Постановление Правительства Вологодской области от 27 января 2014 г. N 62 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Вологодской области" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства Вологодской области от 27 января 2014 г. N 62
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Вологодской области"

С изменениями и дополнениями от:

27 марта, 28 апреля 2014 г.

Правительство области постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Вологодской области (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Правительства области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Рекомендовать руководителям органов исполнительной государственной власти области разработать инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти области, руководствуясь настоящей Инструкцией.

4. Департаменту управления делами Правительства области в срок до 30 апреля 2014 года обеспечить приведение цифровых обозначений структурных подразделений Правительства области, установленных номенклатурой Правительства области, в соответствие с регистрационными номерами структурных подразделений Правительства области, присвоенных автоматизированной системой электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области.

5. Департаменту внутренней политики Правительства области в срок до 30 апреля 2014 года обеспечить разработку и вынесение на заседание Правительства области проекта постановления Правительства области, предусматривающего внесение изменений в Инструкцию, в части дополнения положениями, определяющими особенности делопроизводства при работе с обращениями граждан.

6. Управлению делами Губернатора области Правительства области в срок до 30 апреля 2014 года обеспечить разработку и вынесение на заседание Правительства области проекта постановления Правительства области, предусматривающего внесение изменений в Инструкцию, в части дополнения положениями, определяющими порядок обработки и учета документов на иностранном языке.

7. Комитету информационных технологий и телекоммуникаций области в срок до 30 апреля 2014 года обеспечить разработку и вынесение на заседание Правительства области проекта постановления Правительства области, предусматривающего внесение изменений в Инструкцию, в части дополнения положениями, определяющими порядок хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения.

8. Нормы подраздела 2.5.2 подраздела 2.5 раздела 2 Инструкции применяются только к положениям о структурном подразделении в составе структурного подразделения Правительства области, разрабатываемым после вступления в силу настоящего постановления.

9. Признать утратившими силу следующие постановления Правительства области:

от 17 февраля 2003 года N 112 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве области";

от 22 декабря 2003 года N 1182 "О внесении изменений в постановление Правительства области от 17 февраля 2003 года N 112";

от 13 ноября 2006 года N 1099 "О внесении изменений в постановление Правительства области от 17 февраля 2003 года N 112".

10. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора области А.Ю. Макаровского.

Справку об исполнении постановления представить к 30 мая 2014 года.

11. Настоящее постановление вступает в силу со дня принятия.

Губернатор области

О.А. Кувшинников

Инструкция
по делопроизводству в Правительстве Вологодской области
(утв. постановлением Правительства области от 27 января 2014 г. N 62)

С изменениями и дополнениями от:

27 марта, 28 апреля 2014 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в Правительстве Вологодской области (далее соответственно - Инструкция, Правительство области) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и автоматизированными информационными ресурсами в Правительстве области, структурных подразделениях Правительства области (далее также - Правительство области и его структурные подразделения).

1.2. Документы и автоматизированные информационные ресурсы Правительства области и его структурных подразделений являются областной собственностью, имуществом Правительства области.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Регламентом Правительства области.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя документа. Автоматизированные технологии обработки документированной информации, применяемые в Правительстве области и его структурных подразделениях, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области, утвержденной постановлением Губернатора области от 16 мая 2012 года N 256.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную охраняемую законом тайну, персональные данные), в Правительстве области и его структурных подразделениях регулируются специальными нормативными правовыми актами.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 1.6 раздела I настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.6. Организация ведения и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве области и его структурных подразделениях осуществляются управлением документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области (далее также - Управление).

Организация ведения и совершенствование делопроизводства в работе с обращениями граждан, объединениями граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), запросами государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений (далее - запросы), методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями и запросами в Правительстве области осуществляются управлением по работе с обращениями граждан и организаций Департамента внутренней политики Правительства области (далее - Управление по работе с обращениями граждан и организаций).

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 1.7 раздела I настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Основные потоки документов в Правительстве области делятся на:

документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти области, обладающих статусом юридического лица, а также физических лиц;

документы, направляемые в иные организации, документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, а также физическим лицам;

документы, созданные в Правительстве области, его структурных подразделениях и не предназначенные для направления в иные организации, органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица (далее также - внутренняя корреспонденция, входящая внутренняя корреспонденция, исходящая внутренняя корреспонденция).

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 1.8 раздела I настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.8. Организация работы с документами, поступившими от иных организаций, и с документами, направляемыми в иные организации, осуществляется отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области (далее также - отдел документооборота) в автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области (далее - АСЭД).

Организация работы с обращениями, запросами осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан и организаций в автоматизированной системе "Обращения граждан" (далее - АС "Обращения граждан") в рамках межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) и на бумажных носителях.

Организация работы с документами, связанными с проведением личных приемов граждан руководителями Администрации Президента Российской Федерации, Северо-Западного федерального округа Российской Федерации, Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области осуществляется в АС "Обращения граждан", в рамках МЭДО и на бумажных носителях.

1.9. Организация работы с внутренней корреспонденцией, документами, поступившими от органов исполнительной государственной власти области, обладающих статусом юридического лица, и документами, направляемыми в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, осуществляется специалистами Управления делами Губернатора области Правительства области, обеспечивающими деятельность Губернатора области, специалистами управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, обеспечивающими деятельность первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, специалистами, обеспечивающими деятельность руководителей структурных подразделений Правительства области (далее - Специалисты) в АСЭД.

1.10. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Правительства области возлагается на руководителей структурных подразделений Правительства области.

1.11. Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется управлением информационной политики Правительства области.

1.12. При работе с подлинниками документов в Правительстве области и его структурных подразделениях не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, искажающие смысл и содержание документа.

1.13. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц Правительства области и его структурных подразделений. Должностные лица несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность служебных документов.

1.14. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе должностные лица обязаны передать все находящиеся у них документы должностному лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Правительства области, или иному должностному лицу по указанию руководителя структурного подразделения Правительства области. При увольнении должностного лица или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 пункт 1.15 раздела I настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.15. Делопроизводство в Правительстве области ведется с использованием АСЭД в соответствии с Положением об автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области, утвержденным постановлением Правительства области от 26 августа 2013 года N 862, за исключением делопроизводства по обращениям, запросам в Правительстве области, которое ведется на бумажных носителях и в АС "Обращения граждан".

1.16. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Правительстве области, его структурных подразделениях;

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет установленный набор реквизитов, позволяющих его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

входящие документы - документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти области, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;

исходящие документы - документы, направляемые в иные организации, документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, а также исходящая внутренняя корреспонденция;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Правительства области, структурного подразделения Правительства области.

II. Создание документов в Правительстве области

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в Правительстве области, оформляются на бланках (черно-белых) и бланках с цветным изображением герба (далее - цветные бланки), стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.

2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

При подготовке документов в Правительстве области используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.3. В Правительстве области применяются следующие виды бланков:

бланк постановления Губернатора области;

бланк распоряжения Губернатора области;

бланк постановления Правительства области;

бланк письма должностного лица (Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области);

бланк письма Правительства области;

бланк протокола заседания Правительства области;

бланк структурного подразделения Правительства области.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.

На продольных бланках помещается изображение герба Вологодской области. Размер изображения герба Вологодской области должен быть не более 20 мм.

Угловые бланки используются для оформления документов, направляемых в пределах границ территории области. Продольные бланки используются для оформления документов, направляемых за пределы границ территории области.

Для каждого вида бланков устанавливается свой состав реквизитов:

для бланков постановления, распоряжения Губернатора области (продольные черно-белые бланки):

- герб Вологодской области;

- вид документа;

- наименование должности высшего должностного лица области (Губернатор Вологодской области);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- место составления (издания) документа (г. Вологда);

для бланка постановления Правительства области (продольный черно-белый бланк):

- герб Вологодской области;

- наименование высшего органа исполнительной государственной власти области (Правительство Вологодской области);

- вид документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- место составления (издания) документа;

для бланков письма должностного лица (Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области):

для бланка письма Губернатора области (продольный цветной бланк):

- герб Вологодской области;

- должность лица, подписавшего документ (Губернатор Вологодской области);

- справочные данные о Правительстве области (почтовый адрес, номера телефона, телетайпа, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

для бланков письма должностного лица (первый заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области):

- продольный бланк:

- герб Вологодской области;

- должность лица, подписавшего документ (первый заместитель Губернатора Вологодской области, заместитель Губернатора Вологодской области);

- справочные данные о Правительстве области (почтовый адрес, номера телефона, телетайпа (на продольном бланке), телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

угловой бланк:

- должность лица, подписавшего документ (первый заместитель Губернатора Вологодской области, заместитель Губернатора Вологодской области);

- фамилия, имя, отчество первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области;

- справочные данные о Правительстве области (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

для бланка письма Правительства области (продольный цветной бланк):

- герб Вологодской области;

- наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области);

- справочные данные о Правительстве области (почтовый адрес, номера телефона, телетайпа, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

для бланка протокола заседания Правительства области (продольный черно-белый бланк):

- герб Вологодской области;

- вид документа (протокол заседания Правительства Вологодской области);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- место составления (издания) документа;

для бланка структурного подразделения Правительства области (угловой черно-белый бланк):

- наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области);

- наименование структурного подразделения Правительства области;

- справочные данные о структурном подразделении Правительства области (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее.

Образцы бланков, используемых в Правительстве области и его структурных подразделениях, приведены в приложении 1 к Инструкции.

2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые в процессе деятельности Правительства области и его структурных подразделений, имеют установленный состав реквизитов, а также порядок их расположения и оформления.

На основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, настоящей Инструкцией устанавливается следующий состав реквизитов документов Правительства области:

герб Вологодской области;

наименование высшего органа исполнительной государственной власти области (Правительство Вологодской области); наименование структурного подразделения Правительства области; фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о высшем органе исполнительной государственном власти области - Правительстве области;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Правила оформления реквизитов документов представлены в приложении 2 к Инструкции.

2.3. Подготовка и оформление проектов законов области, постановлений Законодательного Собрания области, федеральных законов

Оформление проектов законов области, постановлений Законодательного Собрания области, федеральных законов осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов (письмо Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 года N вн2-18/490).

Подготовка указанных проектов осуществляется в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства области.

2.4. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора области и Правительства области

2.4.1. Постановления и распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области (далее в настоящем подразделе также - Проект правовых актов, проект, постановление, распоряжение) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов области, по поручению Губернатора области, а также по инициативе структурных подразделений Правительства области или органов исполнительной государственной власти области.

2.4.2. Постановления и распоряжения Губернатора области и постановления Правительства области оформляются на бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов. В Правительстве области и его структурных подразделениях используются электронные шаблоны бланков Проектов правовых актов.

2.4.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области, проекты постановлений Правительства области готовятся в соответствии с порядком подготовки и в сроки, установленные Регламентом Правительства области.

Порядок согласования проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, проектов постановлений Правительства области, состав документов, сопровождающих указанные проекты, порядок принятия и доведения до исполнителей принятых актов устанавливаются Регламентом Правительства области.

2.4.4. Основные требования к оформлению Проектов правовых актов.

2.4.4.1. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) без оборотной стороны шрифтом N 14 с соблюдением полей, установленных пунктом 2.1.2 подраздела 2.1 раздела II Инструкции. В верхнем правом углу первого листа проекта печатается слово "Проект".

2.4.4.2. Проекты правовых актов содержат следующие реквизиты:

проекты постановлений и распоряжений Губернатора области:

- наименование вида акта (постановление, распоряжение),

- должность высшего должностного лица области (Губернатор Вологодской области),

- дата,

- регистрационный номер,

- место составления (издания) правового акта (г. Вологда),

- заголовок,

- текст,

- подпись должностного лица,

- виза должностного лица, ответственного за разработку проекта;

проекты постановлений Правительства области:

- наименование высшего органа исполнительной государственной власти области (Правительство Вологодской области),

- наименование вида акта (постановление),

- дата,

- регистрационный номер,

- место составления (издания) правового акта (г. Вологда),

- заголовок,

- текст,

- подпись должностного лица,

- виза должностного лица, ответственного за разработку проекта.

2.4.4.3. Такие реквизиты, как наименование вида акта, наименование высшего органа исполнительной государственной власти области, дата, регистрационный номер, место составления (издания) правового акта, оформляются в соответствии с правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к Инструкции).

2.4.4.4. Заголовок оформляется центрированным способом, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал без кавычек и не подчеркивается. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста правового акта. Точка в конце заголовка не ставится.

2.4.4.5. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, выравнивается по левой и правой границам текстового поля, печатается через полуторный межстрочный интервал; при наборе текста необходимо использовать функцию автоматического переноса во избежание неоправданно больших пробелов между словами. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст правового акта должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.

Текст может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей или распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки акта. Она может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и другое. Если акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и наименование документа (заголовок к тексту).

Преамбула в постановлениях Губернатора области завершается словом "постановляю:", в постановлениях Правительства области - словами "Правительство области ПОСТАНОВЛЯЕТ:". Завершающие слова печатаются с новой строки без отступа от границы левого поля. Слова "постановляю", "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатаются прописными буквами полужирным шрифтом.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

2.4.4.6. Постановляющая (распорядительная) часть Проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые также нумеруются арабскими цифрами с точкой.

В постановляющей (распорядительной) части могут содержаться конкретные поручения, указываться исполнители (структурные подразделения Правительства области, органы исполнительной государственной власти области и их руководители, конкретные должностные лица), описываться механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, устанавливаться сроки их исполнения, могут содержаться сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением данного акта.

В текстах постановлений, распоряжений и текстовых приложениях допускается использование стандартных общепринятых сокращений слов и словосочетаний с целью сокращения объема документа и ускорения восприятия информации (например: г. - год, город; ул. - улица; и т.д. - и так далее; и т.п. - и тому подобное). Использование аббревиатур в постановлениях, распоряжениях и текстовых приложениях к ним допускается только при условии введения их в качестве сокращения какого-либо понятия (словосочетания, наименования и другое) после первого его упоминания в тексте, например:

     Утвердить Положение  о  государственном  информационном банке данных

Правительства Вологодской области (далее - Положение).

В нетекстовых приложениях помимо общепринятых сокращений допускается использовать аббревиатуры без введения их в качестве сокращений, но при этом необходимо составлять список сокращений, использованных в таких приложениях.

Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. При этом в тексте допускается последующее сокращение наименования.

2.4.4.7. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Подчеркивание, выделение слов или словосочетаний в текстах правовых актов не допускаются. В тексте не допускается написание аббревиатуры РФ вместо слов "Российская Федерация".

Не допускается вместо года "2000 (2001, 2002)" писать "00 (01, 02)".

В тексте Проекта правового акта следует использовать словесно-цифровое написание даты: "5 января 2001 года". Проставлять ноль в обозначении даты, содержащей одну цифру, не следует.

В тексте Проекта правового акта инициалы рекомендуется ставить перед фамилией. Не допускается переносить на другую строку или страницу фамилии от инициалов, знаки номера, параграфа, процентов, часа и прочее от соответствующих цифр.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (в последней группе - три цифры): 65 439; 7 230. Разбивка чисел на группы возможна только в отношении чисел, обозначающих количественные выражения (объем, сумма, количество и другое). В числах, состоящих из целой и дробной частей, точка между цифровыми группами не ставится. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов, знаменательных дат не рекомендуется переносить словесные выражения на другую строку или страницу отдельно от цифровых.

