Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных копий, архивных выписок, архивных справок в администрации Краснодарского края

Информация об изменениях:

Постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 20 августа 2012 г. N 958 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

Утвержден
постановлением главы администрации
(губернатора) Краснодарского края
от 7 апреля 2010 г. N 245

Административный регламент предоставления государственной услуги
по выдаче архивных копий, архивных выписок, архивных справок
в администрации Краснодарского края

С изменениями и дополнениями от:

20 августа 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных копий, архивных выписок, архивных справок в администрации Краснодарского края (далее - Регламент) устанавливает сроки и последовательность административных процедур (действий) администрации Краснодарского края в лице департамента управления делами администрации Краснодарского края (далее - департамент), осуществляемых по запросу физического или юридического лица либо их уполномоченных представителей (далее - заявитель) в пределах установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края полномочий.

1.2. Заявителями являются физические или юридические лица либо их уполномоченные представители, обратившиеся с запросом о предоставлении государственной услуги по выдаче архивных копий, архивных выписок, архивных справок в администрации Краснодарского края (далее - государственная услуга).

1.3. Информирование о предоставлении государственной услуги производится:

по телефону;

по письменным обращениям (почтой, электронной почтой, факсимильной связью);

при личном обращении заявителя;

в средствах массовой информации, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на портале государственных и муниципальных услуг Краснодарского края.

Информация о почтовом адресе, адресе электронной почты, справочных телефонах, номере факса, режиме работы департамента, адресах официальных сайтов приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

При личном консультировании и по телефону работник департамента подробно в корректной форме информирует заявителей по вопросам предоставления государственной услуги.

При информировании по письменным обращениям заявителей, а также по обращениям, направленным в электронной форме, ответ на обращение направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги - выдача архивных копий, архивных выписок, архивных справок в администрации Краснодарского края.

2.2. Государственная услуга предоставляется департаментом на основе документов, хранящихся в течение установленных сроков в архиве администрации Краснодарского края.

2.3. Результатами предоставления государственной услуги являются:

выдача архивной копии;

выдача архивной выписки; выдача архивной справки;

уведомление о направлении запроса по принадлежности в другие органы и организации;

уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.4. Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации запроса. При направлении запроса по принадлежности в другие органы и организации срок предоставления государственной услуги составляет 7 дней со дня регистрации запроса.

2.5. Государственная услуга предоставляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 25 декабря 1993 года N 237);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета" от 30 июля 2010 года N 168);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года N 165);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета" от 27 октября 2004 года N 237);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета" от 5 мая 2006 года N 95);

постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации" от 30 мая 2011 года N 22);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" от 14 мая 2007 года N 20);

Законом Краснодарского края от 18 июля 1997 года N 95-КЗ "О внесении изменений и дополнений в Государственный Устав Краснодарского края" ("Кубанские новости" от 11 сентября 1997 года N 169);

Законом Краснодарского края от 1 июля 2008 года N 1517-КЗ "Об информационных системах и информатизации Краснодарского края" ("Кубанские новости" от 10 июля 2008 года N 112);

Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года N 958-КЗ "Об архивном деле в Краснодарском крае" ("Кубанские новости" от 13 декабря 2005 года N 189);

Законом Краснодарского края от 28 июня 2007 года N 1270-КЗ "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае" ("Кубанские новости" от 4 июля 2007 года N 101);

постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 15 ноября 2011 года N 1340 "Об утверждении Порядков разработки, утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Краснодарского края" ("Кубанские новости" от 5 декабря 2011 года N 212);

постановлением главы администрации Краснодарского края от 29 декабря 2004 года N 1315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края" (не подлежит официальному опубликованию);

постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 21 июня 2012 года N 731 "О департаменте управления делами администрации Краснодарского края" (не подлежит официальному опубликованию).

2.6. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос или запрос в электронной форме на имя заместителя директора департамента, начальника управления делопроизводства в департаменте. Примерная форма запроса приведена в приложении N 3 к настоящему Регламенту.

