несколькими запросами по разным вопросам, то каждый регистрируется отдельно.

В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация запроса может производиться в рабочий день, следующий за праздничным или выходными днями.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, услуга организации, участвующей в предоставлении государственной услуги, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг.

2.13.1. Здание, в котором предоставляется государственная услуга, должно быть оборудовано:

охранно-пожарной сигнализацией;

средствами пожаротушения;

средствами оказания первой медицинской помощи.

2.13.2. Ожидающие прием заявители располагаются в фойе государственного архива, которое оборудовано столом, стульями, настольной лампой, бумагой и ручками для записи информации.

2.13.3. Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств.

2.13.4. Рабочие места специалистов, предоставляющих государственную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.13.5. Организация приема по информированию о предоставлении государственной услуги осуществляется специалистами государственного архива на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема

2.13.6. Помещения для исполнения государственной услуги включают в себя места для ожидания, места для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информирования и приема заявителей

Места для ожидания, места для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информирования и приема заявителей должны быть оборудованы столами, стульями, канцелярскими принадлежностями и расходными материалами.

Места информирования должны быть оборудованы информационными стендами с образцами заполнения запросов и перечнями необходимых запросов и перечнями необходимых документов.

Места для ожидания должны обеспечивать комфортные условия для заявителей.

2.13.7. Помещения для предоставления государственной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам, должны быть оснащены системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, оборудованы системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.

Вход и выход из помещений должны быть оборудованы соответствующими указателями, пандусами, обеспечивающими беспрепятственное передвижение лиц с ограниченными возможностями здоровья.

2.13.8. Каждое рабочее место сотрудника должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

2.13.9. Гражданам предоставляется возможность пользоваться услугами гардероба, свободного доступа в туалет.

2.13.10. На информационном стенде размещается следующая информация:

- сведения о месте нахождения, графике (режим) работы, номера телефонов, адрес электронной почты государственных архивов;

- график приема заявителей;

- требования к письменным запросам, необходимые для предоставления государственной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

- текст Административного регламента с приложениями;

- показатели доступности и качества государственных услуг.

2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.14.1. Показателями реальной доступности государственной услуги для граждан и организаций и качества ее предоставления являются:

- обеспечение доступности обращения за предоставлением государственной услуги и ее получения в государственном архиве всеми категориями граждан, в том числе и лицами с ограниченными возможностями здоровья;

- наличие необходимой информации о государственной услуге на информационном стенде государственного архива, на официальном сайте государственного архива, на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области;

- полнота и корректность ответов должностных лиц государственного архива на телефонные и устные обращения граждан, обратившихся по интересующим вопросам.

2.14.2. Показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения и действия (бездействие), принятые и осуществленные при предоставлении государственной услуги.

2.14.3. Предоставление государственной услуги предусматривает взаимодействие заявителя с должностными лицами продолжительностью 15 минут не более двух раз.

2.14.4. Государственный архив при предоставлении государственной услуги не осуществляет взаимодействия с многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг.

2.14.5. Предоставление государственной услуги посредством использования информационно-телекоммуникационных технологий не предусмотрено.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

3.1. Регистрация запросов пользователей и передача их на исполнение

3.1.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.1.2. Поступившие в государственный архив письменные запросы заявителей регистрируются и направляются руководству государственного архива, рассматриваются и передаются в профильное подразделение в течение 3 дней с момента поступления в установленном порядке.

3.1.3. При поступлении в государственный архив запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.2. Анализ тематики запросов

3.2.1. Руководитель структурного подразделения государственного архива обеспечивает рассмотрение запросов заявителей в соответствии с настоящим регламентом.

3.2.2. Специалисты структурного подразделения государственного архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в государственном архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам государственного архива и баз данных программных комплексов "Архивный фонд".

3.2.3. В результате анализа определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.3.1. Специалисты структурного подразделения государственного архива с помощью имеющегося научно-справочного аппарата справочников по фондам государственного архива и баз данных программных комплексов "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.

3.3.2. В соответствии с архивными шифрами заказывают необходимые для исполнения запроса дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.

3.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы

3.4.1. Конечным результатом предоставления государственной услуги является архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.4.2. Архивная справка - документ государственного архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса (приложение N 2).

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в оригинале").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается директором государственного архива и исполнителем и заверяется печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается директором государственного архива и заверяется гербовой печатью.

3.4.3. Архивная выписка - документ государственного архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (приложение N 3).

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора государственного архива и исполнителем и заверяется печатью архива.

3.4.4. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения архивных документов, которые проставляются на обороте каждого листа архивной копии. Все листы архивной копии скрепляются.

Архивная копия заверяется директором государственного архива и исполнителем и заверяется печатью архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью директора архива.

3.4.5. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу заявителя или по инициативе государственного архива, содержащее информацию о хранящихся в государственном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

3.4.6. Тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу заявителя или по инициативе государственного архива.

3.4.7. Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный государственным архивом по запросу заявителя по инициативе государственного архива.

Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

3.4.8. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке государственного архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.4.9. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и отрицательные ответы оформляются на русском языке.

3.4.10. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4.11. Результатом административного действия являются подготовленные и соответствующим образом оформленные архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов или ответы об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.5. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос

3.5.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления заявителям, высылаются государственным архивом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.5.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.5.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.5.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль надлежащего исполнения служебных обязанностей и соблюдения ограничений при обеспечении доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним, предупреждения совершения противоправных действий (бездействия) при предоставлении государственной услуги, соблюдения процедур предоставления государственной услуги, соблюдения норм настоящего Административного регламента и действующего законодательства Российской Федерации при проведении мероприятий по контролю осуществляется директором государственного архива.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором государственного архива.

