Приказ заместителя Губернатора Ярославской области от 3 февраля 2011 г. N 1 "Об утверждении базовых требований к качеству предоставления государственной услуги "Приём на хранение документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов от юридических и физических лиц" (с изменениями и дополнениями)

Приказ заместителя Губернатора Ярославской области
от 3 февраля 2011 г. N 1
"Об утверждении базовых требований к качеству предоставления государственной услуги "Приём на хранение документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов от юридических и физических лиц"

С изменениями и дополнениями от:

1 апреля 2011 г.

В соответствии с постановлением Правительства области от 10.12.2008 N 629-п "Об областной целевой программе "Реформирование региональных финансов Ярославской области" на 2008-2011 годы", постановлением Правительства области от 09.07.2009 N 700-п "О реестре государственных услуг Ярославской области", приказываю:

1. Утвердить базовые требования к качеству предоставления государственной услуги "Приём на хранение документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов от юридических и физических лиц" (прилагаются).

Информация об изменениях:

Приказом заместителя Губернатора Ярославской области от 1 апреля 2011 г. N 2 в пункт 2 настоящего приказа внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления по делам архивов Е.Л. Гузанова.

Заместитель Губернатора области

С.В. Берёзкин

Требования
к качеству предоставления государственной услуги "Прием на хранение документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов от юридических и физических лиц"
(утв. приказом Правительства Ярославской области от 3 февраля 2011 г. N 1)

С изменениями и дополнениями от:

1 апреля 2011 г.

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги - услуги "Прием на хранение документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов от юридических и физических лиц".

1.2. Получатели государственной услуги - органы государственной власти Ярославской области, государственные учреждения Ярославской области, частные организации, предприятия, физические лица.

2. Нормативно-правовое регулирование государственной услуги

Предоставление государственных услуг регулируется следующими нормативно-правовыми документами:

- Конституция Российской Федерации;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Бюджетный кодекс Российской Федерации;

- Налоговый кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008);

- Положение о Министерстве культуры Российской Федерации (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406, ред. от 15.06.2009);

- Положение о Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 407, ред. от 27.01.2009);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный N 9059; с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 N 68, зарегистрирован в Минюсте России от 05.05.2009, регистрационный N 13893);

- Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 N 61, зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный N 1344);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного приказа следует читать как "11.03.97"

- Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг (утверждены приказом Федеральной архивной службы России, Министерства юстиции Российской Федерации от 02.08.1999 N 38/230);

- Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176);

- Классификационный перечень работ, выполняемых в государственных архивах;

- Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (М., 2007);

- Тарифно-квалификационные характеристики по должностям бюджетных учреждений и организаций системы Государственной архивной службы Российской Федерации (приложение N 5 к приказу Роскомархива от 09.12.92 N 226);

- Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.01.2009 N 3, зарегистрирован в Минюсте России 04.05.2009, регистрационный N 13882);

- СНиП 2.08.02-89 "Общественные здания и сооружения";

- СНиП 2.04.05-91 "Отопление, вентиляция, кондиционирование ";

- СНиП 21-01-97 "Система нормативных документов в строительстве. Строительные нормы и правила Российской Федерации. Пожарная безопасность зданий и сооружений";

- Правила устройства электроустановок (утверждены министром топлива и энергетики 06.10.99);

- СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы";

- Закон Ярославской области от 06.05.2010 N 12-з "О государственных информационных ресурсах Ярославской области";

- Постановление Губернатора Ярославской области N 141 от 22.02.2008 "Об управлении по делам архивов Правительства области";

- Постановление Губернатора Ярославской области N 445 от 17.06.2008 "Об образовании областной межведомственной комиссии по рассекречиванию документов и о признании утратившими силу отдельных постановлений Губернатора области";

- Постановление Правительства Ярославской области N 363 от 19.08.2008 "Об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области";

- Постановление Губернатора Ярославской области N 695 от 21.12.2009 "Об утверждении методик оценки и прогноза потребности в государственных услугах, предоставляемых управлением по делам архивов Правительства Ярославской области и ГУ ЯО "Государственный архив Ярославской области".

