Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги Архивным отделом Администрации города Элисты "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в наименование настоящего приложения внесены изменения

См. текст наименования в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению Мэрии города Элисты
от 29 мая 2012 г. N 1037

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги Архивным отделом Администрации города Элисты "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

С изменениями и дополнениями от:

11 марта, 2 августа 2013 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Административный регламент Архивного отдела Администрации города Элисты по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - методическая помощь организациям) разработан в целях совершенствования постановки делопроизводства в организациях и функционирования ведомственных архивов, а также устанавливает порядок оказания муниципальной услуги.

1.2. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают органы местного самоуправления, муниципальные учреждения и иные организации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 2 августа 2013 г. N 2898 в пункт 1.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.

Место нахождения Архивного отдела Администрации города Элисты: ул. Ленина, д. 249, г. Элиста, Республика Калмыкия.

Электронный адрес Администрации города Элисты: meria@gorod-elista.ru

Справочные телефоны: 8 (84722) 3-47-59; 8 (84722) 2-92-96

Факс Администрации города Элисты: 8 (84722) 4-04-02

Прием граждан должностными лицами Архивного отдела осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным Главой Администрации города Элисты.

График работы Архивного отдела Администрации города Элисты:

Понедельник - пятница с 09.00 до 18.00

Перерыв на обед с 13.00 до 14.00

Последняя пятница месяца - санитарный день

Выходные дни: суббота, воскресенье

Приемные дни: понедельник, среда с 09.00 до 18.00

Информирование заявителей о правилах предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении;

- посредством обращения на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) - https://gosuslugi.ru и на региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Калмыкия - pgu.egov08.ru.

При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица Архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации оказания методической помощи организациям.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

1.4. Получатели муниципальной услуги (пользователи)

Получателями муниципальной услуги (пользователями) являются:

- органы местного самоуправления;

- муниципальные учреждения;

- иные организации;

- юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Административный регламент "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" определяет последовательность действий (административных процедур), а также взаимодействие Архивного отдела с органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и иными организациями (далее - организации) при предоставлении муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в пункт 2.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Муниципальная услуга по оказанию методической помощи организациям предоставляется Архивным отделом Администрации города Элисты (далее - Архивный отдел).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

2.3.1. Разработка локальных нормативных правовых документов в области архивного дела и делопроизводства:

- положение об экспертной комиссии организации;

- положение об архиве организации;

- номенклатура дел;

- инструкция по делопроизводству.

2.3.2. Организация ведомственного хранения архивных документов.

2.3.3. Подготовка архивных документов (экспертиза и отбор документов) к передаче на муниципальное хранение в Архивный отдел.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги - в течение 15 дней со дня их регистрации.

2.5. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Основными правилами работы архивов организаций, М. 2002;

и другими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства, документооборота и работы ведомственного архива.

2.6. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.

В запросе пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- подпись должностного лица;

- дата отправления.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица, почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителю архива или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в нем содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

- отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.8. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.

2.9. Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги по оказанию методической помощи организации бесплатно.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в пункт 2.10 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.10. Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 15 минут.

Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.

При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашивается необходимая для исполнения запроса информация.

2.11. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляет сотрудник Архивного отдела, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в течение 1-2 дней.

2.12. Требования к помещениям.

Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:

- комфортное расположение исследователя и должностного лица;

- возможность оформления исследователем письменного обращения;

- наличие письменных принадлежностей и бланка заявления;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.13. Показателем доступности и качества муниципальных услуг является:

- динамика роста архивных документов, подготовленных для передачи их на муниципальное хранение;

- динамика учета нормативно-правовых документов, разработанных и представленных на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 2 августа 2013 г. N 2898 раздел 2 настоящего приложения дополнен пунктом 2.14

2.14. При поступлении в Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) и региональный портал государственных и муниципальных услуг Республики Калмыкия заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в электронной форме заявителю предоставляется возможность получения муниципальной услуги в электронном виде.

III. Административные процедуры

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в пункт 3.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения муниципальной услуги служит разрешительная резолюция должностного лица Администрации города Элисты на его запросе (заявлении).

3.2. Муниципальную услугу по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива выполняют должностные лица Архивного отдела.

3.3. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация обращений (запросов) пользователей;

- рассмотрение их должностным лицом Архивного отдела;

- подготовка и направление ответов пользователям.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в подпункт 3.3.1 пункта 3.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.3.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Поступившие в архив письменные запросы пользователей регистрируются в Архивном отделе, докладываются должностному лицу Администрации города Элисты.

При поступлении в Архивный отдел запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3.2. Должностное лицо Архивного отдела рассматривает обращение (запрос) пользователя в течение 10 дней.

3.3.3. Подготовка ответов пользователям.

Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения запросов.

Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4. Критерии принятия решения:

- представление на рассмотрение Архивного отдела качественно разработанные организациями нормативные правовые документы;

- необходимость проведения обучающего семинара с работниками делопроизводственных служб (ответственных за делопроизводство и архив).

3.5. Результатом административной процедуры является:

- согласование с Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела локальных нормативных правовых документов по делопроизводству и архиву;

- утверждение в установленном порядке локальных нормативных правовых документов в организациях;

- своевременная подготовка архивных документов для передачи их на муниципальное хранение.

3.6. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат обязательного отображения административной процедуры:

- регистрация запроса (заявления) пользователя в Журнале регистрации поступивших документов;

- регистрация ответа в журнале регистрации исходящих документов.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в пункт 4.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом Администрации города Элисты, ответственным за организацию работы по ее предоставлению.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в пункт 4.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Должностным лицом Администрации города Элисты проводятся:

- плановые проверки;

- внеплановые проверки.

4.2.1. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.

4.2.2. Основанием для проведения внеплановой проверки является поступление в Архивный отдел обращений и заявлений граждан, юридических лиц информации от органов местного самоуправления, иных организаций, из средств массовой информации о нарушении порядка исполнения муниципальной услуги.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в пункт 4.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Общий контроль осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела в форме плановых и внеплановых проверок, проведения мониторинга оказания муниципальной услуги Архивным отделом Администрации города Элисты.

4.4. Должностные лица организаций могут осуществлять контроль за соблюдением сроков и качеством оказания Архивным отделом муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в подпункт 5.1.1 пункта 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.1.1. Пользователь может обратиться с жалобой устно или письменно к Главе Администрации города Элисты, либо в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела по обжалованию решений, принятых Архивным отделом исполняющим муниципальную услугу.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 в подпункт 5.1.2 пункта 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.1.2. Порядок обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги:

- пользователь может обратиться с жалобой на решения и действия (бездействие), осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Регламента устно или письменно непосредственно:

- в Администрацию города Элисты;

- в судебные органы Республики Калмыкия.

5.1.3. В письменной жалобе указываются:

- фамилия, имя, отчество;

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись;

- дата.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Элисты Республики Калмыкия от 11 марта 2013 г. N 523 подпункт 5.1.4 пункта 5.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.1.4. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.1.5. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применении мер ответственности к должностному лицу Архивного отдела, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

5.1.6. В Архивный отдел направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.1.7. Обращение пользователя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

5.1.8. Если пользователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела по адресу: ул. Пушкина, 9 "а", г. Элиста, Республика Калмыкия.

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, осуществляемых (принятых) в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.