Распоряжение Губернатора Архангельской области от 5 июня 2012 г. N 555-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области"

С изменениями и дополнениями от:

27 февраля 2014 г.

ГАРАНТ:

Текст документа приводится не полностью

В связи с приведением правовых актов Архангельской области в соответствие с правилами, установленными Правительством Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления, информации, информационных технологий и архивного дела:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области.

2. Признать утратившими силу следующие распоряжения Губернатора Архангельской области:

от 16 июня 2010 года N 620-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области";

от 30 декабря 2010 года N 1260-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Архангельской области от 16 июня 2010 года N 620-р".

3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор Архангельской области

И.А. Орлов

Инструкция по делопроизводству
в исполнительных органах государственной власти Архангельской области, администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области
(утв. распоряжением Губернатора Архангельской области от 5 июня 2012 г. N 555-р)

С изменениями и дополнениями от:

27 февраля 2014 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция, разработанная в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности, устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности исполнительных органов государственной власти Архангельской области, представительств Архангельской области (далее - исполнительные органы), администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области (далее - администрация Губернатора и Правительства).

Делопроизводство в государственных учреждениях Архангельской области осуществляется с учетом правил и требований, изложенных в настоящей Инструкции.

1.2. При разработке настоящей Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти);

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

распоряжение Правительства РФ от 20 октября 2010 года N 1815-р "О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)";

приказ Росархива от 23 декабря 2009 года N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

приказ Росархива от 29 апреля 2011 года "Об утверждении рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности";

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению";

Регламент Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 27 июля 2009 года N 17-у;

Регламент планирования, подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 07 октября 2009 года N 30-у;

Регламент организации контроля за исполнением документов и поручений исполнительными органами государственной власти Архангельской области и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 01 марта 2010 года N 19-у;

Регламент подготовки, согласования, подписания, регистрации и выпуска правовых актов Губернатора Архангельской области и правовых актов Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 11 марта 2010 года N 29-у;

Регламент организации законопроектной деятельности и взаимодействия с Архангельским областным Собранием депутатов Правительства Архангельской области, исполнительных органов государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 22 июля 2010 года N 142-у;

Регламент организации разработки и принятия нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 19 января 2011 года N 5-у;

Регламент организации рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, поступивших Губернатору Архангельской области, в Правительство Архангельской области, заместителям Губернатора Архангельской области, в исполнительные органы государственной власти Архангельской области и администрацию Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 03 февраля 2011 года N 14-у;

Регламент организации и деятельности Прямой линии Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 07 июня 2011 года N 82-у;

указ Губернатора Архангельской области от 25 августа 2011 года N 125-у "Об организации работы со служебной информацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Архангельской области";

Порядок работы с документами, содержащими общедоступную информацию, в секретариате Губернатора Архангельской области, утвержденный распоряжением Губернатора Архангельской области от 26 сентября 2011 года N 731-р;

Положение о государственной информационной системе Архангельской области "Система электронного документооборота Правительства Архангельской области "Дело", утвержденное постановлением Правительства Архангельской области от 17 января 2012 года N 5-пп (далее - система "Дело").

1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами, утверждаемыми в установленном порядке.

1.4. Ведение делопроизводства в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства осуществляется структурными подразделениями или лицами, ответственными за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).

Координация и методическое сопровождение делопроизводства в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства осуществляется департаментом делопроизводства администрации Губернатора и Правительства (далее - департамент делопроизводства).

1.5. Делопроизводство в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства организуется с использованием системы "Дело".

Внедрение и сопровождение системы "Дело" в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства осуществляется департаментом информационных технологий администрации Губернатора и Правительства (далее - департамент информационных технологий).

1.6. На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

прием и регистрация в установленном порядке поступающих документов в системе "Дело";

сканирование документов и присоединение их электронного образа к регистрационным карточкам в системе "Дело";

передача документов на рассмотрение должностным лицам и после получения соответствующих резолюций (поручений) - исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка в установленном порядке;

контроль за прохождением документов;

организация справочно-информационной работы по документам и документообороту, подготовка для руководства сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

подготовка проектов резолюций (поручений), а также служебных писем за подписью руководителя;

списание в дело исполненных документов;

составление номенклатуры дел;

формирование, оформление, учет, хранение, и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и передача дел в архив.

В исполнительных органах администрации Губернатора и Правительства могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции положения, порядки, методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства (в том числе порядки прохождения и подписания документов).

1.7. Сотрудники исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.8. В случае утраты зарегистрированных документов исполнитель должен письменно проинформировать об этом руководителя исполнительного органа, а в администрации Губернатора и Правительства - заместителя Губернатора Архангельской области - руководителя администрации Губернатора и Правительства (далее - заместитель Губернатора - руководитель администрации Губернатора и Правительства).

1.9. Персональная ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение исполнительской дисциплины и установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на руководителей исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства.

1.10. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком есть реквизиты, придающие ей юридическую силу;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия в настоящей Инструкции используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и Архангельской области.

II. Создание документов в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства

Бланки документов

2.1. Документы, создаваемые в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства, оформляются либо на бланках, либо на стандартных листах бумаги формата A4 (210x297 мм), либо в виде электронных документов. Документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При подготовке документов в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства используются электронные шаблоны бланков документов.

2.2. Устанавливаются следующие размеры полей для документов, напечатанных как на бланках, так и на стандартных листах бумаги:

левое - 30 (25) мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

2.3. Документы, издаваемые от имени двух и более исполнительных органов, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (без использования бланка), при этом в состав реквизита "Подпись" обязательно включается наименование организации.

2.4. При подготовке документов применяется шрифт Times New Roman размером N 13-14 с межстрочным интервалом 12-24 пт в зависимости от объема текста. Для оформления таблиц допускается размер шрифта N 12.

2.5. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.6. В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства применяются следующие бланки:

бланк письма Губернатора Архангельской области (угловой - в одноцветном варианте, продольный - в многоцветном варианте);

бланк письма Правительства Архангельской области (угловой, в одноцветном варианте);

бланк письма с указанием наименования исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства, ее структурных подразделений (угловой, в одноцветном варианте);

бланк письма с указанием должности руководителя исполнительного органа, руководителя администрации Губернатора и Правительства (бланк должностного лица, угловой, в одноцветном варианте);

бланк указа Губернатора Архангельской области (продольный, в одноцветном варианте);

бланк распоряжения Губернатора Архангельской области (продольный, в одноцветном варианте);

бланк постановления Правительства Архангельской области (продольный, в одноцветном варианте);

бланк распоряжения Правительства Архангельской области (продольный, в одноцветном варианте);

бланк распоряжения (постановления) исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства (продольный, в одноцветном варианте);

бланк приказа руководителя исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства (продольный, в одноцветном варианте);

бланк доверенности (продольный, в одноцветном варианте);

бланк резолюции (поручения) (в одноцветном варианте).

2.7. Для бланков распорядительных документов (указ, постановление, распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов:

герб Архангельской области;

наименование вышестоящей организации (Правительство Архангельской области);

наименование исполнительного органа;

вид документа;

место составления (издания) документа.

2.8. Для бланков писем устанавливается следующий состав реквизитов:

герб Архангельской области;

наименование вышестоящей организации (Правительство Архангельской области);

наименование исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства;

справочные данные (почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметка для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

2.9. Письма в электронной форме, подписанные электронной подписью, имеют тот же состав реквизитов, что и письма на бумажном носителе.

2.10. В организации может использоваться должностной (персональный) бланк письма руководителя, для которого устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма организации (исполнительного органа), но с включением дополнительно реквизита "Должность лица - автора документа".

В бланк письма структурного подразделения дополнительно включается реквизит "Наименование структурного подразделения".

2.11. В бланках исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства, ее структурных подразделений наименование органов должно соответствовать наименованию, закрепленному в соответствующих положениях.

2.12. Образцы бланков писем Губернатора Архангельской области, бланка письма Правительства Архангельской области, бланков правовых актов Губернатора Архангельской области, бланков правовых актов Правительства Архангельской области, бланка доверенности, подписываемой Губернатором Архангельской области (далее - Губернатор) и заместителями Губернатора Архангельской области (далее - заместители Губернатора), утверждаются распоряжением Губернатора.

Образцы бланков исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства и ее структурных подразделений утверждаются распоряжением исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства (после согласования с департаментом делопроизводства).

Электронные шаблоны документов, которые включены в документооборот исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства, приведенные в приложениях N 1-5, 7-20, 22-28, утверждаются настоящей Инструкцией.

При необходимости исполнительные органы, администрация Губернатора и Правительства утверждают электронные шаблоны документов для организации своей деятельности.

2.13. Введение в обращение новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя исполнительного органа, заместителя Губернатора - руководителя администрации Губернатора и Правительства.

2.14. Бланки правовых актов Губернатора Архангельской области и правовых актов Правительства Архангельской области изготавливаются типографским способом и хранятся в протокольном отделе департамента делопроизводства (далее - протокольный отдел).

Бланки писем Губернатора, бланк письма Правительства Архангельской области (далее - Правительство) также изготавливаются типографским способом и хранятся в общем отделе департамента делопроизводства (далее - общий отдел).

Бланк доверенности изготавливается с использованием компьютерной техники по утвержденному образцу.

Бланки исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства и ее структурных подразделений изготавливаются с использованием компьютерной техники по утвержденным образцам.

2.15. Служебные письма на должностном (персональном) бланке подписывает только соответствующий руководитель.

Заместители Губернатора, заместители руководителей исполнительных органов, заместители руководителя администрации Губернатора и Правительства, в том числе при исполнении ими обязанностей руководителя, подписывают служебные письма на угловых бланках организации (Правительства, исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства).

Заместители Губернатора в случае исполнения обязанностей Губернатора подписывают письма на бланке письма Правительства, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации и Архангельской области.

При подписании служебных документов заместителями Губернатора в случае исполнения обязанностей Губернатора допускается использовать бланк письма Губернатора при реализации права законодательной инициативы в Архангельском областном Собрании депутатов, а также при направлении документов от имени Губернатора в судебные органы.

2.16. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам.

Реквизиты документов

2.17. Документы, создаваемые исполнительными органами, администрацией Губернатора и Правительства, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2.18. Реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2.19. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства, являются:

1) герб субъекта Российской Федерации;

2) наименование организации (исполнительный орган, администрация Губернатора и Правительства);

3) справочные данные организации;

4) вид документа;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта;

8) место составления (издания) документа;

9) адресат;

10) гриф утверждения документа;

11) наименование либо аннотация документа (заголовок);

12) текст документа;

13) отметка о наличии приложений;

14) подпись должностного лица;

15) виза;

16) гриф согласования документа;

17) оттиск печати;

18) отметка о заверении копии;

19) отметка об исполнителе;

20) указание по исполнению документа (резолюция);

21) отметка о контроле документа;

22) отметка об исполнении документа;

23) отметка о конфиденциальности;

24) отметка о поступлении документа.

2.20. Герб субъекта Российской Федерации. В соответствии с областным законом от 15 июля 2003 года N 178-23-ОЗ "О гербе Архангельской области" герб Архангельской области в многоцветном или одноцветном варианте помещается на бланках:

областных законов;

постановлений Архангельского областного Собрания депутатов;

правовых актов Губернатора Архангельской области;

правовых актов Правительства Архангельской области.

Герб в одноцветном варианте помещается на бланках:

Правительства Архангельской области;

Архангельского областного Собрания депутатов;

уполномоченного по правам человека в Архангельской области;

представительств Архангельской области в Российской Федерации;

избирательной комиссии Архангельской области;

иных органов государственной власти Архангельской области.

2.21. Наименование исполнительного органа. Данный реквизит должен соответствовать наименованию, закрепленному в соответствующем положении. Сначала указывается наименование вышестоящей организации (Правительство Архангельской области), затем - наименование исполнительного органа (в администрации Губернатора и Правительства - структурного подразделения).

2.22. Справочные данные об организации. Данный реквизит оформляется на бланках писем и включает почтовый адрес, индекс учреждения связи, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта Правительства Архангельской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет") и другие сведения по усмотрению организации.

2.23. Вид документа. Данный реквизит оформляется на всех документах (приказ, постановление, распоряжение, решение, акт и др.), за исключением писем. Наименование вида документа включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

2.24. Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 05 января 2010 года следует оформлять: 05.01.2010 (неправильно: 05.02.10, 05.02.2010 г., 05.02.2010 года).

В правовых актах дата оформляется только словесно-цифровым способом: 08 февраля 2009 г. (или 08 февраля 2009 года). В письмах и таблицах используется цифровой способ оформления даты.

2.25. Регистрационный номер документа. Данный реквизит состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел и другой информацией.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с принятой в исполнительном органе, администрации Губернатора и Правительства системой регистрации и присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

2.26. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта. Данный реквизит включается в состав реквизитов бланка письма, оформляется только в письмах-ответах, проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа либо лицом, регистрирующим документ. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа.

2.27. Место составления (издания) документа. Данный реквизит указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

2.28. Адресат. Данный реквизит печатается, как правило, ниже границы верхнего поля страницы на 36 пт, без выделения полужирным шрифтом. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации, структурного подразделения организации, должности печатается через один межстрочный интервал. Инициалы и фамилия печатаются через межстрочный интервал 18 пт.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже:

Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архивного дела

или

ОАО "Архангельскоблгаз" Бухгалтерия

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:

Министру здравоохранения Российской Федерации И.И. Ивановой

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

Министерство финансов Российской Федерации Департамент бюджетной сферы Ведущему консультанту И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

Руководителям исполнительных органов государственной власти Архангельской области

или

Главам муниципальных образований Архангельской области

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Документ не должен содержать более 4-х адресатов (исключение составляют отзывы на судебные иски, содержащие количество адресатов по числу ответчиков и третьих лиц).

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не печатается. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти по Архангельской области, постоянным корреспондентам.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес:

Учебно-методический центр документирования и управления 2-й Смоленский пер., д. 1/4, стр. 1, Москва, 121099

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес:

Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Котлас, Архангельская обл., 163000

При необходимости отправки документа физическому лицу заказным или ценным письмом указывают фамилию, имя, отчество получателя полностью, затем почтовый адрес, включая индекс:

Образцову Олегу Петровичу ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Котлас, Архангельская обл., 163000

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

2.29. Гриф утверждения документа. Документ утверждается двумя способами:

должностным лицом (должностными лицами);

специально издаваемым документом (как правило, распорядительным).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Губернатора Архангельской области по социальным вопросам Личная подпись И.О. Фамилия 05.06.2012

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, печатается без выделения полужирным шрифтом.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении специально издаваемым документом (указом, постановлением, распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера (без выделения полужирным шрифтом):

УТВЕРЖДЕН приказом министра финансов Архангельской области от 06 февраля 2012 г. N 5

2.30. Указание по исполнению документа (резолюция). Данный реквизит оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части) или на бланке резолюции соответствующим должностным лицом и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату. Например:

Королёву Н.В., Федуловой Н.А. Прошу подготовить проект договора к 05.12.2010 Подпись И.О. Фамилия 01.12.2010

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, если не оговорено иное, остальные привлекаются к решению вопроса в качестве соисполнителей. Первому лицу, указанному в резолюции, предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Для оформления резолюций (поручений) на отдельном листе используются бланки резолюций (поручений) формата А6 (см. пункт 5.58). Изображение герба на бланках резолюций (поручений) не допускается.

2.31. Наименование либо аннотация документа (заголовок). Данный реквизит должен быть краткими, точно передавать смысл текста и содержать ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ, например: "О выделении_", "Об изменении_", "О внесении изменений_" и т.д.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля размером шрифта N 12 без абзацного отступа, без выделения полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом полужирным шрифтом без абзацного отступа и без точки в конце заголовка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

2.32. Текст документа.

Текст документа должен быть кратким, ясным, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности, печатается на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов от заголовка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.

В распорядительных документах (распоряжение, приказ) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа: "приказываю", "предлагаю", "прошу".

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: "постановляет", "решил".

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем", "решили".

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: "слушали", "выступили", "постановили".

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция) и содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица: "отдел осуществляет функции", "комиссия установила".

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Правительство Архангельской области считает возможным").

При печатании текста на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами. На первой странице номер не проставляется.

2.33. Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть, если содержание документа не нуждается в пояснении (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей части; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, записки - оценку фактов, выводы).

При оформлении текста в виде таблицы необходимо учитывать следующие правила.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В конце заголовка точка не ставится, даже если он не закончен (например, в конце стоят слова "за счет", "в том числе").

Знаки препинания ставятся только внутри предложения (в конце предложения знаки препинания не ставятся). После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Заголовки граф и строк таблицы начинаются с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.

Словосочетания и предложения выравниваются в графах по левому краю, цифры - по центру.

Одинаковые текстовые элементы в графах можно заменять кавычками. Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих листах печатаются номера этих граф. Возможно оформление таблицы с повторением наименования граф на каждой странице.

Графу "Номер по п/п" включать в таблицу не рекомендуется. При необходимости нумерации показателей, включенных в таблицу, порядковые номера указываются в первой графе.

2.34. Отметка о наличии приложения.

Отметка о наличии приложения к письму, служебной записке, пояснительной записке и т.п. оформляется шрифтом размера N 14 после текста от границы левого поля (без абзацного отступа), отделяется от текста межстрочным интервалом 18-24 пт.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то данный реквизит оформляется следующим образом:

Приложение:

на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то необходимо указать его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Регламент Правительства Архангельской области на 31 л. в 1 экз. 2. Копия письма Минфина России на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 14.06.2000 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:

на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правовым актам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатают прописными буквами без кавычек, без выделения полужирным шрифтом. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу министра финансов Архангельской области от 06 февраля 2012 г. N 5

Если приложений несколько, они нумеруются (ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

2.35. Подпись должностного лица. В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на служебном письме, оформленном на бланке письма исполнительного органа, полное - в иных случаях), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Министр	Личная подпись	И.О. Фамилия
или
Министр культуры Архангельской области	Личная подпись	И.О. Фамилия

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Подпись отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал без абзацного отступа, без выделения полужирным шрифтом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы имени и отчества печатаются без пробела), без выделения полужирным шрифтом. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ. Например:

Исполняющий обязанности министра строительства и ЖКХ Архангельской области

Личная подпись

И.О. Фамилия

или

И.о. заместителя министра экономического развития Архангельской области

Личная подпись

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего (фиолетового) цвета.

Использование факсимиле при оформлении подлинников документов (распорядительных документов, официальных писем, пояснительных записок и др.) запрещается. Возможно использование факсимиле для подписания большого количества приглашений, извещений, открыток и т.п. в соответствии с порядком, установленным в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Министр финансов Архангельской области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Руководитель контрактного агентства Архангельской области	Личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне:

Заместитель Губернатора                Заместитель Губернатора

Архангельской области                  Архангельской области

по инфраструктурному развитию          по социальным вопросам

Личная подпись _______ И.О. Фамилия    Личная подпись ______ И.О. Фамилия

При подписании совместного документа руководителями разных организаций первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Председатель комиссии	Личная подпись	Н.В. Куликов
Члены комиссии	Личная подпись	К.М. Артемова
	Личная подпись	В.И. Матвеев
	Личная подпись	В.К. Филатов

2.36. Гриф согласования документа. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования (внешнее согласование). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без выделения полужирным шрифтом), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования.

