Проверки индивидуальных сведений: что нужно знать бухгалтеру? (Шестакова Е.В., "Упрощенная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2013 г.)

Проверки индивидуальных сведений: что нужно знать бухгалтеру?

Отсутствие в законодательстве детализированного порядка проведения проверки сведений персонифицированного учета застрахованных лиц часто создает проблемы для страхователей.

Согласно приказу Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н территориальные органы Пенсионного фонда осуществляют контроль за достоверностью индивидуальных сведений:

- о начисленных и уплаченных страховых взносах;

- о трудовом (страховом) стаже за период до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, заработной плате (доходе), представляемых страхователями, в том числе застрахованными лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, путем проведения проверок, истребования необходимых документов, справок и сведений.

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ПФР имеет право требовать от страхователей, в том числе физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, своевременного и правильного представления сведений персонифицированного учета. В необходимых случаях по результатам проверки достоверности сведений, представленных страхователями, представители фонда могут осуществлять корректировку данных сведений и вносить уточнения в индивидуальный лицевой счет, сообщив об этом застрахованному лицу. Таким образом, Пенсионный фонд может не только проверить достоверность представленных компанией сведений, но и на основании этих данных внести изменения в данные персонифицированного учета.

Что подлежит проверке работниками ПФР?

В обязанности страхователей входит:

- оформление страховых свидетельств на отдельных физических лиц (п. 2 ст. 7, абз. 3 ч. 2 ст. 15 Закона N 27-ФЗ);

- представление сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд РФ (ст. 11, абз. 2 ч. 2 ст. 15 Закона N 27-ФЗ).

Эти данные и подлежат тщательной проверке и корректировке.

Процедура проверки

Выездная проверка не может продолжаться более двух месяцев. В ее рамках органы контроля за уплатой страховых взносов вправе проверять деятельность обособленных подразделений плательщика страховых взносов, но в данном случае срок проверки не может превышать один месяц. Общий же срок приостановления проведения выездной проверки не может превышать шесть месяцев.

В рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении данной проверки. Проверки сведений о стаже и заработке осуществляются за два завершенных календарных года, предшествующих проверке. Проверка осуществляется на основании специального решения. Решение о проведении выездной проверки выносит орган контроля за уплатой страховых взносов по месту нахождения организации.

Решение о проведении выездной проверки должно содержать следующие сведения:

1) полное и сокращенное наименования либо фамилию, имя, отчество плательщика страховых взносов;

2) предмет проверки;

3) периоды, за которые проводится проверка;

4) должности, фамилии и инициалы работников органа контроля за уплатой страховых взносов, которым поручается проведение проверки.

В решении особое внимание необходимо уделить предмету проведения проверки.

Проверка документов осуществляется в два этапа.

На первом этапе проверяются файлы, каждый по отдельности.

На втором этапе проверяется полный пакет документов.

Сама проверка может быть приостановлена. Основания приостановления проверки установлены в Законе N 212-ФЗ. К таким основаниям, в частности, относятся:

1) истребование документов (информации), относящихся к предмету проверки;

2) получение информации от иностранных государственных органов в рамках международных договоров Российской Федерации;

3) перевод на русский язык документов, представленных плательщиком страховых взносов на иностранном языке.

Самым сложным вопросом являются полномочия при проведении проверки.

Количество физических лиц, данные о которых проверяются

Следует отметить, что в законодательстве четко не определено конкретное количество лиц, которые подлежат проверке.

Пункт 7 Методических рекомендаций (утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п) предписывает осуществлять проверку индивидуальных сведений из расчета не менее 7% от общего числа работающих у индивидуального предпринимателя. Проверка включает все категории работников с повременной оплатой труда на основе должностных окладов, в процентах от выручки, долях от прибыли и т.д. (руководители, инженерно-технический состав и др.), а также все категории рабочих, для которых применяются тарифные ставки.

В вышеуказанных рекомендациях также установлено, что при численности работников организации до 30 человек включительно рекомендуется проводить проверки индивидуальных сведений по всем работникам. Однако данные рекомендации не имеют обязательной юридической силы, и сотрудники ПФР могут проверить и иное количество сотрудников. В случае если при оценке пенсионных прав застрахованных лиц их индивидуальные сведения вызовут сомнения, указанные проверки при необходимости могут проводиться сплошным порядком с привлечением большего числа специалистов региональных отделений ПФР.

ПФР может проверить данные учета как по отдельным сотрудникам, например, которым положена льготная пенсия, так и всех сотрудников организации.

Вместе с тем, на практике ПФР проверяет:

- данные электронного учета;

- данные на бумажных носителях.

Сведения электронного учета проверяются в соответствии с информационным сообщением ПФР от 20.12.2011 (с изм. от 21.02.2013) "Особенности представления страхователями отчетности в органы ПФР в 2012 году".

