Приказ комитета культуры Волгоградской области от 26 января 2016 г. N 01-20/28 "Об утверждении административного регламента предоставления комитетом культуры Волгоградской области государственной услуги "Оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"

С изменениями и дополнениями от:

30 марта 2016 г.

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления комитетом культуры Волгоградской области государственной услуги "Оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод".

2. Признать утратившими силу:

приказ министерства культуры Волгоградской области от 24 июня 2013 г. N 01-20/188 "О внесении изменений в приказ министерства культуры Волгоградской области от 10 апреля 2013 г. N 01-20/124 "Об утверждении административного регламента предоставления министерством культуры Волгоградской области государственной услуги "Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";

пункт 3 приказа комитета культуры Волгоградской области от 20 апреля 2015 г. N 01-20/138 "О внесении изменений в отдельные приказы министерства культуры Волгоградской области".

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель комитета культуры Волгоградской области

В.П. Гепфнер

Административный регламент
предоставления комитетом культуры Волгоградской области государственной услуги "Оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"
(утв. приказом комитета культуры Волгоградской области от 26 января 2016 г. N 01-20/28)

С изменениями и дополнениями от:

30 марта 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Настоящий административный регламент (далее - регламент) определяет стандарт, сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц комитета культуры Волгоградской области (далее - Облкомкультуры) по оформлению в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - государственная услуга).

1.2. Сведения о заявителях

В качестве получателей государственной услуги выступают российские, иностранные граждане, лица без гражданства и их представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их получателями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

1.3. Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Облкомкультуры:

- фактический, юридический адрес: 400131, Волгоград, пл. Павших борцов, д. 2;

- адрес электронной почты: culture@volganet.ru;

- официальный сайт в сети Интернет: http://culture.volganet.ru;

- телефоны для справок: (8442) 38-41-00, 30-99-21;

- факс: (8442) 38-45-08, 30-99-17;

- график (режим) работы: понедельник - четверг - с 8.30 до 17.30, пятница - с 8.30 до 16.30, обеденный перерыв - с 12.30 до 13.18, выходные дни: суббота, воскресенье.

Сведения о месте нахождения, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах Облкомкультуры размещены на официальном сайте в сети Интернет.

Информация о местах нахождения и графике работы многофункциональных центров, для направления жалоб заявителей размещена на портале Губернатора и Администрации Волгоградской области в разделе "Государственные услуги", подразделе "Многофункциональные центры" www.volganet.ru.

Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

По телефонам (8442) 30-99-16, 30-99-21 должностные лица Облкомкультуры, ответственные за предоставление государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения государственной услуги.

Разъяснения по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе по срокам предоставления государственной услуги, порядку обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, обеспечивающих предоставление государственной услуги, предоставляются должностными лицами Облкомкультуры, ее предоставляющими, по телефону или письменно почтовым отправлением либо электронным сообщением по адресу, указанному заявителем.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

Информация о правилах предоставления государственной услуги размещается на официальном сайте Облкомкультуры, на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

Информирование заявителей по предоставлению государственной услуги в части факта поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитов, наименования структурного подразделения Облкомкультуры, ответственного за его исполнение, осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство Облкомкультуры.

Блок-схема алгоритма предоставления государственной услуги и блок-схема административной процедуры проставления апостиля являются приложениями к настоящему регламенту.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги: "Оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства по запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод".

2.2. Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляется Облкомкультуры.

При предоставлении государственной услуги Облкомкультуры взаимодействует с органами государственной власти, государственными внебюджетными фондами, иными органами власти и организациями в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

При предоставлении государственной услуги от заявителя запрещается требовать осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для ее получения и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный в установленном порядке.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Результатами предоставления государственной услуги являются: предоставление российским, иностранным гражданам, лицам без гражданства, а также их законным представителям писем, архивных справок, выписок, копий архивных документов (далее именуются - архивные документы) с проставлением на них апостиля либо отказ в предоставлении архивных документов с проставлением на них апостиля (в случаях, установленных в п. 2.8 регламента).