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа или на оборотной стороне последнего листа (размер шрифта N 12).

Если согласование осуществляется непосредственно должностным лицом, данный реквизит оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Начальник Главного управления МЧС России по Архангельской области Личная подпись И.О. Фамилия 23.04.2012

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.03.2012 N 451-805

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания комиссии по делам ветеранов при Губернаторе Архангельской области от 21.03.2012 N 12

Согласование документа осуществляется:

с вышестоящими органами (в случаях, предусмотренных законодательством);

с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной сфере (экологический, пожарный и т.д.);

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования.

2.37. Визы. Согласование документа оформляют визой (внутреннее согласование), включающей в себя должность визирующего, подпись, расшифровку подписи и дату. Должность и расшифровка подписи печатаются размером шрифта N 12 (N 10). Например:

Начальник юридического отдела министерства финансов Архангельской области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.

При наличии замечаний визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела министерства финансов Архангельской области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Замечания излагаются на отдельном листе (не на гербовом бланке письма, аналогично оформлению пояснительной записки) с обязательным проставлением даты (от руки или в печатном виде), подписываются руководителем и прилагаются к документу.

Если подлинник документа остается в организации (постановления, распоряжения, приказы исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства), визы оформляются на оборотной стороне последнего листа подлинника (в нижней части).

Порядок визирования проектов правовых актов Губернатора Архангельской области и правовых актов Правительства Архангельской области определен в разделе IV настоящей Инструкции.

Если подлинник документа отправляется из исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства (подлинник письма), визы оформляются на втором (визовом) экземпляре в нижней части оборотной стороны последнего листа.

На внутренних информационно-справочных документах (записки, справки, заявки и др.) визы могут оформляться на лицевой стороне последнего документа под подписью ближе к нижнему полю.

Допускается (по усмотрению организации) полистное визирование документа и его приложений.

2.38. Оттиск печати. Данный реквизит является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печатью заверяют документы организации.

Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Оттиск печати с изображением герба Архангельской области может проставляться на следующих документах, требующих особого удостоверения их подлинности:

документы организационно-правового характера (положение, штатное расписание);

документы, содержащие разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия);

документы, удостоверяющие права отдельных лиц (доверенность);

документы, подтверждающие сведения персонального характера (справка);

документы, оформляющие соглашение двух или нескольких лиц (договор);

документы, определяющие обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо);

документы, фиксирующие факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт).

Простые круглые мастичные печати (без изображения герба Архангельской области) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Простой печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

2.39. Отметка о заверении копии. Данный реквизит, используемый для свидетельствования верности копии (или выписки из документа) подлиннику документа, оформляется на последнем листе копии (или выписки из документа) на свободном месте под текстом (ниже реквизита "Подпись") и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении в другую организацию).

Например:

Верно
Должность	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Реквизит "Отметка о заверении копии" может включать указание о месте нахождения подлинника документа. Например:

Подлинник документа находится в деле (наименование исполнительного органа) N _____ за _____ г.
Верно
Должность	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства копии документов заверяются руководителями исполнительных органов, заместителем Губернатора - руководителем администрации Губернатора и Правительства, их заместителями, руководителями структурных подразделений исполнительных органов и администрации Губернатора и Правительства, на которых возложены указанные полномочия.

2.40. Отметка об исполнителе. Данный реквизит включает имя, отчество, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают, как правило, на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, печатают размером шрифта N 10. Слово "Исполнитель" или "Исп." не печатается.

Например:

Петров Иван Васильевич

(8182) 24-22-02

Отметка об исполнителе на письмах, оформленных на бланке письма Губернатора в цветном варианте, оформляется следующим образом:

если письмо напечатано на одной странице - на оборотной стороне в левом нижнем углу;

если письмо напечатано на двух и более страницах - на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.41. Отметка о поступлении документа. Данный реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты), проставляется в нижнем правом углу первого листа документа (в виде штампа или от руки).

2.42. Отметка о конфиденциальности. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, виды которой установлены Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет гриф "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться номером экземпляра документа.

2.43. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

III. Подготовка и оформление проектов областных законов и проектов постановлений Архангельского областного Собрания депутатов

Общие положения

3.1. Исполнительные органы и структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства разрабатывают проекты областных законов и проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов в соответствии с Регламентом организации законопроектной деятельности и взаимодействия с Архангельским областным Собранием депутатов Правительства, исполнительных органов государственной власти и администрации Губернатора и Правительства, утвержденным указом Губернатора Архангельской области.

3.2. В ходе разработки проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов исполнитель совместно с соисполнителем подготавливает следующие сопроводительные документы:

а) пояснительную записку к проекту областного закона, проекту постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

б) финансово-экономическое обоснование проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

в) перечень областных законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данного областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

г) проект постановления Архангельского областного Собрания депутатов о принятии областного закона в первом чтении (только для проектов областных законов);

д) проект постановления Архангельского областного Собрания депутатов о принятии областного закона (только для проектов областных законов);

е) сопроводительное письмо в Архангельское областное Собрание депутатов с указанием на обороте предполагаемых согласований;

ж) иные материалы, предусмотренные федеральными и областными законами;

з) иные материалы, подтверждающие необходимость принятия областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов и обосновывающие положения проекта областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов.

Если проект областного закона предусматривает принятие нормативных правовых актов Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области, исполнительных органов в случаях, предусмотренных федеральными законами, к проекту областного закона прилагаются соответствующие проекты указанных нормативных правовых актов.

Оформление реквизитов проектов областных законов, проектов постановлений Архангельского областного Собрания депутатов

3.3. Проекты областных законов, проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом Times New Roman размером N 14 через полуторный межстрочный интервал.

Каждый лист проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов должен иметь следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

3.4. Проекты областных законов, проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер листа проставляется арабскими цифрами по центру верхнего поля. Номер на первом листе не ставится.

3.5. В правом верхнем углу первого листа проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов печатается слово "Проект".

Ниже прописными буквами вразрядку печатаются выделяемые полужирным шрифтом и выравниваемые по центру слова:

                А Р Х А Н Г Е Л Ь С К А Я О Б Л А С Т Ь

3.6. Наименование вида нормативного правового акта отделяется от первого реквизита двумя межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом и печатается по центру:

                            ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН

3.7. Заголовок проекта областного закона отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается без кавычек по центру с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов должен точно и по возможности кратко отражать его содержание и предмет правового регулирования. Заголовок проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов содержит ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ. Например:

О Правительстве Архангельской области и исполнительных органах государственной власти Архангельской области

В заголовке может приводиться название кодекса. Например:

Градостроительный кодекс Архангельской области

3.8. Содержательная часть проекта областного закона отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и выравнивается по ширине печатной страницы. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.9. После текста проекта областного закона на расстоянии трех межстрочных интервалов располагается реквизит "Подпись".

Слова "Губернатор" и "Архангельской области" печатаются в две строки от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Архангельской области печатаются у правой границы текстового поля. На расстоянии трех межстрочных интервалов от подписи у левой границы текстового поля без абзацного отступа печатается реквизит "Место издания".

Образец:

Губернатор Архангельской области

И.О. Фамилия

г. Архангельск

3.10. При регистрации областного закона после реквизита "Место издания" печатаются реквизиты "Дата" и "Номер".

Структурные элементы областного закона

3.11. Содержательная часть областного закона отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и может иметь следующие основные элементы (структурные элементы текста областного закона):

преамбулу;

разделы;

главы;

статьи;

пункты;

подпункты;

дефисы;

абзацы.

3.12. Преамбула - это вступительная часть, определяющая цели, задачи, мотивы принятия областного закона. Включение нормативных положений, в том числе предмета правового регулирования областного закона, правовой основы регулирования общественных отношений, в преамбулу проекта областного закона не допускается. Иные структурные единицы проекта областного закона не могут иметь преамбулу.

3.13. Раздел как структурная единица проекта областного закона имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и заголовок. Деление проекта областного закона на разделы, если в нем нет глав, не допускается.

Обозначение и заголовок раздела печатаются полужирным шрифтом прописными буквами без точки в конце, заголовок набирается с новой строки. Например:

РАЗДЕЛ I
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН ЖИЛЫМИ ПОМЕЩЕНИЯМИ.
ПОЛЬЗОВАНИЕ ЖИЛЫМИ ПОМЕЩЕНИЯМИ

3.14. Глава как структурная единица проекта областного закона нумеруется римскими цифрами и имеет заголовок.

Обозначение главы набирается прописными буквами полужирным шрифтом, выравнивается по центру, после номера главы ставится точка.

Заголовок главы печатается прописными буквами полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы. Точка после заголовка главы не ставится. Например:

ГЛАВА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.15. Статья является основным структурным элементом проекта областного закона и имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами. Статья может оформляться как с заголовком, так и без него.

Обозначение статьи печатается прописными буквами полужирным шрифтом с абзацного отступа (1,25 см от левой границы текстового поля). Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи без точки после заголовка статьи. Например:

Статья 3. Правовое регулирование общественных отношений в сфере сохранения, использования, популяризации и государственной охраны объектов культурного наследия на территории Архангельской области

3.16. Нумерация разделов, глав и статей проекта областного закона должна быть сквозной.

3.17. Статья подразделяется на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с точкой. Текст пункта начинается с прописной буквы и заканчивается точкой. Например:

"1. Реестр должностей гражданской службы (далее - реестр) - перечень должностей гражданской службы, классифицированных по государственным органам, категориям и группам должностей гражданской службы, учрежденных в органах государственной власти и иных государственных органах Архангельской области.

2. Реестр утверждается настоящим законом согласно приложению N 2 к настоящему закону.".

3.18. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Использование в пределах одного проекта областного закона и арабских цифр, и букв русского алфавита для обозначения подпунктов не допускается. Подпункты следует начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты имеют единую нумерацию для данной статьи. Например:

"1. Участниками бюджетного процесса в Архангельской области являются:

1) Губернатор Архангельской области; (подпункт 1 пункта 1);

2) Архангельское областное Собрание депутатов; (подпункт 2 пункта 1);

3) Правительство Архангельской области; (подпункт 3 пункта 1);

4) орган управления финансами Архангельской области; (подпункт 4 пункта 1)".

3.19. Подпункты могут подразделяться на дефисы, которые начинаются со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

Допускается подразделение статей на абзацы, а абзацев на пункты, обозначаемые арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Например:

"Действие настоящего закона распространяется на следующие категории граждан Российской Федерации, постоянно проживающих на территории Архангельской области и включенных в областной регистр лиц, имеющих право на получение социальной поддержки:

1) лиц, являющихся ветеранами труда и имеющих право на пенсию в соответствии с федеральными законами "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", а также ветеранов военной службы при достижении возраста, дающего право на пенсию по старости в соответствии с федеральными законами "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации" и "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"; (пункт 1);

2) лиц, которым присвоено звание "Ветеран труда Архангельской области", имеющих право на пенсию в соответствии с федеральными законами "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"; (пункт 2);

3) лиц, подвергшихся политическим репрессиям и впоследствии реабилитированных; (пункт 3)".

3.20. Статьи могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац начинается с прописной буквы и заканчивается точкой. Абзацы не имеют цифрового обозначения, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с первой красной строки статьи.

3.21. Примечания, сноски в тексте проекта областного закона могут использоваться, как правило, в приложениях и только в случае, когда содержание примечания, сноски невозможно изложить непосредственно в структурной единице проекта областного закона.

Примечание набирается с прописной буквы с использованием абзацного отступа. После слова "Примечание" ставится точка. Например:

"Действия должностных или юридических лиц, повлекшие за собой самовольное занятие земель, влекут наложение административного штрафа в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.

Примечание. Под действиями должностных или юридических лиц, повлекшими за собой самовольное занятие земель, в настоящей статье настоящего закона понимается устное или письменное разрешение на занятие или использование земельного участка без оформленных в установленном порядке правоустанавливающих документов на землю.".

При наличии нескольких примечаний они нумеруются арабскими цифрами с точкой, а слово "Примечание" употребляется во множественном числе.

3.22. Проекты областных законов могут иметь приложения, в которых помещаются различного рода перечни, таблицы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д. При наличии нескольких приложений к проекту областного закона они нумеруются арабскими цифрами.

Ссылка на приложение в тексте проекта областного закона делается, как правило, при помощи слова "согласно", слово "приложение", употребленное в дательном падеже, пишется со строчной буквы: "_согласно приложению N 4 к настоящему закону.".

Юридическая сила приложений и областного закона, к которому они относятся, одинакова.

Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста проекта областного закона с указанием регистрационного номера и даты принятия областного закона. Например:

                                                        Приложение

                                                   к областному закону

                                                   от _______ N _______

или

                                                      Приложение N 1

                                                   к областному закону

                                                   от _______ N _______

Заголовок приложения печатается по центру полужирным шрифтом (без точки в конце), отделяется от текста приложения тремя межстрочными интервалами:

Методика
расчета субвенций местным бюджетам муниципального района и городского округа Ненецкого автономного округа на реализацию основных общеобразовательных программ в муниципальных общеобразовательных учреждениях на территории Ненецкого автономного округа

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру без точки в конце заголовка. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

3.23. Если в тексте проекта областного закона или в приложении имеются таблицы, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа.

Заголовки граф и строк таблицы печатаются с прописной буквы, а заголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставятся.

Графы таблицы должны быть пронумерованы. Если таблицу печатают более чем на одной странице, на следующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф.

В графах таблицы текст следует писать с прописной буквы. В первой графе (боковой части) таблицы после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковой части таблицы.

Правила употребления ссылок в проектах областных законов

3.24. При необходимости сделать ссылку на нормативный правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид нормативного правового акта, дата принятия, регистрационный номер и заголовок. Например:

_в соответствии с областным законом от 23 июня 2005 года N 71-4-ОЗ "О государственной гражданской службе Архангельской области" _

или

_ в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" _

3.25. При неоднократных ссылках на один и тот же нормативный правовой акт при первом его упоминании применяется следующая форма:

"_ в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации") _"

3.26. При необходимости дать ссылку не на весь нормативный правовой акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей):

_ в соответствии с подпунктом 7 пункта 10 статьи 32 областного закона от 3 июня 2003 года N 170-22-ОЗ "О выборах депутатов Архангельского областного Собрания депутатов" _

3.27. В текстах проектов областных законов необходимо избегать формулировки "в соответствии с законом". Следует указывать конкретный нормативный правовой акт либо использовать отсылочные формы (например, "в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе Российской Федерации"). Также не рекомендуется использовать словосочетание "в соответствии с действующим законодательством".

Правила оформления проектов областных законов о внесении изменений и дополнений в областные законы

3.28. В случае если в тексте проекта областного закона имеется замена слов или цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы закона, заголовок проекта областного закона содержит слово "изменение" в соответствующем числе. Например:

О внесении изменения в областной закон "__________"

или

О внесении изменений в областной закон "__________"

В случае если в тексте проекта областного закона имеется дополнение структурной единицы статьи закона новыми словами, цифрами или предложениями либо дополнение областного закона структурными единицами, заголовок проекта областного закона содержит слово "дополнение" в соответствующем числе:

О внесении дополнения в областной закон "__________"

или

О внесении дополнений в областной закон "__________"

При внесении в областной закон одновременно изменений и дополнений используется следующий заголовок проекта областного закона:

О внесении изменения и дополнения

в областной закон "__________"

или

О внесении изменений и дополнений

в областной закон "__________"

При внесении изменений (дополнений) в несколько областных законов могут также использоваться следующие заголовки проекта областного закона:

О внесении изменений в отдельные областные законы _

или

О внесении изменений и дополнений в отдельные областные законы _

3.29. При необходимости изложить в новой редакции только одну структурную единицу областного закона применяется следующая формулировка:

О внесении изменения в статью 5 областного закона "Об общественных представителях в квалификационной коллегии судей Архангельской области"

При внесении изменений в одну или две (не более) статьи областного закона (областных законов) могут использоваться следующие заголовки проекта областного закона:

О внесении изменений в статьи 5 и 10 областного закона "____________"

или

О внесении изменений в статью 5 областного закона

"__________" и статью 14 областного закона "__________"

или

О внесении изменений в статью 7 областного закона "__________"и в областной закон "__________"

3.30. Изложение областного закона в новой редакции не допускается. Если областной закон требует существенной переработки, то он признается утратившим силу с одновременным принятием нового областного закона.

3.31. При внесении изменений в областной закон указываются дата его принятия, регистрационный номер, заголовок, а также источник официального опубликования. Например:

Внести в областной закон от 23 июня 2005 года N 71-4-ОЗ "О государственной гражданской службе Архангельской области" ("Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов", 2005, N 4; 2006, N 10, 13; 2007, N 18, 23; 2008, N 28, 30; 2009, N 3, 6) следующие изменения и дополнения:

3.32. Статьи проектов областных законов о внесении изменений (дополнений) структурируются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой, пункты могут делиться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей скобкой (строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой), а подпункты - на дефисы.

Вносимые в областной закон изменения излагаются последовательно (постатейно) с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения, и заключаются в кавычки.

При внесении изменений одним областным законом в несколько областных законов изменения, вносимые в каждый областной закон, оформляются самостоятельными статьями. Например:

Статья 1.

Внести в статью 7 областного закона от ________. N ____. "__________" (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, _., N _) следующие изменения:

1. ________.:

1) ________.;

2) ________. .

2. ________. .

Статья 2.

Внести в областной закон от _______ N __ "__________" (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, _.., N _) следующие изменения:

1. __________..

2. __________..

3.33. При одновременном внесении в областной закон изменений (дополнений) и признании утратившими силу структурных единиц этого закона положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одной статье. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно (постатейно):

Статья 1.

Внести в областной закон от ___ N _. "__________" (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, 2001, N__) следующие изменения:

1. В подпункте 3 пункта 6 статьи 1 слова "__________" заменить словами "__________".

2. Пункт 1 статьи 2 после слов "__________" дополнить словами "__________".

3. Статью 4 признать утратившей силу.

4. В статье 5:

1) абзац первый пункта 1 изложить в следующей редакции:

"1. ______________.. .";

2) в подпункте 1 пункта 4 слова "............." исключить.

3.34. В случае исключения или признания утратившей силу структурной единицы областного закона нумерация разделов, глав, статей и пунктов, а также буквенное обозначение подпунктов основного областного закона не меняются.

Оформление перечня областных законов, подлежащих признанию утратившими силу

3.35. В перечень областных законов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются:

1) областные законы, подлежащие признанию утратившими силу полностью. При этом отдельными позициями указывается как сам областной закон, так и все областные законы, которыми в текст основного областного закона ранее вносились изменения;

2) областные законы, подлежащие признанию утратившими силу частично, т.е. если утрачивает силу не весь закон, а только его отдельные структурные единицы (все нумерованные структурные единицы законодательного акта, а также дефисы и абзацы). При этом отдельными позициями указывается как сама структурная единица областного закона, так и все областные законы, которыми в текст данной структурной единицы ранее вносились изменения.

Например:

Признать утратившими силу:

1) областной закон от ______. N _ "__________" (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, _____., N _);

2) статью 5 областного закона от ____. N _. "__________" (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ___.., N _);

3) пункт 8 статьи 11 областного закона от ____. N _ "__________" (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ___.., N _);

4) дефис шестой подпункта 3 пункта 2 статьи 14 областного закона от ____. N _ "__________" (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ___.., N _).

3.36. Областные законы в перечне законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке (по дате их принятия), нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой и считаются пунктами.

