Постановление Администрации Пошехонского муниципального района Ярославской области от 21 июня 2012 г. N 583 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива"

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Ярославской области от 03.05.2011 г. N 340-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг", постановлением Администрации Пошехонского муниципального района от 19.12.2011 года N 1185 "Об утверждении перечня муниципальных услуг, оказываемых органами местного самоуправления Пошехонского муниципального района", руководствуясь ст. 27 Устава муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива"

2. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами Администрации Пошехонского муниципального района Комарову С.Ю.

3. Постановление вступает в силу с момента подписания и распространяется на правоотношения возникшие с 01 июля 2012 года.

4. Настоящее постановление с приложениями опубликовать в газете "Сельская новь"

Глава Пошехонского муниципального района

Н.Н. Белов

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива"
(утв. постановлением Администрации Пошехонского муниципального района
от 21 июня 2012 г. N 583)

1. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива" (далее - административный регламент) устанавливает стандарт предоставления муниципальной услуги, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур предоставления муниципальной услуги, требования к порядку их выполнения, формы контроля за предоставлением муниципальной услуги, порядок обжалования заявителями действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принятых в ходе исполнения муниципальной услуги.

Муниципальная услуга включает в себя порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

1.3. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.

Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться архивным отделом Администрации Пошехонского муниципального района:

1) непосредственно специалистами;

2) с использованием средств телефонной связи;

3) официальный сайт администрации и единый портал государственных и муниципальных услуг Ярославской области;

место нахождения архивного отдела:

152850, гор. Пошехонье ул. Преображенского д. 2,

График работы архивного отдела :

Понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 8.30 до 16.30

Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00

Суббота, воскресенье выходной

Телефон архивного отдела: (48546) 2-17-38

Официальный сайт Администрации Пошехонского муниципального района http://www.adm.yar.ru/power/mest/poshekh/. Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

1. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

по письменным обращениям;

по телефону;

по электронной почте;

при личном обращении граждан.

1.3.1. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляют специалисты архивного отдела.

Специалисты архивного отдела осуществляют информирование заявителей по следующим направлениям:

- о местонахождении и графике работы архивного отдела ;

- об адресах официального сайта, электронной почты;

- о порядке получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги;

- о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- о времени, порядке и сроках приема и выдачи документов;

- о порядке предоставления муниципальной услуги;

- о ходе предоставления муниципальной услуги.

1.3.2. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется:

а) посредством личного обращения заявителей;

б) на основании письменного обращения;

в) по телефону;

г) по электронной почте;

д) посредством размещения информации на официальном сайте Администрации Пошехонского муниципального района ;

1.3.3. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность представляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность представления информации.

1.3.4. Получение заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется путем индивидуального и публичного информирования.

1.3.5. Индивидуальное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги проводится в форме устного (лично или по телефону) и письменного информирования (почтой, посредством электронной почты).

1.3.6. При личном обращении заявителей специалист архивного отдела должен представиться, указать свою фамилию, имя, отчество, сообщить занимаемую должность, дать заявителю полный, точный и понятный ответ по вопросам предоставления муниципальной услуги.

Продолжительность индивидуального личного информирования каждого заявителя составляет не более 15 минут.

1.3.7. При информировании о порядке предоставления муниципальной услуги по телефону ответ на телефонный звонок специалист архивного отдела должен начать с информации о наименования органа, в который позвонил заявитель, назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, затем в вежливой форме дать заявителю полный, точный и понятный ответ по вопросам предоставления муниципальной услуги.

Продолжительность индивидуального устного информирования каждого заявителя по телефону составляет не более 10 минут.

1.3.8. В случае если в обращении заявителя содержаться вопросы, не входящие в компетенцию специалиста архивного отдела, при личном обращении заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться. При обращении заявителя по телефону специалист архивного отдела должен переадресовать (перевести) телефонный звонок на другое должностное лицо или сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

1.3.9. При информировании по письменным обращениям и обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по почте, электронной почте на адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса.

