Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей физических и юридических лиц по архивным документам"

Приложение
к постановлению
Администрации Тутаевского
муниципального района
от 17 февраля 2012 г. N 62

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей физических и юридических лиц по архивным документам"

С изменениями и дополнениями от:

23 декабря 2013 г., 14 июня 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур).

Административный регламент определяет порядок информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Организация исполнения запросов пользователей включает в себя организацию исполнения поступающих тематических запросов, связанных с предоставлением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, и социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, общественные объединения, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее - заявитель).

1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги

1.3.1. Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом административно-правового управления Администрации Тутаевского муниципального района (далее - архивный отдел).

Местонахождения архивного отдела и его почтовый адрес:

ул. Комсомольская, 97, г. Тутаев, Ярославская область 152302

Телефон архивного отдела: (485-33) 7-60-33

Электронный адрес: arhiv@tr.adm.yar.ru

График работы архивного отдела

Понедельник - пятница с 8.00 до 17.00

Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00

Суббота, воскресенье выходной день

Прием пользователей осуществляется: понедельник, среда, четверг с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 16.00

Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

по письменным обращениям;

по телефону;

по электронной почте;

при личном обращении граждан.

1.3.2. Индивидуальное устное информирование заявителя

Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела административно-правового управления Администрации Тутаевского муниципального района при непосредственно личном контакте с потребителями результата предоставления муниципальной услуги, с использованием почтовой, телефонной связи при их непосредственном обращении. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номеру телефона для справок (48533) 7-60-33. При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в который обратилось заинтересованное лицо, а затем - в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора специалист должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, специалист отдела проводит личный прием граждан, специалист вправе предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист отдела, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать).

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

При консультировании посредством индивидуального устного информирования, сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

Время ожидания консультации не должно превышать 15 минут.

Время, отведенное для информирования получателя услуги - не более 15 минут.

Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения потребителю результата предоставления муниципальной услуги сообщается при подаче документов.

1.3.3. Индивидуальное письменное информирование заявителя

Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц осуществляется путем почтовых отправлений, либо предоставляется лично в архивном отделе административно-правового управления Администрации Тутаевского муниципального района.

Начальник отдела рассматривает обращение лично, либо передает обращение специалисту отдела для подготовки ответа.

Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты получения обращения.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел административно-правового управления Администрации Тутаевского муниципального района.

2.3. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендаций о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии предоставляются архивным отделом на бумажном носителе.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета/по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

2.4. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов пользователей -физических и юридических лиц по архивным документам осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

- Уставом Тутаевского муниципального района.

2.5. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос пользователя в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте.

В запросе должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый адрес и/или адрес электронной почты заявителя;

интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка);

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата отправления.

Также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Архивный отдел не вправе требовать от заявителя представления документов, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, участвующих в предоставлении предусмотренной настоящим регламентом муниципальной услуги, за исключением документов, которые в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" заявитель обязан представить самостоятельно. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в архивный отдел по собственной инициативе.

2.5.2. Письменные запросы граждан и организаций, поступившие в архивный отдел, подлежат обязательной регистрации в течение 3 рабочих дней со дня их поступления. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

2.5.3. Срок исполнения запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.5.4. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива не более 15 дней с момента регистрации запроса.

2.5.5. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 7 дневный срок с момента регистрации запроса.

2.6. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

отсутствие документа, подтверждающего полномочия заявителя в случае получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;

отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

запросы не поддаются прочтению;

в запросе не указана хронология запрашиваемой информации;

ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока;

в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства;

в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровья и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.7. Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги

Прием граждан для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графику работы Архивного отдела, указанному в пункте 1.3.1 настоящего Административного регламента.

Место предоставления муниципальной услуги оборудуется средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, в зимнее время отапливается.

Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами. Должно быть оборудовано место для приема и ожидания посетителей, оформлены стенды с образцами заявлений.

2.8. Требования к платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам является бесплатной муниципальной услугой.