2.4.4.8. В Проектах правовых актов о выделении средств из областного бюджета наименования статей расхода бюджета должны соответствовать их наименованиям в законе области об областном бюджете на соответствующий календарный год.

В предписаниях, адресуемых не находящимся в подчинении Правительства области организациям, расположенным на подведомственной территории, применяются глаголы "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна категоричная форма обращения, если распорядительный правовой акт издается по вопросам компетенции Губернатора области, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

2.4.4.9. При необходимости признания утратившим силу действующего (действующих) акта (актов) текст пункта об этом начинается словами:

     "Признать утратившим (утратившими) силу ...".

Далее следуют реквизиты правовых актов (перечень правовых актов), которые утрачивают силу, в последовательности: вид правового акта, наименование органа, принявшего (издавшего) акт, дата, регистрационный номер, наименование акта.

Проекты о внесении изменений в ранее принятые акты, как правило, начинаются фразой:

     "Внести  в   постановление    (распоряжение)    Губернатора  области

(постановление   Правительства    области)    (дата, номер, наименование)

следующие изменения:"

или

     "Внести   следующие   изменения   в   постановление   (распоряжение)

Губернатора  области  (постановление Правительства области) (дата, номер,

наименование):".

Далее следует перечень изменений, которые необходимо внести в правовой акт, по схеме от меньшего к большему: абзац, подпункт, пункт, раздел, например: "в абзац первый подпункта 1.1 пункта 1 раздела I".

Все изменения, вносимые в ранее принятые постановления, распоряжения, должны соответствовать структуре основного правового акта, в который вносятся изменения.

При необходимости внесения существенных и многочисленных изменений в действующий правовой акт составляется новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего, подлежащего отмене или признанию утратившим силу.

Внесение поправок, меняющих смысл и содержание текстов Проектов правовых актов, полностью прошедших согласование в Правительстве области в соответствии с Регламентом Правительства области, не допускается. Внесение изменений в утвержденные правовые акты осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства области.

2.4.4.10. Подпись отделяется от текста правового акта 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор области" инициалов и фамилии Губернатора области, или слов "По поручению Губернатора области первый заместитель Губернатора области", инициалов и фамилии первого заместителя Губернатора области, или слов "По поручению Губернатора области заместитель Губернатора области", инициалов и фамилии заместителя Губернатора области.

Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при необходимости размещения текста проекта на одной странице.

2.4.4.11. Проекты распоряжений и постановлений Губернатора области и проекты постановлений Правительства области могут иметь приложения.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифта идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области. В тексте приложений допускается использовать одинарный межстрочный интервал.

В приложениях помещаются положения, порядки, регламенты, перечни, списки, составы комиссий, графики и иное. В тексте постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области должна содержаться ссылка на приложение.

Приложения нумеруются в порядке их упоминания в тексте, знак "N" при этом не ставится. Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложение не утверждается, в тексте правового акта делается ссылка "согласно приложению" или "(прилагается)", на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", а ниже дается ссылка на соответствующее постановление или распоряжение в дательном падеже. Все составные части реквизита оформляются флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов), например:

Приложение
к постановлению
Правительства области
от ___________ N ______

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения со ссылкой на постановление или распоряжение, его дату и номер, например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Губернатора области
от ____________ N ____

Гриф утверждения в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: соответственно порядок - Утвержден, положение - УтвержденО, программа - Утверждена, рекомендации - Утверждены.

Если утверждается (приводится) форма какого-либо стандартного, типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через дополнительный интервал от границы правого поля пишется слово "Форма", а далее идет заголовок приложения, например:

Приложение 1
к Порядку

                                                                    Форма

                               Отчет

              об использовании субсидии на компенсацию затрат

        сельхозтоваропроизводителей на горюче-смазочные материалы

Слово "Форма", как правило, включается в заголовок приложения, если он не является частью утверждаемой (приводимой в приложении) формы, например:

                               Форма

           номенклатуры дел структурного подразделения

               Правительства Вологодской области

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 3 к Инструкции.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, полужирным шрифтом, например:

Положение
об управлении документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства Вологодской области

Через 2 - 3 межстрочных интервала печатается текст приложения.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Для обозначения подразделов используется нумерация второго уровня (с использованием двух цифр). Пункты в подразделах нумеруются с использованием нумерации третьего уровня (тремя цифрами, разделенными точками, первая и вторая из которых повторяют номер подраздела, третья обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации четвертого уровня (номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами, пункты - арабскими или разделы - арабскими с нумерацией первого уровня, пункты - арабскими с нумерацией второго уровня, например:

1. Название раздела

1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта.

1.3.1. Текст подпункта.

1.3.2. Текст подпункта.

1.3.3. Текст подпункта.

или

I. Название раздела

1.1. Название подраздела

1.1.1. Текст пункта.

1.1.2. Текст пункта.

1.2. Название подраздела

1.2.1. Текст пункта.

1.2.2. Текст пункта.

II. Название раздела

2.1. Название подраздела

2.2.1. Текст пункта.

2.2.2. Текст пункта.

2.4.4.12. Для объяснения тех или иных особенностей, которые могут быть отражены в нормативном предписании Проекта правового акта, а также в целях уточнения отдельных нормативных предписаний проекта к отдельным его частям (пунктам, подпунктам, абзацам, отдельным словосочетаниям или словам) может быть сделана сноска, обозначаемая звездочкой или арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса, например: "N", "I" и так далее.

Текст сноски печатается через один межстрочный интервал, размером шрифта меньше размера шрифта основного текста (например, размером N 10 или N 12) в конце каждой страницы. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Также после символа сноски можно поставить знак "тире". В этом случае текст сноски будет печататься со строчной буквы, после сноски будет ставиться точка с запятой, а после последней сноски - точка.

Применяемые в Проекте правового акта тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.

В Проекте правового акта допускается использование примечаний в случаях, когда нормативное предписание не представляется возможным изложить в соответствующем пункте текста. Если примечаний несколько, они обозначаются порядковыми номерами, оформленными арабскими цифрами. Примечания могут оформляться в конце пункта (подпункта) проекта, после таблицы или в конце документа.

Примечания печатаются шрифтом меньшего размера, чем размер шрифта основного текста (например, размером N 10 или N 12).

Если примечание одно, то после текста с красной строки пишется слово "Примечание", ставится двоеточие и далее в строку со строчной буквы пишется текст примечания.

Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются после слова "Примечания", каждое с красной строки, например:

Примечания:

1. ....

2. ....

и т.д.

2.4.4.13. Если в текст приложения необходимо включить формулу, то следует придерживаться соответствующего порядка ее пояснения:

сначала упоминается наименование показателя, рассчитываемого по формуле, после которого в скобках указывается его буквенное обозначение и ставится двоеточие;

далее после двоеточия через дополнительный межстрочный интервал по центру текстового поля пишется формула, после которой через запятую пишется слово "где" и ставится двоеточие;

далее с красной строки следуют пояснения буквенных обозначений формулы в порядке их следования в ее составе, например:

Коэффициент бюджетной эффективности налогоплательщиков - физических лиц (Кбэпн) рассчитывается по формуле:

, где:

- объем потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за период, предшествующий оцениваемому;

- объем потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за оцениваемый период.

2.4.4.14. Если проект предусматривает утверждение состава комиссии, то, как правило, персональный состав комиссии оформляется в приложении. Помимо председателя комиссии в составе должен быть определен секретарь комиссии. Также может быть определен заместитель председателя комиссии.

Перед перечнем членов комиссии должна быть строка "Члены комиссии:", перечень оформляется без нумерации. Сведения о членах комиссии содержат фамилии, инициалы (допускается при необходимости прописывать имена и отчества членов комиссии полностью), должности.

Если член комиссии не является должностным лицом Правительства области или органов исполнительной государственной власти области, к сведениям о нем добавляется отметка "(по согласованию)". Если таких членов в комиссии более пяти, то отметку "(по согласованию)" можно заменить значком "*", а в конце последнего листа сделать сноску:

______________________________

* - по согласованию.

Указанные выше требования также обязательны при оформлении составов любых коллегиальных органов (комитетов, советов и др.).

2.4.4.15. Таблицы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 1.5-2002 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению".

Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 "N п/п", после которой текст строки в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст пишется со строчной буквы, за исключением имен собственных и наименований, пишущихся с заглавной буквы.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, выравниваются по центру. Текст в строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы, например:

Наименование объекта	Объем финансирования за счет средств
	федерального бюджета	областного бюджета	местного бюджета

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, сокращение слов в заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы (например, в графе "Единица измерения") употребляются только общепринятые условные обозначения. Главным словом заголовков и подзаголовков граф и строк таблицы является, как правило, имя существительное в именительном падеже единственного числа. В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс. рублей, тыс. тонн и другое).

Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф. Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами разных граф, то он опускается.

Если в таблице есть строки, содержащие слова "Итого", "Всего", то после указанных слов двоеточие не ставится.

Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять кавычками в пределах фрагмента таблицы, расположенного на одной странице. Повторяющиеся в графах числовые значения заменять кавычками нельзя, например:

N п/п	Наименование организации-поставщика	Единица измерения	Количество	Срок поставки	Наименование ответственного органа
1.	ОАО "Сатурн"	штук	100	I квартал 2008 года	Департамент строительства и жилищно-коммунального хозяйства области
2.	ОАО "Автодизель"	- " -	100	- " -	- " -

С целью однозначного, правильного понимания соотношения элементов таблицы числовые значения располагаются на уровне последней строки наименования показателя (в приведенной выше таблице - показатель "штук"). В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись начинается на уровне первой строки, например:

N п/п	Наименование показателя	Пояснения по заполнению
1.	Высшие и средние специальные учебные заведения	указываются полные наименования учебных заведений (указание сокращенных наименований не допускается)
2.	Специальность	наименование специальности указывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию

Оформление таблиц допускается на листах формата А3.

2.5. Оформление отдельных видов документов в Правительстве области

2.5.1. Состав документов Правительства области

2.5.1.1. В деятельности Правительства области помимо правовых актов (постановления и распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области) создается комплекс организационно-распорядительных документов: положения, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другое.

2.5.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний Правительства области, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний (далее также - заседания (совещания)).

2.5.1.3. Взаимные обязательства Правительства области с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

2.5.1.4. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Правительства области создаются иные виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другое.

ГАРАНТ:

Нормы подраздела 2.5.2 раздела 2 настоящей Инструкции применяются только к положениям о структурном подразделении в составе структурного подразделения Правительства области, разрабатываемым после вступления в силу настоящего постановления

2.5.2. Положение о структурном подразделении в составе структурного подразделения Правительства области

В случае наличия в структуре структурного подразделения Правительства области отделов и управлений (далее - отделы (управления)) положения об отделах (управлениях), утверждаемые руководителями соответствующих структурных подразделений Правительства области, должны содержать следующие разделы: общие положения, задачи, функции, организация деятельности, ответственность.

Текст положения об отделе (управлении) излагается от третьего лица единственного числа.

Разделы положения об отделе (управлении) могут делиться на подразделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

В разделе "Общие положения" указываются официальное наименование отдела (управления) и наименование структурного подразделения Правительства области, в структуру которого входит отдел (управление), дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует структурное подразделение Правительства области, чем руководствуется отдел (управление) в своей деятельности,

В разделе "Задачи" излагается перечень задач, решаемых отделом (управлением).

В разделе "Функции" перечисляются основные направления деятельности отдела (управления), в том числе конкретные действия или виды работ, которые должны выполняться отделом (управлением) для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности отдела (управления).

В разделе "Организация деятельности" отражается структура отдела (управления) (в случае наличия внутри отдела (управления) структурных подразделений) порядок назначения и полномочия руководителя и заместителя руководителя (при наличии) отдела (управления), порядок организации работы отдела (управления), контроля деятельности отдела (управления).

В разделе "Ответственность" устанавливаются меры персональной ответственности руководителя отдела (управления).

2.5.3. Протокол

2.5.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях каких-либо коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных секретарем совещания (заседания) либо иным участником совещания (заседания) во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.5.3.2. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.5.3.2.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должности. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

     Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

В протоколе заседания Правительства области указываются отдельно члены Правительства области - по должностям (сначала первые заместители Губернатора области, затем в свободном порядке заместители Губернатора области), присутствующие и отсутствующие, а далее все остальные лица, присутствовавшие на заседании (должность, инициалы, фамилия) в свободном порядке.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня (сколько пунктов включено в повестку, столько разделов она содержит). Текст каждого раздела строится по схеме:

     СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал).

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:) отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками:

1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,

1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

При необходимости приводятся итоги голосования:

     "За - ...,

      против - ...,

      воздержалось - ...".

2.5.3.2.2. Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей, а справа от наименования должностей - соответствующие инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

     Присутствовали:

     Первый заместитель Губернатора

     области                                                 И.О. Фамилия

     Заместители Губернатора области                         И.О. Фамилия

                                                             И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Инициалы и фамилии печатаются с красной строки через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.5.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

2.5.3.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы заседаний рабочих групп, протоколы координационных, экспертных советов и иные.

2.5.3.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4, протоколы заседаний Правительства области - на бланке протокола заседания Правительства Вологодской области и имеют следующие реквизиты:

наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области) - печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита "вид документа" одним межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится заседание (совещание) или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже реквизита "место проведения заседания (совещания)"; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста основной части протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.5.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

2.5.3.7. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

Выписки из протокола заседания Правительства области заверяются печатью отдела протокола управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Образцы оформления протоколов (полного и краткого) представлены в приложениях 4, 5 к Инструкции.

2.5.4. Акт

2.5.4.1. Акт - документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

2.5.4.2. Акт оформляется на угловом бланке структурного подразделения Правительства области либо на листах бумаги формата А4.

2.5.4.3. Акт содержит следующие реквизиты: наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области), наименование структурного подразделения Правительства области, название вида документа (АКТ), дата и номер акта, место издания, заголовок, текст документа, отметка о наличии приложений (при необходимости), подписи, гриф утверждения (при необходимости).

Наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области) - указывается полное официальное наименование.

Наименование структурного подразделения Правительства области - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование структурного подразделения Правительства области, к компетенции которого отнесено составление акта.

Наименование вида документа - если акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово АКТ печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером N 17, допускается центрирование.

Дата и номер акта - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже реквизита "наименование вида документа"; номер акта обозначается арабскими цифрами, состоит из порядкового номера документа, который при необходимости дополняется индексом дела по номенклатуре.

Место составления - г. Вологда.

Заголовок - включает в себя краткое содержание текста. Он может начинаться с предлога "О" или "Об", например: "О проверке наличия и сохранности документов".

Текст имеет сложную структуру и делится на части.

Вводная часть всегда начинается со слова "ОСНОВАНИЕ". Далее в именительном падеже указываются реквизиты правового акта, в соответствии с которым была образована комиссия, например:

     ОСНОВАНИЕ: распоряжение Губернатора  области от 15 августа 2013 года

N 15 "О проведении инвентаризации"

Далее ниже указывается состав комиссии начиная с председателя, например:

     Составлен комиссией:

     Председатель комиссии              должность            И.О. Фамилия

     Члены комиссии                     должность            И.О. Фамилия

Если во время работы комиссии присутствовали другие должностные лица, не включенные в состав комиссии, это оформляется так:

     Присутствовали                     должность            И.О. Фамилия

Констатирующая часть начинается с целей и задач проведения работы, далее фиксируются установленные факты. Эта часть акта может быть оформлена в виде таблицы, которая позволяет в небольшом объеме обеспечить высокую степень информативности.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа (комиссия установила).