2.4. Срок предоставления государственной услуги

Письменный запрос заявителя, поступивший в Облкомкультуры, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В случае направления дополнительного запроса (при необходимости получения дополнительных документов), связанного с рассмотрением запроса, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (опубликована в "Российской газете" - Федеральный выпуск, N 4831, 21 января 2009 г.);

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (опубликовано: "Российская газета", 12 марта 2007 г.);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Закон СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);

постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Российская газета" - Федеральный выпуск, N 5565, 26 августа 2011 г.);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);

постановление Администрации Волгоградской области "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг" от 25 июля 2011 года N 369-п (Волгоградская правда", N 142, 03.08.2011);

постановление Администрации Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 37-п "Об утверждении Положения о комитете культуры Волгоградской области" ("Волгоградская правда", N 224, 28.11.2014);

постановление Губернатора Волгоградской обл. от 01.12.2015 N 1055 "Об утверждении перечня государственных услуг, предоставляемых комитетом культуры Волгоградской области" ("Волгоградская правда", N 184, 08.12.2015).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

Для предоставления государственной услуги заявитель должен предоставить:

письменный запрос, в котором указывает наименование государственного органа, в который направляет запрос, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, излагает суть запроса, ставит личную подпись и дату;

архивный документ для проставления апостиля.

Представитель заявителя должен также представить нотариально удостоверенную доверенность (либо документ, приравненный законом к таковой) на представление интересов заявителя перед государственными органами, в том числе с правом подавать заявления и получать справки и выписки.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Заявитель вправе представить по собственной инициативе иные документы и материалы на бумажном носителе или в электронной форме, дополняющие информацию, изложенную в запросе.

Письменный запрос с прилагаемыми документами является основанием для предоставления государственной услуги и может быть направлен в Облкомкультуры в письменной форме или представлен на личном приеме.

Запрещается требовать от заявителя представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области, муниципальными нормативными правовыми актами.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Запрос, поступивший в Облкомкультуры, подлежит обязательному приему.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги и для приостановления срока предоставления государственной услуги

Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

- в запросе не указаны фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (запрос остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, при этом заявителю, направившему запрос, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

- письменный запрос не поддается прочтению;

- в письменном запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и (или) запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- в ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении запроса, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.

2.9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Необходимые и обязательные услуги и документы, выдаваемые иными организациями при предоставлении государственной услуги, отсутствуют.

2.10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Плата за предоставление государственной услуги не взимается.

Заявитель в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивает государственную пошлину в размере 2500 рублей за каждый документ, до проставления апостиля (подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации).

Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по запросам физических лиц, проживающих за пределами Российской Федерации.

2.11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги

Необходимые и обязательные услуги, предоставляемые иными организациями при предоставлении государственной услуги, отсутствуют.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 мин.

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Запрос заявителя подлежит обязательной регистрации в день поступления в Облкомкультуры в порядке регистрации входящей корреспонденции.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Помещение для работы с заявителями должно быть оборудовано в соответствии с требованиями санитарных правил и норм, правил пожарной безопасности, соблюдением требований обеспечения доступности для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов.

В том числе: оказание сотрудниками Облкомкультуры помощи инвалидам в передвижении по помещениям, размещение оборудования и носителей информации, а также дублирование информации с учетом ограничений жизнедеятельности инвалидов, обеспечение допуска в помещение переводчиков и животных-проводников.

Ожидающие приема заявители располагаются в фойе отдела по работе с архивами Облкомкультуры (далее - отдел по работе с архивами), которое оборудовано столом, стульями, бумагой и ручками для записи информации, информационными стендами с образцами заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления услуги.

Все кабинеты отдела по работе с архивами снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно обеспечивать:

- комфортное расположение заявителя и должностного лица Облкомкультуры;

- возможность и удобство оформления заявителем письменного запроса;

- телефонную связь;

- возможность копирования документов;

- доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Облкомкультуры;

- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление государственной услуги;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

Организация работы по предоставлению государственной услуги осуществляется специалистами отдела по работе с архивами на рабочем месте в соответствии с графиком работы Облкомкультуры.

2.15. Показатели доступности и качества государственной услуги

Предоставление государственной услуги предусматривает взаимодействие заявителя с должностными лицами продолжительностью 15 минут не более двух раз.