2.9 Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса на предоставление муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не превышает 15 минут.

2.10. Доступность и качество муниципальной услуги определяется по следующим показателям:

а) информированность граждан о порядке предоставления муниципальной услуги;

б) возможность получения консультаций по порядку предоставления муниципальной услуги;

в) удовлетворенность граждан сроками ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

г) удовлетворенность граждан сроками предоставления муниципальной услуги;

д) отсутствие обоснованных жалоб граждан на нарушение должностными лицами нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Тутаевского муниципального района Ярославской области от 14 июня 2016 г. N 475-п раздел 2 настоящего приложения дополнен пунктом 2.11, вступающим в силу после официального опубликования названного постановления

2.11. В целях обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов для получения муниципальной услуги допускается привлечение: сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика, собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения, сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения.

При невозможности доступа к месту предоставления услуги можно осуществить вызов надлежащего специалиста посредством кнопки вызова расположенной у входа в здание, при ее наличии, или по телефону (848533) 7-60-33.

При необходимости, иные меры для обеспечения предоставления услуги инвалиду применяются по согласованию с отделением Ярославской областной организации Всероссийского общества инвалидов Тутаевского муниципального района

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация запросов и передача их на исполнение;

2) анализ тематики поступивших запросов;

3) направление запросов на исполнение по принадлежности;

4) подготовка, оформление и направление ответов заявителям.

3.2. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного лица в архивный отдел с заявлением (запросом) по установленной форме.

Поступившие в отдел заявления регистрируются в течение 3 дней со дня поступления должностным лицом в программном комплексе "Запросы граждан".

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальнику архивного отдела.

3.3. Начальник Архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможность исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 7 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

3.4. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

3.5. Подготовка, оформление и направление ответов гражданам.

3.5.1 Архивные справки составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа "Архивная справка" и заверяются печатью.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по поставленному вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным изданиям (материалам), относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры (номера фонда, описи, дел) и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.5.2. Копирование архивных документов производится на копировальном аппарате. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры (номера фонда, описи, дела) и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, на месте скрепления заверяются печатью и подписью начальника отдела.

3.5.3. Архивные выписки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве.

Архивные выписки составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа "Архивная выписка" и заверяются печатью.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью, извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста оригинала. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе", "В тексте неразборчиво".

После текста архивной выписки указываются архивный шифр (номера фонда, описи, дел) и номера листов единицы хранения архивного документа.

В архивной выписке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

3.5.4. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

3.5.5. Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. В случае если информация на запрос не может быть представлена в этот срок или срок, указанный в обращении (запросе), из-за необходимости масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, начальник отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса, уведомив об этом заявителя.

Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.5.6. Архивная копия, архивная выписка в случае личного обращения в архив заявителя или его доверенного лица выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении паспорта и доверенности, оформленной в установленном порядке.

В архивном отделе вместе с заявлениями остаются копии архивных выписок, архивных справок, архивных копий, на которых заявитель расписывается в получении и указывает дату получения.

При отсутствии в архивном отделе документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного отдела составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. При необходимости ответ может быть заверен печатью.

Рассмотрение вопроса (заявления) гражданина (юридического лица) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом, курирующим работу архивного отдела, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела административно-правового управления Администрации Тутаевского муниципального района.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

Действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.

В административном порядке граждане вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), к Главе района. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает: фамилию, имя, отчество; почтовый адрес по которому должен быть направлен ответ; изложение сути жалобы; фамилия, имя, отчество должностного лица, действие или бездействие которого обжалуется; личную подпись и дату.

Место обращения заявителя с жалобой - Администрация Тутаевского муниципального района (г. Тутаев, ул. Романовская, 35, Глава Тутаевского муниципального района).

Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Место нахождения Тутаевского городского суда: г. Тутаев,

ул. Советская, 7.

Руководитель аппарата Администрации Тутаевского муниципального района

С.А. Степанов