3.37. Перечень областных законов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть изложен в форме:

1) самостоятельной статьи в проекте областного закона, устанавливающем новое правовое регулирование;

2) самостоятельной статьи или статей в проекте областного закона о внесении изменений в областные законы и признании утратившими силу отдельных областных законов;

3) самостоятельным проектом областного закона.

Основные особенности языка и стиля проектов областных законов.
Терминология проекта областного закона

3.38. Текст проекта областного закона должен соответствовать нормам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей нормативных правовых актов.

3.39. Одним из главных требований, предъявляемых к языку проекта областного закона, является точность, однозначность правовых норм.

Нечеткие положения, чрезмерно абстрактные и расплывчатые формулировки (например, "могут и должны", "и так далее", "в случае необходимости"), фактические и грамматические ошибки создают условия для произвольного толкования и применения норм.

3.40. Термины и понятия, используемые в тексте проекта областного закона, должны быть однозначными и ясными.

При определении терминов используются общепонятные слова и словосочетания.

По всему тексту проекта областного закона должно быть обеспечено единство терминологии. Использование одного термина для обозначения разных понятий и использование разных терминов для обозначения одного и того же понятия не допускается.

Употребляемые в тексте проекта закона понятия и термины, их объем должны соответствовать понятиям и терминам, применяемым в федеральных законах, которые регулируют данные правоотношения, в Уставе Архангельской области и областных законах.

Если термины допускают неоднозначное понимание или требуют строгого определения их объема, в тексте проекта закона следует указать, какое значение придается термину. Определение понятия через это же понятие, а также определение неизвестного через еще менее известное не допускается.

Если значение используемого в нескольких отраслях законодательства одного и того же термина разное, то для каждой отрасли законодательства следует давать его соответствующее определение с использованием формулировки "для целей настоящего закона".

Одновременно следует избегать излишних определений понятий, если в других нормативных правовых актах уже дано определение понятия или если отсутствует необходимость возложения на данное понятие смысловой нагрузки.

Определения наиболее важных терминов и понятий, употребляемых в проекте областного закона, следует формулировать в статье, помещаемой в начале текста проекта областного закона.

Перечни основных понятий оформляются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, определения отделяются друг от друга точкой с запятой.

3.41. Использование в проектах областных законов аббревиатур (сложносокращенных слов) допустимо только в случае нормативного правового определения смыслового содержания соответствующей аббревиатуры.

В текстах проектов областных законов не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований федеральных органов власти. Наименования муниципальных образований в текстах проектов областных законов также необходимо писать полностью.

3.42. Даты в тексте проекта областного закона оформляются словесно-цифровым способом.

Однозначные числа, обозначающие дни, в проектах областных законов не включают ноль перед цифрой. Название месяца требует полного написания (исключение допускается в таблицах). Год обозначается четырехзначным числом. Например: до 1 января 2006 года.

Количественные и порядковые числительные до десяти включительно следует обозначать буквенным способом. Числа от 11 и выше обозначаются цифрами.

Например: граждан, имеющих детей в возрасте до трех лет.

Дробные числительные обозначаются буквенным способом.

Например: две трети от установленного состава.

При указании процентов, технических данных применяется цифровой способ. Знак процента обозначается словами.

Например: в размере 15 процентов.

При этом следует иметь в виду, что в подобных случаях существительным управляет дробь, а не целое число, то есть правильной является конструкция "35,67 процента" (не "_ процентов").

При указании денежных сумм применяется цифровой способ. Размер штрафа в проекте областного закона, устанавливающего меры административной ответственности, указывается буквенным способом: "_ влечет наложение административного штрафа в размере одного минимального размера оплаты труда.".

3.43. Особое внимание следует обращать на употребление прописных и строчных букв в текстах проектов областного закона.

Как и в наименовании Конституции Российской Федерации, наименования конституций (уставов) субъектов Российской Федерации пишутся с прописной буквы. Например: Устав Архангельской области.

В наименованиях федеральных конституционных законов пишется с прописной буквы только слово "федеральный" (например, Федеральный конституционный закон "О судебной системе Российской Федерации").

При написании наименований федеральных законов следует иметь в виду, что в словосочетании "Федеральный закон" при его полном названии с прописной буквы набирается только слово "Федеральный" (например, Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации").

Со строчной буквы пишутся слова в словосочетаниях "федеральный конституционный закон", "федеральный закон", "федеральные законы" без конкретного названия, а также в словосочетаниях "проект федерального закона" и "проект федерального конституционного закона". В словосочетании "областной закон" оба слова пишутся со строчной буквы.

IV. Подготовка и оформление проектов
правовых актов Губернатора Архангельской области и проектов правовых актов Правительства Архангельской области

Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и выпуска правовых актов

4.1. Исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства (далее - исполнители) разрабатывают проекты правовых актов Губернатора Архангельской области и проекты правовых актов Правительства Архангельской области (далее - проекты правовых актов) в строгом соответствии с Регламентом подготовки, согласования, подписания, регистрации и выпуска правовых актов Губернатора Архангельской области и правовых актов Правительства Архангельской области.

4.2. Правовой акт может быть принят в форме:

указа Губернатора Архангельской области (далее - указ Губернатора);

распоряжения Губернатора Архангельской области (далее - распоряжение Губернатора);

постановления Правительства Архангельской области (далее - постановление Правительства);

распоряжения Правительства Архангельской области (далее - распоряжение Правительства).

4.3. Форма правового акта определяется исполнителем и может быть изменена правовым департаментом администрации Губернатора и Правительства (далее - правовой департамент) в ходе согласования проекта правового акта.

4.4. Руководители исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства несут персональную ответственность за подготовку проектов правовых актов, в том числе за несоответствие проекта правового акта федеральному и областному законодательству, правилам оформления, изложенным в настоящей Инструкции, а также за несоблюдение установленных сроков согласования, рассмотрения и утверждения.

4.5. Разработку, согласование и доработку проекта правового акта по поручению руководства осуществляет сотрудник исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства.

4.6. Все проекты правовых актов и являющиеся неотъемлемой составной частью приложения к ним подлежат согласованию, которое проводится в целях обеспечения соответствия формы и содержания проекта правового акта федеральному, областному законодательству и правилам, изложенным в настоящей Инструкции, а также в целях предотвращения нанесения ущерба интересам Российской Федерации и Архангельской области.

В отношении проектов нормативных правовых актов согласование осуществляется заинтересованными заместителями Губернатора, исполнительными органами, участвующими в выработке государственной политики на территории Архангельской области и осуществлении функций по нормативному правовому регулированию, структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства (далее - заинтересованные лица).

В отношении проектов правовых актов, не имеющих нормативного характера, согласование осуществляется заинтересованными заместителями Губернатора, заинтересованными исполнительными органами и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства.

Лицо считается заинтересованным, если проект правового акта затрагивает вопросы, относящиеся к его сфере ведения. Перечень заинтересованных лиц определяется исполнителем.

Исполнитель несет ответственность за определение заинтересованных лиц, с которыми соответствующий проект правового акта подлежит согласованию.

От имени исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства проекты правовых актов визируют их руководители.

4.7. Процедура согласования проектов правовых актов включает в себя:

1) согласование проектов правовых актов в электронной форме (веерное согласование) со всеми заинтересованными лицами;

2) доработку проектов правовых актов;

3) согласование проектов правовых актов на бумажном носителе.

4.8. Проекты правовых актов, содержащие информацию ограниченного распространения, персональные данные (по кадровым вопросам, по вопросам выплаты материальной помощи, по вопросам присвоения званий "Ветеран труда", "Ветеран труда Архангельской области и т.п.), проходят согласование только на бумажном носителе с регистрацией в системе "Дело" в установленном порядке.

4.9. В некоторых случаях по поручению Губернатора, заместителей Губернатора также допускается согласование проектов правовых актов только на бумажном носителе с регистрацией в системе "Дело" в установленном порядке.

4.10. Согласование проектов правовых актов в электронной форме (веерное согласование) проводится одновременно заинтересованными лицами с использованием системы "Дело".

Исполнитель создает в системе "Дело" регистрационную карточку проекта документа (далее - РКПД) и рассылает проект правового акта и пояснительную записку к нему всем заинтересованным лицам.

4.11. Заинтересованные лица рассматривают проект правового акта и осуществляют согласование в срок, установленный исполнителем в РКПД. Срок устанавливается от двух до 10 рабочих дней с учетом объема проекта правового акта:

1-3 страницы - не менее двух рабочих дней;

4-6 страниц - не менее четырех рабочих дней;

7-10 страниц - не менее пяти рабочих дней;

свыше 10 страниц - не менее восьми рабочих дней.

При выставлении в РКПД даты окончания визирования исполнитель прибавляет выходные и праздничные дни к определенному им сроку.

При необходимости правовой департамент вправе рассматривать проект нормативного правового акта и осуществлять правовую и антикоррупционную экспертизу проекта нормативного правового акта в срок не позднее 10 рабочих дней со дня его получения.

4.12. Заместители Губернатора согласовывают проект правового акта в последнюю очередь, после появления электронных виз других заинтересованных сторон.

4.13. При отсутствии замечаний заинтересованное лицо делает в РКПД отметку "Согласен".

4.14. При несогласии с проектом правового акта или наличии замечаний заинтересованное лицо:

1) делает в РКПД отметку "Не согласен" либо "Согласен с замечаниями";

2) оформляет замечания (причины несогласия) в электронной форме в соответствующем поле РКПД или прикрепляет к РКПД файл (либо в виде электронного образа документа, подписанного собственноручно должностным лицом с проставлением даты, либо в виде документа, заверенного электронной подписью должностного лица). Замечания оформляются не на бланке, без регистрации (по образцу пояснительной записки к проекту правового акта).

4.15. В случае отсутствия заместителя Губернатора (служебная командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) в протоколе электронного согласования делается отметка "Отсутствует должностное лицо".

В случае отсутствия руководителя исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства (служебная командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) делать отметку "Отсутствует должностное лицо" запрещается. В данном случае делается отметка "Рассмотрен другим должностным лицом" и визирование осуществляет исполняющий обязанности руководителя исполнительного органа (заместитель руководителя либо лицо, на которого возложены данные обязанности).

4.16. Доработка проектов правовых актов осуществляется исполнителем с участием представителей заинтересованных лиц в срок не более пяти рабочих дней.

4.17. При отсутствии возможности разрешить разногласия между исполнителем и заинтересованными лицами по поводу замечаний (на уровне специалистов, начальников структурных подразделений, руководителей исполнительных органов) данные разногласия разрешаются по инициативе любой из сторон на служебном совещании у заместителя Губернатора, который курирует исполнительный орган, подготовивший проект правового акта.

Лицо, разрешающее разногласия, дает указания по окончательной редакции проекта правового акта.

4.18. Если замечания носят несущественный (редакционный, уточняющий) характер, исполнитель вносит их в проект правового акта перед оформлением на бумажном носителе, при этом в протоколе электронного согласования исполнителем делается отметка от руки "Замечания устранены" и проставляются подпись руководителя (представителя) заинтересованного лица, внесшего замечания, расшифровка подписи, дата.

Исполнитель несет ответственность за устранение замечаний в случае, если он делает отметку "Замечания устранены" без получения подписи руководителя (представителя) заинтересованного лица.

4.19. Если замечания носят существенный, принципиальный характер, после доработки создается вторая версия РКПД. В этом случае проект правового акта подлежит повторному согласованию в электронной форме (веерному согласованию).

4.20. Не рекомендуется в ходе согласования в электронной форме (веерного согласования) создавать более двух версий РКПД. Если в ходе согласования в электронной форме (веерного согласования) и доработки проекта правового акта не удалось устранить замечания, но принятие такого акта необходимо, заинтересованное лицо, не согласное с проектом правового акта, включается в список визирующих на бумажном носителе и визирует проект правового акта с отметкой "Не согласен" или "С замечаниями".

Замечания (причины несогласия), оформленные на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией по делопроизводству (не на бланке, без регистрации) и подписанные должностным лицом с проставлением даты, прилагаются к проекту правового акта.

4.21. Согласование проектов правовых актов на бумажном носителе осуществляется в сокращенном варианте, последовательно, в следующем порядке (снизу вверх):

1) исполнитель;

2) правовой департамент;

3) министерство финансов Архангельской области - если проект правового акта регулирует расходные обязательства Архангельской области, межбюджетные отношения в Архангельской области, расходные обязательства Российской Федерации и муниципальных образований, а также влияет на изменение доходов или расходов областного бюджета;

4) министерство экономического развития и конкурентной политики Архангельской области - если проект правового акта оказывает влияние на показатели социально-экономического развития Архангельской области, касается целевых программ Архангельской области, а также направлен на регулирование отношений с участием субъектов предпринимательской деятельности в целях выявления в правовых актах положений, необоснованно затрудняющих ведение предпринимательской и инвестиционной деятельности;

5) заместитель Губернатора, который курирует исполнительный орган, подготовивший проект правового акта.

Если текст проекта правового акта после согласования правовым департаментом был изменен, проект правового акта подлежит повторному согласованию правовым департаментом.

4.22. Не требуется визирования правовым департаментом проектов правовых актов о выделении единовременной материальной помощи через министерство труда, занятости и социального развития Архангельской области, а также о зарубежных командировках, приеме иностранных делегаций, представительских расходах.

4.23. Проекты правовых актов о присвоении званий "Ветеран труда", "Ветеран труда Архангельской области", "Ветеран труда Ненецкого автономного округа" визируют исполнитель (министерство труда, занятости и социального развития Архангельской области) и заместитель Губернатора по социальным вопросам, при этом указанное министерство несет полную ответственность за такие акты.

4.24. Согласование проекта правового акта на бумажном носителе осуществляется в течение одного-двух рабочих дней (каждым должностным лицом).

4.25. Для согласования проекта правового акта на бумажном носителе к проекту правового акта в обязательном порядке прилагаются следующие документы:

пояснительная записка;

замечания к проекту правового акта (при наличии);

дополнительные документы (сметы, расчеты, копии ходатайств, наградные листы и т.д.);

протокол электронного согласования;

лист рассылки.

4.26. Пояснительная записка оформляется в соответствии с правилами русского языка на стандартных листах бумаги формата А4 (без бланка) размером шрифта N 14, подписывается собственноручно руководителем исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства. Наименование вида документа печатается прописными буквами (ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА). Дата проставляется от руки или в печатном виде (ниже подписи).

В пояснительной записке излагаются причины внесения проекта правового акта, дается анализ ситуации, приводятся обоснования предполагаемого решения и т.д. К пояснительной записке могут прилагаться сметы, расчеты, таблицы и т.п. с обязательной ссылкой на приложения в тексте пояснительной записки.

Образцы пояснительных записок приведены в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

4.27. Замечания к проекту правового акта оформляются, если не удалось снять разногласия в ходе согласования в электронной форме (веерного согласования). Замечания оформляются по образцу пояснительной записки - на листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14 (без бланка), подписываются руководителем исполнительного органа с проставлением даты (ниже подписи).

4.28. Лист рассылки составляется по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции. В листе рассылки, кроме исполнителя и заинтересованных лиц (по одному экземпляру), в обязательном порядке указываются:

правовой департамент (7 экземпляров - для указов Губернатора, постановлений Правительства, 3 экземпляра - для распоряжений Губернатора или Правительства);

отдел по контролю исполнения документов департамента контроля и совершенствования государственного управления администрации Губернатора и Правительства (далее - отдел по контролю) - если правовой акт подлежит контролю или в нем содержатся поручения;

главный федеральный инспектор в Архангельской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в СЗФО (для указов Губернатора и постановлений Правительства, а также по указанию соответствующего исполнителя - отдельных распоряжений Губернатора или Правительства);

Архангельское областное Собрание депутатов (для правовых актов Губернатора, постановлений Правительства, а также по решению исполнителя или правового департамента - отдельных распоряжений Правительства);

газета "Волна" - если правовой акт подлежит официальному опубликованию;

агентство по печати и средствам массовой информации Архангельской области (для информационного сопровождения и размещения в сети "Интернет" на официальном сайте Правительства Архангельской области указов Губернатора и постановлений Правительства, а также по решению исполнителя или правового департамента - отдельных распоряжений Губернатора или Правительства).

4.29. Для процедуры согласования на бумажном носителе исполнитель:

1) на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта и каждого приложения к нему оформляет список визирующих в печатном виде (наименование должности визирующего и расшифровка подписи);

2) передает последовательно проект правового акта и прилагаемые к нему документы заинтересованным лицам, которые участвуют в согласовании проекта правового акта на бумажном носителе, через приемные и секретариаты.

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с проектом акта и выразило свое отношение к нему. Заинтересованное лицо собственноручно визирует проект акта, а также приложения к нему и в обязательном порядке проставляет дату (от руки).

Образец оформления виз приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

4.30. Проекты правовых актов Правительства, требующие оперативного принятия без рассмотрения на заседании Правительства Архангельской области (далее - Правительство), могут согласовываться методом опроса.

Решение о согласовании методом опроса принимает Губернатор или заместитель Губернатора, который курирует соответствующий исполнительный орган.

Для рассмотрения проекта правового акта методом опроса вначале проводится согласование в электронной форме с заинтересованными лицами, при этом срок согласования может составлять не более двух рабочих дней. В РКПД обязательно указывается, кто принял решение о согласовании методом опроса.

После оперативного согласования в электронной форме проводится согласование на бумажном носителе в следующем порядке:

1) исполнитель;

2) правовой департамент;

3) министерство финансов Архангельской области - если проект правового акта регулирует расходные обязательства Архангельской области, межбюджетные отношения в Архангельской области, расходные обязательства Российской Федерации и муниципальных образований, а также влияет на изменение доходов или расходов областного бюджета;

4) министерство экономического развития и конкурентной политики Архангельской области - если проект правового акта оказывает влияние на показатели социально-экономического развития Архангельской области, касается целевых программ Архангельской области, а также направлен на регулирование отношений с участием субъектов предпринимательской деятельности в целях выявления в правовых актах положений, необоснованно затрудняющих ведение предпринимательской и инвестиционной деятельности;

5) заместитель Губернатора, который курирует исполнительный орган, подготовивший проект правового акта;

6) все члены Правительства в алфавитном порядке - сначала министры, затем заместители Губернатора.

Для принятия правового акта необходимо собрать более 50 процентов голосов членов Правительства, но в состав визирующих вносятся визы всех членов Правительства (в случае отсутствия на месте подписи ставится отметка "Командировка", "Отпуск", "Больничный лист").

Перед началом визирования на бумажном носителе на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта исполнитель вносит запись (от руки или в печатном виде) "Визирование проводится методом опроса по указанию (должность, Ф.И.О.)".

Образец оформления согласования методом опроса приведен в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

Проект правового акта Правительства, принятого методом опроса, и документы к нему направляются исполнителем в протокольный отдел для редактирования, оформления на гербовом бланке, подписания и выпуска.

Исполнитель информирует на очередном заседании Правительства о правовом акте Правительства, принятом методом опроса.

4.31. Передача проектов правовых актов на согласование на бумажном носителе осуществляется через приемные и секретариаты должностных лиц без сопроводительных писем.

Ответственность за нарушение сроков визирования проекта правового акта несет должностное лицо, которое рассматривало проект.

4.32. При необходимости проекты правовых актов согласовываются с территориальными органами федеральных органов власти, иными организациями (внешнее согласование). Образец оформления внешнего согласования (вместе с внутренним согласованием) приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

4.33. Подписание правовых актов Губернатора.