Число экземпляров акта определяется либо нормативными документами, либо практической необходимостью. При указании экземплярности указывается их местонахождение, например:

     Составлен в 2 экземплярах:

     1 экз. - в бухгалтерию;

     2 экз. - в дело N.

Приложение - отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Такое оформление допускается в том случае, когда наименование прилагаемого документа указано в тексте. Если наименование прилагаемого документа не указано в тексте, отметку о наличии приложения оформляют так:

Приложение: Инструкция по делопроизводству на 2 л. в 1 экз.

В самом приложении к акту на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка о принадлежности приложения к акту с указанием даты составления и номера акта, например:

Приложение
к акту комиссии
от 05.10.2013 N 7

Если приложений несколько, они обязательно нумеруются.

Подпись - акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф утверждения - состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего акт, его подписи, даты утверждения.

В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией, дата утверждения ставится собственноручно в момент утверждения акта должностным лицом, который ставит подпись.

Гриф утверждения акта располагают в правом верхнем углу.

Образец оформления акта представлен в приложении 6 к Инструкции.

2.5.5. Записка (докладная, объяснительная)

2.5.5.1. Докладная записка - документ, адресованный Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области или руководителю структурного подразделения Правительства области, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может носить инициативный (побуждающий принять решение), информационный или отчетный характер.

2.5.5.2. Докладная записка оформляется на листе бумаги формата А4 в свободной форме, подписывается составителем и не регистрируется.

2.5.5.3. Докладная записка должна иметь следующие реквизиты:

адресат - Губернатор области, первый заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области или руководитель структурного подразделения Правительства области,

фамилия, имя, отчество составителя докладной записки,

заголовок к тексту, который начинается с предлога "О" или "Об",

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) - слова ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА печатаются прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером N 17 по центру),

текст документа - состоит из двух частей: в первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, и приводится их анализ, во второй содержатся выводы и предложения,

дата,

подпись составителя докладной записки.

2.5.5.4. Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области или руководителя структурного подразделения Правительства области.

Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

2.5.6. Служебная переписка

2.5.6.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату.

2.5.6.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы (бланк письма Правительства области, структурного подразделения Правительства области или бланк должностного лица) и имеют следующие реквизиты:

наименование органа (если бланк должностного лица - Ф.И.О. должностного лица),

должность лица, подписавшего документ,

справочные данные о Правительстве области, структурном подразделении Правительства области,

адресат,

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,

наименование к документу (заголовок к тексту),

текст документа,

отметка о наличии приложений,

подпись должностного лица,

виза,

отметка об исполнителе.

Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к Инструкции).

2.5.6.3. Требования к тексту служебного письма.

Текст письма печатается через один межстрочный интервал (если текст небольшой по объему (4 - 5 строк), допускается полуторный межстрочный интервал) размером шрифта N 14 и представляет собой последовательное, связное изложение, состоящее, как правило, из двух частей.

В первой части служебного письма указываются причины, основания или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма; во второй (заключительной), начинающейся с абзаца, помещаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и другое, то для лучшего восприятия его следует делить на абзацы.

Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. Несколько вопросов освещаются в письме в том случае, если они связаны одной темой.

Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, без многословия, которое может мешать выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным, без использования вычурных оборотов изъявления вежливости типа "не будете ли вы так любезны", "соблаговолите подписать", носящих архаичный оттенок.

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается использованием вводных слов и конструкций: "по-видимому", "по-прежнему", "как известно", "если возможно" и т.д. При обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений, например: "В порядке обмена...", "В связи...", "В соответствии...".

Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая обстоятельства ....", "принимая во внимание", "руководствуясь правовыми актами ..." и т.п.

Оформленное на бланке письмо не рекомендуется начинать с указания наименования подразделения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Служебные письма излагаются, как правило, от третьего лица единственного числа, например:

     "Правительство области рассмотрело...",

     "Департамент считает..."

или от первого лица множественного числа, например:

     "Просим направить...",

     "Высылаем перечень...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например:

     "Прошу представить отчет...",

     "Направляю для рассмотрения...".

2.5.6.4. К служебным письмам составляется реквизит "наименование документа (заголовок к тексту)", отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 марта 2014 г. N 253 в пункт 2.5.6.5 подраздел 2.5 раздела II настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5.6.5. В служебных письмах чаще всего используются фразы этикетного характера: "Уважаемый...!" - в начале письма над текстом и "С уважением ..." - в заключительной части письма.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 2.5.6.6 подраздел 2.5 раздела II настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5.6.6. Служебные письма Правительства области готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

как сопроводительные письма к документам;

как ответы на письма (запросы) различных органов власти, организаций и физических лиц;

как инициативные письма.

2.5.6.6.1. Процедура согласования, составления и оформления служебных писем Правительства области, которые готовятся как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации, определяется Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства области от 14 июня 2011 года N 357, и Порядком исполнения поручений Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства области от 24 октября 2012 года N 566.

2.5.6.6.2. Сопроводительные письма прилагаются к документу либо пакету документов, направляемых в чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются документы. Сопроводительное письмо может содержать информацию о поручениях и сроках их исполнения.

2.5.6.6.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать, поступившим запросам, указаниям по исполнению поступивших документов, на которые готовится ответ.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы, содержащиеся в письме, на которое дается ответ, могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если ответное письмо содержит отказ, он должен быть убедительно аргументирован.

2.5.6.6.4. Инициативные письма составляются по инициативе адресанта (должностных лиц Правительства области и его структурных подразделений) в зависимости от цели подразделяются на следующие виды:

письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-обращение и другое);

письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение и другое).

2.5.6.6.5. По характеру информации письма подразделяются на:

информационные;

гарантийные;

письма-подтверждения;

письма-напоминания;

письма-приглашения;

письма-извещения и др.

Информационные письма - это письма, сообщающие различного рода сведения.

Гарантийные письма - документы, обеспечивающие исполнение изложенных в нем обязательств. В них адресату обычно гарантируется оплата или исполнение иного обязательства. Изложение текста в таких письмах должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи: Губернатора области и начальника управления учета, отчетности и материально-технического обеспечения, заместителя начальника Департамента управления делами Правительства области, главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки таких писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Допустимо составление писем-напоминаний, содержащих в себе только заключительную часть.

Письма-приглашения содержат предложение адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Как правило, текст этих писем начинается словами: "Приглашаем Вас...", "Просим Вас принять участие...". В них раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Текст письма-извещения обычно начинается словами "Сообщаем", "Извещаем", "Доводим до Вашего сведения", "Ставим Вас в известность" и т.п. Такие письма составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.

Образец расположения реквизитов письма и границы заполнения на формате А4 представлен в приложении 7 к Инструкции.

2.5.7. Договор (соглашение)

2.5.7.1. Договор (соглашение) - соглашение двух или нескольких сторон об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

2.5.7.2. Договор (соглашение) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) - печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля;

заголовок договора (соглашения) - печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится, например:

ДОГОВОР
между Правительством Вологодской области и Министерством образования и науки Российской Федерации о ...

дата - печатается от правой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка и оформляется словесно-цифровым способом после подписания договора (соглашения) последней стороной договора (соглашения);

регистрационный номер - печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка (на одном уровне с датой);

текст - состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь заголовки;

преамбула - содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное), фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, которыми будет подписан договор (соглашение), наименования и реквизиты документов, на основании которых действуют представители сторон;

число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон;

заключительная часть - содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов сторон, подписи должностных лиц (подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи), оттиска печати каждой из сторон;

приложения - ряд урегулированных договором (соглашением) вопросов может быть вынесен в приложения. В этом случае они рассматриваются как составные части договора (соглашения). В тексте договора (соглашения) обязательно должна быть сделана ссылка на имеющиеся приложения, а также должно быть отмечено, что все приложения к договору (соглашению) являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

2.5.7.3. Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение), за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами предусмотрено иное количество экземпляров договора (соглашения). Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

2.5.7.4. Основные требования и порядок подготовки, согласования, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены Регламентом Правительства области.

2.5.8. Доверенность

2.5.8.1. Доверенность - письменно оформленное полномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

2.5.8.2. Доверенность оформляется на бланках Губернатора области или Правительства области, а также на стандартных листах бумаги формата А4 и подписывается руководителем.

2.5.8.3. Доверенность содержит следующие реквизиты:

наименование высшего исполнительного органа - Правительство Вологодской области (наименование должности высшего должностного лица области - Губернатор Вологодской области),

наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ),

дата и регистрационный номер,

текст - в тексте указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица (наименование органа), передающего полномочия, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора области); фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица; перечисляются передаваемые по доверенности полномочия, устанавливается срок действия доверенности,

подпись (Губернатора области или лица, им уполномоченного),

оттиск гербовой печати.

2.5.9. Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи

2.5.9.1. Телеграмма

2.5.9.1.1. Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов может использоваться передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм).

2.5.9.1.2. В Правительстве области отправка телеграмм осуществляется должностными лицами отдела документооборота. Виды, порядок и условия оказания услуг телеграфной связи установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

2.5.9.1.3. Телеграмма составляется и адресуется так же, как письмо. Отметка об особом виде телеграммы (правительственная, срочная, обыкновенная, на художественном бланке, схемная и др.) делается перед адресом.

2.5.9.1.4. Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, печатается размером шрифта N 14 и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы,

отметка о виде телеграммы,

наименование адресата (адресатов),

текст документа,

регистрационный номер документа и дата документа,

подпись отправителя (руководителя).

2.5.9.1.5. При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить в отдел документооборота список адресатов.

2.5.9.1.6. Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания - строчными (тчк - точка, зпт - запятая, двтч - двоеточие, кв ч - кавычки), без предлогов, союзов и местоимений.

2.5.9.1.7. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются.

2.5.9.1.8. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных (подпись должностного лица и ее расшифровка) сплошной чертой.

Под чертой печатаются строчными буквами от левого поля: наименование и адрес отправителя, подпись должностного лица и ее расшифровка, визы исполнителей.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.

2.5.9.2. Факсограмма

2.5.9.2.1. Факсограмма - это документ, получаемый по каналам факсимильной связи. Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

2.5.9.2.2. Факсограмма подлежит первичной обработке в случае наличия в ней следующих реквизитов:

адресант,

почтовый и электронный адрес адресанта,

регистрационный номер и дата,

текст,

должность и фамилия лица, подписавшего документ,

подпись.

2.5.9.2.3. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:

запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения и иную информацию ограниченного доступа, а также тексты документов с грифом "Для служебного пользования" и рукописные материалы;

документы на иностранных языках, направляемые посредством факсимильной связи, отправляются Специалистами в иные органы и организации при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ на иностранном языке, а иностранному адресату передаются без перевода;

ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и на должностное лицо, его подписавшее.

2.5.9.3. Телефонограмма

2.5.9.3.1. Телефонограмма - документ, в котором содержится дословное содержание сообщения (информации), переданного (принятого) посредством телефонной связи.

Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания, конкретные срочные поручения и другое).

2.5.9.3.2. Телефонограммы в структурных подразделениях Правительства области оформляются на бумаге в свободной форме.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

2.5.9.3.3. При оформлении телефонограммы могут использоваться следующие реквизиты:

наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА),

адресат, адресант,

текст передаваемого (принимаемого) сообщения,

дата и время передачи (получения) телефонограммы.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в подраздел 2.5.9.4 раздела II настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

2.5.9.4. Электронный документ

Исходящий электронный документ должен содержать реквизиты, установленные для служебных писем пунктом 2.5.6.2 подраздела 2.5.6 подраздела 2.5 раздела II настоящей Инструкции.

Входящий электронный документ подлежит первичной обработке в случае наличия в нем следующих реквизитов:

адресант,

почтовый и электронный адрес адресанта,

регистрационный номер и дата,

текст,

должность и фамилия лица, подписавшего документ,

подпись.

III. Организация документооборота

3.1. Принципы организации документооборота

3.1.1. Движение документов в Правительстве и его структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения (помещения в дело) или отправки образует документооборот.

3.1.2. Технология работы с документами в Правительстве области определяется Регламентом Правительства области.

3.1.3. Разработку типовых маршрутов в АСЭД выполняет управление документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области совместно с бюджетным учреждением в сфере информационных технологий Вологодской области "Центр информационных технологий" (далее также - ЦИТ).

3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.2.1. Доставка документов в Правительство области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электросвязи, а также нарочными, курьерами, гражданами.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 3.2.2 подраздела 3.2 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.2. Специалисты отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области принимают документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, под подпись.

Поступившие обращения, запросы передаются специалистами отдела документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в Управление по работе с обращениями граждан и организаций. Конверты с обращениями не вскрываются.

3.2.3. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 3.2.4 подраздела 3.2 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.4. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или соответственно в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций, второй - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, вскрывшего конверт, дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают должностное лицо, вскрывшее конверт, и его непосредственный руководитель. Акт утверждает руководитель соответствующего структурного подразделения Правительства области.

Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов, представлена в приложении 8 к Инструкции.

Документы с некомплектными приложениями, а также ошибочно доставленные документы возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 3.2.5 подраздела 3.2 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают обращения;;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

Если на конверте или поступившем документе имеются грифы "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", на данном документе отмечается точные дата и время его получения, например: 05.12.2011 10.35.

Поступившие конверты (пакеты) с грифом "Лично" не вскрываются, на таком конверте (пакете) проставляется штамп "Правительство Вологодской области", указывается дата поступления, и он передается адресату.

3.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются специалистами управления специальной документальной связи и защиты государственной тайны Правительства области. Указанные документы передаются в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области не позднее 9 часов следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в день передачи в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

О документах, требующих срочного исполнения, специалистами управления специальной документальной связи и защиты государственной тайны Правительства области оперативно докладывается Губернатору области.

3.2.7. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 9 к Инструкции.

3.2.8. По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.2.9. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области и руководителям структурных подразделений Правительства области, осуществляется Специалистами.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в подраздел 3.3. раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

3.3. Регистрация входящих документов

3.3.1. Регистрация документов, поступивших в Правительство области и его структурные подразделения, осуществляется в АСЭД Специалистами в соответствующих структурных подразделениях Правительства области, определенных пунктами 8.2.3, 8.2.4 подраздела 8.2 раздела VIII Регламента Правительства области, за исключением обращений, запросов, регистрация которых осуществляется в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций с использованием АС "Обращения граждан" с последующим распечатыванием регистрационно-контрольных карточек на бумажном носителе.

3.3.2. Поступившие документы регистрируются в день их поступления, созданные - в день подписания или утверждения Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области, руководителем структурного подразделения Правительства области, за исключением обращений и запросов, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Правительство области.

Документы, поступившие в Правительство области после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.

Телеграммы и документы с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" и документы, требующие срочного исполнения, регистрируются в АСЭД незамедлительно после их поступления.

3.3.3. В нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и регистрационного номера, за исключением обращения и запроса, регистрационный штамп на которых ставится в правом верхнем углу первой страницы или на месте, свободном от текста, а также на всех сопроводительных документах, прилагаемых к обращению и запросу.

В регистрационном штампе на обращении и запросе указывается дата регистрации обращения и запроса и регистрационный номер.

Обращению и запросу, приложенным к ним сопроводительным письмам, присваивается регистрационный номер соответствующего обращения, запроса.