1.3.10. На официальном сайте Администрации Пошехонского муниципального района в сети Интернет следующая информация:

- место нахождения архивного отдела , режим работы, график приема заявителей, номера телефонов для справок, адрес официального сайта Администрации, адрес электронной почты;

- извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- порядок предоставления муниципальной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами в процессе предоставления муниципальной услуги;

- текст настоящего административного регламента

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива"

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации Пошехонского муниципального района.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление пользователям архивных документов и научно-справочного аппарата к ним для работы в читальном зале архивного отдела Администрации Пошехонского муниципального района (далее по тексту - архивный отдел).

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги после получения разрешения на использование архивных документов в читальном зале архивного отдела пользователь должен быть проконсультирован в пределах 30 минут сотрудником архивного отдела по вопросу заполнения заявления о разрешении работы в читальном зале (приложение 1), анкеты (приложение 2), бланка заказа (приложение 3) и размещен в читальном зале.

После заполнения бланка заказа на предоставление пользователю описей дел они должны быть выданы в установленное время в количестве не более 5 описей одновременно.

Описи дел, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы - до двух недель, дела и микрокопии, печатные издания - на один месяц.

Описи дел выдаются в день заказа, дела выдаются в день заказа в количестве не более 20 дел одновременно.

С учетом специфики состава и физического состояния документов руководством архивного отдела могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.

Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей дел, документов, других материалов и продление сроков использования особо ценных документов согласуется с руководством архивного отдела, при необходимости оформляется новый заказ.

2.5. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 N 19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007;

- Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 года N 51;

- Инструкции по организации работы читальных залов государственных архивов;

- Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (ВНИИДАД, М., 2007);

- Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (ВНИИДАД, М.,2006);

- Устав Пошехонского муниципального района;

- Настоящий Административный регламент.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление пользователя.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, предоставляют письма направивших их организаций.

Личное заявление или письмо подается на имя руководителя архивного отдела и должно содержать фамилию, имя, отчество пользователей, место жительства, должность, ученое звание, ученую степень, тему и хронологические рамки исследования.

Первоначальный допуск к работе с архивными документами осуществляется при предъявлении пользователем паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2.7. Основания для отказа в приеме пользователей

Основанием для отказа в приеме пользователей могут быть: отсутствие паспорта или иного документа, удостоверяющего личность пользователя, нарушение распорядка работы читального зала, отсутствие необходимых пользователю документов в архиве.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основание для отказа в выдаче дел и печатных изданий пользователю является:

плохое физическое состояние дел;

ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям, сотрудникам архивного отдела;

экспонирование заказанных материалов на выставке, выдачи их другому пользователю.

2.9. Запрещается требовать от заявителя предоставления:

- документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- документов и информации, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении услуг в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

2.10. Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении муниципальной услуги

2.10.1. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.

2.10.2. Муниципальная услуга на изготовление копий архивных документов по теме исследования является бесплатной.

2.11. Срок регистрации запроса пользователя о предоставлении муниципальной услуги

2.11.1. Регистрация запроса пользователя осуществляется в день поступления.

2.11.2. Дата и время первичного посещения пользователем читального зала устанавливается в зависимости от наличия свободных мест в читальном зале архивного отдела.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

2.12.1. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано:

охранно-пожарной сигнализацией;

средствами пожаротушения;

2.12.2. Ожидающие прием заявители располагаются в фойе архивного отдела, которое оборудовано столом, стульями, настольной лампой, бумагой и ручками для записи информации.

2.12.3. Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества.

2.12.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющие своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.12.5. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Порядок доступа пользователей в читальный зал

3.1.1. Доступ к архивным документам осуществляется по разрешению руководителя архивного отдела. Разрешение оформляется в виде резолюции на самом обращении.

3.1.2. Разрешение на использование архивных документов в читальном зале архивного отдела дается, как правило, на 1 год со дня оформления.

3.1.3. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивного отдела.

