Постановление Губернатора Амурской области от 11 декабря 2012 г. N 23-к "О переходе на систему электронного документооборота" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Губернатора Амурской области
от 11 декабря 2012 г. N 23-к
"О переходе на систему электронного документооборота"

С изменениями и дополнениями от:

29 октября 2013 г., 11 июня 2014 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Амурской области от 11 июня 2014 г. N 10-к преамбула настоящего постановления изложена в новой редакции

См. текст преамбулы в предыдущей редакции

В целях внедрения в деятельность органов исполнительной власти области электронного документооборота, реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008 N Пр-212.

1. Утвердить прилагаемые:

Положение о системе электронного документооборота;

Абзац третий утратил силу

Информация об изменениях:

См. текст абзаца третьего пункта 1

2. Исполнительным органам государственной власти области, аппарату губернатора области и Правительства области осуществлять электронный документооборот в автоматизированной информационной системе "Дело" с момента вступления настоящего постановления в силу.

3. Управлению информатизации области (А.М. Курдюков):

создать рабочую группу;

обеспечить изучение рабочей группой опыта электронного документооборота в других регионах.

4. Рекомендовать органам местного самоуправления области:

использовать автоматизированную информационную систему "Дело" при взаимодействии с исполнительными органами государственной власти области и аппаратом губернатора области и Правительства области;

при осуществлении электронного документооборота руководствоваться Положением, утвержденным настоящим постановлением.

5. Действие настоящего постановления не распространяется на работу с документами, содержащими конфиденциальную и секретную информацию.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя председателя Правительства области М.В. Дедюшко.

О.Н. Кожемяко

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Амурской области от 11 июня 2014 г. N 10-к настоящее Положение изложено в новой редакции

См. текст Положения в предыдущей редакции

Положение
о системе электронного документооборота
(утв. постановлением Губернатора Амурской области
от 11 декабря 2012 г. N 23-к)

С изменениями и дополнениями от:

11 июня 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает цели создания системы электронного документооборота, основные функции системы электронного документооборота, обязанности участников электронного взаимодействия в системе электронного документооборота, виды и сроки хранения документов, обрабатываемых в системе электронного документооборота.

1.2. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

система электронного документооборота (далее - СЭД) - государственная автоматизированная информационная система Амурской области обмена электронными документами между участниками электронного документооборота;

участник СЭД - аппарат губернатора области и Правительства области, исполнительный орган государственной власти области, орган местного самоуправления области, территориальный орган федерального органа исполнительной власти, иные органы и организации;

уполномоченный орган СЭД - управление информатизации Амурской области;

оператор СЭД - государственное бюджетное учреждение Амурской области "Центр информационных технологий Амурской области";

пользователь СЭД - уполномоченное лицо, которому предоставляется доступ в СЭД;

системный технолог СЭД - лицо, уполномоченное участником СЭД на выполнение функций по подготовке и обеспечению функционирования СЭД на рабочих местах пользователей СЭД, сбору предложений и замечаний от пользователей СЭД для передачи оператору СЭД и проведению технического обеспечения процедур работы СЭД;

делопроизводитель СЭД - лицо, ответственное за ведение электронного документооборота участника СЭД;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения пользователя СЭД, подписывающего информацию;

ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - СКП ЭП) - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный региональным удостоверяющем центром - государственным бюджетным учреждением Амурской области "Центр информационных технологий Амурской области" или иным удостоверяющим центром, аккредитованным в порядке, установленном Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу СКП ЭП;

квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, для которой ключ проверки электронной подписи указан в СКП ЭГ1.

Иные понятия в настоящем Положении используются в значениях, определенных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Амурской области.

1.3. Целями создания СЭД являются комплексная автоматизация управления электронными документами, построение целостной информационной инфраструктуры, охватывающей участников СЭД, организация эффективного межведомственного информационного взаимодействия с использованием электронных документов, придание юридической значимости электронным документам.