Обращения, переданные на личном приеме, подлежат передаче в Управление по работе с обращениями граждан и организаций для регистрации. На них ставится регистрационный штамп "принято на личном приеме".

3.3.4. Зарегистрированный в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций документ, который направляется на рассмотрение в структурные подразделения Правительства области, в структурных подразделениях Правительства области, повторно не регистрируется.

3.3.5. В документы, поступившие в Правительство области и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить правки и пометки, искажающие смысл и содержание документа.

3.3.6. Документы на иностранных языках, поступившие в Правительство области в адрес Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области (далее - Документы, поступившие на иностранном языке), в день поступления регистрируются в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в журнале учета документов, поступивших на иностранном языке, и направляются в Управление делами Губернатора области Правительства области (далее - Управление делами Губернатора области) для перевода текста документа на русский язык.

Специалисты Управления делами Губернатора области определяют необходимость перевода Документов, поступивших на иностранном языке, на русский язык и в случае наличия такой необходимости в срок не более пяти рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области осуществляют его перевод на русский язык. Перевод оформляется отдельным документом в свободной форме с указанием специалиста, выполнившего перевод, и его контактной информации.

После осуществления перевода на русский язык Документ, поступивший на иностранном языке, с приложенным к нему переводом направляется в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области для направления на рассмотрение в порядке, определенном подразделом 3.4 настоящего раздела Инструкции.

Подлинники Документов, поступивших на иностранном языке, подшиваются в дела в отделе документооборота согласно утвержденной номенклатуре дел Правительства области и хранятся в соответствии с разделом VI настоящей Инструкции.

В случае отсутствия необходимости перевода Документов, поступивших на иностранном языке, на русский язык документ в течение трех рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области возвращается в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области с пометкой об отсутствии необходимости направления документа на рассмотрение.

3.3.7. Телеграммы и документы с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" регистрируются в АСЭД и доставляются адресатам немедленно.

3.3.8. Документы, ошибочно направленные специалистами отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или Управления по работе с обращениями граждан и организаций в адрес Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, незамедлительно возвращаются Специалистами в адрес отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или Управления по работе с обращениями граждан и организаций соответственно.

3.4. Порядок подготовки документов к рассмотрению

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 пункт 3.4.1 подраздела 3.4 раздела III настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.1. Подготовка к рассмотрению документов (за исключением обращений, запросов) осуществляется Специалистами в АСЭД и включает в себя следующие действия:

ознакомление с содержанием документов;

подготовка и оформление проекта резолюции на документы;

передача документов для рассмотрения Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области, руководителям структурных подразделений Правительства области.

Подготовка к рассмотрению обращений и запросов осуществляется специалистами Управления по работе с обращениями граждан и организаций и включает в себя следующие действия:

ознакомление с содержанием обращения и запроса;

подготовка аннотации к обращению и запросу по всем поставленным в нем вопросам;

подготовка проекта резолюции (при необходимости);

передача обращения, запроса на рассмотрение Губернатору области, первым заместителям Губернатора области, заместителям Губернатора области, руководителям структурных подразделений Правительства области;

подготовка сопроводительных писем и направление обращений, запросов в соответствии с компетенцией в государственные органы, в органы местного самоуправления и иные организации.

3.4.2. Порядок оформления резолюций представлен в приложении 2 к Инструкции.

В случае если резолюция оформлена непосредственно на документе, электронный образ документа с резолюцией помещается Специалистом в АСЭД и связывается с входящим документом.

3.4.3. Губернатор области, первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений Правительства области при поступлении документа с проектом резолюции на рассмотрение:

знакомятся с содержанием документа и резолюции к нему;

согласовывают проект резолюции либо меняют содержание проекта резолюции и утверждают ее.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 3.4.4 подраздела 3.4 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.4. Поступившие документы должны рассматриваться должностными лицами Правительства области и его структурных подразделений в день их поступления и регистрации в АСЭД, за исключением обращений, запросов, которые рассматриваются должностными лицами Правительства области, структурных подразделений Правительства области не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации в АС "Обращения граждан".

3.4.5. Первые заместители Губернатора области, заместители Губернатора области, руководители структурных подразделений Правительства области организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

3.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

3.5.1. Регистрация, подготовка к отправке и хранение исходящих документов, подписанных Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области, осуществляются в соответствии с пунктами 8.5.14 - 8.5.22 подраздела 8.5 раздела VIII Регламента Правительства области.

3.5.2. Исходящие документы, не связанные с деятельностью Правительства области и его структурных подразделений, к отправке не принимаются.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 пункт 3.5.3 подраздела 3.5 раздела III настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.3. Регистрация исходящих документов осуществляется в АСЭД, кроме обращений, запросов, ответов на обращения, запросы, которые регистрируются в АС "Обращения граждан".

Ответу на обращение, запрос присваивается регистрационный номер обращения, запроса.

3.5.4. Исходящим документам одинаковым по содержанию и направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 марта 2014 г. N 253 пункт 3.5.5 подраздела 3.5 раздела III настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.5. Документы, направляемые в иные организации, после подписания электронной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание в АСЭД, оформляются на бланке должностного лица, подписываются подлинной подписью, регистрируются в АСЭД и передаются на отправку в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области для отправки.

Документы, направляемые в иные организации, отправляются только с подлинной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание.

Документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, а также исходящая внутренняя корреспонденция подписываются электронной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание, и после регистрации в АСЭД автоматически передаются адресату - участнику автоматизированной системы электронного документа по АСЭД.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 марта 2014 г. N 253 в пункт 3.5.6 подраздела 3.5 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.6. Документы, направляемые в иные организации, поступившие в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области для отправки после 15 часов, кроме телеграмм и срочных документов, отправляются на следующий день.

3.5.7. Документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других реквизитов, необходимых для их отправки, принимаются отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

3.5.8. Подготовка документов к отправке в иные организации включает в себя проставление на конвертах адресных данных, фальцовку (сложение путем перегиба) документов, вложение документа в конверты (тексты, упаковки), заклеивание конвертов. Если документы направляются в иные организации фельдъегерской или специальной связью, на конвертах проставляется оттиск печати "Для пакетов и телеграмм".

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 3.5.9 подраздела 3.5 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.9. Подготовка документов, направляемых в иные организации к отправке почтовой, фельдъегерской и специальной связью:

подписанных Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области - осуществляется специалистами отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области;

подписанных руководителями структурных подразделений Правительства области - осуществляется Специалистами;

подписанных начальником Управления по работе с обращениями граждан и организаций - специалистами отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Уведомления гражданам о рассмотрении обращений, запросов, поступивших на официальный сайт Правительства области, по электронной почте, направляются адресату в электронном виде специалистами Управления по работе с обращениями граждан и организаций.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 марта 2014 г. N 253 в пункт 3.5.10 подраздела 3.5 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5.10. Специалисты отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области составляют реестры на подлежащую отправке почтовой, фельдъегерской и специальной связью документацию.

Подготовленные к отправке документы доставляются в почтовое отделение или сдаются курьеру специальной или фельдъегерской связи.

3.5.11. Передача телеграмм осуществляется отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области по каналам телеграфной связи через модемную систему передачи в соответствии с требованиями, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

3.5.12. Тексты телеграмм, требующих отправки в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, передаются специалистами управления специальной документальной связи и защиты государственной тайны Правительства области для последующей передачи, организации, предоставляющей услуги телеграфной связи.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 подраздел 3.5 раздела III настоящей Инструкции дополнен пунктом 3.5.13

3.5.13. Проекты документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов за подписью Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области, готовятся в порядке, определенном подразделом 8.5 раздела VIII Регламента Правительства области. Проекты документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, требующие перевода на иностранный язык, готовятся ответственными исполнителями в одном экземпляре на русском языке и оформляются в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией.

После подписания Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области документ, направляемый в адрес зарубежных корреспондентов, передается в Управление делами Губернатора области.

Специалисты Управления делами Губернатора области определяют необходимость перевода документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, на иностранный язык и в случае наличия такой необходимости в срок не более пяти рабочих дней со дня поступления документа осуществляют его перевод на соответствующий иностранный язык. Перевод оформляется отдельным документом в свободной форме с указанием специалиста, выполнившего перевод и его контактной информации.

После осуществления перевода на иностранный язык документ, направляемый в адрес зарубежных корреспондентов, с приложенным к нему переводом направляется соответствующим Специалистам для регистрации и подготовки к отправке.

В случае отсутствия необходимости перевода документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, на иностранный язык документ в течение трех рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области направляется Специалистам для регистрации и подготовки к отправке с указанием причин отсутствия необходимости перевода документа на иностранный язык.

Регистрация, обработка и отправка документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, осуществляется в соответствии с пунктами 3.5.1 - 3.5.5 подраздела 3.5 настоящего раздела Инструкции.

Копии всех писем, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, после отправки подшиваются Специалистами в дела согласно номенклатуре дел Правительства области и хранятся в соответствии с настоящей Инструкцией.

3.6. Прием, регистрация, подготовка к рассмотрению и передача документов по каналам факсимильной связи

3.6.1. Поступающие на официальные номера факсов в Правительство области и его структурные подразделения факсограммы регистрируются в АСЭД Специалистами.

3.6.2. Дальнейшая регистрация и подготовка к рассмотрению документов, полученных по факсимильной связи, осуществляется соответствующими должностными лицами Правительства области и его структурных подразделений в АСЭД, в соответствии с подразделами 3.3 - 3.4 настоящего раздела Инструкции.

Поступившему впоследствии документу, полученному ранее по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 марта 2014 г. N 253 в пункт 3.6.3 подраздела 3.6 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.3. По факсимильной связи могут быть переданы документы, создаваемые в процессе деятельности Правительства области и его структурных подразделений. При этом регистрации подлежит документ, направляемый в иные организации.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 марта 2014 г. N 253 в пункт 3.6.4 подраздела 3.6 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6.4. После передачи документа, направляемого в иные организации, адресату посредством факсимильной связи подлинник данного документа направляется адресату.

3.6.5. Для передачи исходящего документа посредством факсимильной связи нескольким адресатам составляется список рассылки, в котором указываются адресат, номер факса адресата.

3.6.6. Факсограммы на иностранных языках, поступившие в Правительство области, регистрируются и готовятся к рассмотрению в соответствии с порядком, установленным для обработки и регистрации поступивших на иностранном языке документов.

3.6.7. Факсограммы, поступившие в Правительство и его структурные подразделения до 17 часов, регистрируются в АСЭД и передаются адресату в тот же день, после 17 часов - на следующий рабочий день, факсограммы с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" и требующие срочного исполнения - незамедлительно.

3.6.8. Факсограммы, поступившие в адрес Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, подшиваются и хранятся в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.6.9. Факсограммы, поступившие в адрес структурных подразделений Правительства области, подшиваются и хранятся в структурных подразделениях Правительства области.

3.7. Прием, обработка и передача документов по электронной почте

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 пункт 3.7.1 подраздела 3.7 раздела III настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7.1 Поступающие на официальные адреса электронной почты Правительства области и его структурных подразделений электронные документы (далее также - документы, поступившие по электронной почте) переносятся на бумажный носитель, регистрируются в АСЭД Специалистами, за исключением обращений, запросов, которые переносятся Специалистами на бумажные носители и передаются ими на регистрацию в Управление по работе с обращениями граждан и организаций.

3.7.2. Дальнейшая регистрация и подготовка к рассмотрению документов, полученных по электронной почте, осуществляется соответствующими должностными лицами Правительства области и его структурных подразделений в АСЭД в соответствии с подразделами 3.3 - 3.4 настоящего раздела Инструкции.

Поступившему впоследствии документу, полученному ранее по электронной почте, присваивается регистрационный номер электронного документа.

3.7.3. По электронной почте могут быть переданы документы, создаваемые в процессе деятельности Правительства области и его структурных подразделений. При этом регистрации подлежит исходящий документ.

3.7.4. После передачи электронного документа подлинник исходящего документа направляется адресату.

3.7.5. Для передачи электронных документов нескольким адресатам составляется список рассылки, в котором указываются адресат, адрес электронной почты адресата.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 3.7.6 подраздела 3.7 раздела III настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7.6. В Правительстве области прием электронных документов и отправка с официального адреса электронной почты Правительства области (Government@gov35.ru) осуществляются управлением документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Прием электронных документов и отправка с официальных адресов электронной почты структурных подразделений Правительства области осуществляются Специалистами.

С официального адреса электронной почты Правительства области документы направляются за подписью Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области.

С официальных адресов электронной почты структурных подразделений Правительства области документы направляются за подписью руководителей этих подразделений.

Ответ на обращение в электронном виде передается в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области Специалистами для отправки заявителю. Информация об отправке ответа на обращение оформляется специалистом отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области на бумажном носителе с указанием даты отправки и направляется Специалистам. Указанную информацию Специалист вместе с ответом на обращение, оформленном на бумажном носителе, представляет в Управление по работе с обращениями граждан и организаций.

3.7.7. Электронные документы на иностранных языках, поступившие в Правительство области, регистрируются и готовятся к рассмотрению в соответствии с порядком, установленным для обработки и регистрации поступивших на иностранном языке документов.

3.7.8. Документы, поступившие по электронной почте в Правительство и его структурные подразделения до 17 часов, регистрируются в АСЭД и передаются адресату в тот же день, после 17 часов - на следующий рабочий день, электронные документы с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" и требующие срочного исполнения - незамедлительно.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 3.7.9 подраздела 3.7 раздела III настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7.9. Перенесенные на бумажный носитель документы, поступившие по электронной почте в адрес Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, подшиваются и хранятся в управлении документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, за исключением обращений, запросов, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства области и хранятся в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций.

3.7.10. Перенесенные на бумажный носитель документы, поступившие по электронной почте в адрес структурных подразделений Правительства области, подшиваются и хранятся в структурных подразделениях Правительства области.

3.8. Подсчет объема документооборота

3.8.1. Объем документооборота - это количество документов, зарегистрированных в Правительстве области, структурных подразделениях Правительства области за определенный период времени (год, квартал, месяц).

Показатели объема документооборота используются для анализа процессов работы с документами в управленческой деятельности и выработке мер по совершенствованию работы с ними.

3.8.2. Подсчет количества документов в Правительстве области и структурных подразделениях Правительства области производится один раз в год.

3.8.3. Входящие и исходящие документы подсчитываются раздельно. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.8.4. Учет количества документов проводится Специалистами в местах регистрации документов.

3.8.5. Результаты учета количества документов обобщаются отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 подраздел 3.8 раздела III настоящей Инструкции дополнен пунктом 3.8.6

3.8.6. Результаты учета количества обращений, запросов, ответов на обращения, запросы обобщаются Управлением по работе с обращениями граждан и организаций.

IV. Порядок выполнения копировально-множительных работ

4.1. Документы и материалы, непосредственно касающиеся деятельности Губернатора области и Правительства области, тиражируются бюджетным учреждением по обеспечению содержания и эксплуатации недвижимого имущества Вологодской области "Управление по эксплуатации зданий" (далее - УЭЗ).

4.2. Размножение документов (в том числе изготовление материалов для презентаций в полноцветном исполнении) производится по заявке руководителя структурного подразделения Правительства области, заместителя руководителя структурного подразделения Правительства области, начальника (заместителя начальника) управления (отдела) в составе структурного подразделения Правительства области, оформленной как заказ на копирование документов. Форма заказа представлена в приложении 10 к Инструкции.