После визирования проекты правовых актов Губернатора (на бумажном носителе и в электронной форме) вместе с необходимыми документами передаются исполнителем в протокольный отдел, который проверяет наличие виз, редактирует проекты правовых актов с целью соблюдения норм современного русского языка, правил оформления и готовит их к подписанию.

Если в ходе редактирования существенно меняется смысл отдельных положений проекта правового акта, исполнитель в течение двух рабочих дней осуществляет его доработку и проводит повторное визирование (на бумажном носителе). Если в ходе редактирования внесены правки в целях обеспечения единства правил оформления и стиля изложения, не изменившие содержания проекта правового акта по существу, повторное визирование не проводится.

Правовой акт Губернатора, оформленный на гербовом бланке, вместе с завизированным проектом правового акта и необходимыми документами формируется протокольным отделом в отдельную папку и передается для подписания.

Проверка, редактирование и подготовка проектов правовых актов к подписанию осуществляются в срок не более двух рабочих дней со дня поступления документов в отдел.

4.34. Проекты правовых актов, которые вносятся на заседание Правительства, после визирования передаются исполнителем (на бумажном носителе и в электронной форме) вместе с необходимыми документами в протокольный отдел не позднее чем за пять календарных дней до начала заседания Правительства (до 17:00 среды).

Протокольный отдел в течение одного рабочего дня проверяет наличие виз заинтересованных лиц и передает в департамент организационной работы и государственного протокола администрации Губернатора и Правительства (далее - департамент организационной работы) для формирования повестки дня, сканирования и тиражирования:

копию проекта правового акта Правительства с приложениями (в электронной форме и на бумажном носителе);

копии необходимых для рассмотрения на заседании Правительства документов;

копию протокола электронного согласования (на бумажном носителе).

4.35. Повестка дня заседания Правительства и материалы к нему представляются членам Правительства и приглашенным лицам за пять календарных дней до начала заседания.

4.36. Включение вопросов в повестку дня с нарушением установленного срока производится по решению заместителя Губернатора - руководителя администрации Губернатора и Правительства. Решение принимается на основании служебной записки, в которой кратко излагаются причины внеочередного внесения проекта правового акта.

Служебная записка оформляется на листах бумаги формата А4 (не на гербовом бланке), подписывается руководителем исполнительного органа, согласовывается с заместителем Губернатора, курирующим данный исполнительный орган, регистрируется в системе "Дело" в группе документов "Записки" и направляется заместителю Губернатора - руководителю администрации Губернатора и Правительства через систему "Дело" для получения решения в виде электронной резолюции.

4.37. После рассмотрения на заседании Правительства протокольный отдел осуществляет редактирование проектов правовых актов Правительства с целью соблюдения норм современного русского языка, правил оформления и готовит их к подписанию.

Если на заседании Правительства по проекту правового акта были высказаны замечания и предложения, исполнитель дорабатывает проект правового акта в установленном порядке в срок, не превышающий пяти рабочих дней, и передает его в протокольный отдел для редактирования и подготовки к подписанию.

4.38. Протокольный отдел оформляет проекты правовых актов Правительства на гербовом бланке установленной формы, при этом директором департамента делопроизводства или начальником протокольного отдела в левом верхнем углу первой страницы проставляется пометка "На бланк" и ставится подпись. На оборотной стороне гербового бланка ставится штамп протокольного отдела.

4.39. Правовой акт Правительства, оформленный на гербовом бланке, вместе с завизированным проектом правового акта и необходимыми документами формируется протокольным отделом в отдельную папку и передается для подписания.

4.40. Внесение изменений в подписанные правовые акты не допускается.

4.41. Правовые акты по кадровым вопросам и вопросам прохождения государственной гражданской службы готовятся и представляются для подписания на гербовом бланке департаментом государственной гражданской службы и кадров администрации Губернатора и Правительства (далее - департамент государственной службы и кадров). Подписанные правовые акты передаются в протокольный отдел вместе с листом рассылки, необходимыми документами и текстом правового акта в электронной форме (если правовой акт подлежит опубликованию).

Правовые акты по вопросам награждения и поощрения готовятся и представляются для подписания на гербовом бланке отделом наград департамента государственной службы и кадров. Подписанные правовые акты передаются в протокольный отдел вместе с листом рассылки, необходимыми документами и текстом правового акта в электронной форме (если правовой акт подлежит опубликованию).

4.42. Правовые акты о командировках (за исключением зарубежных командировок) Губернатора, заместителей Губернатора, руководителей исполнительных органов готовятся, представляются для подписания, регистрируются и выпускаются департаментом государственной службы и кадров.

4.43. Работу с правовыми актами, имеющими ограничительную отметку "Для служебного пользования", осуществляет отдел специальной документальной связи и защиты информации администрации Губернатора и Правительства. Регистрационный номер указанным правовым актам присваивается протокольным отделом.

4.44. После подписания правовые акты поступают в протокольный отдел для регистрации и выпуска. Регистрация правовых актов ведется в системе "Дело". На каждом правовом акте проставляются дата и регистрационный номер.

Дата оформляется словесно-цифровым способом с проставлением ноля (например: от 05 марта 2007 г.). Регистрационный номер печатается в одной строке вместе с реквизитом "Дата". Дата и номер центрируются относительно границ правового и левого полей.

Регистрация правовых актов осуществляется по единой нумерации, которая ведется в течение календарного года раздельно для каждого вида правового акта.

К регистрационному порядковому номеру распоряжения Губернатора через дефис без пробелов добавляется строчная буква "р" (а к номеру распоряжения Губернатора о командировках, которое готовится департаментом государственной службы и кадров, - строчные буквы "рк").

К регистрационному порядковому номеру указа Губернатора через дефис без пробелов добавляется строчная буква "у".

К регистрационному порядковому номеру распоряжения Правительства через дефис без пробелов добавляются строчные буквы "рп".

К регистрационному порядковому номеру постановления Правительства через дефис без пробелов добавляются строчные буквы "пп".

4.45. Копии правовых актов, зарегистрированных в установленном порядке, направляются протокольным отделом в электронной форме через систему "Дело" исполнительным органам, структурным подразделениями администрации Губернатора и Правительства, секретариатам, а также иным организациям, использующим в работе систему "Дело", согласно листу рассылки.

На бумажном носителе копии правовых актов направляются через общий отдел только исполнителю, в министерство финансов Архангельской области, правовой департамент, агентство по печати и СМИ Архангельской области, а также адресатам, не использующим систему "Дело".

Копии правовых актов на бумажном носителе, заверенные в установленном порядке, выдаются протокольным отделом только в случае необходимости представления указанных документов в другие органы и организации для регистрации, проверки и т.п.

4.46. Регистрация правовых актов осуществляется в срок, не превышающий двух рабочих дней, выпуск - в срок, не превышающий пяти рабочих дней.

4.47. Протокольный отдел самостоятельно направляет на бумажном носителе:

в редакцию газеты "Волна" - копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по решению исполнителя или правового департамента, копии распоряжений Губернатора и Правительства (при этом исполнителем делается соответствующая отметка в листе рассылки);

в аппарат главного федерального инспектора полномочного представителя Президента Российской Федерации в СЗФО - копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по решению исполнителя или правового департамента, копии распоряжений Губернатора и Правительства;

в департамент государственной службы и кадров администрации Губернатора и Правительства - копии правовых актов, подготовленных указанным департаментом.

4.48. Правовой департамент самостоятельно направляет:

в прокуратуру Архангельской области - копии указов Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства, а также копии отдельных распоряжений Губернатора;

в организации, осуществляющие ведение справочно-правовых систем, - копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также некоторых распоряжений Правительства (на основании договоров с ними);

в территориальный орган юстиции по Архангельской области (для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации) - копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по решению правового департамента, - копии распоряжений Губернатора и Правительства;

в Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны России в Архангельской области - копии указов Губернатора и постановлений Правительства.

4.49. После выпуска тексты правовых актов вместе с приложениями (кроме правовых актов, содержащих персональные данные, сведения ограниченного распространения, конфиденциального характера, а также правовых актов по кадровым вопросам) вносятся сотрудниками протокольного отдела в полнотекстовую электронную базу системы "Дело" в срок не более двух рабочих дней со дня выпуска.

4.50. Правовые акты нормативного правового характера подлежат официальному опубликованию в газете "Волна" и размещению в сети "Интернет" на официальном сайте Правительства (кроме документов или отдельных положений, содержащих сведения конфиденциального характера).

4.51. Подлинники и проекты правовых актов вместе с документами, на основании которых они приняты, хранятся в протокольном отделе, за исключением правовых актов с пометкой "ДСП", формируются в отдельные тома и сдаются в государственный архив в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Пункт 4.52 изменен с 27 февраля 2014 г. - Распоряжение Губернатора Архангельской области от 27 февраля 2014 г. N 150-р

См. предыдущую редакцию

4.52. Копии правовых актов, подлинники которых находятся на хранении в протокольном отделе, заверяются в установленном порядке начальником протокольного отдела либо директором департамента делопроизводства.

В отсутствие начальника протокольного отдела право заверять копии правовых актов, подлинники которых находятся в протокольном отделе, предоставляется консультанту протокольного отдела.

4.53. Копии правовых актов, подлинники которых находятся на хранении в общем отделе, заверяются в установленном порядке начальником общего отдела либо директором департамента делопроизводства.

4.54. Выдача подлинников правовых актов производится только на основании постановлений правоохранительных органов с оформлением акта согласно правилам использования документов и доступа пользователей к ним, установленным законодательством. Решение о выдаче подлинника правового акта принимается заместителем Губернатора - руководителем администрации Губернатора и Правительства.

4.55. Подлинники правовых актов о командировках (за исключением зарубежных командировок) Губернатора, заместителей Губернатора, руководителей исполнительных органов вместе с документами, на основании которых они приняты, хранятся в департаменте государственной службы и кадров, формируются в отдельные тома и сдаются в архив указанным департаментом в установленном порядке.

4.56. Учет правовых актов в электронной форме осуществляется протокольным отделом.

Правила оформления проектов правовых актов

4.57. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 14. Верхнее поле проекта акта устанавливается на расстоянии 20 мм, левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм.

В правом верхнем углу проекта правового акта размером шрифта N 14 печатается слово "Проект". Если проект правового акта планируется рассмотреть на заседании Правительства Архангельской области, ниже слова "Проект" печатаются слова "Вносится на заседание Правительства Архангельской области" размером шрифта N 10.

4.58. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:

наименование (Губернатор Архангельской области, Правительство Архангельской области);

вид правового акта;

дата (проставляется в протокольном отделе);

регистрационный номер (проставляется в протокольном отделе);

место составления (издания);

наименование документа (заголовок);

текст;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

визы.

4.59. Наименование органа (руководителя), издавшего документ, и вид правового акта (указ, постановление распоряжение) печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и центрируются относительно левого и правого полей. Вид документа печатается вразрядку.

Например:

                     ГУБЕРНАТОР АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

                        Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

4.60. Реквизиты "Дата" и "Регистрационный номер" отделяются от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, печатаются центрированным способом (проставляются после подписания при регистрации в протокольном отделе).

4.61. Место составления (издания) (г. Архангельск) отделяется от даты и регистрационного номера правового акта межстрочным интервалом 24 пт и печатается размером шрифта N 10, центрируется относительно левого и правого полей (без абзацного отступа).

4.62. Наименование документа (заголовок) печатается на расстоянии не менее 9-10 см от верхнего края листа строчными буквами (первое слово - с прописной), выделяется полужирным шрифтом, содержит ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно границ левого и правого полей (без абзацного отступа).

4.63. Текст правового акта отделяется от заголовка интервалом 24-36 пт, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст проекта правового акта излагается четко, логично, кратко, возможность двоякого толкования в тексте правового акта исключается.

При первичном упоминании употребляются полные официальные наименования организаций, далее могут быть использованы общепринятые сокращения.

4.64. Текстовая часть правового акта может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указе Губернатора завершается словом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается вразрядку, выделяется полужирным шрифтом, после слова ставится двоеточие.

Преамбула в постановлении Правительства завершается словами "Правительство Архангельской области п о с т а н о в л я е т", при этом слово "постановляет" также печатается вразрядку, выделяется полужирным шрифтом, после слова ставится двоеточие.

Постановляющая (распорядительная часть) может разделяться на пункты, которые печатаются с соблюдением абзацного отступа, нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с прописной буквы, в конце предложения ставится точка.

Пункты в тексте правового акта могут подразделяться:

на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой, начинаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой;

на абзацы, которые печатаются с соблюдением абзацного отступа, начинаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой (абзацы не нумеруются, но нумерация подразумевается).

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов по вопросам награждения государственными наградами и наградами Архангельской области, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

4.65. Подпись оформляется полужирным шрифтом, отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и состоит:

из слов "Губернатор" (первая строчка) и "Архангельской области" (вторая строчка, обе строчки печатаются от границы левого поля);

из инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора (печатаются от правой границы текстового поля, выравнивается относительно слов "Архангельской области").

Инициалы имени и отчества печатаются с точкой без пробела, между инициалами и фамилией делается пробел (например: И.О. Фамилия).

4.66. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта акта на одной странице.

4.67. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта и приложений к нему (при этом слово "согласовано" не печатается).

Наименование должности и расшифровка подписи визирующего печатаются шрифтом N 12, при большом количестве виз - шрифтом N 10 (см. приложения N 3, 4 и 5 к настоящей Инструкции). Подпись и дата оформляются собственноручно должностным лицом ручкой с наполнителем синего или фиолетового цвета.

Визируются как проекты правовых актов, так и приложения к ним. Приложения к проектам правовых актов, в которых размещаются анкеты, формы заявлений, бланков и т.п., могут визироваться только руководителем исполнительного органа, подготовившего проект, и директором правового департамента.

4.68. В проектах правовых актов должна содержаться ссылка на конкретные положения (статьи, пункты) законов и других вышестоящих по юридической силе правовых актов, на основании которых подготовлен соответствующий проект правового акта (за исключением проектов правовых актов о признании полностью или частично утратившими силу правовых актов).

Ссылка на другой правовой акт, его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид акта, дата его подписания, регистрационный номер, заголовок.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 11 июля 2001 года N 95-ФЗ "О политических партиях"_

При ссылке на правовые акты не указываются внесенные в них изменения.

4.69. В текстах правовых актов необходимо отдельным (последним) пунктом указывать срок вступления в силу правового акта:

Настоящий указ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 01 января 2010 года.

Настоящее постановление вступает в силу не ранее чем через 60 дней со дня его официального опубликования.

Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Настоящее распоряжение вступает в силу с 01 января 2010 года.

Правовой акт по вопросам защиты прав и свобод человека и гражданина вступает в силу не ранее чем через 10 дней после его официального опубликования.

4.70. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги формата А4, при этом являются неотъемлемой составной частью проекта правового акта.

Размеры полей и шрифты при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов правовых актов.

В приложениях помещаются перечни, списки, графики, таблицы, образцы и формы документов и т.д.

4.71. В тексте проекта правового акта при наличии приложений делается ссылка "согласно приложению".

На первой странице приложения в правом верхнем углу прописными буквами пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на дату и номер правового акта. Все составные части этого реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

                                                 ПРИЛОЖЕНИЕ

                                             к указу Губернатора

                                             Архангельской области

                                         от 22 апреля 2012 г. N 00-у

При наличии нескольких приложений они нумеруются:

                                           ПРИЛОЖЕНИЕ N 3

                       к распоряжению Правительства Архангельской области

                                    от 27 апреля 2012 г. N 00-рп

4.72. При наличии в тексте проекта правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые правила, прилагаемое приложение, прилагаемый состав и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения (положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ).

Например:

УТВЕРЖДЕНО распоряжением Губернатора Архангельской области от 25 июня 2012 г. N 00-р;

4.73. Заголовок к тексту приложения печатается полужирным шрифтом без абзацного отступа, выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется полужирным шрифтом, печатается прописными буквами вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Р О Г Р А М М А, С П И С О К), далее слова печатаются строчными буквами, в конце заголовка точка не ставится.

Заголовок приложения печатается через два-три межстрочных интервала от даты и регистрационного номера правового акта (проставляются отделом протокольной работы). Текст приложения отделяется от заголовка также двумя-тремя межстрочными интервалами.

4.74. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, при этом допускается оформление таблицы размером шрифта N 12 (Times New Roman). Правила оформления таблиц изложены в пункте 2.33.

4.75. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа, номер проставляется вверху по центру страницы.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от текста (черта означает "конец текста"). Длина черты составляет 2-3 см.

4.76. Примечания к приложениям рекомендуется оформлять следующим образом: слово "Примечание" печатается без абзацного отступа, с прописной буквы, размером шрифта N 12 (Times New Roman), вразрядку, отделяется от текста примечания точкой. Например:

П р и м е ч а н и е.

Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы.

Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют арабскими цифрами с точкой, после слова "Примечания" ставят двоеточие:

П р и м е ч а н и я:

1. Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы. 2. Копии представленных документов заверяются в администрации муниципального образования при предъявлении подлинников.

Возможно оформление примечаний следующим образом:

П р и м е ч а н и е 1. П р и м е ч а н и е 2.

Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы. Копии представленных документов заверяются в администрации муниципального образования при предъявлении подлинников.

Если в приложениях необходимо пояснить отдельные слова (словосочетания, какие-либо данные), то после них ставят надстрочный знак сноски. В качестве знака сноски применяются арабские цифры без точки или звездочки ("*", "**"), напечатанные уменьшенным размером на верхней линии шрифта.

Знак сноски ставят непосредственно после слова (последнего слова словосочетания, последнего числа каких-либо данных), к которому дается пояснение. Текст сноски располагают в конце страницы, на которой приведено поясняемое слово (словосочетание, какие-либо данные), или после приложения в целом. Сноску отделяют от текста короткой горизонтальной чертой с левой стороны страницы.

Знак сноски печатают с абзацного отступа и отделяют от текста сноски пробелом. Текст сноски печатают размером шрифта N 12 с прописной буквы через один межстрочный интервал. В конце текста сноски ставят точку:

_______________________________

     *  Принадлежность  данного  товара к указанному перечню определяется

его наименованием и характеристиками.

     **    Для    приборов,  содержащих  ртуть,  необходимо  пользоваться

паспортом с указанием его физических и химических характеристик.

или

_______________________________

     1  Принадлежность  данного  товара к указанному перечню определяется

его характеристиками.

     2  Для приборов, содержащих ртуть, необходимо пользоваться паспортом

с указанием его физических и химических характеристик.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

4.77. В положениях, порядках, правилах, рекомендациях и других подобных документах применяется, как правило, сквозная рубрикация с разделением на пункты и подпункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с абзацного отступа и с прописной буквы, в конце пункта ставится точка.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой, начинаются с абзацного отступа и печатаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

Внутри пункта может применяться рубрикация в форме абзацев.

В больших по объему приложениях (концепции, программы, уставы) текст может разделяться на разделы, пункты, подпункты (при этом также рекомендуется использовать сквозную нумерацию пунктов).

В этом случае разделы нумеруются римскими цифрами с точкой, далее с прописной буквы полужирным шрифтом по центру печатается заголовок раздела. В конце заголовка точка не ставится. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с абзацного отступа и с прописной буквы, в конце пункта ставится точка. Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой, начинаются с абзацного отступа и печатаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

Внутри пункта и подпункта может применяться рубрикация в форме абзацев.