1.4. Основной функцией СЭД является обеспечение передачи электронных документов между участниками СЭД, в том числе обеспечение:

доступа пользователям СЭД к электронным документам; получения, обработки и доставки электронных документов в рамках межведомственного информационного взаимодействия;

защиты электронных документов от несанкционированного доступа, искажения с момента их поступления в СЭД;

хранения электронных документов;

введения электронных документов в СЭД с бумажных и электронных носителей.

1.5. Обладателем информации, содержащейся в СЭД, является Амурская область. От имени Амурской области правомочия обладателя информации осуществляются уполномоченным органом СЭД.

1.6. Порядок доступа к информации, содержащейся в СЭД, определяется регламентом работы в СЭД, утвержденным уполномоченным органом СЭД. Информация, составляющая государственную тайну, и иная информация ограниченного доступа не должна размещаться и обрабатываться в СЭД.

1.7. Электронные документы в СЭД, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.8. Квалифицированная электронная подпись выдается должностным лицам, наделенным правом ее применения, - пользователям СЭД, зарегистрированным в Реестре уполномоченных лиц. Ведение данного Реестра и его поддержка в актуальном состоянии осуществляется управлением государственной гражданской службы аппарата губернатора области и Правительства области.

1.9. Выдача квалифицированной электронной подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Амурской области от 15.04.2013 N 164 "Об электронной подписи" и регламентом удостоверяющего центра, обеспечивающего выдачу СКГ1 ЭГ1.

1.10. Подписанный квалифицированной электронной подписью электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте его подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.

1.11. Работа пользователей СЭД осуществляется в соответствии с регламентом работы в СЭД, утвержденным уполномоченным органом СЭД.

1.12. Виды документов, обрабатываемых в СЭД, установлены Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в СЭД, прилагаемым к настоящему Положению.

1.13. Ответственность за неполноту или недостоверность информации, содержащейся в СЭД, несут пользователи СЭД, включившие в нее соответствующие сведения.

1.14. Органы местного самоуправления области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, иные органы и организации, за исключением аппарата губернатора области и Правительства области, исполнительных органов государственной власти области, становятся участниками СЭД на основе соглашений об информационном взаимодействии, заключаемых с уполномоченным органом СЭД.

II. Обязанности участников электронного взаимодействия в СЭД

2.1. Уполномоченный орган СЭД обязан: разработать и утвердить регламент работы в СЭД; обеспечивать развитие СЭД;

контролировать выполнение регламента работы в СЭД.

2.2. Оператор СЭД обязан:

организовывать работу по предоставлению доступа к СЭД; обеспечивать работоспособность серверного оборудования и серверного программного обеспечения СЭД;

обеспечивать сохранность информации, содержащейся в СЭД; обеспечивать защиту передаваемой информации от несанкционированного доступа, ее искажения или блокирования с момента поступления указанной информации в СЭД до момента ее передачи пользователю СЭД;

вводить в эксплуатацию модули СЭД;

осуществлять техническую поддержку пользователей СЭД; проводить обучение делопроизводителей СЭД и системных технологов СЭД.

2.3. Участник СЭД обязан:

назначать системного технолога СЭД и делопроизводителя СЭД; обеспечивать выполнение регламента работы в СЭД; уведомлять оператора СЭД о кадровых изменениях в соответствии с регламентом работы в СЭД;

обеспечивать обучение и консультирование пользователей СЭД по вопросам работы в СЭД;

уведомлять оператора СЭД и удостоверяющий центр о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи и не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

2.4. Системный технолог СЭД обязан:

устанавливать и настраивать клиентское программное обеспечение, необходимое для работы в СЭД;

обеспечивать устранение неисправностей, возникающих при работе в СЭД;

осуществлять администрирование СЭД в соответствии с регламентом работы в СЭД;

осуществлять ведение справочников номенклатуры дел участника СЭД.

2.5. Делопроизводитель СЭД обязан:

регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, а также иную внутреннюю документацию.

