Административный регламент по предоставлению министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" (утв. приказом министерства культуры и архивного дела Амурской области от 27 июля 2012 г. N 193) (прекратил действие)

Административный регламент
по предоставлению министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"
(утв. приказом министерства культуры и архивного дела Амурской области
от 27 июля 2012 г. N 193)

ГАРАНТ:

Настоящий Административный регламент фактически прекратил действие в связи с принятием Административного регламента по предоставлению министерством культуры и архивного дела Амурской области государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" (утв. приказом Министерства культуры и архивного дела Амурской области от 20 июня 2016 г. N 170)

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Настоящий Административный регламент министерства культуры и архивного дела Амурской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) министерства культуры и архивного дела Амурской области (далее - министерство), а также порядок взаимодействия министерства с федеральными органами государственной власти, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и иными организациями всех организационно-правовых форм и форм собственности (далее - организации), Государственным бюджетным учреждением Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - госархив) и муниципальными архивами (архивными отделами) администраций муниципальных районов, городских округов Амурской области (далее - муниципальные архивы) и гражданами при предоставлении государственной услуги.

1.2. Описание заявителей государственной услуги

Заявителями государственной услуги являются российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства, проживающие за рубежом.

1.3. Порядок информирования о государственной услуге

1.3.1. Информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении министерства культуры и архивного дела области (далее - министерство), а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном портале Правительства Амурской области www.amurobl.ru в разделе "Административная реформа", на сайте министерства www.amurcult.ru, в информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области" по адресу: www.gu.amurobl.ru".

1.3.2. Местонахождение министерства и его почтовый адрес:

ул. Шевченко, 24, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес министерства: min-cult@cult.amurobl.ru; orgmetod.arh@mail.ru.

Справочные телефоны: (4162) 22-39-33, 22-39-51.

График работы министерства: ежедневно с 900 до 1800, перерыв на обед с 1300 до 1400. Выходные дни: суббота, воскресенье.

1.3.3. Местонахождение и график приема заявителей госархива:

ул. Пионерская, 12, г. Благовещенск, 675000.

Электронный адрес госархива: gaao12@mail.ru

Адрес официального интернет-сайта: www.amurarhiv.ru

Справочные телефоны: (4162) 51-40-56, 52-80-98

1.3.4. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в министерство.

1.3.5. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

1.3.6. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы).

1.3.7. При информировании посредством личного обращения сотрудник обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

1.3.8. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.3.9. При обращении по электронной почте ответ направляется в виде электронного документа. Досылки адресату копии ответа на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с действующим законодательством заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.Наименование государственной услуги

Административный регламент министерства культуры и архивного дела Амурской области по предоставлению государственной услуги "Организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод".

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляет министерство, во взаимодействии с федеральными органами государственной власти, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и иными организациями всех организационно-правовых форм и форм собственности (далее - организации), Государственным бюджетным учреждением Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - госархив) и муниципальными архивами (архивными отделами) администраций муниципальных районов, городских округов Амурской области (далее - муниципальные архивы).

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является, удовлетворение запроса заявителя в форме подготовки архивной справки, архивной выписки, архивной копии, или отказ в его удовлетворении при:

- отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений;

- отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

1. Архивная справка: документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основе которых она составлена;

2. Архивная выписка: документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий части текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

3. Архивная копия: дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

4. Отрицательный ответ. Составляется при:

- отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений. Оформляется на бланке архива, при необходимости ответ может быть заверен печатью архива;

- отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Оформляется на бланке архива, при необходимости ответ может быть заверен печатью архива.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Запросы, поступившие в министерство, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководство министерства вправе продлить срок исполнения запроса на 30 дней.

2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивных учреждениях области архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.

2.4.3. Запросы, поступившие в министерство, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, N 237; 31.12.2008, N 267; 21.01.2009, N 7);

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 03.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, N 31, ст. 4179);

Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);

Налоговым кодексом Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (Российская газета, 10.08.2000, N 153 - 154);

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.06.2000 N 59н "Об утверждении бланков строгой отчетности" (далее - приказ Минфина РФ N 59н);

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации N 311 от 25.12.2008 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный N 13392);

Законом Амурской области от 27.06.2005 N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области" (Амурская правда, 01.07.2005 N 128) (в редакции от 12.10.2007 N 400-ОЗ);

Положением "О министерстве культуры и архивного дела Амурской области", утвержденным постановлением губернатора Амурской области от 03.08.2007 N 448 (Вестник Администрации Амурской области от 14.08.2007 N 11) (в редакции постановления губернатора Амурской области от 18.03.2009 N 121).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос заявителя. Форма подачи запроса осуществляется по выбору заявителя: по почте, по электронной почте, при личном обращении.

2.6.2. Запрос должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

2) фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дату и место его рождения, гражданство;

3) почтовый адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;

4) суть обращения, в котором указываются сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название органа, организации, представивших к награде, их ведомственная подчиненность;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

5) личную подпись и дату (в письменном запросе).

2.6.3. Заявитель к запросу в письменной форме вправе приложить необходимые документы и материалы либо их копии, к запросу в электронной форме - необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить документы и материалы или их копии в письменной форме;

2.6.4. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.6.5. Запрещено требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.7.1. Непредставление всех необходимых сведений и документов, перечисленных в пунктах 2.6.2., 2.6.3.