Кроме того, проводятся "перекрестные" проверки, т.е. проверки показателей, содержащихся в разных формах документов.

Независимо от того, на каком из этапов проверки обнаружены ошибки, проводится весь комплекс проверок. По окончании проверок формируется протокол. Пакет документов считается правильным, если результат всех этапов проверок положительный.

Например, к ошибкам при заполнении унифицированных элементов относятся следующие:

1) все символьные элементы вводятся заглавными буквами;

2) лидирующие пробелы в символьных элементах не допускаются;

3) если в символьном элементе использован символ "-", то рядом с этим символом пробелы недопустимы;

4) наличие двух и более пробелов подряд внутри символьных элементов не допускается (только один);

5) незаполненные числовые элементы представляются 0 (нулем) или 0.00 в элементах заработка и взносов;

6) если символьный элемент имеет длину меньше, чем указано в формате, наращивание его заключительными пробелами не требуется;

7) все символьные элементы всех входящих документов, за исключением латинской части серии документа, вводятся буквами русского алфавита;

8) иные нарушения.

Кроме того, сотрудники ПФР могут проверить соблюдение требований законодательства. Так, реестр застрахованных лиц должен содержать следующие сведения:

а) общую сумму перечисленных средств, включающую в себя:

- сумму всех перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии застрахованных лиц;

- сумму всех уплаченных взносов работодателя (в случае их уплаты);

б) номер платежного поручения и дату его исполнения;

в) страховой номер лицевого счета каждого застрахованного лица;

г) фамилию, имя и отчество каждого застрахованного лица;

д) сумму перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии каждого застрахованного лица;

е) сумму взносов работодателя, уплаченных в пользу каждого застрахованного лица (в случае их уплаты) (приказ N 987н).

При осуществлении документационной проверки в первую очередь проверяются индивидуальные сведения работников, выходящих на пенсию (достигающих пенсионного возраста) в течение ближайших двух лет, независимо от вышеуказанного норматива. Применительно к работникам, не выходящим в ближайшие два года на пенсию, в первую очередь подлежат проверке индивидуальные сведения, представленные на тех, кто имеет право на льготное пенсионное обеспечение в связи с особыми условиями труда и за выслугу лет, с наибольшим заработком, принятых или уволенных в отчетном периоде, работавших по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг.

В рамках документальной проверки ПФР также может проверить документы, указанные в распоряжении Правления ПФ РФ от 03.02.2011 N 34р "Об утверждении Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов". К таким документам относятся:

- учредительные документы организации;

- штатное расписание организации, список внештатных работников, список работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг;

- информация о страховых свидетельствах государственного пенсионного страхования, имеющихся у работников организации;

- списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;

- расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;

- лицевые счета работников;

- кассовые документы;

- банковские документы;

- договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг (с актами приема-сдачи работ);

- приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);

- трудовые книжки работников;

- личные карточки формы Т-2;

- табель учета рабочего времени;

- документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда;

- карточки налогоплательщика;

- при необходимости другие документы.

Кроме того, в рамках проверки индивидуальных сведений проверяется отчетность по персонифицированному учету. При этом если компания не представила данные отдельных сотрудников, то сумма штрафа должна исчисляться от платежей за тех работников, в отношении которых не представлены сведения, необходимые для ведения персонифицированного учета (п. 16 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 N 79 "Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании").

Факты нарушений законодательства, выявленные в ходе выездной проверки, должны быть документально подтверждены. На основании них плательщик страховых взносов может быть привлечен к ответственности.

Оформление результатов проверки

В последний день проведения выездной проверки должностные лица обязаны составить справку о проведенной проверке по установленной форме. В течение 2 месяцев со дня составления справки должен быть составлен акт проверки. В течение 5 дней с даты подписания акт должен быть вручен лицу, в отношении которого проводилась проверка.

Если плательщик страховых взносов не согласен с результатами проверки персонифицированного учета, в течение 15 дней со дня получения акта он вправе представить в орган контроля за уплатой страховых взносов письменные возражения по указанному акту в целом или по его отдельным положениям.

Затем руководитель органа контроля за уплатой страховых взносов извещает о времени и месте рассмотрения материалов проверки лицо, в отношении которого проводилась эта проверка.

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель органа контроля за уплатой страховых взносов выносит решение:

1) о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;

2) об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.

Решение о привлечении к ответственности за совершение правонарушения или решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения вступает в силу по истечении 10 дней со дня вручения. В дальнейшем решение может быть обжаловано в вышестоящий орган контроля за уплатой страховых взносов или в суд.

Шестакова Е.В.,

к.ю.н.,

генеральный

директор

ООО "Актуальный

менеджмент"

"Упрощенная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2013 г.