4.2. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги организуются в соответствии с приказом директором государственного архива.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании планов работы государственного архива) и внеплановый характер (по обращению, поступившему в государственный архив).

4.3. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются ответственные специалисты государственного архива. Состав комиссии и порядок осуществления деятельности комиссии утверждается директором государственного архива.

4.4. Сотрудники государственного архива, осуществляющие мероприятия по контролю, несут персональную ответственность за соблюдение ограничений во время проведения проверок и за надлежащее исполнение обязанностей при проведении проверок, в том числе за:

- соблюдение порядка и сроков предоставления государственной услуги;

- порядок оформления результатов предоставления государственной услуги.

4.5. Ответственность должностных лиц за нарушение требований настоящего Административного регламента и норм действующего законодательства Российской Федерации закрепляется в их должностных регламентах.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц государственного архива в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Информация о праве заявителя на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1. Заявители имеют право подать жалобу в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган.

5.2. Предмет досудебного обжалования

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования заявителем являются решения и действия (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

5.3. Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо для приостановления рассмотрения жалобы

5.3.1. Если в жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.3.2. Государственный архив при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные либо нецензурные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу, должностного лица государственного архива, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.3.3. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на нее не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течении 3 дней со дня регистрации жалобы.

5.3.4. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор государственного архива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в уполномоченный орган. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

5.4. Информация об основаниях для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

5.4.1. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация жалобы заявителя.

Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.

Жалобы представляются непосредственно директору государственного архива.

5.4.2. Поданная заявителем жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного или служащего;

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4.3. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.5. Сведения об органе государственной власти и должностных лицах, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

5.5.1. Заявители могут обжаловать решения, действия (бездействие):

- директора государственного архива - председателю Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области по адресу:

Коммунистическая ул., д. 30, Волгоград, 400131; электронный адрес Комитета: arh@volganet.ru; - справочные телефоны: (8442) 30-99-21, 30-99-18;

- руководителей структурных подразделений государственного архива - директору государственного архива;

- иных должностных лиц государственного архива - директору государственного архива;

5.5.2. График приема директора государственного архива, сведения о государственном архиве указаны в первом разделе настоящего регламента.

5.5.3. Директор государственного архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление и (или) защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.5.4. Ответ на жалобу подписывается директором государственного архива.

5.5.5. Ответ на жалобу, поступившую в государственный архив направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.6. Информация о сроках рассмотрения жалобы

Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. Сведения о решении принятом по результатам досудебного (внесудебного) обжалования

5.7.1. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7.2. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть направлена в судебные органы.

Приложение N 1
к административному регламенту
"Оказание информационных услуг
на основе архивных документов"

Форма запроса заявителя

	Директору Государственного архива
	от
	фамилия,
	имя, отчество заявителя
	проживающего (ей) по адресу
	индекс, район, город, село
	улица, дом, квартира

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать
		(архивную справку, архивную выписку, архивную копию)
о
	(изложение существа запроса, тема, вопрос событие, факт,
сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации)

"___" _____________ г.

подпись

Приложение N 2
к административному регламенту
"Оказание информационных услуг
на основе архивных документов"

(название архива)	Адресат
(почтовый индекс, адрес, телефон, факс)

Архивная справка

(дата)	N
На N	от

Основание:
Руководитель организации	Подпись	Расшифровка подписи
Исполнитель	Подпись	Расшифровка подписи
	Печать

Приложение N 3
к административному регламенту
"Оказание информационных услуг
на основе архивных документов"

(название архива)	Адресат
(почтовый индекс, адрес, телефон, факс)

Архивная справка

(дата)	N
На N	от

Основание:
Руководитель организации	Подпись	Расшифровка подписи
Исполнитель	Подпись	Расшифровка подписи
	Печать

Блок-схема
последовательности действий Государственного архива по предоставлению государственной услуги оказание информационных услуг на основе архивных документов

            /----------------------------------------------\

            | Начало предоставления государственной услуги |

            \----------------------------------------------/

                     /--------------------------\

          /----------|   Регистрация запросов   |

          |          \--------------------------/

/--------------------\                   /------------------------------\

|Рассмотрение запроса|------------------|Передача запроса на исполнение|

|    руководством    |                   | в структурное подразделение  |

\--------------------/                   \------------------------------/

                                  /----------------------/

                 /--------------------------------\

           нет   |    Анализ тематики запроса и   |   да

       /---------| принятие решения о возможности |------------\

       |         |        его исполнения          |            |

       |         \--------------------------------/            

       |                                           /--------------------\

       |                          /----------------| Исполнение запроса |

       |                                          \--------------------/

       |         /--------------------------------\

       |     нет |    Нахождение запрашиваемых    |   да

       |   /-----|    сведений в фондах архива    |----------\

       |   |     \--------------------------------/          |

       |   \-----------------\                               |

/--------------\ /----------------------\          /--------------------\

|     Ответ    | |   Ответ гражданину   |          | Составление ответа |

| гражданину о | |    об отсутствии     |          |     заявителю      |

|необходимости | |    запрашиваемой     |          \--------------------/

|предоставления| |    информации в      |                    

|дополнительных| |  государственных     |          /--------------------\

| сведений для | |архивах и рекомендации|          | Направление ответа |

|  исполнения  | |   по ее дальнейшему  |          |     заявителю      |

|   запроса    | |        поиску        |          \--------------------/

\--------------/ \----------------------/                    |

       \-----------------------------------------------------/

        /-------------------------------------------------\

        | Предоставление государственной услуги завершено |

        \-------------------------------------------------/