Постановление Администрации Борисоглебского муниципального района Ярославской области от 27 июля 2010 г. N 797 "Об утверждении административного регламента"

В соответствии с постановлением администрации Борисоглебского муниципального района Ярославской области от 08.07.2010 N 699 "О плане разработки административных регламентов" Администрация Борисоглебского муниципального района Ярославской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги Архивного отдела администрации Борисоглебского муниципального района "Прием и хранение документов"

2. Постановление вступает в силу с момента подписания.

и.о. главы администрации Борисоглебского муниципального района

А.К. Огурцов

Административный регламент
Архивного отдела администрации Борисоглебского муниципального района "Прием и хранение документов"

(Утв. постановлением администрации Борисоглебского муниципального района
Ярославской области от 27 июля 2010 г. N 797)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги прием и хранение документов (далее - Административный регламент), определяет порядок взаимодействия между архивом и организациями при осуществлении полномочий по приему на хранение архивных документов от физических и юридических лиц в пределах своей компетенции для систематического (далее - комплектования) архива документами Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237); (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных законом РФ о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 1, ст. 1, 2; N 4 ст. 445);

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч.1), ст. 3448);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);

- Законом Ярославской области от 03.06.2005 N 32-з "Об архивном деле в Ярославской области" ("Губернские вести", 2005, 07 июня, N 29);

- Постановлением Губернатора области от 04.04.2007 N 278 "Об утверждении Порядка разработки и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) планов мероприятий по реализации административной реформы" ("Губернские вести", 2007, 12 апреля, N 24);

- основные правила работы архивов организаций (одобрено решением коллегии Росархива 06.02.2002)

- положение об архивном отделе администрации Борисоглебского муниципального района (утверждено постановлением главы Борисоглебского муниципального района от 05.05.2006 N 258).

1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации Борисоглебского муниципального района.

При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с организациями-источниками комплектования архива, физическими лицами (фонд личного происхождения).

1.4. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является прием на хранение документов в архивный отдел администрации Борисоглебского муниципального района.

1.5. Получателями муниципальной услуги являются:

- учреждения;

- организации и предприятия;

- общественные организации и объединения;

- физические лица

Организации, включенные в список источников комплектования архивного отдела передают документы на хранение в соответствии с условиями соглашения о взаимодействиях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства.

1.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение пользователя с указанием полного наименования юридического лица, (Ф.И.О. физического лица) его почтовый и /или электронный адрес, номера контактных телефонов. Одновременно с письменным обращением заявителя предоставляют описи дел, передаваемых на хранение, в количестве 3-х экземпляров. Описи дел должны быть составлены с учетом установленных требований и согласованы с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области, которая находится по адресу: ул. Советская, 68, г. Ярославль, 150003. В письменном обращении пользователя должны быть указаны: наименование юридического лица на бланке организации, (Ф.И.О. физического лица) почтовый и/или электронный адрес пользователя, номер контактного телефона; подпись должностного лица и печать организации; дата отправления.

1.7. Работа по экспертизе ценности документов, архивно-технической обработке, передаваемых на хранение, их описанию, согласованию описей, транспортировке документов осуществляется передающей стороной, предоставления муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1.Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации Борисоглебского муниципального района при личном обращении пользователя или по почте по адресу: Советская площадь, 1, пос. Борисоглебский, Ярославская область, 152170

Телефон архивного отдела оказывающего муниципальную услугу 8 (48539) 2-13-97 архивный отдел.

График работы (приемные дни) без предварительной записи:

Понедельник- пятница - 8.00 - 17.00.

Обед - 12.00 - 13.00.

Прием ведется в кабинете заведующего по адресу:

Советская площадь, 1, пос. Борисоглебский, Ярославская область, 152170.

Консультация по предоставлению муниципальной услуги производится заведующим архивным отделом по телефону, при личном обращении пользователя.

Пользователь может получить информацию об оказании муниципальной услуги по телефону, письменному обращению, лично обратиться в архивный отдел.

При ответе на телефонные звонки заведующий архивным отделом подробно, в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонные звонки должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. Ответ по письменным обращениям излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес пользователей в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения. По обращениям, полученным по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес пользователей в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

Физические и юридические лица, обратившиеся в архивный отдел за получением муниципальной услуги, могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, на основании настоящего Регламента, устно или письменно в администрацию Борисоглебского муниципального района непосредственно к Главе муниципального района. В письменной жалобе указываются: полное наименование заявителя органа или организации, физического лица (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации), почтовый адрес, предмет жалобы, подпись. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней с момента регистрации. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений и привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.

2.2. Сроки исполнения муниципальной услуги.

Обращение заинтересованного лица должно быть рассмотрено заведующим архивным отделом в течение 2-х рабочих дней его поступления и о результатах рассмотрения сообщено заинтересованной организации не позднее, чем через 4 рабочих дня с момента обращения.