Заявитель на стадии рассмотрения в Облкомкультуры его запроса имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- получать письменный ответ по существу поставленных в запросе и (или) обращении вопросов;

- получать уведомление о переадресации запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) должностных лиц Облкомкультуры в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Должностное лицо Облкомкультуры, ответственное за рассмотрение конкретного запроса заявителя:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения запроса документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

- уведомляет заявителя о направлении его запроса на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Основными требованиями к качеству рассмотрения запроса в Облкомкультуры являются:

- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запроса;

- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения;

- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность предоставления информации в отношении рассматриваемого запроса.

Облкомкультуры при предоставлении государственной услуги не осуществляет взаимодействие с многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг.

Предоставление государственной услуги посредством использования информационно-телекоммуникационных технологий не предусмотрено.

2.16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

Информация о предоставляемой государственной услуге размещается на официальном сайте Облкомкультуры.

Государственная услуга в электронной форме не предоставляется.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к их выполнению, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запроса;

- направление запроса на рассмотрение;

- рассмотрение ответственным исполнителем;

- проставление апостиля на архивных документах;

- направление ответа на запрос заявителя.

3.2. Последовательность действий должностных лиц при предоставлении государственной услуги

3.2.1. Прием и регистрация запроса

Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в Облкомкультуры.

При приеме письменных запросов:

- проверяется правильность адресности корреспонденции;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

- поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт.

В случае отсутствия текста письма ответственным за делопроизводство подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.

Акт на запрос составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками Облкомкультуры в следующих случаях:

- к запросу прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;

- на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

- в конвертах писем обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

Регистрация письменных запросов осуществляется ответственным за делопроизводство путем ввода необходимых данных о заявителях и содержании их запросов в Облкомкультуры в журнал регистрации входящей корреспонденции (далее - журнал).

Ответственный за делопроизводство при регистрации проверяет установленные реквизиты запроса, наличие указанных автором вложений и приложений, а также поступившие запросы на повторность.

Если одновременно поступило несколько запросов одного и того же содержания от одного и того же заявителя, то осуществляется регистрация только одного из запросов.

Повторными считаются запросы, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу:

- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

- если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

- запросы одного и того же заявителя по разным вопросам;

- запросы, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

На зарегистрированном запросе или сопроводительном письме к запросу (при наличии) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле проставляется штамп установленного образца с указанием даты регистрации запроса в журнале и регистрационного номера запроса.

Срок выполнения административной процедуры - до конца рабочего дня поступления запроса.

3.2.2. Направление запроса на рассмотрение

Основанием для начала административной процедуры является регистрация запроса.

Поступившие в Облкомкультуры запросы передаются для первичного рассмотрения уполномоченному руководителю или лицу, исполняющему его обязанности.

После первичного рассмотрения передаются на исполнение в отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области с назначением ответственного исполнителя в форме резолюции уполномоченного руководителя.

Срок выполнения административной процедуры - 2 рабочих дня.

3.2.3. Рассмотрение ответственным исполнителем запроса

Основанием для начала административной процедуры является направление запроса по принадлежности ответственному исполнителю в отдел по работе с архивами.

Ответственный исполнитель организует исполнение запроса, включая сбор необходимой информации.

Ответственный исполнитель обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

По результатам рассмотрения ответственным исполнителем подготавливается проект ответа заявителю и в установленном порядке докладывается начальнику отдела по работе с архивами.

Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в запросе.

Ответ на запрос подписывает начальник отдела по работе с архивами или лицо, исполняющее его обязанности.

Срок выполнения административной процедуры - согласно резолюции руководителя, но не позднее чем за 4 рабочих дня до истечения 30 дневного срока со дня регистрации запроса.

В случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением первоначального запроса, данный срок может быть продлен уполномоченным руководителем, но не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя.

3.2.4. Проставление апостиля на архивных документах

Основанием для начала административной процедуры является наличие предоставленного архивного документа, требующего проставления апостиля.

Подготовленные органами и организациями архивные документы, требующие проставления апостиля, направляются в Облкомкультуры вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

Архивные документы, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство в отделе по работе с архивами, проставляет апостиль на архивных документах, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

Срок исполнения данной административной процедуры - 2 рабочих дня.

