Постановление Правительства Республики Калмыкия от 27 июня 2011 г. N 190 "Об учете архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия"

Постановление Правительства Республики Калмыкия от 27 июня 2011 г. 190
Об учете архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия

В соответствии с Законом Республики Калмыкия от 29 июля 2010 года N 195-IV-З "О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия" и в целях урегулирования порядка учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия и организации работы с уникальными и особо ценными архивными документами Республики Калмыкия Правительство Республики Калмыкия постановляет:

Утвердить прилагаемые:

Порядок ведения учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия;

Порядок отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия и его ведение.

Председатель Правительства Республики Калмыкия

Л. Иванова

Порядок
ведения учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия
(утв. постановлением Правительства Республики Калмыкия от 27 июня 2011 г. N 190)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Калмыкия от 29 июня 2010 года N 195-IV-З "О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия", приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и определяет организацию работы по ведению учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.

1.2. Постоянное хранение архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, и иных архивных документов осуществляют государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук.

1.3. Временное хранение документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, осуществляют организации, выступающие в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия.

1.4. Организации, осуществляющие постоянное, временное хранение документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия:

ведут основные и вспомогательные учетные документы, руководствуясь требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и Основными правилами работы организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце пункта 1.4 настоящего Порядка пропущена часть текста, название указанных Правил следует читать как "Основные правила работы архивов организаций"

на основании основных и вспомогательных учетных документов составляют документы государственного учета, включающие официальную информацию об объеме, составе и условиях хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.

1.5. Уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела (далее - уполномоченный орган) на основании официальной информации об объеме, составе и условиях хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, ведет и составляет сводные документы государственного учета.

1.6. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются на бумажных носителях и # электронной формах# (ПК "Архивный фонд", ПК "Фондовый каталог").

1.7. Сводные документы государственного учета предоставляются уполномоченным органом в Федеральное архивное агентство (далее - Росархив).

2. Ведение государственного учета документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия

2.1. Государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки:

ежегодно составляют паспорта и 1 раз в 3 года (по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным периодом) представляют их в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;

ежегодно обновляют и пополняют описания архивных фондов в формате ПК "Архивный фонд" и предоставляют копии информационных массивов в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела к 1 декабря отчетного года.

2.2. Уполномоченный орган:

1) на основании паспортов, представленных государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками составляет сводные паспорта:

государственных архивов Республики Калмыкия;

муниципальных архивов Республики Калмыкия;

государственных музеев и библиотек Республики Калмыкия;

муниципальных музеев и библиотек Республики Калмыкия;

2) направляет указанные паспорта 1 раз в 3 года в Росархив не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.

3) составляет сводный паспорт организаций, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия;

4) направляет сводные документы государственного учета в электронном виде в форме ПК "Архивный фонд" и ПК "Фондовый каталог" в Росархив ежегодно не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.

2.3. Организации Российской академии наук ведут государственный учет документов, находящихся на постоянном хранении в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2.4. Организации, выступающие в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия, ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного года.

На основании представленных паспортов государственные и муниципальные архивы Республики Калмыкия составляют учетные документы "Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта Российской Федерации, муниципального архива по состоянию на 1 декабря отчетного года", которые представляют в уполномоченный орган 1 раз в 3 года.

На основании указанных сведений уполномоченный орган составляет сводный учетный документ "Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря отчетного года" и направляет их в Росархив 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.

Порядок
отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия и его ведение
(утв. постановлением Правительства Республики Калмыкия от 27 июня 2011 г. N 190)

1. Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия (далее - Государственный реестр) - государственная система регистрации и учета уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия.

2. Ведение Государственного реестра возлагается на уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела (далее - уполномоченный орган).

3. Уполномоченный орган создает постоянно действующую комиссию, для рассмотрения вопросов об отнесении и включении архивных документов в Государственный реестр (далее - Комиссия).

4. Должностные лица уполномоченного органа обеспечивают подготовку материалов по отнесению и включению архивных документов в Государственный реестр на рассмотрение Комиссии.

5. Выявление уникальных и особо ценных архивных документов проводится в плановом порядке на основании отраслевых научно-методических разработок и осуществляется в хронологической последовательности, начиная с документов XVIII века и до 1918 года. За более поздние годы рассматриваются архивные документы лишь по отношению к самым бесспорным документальным ценностям и раритетам.