4.3. Заказ на копирование документов подается непосредственно на участок тиражирования документов УЭЗ. Изготовление копий документов производится в порядке очередности их сдачи в УЭЗ. В первоочередном порядке копируются законы области, постановления, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области, документы, вносимые на заседания Правительства области.

Копирование документов с пометкой "срочно" выполняется вне очереди.

Срок исполнения срочных заявок на изготовление копий - один час, остальных - в течение рабочего дня.

4.4. Порядок размножения и копирования документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются к документам с пометкой "Для служебного пользования" с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области, утвержденной постановлением Губернатора области от 16 мая 2012 года N 256.

4.5. Изготовление копий с секретных документов, документов, содержащих информацию ограниченного распространения, запрещается.

4.6. Копирование документов из архивных дел осуществляется по заказам, подписанным начальником управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

4.7. Служебные документы, подлежащие копированию на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге четким черным шрифтом.

4.8. Документы, поступившие для тиражирования в УЭЗ, учитываются в журнале регистрации поступления и выполнения заказов на копировально-множительные работы. Форма журнала представлена в приложении 11 к Инструкции.

4.9. УЭЗ ежемесячно составляет информацию об объемах копировальных работ на участке технической подготовки документов путем заполнения журнала учета копировально-множительных работ в УЭЗ. Форма журнала представлена в приложении 12 к Инструкции.

4.10. Изготовление тиражей документов объемом до 3 машинописных страниц и в количестве до 10 экземпляров осуществляется, как правило, в структурных подразделениях Правительства области, в которых имеются множительные аппараты.

4.11. Копирование гербовых бланков документов любого вида в структурных подразделениях Правительства области запрещается.

V. Ведение и расшифровка звукозаписей

5.1. Звуковые записи заседаний Правительства области, совещаний, проводимых под председательством Губернатора области или лица, им уполномоченного, производятся УЭЗ и хранятся в УЭЗ в соответствии с Инструкцией по подготовке залов заседаний Правительства области к совещаниям (мероприятиям), утвержденной распоряжением Губернатора области от 24 июля 2012 года N 1653-р.

5.2. Расшифровка и распечатка звукозаписей производится после завершения заседания, совещания должностными лицами УЭЗ по заявкам начальника Департамента управления делами Правительства области, руководителя структурного подразделения Правительства области, органа исполнительной государственной власти области в адрес УЭЗ в течение двух рабочих дней, срочные - в течение одного рабочего дня со дня подачи заявки.

Для обеспечения качественной расшифровки звукозаписи должностным лицом структурного подразделения Правительства области, органа исполнительной государственной власти области, отвечающим за проведение заседания, совещания, в УЭЗ представляется список выступающих и приглашенных с указанием их фамилий, имен, отчеств и занимаемых должностей.

5.3. Расшифровка звукозаписей заседаний, совещаний, записанных на диктофонной технике непосредственно структурными подразделениями Правительства области, органами исполнительной государственной власти области, производится только при условии представления качественной звукозаписи на стандартных цифровых носителях, принятых к использованию в Правительстве области.

5.4. При необходимости расшифровка заседаний Правительства области производится по заявке отдела протокола управления документационного обеспечения Правительства области. Расшифровки звукозаписей заседаний Правительства области на бумажных носителях приобщаются к протоколам заседаний Правительства области, хранятся в отделе протокола управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, формируются в дела и передаются на архивное хранение.

5.5. В УЭЗ в специальном журнале ведется учет расшифрованных и распечатанных звукозаписей.

5.6. Расшифрованные звукозаписи выдаются под подпись в журнале учета выдачи расшифровок фонограмм. Форма журнала представлена в приложении 13 к Инструкции.

VI. Документальный фонд Правительства области

Формирование документального фонда Правительства области осуществляется отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в КАУ ВО "Государственный архив Вологодской области".

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Правительства области, с указанием сроков их хранения, оформленный в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Правительства области, положениями о структурных подразделениях Правительства области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатурами дел за предшествующие годы.

6.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Правительства области составляется по установленной форме (приложение 14 к Инструкции) (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за делопроизводство, при методической помощи специалистов отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, подписывается руководителем структурного подразделения Правительства области и представляется на бумажном и электронном носителях в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Вновь созданное структурное подразделение Правительства области обязано в месячный срок со дня вступления в силу положения о структурном подразделении Правительства области разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 марта 2014 г. N 253 в пункт 6.1.4 подраздела 6.1 раздела VI настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1.4. Номенклатура дел Правительства области (далее также - сводная номенклатура дел) составляется отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области на основе номенклатур дел структурных подразделений Правительства области, печатается на стандартном листе бумаги формата А4, утверждается начальником Департамента управления делами Правительства области, согласовывается с экспертной комиссией Правительства области, экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия области (далее - ЭПК).

Номенклатура дел Правительства области согласовывается с ЭПК не реже 1 раза в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры Правительства области номенклатура дел Правительства области подлежит переработке и согласованию с ЭПК.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.5. Согласованная с ЭПК сводная номенклатура дел уточняется и утверждается заместителем Губернатора области, курирующим вопросы организационно-кадрового, материально-технического обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области, не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

6.1.6. В номенклатуру дел Правительства области должны включаться все документы, образующиеся в деятельности Правительства области и его структурных подразделений, в деятельности заседаний (совещаний), в том числе переходящие дела, справочные материалы с грифом "Для служебного пользования", различного рода регистрационно-учетные формы и другое.

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов. Например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого структурного подразделения Правительства области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.7. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства области являются названия структурных подразделений Правительства области. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства области.

6.1.8. Графы сводной номенклатуры дел Правительства области, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве области цифрового обозначения структурного подразделения Правительства области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения Правительства области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения Правительства области, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ( "разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям Правительства области и другое) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и другое);

название органа исполнительной государственной власти области (Правительство области) или структурного подразделения Правительства области (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или адресант);

краткое содержание документов дела;

название территории, с которой связано содержание документов дела (г. Вологда);

дата (период), к которым относятся документы дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

6.1.9. В конце разделов номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

6.1.10. По окончании делопроизводственного года Специалист заполняет в номенклатуре дел итоговую запись о категориях, количестве заведенных дел в Правительстве области и представляет ее в архив Правительства области.

Форма номенклатуры дел Правительства области представлена в приложении 15 к Инструкции.

6.1.11. Справочник номенклатуры дел в АСЭД ведется Специалистами.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в Правительстве области формируются в структурных подразделениях Правительства области.

Формированием дел занимаются Специалисты.

Контроль за формированием дел осуществляется отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

6.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело делится на тома.

6.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Правительства области.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Правовые акты Правительства области и Губернатора области группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции и другое, утвержденные правовыми актами Правительства области и Губернатора области, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повесткой дня, приглашением, списками участников заседания и приглашенных, докладами или тезисами выступлений, справочными материалами по обсуждаемым вопросам, проектами решений и итоговых документов (все по одному экземпляру). Допускается протоколы и материалы к ним группировать в разные дела: в одно дело - протоколы, в другое - материалы к ним.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов данных документов.

Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления.

Ведение личных дел лиц, замещающих государственные должности, и государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609.

Формирование дел по бухгалтерскому учету осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 года N 157н "Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению".

Учет документов и формирование дел в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд осуществляется с учетом особенностей, установленных Федеральным законом от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и иными принятыми в реализацию указанного Федерального закона нормативными правовыми актами.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.3. Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи в архив Правительства области дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Правительства области и Специалисты несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

6.4. Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение

6.4.1. Экспертиза ценности документов

6.4.1.1. Экспертиза ценности документов в Правительстве области проводится:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению.

6.4.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве области создается постоянно действующая экспертная комиссия Правительства области (далее - экспертная комиссия).

Экспертная комиссия назначается распоряжением Губернатора области в составе не менее трех человек и возглавляется начальником управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается распоряжением Губернатора области.

В состав экспертной комиссии может быть включен представитель КАУ ВО "Государственный архив Вологодской области" (по согласованию).

6.4.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Правительства области непосредственно Специалистами совместно с экспертной комиссией.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства области путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению, сроки хранения которых истекли.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в структурном подразделении Правительства области, представлена в приложении 16 к Инструкции.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 в пункт 6.4.1.4 подраздела 6.4 раздела VI настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.4.1.4. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Акты о выделении к уничтожению документов структурных подразделений Правительства области являются основой для подготовки сводного акта Правительства области, который оформляется отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области. Сводный акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Правительства области, название каждого структурного подразделения Правительства области указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Форма сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлена в приложении 17 к Инструкции.

Указанные сводные описи и сводные акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные на экспертной комиссии сводные описи и сводные акты утверждаются заместителем Губернатора области, курирующим вопросы организационно-кадрового, материально-технического обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области. После утверждения дела Правительства области уничтожаются.

Документы и материалы со сроком хранения "До минования надобности" по истечении сроков их хранения в структурном подразделении Правительства области уничтожаются в машинах для уничтожения бумаг с составлением акта установленного образца (приложение 17 к Инструкции), который подписывается двумя уполномоченными должностными лицами структурного подразделения Правительства области, а также специалистами отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области. Тиражированные экземпляры копий документов, изготовленные для различных организационных мероприятий, заседаний Правительства области, совещаний, черновики документов хранению, как правило, не подлежат и оперативно уничтожаются без составления акта.

Документы, подлежащие уничтожению, должны быть измельчены в машинах для уничтожения бумаг. Прием-передача документов на временное хранение (до момента утилизации) оформляется специальным актом. Доставка данных документов, их временное хранение и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем специалиста отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области. Вывоз обращений, запросов, ответов на обращения, запросы на утилизацию осуществляется с сопровождением специалиста Управления по работе с обращениями граждан и организаций.

Форма акта приема-передачи на временное хранение документов, выделенных к уничтожению, представлена в приложении 18 к Инструкции.

6.4.2. Оформление дел

6.4.2.1. Дела структурных подразделений Правительства области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке и проводится Специалистами при методической помощи специалистов отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

6.4.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела,

нумерацию листов в деле,

составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 19 к Инструкции;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 20 к Инструкции;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:

- полное название Правительства области и структурного подразделения Правительства области;

- индекс дела по номенклатуре дел и номер тома;

- заголовок дела;

- дату дела (крайние даты начала и окончания дела);

- количество листов в деле;

- срок хранения (или отметка "хранить постоянно").

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле,

не нумеровать листы дела,

не составлять заверительные надписи.

6.4.2.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, или в перечне документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

6.4.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

6.4.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре или пять проколов в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6.4.2.6. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 21 к Инструкции).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распоряжений, протоколов, виды и формы отчетности и другое).

При изменении наименования структурного подразделения Правительства области в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в иной орган (структурное подразделение Правительства области) на обложке дописывается новое наименование этого органа (структурного подразделения Правительства области), а прежнее заключается в скобки.

6.4.3. Составление описей дел

6.4.3.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, структурными подразделениями Правительства области ежегодно составляются описи дел и представляются в управление документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области после завершения дел в делопроизводстве.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Сводные описи дел составляются отдельно на дела по личному составу (форма представлена в приложении 22 к Инструкции); дела постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения (форма представлена приложение 23 к Инструкции).

6.4.3.2. В Правительстве области, в каждом структурном подразделении Правительства области описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями Правительства области, служат основой для подготовки сводной описи Правительства области, которую готовит специалист отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, и по установленной форме сдаются на постоянное хранение (форма представлена в приложении 24 к Инструкции).

6.4.3.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений Правительства области устанавливается по согласованию с отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Правительства области со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и другое.

6.4.3.4. В конце сводной описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Сводная опись подписывается составителем с указанием его должности, начальником управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, утверждается заместителем Губернатора области, курирующим вопросы организационно-кадрового, материально-технического обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области, после согласования экспертной комиссии Правительства области и ЭПК.

6.4.3.5. Сводная опись дел Правительства области составляется по установленной форме в четырех экземплярах. Описи дел структурных подразделений Правительства области составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, а другой остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Правительства области.

6.4.4. Передача дел на архивное хранение

6.4.4.1. Документы Правительства области являются областной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством России (Росархив), подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в КАУ ВО "Государственный архив Вологодской области", как часть документов Архивного фонда Российской Федерации.

До передачи в КАУ ВО "Государственный архив Вологодской области" документы постоянного хранения находятся в архиве Правительства области. Документы по личному составу хранятся в архиве Правительства области 75 лет.

6.4.4.2. В архив Правительства области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел и актам приема-передачи дел на хранение (формы представлены в приложениях 24, 25 к Инструкции).

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Правительства после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях.

6.4.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Правительства области, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Правительства области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Такие дела могут передаваться в архив Правительства области только в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения Правительства области. Передача может осуществляться по усмотрению должностных лиц управления документационного обеспечения Правительства области: по описям, актам приема-передачи дел на хранение и номенклатурам дел.

6.4.4.4. Передача дел в архив Правительства области осуществляется по графику, составленному специалистом отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, согласованному с руководителями структурных подразделений Правительства области и утвержденному заместителем Губернатора области, курирующим вопросы организационно-кадрового, материально-технического обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области.

Прием каждого дела производится специалистом отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в присутствии должностного лица структурного подразделения Правительства области. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также ставятся подписи специалиста отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области и должностного лица, передавшего дела.

В случае выявления в формировании и оформлении дел недостатков указанные дела возвращаются должностным лицам структурных подразделений Правительства области для устранения недостатков в течение месяца со дня возврата дел.

Вместе с делами в архив Правительства области передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить на хранение в структурном подразделении Правительства области для текущей работы, специалист отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства по заявке руководителя структурного подразделения Правительства области оформляет выдачу дел во временное пользование.

6.4.4.5. Отбор, учет, сохранность, обработка, хранение и передача кинофотодокументов, образующихся в процессе деятельности Губернатора области и Правительства области, осуществляется в соответствии с Основными правилами работы с кинофотодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах, утвержденными приказом Главархива СССР от 10 ноября 1988 года N 78.

6.4.4.6. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства области документы данного структурного подразделения Правительства области, подлежащие передаче в архив, передаются в архив Правительства области.

Порядок приема-передачи документов при ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства области определяется распорядительным документом.

В состав ликвидационной комиссии должен входить специалист отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

6.4.4.7. При смене специалиста отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, к должностным обязанностям которого отнесено ведение архива Правительства области, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также проверка помещения архива, инвентаря и оборудования производятся по акту (форма представлена в приложении 26 к Инструкции).

При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;

учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и замещающих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступления и выбытия документов);

штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить также условия хранения документов.

6.5. Использование документов архива

6.5.1. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архива являются открытыми для использования всеми пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами в категории ограниченного доступа.

6.5.2. Дела, хранящиеся в архиве Правительства области, предоставляются должностным лицам Правительства области и его структурных подразделений для работы в помещении архива Правительства области или под подпись в книге выдачи дел во временное пользование на срок не более одного месяца по заявке руководителя структурного подразделения Правительства области, согласованной с начальником управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

На выданное дело в архиве Правительства области заводится карта-заместитель дела установленной формы (приложение 27 к Инструкции). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Должностным лицам Правительства области и его структурных подразделений запрещается расшивать дела, делать в них какие-либо пометки, исправления, подчеркивания. По возвращении дела в архив Правительства области специалист отдела документооборота управления обязан проверить наличие всех страниц в деле.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения Губернатора области или лица, им уполномоченного, на срок не более трех месяцев. Органам прокуратуры, правоохранительным и следственным органам дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Дела с подлинными постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями Правительства области из архива Правительства области не выдаются.

