Приложение. Административный регламент исполнения государственной функции "Комплектование архивными документами и архивными фондами"

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 22 декабря 2014 г. N 27 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

(приложение)

Административный регламент
исполнения государственной функции "Комплектование архивными
документами и архивными фондами"
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 15 февраля 2011 г. N 5)

С изменениями и дополнениями от:

5 декабря 2011 г., 6 июля 2012 г., 22 декабря 2014 г., 2 февраля 2015 г.

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению государственной функции "Комплектование архивными документами и архивными фондами" (далее - государственная функция) определяет порядок комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами государственного казенного учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ), последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия ГКУ ЛОГАВ, Архивного управления Ленинградской области (далее - Архивное управление) с юридическими и физическими лицами.

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области
(организации), непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Государственная функция исполняется ГКУ ЛОГАВ.

3. В процессе исполнения функции ГКУ ЛОГАВ взаимодействует с Архивным управлением.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих
исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 13.10.1997, N 41, с. 8220-8235);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 года, в редакции приказа Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 года N 68, зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893, Российская газета, N 89, 20 мая 2009 года);

- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 10 сентября 2007 года N 1273 "Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 9 октября 2007 года N 10291);

- Постановлением Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов" ("Вестник Правительства Ленинградской области" N 16, 13 мая 2005 года);

- постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 года N 12 "О переименовании Архивного комитета Ленинградской области в Архивное управление Ленинградской области и об утверждении Положения об Архивном управлении Ленинградской области (Официальный интернет-портал Администрации Ленинградской области http://www.lenobl.ru, 3 февраля 2014 года);

- приказом Архивного управления Ленинградской области от 6 июня 2014 года N 15 "Об утверждении Административного регламента исполнения Архивным управлением Ленинградской области государственной функции по согласованию и утверждению нормативных, учетных и методических документов по делопроизводству и архивному делу государственных органов, органов местного самоуправления Ленинградской области, организаций - источников комплектования государственного казенного учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (Официальный интернет-портал Администрации Ленинградской области http://www.lenobl.ru, 6 июня 2014 года).

Результат исполнения государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является:

- для юридических лиц - составление акта приёма-передачи архивных документов на хранение (Приложение 1);

- для физических лиц, передающих документы из личных архивов, - составление акта приёма на хранение архивных документов личного происхождения (Приложение 2);

- при отрицательном решении вопроса о приёме или приобретении ГКУ ЛОГАВ архивных документов физических лиц, а также о возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, результатом является составление акта возврата архивных документов в двух экземплярах (Приложение 3).

6. Юридическим фактом, которым оканчивается исполнение государственной функции, является передача архивных документов в государственный архив и утверждение акта их приёма-передачи либо оформление акта возврата архивных документов личного происхождения.

Описание физических и юридических лиц и(или) их представителей,
имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации
взаимодействовать с соответствующими органами исполнительной власти
(организациями) при исполнении государственной функции

7. Архивные документы принимаются на государственное хранение от:

7.1. Органов государственной власти, иных государственных органов;

7.2. Государственных унитарных предприятий (включая казенные предприятия);

7.3. Государственных учреждений;

7.4. Российских и иностранных организаций;

7.5. Международных организаций в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации;

7.6. Физических лиц - граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.

8. От имени физических лиц архивные документы могут передавать родственники, у которых хранятся архивные документы, а также представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.

9. От имени юридических лиц архивные документы могут передавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности, а также представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.

Взимание платы за исполнение государственной функции

10. Государственная функция исполняется бесплатно.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Информация о местах нахождения и графике работы органов
исполнительной власти Ленинградской области (организаций),
исполняющих государственную функцию

11. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции. Место нахождения:

- Архивного управления: 191311, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3; тел.: (812) 274-93-62; e-mail: aklo_18@mail.ru;

- ГКУ ЛОГАВ: 188800, г. Выборг, ул. Штурма, 1; тел.: (813-78) 2-15-00; e-mail: obl.archiv@mail.ru.

12. Режим работы:

- Архивного управления:

День недели	Время работы	Приёмные дни
Понедельник	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Вторник	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Среда	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Четверг	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Пятница	с 9.00 до 17.00	приёмный день

- ГКУ ЛОГАВ:

День недели	Время работы	Перерыв на обед	Приёмные дни
Понедельник	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	неприёмный день
Вторник	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	приёмный день (10.00-15.00)
Среда	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	неприёмный день
Четверг	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	приёмный день (10.00-15.00)
Пятница	с 8.30 до 17.15	с 12.00 до 13.00	неприёмный день

13. Сведения о месте нахождения Архивного управления и ГКУ ЛОГАВ, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области http://lenobl.ru на странице Архивного управления http://www.archive.lenobl.ru.

