Приказ министерства культуры Волгоградской области от 10 апреля 2013 г. N 01-20/124 "Об утверждении административного регламента предоставления министерством культуры Волгоградской области государственной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

С изменениями и дополнениями от:

24 июня 2013 г.

В соответствии с представлением прокуратуры Волгоградской области от 28.02.2013 N 7-6-2013 об устранении нарушений законодательства о порядке предоставления государственных услуг министерством культуры Волгоградской области, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления министерством культуры Волгоградской области государственной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 01.02.2012 N 18 "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Министр культуры Волгоградской области

В.П. Гепфнер

Административный регламент
предоставления министерством культуры Волгоградской области государственной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"
(утв. приказом министерства культуры Волгоградской области от 10 апреля 2013 г. N 01-20/124)

С изменениями и дополнениями от:

24 июня 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Настоящий административный регламент (далее - регламент) определяет стандарт, сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц министерства культуры Волгоградской области (далее - Облминкультуры) по исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее - государственная услуга).

1.2. Сведения о заявителях

В качестве получателей государственной услуги выступают российские, иностранные граждане, лица без гражданства и их представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их получателями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

1.3. Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Облминкультуры:

- фактический, юридический адрес: 400131, Волгоград, пл. Павших борцов, д. 2;

- адрес электронной почты: culture@inbox.ru;

- официальный сайт в сети Интернет: http://culture.volganet.ru;

- телефоны для справок: (8442) 38-41-00, 30-99-21;

- факс: (8442) 38-45-08, 30-99-17;

- график (режим) работы: понедельник-четверг - с 8.30 до 17.30, пятница - с 8.30 до 16.30, обеденный перерыв - с 12.30 до 13.18, выходные дни: суббота, воскресенье.

Сведения о месте нахождения, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах Облминкультуры размещены на официальном сайте в сети Интернет.

Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

По телефонам (8442) 30-99-16, 30-99-21 должностные лица Облминкультуры, ответственные за предоставление государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения государственной услуги.

Разъяснения по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе по срокам предоставления государственной услуги, порядку обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, обеспечивающих предоставление государственной услуги, предоставляются должностными лицами Облминкультуры, ее предоставляющими, по телефону или письменно почтовым отправлением либо электронным сообщением по адресу, указанному заявителем.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги размещается на официальном сайте Облминкультуры, на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги: "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2.2. Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляется Облминкультуры.

При предоставлении государственной услуги Облминкультуры взаимодействует с органами государственной власти, государственными внебюджетными фондами, иными органами власти и организациями в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

При предоставлении государственной услуги от заявителя запрещается требовать осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для ее получения и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный в установленном порядке.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является предоставление российским, иностранным гражданам, лицам без гражданства, а также их законным представителям писем, архивных справок, выписок, копий с проставлением на них апостиля.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

Письменное обращение заявителя о предоставлении государственной услуги подлежит обязательной регистрации в день поступления в Облминкультуры.

Письменное обращение заявителя, поступившее в Облминкультуры, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В случае направления дополнительного запроса (при необходимости запроса дополнительных документов), связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения, а также, при необходимости, уведомлением организации, направившей обращение.

На обращение, не относящееся к составу архивных документов, хранящихся в государственных архивах Волгоградской области или архивных учреждениях органов местного самоуправления Волгоградской области, в течение 7 дней со дня его регистрации дается мотивированный ответ о невозможности исполнения запроса.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (опубликована в "Российской газете" - Федеральный выпуск, N 4831, 21 января 2009 г.);

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (опубликовано: "Российская газета", 12 марта 2007 г.);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Закон СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);

постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Российская газета" - Федеральный выпуск, N 5565, 26 августа 2011 г.);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

постановление Администрации Волгоградской области "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг" от 25 июля 2011 года N 369-п;

постановление Правительства Волгоградской области "Об утверждении Положения о министерстве культуры Волгоградской области" от 22 мая 2012 года N 101-п;

постановление Губернатора Волгоградской области "Об утверждении перечня государственных услуг, предоставляемых министерством культуры Волгоградской области" от 19 ноября 2012 года N 1123.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является направленное в Облминкультуры в письменной форме или в форме электронного документа, а также представленное на личном приеме обращение заявителя о предоставлении государственной услуги в виде заявления.

В обращении заявитель указывает либо наименование государственного органа, в который направляет обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату.

В зависимости от содержания обращения предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Заявитель вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Заявитель при устном обращении сообщает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), место жительства, суть обращения.