3. Состав государственной услуги

Детальное описание состава и содержания государственной услуги закреплено в п. п. 4.1 - 4.9 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

4. Показатели качества государственной услуги

Информация об изменениях:

Приказом заместителя Губернатора Ярославской области от 1 апреля 2011 г. N 2 в пункт 4.1 раздела 4 настоящих Требований внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Требования к организации предоставления государственной услуги.

4.1.1. Требования к месту расположения учреждения, оказывающего услугу - транспортная и пешеходная доступность Государственного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" (далее - архив).

4.1.2. Требования к зданиям и сооружениям - архив должен быть размещён в специально предназначенных или приспособленных зданиях и помещениях с учетом требований СНиП, п. 2.11.1.1 и 2.11.2.2 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". Входы в здания должны быть обозначены соответствующими табличками с указанием полного наименования архива.

4.1.3. Требования к помещениям - оборудование и оснащение помещений должно соответствовать требованиям СанПиН, противопожарной безопасности и охраны труда.

4.1.4. Требования к материально-техническому обеспечению архива должны включать:

- средства хранения и мебель: стационарные и передвижные металлические архивные стеллажи, первичные средства хранения (архивные коробки, футляры и т.д.), каталожные шкафы, сейфы для хранения отдельных категорий архивных документов, столы, стулья;

- информационно-коммуникативные средства: компьютеры в комплектации, принтеры, телефоны,

- оборудование для просмотра и контроля состояния аудиовизуальных документов;

- современные программные средства, необходимые для обеспечения всех видов деятельности архива.

Количество оборудования материально-технического оснащения архива определяется исходя из технологических потребностей архива. Программное обеспечение, устанавливаемое на компьютерах в архиве, должно соответствовать требованиям действующих нормативных документов, регламентирующих соответствующую сферу деятельности.

4.1.5. Требования к персоналу.

- нормативная потребность в штатных работниках определяется исходя из основных показателей деятельности архива (объема хранящихся архивных документов, количества запросов пользователей) на основе конкретных расчетов с учетом бюджета рабочего времени, действующих норм временя и выработки, в соответствии с рекомендациями отраслевых методических центров и государственного задания.

- уровень профессиональной компетентности специалистов архива должен соответствовать квалификационным требованиям и должностным инструкциям, устанавливаемым для каждой категории работников нормативными документами,

- не реже одного раза в три года руководители архива и структурных подразделений архива должны проходить повышение квалификации и аттестацию.

4.2. Требования к процессу предоставления государственной услуги.

4.2.1. При предоставлении государственной услуги поставщик выполняет следующие действия:

- прием и регистрация письма заинтересованной организации (заявления заинтересованного гражданина) в канцелярии архива;

- рассмотрение письма (заявления) руководством архива;

- направление письма (заявления) на исполнение в соответствующее подразделение (непосредственному исполнителю);

- составление исполнителем письма с мотивированным отказом в предоставлении услуги (в установленных случаях);

- проверка исполнителем соответствия письма заинтересованной организации согласованному плану-графику приема архивных документов;

- проверка исполнителем научно-справочного аппарата на передаваемый комплекс архивных документов:

- проверка исполнителем физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, проверка комплектности учетных документов;

- поединичный прием исполнителем дел, проставление отметок о приеме на всех экземплярах описей дел, составление новых итоговых записей при отсутствии отдельных дел, указанных в описи;

- оформление исполнителем акта приема-передачи документов на хранение;

- составление уполномоченным должностным лицом договора дарения (купли-продажи) при приеме архивных документов от граждан;

- оформление исполнителем акта приема на хранение документов личного происхождения;

- составление исполнителем акта возврата архивных документов собственнику (в установленных случаях);

- подписание руководством архива.

4.2.2. При получении государственной услуги получатель выполняет следующие действия:

- направляет по почте или представляет лично в архив заявление (письмо на официальном бланке), которое должно содержать наименование юридического лица (для гражданина - фамилию, имя, отчество), почтовый адрес и другие установленные реквизиты, сведения об истечении сроков временного хранения архивных документов, предполагаемых к передаче в архив, сроках передачи в соответствии с планом-графиком, количестве дел (единиц хранения) и хронологическом периоде архивных документов, быть подписано руководителем организации (гражданином);

- провести собственными силами и за собственный счет работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой;

- подписать (в установленных случаях) договоры дарения (купли-продажи), утвердить акты приема (приема-передачи).