14. Официальный сайт государственных услуг Ленинградской области - http://www.gu.lenobl.ru/.

15. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- при личном обращении;

- на официальном сайте Администрации Ленинградской области: www.lenobl.ru.

При ответах на телефонные звонки специалисты отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления и отдела обеспечения сохранности и учёта документов и фондов ГКУ ЛОГАВ подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

16. При информировании посредством личного обращения работники отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления и отдела обеспечения сохранности и учёта документов и фондов ГКУ ЛОГАВ обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного управления, ГКУ ЛОГАВ.

17. При информировании по письменным обращениям работники отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления и отдела обеспечения сохранности и учёта документов и фондов ГКУ ЛОГАВ обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в чёткой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.

18. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

19. Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней.

20. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.

21. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного управления и помещениях ГКУ ЛОГАВ, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного управления и ГКУ ЛОГАВ;

- блок-схема исполнения государственной функции;

- порядок обжалования решения, действия или бездействия Архивного управления и(или)ГКУ ЛОГАВ;

- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания отказа в исполнении государственной функции.

22. Вся перечисленная информация располагается также на портале государственных (функций) Ленинградской области и Интернет-странице Архивного управления Ленинградской области.

Сроки исполнения государственной функции

23. Минимальный срок исполнения государственной функции составляет 3 месяца с момента утверждения списка источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.

24. Предельный срок исполнения государственной функции устанавливается в зависимости от сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования до их передачи на постоянное хранение.

Перечень оснований для приостановления исполнения государственной
функции либо прекращения исполнения государственной функции

25. Прекращение исполнения государственной функции возможно по следующим основаниям:

- отсутствие утверждённых или согласованных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения или по личному составу;

- отсутствие договора передачи архивных документов на государственное хранение в случаях, установленных законодательством;

- архивные документы, передаваемые на хранение в ГКУ ЛОГАВ, не упорядочены в соответствии с требованиями, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае её ликвидации.

26. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является отсутствие свободных площадей для комплектования в ГКУ ЛОГАВ.

Требования к местам исполнения государственной функции

27. Вход в здание, где располагается ГКУ ЛОГАВ, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы ГКУ ЛОГАВ.

28. Рабочее место каждого работника ГКУ ЛОГАВ, ответственного за исполнение государственной функции, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствами.

III. Административные процедуры

Последовательность действий при исполнении государственной функции

29. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

29.1. Определение источников комплектования ГКУ ЛОГАВ;

29.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в ГКУ ЛОГАВ;

29.3. Приём-передача архивных документов в ГКУ ЛОГАВ.

30. Блок-схема, закрепляющая последовательность действий при исполнении государственной функции, представлена в Приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

Определение источников комплектования ГКУ ЛОГАВ

31. Основанием для начала исполнения административной процедуры является:

31.1. Выявление Архивным управлением, ГКУ ЛОГАВ предполагаемых источников комплектования в обязательном порядке;

31.2. Письменное обращение юридического или физического лица в Архивное управление, ГКУ ЛОГАВ о включении в список источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.

32. Проекты списков источников комплектования ГКУ ЛОГАВ согласовываются Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного управления (далее - ЦЭПМК).

33. Порядок рассмотрения списков источников комплектования ГКУ ЛОГАВ в Архивном управление осуществляется в соответствии с Административным регламентом, утверждённым приказом Архивного управления от 27 февраля 2010 года N 5.

34. Срок исполнения данной административной процедуры составляет 30 календарных дней с момента выявления предполагаемого источника комплектования либо с момента обращения юридического или физического лица в Архивное управление, ГКУ ЛОГАВ с заявлением в свободной форме о включении в список источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.

35. Результатом административной процедуры является распоряжение Архивного управления о согласовании списка комплектования ГКУ ЛОГАВ и изменений в него.

Определение состава архивных документов, подлежащих приёму
в ГКУ ЛОГАВ

36. Основанием для начала исполнения административной процедуры является включение юридического или физического лица в число источников комплектования ГКУ ЛОГАВ, влекущее необходимость определения перечня дел, подлежащих приёму на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ.