Запрещается требовать от заявителя представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, муниципальными нормативными правовыми актами.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Обращение, поступившее в Облминкультуры, подлежит обязательному приему.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги и для приостановления срока предоставления государственной услуги

Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

- в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, при этом заявителю, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

- письменное обращение не поддается прочтению;

- в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- в ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.

Основания для отказа в рассмотрении обращения заявителя в форме электронного сообщения:

- отсутствие адреса для ответа;

- поступление дубликата уже принятого электронного сообщения.

2.9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Необходимые и обязательные услуги и документы, выдаваемые иными организациями при предоставлении государственной услуги отсутствуют.

2.10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Плата за предоставление государственной услуги не взимается.

Заявитель в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивает государственную пошлину в размере 1500 рублей за каждый документ, до проставления апостиля (подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации).

Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами Российской Федерации.

2.11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги

Необходимые и обязательные услуги, предоставляемые иными организациями при предоставлении государственной услуги отсутствуют.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 мин.

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Обращение заявителя подлежит обязательной регистрации в день поступления в Облминкультуры в порядке регистрации входящей корреспонденции.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Помещение для работы с заявителями должно быть оборудовано в соответствии с требованиями санитарных правил и норм, правил пожарной безопасности.

Ожидающие приема заявители располагаются в фойе отдела по управлению архивами Облминкультуры (далее - отдела по управлению архивами), которое оборудовано столом, стульями, бумагой и ручками для записи информации.

Все кабинеты отдела по управлению архивами снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно обеспечивать:

- комфортное расположение заявителя и должностного лица Облминкультуры;

- возможность и удобство оформления заявителем письменного обращения;

- телефонную связь;

- возможность копирования документов;

- доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Облминкультуры;

- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление государственной услуги;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

Организация работы по предоставлению государственной услуги осуществляется специалистами отдела по управлению архивами на рабочем месте в соответствии с графиком работы Облминкультуры.

Информирование заявителей по предоставлению государственной услуги в части факта поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитов, наименования структурного подразделения Облминкультуры, ответственного за его исполнение, осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство Облминкультуры.

2.15. Показатели доступности и качества государственной услуги

Предоставление государственной услуги предусматривает взаимодействие заявителя с должностными лицами продолжительностью 15 минут не более двух раз.

Заявитель на стадии рассмотрения в Облминкультуры его обращения имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) должностных лиц Облминкультуры в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Должностное лицо Облминкультуры, ответственное за рассмотрение конкретного обращения заявителя:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

- уведомляет заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Основными требованиями к качеству рассмотрения обращений в Облминкультуры являются:

- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения обращения;

- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения обращения;

- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность предоставления информации в отношении рассматриваемого обращения.

Облминкультуры при предоставлении государственной услуги не осуществляет взаимодействие с многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг.

Предоставление государственной услуги посредством использования информационно-телекоммуникационных технологий не предусмотрено.

2.16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

Информация о предоставляемой государственной услуге размещается на официальном сайте Облминкультуры.

Заявитель имеет право направлять обращения в электронной форме.

Заявитель уведомляется в форме электронного сообщения о принятии его обращения в электронном виде к рассмотрению.

В случае направления заявителем обращений в электронной форме ответ ему может быть дан в форме электронного документа в установленном порядке.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к их выполнению, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация обращения;

- направление обращения на рассмотрение;

- рассмотрение ответственным исполнителем обращения;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- направление ответа на обращение заявителя.

3.2. Последовательность действий должностных лиц при предоставлении государственной услуги

3.2.1. Прием и регистрация обращения

Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в Облминкультуры.

При приеме письменных обращений:

- проверяется правильность адресности корреспонденции;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

- поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт.

В случае отсутствия текста письма ответственным за делопроизводство подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.

Акт на обращения составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками Облминкультуры в следующих случаях:

- к обращению прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;

- на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

- в конвертах писем обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

Регистрация письменных обращений и обращений, поступивших в электронном виде, осуществляется ответственным за делопроизводство путем ввода необходимых данных о заявителях и содержании их обращений в Облминкультуры в журнал регистрации входящей корреспонденции (далее - журнал).

Ответственный за делопроизводство при регистрации проверяет установленные реквизиты обращения, наличие указанных автором вложений и приложений, а также поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же заявителя, то осуществляется регистрация только одного из обращений.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу:

- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

- если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

- обращения одного и того же заявителя по разным вопросам;

- обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле проставляется штамп установленного образца с указанием даты регистрации обращения в журнале и регистрационного номера обращения.

Срок выполнения административной процедуры - до конца рабочего дня поступления обращения.