3.1.4. После получения разрешения, пользователем заполняется анкета установленного образца.

3.1.5. На каждого пользователя, посетившего архивный отдел более 5 раз в течение календарного года, заводится личное дело, состоящее из обращения с резолюцией, разрешающей доступ к архивным документам, анкеты, заполненной пользователем, и заявок на выдачу архивных документов и научно-справочного аппарата к ним.

3.1.6. Документы, перечисленные в п. 3.1.5. на пользователей, посещавших архивный отдел менее 5 раз в течение календарного года, формируются в одно дело в алфавитном порядке фамилий пользователей. Личные дела пользователей регистрируются в журнале регистрации личных дел пользователей читального зала.

3.1.7. Данные о пользователях и тематике использования архивных документов заносятся в картотеку учета пользователей читального зала.

3.1.8. При личном обращении пользователя все необходимые административные процедуры производятся непосредственно в присутствии получателя услуги, если нет причин для отказа или отсрочки предоставления муниципальной услуги.

3.1.9. При получении обращения по почте (в том числе и электронной) порядок оформления разрешения на использование документов тот же, что и при личном обращении. После получения разрешения обращение поступает к сотруднику архивного отдела, где находится до личного посещения пользователя.

3.2. Порядок выдачи описей дел, дел, печатных источников, изданий научно-справочного аппарата

3.2.1. Дела и другие материалы, относящиеся к заявленной теме исследования предоставляются пользователям на основании заполненных бланков-заказов.

3.2.2. Дела и другие материалы выдаются пользователям под роспись в бланке заказа за каждую единицу предоставленного архивного источника (настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования изданий справочно-информационного фонда).

3.2.3. Бланки заказов должны быть оформлены с четким указанием фамилии, имени, отчества пользователя, темы и цели занятия, заголовки дел пишутся полностью в соответствии с описью. Заказ должен быть датирован и подписан.

3.2.4. Одновременно пользователь может заказывать до 5 описей (томов описей), до 10 микрокопий.

3.2.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководителя архивного отдела с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).

3.2.6. Для пользователей, прибывших из районов и городов Ярославской области, а также других районов РФ, количество выдаваемых архивных источников в случае необходимости, может быть увеличено. Иногородние пользователи получают необходимые документы и печатные издания в день оформления заказа.

3.2.7. Очередной заказ на выдачу дел или печатных изданий оформляется только после сдачи дел предыдущего заказа.

3.2.8. При получении описей дел, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника архивного отдела.

3.2.9. При обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику архивного отдела.

3.2.10. Пользователи расписываются в бланке заказа выдачи дел и печатных изданий. Подпись пользователя удостоверяет, что дела и печатные издания им проверены, находятся в порядке, и он принимает на себя ответственность за них на время пользования.

3.2.11. По окончании работы пользователь сдает дела сотруднику архивного отдела, который принимает их под расписку. Выдаваемые в читальный зал особо ценные дела, а также дела, представляющие материальную или коллекционную ценность, после их использования проверяются сотрудником архивного отдела полистно. Одновременно проверяется правильность заполнения листов использования в делах.

3.2.12. Сотрудник архивного отдела расписывается за каждое принятое им дело, микрофильм или печатный источник в бланках заказов.

3.2.13. В случае утраты, хищения или порчи документов составляется соответствующий акт.

3.3. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

3.3.1. По заказам пользователей в зависимости от физического состояния архивных документов изготавливаются их копии.

3.3.2. Разрешение на копирование архивных документов и печатных изданий дается руководителем архивного отдела.

3.3.3. Заказы на копирование принимаются после завершения работы пользователя с делом, печатным изданием и др. перед возвращением их в архивохранилище.

3.3.4. Заказы оформляются пользователями на специальном бланке (приложение 4) и передаются сотруднику архивного отдела. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

3.3.5. При копировании большого количества документов к бланку заказа дополнительно прилагается их перечень.

3.3.6. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

3.3.7. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

3.3.8. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится в исключительных случаях с разрешения руководителя архивного отдела.