В запросе указываются:

наименование юридического лица на бланке организации; для физических лиц - фамилия, имя и отчество (при наличии последнего);

почтовый и (или) электронный адрес заявителя;

интересующие заявителя тема, событие, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (архивная копия, архивная выписка, архивная справка).

К запросу могут быть приложены ксерокопии документов, связанных с темой запроса.

В случае если заявителем является законный представитель лица, в отношении которого запрашиваются сведения, к запросу должны быть приложены документы, подтверждающие в соответствии с законодательством Российской Федерации его полномочия.

В случае если для предоставления государственной услуги необходимо представление документов и информации об ином лице, не являющемся заявителем, при обращении за получением государственной услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие наличие согласия указанного лица или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица, а также полномочие заявителя действовать от имени указанного лица или его законного представителя при передаче персональных данных указанного лица в орган или организацию. Указанные документы могут быть представлены в том числе в форме электронного документа.

Если запрос связан с получением сведений ограниченного доступа, заявитель прикладывает к запросу документы, подтверждающие в соответствии с законодательством Российской Федерации его полномочия.

При поступлении запроса в электронной форме заявителю в тот же день направляется уведомление о приеме запроса.

2.7. Департамент не вправе требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, которые не предусмотрены нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Краснодарского края и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственного органа, предоставляющего государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в управление делопроизводства в департаменте по собственной инициативе;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Краснодарского края.

2.8. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются:

отсутствие в запросе наименования юридического лица, для физического лица - фамилии, почтового адреса заявителя;

отсутствие у заявителя документов, подтверждающих в соответствии с законодательством Российской Федерации его полномочия как законного представителя лица, в отношении которого запрашиваются сведения;

отсутствие у заявителя, запрашивающего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

отсутствие у заявителя документов, подтверждающих в соответствии с законодательством Российской Федерации его полномочия на получение сведений ограниченного доступа.

2.9. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются следующие случаи:

текст запроса не поддается прочтению;

в запросе отсутствуют сведения, необходимые для его исполнения;

получено повторное заявление, в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства, если ранее заявителю давался письменный ответ по существу.

2.10. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

2.11. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги составляет не более 20 минут.

2.13. Запрос о предоставлении государственной услуги принимается и регистрируется в автоматизированной программе "Кодекс: Служебная переписка" уполномоченным лицом управления делопроизводства в департаменте в день поступления запроса.

2.14. Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, места ожидания и приема заявителей оборудуются стульями, столами; заявители обеспечиваются канцелярскими принадлежностями. На информационных стендах размещаются примерная форма запроса, требования к письменному запросу.

2.15. Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

2.16. Показатели доступности и качества государственной услуги. Заявитель имеет право получать государственную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги.

Заявитель вправе получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке и ходе предоставления государственной услуги. Порядок информирования заявителя о ходе предоставления государственной услуги аналогичен порядку информирования о предоставлении государственной услуги, указанному в пункте 1.3 настоящего Регламента.

Взаимодействие заявителя с должностными лицами управления делопроизводства в департаменте при предоставлении государственной услуги связано с подачей (направлением) запроса и выдачей (отправкой) результатов предоставления государственной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе
особенности выполнения административных
процедур в электронной форме

Предоставление государственной услуги включает следующие административные процедуры:

регистрацию запроса и передачу его на исполнение;

анализ тематики запроса;

подготовку и выдачу архивной копии, архивной выписки, архивной справки;

подготовку и направление ответов заявителям.

Последовательность административных процедур в виде блок-схемы предоставления государственной услуги представлена в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

3.1. Регистрация запроса и передача его на исполнение

Основанием для начала административной процедуры является регистрация запроса в приемной заместителя директора департамента, начальника управления делопроизводства в департаменте.

Поступивший запрос в тот же день регистрируется в приемной заместителя директора департамента, начальника управления делопроизводства в департаменте в автоматизированной программе.

Зарегистрированный запрос передается заместителю директора департамента, начальнику управления делопроизводства в департаменте для рассмотрения и подготовки резолюции.

Продолжительность данной административной процедуры - 2 дня.