2.6. Пользователь СЭД обязан:

соблюдать требования регламента работы в СЭД;

не допускать ввод в СЭД информации, не относящейся к служебной деятельности;

не допускать ввод в СЭД информации, отнесенной к категории ограниченного доступа;

обеспечивать защиту передаваемых сведений от неправомерного доступа, уничтожения, модификации, блокирования, копирования, распространения, иных неправомерных действий с момента поступления этих сведений в собственную информационную систему до момента их передачи в СЭД;

немедленно сообщать системному технологу СЭД об обнаружении неисправностей при работе в СЭД.

Приложение
к Положению о системе
электронного документооборота

Перечень документов, создание, хранение <*>
и использование которых осуществляется в форме электронных документов в системе электронного документооборота

N п/п	Вид документа
1	2
1. Проекты документов
1.1.	Проекты правовых актов Амурской области
2. Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению
2.1.	Оперативные планы (годовые, полугодовые, квартальные, месячные, недельные) работы аппарата губернатора Амурской области и Правительства Амурской области, исполнительных органов государственной власти Амурской области
2.2.	Планы проведения мероприятий
2.3.	Отчеты о выполнении планов работы аппарата губернатора Амурской области и Правительства Амурской области, исполнительных органов государственной власти Амурской области:
	годовые, полугодовые, квартальные, месячные, недельные
3. Информационные документы
3.1.	Доклады, обзоры информационного характера
4. Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам
4.1.	Поручения Президента Российской Федерации, документы по их выполнению
4.2.	Поручения Председателя Правительства Российской Федерации, документы по их выполнению
4.3.	Поручения губернатора Амурской области, документы по их выполнению
4.4.	Протоколы планерных совещаний у руководителей по оперативным вопросам
4.5.	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп координационных и совещательных органов
5. Переписка
5.1.	Переписка с Правительством Российской Федерации по основным направлениям деятельности
5.2.	Переписка с федеральными органами государственной власти по основным направлениям деятельности
5.3.	Переписка с органами государственной власти субъектов Российской Федерации по основным вопросам деятельности
5.4.	Переписка с судебными органами по основным направлениям деятельности
5.5.	Переписка с зарубежными организациями по вопросам научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества
5.6.	Переписка с Правительством Амурской области по основным направлениям деятельности
5.7.	Переписка с контрольно-счетной палатой Амурской области по основным направлениям деятельности
5.8.	Переписка с аппаратом губернатора Амурской области и Правительства Амурской области по основным направлениям деятельности
5.9.	Переписка с исполнительными органами государственной власти Амурской области по основным направлениям деятельности
5.10.	Переписка с органами местного самоуправления Амурской области по основным вопросам деятельности
5.11.	Переписка с другими органами и организациями по основным направлениям деятельности
5.12.	Переписка по финансово-экономическим вопросам
5.13.	Переписка по организационным вопросам
5.14.	Переписка по проведению различных мероприятий
5.15.	Переписка по хозяйственным и административным вопросам
6. Обращения граждан и организаций
6.1.	Обращения граждан и организаций, рассмотренные в ходе личного приема в приемной губернатора области по приёму граждан, и документы (ответы) по их рассмотрению
6.2.	Обращения граждан и организаций (предложения, заявления, жалобы), поступившие в Правительство Амурской области, и документы (ответы) по их рассмотрению
6.3.	Обращения граждан и организаций, рассмотренные в ходе личного приема граждан в исполнительных органах государственной власти области, и документы (ответы) по их рассмотрению
6.4.	Обращения граждан и организаций (предложения, заявления, жалобы), поступившие в исполнительные органы государственной власти области, и документы (ответы) по их рассмотрению
7. Копии правовых актов
7.1.	Копии постановлений Правительства Амурской области и губернатора Амурской области
7.2.	Копии распоряжений Правительства Амурской области и губернатора Амурской области
8. Правовые акты
8.1.	Распоряжения губернатора Амурской области по основной деятельности

<*> Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

Временный порядок
организации системы электронного документооборота
(утв. постановлением Губернатора Амурской области
от 11 декабря 2012 г. N 23-к)

Утратил силу

Информация об изменениях:

См. текст Порядка