2.7.2. Подача запроса и Интернет-обращения, оформленного с нарушением требований, предусмотренных пунктом 2.6. Административного регламента.

2.7.3. Также не принимаются к рассмотрению запросы, не поддающиеся прочтению, содержащие ненормативную лексику или оскорбительные высказывания.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.8.1. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- запрос о документах, не подлежащих опубликованию и содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, или сведения конфиденциального характера, или информацию, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица.

- неполнота представленных сведений для исполнения запроса.

- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

2.9. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении государственной услуги

2.9.1. Государственная услуга осуществляется на безвозмездной основе.

2.9.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов выдаются заявителям, лично обратившимся в министерство, при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Размер государственной пошлины - 300 (триста) рублей за один документ.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 20 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Поступивший запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги

Помещение для непосредственного взаимодействия должностных лиц с получателями государственной услуги должно быть организовано в виде рабочего места в кабинете.

Кабинет приема получателей государственной услуги должен быть оборудован информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Рабочее место должностного лица должно быть снабжено столом, стулом, сейфом для хранения штампа апостиля, оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

Место для приема получателей государственной услуги должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и размещения документов.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о получателях государственной услуги, одним должностным лицом одновременно ведется прием только одного получателя государственной услуги (одной пары получателей государственной услуги). Одновременное консультирование и (или) прием двух и более получателей государственной услуги (двух и более пар получателей государственной услуги) не допускается.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.13.1. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу;

- получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;

- осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту.

2.13.2. Должностные лица министерства обеспечивают:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;

- получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

2.13.3. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов являются:

- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов;

- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов;

- наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

2.14.1. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

2.14.2. При предоставлении государственной услуги в электронной форме осуществляется:

- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;

- подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и прием таких запросов и документов с использованием информационно-телекоммуникационных каналов;

- получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги;

- иные действия, необходимые для предоставления государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;

- подготовка ответов заявителям;

- проставление апостиля (при необходимости) на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных архивными учреждениями области;

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Организации, исполняющие запросы, получаемые из министерства, осуществляют следующие административные процедуры:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- направление архивных справок, архивных выписок и архивных копий в министерство для проставления апостиля (при необходимости);

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение

Поступившие в министерство из Росархива, МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы граждан регистрируются в день поступления в установленном порядке и передаются на рассмотрение министру, после чего в течение 1 рабочего дня направляются на исполнение в соответствии с резолюцией.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

3.3. Анализ тематики поступивших запросов

Специалист министерства, ответственный за предоставление государственной услуги осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в министерстве справочника и информационных материалов.

В результате анализа определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

По итогам анализа тематики поступивших запросов министерство направляет запросы или их копии со своим письмом по принадлежности в архивные учреждения области, в организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы, необходимые для исполнения запросов.

В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, министерство направляет в соответствующие организации копии запроса, анкеты.

При направлении запросов на исполнение по принадлежности, министерство, при необходимости, уведомляют соответствующие организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, по которым требуется процедура проставления апостиля.

3.5. Подготовка ответов заявителям

Подготовку ответов заявителям осуществляет министерство, иные организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующую организацию;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке министерства. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.6. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

3.6.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.6.2. Министерство в течение 3-х дней проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных архивными учреждениями области. Апостиль заверяется гербовой печатью министерства.

3.6.3. На документах, выдаваемых организациями, апостиль проставляют вышестоящие по подчиненности органы (если они имеют такое право) или управление Министерства юстиции Российской Федерации по Амурской области в установленном порядке.

3.6.4. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

3.7. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.7.1. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, требующие проставления апостиля, и предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, направляются архивными учреждениями области в адрес министерства.

3.7.2. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивными учреждениями области и организациями без проставления апостиля по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

В случае если запрос поступил из МИД России, ответ направляется непосредственно в его адрес:

Консульский департамент МИД России

1-й Неопалимовский пер., Москва, 119200

3.7.3. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами направляются организациями в МИД России.

3.7.4. В случае исполнения запроса несколькими организациями (п. 3.1.3.) все полученные от организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо отрицательные ответы министерство с сопроводительным письмом направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

3.7.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в министерство могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

3.7.6. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью или печатью организации.

Архивные справки должны оформляться на бланке учреждения, организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается руководителем учреждения, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя учреждения, организации.

3.7.7. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке учреждения, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется гербовой печатью или печатью организации.

3.7.8. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.7.9. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется начальником отдела по делам архивов министерства культуры и архивного дела Амурской области, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента.

Министерство осуществляет контроль за непосредственным исполнением запросов архивными учреждениями области.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей государственной услуги, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения получателей государственной услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц министерства и архивных учреждений области.

4.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы министерства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие министерства. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.4. По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав получателей государственной услуги, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу

5.1. Заявители имеют право на обжалование решений, действий или бездействий специалистов Министерства при предоставлении услуги в досудебном (внесудебного) порядке.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - Амурской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - Амурской области для предоставления государственной, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - Амурской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации - Амурской области;

7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы

1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего государственную услугу.

2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

3. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) министерства культуры и архивного дела Амурской области и его должностных лиц устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации

4. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного или муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в части 7 настоящей статьи, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с частью 1 настоящей статьи, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

10. Положения настоящего Федерального закона, устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении государственных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации