Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Прием документов на постоянное хранение от юридических и физических лиц"

Приложение
к постановлению
Администрации Тутаевского
муниципального района
Ярославской области
от 23 августа 2010 г. N 286

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Прием документов на постоянное хранение от юридических и физических лиц"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по приему документов на постоянное хранение от юридических и физических лиц (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (далее административные процедуры), а также порядок взаимодействия с ведомственными архивами, собственниками или владельцами архивных документов.

1.2. Предоставление муниципальной услуги по приему документов на постоянное хранение от юридических и физических лиц осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131 - ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Федеральным законом от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)";

- Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

- Уставом Тутаевского муниципального района.

1.3. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом Администрации Тутаевского муниципального района (далее - архивный отдел).

1.4. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является прием документов на хранение в архивный отдел.

1.5. Потребителями муниципальной услуги являются организации, учреждения и предприятия, являющиеся источниками комплектования архивных фондов архивного отдела; ликвидирующиеся юридические лица, в случае прекращения своей деятельности; граждане, в случае заключения соответствующего договора.

1.6. Способы предоставления пакета документов и получения результата предоставления муниципальной услуги.

Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, представляются в архивный отдел при личном посещении.

Информация о результатах исполнения муниципальной услуги доводится до потребителя муниципальной услуги различными способами с учетом пожеланий, высказанных потребителем при подаче документов для предоставления муниципальной услуги:

- при личном посещении архивного отдела в установленный срок;

- письмом по почте.

1.7. Требования к оформлению документов для предоставления муниципальной услуги.

1.7.1. При сдаче документов в архивный отдел составляется акт приема - передачи документов на постоянное хранение, в котором указывается название и номера описей дел, количество экземпляров описей, количество дел в описи. Акт приема-передачи подписывается двумя сторонами, утверждается начальником архивного отдела.

1.7.2. Документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решение суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства.

Документом, подтверждающим факт прекращения предпринимательской деятельности гражданином, может быть копия "Свидетельства о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя", решение суда о признании его несостоятельным (банкротом) или о прекращении деятельности данного лица в качестве индивидуального предпринимателя в принудительном порядке.

1.7.3. Оформление описей дел.

Описи дел оформляются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта размером N 14, подписываются составителем описи и заверяются печатью организации, согласуются с экспертной комиссией организации, учреждения, утверждаются руководителем организации, учреждения после утверждения (согласования) экспертно-проверочной методической комиссии Управления по делам архивов Правительства Ярославской области.

Справочно-поисковые средства к описи состоят из титульного листа, предисловия, содержания (оглавления), списка сокращений, указателей.

На титульном листе описи дел помещаются: полное название архивного отдела, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официально принятого сокращенного названия, названия его вышестоящей организации (для муниципальных организаций), местонахождения (город (село), район, область), крайних дат существования.

Номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в архивном отделе.

1.7.4. Оформление исторической справки.

При первом поступлении документов в архивный отдел представляется историческая справка.

Историческая справка содержит сведения по истории юридического лица и включает: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации предшественника и правопреемника.

Сведения по истории архивного фонда включают дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка подписывается составителем описи и заверяется руководителем юридического лица - пользователем муниципальной услуги.

Сведения о физическом лице - фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты рождения и смерти, профессия, данные о служебной и общественной деятельности).

Сведения о физическом лице, занимавшемся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, включают: даты регистрации начала и прекращения деятельности, основные направления деятельности.

1.7.5. Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия. Справка составляется на бланке организации, подписывается составителем описи и заверяется руководителем юридического лица.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга по приему документов на постоянное хранение от юридических и физических лиц предоставляется архивным отделом при личном обращении граждан и представителей юридических лиц или по почте по адресу: 152303, Ярославская область г. Тутаев, ул. Комсомольская, 97.

Электронный адрес:ivn@tutaevmail.adm.yar.ru

Телефон для справок (485-33) 7-60-33.

Часы приема Архивного отдела: понедельник, среда, четверг с 08-00 до 17-00 (перерыв с 12.00 до 13.00).

Режим работы Архивного отдела:

Понедельник	8.00 - 17.00 (перерыв 12.00-13.00)
Вторник	8.00 - 17.00 (перерыв 12.00-13.00)
Среда	8.00 - 17.00 (перерыв 12.00-13.00)
Четверг	8.00 - 17.00 (перерыв 12.00-13.00)
Пятница	8.00 - 16.00 (перерыв 12.00-13.00)
Суббота	выходной день
Воскресенье	выходной день

Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться Архивным отделом:

1) по устному обращению;

2) по телефону;

3) по письменному обращению.

Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами Архивного отдела при непосредственном личном контакте с потребителями результата предоставления муниципальной услуги, с использованием почтовой, телефонной связи, при их непосредственном обращении.

При консультировании по телефону сотрудник Архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в которое обратилось заинтересованное лицо, а затем - в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора специалист должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка специалист отдела проводит личный прием граждан, специалист вправе предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист отдела, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать). Разговор не должен продолжаться более 15 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

При консультировании посредством индивидуального устного информирования сотрудник Архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

Время ожидания консультации не должно превышать 30 минут.

Время, отведенное для информирования получателя услуги - не более 15 минут.

Специалист отдела не вправе осуществлять информирование, выходящее за рамки информирования, влияющего прямо или косвенно на результат предоставления услуги.

Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц осуществляется путем почтовых отправлений либо предоставляется лично потребителю муниципальной услуги.

Начальник отдела рассматривает обращение лично либо передает обращение специалисту отдела для подготовки ответа.

Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты представления обращения.

Юридические и физические лица, обратившиеся в архивный отдел, в обязательном порядке информируются специалистами архивного отдела:

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке предоставления муниципальной услуги.

2.2. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

- истечение сроков ведомственного хранения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации;

- ликвидация юридического лица.

Для получения муниципальной услуги организации - источники комплектования архивных фондов архивного отдела представляют следующие документы:

- описи дел постоянного хранения (в 4-х экземплярах), утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов Правительства Ярославской области, и по личному составу (в 3-х экземплярах), согласованные с экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов Правительства Ярославской области, и справочно-поисковые средства к ним;

- историческую справку о юридическом лице (при первом приеме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены;

- выписку из протокола заседания экспертной комиссии учреждения (организации, предприятия) о рассмотрении описей дел.

Для получения муниципальной услуги ликвидирующиеся юридические лица, в случае прекращения своей деятельности, представляют в архивный отдел следующие документы:

- заявление о приеме документов, содержащее наименование юридического лица, либо фамилию, имя, отчество, должность соответствующего должностного лица; почтовый адрес, в том числе адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ; при наличии контактный телефон; подпись, дату.

- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица (заверенная копия);

- описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах), согласованные с экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов Правительства Ярославской области, и справочно-поисковые средства к ним;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.3. Организация приема заявителей

Прием потребителей муниципальной услуги ведется по предварительной договоренности с начальником архивного отдела и согласно плану работы архивного отдела на текущий год.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается архивным отделом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.

2.5. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:

- до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций - источников комплектования архивных фондов архивного отдела);

- отсутствие у потребителя муниципальной услуги документов, подтверждающих факт ликвидации юридического лица;

- отказа упорядочить документы в соответствии с требованиями "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, и библиотеках, организациях Российской академии наук".

2.6. Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги

Прием граждан для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графику работы Архивного отдела, указанному в пункте 2.1. настоящего Административного регламента.

Место предоставления муниципальной услуги оборудуется средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, в зимнее время отапливается.

Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами. Должно быть оборудовано место для приёма и ожидания посетителей.

2.7. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги, установленные законодательством

2.7.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.7.2. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств юридических и физических лиц, передающих указанные документы.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по приему документов на постоянное хранение от юридических и физических лиц включает в себя следующие административные процедуры:

- составление плана-графика приема архивных документов от юридических и физических лиц - источников комплектования архивного отдела, регистрация заявления потребителя муниципальной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела);

- анализ документов, предоставленных потребителем муниципальной услуги;

- заключение договора между архивным отделом и негосударственной организацией или физическим лицом;

- направление описей дел, исторических справок, предоставленных потребителем муниципальной услуги, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Правительства Ярославской области;

- оказание методической помощи в подготовке дел и учетных документов к передаче на постоянное хранение, организации проверки наличия и физического состояния дел, оформлении документов по подготовке к передаче на хранение, проведении розыска необнаруженных дел с оформлением соответствующих документов (в случае необходимости);

- прием документов юридического или физического лица на постоянное хранение в архивный отдел.

3.2. Составление плана-графика архивных документов, регистрация заявления потребителя муниципальной услуги

Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является утверждение плана-графика приема архивных документов (для юридических и физических лиц - источников комплектования архивных фондов архивного отдела), регистрация заявления потребителя муниципальной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архивных фондов архивного отдела).

План-график приема документов Архивного фонда Российской Федерации от юридических и физических лиц составляется в архивном отделе один раз в год на основе анализа сроков ведомственного хранения архивных документов, а также условий их хранения.

Юридические и физические лица, включенные в план-график на очередной год, информируются об истечении срока ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации организации процедуры приема-передачи дел на хранение в архивный отдел до утверждения плана-графика. Сроки приема документов могут быть скорректированы по заявлению юридических или физических лиц.

План-график утверждается начальником архивного отдела до 1 декабря года, предшествующего планируемому году.

Начальник архивного отдела, ведущий прием потребителей муниципальной услуги, осуществляет регистрацию заявления в журнале регистрации.

3.3. Анализ документов, представленных потребителем муниципальной услуги

Начальник архивного отдела осуществляет анализ документов, предоставленных потребителем муниципальной услуги.

В ходе анализа документов, представленных потребителем муниципальной услуги, определяется:

- правомочность получения заявителем муниципальной услуги;

- качество составления описей дел, исторической справки (или дополнения к исторической справке);

- объем архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел;

- возможные сроки приема документов на хранение в архивный отдел.

По итогам анализа документов начальник архивного отдела в течение 10 дней с момента регистрации представленных документов:

- определяет порядок организации (фондирования) документов юридического или физического лица, присвоения номеров описям дел;

- в случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки, информирует об этом потребителя муниципальной услуги и отправляет документы на доработку;

- в случае если физическое лицо не является источником комплектования архивного отдела, готовит проект договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;

- информирует потребителя муниципальной услуги о принятом решении;

- в течение 10 дней с момента регистрации документов направляет описи дел и историческую справку (дополнение к исторической справке) с сопроводительным письмом на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Управления по делам архивов Правительства Ярославской области.

3.4. Оказание методической помощи в подготовке дел и учетных документов

Архивный отдел оказывает методическую помощь в подготовке дел к передаче на постоянное хранение путем ознакомления специалистов организаций - источников комплектования с действующими нормами и правилами хранения и комплектования архивных документов, проводит консультативные беседы с данными специалистами. При необходимости проводит наглядное ознакомление с делами и документами, находящимися на хранении в архивном отделе.

Архивный отдел оказывает организациям - источникам комплектования методическую помощь в подготовке комплекта учетных документов, разъясняет организацию их действий.

3.5. Прием документов юридического или физического лица на постоянное хранение в архивный отдел Администрации

Прием документов юридического или физического лица на хранение в архивный отдел осуществляется в соответствии с утвержденным планом-графиком или на основании договора между архивным отделом и юридическим или физическим лицом.

Документы на постоянное хранение в архивный отдел принимаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

Специалист архивного отдела проводит проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, описей дел и справочно-поисковых средств к ним.

На всех экземплярах описей дел делаются отметки о приеме архивных документов. При отсутствии дел, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены заверенными копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, второй экземпляр, заверенный подписью начальника архивного отдела, выдается (направляется) потребителю муниципальной услуги.

Муниципальная услуга считается предоставленной, если документы потребителя муниципальной услуги приняты на хранение в архивный отдел.

3.6. Порядок учета документов

Учет документов ведется с целью определения их количества и состава в установленных единицах учета и отражения этого количества и состава в учетных документах. Учету подлежат все хранящиеся в архивном отделе документы.

Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. На каждый поступивший документ наносится архивный шифр. Архивный шифр состоит из номера архивного фонда, номера описи, номера дела. Архивный шифр наносится с помощью печати в правом верхнем и в левом нижнем углу каждого поступившего дела.

Специалист архивного отдела при принятии новых документов проверяет качество оформления дел, количество и нумерацию листов.

Все принятые в архив документы вносятся в книгу учета поступлений документов. В книгу учета поступлений документов специалист последовательно вносит все первичные и повторные поступления документов. На 01 января каждого года подводится итог количества поступивших за год документов.

В список фондов фонд записывается только один раз - при первом поступлении в архив. При последующих поступлениях документов изменения вносятся в образованный ранее фонд.

В случае обнаружения повреждений документов составляется акт о неисправимых повреждениях документов, который подписывается руководителем предприятия, которое сдает документы на хранение в архивный отдел, с одной стороны, и начальником архивного отдела - с другой. На основании акта вносятся изменения в учетные документы.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом, курирующим работу архивного отдела, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела Администрации Тутаевского муниципального района. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя. Результаты проверки оформляются справкой, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

Действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.

Во внесудебном порядке юридические лица, граждане вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), к Главе Тутаевского муниципального района. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает: название юридического лица или фамилию, имя, отчество физического лица; почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; изложение сути жалобы; фамилия, имя, отчество должностного лица, действие или бездействие которого обжалуется; личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.

Ответ на жалобу не дается в случаях:

- если в письменной жалобе не указаны название юридического лица - инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;

- если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Место обращения заявителя с жалобой - Администрация Тутаевского муниципального района (г. Тутаев, ул. Кирова, 35, Глава Тутаевского муниципального района).

Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Место нахождения Тутаевского городского суда: г. Тутаев, ул.Советская, 7.