В случае отказа в проставлении апостиля заявителю сотрудники отдела по работе с архивами в течение 3 рабочих дней направляют письменное сообщение о причине отказа.

3.2.5. Направление ответа на запрос

Основанием для начала административной процедуры является подписание начальником отдела по работе с архивами ответа на запрос.

Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- архивного документа с проставлением апостиля;

- справки об отсутствии запрашиваемых сведений с указанием причин, по которым они не могут быть выданы заявителю.

Ответственный за делопроизводство отдела по работе с архивами регистрирует подготовленный ответ и направляет его заявителю.

Архивные документы при личном обращении могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Перед передачей ответов заявителям на отправку сотрудник, ответственный за делопроизводство в отделе по работе с архивами, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

Материалы исполненного запроса формируются в дела сотрудником, ответственным за делопроизводство в отделе по работе с архивами, в соответствии с номенклатурой дел.

Срок исполнения данной административной процедуры - 2 рабочих дня.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений

Контроль исполнения регламента осуществляется председателем комитета культуры Волгоградской области или, по его поручению, заместителем председателя комитета культуры Волгоградской области в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по запросам заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения их прав, свобод и законных интересов, анализа содержания поступающих запросов, хода и результатов работы с запросами.

Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений уполномоченным должностным лицом Облкомкультуры осуществляется начальником отдела по работе с архивами, который несет за это персональную ответственность. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками отдела по работе с архивами положений административного регламента.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Заместитель председателя комитета культуры Волгоградской области, курирующий отдел по работе с архивами, организует и осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги отделом по работе с архивами и несет за это персональную ответственность. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы получателей государственной услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц Облкомкультуры. По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Волгоградской области.

Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании приказа Облкомкультуры. Проведение проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании планов работы), тематический характер (проверка предоставления государственной услуги отдельным категориям получателей государственной услуги) и внеплановый характер (по конкретному запросу получателя государственной услуги). Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются ответственные работники Облкомкультуры.

Основным критерием принятия решения комиссии является соответствие предоставляемой государственной услуги требованиям настоящего регламента и действующего законодательства.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт подписывается всеми членами комиссии.

4.3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

По результатам проверок в случае выявления нарушений соблюдения положений настоящего регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, виновные должностные лица Облкомкультуры несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность должностных лиц Облкомкультуры закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Должностное лицо Облкомкультуры, ответственное за предоставление государственной услуги, несет персональную ответственность за качество и своевременность предоставления государственной услуги.

Должностное лицо Облкомкультуры, подписавшее результат предоставления государственной услуги, несет персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.

4.4. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

Контроль исполнения регламента со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в Облкомкультуры, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения регламента, в вышестоящие органы государственной власти.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

5.1. Информация о праве заявителя на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

Заявители имеют право подать жалобу в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу, и в рамках личного приема руководителя органа в соответствии с установленным графиком личного приема. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Облкомкультуры, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.2. Предмет досудебного обжалования

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования заявителем являются:

1) нарушение срока регистрации обращения заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области или настоящим регламентом;

4) отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области или настоящим регламентом для предоставления государственной услуги;

5) отказ в предоставлении услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области и настоящим регламентом;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области и настоящим регламентом;

7) отказ Облкомкультуры или должностного лица Облкомкультуры, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданном в результате предоставления государственной услуги архивном документе (в случае если такие исправления допускаются действующими правовыми актами) либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Органы государственной власти и уполномоченные на рассмотрение должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Заявители могут обжаловать решения, действия (бездействие):

- председателя комитета культуры Волгоградской области - Губернатору Волгоградской области по адресу: им. В.И. Ленина просп., д. 9, Волгоград, 400098;

- иных должностных лиц Облкомкультуры - председателю комитета культуры Волгоградской области.