3.3.9. Копирование особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководителем архивного отдела в каждом конкретном случае.

3.3.10. Копии документов и печатных источников выдаются сотрудником архивного отдела под расписку в журнале регистрации выдачи копий документов и передаются пользователю под расписку в заказе, а также пересылаются по указанным адресам.

3.3.11. Услуга по изготовлению копий архивных документов (в том числе цифровых) по теме исследования является бесплатной.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется руководителем архивного отдела, либо уполномоченным лицом, назначаемым распоряжением Администрации Пошехонского муниципального района, либо управляющим делами Пошехонского муниципального района, курирующим архивный отдел.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги осуществляет руководитель архивного отдела, либо уполномоченное лицо, назначаемое распоряжением Администрации Пошехонского муниципального района, либо управляющий делами администрации Пошехонского муниципального района, курирующий архивный отдел.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.5. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

4.6. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах работы архивного отдела.

4.7. Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за предоставление муниципальной услуги.

5. Порядок обжалования решений и действий (бездействий) работников архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

Действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.

В административном порядке граждане вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), к главе администрации муниципального района по установленной форме.

Места обращения заявителя с жалобой - Администрация Пошехонского муниципального района. (152850, гор. Пошехонье пл. Свободы д. 9 )

Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Приложение N 1
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Выдача архивных документов
пользователям для работы
в читальном зале архива"

	Заведующему архивным отделом Администрации Пошехонского муниципального района Заявитель __________________________
	для физических лиц: Ф.И.О. полностью, (для юридических лиц: наименование)
	почтовый индекс, адрес
	адрес электронной почты (при наличии)
	контактный телефон (при наличии)

Заявление

Прошу допустить к работе с архивными документами в читальном зале архивного отдела

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Тема исследования ________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Хронологические рамки исследования _________________________________

__________________________________________________________________

__________________

Подпись заявителя

____________________

Дата подачи заявления

Пользователь к работе в читальном зале ___________________________________________

допущен (не допущен).

Причины отказа в предоставлении муниципальной услуги: ___________________________

Руководитель уполномоченного органа ___________________ Ф.И.О.

(подпись)

Приложение N 2
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Выдача архивных документов
пользователям для работы
в читальном зале архива"

Архивный отдел администрации

Пошехонского муниципального района

Анкета пользователя

Фамилия _________________________________________________________________ Имя ________________________ Отчество ____________________________________ Место работы (учебы) и должность ___________________________________________ _________________________________________________________________________ Организация, направившая пользователя, ее адрес ______________________________ _________________________________________________________________________ Образование, ученая степень, звание _________________________________________ Тема и хронологические рамки исследования __________________________________ _________________________________________________________________________ Место жительства _________________________________________________________ Телефон (домашний) _____________________ (служебный) _____________________ Серия и N документа, удостоверяющего личность _____________________________ С правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась). (дата) (подпись)

Я, _______________________________________________, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 25 июля 2011 года N 261-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О персональных данных".

______________________

(подпись заявителя)

Приложение N 3
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Выдача архивных документов
пользователям для работы
в читальном зале архива"

Архивный отдел администрации Пошехонского муниципального района

Разрешаю выдачу дел Заведующий отделом ______________ _____________________ ( подпись) (расшифровка подписи) ______________ (дата)

Заказ на выдачу дел

____________________________________________________________________ ___

(фамилия, инициалы пользователя)

____________________________________________________________________ ___

(тема исследования)

Фонд N	Опись N	Дело N	Заголовок дела	Количество листов	Подпись пользователя	Подпись специалиста отдела
1	2	3	4	5	6	7

Приложение N 4
к Административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Выдача архивных документов
пользователям для работы
в читальном зале архива"

Блок-схема
Предоставления муниципальной услуги

Начало предоставления муниципальной услуги
Рассмотрение заявления и представленного пакета документов
Выдача разрешения для работы в читальном зале архивного отдела				Отказ в выдаче разрешения для работы в читальном зале архивного отдела