4.3. Требования к результату оказания государственной услуги.

4.3.1. Непосредственным результатом оказания государственной услуги является прием на хранение в архив комплекса архивных документов.

4.3.2. Показатели качества результата государственной услуги:

- объем документов, принятых в течение года на постоянное хранение (единицы хранения);

- доля принятых на постоянное хранение документов от общего объема документов, подлежащих приёму в установленные сроки, должна составлять не менее 90%.

5. Порядок оказания государственной услуги

5.1. Порядок информирования об услуге:

В общедоступной зоне в архиве (доступном для посетителей месте), на сайте архива (при его наличии) должна быть размещена следующая информация:

- информация о наименовании учреждения и режиме его работы;

- полный перечень оказываемых услуг с указанием их стоимости;

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

- информация о времени и месте приема посетителей;

- информация о номерах телефонов и электронном адресе учреждения;

- извлечения из законодательных, нормативных и локальных актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

- информация о способах доведения получателями государственной услуги своих отзывов, замечаний и предложений о работе учреждения.

Специалисты архива, непосредственно взаимодействующие с посетителями архива, должны иметь нагрудные карточки с указанием фамилии, имени и отчества.

Информация об изменениях:

Приказом заместителя Губернатора Ярославской области от 1 апреля 2011 г. N 2 в пункт 5.2 раздела 5 настоящих Требований внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Данные о поставщиках услуги:

- Государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"

5.3. Условия предоставления услуги либо отказа в ее предоставлении.

Основанием отказа в предоставлении государственной услуги, в том числе в приеме заявления (письма), является:

- отсутствие в заявлении (письме) необходимых сведений;

- отсутствие в архиве свободных площадей архивохранилищ.

5.4. Порядок обжалования получателем услуги действий поставщика.

Заявитель (пользователь) может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления государственной услуги.

Действия (бездействие) ответственных исполнителей могут быть обжалованы:

- директору архива;

- учредителю (Правительству Ярославской области);

- в судебном порядке.

Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Директор архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает решение об удовлетворении требований обратившегося либо об отказе в их удовлетворении.

Письменная жалоба, поступившая в архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В случае если в письменной жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Жалоба, в которой обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему жалобу, с разъяснением порядка обжалования данного решения.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу любого должностного лица, а также членов его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов, а гражданину, направившему жалобу, сообщено о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст жалобы не поддаётся прочтению, ответ на жалобу не даётся, о чём сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменной жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор архива вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архив или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший жалобу.

В случае если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения конфиденциальной информации, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в архив.

5.5. Права получателя услуги:

- передать на постоянное хранение (хранение в течение установленных сроков) в архив документы Архивного фонда Ярославской области и другие архивные документы в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководством архива по согласованию с получателем услуги.

5.6. Права поставщика услуги:

- требовать от получателя услуги передачи на постоянное хранение (хранение в течение установленных сроков) документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в упорядоченном состоянии по утвержденным (согласованным) ЭПМК управления по делам архивов Правительства Ярославской области описям.

Государственная услуга в части приема на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации предоставляется бесплатно (безвозмездно) для юридических и физических лиц - источников комплектования архива (за исключением досрочного приема по договору хранения с предоставлением льгот по оплате в порядке, установленном локальными актами), в части приема на хранение других архивных документов - бесплатно (безвозмездно) для органов государственной власти Ярославской области и областных организаций. Для частных организаций и предприятий услуга по приему на хранение других архивных документов предоставляется по договору хранения в порядке оказания платных услуг. Расчет стоимости услуги производится в соответствии с Уставом Государственного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области", утверждаемыми приказом директора ГУ ЯО ГАЯО "Временными ценами на платные услуги по использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и упорядочению архивных документов и оказанию консультативно-методической помощи организациям".

6. Порядок контроля соблюдения базовых требований к качеству

6.1. Контроль за соответствием качества оказанной государственной услуги утвержденным показателям качества осуществляется путем проведения управлением по делам архивов Правительства области проверок поставщика государственной услуги на основе ежегодно составляемых планов проведения проверок либо на основании поступивших жалоб на качество предоставляемой государственной услуги. План проведения проверок утверждается заместителем Губернатора области. Основной целью проверки является контроль за исполнением требований разделов 3 - 5 настоящих базовых требований.