График приема председателя комитета культуры Волгоградской области: 2-й и 4-й понедельник каждого месяца - с 16.00 до 18.00 по адресу: 400131, Волгоград, пл. Павших борцов, д. 2, адрес электронной почты: culture@inbox.ru, официальный сайт в сети Интернет: http://culture.volganet.ru, режим работы: понедельник - четверг - с 8.30 до 17.30, пятница - с 8.30 до 16.30; обед - с 12.30 до 13.18; выходные дни: суббота и воскресенье, телефоны для справок: (8442) 38-41-00, 30-99-21, факс (8442) 38-45-08, 30-99-17.

5.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы

Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация жалобы заявителя.

Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.

Жалобы представляются непосредственно председателю комитета культуры Волгоградской области.

Поданная заявителем жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Председатель комитета культуры Волгоградской области:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление и (или) защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается председателем комитета культуры Волгоградской области, в случае обжалования действий (бездействия) председателя комитета культуры Волгоградской области заявителю подписывается уполномоченным должностным лицом.

Ответ на жалобу, поступившую в Облкомкультуры: не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.5. Сроки рассмотрения жалобы

Жалоба, поступившая в Облкомкультуры, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо для приостановления рассмотрения жалобы

Если в жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные либо нецензурные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица Облкомкультуры, а также членов его семьи, Облкомкультуры вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на нее не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 3 дней со дня регистрации жалобы.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета культуры Волгоградской области, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в уполномоченный орган. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

5.7. Результат рассмотрения жалобы

По результатам рассмотрения жалобы должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, принимается одно из следующих решений:

- удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

- отказать в удовлетворении жалобы.

5.8. Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения о результате рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Порядок обжалования решения по жалобе

Заявители вправе обжаловать решения, принятые при предоставлении государственной услуги, действия и (или) бездействие должностных лиц в судебном порядке в соответствии с гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Приказом комитета культуры Волгоградской области от 30 марта 2016 г. N 01-20/140 в пункт 5.10 настоящего Административного регламента внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного приказа

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.10. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.11. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы

Заявитель информируется о порядке подачи и рассмотрения жалобы в порядке, предусмотренном для информирования о предоставлении государственной услуги.

Приложение

Блок-схема
алгоритма предоставления государственной услуги

(Начало предоставления государственной услуги:) (в Облкомкультуры поступил запрос заявителя)

  /-------------------\          /--------------------------\

  |   Рассмотрение    |          |   Регистрация запроса    |

  |      запроса      | --------|    (день поступления)    |

  |    руководством   |          \--------------------------/

  |   Облкомкультуры  |

  \-------------------/

            |                    /----------------------------------\

            |                    | Передача запроса на исполнение в |

            \-------------------|    отдел по работе с архивами    |

                                 \----------------------------------/

                             Нет /-----------------------------\ Да

                 /---------------| Запрос подлежит исполнению? |--\

                 |               \-----------------------------/  |

                 |                                               

                 |                                  /------------------\

                 |                                  |    Исполнение    |

                 |                                  | административной |

                 |                                  |    процедуры     |

                 |                                  | по проставлению  |

                                                   |     апостиля     |

  /----------------------------\                    \------------------/

  |     Письменный ответ       |                      |

  | заявителю о невозможности  |                      |

  |   исполнения запроса в     |                      |

  |   течение 7 дней со дня    |                      |

  |        регистрации         |                      |

  \----------------------------/                      |

                 |                                    

                 |                  /------------------------\

                 |                  |    Ответ заявителю     |

                                   \------------------------/

(Окончание представления государственной услуги)

Приложение

Блок-схема
административной процедуры проставления апостиля

(Начало административной процедуры: в Облкомкультуры поступила) (справка, требующая проставления апостиля)

Регистрация сопроводительных документов

              /-------------------------------------------\

         /----|      Апостиль может быть проставлен?      |----\

         |    \-------------------------------------------/    |

     Нет |                                                     | Да

/----------------------------------\ /----------------------------------\

| Уведомление заявителя о причинах | |       Проставление апостиля      |

|  отказа в проставлении апостиля  | |                                  |

\----------------------------------/ \----------------------------------/

                  |                                    

                  |                  /----------------------------------\

                  |                  |          Ответ заявителю         |

                                    \----------------------------------/

  /-------------------------------------------------\

  |(Окончание предоставления государственной услуги)|

  \-------------------------------------------------/