3.2.2. Направление обращения на рассмотрение

Основанием для начала административной процедуры является регистрация обращения.

Поступившие в Облминкультуры обращения передаются для первичного рассмотрения уполномоченному руководителю или лицу, исполняющему его обязанности.

После первичного рассмотрения обращения передаются на исполнение в отдел по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области с назначением ответственного исполнителя в форме резолюции уполномоченного руководителя на обращении.

Срок выполнения административной процедуры - 2 рабочих дня.

3.2.3. Рассмотрение ответственным исполнителем обращения

Основанием для начала административной процедуры является направление обращения по принадлежности ответственному исполнителю в отдел по управлению архивами.

Ответственный исполнитель организует исполнение обращения, включая сбор необходимой для исполнения обращения информации.

Ответственный исполнитель обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений.

По итогам анализа тематики поступивших запросов сотрудники отдела по управлению архивами направляют запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

- в государственные архивы Волгоградской области;

- в архивные учреждения муниципальных образований Волгоградской области;

- в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

Ответственный исполнитель уведомляет заявителя в форме электронного сообщения о принятии его обращения в электронном виде к рассмотрению.

По результатам рассмотрения обращения ответственным исполнителем подготавливается проект ответа заявителю и в установленном порядке докладывается начальнику отдела по управлению архивами.

Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

Ответ на обращение подписывает начальник отдела по управлению архивами или лицо, исполняющее его обязанности.

Срок выполнения административной процедуры - согласно резолюции руководителя, но не позднее, чем за 4 рабочих дня до истечения 30 дневного срока со дня регистрации обращения.

В случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен уполномоченным руководителем, но не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя.

3.2.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

Основанием для начала административной процедуры является наличие представленной архивной справки, выписки или копии, требующей проставления апостиля.

Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Облминкультуры вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство в отделе по управлению архивами, проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

Срок исполнения данной административной процедуры - 2 рабочих дня.

В случае отказа в проставлении апостиля заявителю сотрудники отдела по управлению архивами в течение 3 рабочих дней направляют письменное сообщение о причине отказа.

3.2.5. Направление ответа на обращение заявителя

Основанием для начала административной процедуры является подписание начальником отдела по управлению архивами ответа на обращение.

Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии с проставлением апостиля;

- справки об отсутствии запрашиваемых сведений с указанием причин, по которым они не могут быть выданы заявителю.

Ответственный за делопроизводство отдела по управлению архивами регистрирует подготовленный ответ и направляет его заявителю.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Перед передачей ответов заявителям на отправку сотрудник, ответственный за делопроизводство в отделе по управлению архивами, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

Материалы исполненного обращения формируются в дела сотрудником, ответственным за делопроизводство в отделе по управлению архивами, в соответствии с номенклатурой дел.

Срок исполнения данной административной процедуры - 2 рабочих дня.

4. Формы контроля исполнения административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений

Контроль исполнения регламента осуществляется министром культуры Волгоградской области или, по его поручению, заместителем министра в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения их прав, свобод и законных интересов, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.

Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений уполномоченным должностным лицом Облминкультуры осуществляется начальником отдела по управлению архивами, который несет за это персональную ответственность. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками отдела по управлению архивами положений административного регламента.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Заместитель министра культуры Волгоградской области, курирующий отдел по управлению архивами организует и осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги отделом по управлению архивами и несет за это персональную ответственность. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателей государственной услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц Облминкультуры. По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Волгоградской области.

Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании приказа Облминкультуры. Проведение проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании планов работы), тематический характер (проверка предоставления государственной услуги отдельным категориям получателей государственной услуги) и внеплановый характер (по конкретному обращению получателя государственной услуги). Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются ответственные работники Облминкультуры.

Основным критерием принятия решения комиссии является соответствие предоставляемой государственной услуги требованиям настоящего регламента и действующего законодательства.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт подписывается всеми членами комиссии.

4.3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

По результатам проверок в случае выявления нарушений соблюдения положений настоящего регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, виновные должностные лица Облминкультуры несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность должностных лиц Облминкультуры закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Должностное лицо Облминкультуры, ответственное за предоставление государственной услуги, несет персональную ответственность за качество и своевременность предоставления государственной услуги.

Должностное лицо Облминкультуры, подписавшее результат предоставления государственной услуги, несет персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.