В соответствии с п. 4.4.1. "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, основания приостановления муниципальной услуги.

- не проведена экспертиза ценности документов;

- документы, не прошедшие архивно-техническую обработку;

- документы должны быть упакованы в коробки или связки

Отказ в предоставлении муниципальной услуги возможен в случае, если нарушения, явившиеся основанием для приостановления муниципальной услуги, не устранены в течение 10 дней.

- к документам должен быть научно-справочный аппарат.

По результатам предоставления муниципальной услуги выдается акт приема-передачи документов.

Максимальное время ожидания в очереди заявителями при подаче и при получении документа составляет 30 минут.

Прием заявителя проводит заведующий в течение 20 минут.

2.3. Документы должны передаваться:

- прошедшие экспертизу ценности документов;

- прошедшие архивно-техническую обработку;

- составлен научно-справочный аппарат к передаваемым документам

- документы должны быть упакованы в коробки или связки

2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

- наличие комнаты для приема пользователей и хранения представленных ими документов.

- для ожидания приема заявителем, заполнения необходимых для исполнения муниципальной функции документов отводится место, оборудованное столом, стульями, необходимыми канцелярскими принадлежностями (для возможности оформления документов).

- перед зданием архивного отдела имеется бесплатное парковочное место для автомобилей.

- при входе в здание имеется вывеска "Администрация Борисоглебского муниципального района "архивный отдел".

3. Административные процедуры

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявления заинтересованного лица;

- принятие решения о предоставлении муниципальной услуги по приему документов на хранение;

- проверка физического состояния документов, сверка с описями дел и составление акта приема-передачи документов на хранение в архивный отдел;

- внесение данных о принятых документов в учетные документы архивного отдела: книгу учета поступления документов, список фондов (если заинтересованные организации не имеют ранее созданного архивного фонда), карточку фонда, лист фонда, реестр описей, базу данных "Архивный фонд";

- проставление архивных шрифтов на принятых делах, состоящих из указания фонда, в котором будут храниться принятые документы, номера описи, номера дел по описи;

- формирование дел в связки или коробки, написание и прикрепление архивных ярлыков с указанием номера и наименование фонда, номера описи, номеров дел, номера связки;

- размещение связок или коробок в архивохранилище архивного отдела, внесение дополнений в постеллажные топографические указатели.

3.2. Прием и регистрация обращения заинтересованного лица осуществляется архивным отделом администрации Борисоглебского муниципального района по адресу: Советская площадь,1, пос. Борисоглебский, Ярославская область, телефон для справок: 8 (48539) 2-13-97.

Регистрация обращения осуществляется в день поступления обращения.

3.3. Заведующий архивным отделом при получении заявления, проверяет наличие прилагаемых документов, их комплектность.

При отсутствии документов или их некомплектность заведующий архивным отделом информирует об этом заявителя по указанному контактному телефону. Предоставление муниципальной услуги приостанавливается. В случае не представления недостающих документов в течение 10 дней, в адрес заявителя направляется письменное уведомление с отказом в предоставлении муниципальной услуги. Уведомление направляется в адрес заинтересованной организации по почте не позднее 3-х дней с момента истечения 10-дневного срока ожидания.

3.4. При поступлении прилагаемых документов полностью заведующий архивным отделом устно согласовывает дату передачи документов с представителем заинтересованной организации по указанному контактному телефону.

3.5. При поступлении документов в архивный отдел заведующий архивным отделом осуществляет проверку физического состояния документов и поединичную сверку поступивших документов с описями дел. При отсутствии дел или несоответствии заголовков переданных дел заголовкам дел, указанным в описи, а также при поступлении дел, не включенных в прилагаемые описи заявителю в течение 3-х рабочих дней направляется уведомление о приостановлении представления муниципальной услуги с указанными недостатками и сроком их устранений.

3.6. В течение 10-дневного срока с момента отправления уведомления заявитель обязан представить в архивный отдел недостающие документы, либо письменное объяснение о причинах их отсутствия или несоответствии заголовков переданных дел заголовкам дел, указанным в описи, а также о причинах не включения переданных дел в прилагаемые описи дел. В случае, если заявителем не устранены недостатки или не получено письменное объяснение, то в предоставлении муниципальной услуги ему отказывается, документы считаются не переданными на хранение.

3.7. После получения объяснения причин отсутствия дел или несоответствия заголовков дел заголовками, указанными в описи, а также о причинах передачи дел, не включенных в описи, заведующий архивным отделом в конце каждого экземпляра описи делает новую итоговую запись о фактическом количестве переданных дел, перечисляются номера дел, не поступивших на хранение, указываются присвоенные литерные номера дел, не включенных в опись.