В некоторых документах (например, в стратегиях, инструкциях) текст может разделяться на разделы, пункты и подпункты с нумерацией внутри раздела.

В этом случае разделы нумеруются римскими цифрами с точкой, далее с прописной буквы полужирным шрифтом по центру печатается заголовок раздела. В конце заголовка точка не ставится. Пункты нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела (номер пункта состоит из номера раздела и номера пункта, разделенных точкой, например: 1.2.), далее текст печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой, начинаются с абзацного отступа и печатаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

Внутри пункта и подпункта может применяться рубрикация в форме абзацев.

4.78. Даты в текстах проектов правовых актов и приложений к ним печатаются только словесно-цифровым способом (за исключением таблиц), например: 05 февраля 2012 года.

4.79. Внесение изменений в правовой акт оформляется самостоятельным правовым актом. Внесением изменений считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц;

новая редакция структурной единицы;

приостановление действия акта или его структурной единицы;

продление действия акта или его структурных единиц;

дополнение акта или структурной единицы.

4.80. При одновременном внесении изменений и признании утратившими силу каких-либо структурных единиц акта необходимо соблюдать последовательность. Например:

1. Внести в постановление Правительства Архангельской области от 01 июля 2009 года N 00-пп "Заголовок" следующие изменения:

1) в пункте 1:

слова " _ " заменить словами " _ ";

цифры " _ " заменить цифрами " _ ";

2) пункт 2 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"является администратором доходов областного бюджета;";

3) абзац третий пункта 3 признать утратившим силу;

4) пункт 4 исключить.

Если в правовой акт вносятся изменения в объеме более двух страниц, они оформляются в виде приложений. В этом случае соответствующий пункт правового акта формулируется следующим образом:

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в постановление Правительства Архангельской области от 19 января 2012 года N 00-пп "Заголовок".

или (если изменения вносятся только в приложение к правовому акту или в порядок, приложение, правила, утвержденные правовым актом):

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в приложение N 1 к распоряжению Губернатора Архангельской области от 15 февраля 2012 года N 102-р "Заголовок".

4.81. При оформлении проектов правовых актов необходимо также пользоваться кратким справочником по оформлению документов в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства (приложение N 6 к настоящей Инструкции).

Образцы оформления проектов правовых актов и приложений к ним приведены в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

V. Подготовка и оформление документов в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства

Состав документов

5.1. Для осуществления деятельности Губернатора, заместителей Губернатора, Правительства, исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства:

издаются постановления, распоряжения, приказы;

принимаются решения коллегиальных органов;

оформляются протоколы, доверенности, акты, записки (служебные, докладные, объяснительные), заявки, справки и т.д.;

заключаются соглашения (договоры, контракты);

ведется служебная переписка.

5.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегий исполнительных органов, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

5.3. Взаимные обязательства Правительства, исполнительных органов с их контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

5.4. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другие информационно-справочные документы.

5.5. В установленных законодательством случаях в исполнительных органах могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение).

Постановление, распоряжение исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства, приказ руководителя исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства

5.6. Постановление исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства - правовой акт, принятый в пределах компетенции исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства, содержащий нормы права, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные нормой права.

Распоряжение исполнительного органа, администрации Губернатора и правительства, приказ руководителя исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства - индивидуальные правовые акты, которыми оформляются решения персонального характера, а также решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы, рассчитанные на однократное применение.

5.7. Проекты постановлений, распоряжений, приказов и приложений к ним готовят структурные подразделения исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства на основании поручений руководства либо в инициативном порядке.

5.8. Проекты приказов по кадровым вопросам готовят кадровые службы на основании соответствующих представлений.

5.9. Исполнительные органы устанавливают порядок согласования (визирования) проектов постановлений, распоряжений, приказов внутри исполнительных органов в соответствии с Регламентом организации разработки и принятия нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Архангельской области, а также в соответствии с настоящей Инструкцией.

В случае необходимости согласовать проект постановления, распоряжения исполнительного органа с другими исполнительными органами используется служебная переписка через систему "Дело". Исполнитель после проведения согласования внутри исполнительного органа (внутреннего согласования) оформляет на своем бланке сопроводительное письмо, подписанное руководителем, регистрирует его и прикрепляет к регистрационной карточке файл с проектом постановления, распоряжения, пояснительной запиской. После получения согласования (в регистрационной карточке в виде электронного отчета) проект постановления, распоряжения визируется на бумажном носителе.

5.10. В администрации Губернатора и Правительства проекты распоряжений, приказов и приложений к ним визируются руководителем структурного подразделения, подготовившим данный проект, директором правового департамента, заинтересованными руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя администрации Губернатора и Правительства в соответствии с распределением обязанностей.

5.11. При необходимости к проекту распоряжения, приказа прилагается пояснительная записка, содержащая краткое изложение сути вопроса и обоснование предлагаемых решений. К проектам постановлений пояснительная записка обязательна.

Возражения по проекту постановления, распоряжения, приказа, возникающие при согласовании, излагаются на отдельных листах бумаги (не на гербовом бланке письма) и подписываются соответствующим руководителем с проставлением даты.

Если в проект постановления, распоряжения, приказа в ходе согласования вносятся изменения принципиального характера, меняющие его смысл, то он подлежит переоформлению и повторному визированию.

5.12. Проекты постановлений, распоряжений, приказов, как правило, после визирования и редактирования печатаются на гербовых бланках установленной формы. Редактирование и оформление на гербовом бланке осуществляет структурное подразделение исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства или лицо, на которое возложены указанные полномочия.

5.13. Разрешается оформление виз непосредственно на подлиннике постановления, распоряжения, приказа (т.е. на гербовом бланке, на оборотной стороне последнего листа текста правового акта и приложений к нему) при условии оформления с соблюдением всех установленных правил и требований.

5.14. Бланки исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства изготавливаются на компьютере, утверждаются распоряжением исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства (после согласования с департаментом делопроизводства).

5.15. Постановления, распоряжения, приказы исполнительных органов подписывает руководитель исполнительного органа.

Постановления, распоряжения, приказы администрации Губернатора и Правительства подписывает заместитель Губернатора - руководитель администрации Губернатора и Правительства.

5.16. Постановления, распоряжения, приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года. К порядковому номеру при необходимости добавляется буквенная индексация.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по командировкам и отпускам регистрируются отдельно.

Регистрирует постановления, распоряжения, приказы, а также направляет их адресатам, ведет учет и обеспечивает хранение структурное подразделение или должностное лицо, на которое возложены указанные полномочия.

5.17. Ответственность за подготовку проектов постановлений, распоряжений, приказов и их согласование несут руководители структурных подразделений, которые подготовили данный проект.

Оформление постановлений, распоряжений, приказов

5.18. Постановления, распоряжения исполнительных органов администрации Губернатора и Правительства, приказы руководителя исполнительного органа администрации Губернатора и Правительства оформляются аналогично правовым актам Губернатора (Правительства), печатаются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером N 14 и имеют следующие реквизиты:

Герб Архангельской области.

Наименование вышестоящих организаций, наименование исполнительного органа.

Вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ).

Дата. Реквизит печатается по центру, оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от предыдущего реквизита, как правило, 2 межстрочными интервалами.

Регистрационный номер. Реквизит оформляется после подписания документа на уровне даты, состоит из знака "N" и порядкового номера.

Дата и номер выравниваются по центру:

                     от 15 марта 2012 г. N 35-р

Место составления (издания) документа. Реквизит отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, печатается размером шрифта N 10.

Заголовок к тексту, который должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал, обычно отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами, выравнивается по центру. Например:

Об утверждении Порядка подготовки, согласования, подписания, выпуска и опубликования правовых актов министерства труда, занятости и социального развития Архангельской области

Текст. Отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 через один межстрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст обычно состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в постановлениях), распорядительной (в распоряжениях и приказах).

В преамбуле кратко излагаются цели, факты и события, послужившие основанием или причиной для издания документа, или дается ссылка на документ, в соответствии с которым издается правовой акт. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение", "в связи", "в соответствии", "на основании" и др.

Преамбула в постановлениях завершается словом "п о с т а н о в л я е т:", в приказах - словом "п р и к а з ы в а ю:" (печатается строчными буквами вразрядку полужирным шрифтом). В распоряжениях ключевые слова "постановляет", "приказываю" отсутствуют.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (в приказах - конкретные должностные лица).

Контроль за исполнением постановления, распоряжения, приказа, как правило, возлагается на конкретное должностное лицо.

Если документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в нем должна быть ссылка на отменяемый документ или пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу_".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится постановление, распоряжение, приказ, включаются в указатель рассылки.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Виза. Реквизит включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату.

Визы оформляются на оборотной стороне последнего листа постановления, распоряжения, приказа и приложения к ним. Наименование должности и расшифровка подписей печатаются шрифтом N 12. Должностное лицо (руководитель структурного подразделения исполнительного органа, юрист, заместитель руководителя и т.д., а также руководитель иного исполнительного органа, с которым проводилось согласование) визирует проект собственноручно с проставлением даты.

В случае необходимости проводится внешнее согласование проекта постановления, распоряжения исполнительного органа с федеральными структурами, иными организациями.

Образец внешнего согласования вместе с внутренним согласованием приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

Подпись должностного лица. Реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля (оформляются полужирным шрифтом).

Руководитель подписывает только первый экземпляр постановления, распоряжения, приказа, то есть подлинник, оформленный на гербовом бланке. Подлинник после регистрации подшивается в дело.

5.19. Подлинники постановлений, распоряжений, приказов печатью не заверяются (т.к. они являются внутренними документами).

Копии постановлений, распоряжений, приказов на бумажном носителе заверяются печатью службы делопроизводства (или другой печатью исполнительного органа) и направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Если копия документа выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии должна быть оформлена соответствующим образом и обязательно заверена печатью.

5.20. Приложения к постановлениям, распоряжениям (приказам) оформляются аналогично приложениям к правовым актам Губернатора Архангельской области (Правительства Архангельской области), визируются теми же лицами, что и проект постановления, распоряжения, приказа.

5.21. Внесение изменений в подписанные на гербовом бланке постановления, распоряжения, приказы не допускается.

5.22. Совместные постановления, распоряжения, приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. В этом случае:

наименования исполнительных органов располагаются на одном уровне;

наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ) располагается центрованным способом;

дата совместного документа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым исполнительным органом, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления правовых актов исполнительных органов приведены в приложении N 8 к настоящей Инструкции.

Протокол заседания (совещания)

5.23. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения (обсуждения) вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, заседаниях коллегий, комиссий, организационных комитетов, консультационных экспертных и иных советов, рабочих групп, а также в ходе рабочих встреч и др.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

5.24. Протокол подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания (заседания), визируется его руководителем и представляется руководителю исполнительного органа в срок не более 3 дней после окончания совещания (заседания).

5.25. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у руководителя исполнительного органа, осуществляется структурным подразделением (лицом), ответственным за проведение совещания, и структурным подразделением (лицом), обеспечивающим контроль за исполнением поручений в исполнительном органе.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью службы делопроизводства.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с листом рассылки, который составляет и подписывает исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются службой делопроизводства.

Оформление протоколов и выписки из протокола

5.26. Протоколы печатаются на бланке протокола или стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 14.

Протокол имеет следующие реквизиты:

Герб Архангельской области - размещается в протоколах заседаний Правительства, а также в выписках из этих протоколов.

Вид документа (ПРОТОКОЛ) - печатается от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита через 2 межстрочных интервала, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру, например:

                           ПРОТОКОЛ

             заседания Правительства Архангельской

или

                                ПРОТОКОЛ

      совещания у заместителя Губернатора Архангельской области

                        по экономике и финансам

                              И.О. Фамилия

Дата протокола - оформляется словесно-цифровым способом, печатается через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, располагается либо по центру (вместе с регистрационным номером), либо от границы левого поля (в этом случае регистрационный номер располагается от границы правового поля).

Регистрационный номер протокола - печатается арабскими цифрами, состоит из знака "N" и порядкового номера протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе: протоколы заседаний Правительства, коллегии министерства, протоколы координационных, экспертных советов и других органов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в исполнительном органе.

Номер протокола совещания, например, у руководителя исполнительного органа, может состоять из знака "N", инициала имени и фамилии председательствующего, индекса исполнительного органа (структурного подразделения), ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N СА-14пр или МЗ-12.

Место проведения заседания, совещания - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизитов "Дата" и "регистрационный номер", выравнивается по центру (допускается печатать размером шрифта N 12).

Протоколы совещаний у Губернатора и заместителей Губернатора, проводимых вне заседаний комиссий, рабочих групп, организационных комитетов, регистрируются в общем отделе департамента делопроизводства (далее - общий отдел). После регистрации РК документа пересылается в электронной форме в соответствующий секретариат для внесения резолюций и выставления контрольных сроков.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, приглашенных на заседание (совещание).

Вводная часть начинается сразу после заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля с прописной буквы словом "Председатель", после тире указывают фамилию и инициалы председателя. Также оформляется слово "Секретарь".

После этого с новой строки печатается слово "Присутствовали" от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие (фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке).

Фамилии постоянных членов коллегиального органа могут перечисляться в алфавитном порядке без указания должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 26 чел. (список прилагается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой перечисляются в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?". Арабская цифра печатается от границы левого поля. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" располагаются центровано, после них ставится двоеточие.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого протокола строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

Фамилии, инициалы докладчика и выступавших в прениях указывается с новой строки с абзаца (при этом наименование должности докладчика не указывается (т.к. было уже указано в повестке дня), а после фамилий выступивших в прениях должность рекомендуется указать). После фамилии докладчика или выступившего через тире записывается содержание вопроса или указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается".

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступлении, заданные вопросы и ответы).

Каждую фамилию выступающих печатают с новой строки в именительном падеже.

После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления. Например:

Вопрос. Какие документы были подготовлены?

Ответ. Бухгалтерские и проект распоряжения.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Решения, выработанные на совещании, формулируются с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Слова "СЛУШАЛИ", ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от границы левого поля прописными буквами, каждое с новой строки и заканчивают двоеточием (таким образом они зрительно разбивают текст).

В ряде случаев (при выборах должностных лиц - обязательно) в протоколах указываются результаты (итоги) голосования по каждому пункту отдельно (количество голосов, поданных "за", "против", "воздержалось" и не участвовавших в голосовании).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), секретаря и присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии и инициалы присутствующих, а справа от фамилий и инициалов - их должности:

Присутствовали:

Фамилия И.О. -	заместитель министра финансов Архангельской области
Фамилия И.О. -	заместитель министра строительства и ЖКХ Архангельской области

Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала.

Под чертой указываются фамилии докладчика и должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса (первой печатается фамилия основного докладчика, а фамилии выступавших - в порядке их выступления).

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Подписи отделяются от текста 2-3 межстрочными интервалами, включают наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывает, как правило, председатель заседания. Возможно подписание протокола председателем и секретарем.

Протоколы заседаний (совещаний) под председательством Губернатора либо заместителя Губернатора подписываются только председательствующим.

Законодательством предусмотрены также случаи подписания протокола всеми членами органа, принимающего решения.

Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается в дело должностным лицом, регистрирующим протокол, и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

При необходимости протокол визируется заместителем Губернатора, должностными лицами, сотрудниками органа, который организовывал совещание. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа протокола (аналогично расположению виз на проектах правовых актов).

Гриф "отметка о конфиденциальности" - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к грифу.

5.27. В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА".

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты.

Если выписка из протокола дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Образцы оформления протоколов и выписки из протокола приведены в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

Доверенность

5.28. Доверенность - письменное уполномочивание, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

5.29. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

5.30. Единой унифицированной формы доверенности нет. При оформлении доверенности используются следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа ("ДОВЕРЕННОСТЬ");

2) дата выдачи доверенности;

3) сведения об организации-доверителе (наименование, юридический адрес, ИНН и т.д.);

4) подпись руководителя организации-доверителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами;

5) оттиск печати организации-доверителя.

5.31. Доверенность, подписываемая Губернатором, заместителями Губернатора, регистрируется в общем отделе. Губернатор, как правило, подписывает доверенность, оформленную на бланке доверенности Губернатора, заместители Губернатора - на бланке доверенности Правительства.

Доверенности, подписываемые руководителями исполнительных органов, регистрируются службами делопроизводства исполнительных органов или уполномоченными на то лицами.

Образцы оформления доверенностей приведены в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

Служебная переписка

5.32. Служебная переписка осуществляется через различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

5.33. Виды служебной переписки и их названия:

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной (электрической) сети общего пользования;

телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

5.34. Служебные письма готовятся:

как инициативные письма;

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на обращения и запросы федеральных органов исполнительной власти;

как ответы на обращения и запросы органов государственной власти и местного самоуправления, правоохранительных и судебных органов, органов прокуратуры и т.д.;

как ответы на обращения организаций и граждан.

5.35. Служебные письма печатаются на бланках.

Служебные письма, которые подписываются руководителями двух и более исполнительных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются и в реквизите "Подпись должностного лица".

5.36. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства.

5.37. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

5.38. Проекты служебных писем визируются (снизу вверх) руководителем исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства, подготовившего проект, а также заинтересованными должностными лицами исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, заместителями Губернатора.

Проекты писем визируются на оборотной стороне последней страницы второго (визового) экземпляра письма. Расшифровка подписи обязательна.

5.39. Проекты писем, отправляемых в качестве ответных, о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации в обязательном порядке визируются начальником отдела по контролю.

5.40. Проекты писем (инициативных, ответных) по вопросам, касающимся Соловецких островов, в обязательном порядке визируются заместителем Губернатора по развитию Соловецкого архипелага.

5.41. Проекты обращений (писем) к Президенту Российской Федерации с просьбами о выделении средств из федерального бюджета на цели финансового обеспечения содержания и развития объектов на территории Архангельской области предварительно согласовываются с полномочным представителем Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе (далее - СЗФО).

5.42. Сроки подготовки инициативных писем определяются Губернатором, заместителями Губернатора, руководителями исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства в резолюциях (поручениях).

5.43. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией соответствующего руководителя на основании сроков исполнения поручений, обращений и исчисляются в календарных днях:

с даты подписания (утверждения) - в отношении документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, и внутренних документов;

с даты поступления - в отношении документов, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций, а также обращений граждан.

При этом необходимо учитывать, что срок представления ответа, указанный в письмах, означает срок представления письма в органы власти, в организации, гражданам, а не срок подготовки письма.

5.44. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

документы с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

документы, имеющие пометку "Срочно", - в 3-дневный срок;

документы, имеющие пометку "Оперативно", - в 10-дневный срок;

запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, и Архангельского областного Собрания депутатов (депутатские запросы) - в течение 30 дней со дня регистрации;

парламентские запросы Архангельского областного Собрания депутатов - в течение 15 дней со дня регистрации;

протесты прокуратуры - в течение 10 дней;

запросы уполномоченного по правам человека в Архангельской области - в течение 15 дней;

остальные документы - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Исполнитель вправе в необходимых случаях предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, а также делать отметки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

5.45. Обращения граждан, поступившие по компетенции в исполнительный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если иное не оговорено в сопроводительном письме управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора и Правительства (далее - управление по работе с обращениями граждан).