4.4. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

Контроль исполнения регламента со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в Облминкультуры, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения регламента, в вышестоящие органы государственной власти.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц в ходе предоставления государственной услуги

Информация об изменениях:

Приказом министерства культуры Волгоградской области от 24 июня 2013 г. N 01-20/188 в подраздел 5.1 раздела 5 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

5.1. Информация о праве заявителя на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

Заявители имеют право подать жалобу в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу и в рамках личного приема руководителя органа в соответствии с установленным графиком личного приема. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.2. Предмет досудебного обжалования

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования заявителем являются решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего административного регламента.

5.3. Органы государственной власти и уполномоченные на рассмотрение должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Заявители могут обжаловать решения, действия (бездействие):

- министра культуры Волгоградской области - в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области по адресу: им. В.И. Ленина просп., д. 9, Волгоград, 400098;

- иных должностных лиц Облминкультуры - министру культуры Волгоградской области.

График приема министра: 2-й и 4-й понедельник каждого месяца - с 16.00 до 18.00 по адресу: 400131, Волгоград, пл. Павших борцов, д. 2, адрес электронной почты: culture@inbox.ru, официальный сайт в сети Интернет: http://culture.volganet.ru, режим работы: понедельник-четверг - с 8.30 до 17.30, пятница - с 8.30 до 16.30; обед - с 12.30 до 13.18; выходные дни: суббота и воскресенье, телефоны для справок: (8442) 38-41-00, 30-99-21, факс (8442) 38-45-08, 30-99-17.

5.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы

Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация жалобы заявителя.

Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.

Жалобы представляются непосредственно министру культуры Волгоградской области.

Поданная заявителем жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Министр культуры Волгоградской области:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление и (или) защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается министром культуры Волгоградской области, в случае обжалования действий (бездействия) министра культуры Волгоградской области ответ заявителю подписывается уполномоченным должностным лицом.

Ответ на жалобу, поступившую в Облминкультуры, не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.5. Сроки рассмотрения жалобы

Жалоба, поступившая в Облминкультуры, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо для приостановления рассмотрения жалобы

Если в жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные либо нецензурные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица Облминкультуры, а также членов его семьи, Облминкультуры вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на нее не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 3 дней со дня регистрации жалобы.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в уполномоченный орган. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

5.7. Результат рассмотрения жалобы

По результатам рассмотрения жалобы должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, принимается одно из следующих решений:

- удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

- отказать в удовлетворении жалобы.

5.8. Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения о результате рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Порядок обжалования решения по жалобе

Заявители вправе обжаловать решения, принятые при предоставлении государственной услуги, действия и (или) бездействие должностных лиц в судебном порядке в соответствии с гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации.

5.10. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

5.11. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы

Заявитель информируется о порядке подачи и рассмотрения жалобы в порядке, предусмотренном для информирования о предоставлении государственной услуги.

Приложение

Блок-схема алгоритма предоставления государственной услуги

            /---------------------------------------------\

            |Начало предоставления государственной услуги:|

            | в Облминкультуры поступил запрос заявителя  |

            \---------------------------------------------/

/---------------------------------\      /-------------------\

|Рассмотрение запроса руководством|-----|Регистрация запроса|

|         Облминкультуры          |      |(день поступления) |

\---------------------------------/      \-------------------/

                 |                       /------------------------------\

                 \----------------------|Передача запроса на исполнение|

                                         |в отдел по управлению архивами|

                                         \------------------------------/

               Нет     /---------------------------\      Да

                  /----|Запрос подлежит исполнению?|-----\

                      \---------------------------/     

/-----------------------------------\       /---------------------------\

|   Письменный ответ заявителю о    |       |Исполнение административной|

| невозможности исполнения запроса  |       | процедуры по проставлению |

|в течение 7 дней со дня регистрации|       | апостиля Ответ заявителю  |

\-----------------------------------/       \---------------------------/

                  |         /-----------------\

                  |         | Ответ заявителю |

                  |         \-----------------/

            /-----------------------------------------------\

            |Окончание предоставления государственной услуги|

            \-----------------------------------------------/

Блок-схема административной процедуры проставления апостиля

Начало административной процедуры: в Облминкультуры поступила справка, требующая проставления апостиля

               /---------------------------------------\

               |Регистрация сопроводительных документов|

               \---------------------------------------/

                   /-------------------------------\

                   |Апостиль может быть проставлен?|

              Нет  |-------------------------------|  Да

/--------------------------------\              /-----------------------\

|Уведомление заявителя о причинах|              | Проставление апостиля |

| отказа в проставлении апостиля |              \-----------------------/

\--------------------------------/                           

                   |                            /-----------------------\

                   |                            |    Ответ заявителю    |

                   |                            \-----------------------/

             /-----------------------------------------------\

             |Окончание предоставления государственной услуги|

             \-----------------------------------------------/