3.8. После сверки наличия дел с описью заведующим архивным отделом составляется акт приема-передачи документов на постоянное хранение по установленной форме. Акт подписывается заявителем, заведующим архивным отделом и утверждается управляющим делами администрации Борисоглебского муниципального района. Подписи заверяются печатями заявителя-юридического лица, администрации Борисоглебского муниципального района.

3.9. После подписания акта заведующим архивным отделом вносятся соответствующие записи в книгу учета поступлений документов, карточку фонда, лист фонда, список фондов, реестр описей, базу данных "Архивный фонд".

Один экземпляр подписанного и утвержденного акта передается заявителю, второй экземпляр помещается в дело фондов, в котором будут храниться принятые документы.

3.10. На принятых документах проставляются шифры в соответствии с установленными требованиями, с указанием номера фонда, номера описи и номеров дел по описи, документы формируются в связки или архивные коробки. На каждую связку или коробку надписывается и прикрепляется архивный ярлык с обозначением номера фонда, наименования фонда, номера описи, указанием периода (лет), за который документы сформированы в связку (коробку), номеров дел, номера связки. Сформированные связки помещаются в архивохранилище архивного отдела, после чего в базе данных и постеллажных топографических указателях делаются отметки о местонахождении документов.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги.

4.1. Заведующий архивным отделом, управляющий делами администрации Борисоглебского муниципального района в своей компетенции осуществляют текущий контроль за соблюдением порядка предоставления муниципальной услуги.

4.2. Физические и юридические лица, обратившиеся в архивный отдел по вопросу приема архивных документов, могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной услуги, на основании настоящего Регламента, устно или письменно в администрацию Борисоглебского муниципального района непосредственно к Главе муниципального района

Телефон: 8 (48539) 2-25-53, приемная администрации.

5. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.1. Заявитель имеет право на судебное и досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействие) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть:

- отказ в предоставлении муниципальной услуги по основаниям, изложенным

в пункте 2.2 раздела 2 Административного регламента.

- нарушение установленного срока предоставления муниципальной услуги и

иные нарушения требований Административного регламента.

- неправомерное приостановление предоставления муниципальной услуги.

5.3. Заявители имеют право обратиться в администрацию Борисоглебского района с жалобой лично или направить письменную жалобу.

Письменная жалоба должна содержать фамилию, имя, отчество заявителя, сведения об адресате для направления ответа, подпись заявителя.

Личный приём заявителей проводит Глава Борисоглебского муниципального района.

Приём жалоб осуществляется секретарем Главы Борисоглебского муниципального района, с понедельника по пятницу с 8.00 до 17.00, обед с 12.00 до 13.00, в здании администрации Борисоглебского муниципального района по адресу: Ярославская область, пос. Борисоглебский, ул. Транспортная, д.1, телефон: 2-25-53, адрес электронной почты okrug@borg.adm.yar.ru

5.4. Заявитель вправе обратиться с жалобой непосредственно к должностному лицу, допустившему, по его мнению, нарушение Административного регламента, совершившему действия (бездействие) или принявшему решение, предположительно нарушающие права и законные интересы заявителя. Рассмотрение жалобы должностным лицом осуществляется в порядке, предусмотренном данным разделом Административного регламента.

5.5. Для обжалования действий (бездействия) и решений, осуществленных (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, заявитель вправе по письменному заявлению получить в администрации Борисоглебского муниципального района копии документов и информацию, необходимые для обоснования и рассмотрения его жалобы.

5.6. О результатах рассмотрения жалобы гражданин информируется в письменной форме.

Письменный ответ направляется в течение 30 календарных дней с момента регистрации жалобы в администрации Борисоглебского муниципального района.

В случае рассмотрения вторичной или ранее отклоненной жалобы письменный ответ направляется в течение 15 календарных дней после регистрации жалобы в администрации Борисоглебского муниципального района.

5.7. Основанием для отказа заявителю в рассмотрении жалобы в администрации Борисоглебского муниципального района является отсутствие сведений о заявителе, указанных в пункте 5.3 данного раздела Административного регламента, об обжалуемом решении или действии (бездействии) архивного отдела или должностного лица.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

В том случае, если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение в администрацию Борисоглебского муниципального района, должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В перечисленных случаях соответствующее уведомление направляется заявителю в срок не позднее 15 календарных дней с момента получения жалобы.

5.8. За допущенные нарушения Административного регламента, за не обоснованный отказ от рассмотрения жалобы (заявления, обращения) и отказ от её (их) удовлетворения в случае, если это происходит неоднократно или систематически, виновные должностные лица несут дисциплинарную ответственность.

5.9. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, осуществленные (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке в Борисоглебском районном суде, по адресу: ул. Профессиональная, д.14, пос. Борисоглебский, Ярославская область.