Если обращение не требует проверки или, наоборот, требует срочного вмешательства, то оно должно быть рассмотрено незамедлительно. При этом необходимо учитывать, что установленный законодательством срок на рассмотрение обращения является исчерпывающим, а подготовка текста ответа, его возможное согласование и подписание являются неотъемлемой составляющей содержания термина "рассмотрение обращения".

5.46. Губернатор подписывает инициативные письма, направляемые:

Президенту Российской Федерации;

Председателю Правительства Российской Федерации;

Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Генеральному прокурору Российской Федерации;

Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации;

Председателю Счетной палаты Российской Федерации;

Председателю Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

Уполномоченному по правам человека в Российской Федерации;

Руководителю Администрации Президента Российской Федерации;

заместителю Председателя Правительства Российской Федерации;

полномочному представителю Президента Российской Федерации в СЗФО;

главному федеральному инспектору аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в СЗФО;

высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации;

высшим должностным лицам Русской Православной Церкви;

иным руководителям (заместителям руководителей) органов государственной власти или государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по решению Губернатора.

5.47. Инициативные письма руководителям федеральных органов исполнительной власти (министрам Российской Федерации, руководителям федеральных служб и федеральных агентств) подписываются заместителями Губернатора в пределах их компетенции.

5.48. Губернатором подписываются инициативные письма, направляемые в Архангельское областное Собрание депутатов, прокуратуру Архангельской области, УМВД России по Архангельской области, Региональное управление ФСБ России по Архангельской области, иные территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Архангельской области.

5.49. Письма, направляемые по инициативе заместителей Губернатора, руководителей исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства в федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, а также в иные организации, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 5.46 и 5.47 настоящей Инструкции, подписываются заместителями Губернатора, руководителями исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства в пределах их компетенции.

5.50. Ответы на письма, поступившие на имя Губернатора, подписываются Губернатором или, по его резолюции (поручению), заместителями Губернатора, курирующими соответствующие сферы деятельности.

5.51. Ответы на письма, поступившие на имя заместителей Губернатора, в адрес исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, подписываются заместителями Губернатора, руководителями исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства в пределах их компетенции.

Информация об изменениях:

Пункт 5.52 изменен с 27 февраля 2014 г. - Распоряжение Губернатора Архангельской области от 27 февраля 2014 г. N 150-р

См. предыдущую редакцию

5.52. Губернатор подписывает письма, оформленные, как правило, на угловом бланке письма Губернатора в одноцветном варианте либо на бланке письма Правительства.

Продольный бланк письма Губернатора в цветном варианте используется по решению Губернатора или руководителя секретариата Губернатора.

При подготовке писем в Архангельское областное Собрание депутатов, связанных с реализацией Губернатором полномочий субъекта права законодательной инициативы в соответствии со статьей 33 Устава Архангельской области, подписываемых лицами, исполняющими обязанности Губернатора, используется угловой бланк письма Губернатора Архангельской области в одноцветном варианте.

При подготовке писем, связанных с реализацией Правительством полномочий субъекта права законодательной инициативы при внесении в Архангельское областное Собрание депутатов проектов областных законов об областном бюджете, о бюджете территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области, о внесении в них изменений и дополнений, об отчетах об исполнении областного бюджета и бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Архангельской области, подписываемых Губернатором, или лицами, исполняющими обязанности Губернатора, используется угловой бланк письма Правительства Архангельской области в одноцветном варианте.

5.53. Заместители Губернатора подписывают письма, оформленные на бланке письма Правительства (см. пункт 2.15).

Заместитель Губернатора - руководитель администрации Губернатора и Правительства подписывает письма на бланке Правительства Архангельской области либо на бланке администрации Губернатора и Правительства.

5.54. Исходящее служебное письмо, подписанное соответствующим руководителем, отправляется адресатам, второй (визовый) экземпляр, завизированный в установленном порядке, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

5.55. Письма на иностранном языке подлежат регистрации только с дублированием письма на русском языке на таком же бланке.

5.56. Особенности подготовки писем за подписью Губернатора:

1) исполнитель оформляет проект письма в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией, и организует его визирование;

2) после визирования проект письма на бумажном носителе и в электронной форме представляется в секретариат Губернатора для редактирования, при этом к проекту письма прилагаются необходимые документы;

3) проект письма редактируется с целью соблюдения норм современного русского языка и правил оформления, установленных настоящей Инструкцией.

В случае если в ходе редактирования смысл письма меняется существенно, проект письма подлежит повторному визированию;

4) после редактирования письмо выводится на гербовый бланк письма Губернатора сотрудниками секретариата Губернатора, представляется на подпись, регистрируется в общем отделе и отправляется по назначению.

Оформление служебных писем

5.57. К служебным письмам предъявляются следующие требования:

оформление должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 и правилам, установленным настоящей Инструкцией:

письмо должно быть посвящено одному вопросу (в письме может рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение);

письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста), в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать более одной страницы текста;

письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений, содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем кратко и логически последовательно, содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Письмо нужно составлять тогда, когда не существует других способов разрешения вопросов, кроме письменного.

5.58. Служебное письмо оформляется на бланке установленного образца формата А4 шрифтом Times New Roman размером N 13-14 с межстрочным интервалом 12-24 пт в зависимости от объема текста.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.59. Служебное письмо имеет определенный набор реквизитов.

Дата. Датой письма является дата его подписания, оформляется цифровым или словесно-цифровым способом (см. пункт 2.24).

Регистрационный номер документа. Реквизит состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года и индекса подразделения (см. пункт 2.25).

Адресат. Наименование организации, структурного подразделения организации, должности печатается через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через межстрочный интервал 18 пт.

Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Реквизит "Адресат" оформляется центрованным способом, без выделения полужирным шрифтом (см. пункт 2.28).

Заголовок к тексту. Реквизит печатается от границы левого поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос "О чем?" и в краткой форме формулирует тему письма (см. пункт 2.31).

Текст письма отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, печатается с интервалом 12-24 пт в зависимости от объема (см. пункт 2.32).

Текст излагается от первого лица множественного числа ("Просим представить_", "Направляем информацию_") или от третьего лица единственного числа ("Учитывая изложенное, Правительство Архангельской области вносит_", "Исходя из сложившейся ситуации, министерство финансов не считает возможным...").

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на бланке должностного лица;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма может состоять из 2-х частей - вводной и основной. В первой части излагаются факты события, мотивы, побудившие составить документ, здесь же даются ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части - выводы, просьбы, предложения и т.п.

Можно начинать письмо и с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Строгих и однозначных требований к порядку расположения составных частей письма нет. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поступившим запросам, данным поручениям, резолюциям руководства.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом без абзацного отступа и выделения полужирным шрифтом, например:

Уважаемый Иван Иванович!

Служебное письмо может заканчиваться также заключительной этикетной фразой "С уважением," которая по сложившейся в настоящее время практике заканчивается запятой, чаще пишется от руки (может печататься) под текстом через 2-3 межстрочных интервала (перед подписью), с абзацным отступом.

Текст письма не следует начинать:

с названия организации (Министерство сельского хозяйства Архангельской области направляет_), поскольку деловые письма составляются на бланках, где уже обозначено наименование организации;

со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (На ваш запрос от 12.03.2010 N 08-12/870 сообщаем, что_), так как для этого есть специальный реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", куда и вносится дата и номер поступившего письма.

Отметка о наличии приложений. Реквизит отделяется от текста 1,5-2 межстрочными интервалами (см. пункт 2.34).

Подпись должностного лица. Реквизит отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами (см. пункт 2.35). При оформлении реквизита "подпись" на бланке служебного письма исполнительного органа указывается сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ (например: министр, руководитель), полное - на иных документах. Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровка подписей располагается под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным межстрочным интервалом 18 пт.

Виза. Служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, а также заместителями Губернатора (см. пункт 2.37).

Отметка об исполнителе. Данный реквизит располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, печатают размером шрифта N 10 (см. пункт 2.40). Слово "Исполнитель" или "Исп." не печатается. Например:

Петров Иван Васильевич

(8182) 24-22-02

Отметка об исполнителе на письмах, оформленных на бланке письма Губернатора в многоцветном варианте, оформляется следующим образом:

если письмо напечатано на одной странице - на оборотной стороне в левом нижнем углу;

если письмо напечатано на двух и более страницах - на лицевой стороне в левом нижнем углу последней страницы.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

5.60. Местоимения Вы, Ваш, Вам пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу. При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы.

Местоимения Вам, Вас, Вами придают письмам смягченный тон, снимают излишнюю категоричность:

Просим Вас рассмотреть и дать отзыв на _

Благодарим Вас за помощь_

Представляем Вам проект областного закона "О_"

Предложения, подготовленные Вами, приняты_

Фразы без местоимений Вас, Вам, Вами воспринимаются как более жесткие, категоричные:

Просим рассмотреть и дать отзыв на_

Направляем замечания на проект_

Представляем предложения, разработанные_

5.61. Рекомендуемые основные формулировки для служебных писем:

Просим (представить до_, сообщить..., выслать ..., доложить заместителю Губернатора Архангельской области_, срочно представить..., известить руководство министерства_).

Обращаемся к вам с просьбой (об отправке в наш адрес_, о направлении в мой адрес_, о высылке в адрес министерства..., о предоставлении информации..., о представлении отчета_).

Просим Вашего содействия (в предоставлении дополнительной информации относительно..., в проведении...).

В связи с (обращением в наш адрес...), в соответствии с (ранее достигнутой договоренностью ...), исходя из (результатов переговоров по вопросу о...), принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество...), учитывая (изложенное, долговременный характер наших деловых связей...), согласно (действующему соглашению о..., распоряжению Губернатора Архангельской области_).

Сообщаю (сообщаем) Вам (вам), что _

Сообщаем (о необходимости_, об имевшем место..., об изменениях в ..., о фактах..., о предпринятых мерах по..., о результатах...).

Представляю (сведения о..., проект плана, программы _, предложения о..., перечень..., материалы..., отчет о...).

Направляем (распоряжение _, указания о..., выписку из приказа ..., экземпляр соглашения ..., решение..., протокол..., резолюцию...).

Доводим до Вашего сведения, что...

Направляем для использования в работе...

Представляю во исполнение Вашего поручения ...

Подтверждаем (получение..., участие..., прибытие..., отправку..., необходимость в ...).

С благодарностью подтверждаем...

С удовлетворением подтверждаю...

Направляем вам подтверждение...

В подтверждение ... направляем в Ваш адрес...

Информируем Вас о проведении_ .

Благодарим за интерес к нашему предложению ... .

Мы признательны за внимание, проявленное Вами к нашему предложению, и готовы ответить на вопросы по поводу_

Мы незамедлительно предоставим иную интересующую Вас информацию, касающуюся....

Рекомендуем руководствоваться в повседневной деятельности _

Прошу использовать в соответствии с прямым назначением _

Прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации _

Просим уничтожить по истечении срока хранения _

Образцы оформления служебных писем приведены в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

Записка (служебная, докладная, объяснительная)

5.62. В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства для информационного обмена между должностными лицами, структурными подразделениями, сотрудниками создаются:

объяснительные записки - письменные сообщения должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельства;

служебные записки - документы, в которых излагаются предложения, замечания, отчеты, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц;

докладные записки - документы, адресованные руководителю организации или структурного подразделения, содержащие изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

По содержанию служебные и докладные записки могут подразделяться на инициативные, информационные и отчетные (по исполнению поручений).

5.63. Регистрация, отправка, использование и хранение записок осуществляется через систему "Дело" в специальной группе документов "Записки".

5.64. Регистрация записок осуществляется:

при подписании заместителем Губернатора - в секретариате заместителя Губернатора;

при подписании руководителем (должностным лицом) исполнительного органа - в приемной исполнительного органа;

при подписании руководителем структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства - в структурном подразделении администрации Губернатора и Правительства.

5.65. Обязательными реквизитами записок являются:

наименование исполнительного органа (структурного подразделения);

вид документа;

дата и регистрационный номер;

заголовок (если текст более 4-5 строк);

адресат;

подпись.

При необходимости записки визируются заинтересованными должностными лицами.

Вид документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2-3 межстрочных интервала после наименования структурного подразделения.

Дата и регистрационный номер записки пишутся на одной строчке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 24.03.2012.

Адресат оформляется в правом верхнем углу.

Заголовок к записке должен кратко отвечать на вопрос "О чем?".

В текст записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

Образцы оформления записок приведены в приложении N 12 к настоящей Инструкции.

Резолюция (поручение)

5.66. Резолюция (поручение) составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов.

К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость, правильный выбор исполнителя.

В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (кому - что - когда), личная подпись, дата составления резолюции. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

5.67. Если резолюция (поручение) дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, координация их работы.

Для четкой и оперативной работы рекомендуется назначать лишь одно ответственное лицо. При необходимости обобщения материалов при подготовке ответа заместителем Губернатора ответственным может быть советник заместителя Губернатора.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Текст резолюции переносится в регистрационную карточку и является основанием постановки документа на контроль. Срок исполнения документа также переносится из резолюции.

5.68. При указании срока исполнения документ ставится на контроль автором резолюции (сотрудником секретариата Губернатора, секретариата заместителя Губернатора, сотрудниками отдела по контролю или приемной должностного лица). Резолюции на документы, размещенные в электронной форме, вносятся в РК документа и не подписываются на бумажном носителе.

5.69. При ответе на документ, поступивший через секретное делопроизводство, в резолюции руководителя должен быть указан гриф ответа ("ДСП", "Секретно" и т.п.)

5.70. Резолюция может оформляться на самом документе (в правой верхней части между адресом и первой строкой текста письма) или на бланке резолюции формата А6.

Проекты резолюций Губернатора, заместителей Губернатора, руководителей исполнительных органов оформляются с использованием соответствующих электронных шаблонов по установленной форме сотрудниками секретариатов или приемных.

Образцы оформления резолюций в виде отдельного документа приведены в приложении N 13 к настоящей Инструкции.

5.71. По итогам заседания (совещания) может оформляться перечень поручений, который утверждается председательствующим на заседании (совещании).

Акт

5.72. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленного факта, события, действия.

Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14 и имеет следующие реквизиты: наименование организации, вида документа (акт), дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Акт в большинстве случаев нуждается в утверждении, поэтому предпочтительнее использовать бланк с угловым расположением реквизитов.

Наименование организации-автора должно соответствовать государственной регистрации, учредительным документам, положению об организации.

Наименование вида документа (АКТ) отделяется от предыдущего 2-3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, (допускается печатать вразрядку), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Датой акта является дата его составления, а время события или факта, отражаемого в документе, оговаривается в тексте. Акт вступает в силу с даты утверждения.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера акта и может дополняться сведениями, установленными в организации (индексом дела по номенклатуре, буквенным обозначением и др.).

Место издания должно соответствовать месту актируемого события.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт" (например: акт проверки, акт списания), но иногда начинается с предлога "О" ("Об), например: акт о выделении к уничтожению документов, о завершении работ.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается без абзаца от левого поля документа через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст акта отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть текста акта начинается словом "Основание", после которого указывается наименование распорядительного акта, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:

Основание: приказ заместителя Губернатора Архангельской области - руководителя администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области от 25 марта 2012 г. N 39 "О проведении инвентаризации".

С новой строки от левой границы текстового поля печатается слово "Составлен", ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей или состав членов комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов в именительном падеже.

Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Если кроме членов комиссии присутствуют другие участники, с новой строки оформляют перечисление присутствующих в алфавитном порядке. Слова "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля.

Основная (констатирующая) часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, а также выводы и заключения. Текст основной части при необходимости может быть разбит на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - заместитель Губернатора Архангельской области,

2-й экземпляр - министерство финансов Архангельской области.

Подписи отделяются от текста 2-3 межстрочными интервалами. Акт подписывается председателем комиссии и всеми членами комиссии.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Член комиссии, не согласный с выводами комиссии, также должен подписать акт с пометкой "Замечания прилагаются". Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

С актами проверок, ревизий знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей членов комиссии ставится отметка "С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты".

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта и оформляется в соответствии с установленными правилами. Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

Образец оформления акта приведен в приложении N 14 к настоящей Инструкции.

Справка

5.73. Справка - документ, содержащий текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.

Справки бывают личного и служебного (информационного) характера.

5.74. Справка личного характера выдается либо организациям, либо заинтересованным гражданам (в том числе сотрудникам) для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и т.д.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчество работника (в именительном падеже). Не следует использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана_", "Настоящим подтверждается, что_действительно работает_" и т.д.

Текст справки личного характера заверяется подписью должностного лица и печатью.

5.75. Справка служебного (информационного) характера оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без применения гербовых бланков, имеет следующие реквизиты:

Вид документа. Печатается центрованным способом (без абзацного отступа, без точки в конце), полужирным шрифтом:

                               СПРАВКА

      о работе антинаркотической комиссии в I квартале 2012 года

или

                             ИНФОРМАЦИЯ

        о выполнении поручения Губернатора Архангельской области

                       от 00.00.0000 N пГ-00

Текст справки (информации) печатается от левой границы текстового поля с абзацным отступом 1,25 см шрифтом размера N 14 (допускается N 12). К текстовой части справки (информации) при необходимости могут быть приложены таблицы, диаграммы, другие материалы.

Подпись. Справка (информация) подписывается соответствующим руководителем или работником, подготовившим справку, с указанием должности и Ф.И.О.

Дата. Реквизит оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, проставляется после подписи.

Виза. При необходимости справка (информация) и приложения визируются исполнителем и заинтересованными лицами. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа справки и приложения к ней под подписью ближе к нижнему полю либо на оборотной стороне последнего листа.

Образец оформления справки приведен в приложении N 16 к настоящей Инструкции.

Соглашение (договор)

5.76. Проект соглашения Правительства (договора Архангельской области) (далее - соглашение, договор), согласованный в установленном порядке, вносится на заседание Правительства без текста правового акта и пояснительной записки.

5.77. Для прохождения процедуры согласования готовится проект соглашения, договора, создается РКПД группы 02-21 "Договоры и соглашения Архангельской области".

Проект соглашения, договора прикрепляется к РКПД и отправляется на электронное согласование всем заинтересованным сторонам. После электронного согласования проводится визирование на бумажном носителе (в сокращенном варианте, аналогично визированию проектов правовых актов).

5.78. После процедуры согласования проект соглашения, договора на бумажном носителе вместе с протоколом электронного согласования и листом рассылки передается в протокольный отдел, электронный вариант отправляется по электронной почте (текст соглашения или договора при необходимости редактируется в протокольном отделе).

5.79. Решение по проекту соглашения, договора фиксируется в протоколе заседания Правительства, поручения протокола ставятся на контроль, снимаются с контроля отделом по контролю.

5.80. Процедура подписания соглашений, договоров организуется и проводится исполнителем.

5.81. Соглашения, договоры регистрируются в общем отделе. Подлинник одного экземпляра соглашения, договора хранится в общем отделе и передается в государственный архив в установленном порядке. Исполнителю при необходимости выдается копия договора, соглашения. Второй экземпляр подлинника соглашения, договора направляется контрагенту.

5.82. Организация работы с ведомственными соглашениями осуществляется в соответствии с порядком, установленным в исполнительном органе.

Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации

5.83. Проект доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации, согласованный в установленном порядке, вносится на заседание Правительства без текста правового акта и пояснительной записки. К проекту доклада прикладывается копия поручения Президента Российской Федерации.