6. Отнесение архивных документов к категории уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия определяются# следующими критериями.

Обязательными критериями отнесения к категории особо ценных архивных документов Республики Калмыкия являются:

время создания документа;

ценность содержащейся в документе информации;

юридическая сила, подлинность документа;

значение фондообразователя;

авторство (и адресат) документа;

наличие палеографических, художественных и других особенностей;

величина страховой оценки документа (денежная страховая стоимость документа).

Обязательными критериями отнесения к уникальным архивным документам Республики Калмыкия являются:

древность документов (до 1918 г.);

подлинность;

бесспорность культурно-исторической значимости;

публичность;

высокая материальная ценность;

отношение документа к историческому событию;

отношение документа к исторической личности;

юридическое значение документа;

художественные и оформительские особенности.

7. Для отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября заявитель представляет в Комиссию следующие документы:

заявление в произвольной форме;

лист учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе (2 экз.) и в электронном виде (1 экз.) согласно приложению к настоящему Порядку.

Заявитель может предоставить экспертные заключения об уникальности и (или) особой ценности документа. Экспертные заключения об уникальности и (или) особой ценности документа готовят не менее 2-х экспертов и каждый подготавливает свое заключение.

Документы регистрируются в день подачи документов в журнале регистрации.

Комиссия принимает решение об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр в случае непредставления всех необходимых документов, указанных в абзацах втором, третьем настоящего пункта.

Решение об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр направляется Заявителю письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.

Результатом обращения Заявителя является решение Комиссии о включении или об отказе во включении уникального и (или) особо ценного документа в Государственный реестр.

Решение Комиссии оформляется протоколом заседания Комиссии. Протокол подписывается Председателем и секретарем Комиссии.

В случае принятия решения о включении в Государственный реестр, Заявителю в течение 5-ти рабочих дней с момента принятия Комиссией решения направляется выписка из протокола заседания Комиссии и один экземпляр листа учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру.

В случае принятия решения об отказе во включении в Государственный реестр, Заявителю направляется мотивированный ответ и возвращаются оба экземпляра листа учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе и в электронном виде в течение 5-ти рабочих дней с момента принятия Комиссией решения.

Срок рассмотрения документов и принятия решения о включении документов в Государственный реестр не может превышать 6 месяцев со дня регистрации документов.

8. Уникальные и особо ценные архивные документы, находящиеся в государственной, муниципальной собственности, представляются для отнесения и включения в Государственный реестр в обязательном порядке.

9. Уникальные и особо ценные архивные документы, принадлежащие общественным организациям, иным негосударственным юридическим лицам, а также частным лицам, включаются в Государственный реестр на добровольной основе при наличии заявления от собственников (владельцев), за исключением случаев, предусмотренных в пункте 10 настоящего порядка.

10. В случае если заявленные к вывозу за пределы Российской Федерации архивные документы не отнесены к уникальным и (или) особо ценным архивным документам, уполномоченным органом осуществляется процедура отнесения и включения в Государственный реестр независимо от согласия собственника архивного документа.

11. Государственное учреждение "Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия" ведет электронную базу данных Государственного реестра.

12. Информация об уникальных и особо ценных архивных документах Республики Калмыкия, содержащаяся в Государственном реестре, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, включенных в состав негосударственной части архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.

Приложение
к Порядку отнесения и включения
архивных документов в Государственный
реестр уникальных и особо ценных
архивных документов Республики
Калмыкия и его ведение, утвержденному
постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 27 июня 2011 г. N 190

Лист учета и описания уникального документа

Регистрационный номер

Дата включения документа в Государственный реестр

1. Описание документа:

Название (заголовок) документа

Самоназвание документа

Вид документа

Автор документа

Дата (время создания) документа

Век

Ориентировочная дата

Язык документа

Аннотация

Историческая справка

Наличие драгоценных металлов и камней

Палеографические особенности

Печати

Художественные особенности оформления документа

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель

Размеры

Физическое состояние

Сведения о реставрации

3. Место хранения документа

Место хранения документа

Адрес места хранения документа

Архивный шифр: фонд N __, оп. N __, ед. хр. N __, ед. уч. N __, лл. ___

4. Служебная информация

Кем представлен документ:

Протокол ЭПК от

года N