6.5.3. Снятие копий с документов, находящихся на хранении в архиве Правительства области, производится с разрешения начальника управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области. При необходимости копии документов оформляются заверительной подписью специалиста отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области и печатью Департамента управления делами Правительства области.

Должностным лицам Правительства области и его структурных подразделений копии с архивных документов выдаются по заказам, направленным в адрес Департамента управления делами Правительства области по форме согласно приложению 28 к Инструкции.

6.5.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях в установленном законодательством порядке и производится с разрешения Губернатора области или лица, им уполномоченного, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Изъятие постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области из дел не допускается.

6.5.5. Должностные лица Правительства области и его структурных подразделений области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.

При увольнении должностное лицо Правительства области или его структурного подразделения обязано сдать в архив Правительства области находящиеся у него во временном пользовании архивные документы.

6.5.6. Исполнение письменных запросов руководителей органов государственной власти, структурных подразделений Правительства области, организаций и граждан по архивным документам Правительства области осуществляется специалистом отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области на основании поручений Губернатора области или лица, им уполномоченного, начальника Департамента управления делами Правительства области.

Информирование может производится:

в форме составления перечня заголовков дел и подборки документов по определенной тематике;

по видам документом с указанием их дат и поисковых данных;

в форме тематической подборки копий документов.

Перечень, справка, подборка копий документов, находящихся на хранении в архиве Правительства области, подписываются специалистом отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области и направляются с сопроводительным письмом за подписью заместителя Губернатора области курирующего вопросы организационно-кадрового, материально-технического обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области, или начальника Департамента управления делами Правительства области инициатору запроса.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. В Правительстве области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в АСЭД.

7.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД. Документы, создаваемые в Правительстве области и поступающие в Правительство области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в АСЭД возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа).

7.3. Составление и оформление проектов электронных документов осуществляется по правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних документов, создаваемых в электронной форме, в АСЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

7.4. При передаче электронных документов на рассмотрение Губернатору области, направлении в структурные подразделения Правительства области, отправке электронных документов и хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

7.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.6. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого заместителем Губернатора области в соответствии с распределением обязанностей, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 27 марта 2014 г. N 253 раздел VII настоящей Инструкции дополнен пунктом 7.8

7.8. Хранение электронных документов, относящихся к входящей и исходящей внутренней корреспонденции, документам, направляемым в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, документам, поступающим от органов исполнительной государственной власти, обладающих статусом юридического лица, может осуществляться в электронном виде (в том числе в АСЭД), а также посредством их перевода на бумажный носитель с последующим формированием в дела согласно номенклатуре дел Правительства области.

Организация хранения указанных в настоящем пункте электронных документов в структурных подразделениях Правительства области осуществляется руководителями данных структурных подразделений Правительства области.

VIII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

8.1. Изготовление, учет, хранение, использование и уничтожение гербовых и простых печатей и штампов

8.1.1. Изготовление печатей с воспроизведением герба Вологодской области

8.1.1.1. Воспроизведение на печатях герба Вологодской области регламентируется:

законом области от 11 октября 1995 N 35-ОЗ "О гербе Вологодской области";

постановлением Правительства области от 2 апреля 2013 года N 365 "О порядке помещения герба области на фасадах зданий, вывесках, печатях, бланках документов государственных организаций, сувенирной, представительской и иной продукции".

8.1.1.2. Герб Вологодской области воспроизводится на печатях Губернатора области и Правительства области (далее - гербовые печати).

8.1.1.3. Гербовой печатью заверяются подлинные экземпляры документов, указанных в приложении 29 к Инструкции.

8.1.1.4. В Правительстве области гербовой печатью заверяются подписи Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением Губернатора области предоставлены соответствующие полномочия.

Оттиск гербовой печати ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей Губернатора области, Правительства области в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Право заверения таких копий принадлежит управлению документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Оттиск всех элементов гербовой печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск гербовой печати проставляют на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом "М.П." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

8.1.1.5. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает начальник Департамента управления делами Правительства области.

8.1.1.6. Гербовые печати хранятся в Департаменте управления делами Правительства области.

8.1.2. Простая печать и штамп

8.1.2.1. Структурные подразделения Правительства области могут иметь простые печати и штампы без изображения государственной символики.

8.1.2.2. Право иметь простые печати закрепляется положением о структурном подразделении Правительства области.

8.1.2.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату", "Регистрационный штамп" входящих и исходящих документов и другие.

8.1.2.4. В управлении документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области применяются простые печати с надписями: "Губернатор Вологодской области", "Департамент управления делами", "Отдел протокола", "Для командировочных удостоверений", "Для пакетов и телеграмм".

Оттиск печати с надписью "Губернатор Вологодской области" ставится на копиях законов области, правовых актов Губернатора области, не переданных на хранение в архив Правительства области.

Оттиск печати с надписью "Отдел протокола" ставится на копиях правовых актов Правительства области, не переданных на хранение в архив Правительства области.

Оттиск печати с надписью "Департамент управления делами" ставится для заверения копий документов, создаваемых в Правительстве области и его структурных подразделениях, подписанных Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области (за исключением документов, указанных в абзацах втором и третьем настоящего подпункта), а также на архивных справках и архивных выписках; копиях документов по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем).

Оттиск печати с надписью "Для командировочных удостоверений" ставится на командировочных удостоверениях.

Оттиск печати с надписью "Для пакетов и телеграмм" ставится на пакетах документов, отправляемых в иные организации фельдъегерской или специальной связью.

8.1.3. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учет

8.1.3.1. Изготовление гербовых печатей, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

Гербовые печати изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. ГОСТ Р 51511-2001".

8.1.3.2. Размещение заказов Правительства области и его структурных подразделений на изготовление печатей и штампов осуществляется управлением учета, отчетности и материально-технического обеспечения Департамента управления делами Правительства области на основании заявки руководителя структурного подразделения Правительства области.

8.1.3.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с начальником Департамента управления делами Правительства области.

8.1.3.4. Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения Правительства области и согласованное с начальником управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области, вместе с прилагаемыми эскизами направляется в управление учета, отчетности и материально-технического обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

8.1.3.5. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управлении документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в специальном журнале с проставлением их оттисков и передаются под подпись в журнале в структурные подразделения Правительства области.

8.1.3.6. Структурные подразделения Правительства области ведут общий учет используемых в деятельности печатей и штампов в журнале учета выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков (форма журнала представлена в приложении 30 к Инструкции), в котором листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

8.1.3.7. Руководители структурных подразделений Правительства области назначают должностных лиц, ответственных за учет, использование и хранение печатей и штампов, несущих персональную ответственность за их использование и сохранность.

8.1.3.8. Печати и штампы выдаются руководителями структурных подразделений Правительства области должностным лицам, ответственным за их учет, использование и хранение, под подпись.

8.1.3.9. Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания Правительства области не допускаются.

8.1.4. Хранение печатей и штампов

8.1.4.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет должностное лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.

8.1.4.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

8.1.4.3. Запрещается передавать печати и штампы на хранение лицам, не имеющим на это право.

8.1.4.4. При утере печати незамедлительно в письменном виде ставится в известность начальник Департамента управления делами Правительства области.

8.1.5. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

8.1.5.1. Должностное лицо, получающее печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

8.1.5.2. Печати числятся за получившим их должностным лицом до их передачи (сдачи) в управление документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

8.1.5.3. Замена печатей производится на основании разрешения начальника Департамента управления делами Правительства области.

Для замены ранее выданных управлением документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты должностное лицо, ответственное за учет, использование и хранение печатей и штампов, должно представить начальнику Департамента управления делами Правительства области:

письмо с просьбой о замене печати, штампа;

объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа.

8.1.5.4. Письмо с просьбой о замене печати с визой начальника Департамента управления делами Правительства области и объяснительная записка направляются в управление документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

8.1.5.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с подразделом 8.1.3 раздела 8 Инструкции.

8.1.5.6. В случае ликвидации структурного подразделения Правительства области или прекращения его деятельности в результате реорганизации, имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в управление документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области для последующего уничтожения по акту.

Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

8.1.5.7. В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело "Акты о выделении к уничтожению документов, печатей и штампов", которое хранится вместе с печатями, штампами и журналом их учета.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

8.1.6. Контроль за состоянием учета, использования и хранения печатей и штампов

8.1.6.1. Проверку наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства области осуществляет управление документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета.

8.1.6.2. При переводе, увольнении должностного лица, ответственного за учет, использование и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения Правительства области создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям в журнале учета.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому должностному лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

8.1.6.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности должностных лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

8.2. Изготовление, учет, использование и хранение бланков документов

8.2.1. Изготовление, учет, хранение, выдача и контроль за использованием гербовых бланков осуществляется управлением документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.

8.2.2. Гербовые бланки (цветные) Губернатора области и Правительства области изготавливаются полиграфическим способом на предприятиях, имеющих лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей.

8.2.3. Изготовление бланков с изображением Герба Российской Федерации должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

8.2.4. Гербовые бланки в Правительстве области подлежат учету. На цветных гербовых бланках номера проставляются типографическим способом, на черно-белых - нумератором.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационных учетных формах (журналах) (приложение 31 к Инструкции).

8.2.5. Гербовые бланки документов, применяемые в Правительстве области, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области не могут передаваться другим организациям и должностным лицам.

Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков документов и правильности их использования.

Не разрешается изготовление структурными подразделениями Правительства области бланков организационно-распорядительных документов на персональных компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

8.2.6. Допускается изготовление структурными подразделениями Правительства области бланков без изображения герба Вологодской области на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

Допускается тиражирование документов, оформленных на гербовых бланках Губернатора области и Правительства области, которые предназначены для рассылки. Рассылка распорядительных документов Губернатора области и Правительства области производится в соответствии с требованиями Регламента Правительства области.

8.2.7. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых металлических шкафах.

8.2.8. Списание и уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

8.2.9. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков проводится не реже раза в год комиссией, назначаемой и утверждаемой заместителем Губернатора области, курирующим вопросы организационно-кадрового, материально-технического обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области. О проведенной проверке делается отметка в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании бланков комиссией оформляется акт, который представляется на рассмотрение заместителю Губернатора области в соответствии с распределением обязанностей для принятия решения.

Приложение 1
к Инструкции

Образец бланка постановления Губернатора области

Образец бланка распоряжения Губернатора области

Образец бланка постановления Правительства области

Образец бланка письма должностного лица (Губернатора области)

Образец бланка письма первого заместителя Губернатора области (продольный)

Образец бланка письма первого заместителя Губернатора области (угловой)

Образец бланка письма заместителя Губернатора области (продольный)

Образец бланка письма заместителя Губернатора области (угловой)

Образец бланка письма Правительства области

Образец бланка протокола заседания Правительства области

Образец бланка письма структурного подразделения Правительства области

Приложение 2
к Инструкции

Правила
оформления реквизитов документов

Герб субъекта Российской Федерации (герб Вологодской области)

Изображение герба Вологодской области при продольном расположении реквизитов помещается в центре верхнего поля (постановления, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области), а при угловом расположении реквизитов (письма) - в левой части верхнего поля письма над серединой строки.

Наименование органа исполнительной государственной власти

Наименование Правительства области, его структурных подразделений указывается в точном соответствии с учредительными документами (положением о департаменте, управлении, отделе).

Сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах, помещается ниже полного наименования (в скобках).

Над наименованием структурного подразделения Правительства области указывается наименование высшего органа исполнительной государственной власти области - Правительство Вологодской области.

Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма Губернатора области, бланк письма первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора области).

Справочные данные об органе исполнительной государственной власти

Справочные данные о Правительстве области, структурном подразделении Правительства области помещаются только на бланках писем. Этот реквизит включает в себя почтовый адрес, номера телефона, факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составление или издания документа (г. Вологда) указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распоряжение, постановление, письмо, докладная, служебная записка акты и др.) утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом протокола управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 15.01.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (здесь и далее примеры носят условный характер), например, в договорах: 15 января 2014 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документу в Правительстве области присваивается АСЭД, в случае если документ подлежит регистрации в АСЭД.

Структура регистрационного номера состоит из индекса структурного подразделения Правительства области, порядкового номера документа и года регистрации документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают его регистрационный номер и дату. Этот реквизит располагается под датой и номером исходящего документа, например:

     09.07.2014 N 01-0245/14

     На N 01-0245/14 от 23.06.2014

Наличие указанного реквизита в ответном документе исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Адресат

Документы адресуют органам власти, их структурным подразделениям, организациям, должностным лицам, гражданам.

Реквизит печатается в правом верхнем углу документа (при угловом расположении реквизитов - на одном уровне с наименованием организации - автора) и состоит из элементов (наименование организации, наименование структурного подразделения, должность получателя, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес), каждый из которых печатается с новой строки через одинарный межстрочный интервал.

При оформлении реквизита первая строка должна располагаться не выше уровня, на котором находится первое после герба слово углового штампа. Строки адреса и адресата выравниваются по левому краю. Допускается центровка элементов адресата относительно самой длинной строки реквизита. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

При адресовании документа в орган власти или структурное подразделение (без указания должностного лица), организацию их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                  Администрация

                                                  города Вологды

                                                  Департамент

                                                  экономического развития

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила). В соответствии с указанными Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество (инициалы для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа руководителю организации, наименование которой входит в состав наименования должности адресата, должность и фамилия указываются в дательном падеже, например:

                                                   Генеральному директору

                                                   ОАО "Север"

                                                   И.О. Фамилия

или:

При адресовании документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                                   ЗАО "Снежинка"

                                                   Главному бухгалтеру

                                                   И.О. Фамилия

Фамилия, имя, отчество отделяются от наименования должности двойным межстрочным интервалом, инициалы ставятся перед фамилией, между инициалами и фамилий ставится пробел.

При адресовании документа частному лицу указываются фамилия (в дательном падеже) и инициалы, между фамилий и инициалами ставится пробел, а затем через двойной межстрочный интервал указываются почтовой адрес и индекс получателя, например:

                                            Фамилия И.О.

                                            ул. Лермонтова, д. 15, кв. 8,

                                            г. Белозерск,

                                            Вологодская область,

                                            161200

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует указывать обобщенно, например:

Главам                                      Руководителям

муниципальных                               структурных подразделений

образований области                         Правительства области

Почтовый адрес не указывается в документах за подписью Губернатора области, его первых заместителей, заместителей Губернатора области, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, аппарата Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания области, постоянных корреспондентов.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки документа.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименование вида документа, например:

Распоряжение	- о чем?	О создании комиссии
Инструкция	- по чему?	Инструкция по технике безопасности
	- о чем	Инструкция о порядке представления отчетов
Письмо	- о чем?	Об оказании консультационной помощи
Должностная инструкция	- кого?	Должностная инструкция главного специалиста департамента
Положение	- о чем	Положение о порядке реализации Федерального закона "О ветеранах"
Протокол	- чего?	Протокол совещания с главами муниципальных образований
Договор	- о чем?	Договор об оказании услуг
	- на что?	Договор на расчетно-кассовое обслуживание
	- чего?	Договор поручительства
Акт	- о чем?	Акт о списании
	- чего?	Акт приема-передачи.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка, от границы левого поля непосредственно перед текстом шрифтом N 14 через одинарный интервал. Заголовок может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

В проектах законодательных иных нормативных правовых актов, правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

Заголовок не заключается в кавычки, не подчеркивается, в конце его точка не ставится.