Проверки проводятся не реже 1 раза в год по месту фактического оказания государственной услуги в установленные для проверяемого учреждения рабочие часы и дни.

Проверка проводится на основании приказа заместителя Губернатора области. В приказе о проведении проверки указываются:

- наименование органа, осуществляющего проверку;

- фамилия, имя, отчество, должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;

- наименование учреждения, фамилия, имя, отчество руководителя учреждения, проверка которого проводится;

- правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования;

- цели, задачи, предмет проверки;

- сроки проведения проверки и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

- перечень документов, предоставление которых учреждением необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;

- даты начала и окончания проведения проверки.

6.2. Проверка проводится с предварительным уведомлением проверяемого учреждения:

- о проведении проверки, предусмотренной ежегодным планом, учреждение уведомляется управлением, не позднее чем в течение трёх рабочих дней до начала её проведения посредством направления копии приказа заместителя Губернатора области о начале проведения проверки в письменной форме или иным доступным способом;

- о проведении проверки, на основании поступивших жалоб, учреждение уведомляется не менее чем за двадцать четыре часа до её проведения любым доступным способом.

Предварительное уведомление может содержать требование о заблаговременной (к началу проверки) подготовке необходимых материалов и документов, а также о проведении других подготовительных мероприятий. Проверка проводится должностным лицом на основании предъявленного им руководителю проверяемого учреждения (или лицу, его замещающему) приказа и служебного удостоверения.

6.3. В период проведения проверки должностное лицо вправе:

- в рабочие дни и часы посещать территорию и помещения проверяемого учреждения;

- требовать от руководителя проверяемого учреждения присутствия во время проведения проверки работников этого учреждения для своевременного ответа на поставленные вопросы и представления соответствующих документов;

- требовать от руководителя и работников проверяемого учреждения необходимые по существу проверки справки, в том числе справки, составленные на основании имеющихся документов, устные разъяснения, а также письменные объяснения;

- требовать от руководителя проверяемого учреждения необходимые оригиналы документов или их копии, делать копии документов, относящихся к предмету проверки.

6.4. В период проведения проверки должностное лицо не вправе:

- осуществлять проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя учреждения или должностного лица, временно исполняющего обязанности руководителя;

- требовать предоставления документов и информации, если они не являются объектом проверки или не относящиеся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;

- распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, служебную, иную охраняемую законом тайну;

- превышать установленные сроки проведения проверки;

- осуществлять выдачу учреждениям предписаний или предложений о проведении за их счет мероприятий по контролю.

6.5. В период осуществления проверки должностное лицо обязано:

- своевременно и в полном объеме исполнять предоставленные ему полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений утвержденных показателей качества;

- соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы проверяемого учреждения;

- проводить проверки на основании и в строгом соответствии с приказом заместителя Губернатора области;

- не препятствовать руководителю проверяемого учреждения и уполномоченным им лицам присутствовать при проведении проверки, давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- не препятствовать осуществлению деятельности проверяемого учреждения;

- обеспечивать сохранность и возврат оригиналов документов, полученных в ходе проверки;

- составлять акт по результатам проверки;

- ознакомить руководителя проверяемого учреждения с актом, составленным по результатам проверки.

6.6. По результатам проверки должностным лицом управления по делам архивов составляется акт проверки, в котором указывается:

- дата, время, место составления акта проверки;

- фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, проводивших проверку;

- наименование проверяемого учреждения, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя или должностного лица, временно исполняющего обязанности руководителя, присутствовавшего при проведении проверки;

- период проведения проверки;

- сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований, установленных правовыми актами, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;

- выводы, содержащие оценку результатов соответствия качества услуг, и предложения по устранению выявленных нарушений.

Акт проверки подписывается должностным лицом управления по делам архивов, а также руководителем учреждения, в отношении которого проводилась проверка. В случае отказа руководителя учреждения подписать акт составляется отдельный акт о том, что руководитель проверяемого учреждения с актом ознакомлен, но от подписи отказался.

Акт проверки составляется в 2 экземплярах, один из которых направляется руководителю учреждения, в отношении которого проводилась проверка.