Постановление Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 29 марта 2013 г. N 384 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" в новой редакции" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области
от 29 марта 2013 г. N 384
"Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" в новой редакции"

С изменениями и дополнениями от:

17 декабря 2013 г.

ГАРАНТ:

Информация о внесении изменений в настоящий документ содержится в документе:

Постановление Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 24 июня 2016 г. N 753 "О внесении изменений в Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"

Постановление Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 29 июля 2014 г. N 969 "О внесении изменений в Административные регламенты предоставления муниципальных услуг"

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 06.06.2012 N 700 (в редакции постановления Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 12.11.2012 N 1515), руководствуясь Уставом муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области, Администрация муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" в новой редакции.

2. Считать утратившим силу постановление Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 10.08.2011 N 960 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".

3. Опубликовать настоящее постановление на официальном сайте Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области.

4. Архивному отделу Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области (Н.Н. Фатеева) обеспечить исполнение вышеуказанного Административного регламента.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области - управляющего делами Н.Д. Водневу.

Глава муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области

В.Е. Балалаев

Административный регламент
предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" в новой редакции (далее - Административный регламент)
(утв. постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 29 марта 2013 г. N 384)

С изменениями и дополнениями от:

17 декабря 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования Административного регламента предоставления муниципальной услуги.

Административный регламент разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области (далее - отдел) при оказании муниципальной услуги.

1.2. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с федеральным и областным законодательством, муниципальными нормативными правовыми актами либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленным законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с отделом, иными органами местного самоуправления организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.2.1. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

1.2.2. При предоставлении муниципальной услуги от имени заявителя вправе выступать их законные представители или их представители по доверенности (далее - заявитель), выданный и оформленный в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги.

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах контактных телефонов, отдела, адресах официальных сайтов и адресов электронной почты Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области (далее - Администрация):

Местонахождение отдела: ул. Ленина, д. 3, г. Сафоново, Смоленской область, 215500.

Отдел осуществляет прием заявителей в соответствии со следующим графиком:

Понедельник: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.

Вторник: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.

Среда: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.

Четверг: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.

Пятница: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.

Перерыв: с 13 час. 00 мин. до 14 час. 00 мин.

Выходные дни: суббота и воскресенье.

Справочные телефоны, факс: (8-481-42) 4-46-88, тел./факс: 4-18-44.

Адрес официального сайта Администрации в сети Интернет: www.admin-safonovo.ru., адрес электронной почты: E-mail: admin@admin-safonovo.ru.

1.3.2. Информация о месте нахождения и графике работы отдела размещается:

1) на Интернет-сайте Администрации: в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет);

2) на региональном портале государственных услуг.

Сведения о муниципальной услуге также можно получить на базе Сафоновского многофункционального центра - филиала Смоленского областного государственного бюджетного учреждения "Многофункциональный центр" (далее - МФЦ).

Адрес: 215505, Смоленская область, г. Сафоново, микрорайон-1, д. 20.

Тел.: (48142) 5-81-44, 5-88-76.

Факс: (48142) 5-81-44.

E-mail: mfcsafonovo1@admin.smolensk.ru, mfc.safonovo@yandex.ru.

1.3.3. Размещаемая информация содержит также:

1) извлечения из нормативных правовых актов, устанавливающих порядок и условия предоставления муниципальной услуги;

2) текст административного регламента с приложениями;

3) блок-схему (приложение N 1 к Административному регламенту);

4) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

5) порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;

6) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых отделом в ходе предоставления муниципальной услуги.

1.3.4. Информирование заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в форме индивидуального информирования и публичного информирования.

1.3.5. При необходимости получения консультаций заявители обращаются в отдел, а также к специалистам МФЦ.

1.3.6. Консультация по процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться сотрудниками отдела:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном обращении;

- по телефону (481-42) 4-46-88;

- по электронной почте.

Все консультации являются бесплатными.

1.3.7. Требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников отдела, а также специалистов МФЦ с заявителями:

- консультации в письменной форме предоставляются сотрудниками отдела либо специалистами МФЦ на основании письменного запроса заявителя, в том числе поступившего в электронной форме, в течение 30 дней после получения указанного запроса.

- при консультировании по телефону сотрудник отдела, а также специалист МФЦ представляются, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;

- по завершении консультации сотрудник отдела, а также специалист МФЦ должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые следует предпринять заявителю.

- сотрудник отдела, а также специалист МФЦ на телефонные звонки, письменные и электронные обращения заявителей обязан в максимально вежливой и доступной форме предоставлять исчерпывающую информацию.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Наименование муниципальной услуги - "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

2.2.1. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области.

2.2.2. Для предоставления муниципальной услуги отделу не требуется обращения в иные органы государственной власти, органы государственных внебюджетных фондов, органы местного самоуправления и организации.

2.2.3. Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является получение заявителем одного из следующих документов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий или писем об отсутствии документов или сведений.