Текст документа

Документ может быть оформлен в виде текста, представляющего собой последовательное, связное изложение, таблицы или в виде соединения этих структур. Текст должен отражать основное смысловое содержание документа - управленческое решение, действие, порядок и другое.

В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, вторая часть представляет собой решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать и одну часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата и регистрационный номер документа, его полное наименование, например:

     На основании   Федерального   закона  от  27  июля 2004 года N 79-ФЗ

"О    государственной    гражданской  службе    Российской  Федерации"...

В соответствии с постановлением Правительства области от 21 января 2013 года N 56 "О региональных стандартах на 2013 год"...

Если текст содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки пишутся также с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами разделенными точками. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

В постановлениях Правительства области и постановлениях Губернатора области изложение текста должно идти соответственно от третьего лица единственного числа ("Правительство области постановляет: создать..."), от первого лица единственного числа ("постановляю: создать...").

В распоряжениях Губернатора области при изложении текста используется неопределенная форма глагола ("Создать....")

В совместных распорядительных документах, протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("постановили", "решили", "слушали", "выступили").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Правительство области не возражает", "Департамент считает возможным").

В отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень, статистический отчет) тексты излагаются в виде таблиц, которые оформляются в соответствии с правилами, изложенными в подразделе 2.4 раздела II настоящей Инструкции.

При создании текста документа используется официально-деловой стиль речи, основными чертами которого являются нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность. Кроме того, особенностью данного стиля речи является широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Это вызвано, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".

Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям и распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля через один межстрочный интервал.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы, употребляется в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Отметку о наличии приложения, наименование которого содержится в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, наименование которого не содержится в тексте документа, указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Справка о выполнении поручения на 3 л. в 1 экз.

            2. Проект   постановления    Правительства    области на 2 л.

            в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор   о  сотрудничестве   от   15   июля   2012 года  N 7

            и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях,

            для служебного пользования, рег. N 27-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Приложения оформляются на отдельных листах. В приложении к сопроводительному письму на первом его листе в правом верхнем углу слово "Приложение" не пишется.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу пишется, например:

Приложение
к постановлению
Правительства области
от _________ N ______

Если приложение одно, оно не нумеруется. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Нумерация приложений к документу осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа, знак номера не ставится, например:

Приложение 2
к распоряжению
Губернатора области
от _____________ N _______

Если приложением к правовому акту Правительства области (Губернатора области) является утверждаемый этим актом документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа, а ниже - отметка о приложении, например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Правительства области
от ____________ N __

(приложение 1)

В случае если приложение к правовому акту Правительства области или Губернатора области также имеет приложения, рассматриваемый реквизит на первом листе приложения к приложению оформляется следующим образом:

Приложение
к Порядку

или

Приложение 7
к Инструкции

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

Гриф согласования

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (внешнее согласование) или визой на документе (внутренне согласование).

Внешнее согласование имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом.

Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Он располагается ниже подписи на лицевой стороне документа в левом нижнем углу, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента

финансов области

личная подпись И.О. Фамилия

дата

Внешнее согласование может быть оформлено документом, как правило, письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной

комиссии Департамента культуры,

туризма и охраны объектов культурного

наследия области

от             N

Виза

Согласование проекта документа (договора, законопроекта, распорядительного документа, письма и другое) с должностными лицами Правительства области и его структурных подразделений оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

     Личная подпись И.О. Фамилия

     дата

При наличии замечаний по документу виза согласования оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются.

     Начальник Государственно-

     правового департамента

     Правительства области

     личная подпись И.О. Фамилия

     дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Представляемые на подпись документы визируются полистно на оборотной стороне проекта документа (включая приложения к ним) ответственным исполнителем или руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Проекты правовых актов Губернатора области, которые проходят процедуру согласования без оформления листа согласования, визируются должностными лицами, согласующими проект, на первой странице проекта.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и другое) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При согласовании отдельных видов документов в случаях, установленных Регламентом Правительства области, используются листы согласования установленной формы, которые прилагаются к Регламенту Правительства области.

Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, придающим ему юридическую силу. Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области и с компетенцией руководителей структурных подразделений Правительства области. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за его содержание.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

не на бланке: Начальник Департамента внутренней политики Правительства области	личная подпись	И.О. Фамилия
на бланке: Начальник Департамента (допускается центровка наименования должности относительно самой длинной строки)	личная подпись	И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование его должности в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник Департамента                   личная подпись      И.О. Фамилия

Заместитель начальника Департамента      личная подпись      И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне, например:

Первый заместитель                             Первый заместитель

Губернатора Вологодской                        Губернатора Ярославской

области                                        области

_____________ И.О. Фамилия                     _____________ И.О. Фамилия

(личная подпись)                              (личная подпись)

В документах, составленных комиссией (иными коллегиальными органами), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                личная подпись          И.О. Фамилия

Члены комиссии                       личная подпись          И.О. Фамилия

(в алфавитном порядке)               личная подпись          И.О. Фамилия

                                     личная подпись          И.О. Фамилия

Документ может быть подписан заместителем руководителя или исполняющим обязанности руководителя с указанием его фактической должности и фамилии. В наименовании должности слово "Заместитель" пишется полностью или в сокращении "Зам.", а словосочетание "Исполняющий обязанности" - в сокращенной форме: "И.О." Не допускается перед наименованием должности ставить предлог "За" или косую черту.

Право подписи документов устанавливается организационно-распорядительными документами Правительства области, Губернатора области, положениями о структурных подразделениях Правительства области, должностными инструкциями, в которых предусматривается порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты, например:

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                             Заместитель Губернатора

                                             области

                                             _______________ И.О. Фамилия

                                             (личная подпись)

                                               ___________

                                                  (дата)

Допускается в реквизите "гриф утверждения документа" центрировать элементы относительной самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа постановлением (распоряжением), решением, приказом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден", которое согласуется с видом утверждаемого документа (соответственно инструкция Утверждена, положение УтвержденО, акт Утвержден, мероприятия Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                                    Утвержден

                                                    постановлением

                                                    Правительства области

                                                    от ________ N _______

Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенной отметкой "М.П." или иным образом.

В делопроизводстве Правительства области и его структурных подразделений применяются:

гербовая печать, включающая изображение герба области и официальное наименование органа, имеющего печать;

простая печать, воспроизводящая лишь наименование структурного подразделения.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" от левого поля документа проставляют заверительную надпись "Верно" (с прописной буквы, без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию, дату заверения), например:

     Верно

     Начальник управления

     документационного обеспечения

     Департамента управления делами

     Правительства области             личная подпись        И.О. Фамилия

     Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе

Отметка оформляется, как правило, шрифтом 10 - 12 размера, включает инициалы, фамилию исполнителя и номер контактного телефона с указанием кода междугородной связи.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле, например:

     Н.Н. Иванова

     (8172) 25-60-02

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы, фамилия и рабочий телефон основного исполнителя.

Указания по исполнению документа (резолюция)

После первичной обработки и регистрации документ направляется должностному лицу для рассмотрения. Результат рассмотрения и принятое решение отражается в резолюции.

Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По характеру резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например, "Выделить 100 тыс. руб.", "Отказать") или указание на порядок действий по решению вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей указываются в таком случае обычно после фамилии, например:

                                         Смирновой Н.В.

                                         Прошу подготовить проект

                                         постановления

                                         Правительства области

                                         к 25 августа 2013 года

                                         ________________________________

                                         личная подпись должностного лица

                                         дата

В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный исполнитель организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса, например:

                                           Попову В.А.

                                           Фомичевой Т.П.

                                           Прошу подготовить ответ

                                           о невозможности удовлетворения

                                           просьбы из-за отсутствия

                                           законных оснований.

                                           Срок исполнения -

                                           15.10.2013

                                           ________________________

                                           личная подпись

                                           должностного лица

                                           дата

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок исполнения вопроса, подпись и дату.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

В случае представления документа на рассмотрение в АСЭД резолюция к нему составляется в АСЭД.

Отметка о контроле документа

Отметка о контроле об исполнении документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Реквизит проставляется справа в углу верхнего поля первого листа документа.

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Сведения об исполнении документа заносятся в его регистрационно-контрольную форму.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Правительство области (или структурное подразделение Правительства области) содержит порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом справа на нижнем поле первого листа документа.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" и проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Оформление грифа ограничения доступа к документам устанавливается Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области, утвержденной постановлением Губернатора области от 16 мая 2012 года N 256.

Приложение 3
к Инструкции

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

1. Акт.

2. Инструкция (правила).

3. Отчет.

4. План.

5. Перечень.

6. Положение.

7. Программа.

8. Смета.

9. Стандарты.

10. Структура и штатная численность.

11. Штатное расписание.

12. Тарифная ставка.

13. Устав.

14. Формы унифицированных документов.

15. Регламент.

16. Порядок.

17. Состав комиссии (совета, рабочей группы и другое).

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 4
к Инструкции

                    ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

                               ПРОТОКОЛ

            совещания Губернатора области И.О.Ф. с главами

           городских округов и муниципальных районов области

                              г. Вологда

_____________________                             N _____________________

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об оказании содействия ...

Доклад  начальника   Департамента   внутренней   политики   Правительства

области ...

2. О ......................................

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий                    Подпись              И.О. Фамилия

Секретарь                               Подпись              И.О. Фамилия

                     Образец оформления полного протокола

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 5
к Инструкции

                    ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

                               ПРОТОКОЛ

              совещания у заместителя Губернатора области

                             И.О. ФАМИЛИЯ

              ___________________________________________

                              г. Вологда

_____________________                             N _____________________

Присутствовали:

Наименование должности                  -                    И.О. Фамилия

Наименование должности                  -                    И.О. Фамилия

Наименование должности                  -                    И.О. Фамилия

                 I. О реализации проекта "Команда Губернатора:

                             муниципальный уровень"

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

1. Принять к сведению ...

2. Начальнику Департамента  внутренней политики Правительства области ...

            II. О развитии форм участия молодежи в осуществлении

                             местного самоуправления

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

1. Принять к сведению ...

2.

Заместитель Губернатора области                              И.О. Фамилия

                     Образец оформления краткого протокола

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 6
к Инструкции

Правительство                                   УТВЕРЖДАЮ

Вологодской области                             Должность лица,

                                                утвердившего акт

Наименование структурного                       Подпись       Расшифровка

подразделения                                                 подписи

                                                Дата

      АКТ

_________ N _________

  (дата)

г. Вологда

Заголовок акта

ОСНОВАНИЕ:    распоряжение  (приказ)  руководителя  организации "Название

распоряжения, (приказа)" от _________________ N ___________

Составлен комиссией:

Председатель:      (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. (должность, инициалы, фамилия)

                2. (должность, инициалы, фамилия)

                               Текст

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр...

2-й экземпляр...

Председатель комиссии              Подпись            Расшифровка подписи

Члены комиссии                     Подпись            Расшифровка подписи

                        Образец оформления акта

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 7
к Инструкции

/----------------------------------------------------------------------\

|                                   |                                   |

|                                   | Не менее 20 мм                    |

|     /----------------------------------------------------------\     |

|     |    Наименование высшего органа                            |     |

|     |  исполнительной государственной                           |     |

|     |        власти области                      Адресат        |     |

|     |(Правительство Вологодской области)                        |     |

|     |    Наименование структурного                              |     |

|     |подразделения Правительства области                        |     |

|     |       Справочные данные                                   |     |

|     |  о структурном подразделении                              |     |

|     |     Правительства области                                 |     |

|     |    (адрес, телефоны, факс,                                |     |

|     |    адрес электронной почты)                               |     |

|     |   _____________ N __________                              |     |

|     |                                                           |     |

|     |   На N ________ от _________                              |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |       Заголовок к тексту                                  |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|---|     Начало текста (абзаца)                                |---|

|Не   |                                                           |Не   |

|менее|                                    ТЕКСТ                  |менее|

|20 мм|                                  ДОКУМЕНТА                |10 мм|

|     |                                                           |     |

|     | Приложение                                                |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |Должность лица,                                            |     |

|     |подписавшего документ        Подпись       И.О. Фамилия    |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |Отметка об исполнителе                                     |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     |                                                           |     |

|     \----------------------------------------------------------/     |

|                                   |                                   |

|                                   | Не менее 20 мм                    |

\----------------------------------------------------------------------/

Образец расположения реквизитов письма и границы заполнения на формате А4

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 8
к Инструкции
(с изменениями от 28 апреля 2014 г.)

                                                                    Форма

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          _______________________________

                                          (наименование должности лица,

                                          _______________________________

                                                утвердившего акт)

                                          _________ _____________________

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

                                          "__" ___________ 20__ года

                               АКТ*

     Мы, нижеподписавшиеся должностные лица _____________________________

_________________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

составили акт о том, что "___" ____________ 20__ года при вскрытии пакета

_________________________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Непосредственный руководитель

должностного лица,

вскрывшего конверт                  ___________________         _________

                                         должность               подпись

Должностное лицо,

вскрывшее конверт                   ___________________         _________

                                         должность               подпись

______________________________

*Акт  оформляется  на  бланке  или  на  стандартных листах бумаги шрифтом

размером N 14.

      Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных

      документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров

               и неисправимом повреждении документов

Приложение 9
к Инструкции

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. ГОСТы, ОСТы, ТУ.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация.

4. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".

5. Научные отчеты.

6. Нормы и нормативы расхода материалов.

7. Планово-финансовые документы.

8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

9. Поздравительные письма, телеграммы.

10. Прейскуранты.

11. Презентации.

12. Пригласительные билеты.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

15. Задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командировкам.

16. Технические условия.

17. Учебные планы, программы.

18. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 10
к Инструкции

                                                                    Форма

                                    Бюджетное учреждение по обеспечению

                                    содержания и эксплуатации недвижимого

                                    имущества Вологодской области

                                    "Управление по эксплуатации зданий"

                               ЗАКАЗ

                     на копирование документов

Изготовить ______________________________________________________________

                             (наименование документа)

Количество страниц оригинала ____________________________________________

Требуемый тираж _________________________________________________________

                                    (экземпляров)

Заказчик ________________________________________________________________

                                 (фамилия, должность)

Подразделение ___________________________________________________________

Дата _______________ Время ________________ Телефон _____________________

                                             Подпись          Расшифровка

                                                                подписи

                                                    Формат А6 (105х148 мм)

                 Форма заказа на копирование документа

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 11
к Инструкции

                                                                    Форма

                               ЖУРНАЛ

             регистрации поступления и выполнения заказов

                на копировально-множительные работы

N п/п	Дата	Наименование копируемого документа	Наименование структурного подразделения Правительства области	Ф.И.О. лица, подписавшего заказ на копирование документов	Кол-во страниц документа	Тираж (экз.)	Отметка о получении тиражирования
1	2	3	4	5	6	7	8

           Форма журнала регистрации поступления и выполнения заказов

                      на копировально-множительные работы

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 12
к Инструкции

                                                                    Форма

                               ЖУРНАЛ

               учета копировально-множительных работ

               в бюджетном учреждении по обеспечению

               содержания и эксплуатации недвижимого

                   имущества Вологодской области

                "Управление по эксплуатации зданий"

N п/п	Показания счетчика - накопителя		Наименование документа	Кол-во страниц оригинала	Тираж (экз.)	Объем (тираж листов)	Работу выполнил	Оригинал и копии получил
	начало работы	конец работы
1	2	3	4	5	6	7	8	9

         Форма журнала учета копировально-множительных работ в УЭЗ

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 13
к Инструкции

                                                                    Форма

                               ЖУРНАЛ

                 учета выдачи расшифровок фонограмм

N п/п	Наименование структурного подразделения (заказчика)	Кто разрешил	Наименование мероприятия (дата)	Кол-во листов расшифровки	Отметка о получении расшифровки (подпись и дата)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

             Форма журнала учета выдачи расшифровок фонограмм

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 14
к Инструкции

                                                                    Форма

Правительство Вологодской области

Наименование структурного

подразделения

  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________ N _______

___________________

(место составления)

На ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)(1)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения             Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

документационного

обеспечения Департамента

управления делами

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Специалист отдела

документооборота управления

документационного обеспечения

Департамента управления

делами Правительства области           Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в структурном подразделении _____________________________________________

                                     (заполняется в конце года,

                                   сведения представляются в архив)

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности

ответственного за

делопроизводство                       Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы

в управление

документационного обеспечения

Департамента управления делами

Правительства области

Наименование должности

передавшего сведения                   Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                                                   Формат А4 (210х297 мм)

______________________________

(1) Заполняется в конце года.