5.84. Для прохождения процедуры согласования готовится проект доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации, создается РКПД группы документов "Доклады об исполнении поручений Президента Российской Федерации (индекс - дП)". Проект доклада и копия поручения Президента Российской Федерации прикрепляются к РКПД и отправляются на электронное согласование всем заинтересованным сторонам. После электронного согласования проводится визирование на бумажном носителе (в сокращенном варианте, аналогично визированию проектов правовых актов).5.85. После процедуры согласования проект доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации на бумажном носителе вместе с копией поручения Президента Российской Федерации, протоколом электронного согласования передается в протокольный отдел, электронный вариант отправляется по электронной почте (текст проекта доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации при необходимости редактируется в протокольном отделе).

5.86. Решение по проекту доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации фиксируется в протоколе заседания Правительства, поручения протокола ставятся на контроль и снимаются с контроля отделом по контролю исполнения документов.

5.87. Одобренный на заседании Правительства проект доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации оформляется на бланке письма Губернатора или Правительства области, подписывается Губернатором (исполняющим обязанности Губернатора) и направляется в адрес Президента Российской Федерации.

VI. Организация документооборота в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства

Общие положения

6.1. Движение документов в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства с момента их создания (получения) до завершения или отправки образует документооборот.

6.2. В документообороте выделяются следующие документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

6.3. Организация документооборота включает следующие операции с документами:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение;

распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

регистрация поступающих документов;

сканирование документов и присоединение электронного образа к регистрационной карточке документа (РК);

рассмотрение документов руководством исполнительного органа и вынесение резолюций;

передача документов на бумажном носителе исполнителям (доведение документов до исполнителей);

работа исполнителя с документами;

обработка и передача отправляемых документов;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота.

6.4. Организация документооборота в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства основывается на следующих принципах:

предварительное рассмотрение поступивших документов;

исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

однократность регистрации поступивших и отправляемых документов (внутренний документ, отправленный из одного исполнительного органа в другой, не подлежит повторной регистрации в качестве входящего документа, резолюция вносится в существующую РК);

устранение необоснованных согласований проектов документов, организация веерного согласования, сокращение времени на согласование;

регламентация операций по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов.

6.5. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Прием, обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

6.6. Служебная переписка, поступающая на имя Губернатора, заместителей Губернатора, в Правительство, администрацию Губернатора и Правительства, принимается, учитывается и регистрируется в общем отделе.

Служебная переписка, поступающая из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в СЗФО, касающаяся исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, зарегистрированных в отделе по контролю, передается напрямую в отдел по контролю.

6.7. Служебная переписка, поступающая в адрес исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, принимается, учитывается и регистрируется службами делопроизводства (или должностными лицами, на которых возложены указанные функции).

В случае если документ поступил в исполнительные органы, но адресован высшим органам исполнительной власти субъекта (Губернатору, Правительству) или администрации Губернатора и Правительства, его следует незамедлительно передать для регистрации в общий отдел.

6.8. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов и бандеролей с пометкой "Лично", вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов (в том числе судебные документы, документы, запрашиваемый срок исполнения по которым истек на дату поступления письма).

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При поступлении документов не по назначению составляется соответствующий акт (по форме согласно приложению N 15 к настоящей Инструкции) в 2-х экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой посылается отправителю с возвращаемым письмом и копией конверта.

6.9. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 17 к настоящей Инструкции.

6.10. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в целях выделения из всей поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством.

Документы по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей для оформления резолюции (поручения).

6.11. Входящие документы на иностранном языке передаются до регистрации в департамент международных связей и государственного протокола администрации Губернатора и Правительства для перевода на русский язык, после чего документ регистрируется в общем отделе или в соответствующем отделе исполнительного органа.

Регистрация поступающих документов

6.12. Регистрация документов, поступающих в общий отдел, осуществляется в системе "Дело" путем заполнения электронной РК.

Используются следующие индексы для регистрации документов: "с" - служебная переписка, "тлг" - телеграмма, "ф" - факс, "э" - электронная почта.

На входящем документе (как правило, в правом нижнем углу свободного поля) проставляется штамп, где указываются дата поступления и регистрационный номер. Формы регистрационных штампов приведены в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

6.13. Службы делопроизводства исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства регистрируют адресованные им документы самостоятельно с использованием системы "Дело".

6.14. Правительственная корреспонденция до внедрения системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) принимается и регистрируется в отделе по контролю.

6.15. В администрации Губернатора и Правительства общий отдел также принимает и регистрирует в системе "Дело" телеграммы, факсограммы, поступающие на факс 21-54-95, и электронную почту, поступающую на адрес: adm@dvinaland.ru.

6.16. Прием и оперативная передача текстов факсограмм осуществляется также факсимильными аппаратами (телефаксами), установленными в приемной Губернатора, приемных заместителей Губернатора, в исполнительных органах, структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства.

6.17. Факсограммы, поступающие в секретариат Губернатора, регистрируются в общем отделе.

Срочные факсограммы, поступающие в секретариаты заместителей Губернатора, регистрируются в соответствующих секретариатах заместителей Губернатора. Несрочные факсограммы передаются для регистрации в общий отдел.

6.18. При приеме и отправке факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа помещается в дело без повторной регистрации. В этом случае в регистрационной карточке делается соответствующая отметка с указанием даты поступления подлинника. При повторном поступлении копия документа (без подлинных подписей должностных лиц) подлежит уничтожению.

6.19. Прием и регистрация обращений граждан, служебной переписки, касающейся обращений граждан, поступающих в адрес Губернатора и заместителей Губернатора, в Правительство, администрацию Губернатора и Правительства, производится управлением по работе с обращениями граждан. Регистрация обращений граждан производится с использованием системы "Дело" (отдельно от других документов).

6.20. Прием и регистрация входящих и исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями исполнительных органов), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется отделом специальной документальной связи и защиты информации администрации Губернатора и Правительства.

Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

6.21. Работники секретариатов (приемных) передают руководству документы в день их регистрации. Документы, имеющие пометку "Срочно" или "Вручить немедленно", передаются немедленно.

6.22. Входящие документы, адресованные Губернатору, но относящиеся к компетенции его заместителей и не требующие доклада Губернатору, направляются общим отделом в секретариаты заместителей Губернатора для рассмотрения и принятия решения заместителями Губернатора.

6.23. Документы, поступившие в секретариат Губернатора, секретариаты заместителей Губернатора, исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства с 10:00 до 17:00, рассматриваются, как правило, в тот же день, поступившие после 17:00 - на следующий день до 10:00.

6.24. В администрации Губернатора и Правительства сотрудники секретариата Губернатора и секретариатов заместителей Губернатора передают документы на бумажном носителе, не подлежащие сканированию, а также документы для сторонних организаций в общий отдел для передачи исполнителям в соответствии с резолюцией.

Незарегистрированные документы на имя Губернатора и заместителей Губернатора, поступившие непосредственно в секретариаты или структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства, подлежат обязательной передаче на регистрацию в общий отдел до рассмотрения руководителем.

Работа исполнителя с документами

6.25. Работа с документами организуется:

в исполнительных органах - на основании резолюций (поручений) руководителя исполнительного органа, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

в администрации Губернатора и Правительства - на основании резолюций (поручений) руководителя администрации Губернатора и Правительства, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

6.26. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

6.27. Специалисты структурных подразделений исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением установленных правил документирования;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами и органами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

подготовку листа рассылки (при необходимости);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству.

6.28. В случае исполнения документа несколькими исполнительными органами подлинник документа, не подлежащего сканированию, направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) руководитель назначает другого исполнителя и определяет порядок передачи документов.

6.29. Печатание документов в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства осуществляется с использованием программно-технических средств и компьютерной техники, с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка, а также требований настоящей Инструкции.

При печатании документов особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований организаций, иностранных слов и географических названий.

6.30. Тиражирование документов для сотрудников администрации Губернатора и Правительства осуществляется на копировально-множительной технике в общем отделе и структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства.

Исполнительные органы тиражируют документы самостоятельно.

Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют руководители структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, исполнительных органов, которые несут ответственность за содержание и качество документов.

Организация работы с отправляемыми документами

6.31. Исходящие документы за подписью Губернатора, заместителей Губернатора (служебные письма, телеграммы) передаются в общий отдел для регистрации в системе "Дело" и отправки адресатам почтовой и электрической связью.

Документы, подписанные после 17:00, передаются для регистрации и отправки на следующий рабочий день до 10:00.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса. При направлении писем одинакового содержания за одним регистрационным номером более чем в 4 адреса при оформлении реквизита "Адресат" должен быть впечатан почтовый адрес получателя.

Копии правовых актов передаются в общий отдел для отправки в соответствии с листом рассылки.

Переданные в общий отдел документы должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

При необходимости предварительную отправку документа факсимильной или электронной связью осуществляет исполнитель после регистрации в общем отделе.

6.32. Исходящие документы за подписью руководителя исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства отправляются службами делопроизводства самостоятельно после регистрации в системе "Дело".

6.33. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

6.34. При оформлении документов на заказную корреспонденцию составляется реестр, форма которого утверждается органами связи.

6.35. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

6.36. Телеграммы за подписью Губернатора, заместителей Губернатора печатаются по установленной форме (приложение N 19 к настоящей Инструкции).

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Губернатором или заместителем Губернатора.

Текст телеграммы не должен превышать одной машинописной страницы. Текст излагается кратко, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений. Цифры и знаки препинания в телеграмме печатаются словами (тире, дробь, плюс) или с использованием принятых сокращений:

точка - ТЧК;

запятая - ЗПТ;

кавычки - КВЧ;

скобка - СКБ;

восклицательный знак - ВСКЛ;

двоеточие - ДВТЧ;

номер - НР.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть напечатаны с интервалом между предшествующим и последующим словами.

При отправке телеграммы в один адрес следует указывать лишь одного получателя.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой (указываются должность, инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица). Проект телеграммы визируется руководителем органа, подготовившего телеграмму.

6.37. Передача документов между исполнительными органами осуществляется через службы делопроизводства.

Регистрация и прохождение внутренних документов (внутренний документооборот)

6.38. В состав внутреннего документооборота входят:

внутренняя переписка между исполнительными органами, между исполнительными органами и администрацией Губернатора и Правительства, между исполнительными органами и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства (посредством служебных писем, записок, заявок);

подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатор, и проектов правовых актов Правительства, проектов правовых актов исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства.

6.39. Внутренняя переписка посредством служебных писем осуществляется двумя способами:

1) с оформлением служебного письма на гербовом бланке, регистрацией в системе "Дело", сканированием, прикреплением электронного образа документа к РК и отправлением адресату (адресатам), при этом подлинник письма на бумажном носителе остается у автора и не передается адресатам на бумажном носителе;

2) с оформлением письма в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, заверением электронной подписью, регистрацией в системе "Дело" и отправлением адресату (адресатам).

6.40. Внутренняя переписка, содержащая информацию ограниченного распространения, осуществляется с оформлением служебного письма на гербовом бланке, регистрацией в системе "Дело", отправлением адресату на бумажном носителе без прикрепления электронного образа документа (у автора документа остается копия, которая подшивается в дело).

При регистрации таких писем необходимо в разделе РК "Рубрика" выбрать позицию "Требуется отправка подлинника".

6.41. В системе "Дело" запрещается регистрировать входящие и исходящие письма, оформленные с нарушением правил (без соответствующих реквизитов).

Категорически запрещается регистрировать сопроводительные письма к проектам исходящих писем.

6.42. В целях сокращения избыточной переписки рекомендуется некоторые внутренние оперативные вопросы (приглашение на совещание, направление информации для сведения, другие вопросы по усмотрению исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства) решать посредством электронной почты либо по телефону.

При работе с электронной почтой необходимо соблюдать следующие правила:

электронные сообщения отправляются без оформления на гербовом бланке;

учет (при необходимости) и уничтожение электронных сообщений исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства ведут самостоятельно в соответствии с установленным порядком (важные сообщения рекомендуется распечатывать и помещать в соответствующие дела).

6.43. Внутренняя переписка может осуществляться посредством различного рода заявок.

Заявки не регистрируются в системе "Дело". Учет и хранение заявок организуются структурами, в которые они направлены.

6.44. Заявки на коллективный пропуск в здание лиц, участвующих в совещаниях или встречах, на пропуск в здание в выходные дни, на внос-вынос материальных ценностей, на приобретение материально-технических и канцелярских принадлежностей и т.д. оформляются строго по форме согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции (не на гербовом бланке письма).

При необходимости заявки визируются руководителями структурных подразделений, специалистами.

6.45. Заявка на пропуск в здание лиц, участвующих в совещаниях или встречах, представляется в государственное казенное учреждение Архангельской области "Хозяйственное управление" (далее - хозяйственное управление) в 2 экземплярах (подлинник и копия), а в случае проведения совещания или встречи на 2-м этаже - в 3 экземплярах (подлинник и 2 копии).

Заявка на пропуск в здание сотрудников исполнительных органов в выходные дни, на внос/вынос материальных ценностей представляется в хозяйственное управление в 3 экземплярах (подлинник и 2 копии).

6.46. Заявка на постоянный индивидуальный пропуск (на пластике) представляется в хозяйственное управление как служебное письмо (на гербовом бланке) с регистрацией в системе "Дело", без прикрепления электронного образа.

6.47. Заявка на разовый пропуск для одного посетителя оформляется по телефону через бюро пропусков.

6.48. Заявка на долговременный пропуск (на 2-3 месяца) для одного посетителя представляется в хозяйственное управление строго по форме согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции (не на гербовом бланке письма).

6.49. Заявка на предоставление автомобиля для поездок по городу передается в государственное казенное учреждение Архангельской области "Автопарк администрации Архангельской области" по телефону.

6.50. При оформлении заявки на предоставление автомобиля для командировок по области и за пределы области необходимо руководствоваться указом Губернатора от 19 марта 2010 года N 35-у "Об утверждении Положения о транспортном обслуживании лиц, замещающих государственные должности Архангельской области, и государственных гражданских служащих Архангельской области, а также о компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещении расходов, связанных с его использованием".

Данные заявки оформляются как служебное письмо (на гербовом бланке) на имя заместителя Губернатора - руководителя администрации Губернатора и Правительства с регистрацией в системе "Дело" и прикреплением к РК электронного образа письма.

6.51. Согласование проектов правовых актов Губернатора и правовых актов Правительства осуществляется без сопроводительных писем (см. разделы IV, VII).

6.52. Проекты постановлений, распоряжений исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства, а также проекты приказов по основной деятельности и по личному составу проходят процедуру согласования в соответствии с порядком, установленным в исполнительном органе, администрации Губернатора и Правительства.

Согласование проектов постановлений, распоряжений исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства с другими исполнительными органами осуществляется через служебную переписку в системе "Дело" (оформление сопроводительного письма на бланке, регистрация, прикрепление файла с текстом проекта правового акта). Данная переписка не является избыточной.

Учет и анализ объемов документооборота

6.53. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

6.54. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в исполнительные органы, администрацию Губернатора и Правительства и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, эффективности принимаемых решений.

6.55. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются департаментом делопроизводства, службами делопроизводства и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

6.56. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в исполнительные органы, администрацию Губернатора и Правительства и созданных ими за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

VII. Организация работы в системе "Дело".
Особенности работы с документами в электронной форме

7.1. В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

7.2. При внутреннем документообороте электронные документы заверяются электронной подписью должностного лица - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

7.3. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота Правительства Архангельской области, определяется в соответствии с номенклатурой дел, сформированной на основе рекомендаций Федерального архивного агентства, согласованной с ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области и утвержденной руководителем исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства.

В номенклатуре дел учитывается перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

7.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе "Дело".

7.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства или уполномоченными на то лицами.

7.6. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

7.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства, а также при направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов передаются (направляются, хранятся) регистрационные данные электронных документов.

7.8. Документы, создаваемые в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства и (или) поступившие в исполнительные органы, администрацию Губернатора и Правительства на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему "Дело" возможно после его сравнения с подлинником документа.

7.9. В системе "Дело" осуществляется:

регистрация документов, содержащих информацию открытого характера, поступивших в исполнительные органы, администрацию Губернатора и Правительства, а также регистрация внутренней и исходящей переписки;

автоматизированный поиск документов по различным критериям;

контроль за своевременным исполнением резолюций (поручений);

предварительное согласование проектов документов.

7.10. В системе "Дело" также разрешается регистрировать документы ограниченного распространения (для служебного пользования, с пометкой ДСП) и обращения граждан. При этом ввод текстов таких документов и обращений граждан, их сканирование и хранение в системе "Дело" запрещены.

7.11. Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

7.12. Организационно-методическое руководство по использованию системы "Дело" осуществляют департамент информационных технологий и департамент делопроизводства.

7.13. Для организации работы из числа сотрудников департамента информационных технологий назначается администратор/технолог системы "Дело", который:

выполняет работы по настройке системы в соответствии с изменениями в документообороте и структуре исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства;

осуществляет актуализацию и проверку общих справочников системы, консультирует пользователей системы "Дело";

устанавливает необходимое программное обеспечение на рабочие места, обеспечивает ввод в систему персональных идентификаторов и первичных паролей всех пользователей.

7.14. Сотрудники исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства включаются в число пользователей системы "Дело" после прохождения обучения. Пользователям системы "Дело" запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам и рекомендуется периодически менять свои пароли.

7.15. Ответственность за организацию использования системы "Дело" в исполнительных органах возлагается на их руководителей, в администрации Губернатора и Правительства - на руководителей структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства.

7.16. Руководителям и сотрудникам исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства для работы с регистрационными карточками документов и для просмотра электронных образов (файлов) документов устанавливается подсистема электронного документооборота "Дело Web".

7.17. Основной единицей хранения информации в системе "Дело" является регистрационная карточка документа (РК). Существуют три вида РК документов:

РК входящих документов;

РК исходящих и внутренних документов;

РК обращений граждан.

Каждая РК содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида.

7.18. Совокупность РК образует картотеку. В системе "Дело" созданы центральная картотека документов, картотека нормативных правовых актов Губернатора и Правительства, картотеки документов каждого исполнительного органа. Вместе с РК в системе "Дело" может храниться его электронный образ (файл).

7.19. Документ регистрируется в единой базе данных системы "Дело" только один раз. При этом РК одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.

7.20. Регистрация входящих документов, поступивших в администрацию Губернатора и Правительства, осуществляется общим отделом в центральной картотеке. Входящие документы исполнительных органов регистрируются сотрудниками исполнительных органов в своих картотеках.

7.21. Во время регистрации производится прикрепление к РК соответствующего электронного образа документа (файла), а также, при необходимости, заверение его электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Введение и применение ЭЦП регламентируется правовым актом Правительства Архангельской области.

7.22. Регистрация исходящих и внутренних документов, кроме распорядительных документов, осуществляется в общем отделе или в исполнительных органах.

7.23. Регистрация правовых актов Губернатора и правовых актов Правительства в системе "Дело" осуществляется в протокольном отделе. Во время регистрации производится прикрепление к РК файла с текстом правового акта, а также электронная рассылка в соответствии с пунктом 4.44 настоящей Инструкции.

7.24. Регистрация поручений Губернатора и Правительства осуществляется в отделе по контролю. Во время регистрации производятся прикрепление к РК файла с текстом документа, ввод резолюции и автоматическая рассылка по "Кабинетам" должностных лиц.