37. Перечень дел, подлежащих приёму от юридических лиц на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ, определяется номенклатурой дел организации - источника комплектования.

38. Номенклатура дел подлежит ежегодному утверждению руководителем юридического лица, и один раз в пять лет подлежит согласованию с Архивным управлением либо экспертно-проверочной методической комиссией ГКУ ЛОГАВ (далее - ЭПМК ГКУ ЛОГАВ) в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

39. Ежегодно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, представляются организациями - источниками комплектования на рассмотрение ЦЭПМК Архивного управления.

40. ГКУ ЛОГАВ вправе самостоятельно согласовывать в соответствии с предоставленными ему полномочиями описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

41. ЦЭПМК Архивного управления на основании проведенного специалистами отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов анализа представленных документов и их письменных заключений, принимает решение:

- об утверждении описей дел (или их годовых разделов) постоянного хранения, представленных источниками комплектования ГКУ ЛОГАВ;

- о согласовании описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, о согласовании актов о неисправимых повреждениях архивных документов, о согласовании актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, источников комплектования ГКУ ЛОГАВ.

42. При наличии замечаний представленные документы с замечаниями, изложенными в письменном виде, передаются в источник комплектования для анализа полученных замечаний и их устранения.

43. Представление номенклатур дел, описей дел, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, осуществляется в срок не позднее чем за 10 рабочих дней до даты заседания ЦЭПМК Архивного управления.

44. Согласование номенклатур, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, и утверждение описей дел постоянного хранения осуществляется в срок не более двух месяцев со дня поступления необходимых архивных документов в Архивное управление.

45. Срок исполнения административной процедуры составляет шестьдесят календарных дней со дня поступления всех необходимых документов в Архивное управление.

46. Результатом исполнения административной процедуры является определение состава архивных документов путем утверждения описи дел постоянного хранения в отношении конкретного источника комплектования.

Приём-передача архивных документов в ГКУ ЛОГАВ

47. Основанием для приёма архивных документов в ГКУ ЛОГАВ является утверждение директором ГКУ ЛОГАВ согласованного с источником комплектования графика приёма-передачи архивных документов.

48. Допускается внеплановый приём документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы уничтожения, утраты архивных документов.

49. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей может быть осуществлен досрочный приём документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на основе договора.

50. Основаниями для начала исполнения административной процедуры являются:

- наличие у юридического лица выписки из утверждённого ГКУ ЛОГАВ в конце предыдущего года графика приёма документов на государственное хранение, которая направляется источнику комплектования в начале календарного года;

- письменное обращение юридического или физического лица в Архивное управление, ГКУ ЛОГАВ посредством почтовой связи;

- решение арбитражного суда о признании юридического лица банкротом, введении конкурсного производства или решение организации о самоликвидации.

51. ГКУ ЛОГАВ за месяц до установленного графиком приёма срока в письменной форме информирует источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение документов.

52. В определенные графиком сроки ГКУ ЛОГАВ организует приём документов на хранение.

53. Приём архивных документов личного происхождения в ГКУ ЛОГАВ осуществляется на основании решения ЦЭПМК Архивного управления и ЭПМК ГКУ ЛОГАВ по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приёма на хранение документов личного происхождения.

54. При передаче документов на хранение:

54.1. Юридическими лицами представляются:

54.1.1. Письмо (заявление) с просьбой о приёме документов;

54.1.2. Утверждённые ЦЭПМК Архивного управления либо ЭПМК ГКУ ЛОГАВ описи дел постоянного хранения (в 4-х экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним;

54.1.3. Историческая справка, содержащая сведения о юридическом лице и его архивных фондах (при первом приёме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приёмах);

54.1.4. Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимом повреждении документов в случае отсутствия архивных документов;

54.1.5. Справка о причинах отсутствия документов, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

54.2. Физическими лицами представляются:

54.2.1. Письмо (заявление) с просьбой о приёме документов;

54.2.2. Биографическая справка о физическом лице и аннотация архивных документов (при первом приёме), дополнение к биографической справке (при последующих приёмах).

54.3. При приёме архивных документов на хранение в связи с ликвидацией юридического лица либо прекращением физическим лицом предпринимательской деятельности также представляются:

54.3.1. Письмо (заявление) с просьбой о приёме документов;

54.3.2. Документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином (копия);

54.3.3. Описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним;

54.3.4. Историческая справка о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде.

55. Ответственным за приём архивных документов на хран