Результатом выполнения административной процедуры является передача запроса с резолюцией в протокольный отдел управления делопроизводства в департаменте для подготовки архивной копии, архивной выписки, архивной справки либо письменного ответа заявителю.

3.2. Анализ тематики запроса

Основанием для начала административного действия является получение начальником протокольного отдела в управлении делопроизводства департамента запроса с резолюцией заместителя директора департамента, начальника управления делопроизводства в департаменте.

Начальник протокольного отдела в управлении делопроизводства департамента обеспечивает рассмотрение запроса, доведение его до исполнителей в день поступления запроса.

Работники протокольного отдела управления делопроизводства в департаменте осуществляют анализ тематики поступившего запроса. При этом определяются:

степень полноты содержащейся в запросе информации, необходимой для исполнения запроса;

место хранения документов, необходимых для исполнения запроса.

Продолжительность данной административной процедуры - 5 дней со дня поступления запроса в протокольный отдел управления делопроизводства в департаменте.

Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения:

о возможности исполнения запроса;

об отказе в предоставлении государственной услуги;

о направлении запроса в другие органы и организации.

3.3. Подготовка и выдача архивной копии, архивной выписки,
архивной справки

Согласно поступившему запросу в архиве администрации Краснодарского края проводится поисковая работа.

Продолжительность данной административной процедуры - 23 дня.

Результатом выполнения административной процедуры является выдача архивной копии, архивной выписки, архивной справки.

Архивная копия и архивная выписка изготавливаются с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии) работниками отдела машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства в департаменте. Текст архивной копии, архивной выписки должен быть четким, хорошо читаемым.

Архивная справка печатается на бланке администрации Краснодарского края.

Архивная копия, архивная выписка, архивная справка (с сопроводительным письмом для юридических лиц), заверенные установленным порядком, направляются заявителю посредством почтовой связи через отдел служебной переписки управления делопроизводства в департаменте либо в электронной форме.

При необходимости получить архивную копию, архивную выписку, архивную справку лично заявитель расписывается в журнале регистрации выдачи документов, предъявляя удостоверяющий личность документ.

3.4. Подготовка и направление ответов заявителям

3.4.1. Если в результате поисковой работы в документах архива администрации Краснодарского края установлено, что запрашиваемая информация отсутствует, заявителю направляется соответствующее уведомление.

Данная административная процедура осуществляется работниками протокольного отдела управления делопроизводства в департаменте в течение 30 дней со дня регистрации запроса в приемной начальника управления делопроизводства.

3.4.2. В случае отсутствия в архиве администрации Краснодарского края необходимых для предоставления государственной услуги документов заявителю в течение 5 дней со дня поступления запроса в протокольный отдел управления делопроизводства в департаменте направляется уведомление о направлении запроса по принадлежности в другие органы и организации Краснодарского края при наличии там документов, необходимых для исполнения запроса.

Отметка о выполнении запроса фиксируется работником приемной заместителя директора департамента, начальника управления делопроизводства в департаменте в автоматизированной программе.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Должностные лица, государственные гражданские служащие в департаменте, участвующие в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных Регламентом.

Персональная ответственность указанных лиц закрепляется в их должностных регламентах.

4.2. Текущий контроль за соблюдением сроков и последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, полнотой и качеством предоставления государственной услуги, а также принятием решений осуществляется должностным лицом департамента, ответственным за организацию работы по её предоставлению.

4.3. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги могут быть плановые и внеплановые. Плановые проверки проводятся на основании планов работы управления делопроизводства в департаменте. Внеплановые проверки проводятся при выявлении нарушений соблюдения Регламента, а также по конкретному обращению заявителя.

4.4. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия)
и решений в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) или решения департамента, должностных лиц, государственных гражданских служащих в департаменте.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края для предоставления государственной услуги;

отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края для предоставления государственной услуги;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края;

отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в департамент. Жалобы на решения, принятые заместителем управляющего делами, директором департамента подаются заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющему делами.

5.4. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации Краснодарского края, портала государственных и муниципальных услуг Краснодарского края, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.5. Жалоба должна содержать:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуется;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.6. Жалоба, поступившая в департамент, рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы департамент принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.