7.25. Регистрация обращений граждан осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан. Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в исполнительный орган или из управления по работе с обращениями граждан, производится в картотеке этого исполнительного органа.

7.26. В системе "Дело" обеспечивается сканирование документа на бумажном носителе для получения его электронного образа и размещения его в базе данных системы.

Сканирование входящих и исходящих документов центральной картотеки осуществляется в общем отделе при регистрации в системе "Дело".

При наличии электронного образа документа в базе данных системы "Дело" вариант документа на бумажном носителе всем исполнителям не рассылается.

7.27. Электронные образы (файлы) проектов федеральных законов к РК не прикрепляются, а размещаются в компьютерной сети в папке по адресу: \\FS\Inform\Проекты ФЗ.

7.28. Резолюции (поручения) Губернатора вводятся в РК центральной картотеки сотрудниками секретариата Губернатора и отдела по контролю.

Резолюции (поручения) заместителей Губернатора вводятся сотрудниками секретариатов в соответствии с документом на бумажном носителе (подлинником).

Перечень контролируемых документов и поручений в администрации Губернатора и Правительства приведен в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Резолюции (поручения) руководителя исполнительного органа вводятся в РК сотрудниками службы делопроизводства этого исполнительного органа.

7.29. Документ с поручением, поставленный на контроль (контрольный документ), оформляется в системе "Дело" при вводе резолюции соответствующего должностного лица путем занесения в поле "Плановая дата" срока его исполнения. РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета "К".

Руководители структурных подразделений могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.

Снятие с контроля документов осуществляется сотрудником отдела по контролю или службы делопроизводства путем проставления в поручении РК фактической даты исполнения и заполнения поля "Основание для снятия с контроля".

7.30. В системе "Дело" реализуется процедура предварительного согласования проектов правовых актов Губернатора и правовых актов Правительства.

Регистрационная карточка проекта документа (далее - РКПД) создается сотрудником приемной исполнительного органа (структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства), разработавшего проект. К РКПД обязательно прикрепляется электронный образ документа (файл). Срок согласования (визирования) проставляется исполнителем с учетом выходных дней (например, если исполнитель создал РКПД в пятницу и определил срок согласования три рабочих дня, то в РКПД необходимо указать срок пять дней).

РКПД отправляется на предварительное согласование сразу всем должностным лицам по списку, введенному при регистрации. После рассмотрения проекта документа визирующий или ответственный сотрудник вносит соответствующую отметку в РКПД. При наличии замечаний к РКПД прикрепляется соответствующий файл (замечания оформляются в электронной форме). После доработки исполнителем проекта документа проект правового акта визируется на бумажном носителе в установленном порядке.

7.31. Проекты постановлений, распоряжений исполнительного органа согласовываются с другими исполнительными органами путем служебной переписки: с оформлением на бланке сопроводительного письма, регистрацией в системе "Дело", прикреплением к регистрационной карточке файла с проектом постановления, распоряжения, пояснительной запиской. Поле "Рубрика" в регистрационной карточке необходимо заполнить значением "Согласование проектов".

После согласования проект постановления, распоряжения визируется на бумажном носителе в установленном порядке.

7.32. Справочники системы "Дело" обеспечивают функционирование системы в соответствии с организационной структурой и правилами делопроизводства. Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник "Пользователи" задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.

Структуру справочников определяет администратор/технолог системы "Дело". Администратор/технолог осуществляет ведение всех справочников системы "Дело" и проверяет правильность их заполнения. Дополнение записей в справочники "Организации" и "Граждане" выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК "Адресат", если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.

7.33. Ответственные сотрудники исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства обязаны своевременно представлять информацию о кадровых изменениях для корректировки справочников.

7.34. В системе "Дело" предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых пользователями в процессе работы. С этой целью для каждой регистрационной карточки ведется протокол изменений основного раздела регистрационной карточки, протоколы изменений множественных реквизитов регистрационной карточки и протоколы изменений поручений. В протокол записываются:

дата и время выполнения операции;

название операции;

Ф.И.О. пользователя, выполнившего операцию.

7.35. Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в системе "Дело".

7.36. Для должностных лиц, работающих в системе "Дело", в каждой картотеке созданы "Кабинеты". Должностное лицо именуется при этом "Владельцем Кабинета".

Должностное лицо может быть владельцем только одного "Кабинета". Доступ к тому или иному "Кабинету" и отдельным папкам этого "Кабинета" предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.

7.37. В картотеках исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства РК появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд - "Переслать РК" или "Отметить отправку", а также после ввода резолюций руководства.

7.38. Если документ направлен при массовой рассылке в структурные подразделения исполнительных органов и администрации Губернатора и Правительства и/или должностным лицам, не имеющим "Кабинетов", сотрудник может найти и обработать РК, используя режим поиска по номеру РК или по любым другим реквизитам. Если документ направлен "Владельцу Кабинета", РК появляется в папке "Поступившие" этого "Кабинета".

7.39. Группа "Входящие документы" предназначена для описания документов, поступающих в исполнительные органы и администрацию Губернатора и Правительства.

Группа "Исходящие и внутренние документы" предназначена для описания документов, исходящих из исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства, и внутренних документов.

РК каждой из этих групп документов имеет свой набор реквизитов, причем РК внутренних документов по набору реквизитов аналогичны РК исходящих документов.

Группа "Обращения граждан" предназначена для описания поступающих обращений граждан.

7.40. Система "Дело" допускает разбивку каждой из групп на произвольное количество подгрупп, объединяющих документы и обращения граждан по какому-либо признаку (принадлежность к подразделению, адресат, тип бланка, вид обращения и др.), например:

группа "Входящие документы" разбита на подгруппы по признаку адресата (кому адресован документ);

группа "Исходящие и внутренние документы" разбита по признаку принадлежности к структурному подразделению, которое подготовило документ, и типу бланка документа (приказы, распоряжения и др.).

7.41. Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически и представляют собой порядковый номер документа или письма в пределах календарного года и индекс соответствующей группы документа, например: С-185, ДС/1.

7.42. Сотрудник регистрирует входящий документ, заполняя реквизиты РК документа. После сохранения введенной информации сотрудник в правом нижнем углу первого листа документа на бумажном носителе проставляет регистрационный штамп, где указывает дату регистрации и регистрационный номер документа, введенный в РК.

7.43. В центральной картотеке после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК в картотеки исполнительных органов и/или в "Кабинеты" должностных лиц для дальнейшей работы с документом.

7.44. Номер исходящих документов формируется автоматически и включает в себя буквенный или цифровой индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года (например: 06-10/11, 201-04/15). В регистрационный номер документа может включаться индекс дела по номенклатуре дел.

7.45. Заполнение в РК поля "Связки" является обязательным, если регистрируемый документ является ответом на ранее поступивший входящий или внутренний документ, дополнением к нему или связан с ним тематически. При этом соответствующий тип связки выбирается из справочника системы "Дело".

7.46. Каждое поручение Губернатора, Правительства регистрируется в отдельной РК. Номер документа включает в себя буквенный индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года (пГ-1, прП5).

7.47. При регистрации исходящих документов обязательно заполняется поле "Адресат" и проставляется отметка об отправке РК.

7.48. Регистрационные номера обращений граждан формируются автоматически, состоят из порядкового номера в пределах календарного года и дополнительного буквенного индекса группы документов. При регистрации документа, поступившего в исполнительный орган из отдела по работе с обращениями граждан, в поле "Примечание" РК обязательно указывается присвоенный номер (например: ж-1, ж-3/2).

7.49. Сотрудник отдела по контролю является автором резолюций следующих групп документов: "Указы Губернатора Архангельской области", "Постановления Правительства Архангельской области", "Распоряжения Губернатора Архангельской области", "Распоряжения Правительства Архангельской области", "Поручения Губернатора Архангельской области", "Поручения Правительства Архангельской области".

7.50. При вводе резолюций (поручений) с контрольным сроком исполнения обязательно заполняется реквизит "Плановая дата исполнения".

7.51. После ввода резолюции (поручения) в системе "Дело" автоматически осуществляется пересылка РК в картотеку соответствующего структурного подразделения или в "Кабинет" должностного лица.

7.52. Ответственным за исполнение и обобщение поручения является исполнитель, отмеченный в системе знаком "!". Если ответственных исполнителей несколько, то отметка устанавливается каждому исполнителю.

7.53. Вводить проекты резолюций могут сотрудники, обладающие абсолютным правом "Ввод резолюций" от имени должностных лиц.

Порядок работы с окном проекта резолюции аналогичен порядку работы с окном "Резолюция". В этом случае обязательным для заполнения является только поле "Автор".

После ввода проекта резолюции РК автоматически копируется в папки "У руководства" и "На рассмотрении" того "Кабинета", владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле "Автор".

В РК проект резолюции не отражается до его утверждения и рассылки.

После утверждения резолюции руководителем сотрудник вносит при необходимости изменения в проект резолюции и рассылает РК исполнителям.

7.54. При постановке документа с поручением на контроль в системе "Дело" его регистрационная карточка появляется в папке "На контроле" того "Кабинета", владельцем которого является автор (контролер) поручения.

Доступ к папке "На контроле" в картотеках имеют сотрудники отдела по контролю, службы делопроизводства и руководители исполнительных органов.

7.55. Сотрудники службы делопроизводства систематически просматривают папки "На контроле", "На исполнении" и информируют руководство о ходе исполнения поручений.

7.56. Исполнители поручений своевременно предоставляют информацию о ходе и результатах их исполнения сотрудникам службы делопроизводства для внесения ее в РК в поле "Отчет исполнителя".

7.57. Если во исполнение поручения подготовлен исходящий или внутренний документ, который зарегистрирован в системе "Дело" в связке с контрольным документом, то в поле "Отчет исполнителя" следует указать дату и номер документа-ответа. При устном ответе или исполнении документа, не связанного с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).

К отчету исполнителя может быть прикреплен электронный образ документа (файл).

Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то сводный отчет об исполнении документа составляется структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.

7.58. При продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль, в поле "Ход исполнения" делается соответствующая запись и корректируется поле "Плановая дата" или вводится фактическая дата исполнения поручения и новая резолюция (поручение).

7.59. Доступ к реквизитам РК контрольных документов распределен между пользователями. Доступ к полю "Отчет исполнителя" имеют сотрудники, которым дано право регистрации исполнения поручений, и исполнители. Доступ к полям "Плановая дата", "Ход исполнения", "Основание для снятия с контроля", "Фактическая дата" имеют автор поручения (контролер) и сотрудники, которым дано право контроля исполнения поручений.

7.60. Сотрудники службы делопроизводства могут просмотреть информацию о ходе исполнения поручения (отчеты) всех соисполнителей по данному поручению.

Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю администратором/технологом системы "Дело". Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам.

7.61. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании. В "Журнал передачи" добавляется запись "Списан в дело" и проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа или администрации Губернатора и Правительства.

7.62. Формирование стандартных отчетов осуществляет сотрудник, который имеет доступ к соответствующей функции.

Отчет "Сведения о документообороте" содержит данные об объеме документооборота в доступной сотруднику службы делопроизводства картотеке по группам документов за необходимый период времени.

В центральной картотеке и картотеках исполнительных органов может быть сформирована справка об исполнении поручений. При формировании справки могут быть заданы дополнительные параметры.

7.63. Функция поиска предназначена для отбора РК и обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь системы "Дело" осуществляет поиск документов в пределах картотек, к которым ему разрешен доступ.

Поиск осуществляется по любым реквизитам РК или обращений граждан, по регистрационным номерам, по реквизитам резолюций или журнала передачи и другим.

Пользователь системы "Дело" имеет возможность создавать и сохранять свои запросы для дальнейшего их использования.

Результатом поиска является список РК или обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Система "Дело" предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных документов или обращений граждан, печати списка или его фрагментов, а также просмотра файлов, прикрепленных к РК.

7.64. Функция "Кабинеты" используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.

"Кабинет" - это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному "Кабинету".

7.65. В функции "Кабинеты" РК исполняемых документов распределены по папкам "Поступившие", "На исполнении", "На контроле", "У руководства", "На рассмотрении". Для работы с проектами документов используются папки "Управление проектами", "На визировании", "На подписи".

В папке "Поступившие" находятся РК, которые уже поступили в "Кабинет", но еще не приняты к исполнению.

При поступлении бумажного варианта документа или просмотре электронного образа (файла), вложенного в РК, необходимо переместить РК в папку "На исполнении" (принять к исполнению).

В папке "На контроле" находятся все записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего "Кабинета".

7.66. Ответственный сотрудник обязан регулярно просматривать папки "Кабинета", исполнять документы, удалять записи о документах, не требующих исполнения.

7.67. Пользователь самостоятельно настраивает вид папок, определяя, какие именно реквизиты РК (РКПД) должны отображаться в перечне записей, находящихся в папке.

VIII. Документальный фонд исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства (ведомственный архив)

Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1. В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства разрабатывается и утверждается номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

8.2. Номенклатура дел, предназначенная для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (до 10 лет включительно), описей дел временного хранения (свыше 10 лет).

8.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства.

8.4. Номенклатура дел администрации Губернатора и Правительства на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего года общим отделом по предложениям структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, утверждается заместителем Губернатора - руководителем администрации Губернатора и Правительства. Раз в пять лет проект номенклатуры после консультирования с государственным архивом Архангельской области представляется на согласование ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области.

Названиями разделов номенклатуры дел администрации Губернатора и Правительства являются наименования ее структурных подразделений.

В течение года в номенклатуру дел могут вноситься изменения.

8.5. Номенклатура дел исполнительного органа утверждается руководителем исполнительного органа. Форма номенклатуры дел приведена в приложении N 22 к настоящей Инструкции.

Вновь созданные исполнительные органы в месячный срок со дня создания разрабатывают номенклатуру дел, согласовывают ее с ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области.

Вновь созданные структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства в месячный срок разрабатывают номенклатуру дел своего подразделения, представляют ее в общий отдел.

8.6. Срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел в соответствии:

с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 года N 1182;

с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года N 558.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 01 января следующего года.

8.7. В администрации Губернатора и Правительства исполненные документы длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения сдаются в общий отдел. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны в дело руководителем структурного подразделения, исполнившего документ, с расшифровкой своей подписи, указанием даты списания, которые проставляются на нижнем лицевом поле документа на свободном от текста месте. Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

8.8. Исполненные документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются в структурном подразделении в течение всего срока хранения, после чего уничтожаются по акту (приложение N 23 к настоящей Инструкции).

8.9. В исполнительных органах исполненные документы оформляются в установленном порядке и сдаются в службу делопроизводства.

Формирование дел и текущее хранение

8.10. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дел по номенклатуре. При формировании дел должны соблюдаться следующие основные правила:

дела постоянного и временного срока хранения формируются раздельно;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы в делах систематизируются по хронологии, документ-ответ (исходящий) помещается за документом-запросом (входящий), приложения присоединяются к документам, к которым они относятся.

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.

8.11. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя и структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, начальная и конечная даты дела, количество листов в деле, срок хранения.

Заголовок дела должен отражать основное содержание документов и особенности каждого тома. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Начальной датой является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. Датой отчетов является год, за который они составлены, датой планов - год, на который они составлены.

8.12. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Фотографии нумеруются на оборотной стороне. При подшивании конверта нумеруется сначала конверт, затем вложения.

8.13. Дела хранятся в специальных коробках на полках в горизонтальном положении. На корешках обложек (папок) дел указываются необходимые реквизиты.

8.14. Дела выдаются для служебного пользования под расписку. Выдавать дела для работы на дом запрещается.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.15. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.16. Для определения ценности документов, сроков их хранения и отбора для включения на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов. В этих целях в исполнительном органе, администрации Губернатора и Правительства создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав и положение о которой утверждается приказом руководителя исполнительного органа.

8.17. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно службами делопроизводства (в администрации Губернатора и Правительства - департаментом делопроизводства) совместно с ЭК под методическим руководством архива.

8.18. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу для передачи в архив (форма описи дел приведена в приложении N 24 к настоящей Инструкции), дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) и дел с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.19. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Архангельской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.

8.20. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (по форме согласно приложению N 23 к настоящей Инструкции).

8.21. Заголовки дел в описи должны соответствовать видам документов, находящимся в деле, с учетом заголовков дел в номенклатуре. В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

8.22. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в установленном порядке. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства при методической помощи и под контролем архива.

8.23. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.

8.24. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 25 к настоящей Инструкции);

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 26 к настоящей Инструкции);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 27 к настоящей Инструкции);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.25. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 23 к настоящей Инструкции).

8.26. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2008 года).

8.27. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства, при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.28. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа одновременно).

Согласованные ЭК исполнительного органа акты утверждаются руководителем только после утверждения архивом описей дел постоянного хранения.

8.29. После утверждения руководителем исполнительного органа актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в акте проставляется соответствующая отметка.

Передача дел на архивное хранение

8.30. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел.

8.31. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

8.32. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства.

Прием дел производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в описи дел (в двух экземплярах) отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

8.33. При ликвидации или реорганизации исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

IX. Изготовление, учет, использование, хранение печатей, штампов и бланков документов

9.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об исполнительных органах, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства.

Гербовые печати с изображением Государственного герба Российской Федерации используют на основании абзаца второго статьи 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства. На бланках помещается герб Архангельской области.

9.2. Оттиск гербовой печати ставится, как правило, на актах, доверенностях, договорах и соглашениях, реестрах, сметах, удостоверениях, штатных расписаниях, других документах, фиксирующих получение (расходование) денежных средств и материальных ценностей.

Гербовые печати на удостоверениях работников проставляются кадровыми службами или службами делопроизводства.

9.3. В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Общий отдел", "Протокольный отдел", "Для пакетов", "Для копий" и т.д.), а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Использование штампа факсимильной подписи при оформлении подлинников запрещается.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

9.4. На копиях правовых актов, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать протокольного отдела. Круглая печать протокольного отдела используется также для удостоверения отметки о заверении копий нормативных правовых актов, подлинники которых хранятся в протокольном отделе.

Для заверения копий документов, которые хранятся в общем отделе, используется круглая печать общего отдела.

9.5. Пользование простыми печатями и штампами разрешается работникам, на которые приказом руководителя возложены указанные полномочия.

9.6. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Заявка на изготовление печати и ее эскиз передаются в соответствующую административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.7. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.

9.8. Штампы и печати в исполнительных органах должны учитываться уполномоченными на то лицами в специальном журнале (приложение N 28 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются) и выдаваться сотрудникам под расписку.

Место хранения гербовой печати определяется руководителем. Печати хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах).

В администрации Губернатора и Правительства штампы и печати учитываются в общем отделе.

9.9. Ответственность за использование и надежность хранения печати, штампов исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства возлагается на их руководителей.

При смене руководителя исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.

9.10. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

9.11. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых исполнительным органом, администрацией Губернатора и Правительства, не допускается. Об утере печати и штампа незамедлительно ставится в известность. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их.

9.12. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования проверяется подразделением, ответственным за учет печатей и штампов (в администрации Губернатора и Правительства - общим отделом).

9.13. Организация работы по изготовлению бланков документов типографским способом возлагается на департамент делопроизводства и управление финансового и материально-технического обеспечения администрации Губернатора и Правительства.

9.14. Бланки, изготовленные типографским способом, выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства. Бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Испорченные бланки уничтожаются.