            Форма номенклатуры дел структурного подразделения

                         Правительства области

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 15
к Инструкции

                                                                    Форма

Правительство

Вологодской области

   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                   УТВЕРЖДАЮ

____________ ______                                   Заместитель

___________________                                   Губернатора области

(место составления)

На ______ год                          Подпись        Расшифровка подписи

                                        Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник управления

документационного обеспечения

Департамента управления делами

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Виза   (специалиста  отдела  документооборота управления документооборота

Департамента управления делами Правительства области)

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                           Протокол ЭПК Департамента культуры,

Правительства области                 туризма и охраны объектов

                                      культурного наследия области

от __________ N _____                 от __________ N _____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в Правительстве области

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Начальник управления

документационного обеспечения

Департамента управления делами

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения

переданы в архив

Наименование должности

передавшего сведения                   Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                 Форма номенклатуры дел Правительства области

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 28 апреля 2014 г. N 338 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 16
к Инструкции
(с изменениями от 28 апреля 2014 г.)

                                                                    Форма

Правительство                         УТВЕРЖДАЮ

Вологодской области                   Наименование должности

Наименование структурного             руководителя структурного

подразделения                         подразделения Правительства области

АКТ

__________ N ______                   Подпись         Расшифровка подписи

___________________

(место составления)                     Дата

О выделении к уничтожению

документов и дел,

не подлежащих хранению

     На основании _______________________________________________________

                       (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                    с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатура за _______ годы)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого _____________________________ дел за ___________________ годы.

                (цифрами и прописью)

     Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________

                                    (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N _____________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности

документов                             Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ___________ N ________

     Документы в количестве ________________________________________ дел,

                                        (цифрами и прописью)

весом ______________________ кг сданы в _________________________________

                                            (наименование организации)

на переработку по приемно-сдаточной накладной от ___________ N __________

Специалист

структурного подразделения

Правительства области,

сдавший документы                      Подпись        Расшифровка подписи

     Изменения в учетные документы внесены.

Специалист структурного подразделения

Правительства области, внесший изменения

в учетные документы

                                       Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

           Форма акта о выделении к уничтожению документов,

          не подлежащих хранению в структурном подразделении

                       Правительства области

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 17
к Инструкции

                                                                    Форма

Правительство

Вологодской области

    СВОДНЫЙ АКТ                           УТВЕРЖДАЮ

________ N _________                         Заместитель

О выделении к уничтожению                  Губернатора области

документов, не подлежащих                  Подпись    Расшифровка подписи

хранению

                                           Дата

     На основании номенклатуры  дел и Перечня типовых документов отобраны

к  уничтожению    как    не    имеющие   научно-исторической    ценности,

утратившие  практическое  значение  и  не подлежащие дальнейшему хранению

документы и дела:

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	крайние даты	Индекс дела по номенклатуре	Кол-во томов	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     Итого ______________________________________________________________

                              (цифрами и прописью)

______________________ единиц хранения за _________________________ годы.

     Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по

личному  составу  согласованы   с   ЭПК КАУ ВО    "Государственный  архив

Вологодской области"

(протокол от _____________ N __________).

     Вышеперечисленные документы полностью уничтожены путем сожжения.

Специалист отдела документооборота

управления документационного обеспечения

Департамента управления делами

Правительства области,

составивший акт                        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности специалиста,

присутствовавшего

при уничтожении документов             Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

Правительства области

от ________ N _______

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

         Форма сводного акта о выделении к уничтожению документов,

                           не подлежащих хранению

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 18
к Инструкции

                                                                    Форма

УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности                     Начальник управления

руководителя структурного                  документационного обеспечения

подразделения                              Департамента управления делами

                                           Правительства области

Подпись                                    Подпись

Расшифровка подписи                        Расшифровка подписи

Дата                                       Дата

            АКТ

____________ N _____________

приема-передачи на временное

    хранение документов,

  выделенных к уничтожению

_________________________________________________________________________

      (наименование структурного подразделения Правительства области)

_________________________________________________________________________

передает,  а  отдел    документооборота   управления    документационного

обеспечения  Департамента   управления   делами   Правительства   области

принимает на временное хранение документы за ______________________ годы,

выделенные к уничтожению, в количестве __________________________________

                                             (цифрами и прописью)

единиц хранения.

     Экспертиза ценности документов проведена.

     Прием-передачу произвели:

Наименование                          Специалист отдела документооборота

должности специалиста                 управления документационного

структурного подразделения            обеспечения Департамента управления

Правительства области                 делами Правительства области

Подпись    Расшифровка подписи        Подпись      Расшифровка подписи

Дата                                  Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

       Форма акта приема-передачи на временное хранение документов,

                      выделенных к уничтожению

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 19
к Инструкции

                                                                    Форма

                    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________

     В деле подшито и пронумеровано _________________________ листа (ов),

                                      (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

специалиста, составившего

заверительную надпись                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                     Форма листа-заверителя дела

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 20
к Инструкции

                                                                    Форма

                               ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                       документов дела N ___________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

Наименование

должностного лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                 Форма внутренней описи документов дела

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 21
к Инструкции

                                                                    Форма

                                        код государственного архива _____

                                        код органа исполнительной

                                        государственной власти __________

______________________________          Ф. N ____________________________

______________________________          Оп. N ___________________________

______________________________          Д. N ____________________________

_________________________________________________________________________

        (наименование органа исполнительной государственной власти)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

      (наименование структурного подразделения Правительства области)

                  Дело N ___________ том N ________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                                                      На ___________ лист

                                                      Хранить ___________

Ф. N ________________

Оп. N _______________

Д. N ________________

                                                 Формат С4 (230 х 320 мм)

   Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 22
к Инструкции

                                                                    Форма

Правительство                              УТВЕРЖДАЮ

Вологодской области                        Заместитель

                                           Губернатора области

Фонд N _________                           Подпись    Расшифровка подписи

                                           Дата

ОПИСЬ N ________

дел по личному составу

за ______________ год

Название раздела
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты дела	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено ______________________________ ед.хр.,

                                        (цифрами и прописью)

с N _______ по N _________, в том числе:

     литерные номера: ___________________________________________________

     пропущенные номера:_________________________________________________

Наименование должности специалиста

управления государственной службы

и кадров Правительства области

составителя описи                      Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Начальник управления

государственной службы и кадров

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                           Протокол ЭПК Департамента культуры,

Правительства области                 туризма и охраны объектов

                                      культурного наследия области

_____________ N _____                 _____________ N _____

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

      Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 23
к Инструкции

                                                                    Форма

Правительство                             УТВЕРЖДАЮ

Вологодской области                       Заместитель Губернатора области

Фонд N _________                          Подпись     Расшифровка подписи

                                           Дата

ОПИСЬ N ________

дел постоянного хранения

    (дел временного

(свыше 10 лет) хранения)

за _________________ год

Название раздела (структурного подразделения Правительства области)
N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено _______________________________ ед.хр.

                                          (цифрами и прописью)

с N _______ по N _________, в том числе:

     литерные номера: ___________________________________________________

     пропущенные номера: ________________________________________________

Специалист отдела

документооборота

управления документационного

обеспечения Департамента

управления делами

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Начальник управления

документационного обеспечения

Департамента управления делами

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО                                     СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Департамента                      Протокол ЭК

культуры, туризма и охраны                     Правительства области

объектов культурного

наследия области                               ________________ N _______

________________ N _______

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

      Форма сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

                     хранения Правительства области

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 24
к Инструкции

                                                                    Форма

                   Правительство Вологодской области

               _________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Наименование должности

                                              руководителя структурного

                                              подразделения

                                              Подпись Расшифровка подписи

                                                Дата

                               ОПИСЬ N

                    ____________________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты дела	Кол-во листов в деле	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

     В данную опись внесено _________________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N _______ по N _________, в том числе:

     литерные номера: ___________________________________________________

     пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности

специалиста структурного

подразделения Правительства

области, составителя описи             Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                         СОГЛАСОВАНО

Начальник управления                                Протокол ЭК

документационного обеспечения                       Правительства области

Департамента управления делами

Правительства области                               от ___________ N ____

Подпись    Расшифровка подписи

Дата

     Передал ________________________________________________________ дел

                            (цифрами и прописью)

и _____________________________________ регистрационно-контрольных форм к

             (цифрами и прописью)

документам (делам).

Наименование должности

специалиста структурного

подразделения                          Подпись        Расшифровка подписи

Дата

     Принял ___________________________ дел и ___________________________

                (цифрами и прописью)              (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных форм к документам (делам).

Специалист управления

документационного обеспечения

Департамента управления делами

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

          Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

                    хранения структурного подразделения

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 25
к Инструкции

                                                                    Форма

УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности                     Начальник управления

руководителя структурного                  документационного обеспечения

подразделения                              Департамента управления делами

Правительства области                      Правительства области

Подпись    Расшифровка подписи             Подпись    Расшифровка подписи

Дата                                       Дата

          АКТ

__________ N _____________

приема-передачи документов

   на хранение в архив

  Правительства области

     В связи  с  истечение  срока  хранения  в  структурном подразделении

документов постоянного  и  временного (свыше 10 лет) и по личному составу

срока хранения __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     (наименование структурного подразделения Правительства области)

_________________________________________________________________________

передает,   а   отдел   документооборота   управления   документационного

обеспечения  Департамента   управления   делами   Правительства   области

принимает на хранение следующие документы за _______________________ годы

и справочный аппарат к ним:

N п/п	Наименование и номер описи	Кол-во дел по описи	Кол-во томов дела	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято ___________________________________________________________

                              (цифрами и прописью)

________________________________________________________ единиц хранения.

Прием-передачу произвели:

Наименование должности                     Специалист управления

специалиста структурного                   документационного обеспечения

подразделения                              Департамента управления делами

Правительства области                      Правительства области

Подпись   Расшифровка подписи              Подпись   Расшифровка подписи

Дата                                       Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

            Форма акта приема-передачи документов на хранение

                     в архив Правительства области

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 26
к Инструкции

                                                                    Форма

Правительство Вологодской                   УТВЕРЖДАЮ

области                                     Заместитель

                                            Губернатора области

                                            Подпись   Расшифровка подписи

                                             Дата

           АКТ

___________ N ____________

__________________________

     (место составления)

  приема-передачи при смене

специалиста отдела документооборота

   управления документационного

обеспечения Департамента управления

   делами Правительства области

     В соответствии с распоряжением Губернатора области от _______ N ____

______________________________ передал, а _______________________________

     (ф.и.о. передающего)                     (ф.и.о. принимающего)

принял  в  присутствии  комиссии,  образованной  на   основании   данного

распоряжения, в составе председателя ___________________________ и членов

                                              (ф.и.о.)

_______________________________________________________________ документы

архива за ______________________________ годы и справочный аппарат к ним.

N п/п	Название и N описи	Кол-во экземпляров описи	Количество принятых дел - числитель, знаменатель, количество ОЦД*	Примечание
1	2	3	4	5

ИТОГО принято ______________________________________________________ дел,

                            (цифрами и прописью)

в том числе ___________________________________________ особо ценных дел,

                            (цифрами и прописью)

_________________________ описей в __________________________ экземплярах

   (цифрами и прописью)               (цифрами и прописью)

     Состояние документов и описей: _____________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                        (общая характеристика)

     Одновременно передаются ____________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                     (виды НСА* и его объемы, состояние)

     Состояние помещения архива: ________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                     (общая характеристика состояния)

     Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ______________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                     (общая характеристика состояния)

Передал                                Подпись        Расшифровка подписи

Принял                                 Подпись        Расшифровка подписи

Председатель комиссии                  Подпись        Расшифровка подписи

Члены комиссии                         Подпись        Расшифровка подписи

______________________________

* - особо ценные документы

* - научно-справочный аппарат

                                                   Формат А4 (210х297 мм)

          Форма акта приема-передачи при смене специалиста архива

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 27
к Инструкции

                                                                    Форма

Правительство Вологодской

области

Управление документационного

обеспечения Департамента

управления делами

Правительства области

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _______________________

       (номер и заголовок)

Опись ______________________

       (номер и название)

Фонд _______________________

       (номер и название)

Выдано __________________________________________________________________

                    (дата выдачи, кому выдано: наименование

                     структурного подразделения, подпись)

_________________________________________________________________________

во временное пользование по _____________________________________________

                                       (дата возврата, подпись)

Специалист отдела документооборота

управления документационного

обеспечения Департамента

управления делами

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                       Форма карты-заместителя дела

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 28
к Инструкции

                                                                    Форма

                               ЗАКАЗ

                     на выдачу копий документов

                  из архива Правительства области

     Прошу   выдать    заверенные    ксерокопии   следующих   документов:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Количество экземпляров __________________________________________________

Заказчик ________________________________________________________________

Подразделение ___________________________________________________________

Дата заказа _____________________________________________________________

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

документационного обеспечения

Департамента управления делами

Правительства области                  Подпись        Расшифровка подписи

Получено _______________________ документ ________________________ в экз.

Дата получения копий ____________________________________________________

Подпись получателя   __________________________ (_______________________)

                                                 Формат А5 (210 х 148 мм)

                 Форма заказа на выдачу копий документов

                      из архива Правительства области

Приложение 29
к Инструкции

Перечень
документов, на которых ставится оттиск гербовой печати

1. Почетные грамоты.

2. Документы по вопросам награждения государственными, ведомственными, областными наградами, оформляемые в соответствии с требованиями федерального законодательства и законодательства области.

3. Договоры, соглашения, государственные контракты.

4. Доверенности.

5. Карточки с образцами подписей и оттиска печати органов исполнительной государственной власти области.

6. Сметы расходов на содержание Правительства области и структурных подразделений Правительства области.

7. Финансовые документы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.

8. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате.

9. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.

10. Акты ревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей.

11. Гарантийные письма.

12. Планы финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Правительству области.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 30
к Инструкции

                                                                    Форма

                               Журнал

                      учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа)	Предприятие-изготовитель, дата и N сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Подпись специалиста	Дата возврата печати	Подпись специалиста	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11

                Форма журнала учета печатей и штампов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 31
к Инструкции

                                                                    Форма

                               Журнал

                     учета поступления бланков

Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации-поставщика бланков	Кол-во экз. бланков	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6

                               Журнал

         учета выдачи бланков в структурные подразделения

Наименование вида гербового бланка	Кол-во экз. бланков	Серия и номера гербовых бланков	Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя	Расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6

                Формы журналов учета бланков документов