2.3.2. Результат предоставления муниципальной услуги может быть передан заявителю в очной или заочной форме, в одном или нескольких видах (бумажном, бумажно-электронном посредством факса, электронной почты, электронном).

2.3.3. При очной форме получения результата предоставления муниципальной услуги заявитель или его доверенное лицо обращаются в отдел лично. При обращении в отдел заявитель предъявляет паспорт гражданина Российской Федерации или иной документ, удостоверяющий личность; доверенное лицо - доверенность, оформленную в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

2.3.4. При очной форме получения результата предоставления муниципальной услуги заявителю или его доверенному лицу выдается документ, заверенный рукописной подписью начальника отдела.

2.3.5. При заочной форме получения результата предоставления муниципальной услуги в бумажном виде документ, заверенный рукописной подписью начальника Отдела, направляется заявителю по почте (письмом) на адрес заявителя, указанный в запросе (заявлении).

2.3.6. При заочной форме получения результата предоставления муниципальной услуги в электронном виде документ, заверенный электронной подписью ответственного сотрудника отдела, направляется на адрес электронной почты, указанный в запросе (заявлении) и (или) передается на Единый портал.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 рабочих дней с момента регистрации запроса (заявления) и комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги в отделе.

Срок исполнения запроса по НСА отдела - не более 15 дней с момента регистрации запроса.

2.4.2. При направлении заявителем заявления и копий всех необходимых документов, предоставляемых заявителем, по почте срок предоставления муниципальной услуги отсчитывается от даты их поступления в отдел (по дате регистрации).

2.4.3. При направлении заявления и всех необходимых документов, предоставляемых заявителем, в электронном виде срок предоставления муниципальной услуги отсчитывается от даты их поступления в отдел (по дате регистрации) либо по дате регистрации в информационной системе, о чем заявитель получает соответствующее уведомление через Единый портал.

2.4.4. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, составляет - 1 рабочий день.

2.4.5. Запросы (заявления), не относящиеся к составу хранящихся в отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);

- Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);

- приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу", (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 11);

- Регламентом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области, утвержденного постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 07.07.2006 N 794;

- Положением об архивном отделе Администрации муниципального образования "Сафоновский район", утвержденным постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 26.10.2006 N 1235.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными актами для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем.

2.6.1. В перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем, входят:

1) заявление (запрос) приложения N 2, N 3;

2) документ, удостоверяющий личность заявителя, или документ, удостоверяющий личность представителя заявителя (если заявление и документ подаются представителем заявителя).

К заявлению (запросу) могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

2.6.2. Запрещено требовать от заявителя представления документов и информации, не входящих в перечень документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента.

2.6.3. В заявлении (запросе) указываются:

- наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя, отчество);

- год и месяц рождения заявителя;

- почтовый и/или электронный адреса заявителя;

- указание темы (вопроса);

- хронология запрашиваемой информации;

- личная подпись заявителя и дата;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения заявления (запроса).

2.6.4. Документы, представляемые заявителем, должны соответствовать следующим требованиям:

- фамилия, имя и отчество (при наличии) заявителя, адрес его места жительства, телефон (если есть) должны быть написаны полностью;

- в документе не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

- документы не должны быть исполнены карандашом;

- документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых допускает многозначность истолкования содержания.

2.6.5. Документы, необходимые для получения муниципальной услуги, могут быть представлены как в подлинниках, так и в копиях. Заверенных в установленном законодательством порядке.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

2.6.1. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе представить по собственной инициативе.

Данный перечень документов не предусмотрен муниципальной услугой.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.7.1. Отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.6.1 настоящего Административного регламента, или предоставление документов не в полном объеме.

2.7.2. Документы не соответствуют требованиям, установленным пунктами 2.6.3 и 2.6.4 настоящего Административного регламента.

2.7.3. Предоставление заявителям документов, содержащих ошибки или противоречивые сведения.

2.7.4. Заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

В предоставлении муниципальной услуги заявителя отказывается в случае:

2.8.1. Если запрос не поддается прочтению, о чем в течение 7 дней со дня его регистрации сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.8.2. Если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.8.3. Если в запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами.

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

2.10.1. Услуга предоставляется в порядке живой очереди.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 17 декабря 2013 г. N 1562 в подпункт 2.10.2 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.10.3. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме.

Поступившие в отдел письменные запросы регистрируются в течение 3 дней со дня поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.

2.12.1. Прием граждан осуществляется в выделенных для предоставления муниципальных услуг помещениях.

Помещения должны содержать места для ожидания и приема граждан. Помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.

2.12.2. Центральный вход в здание, где располагается отдел, должен содержать информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы органов, непосредственно предоставляющих муниципальные услуги.

2.12.3. В помещении для ожидания и приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями (диванами, креслами) и столами для возможности оформления документов.

2.12.4. В помещениях ожидания и приема пользователей должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи (занавесей).

2.12.5. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, на которых размещается визуальная и текстовая информация.

На информационных стендах, официальном сайте в сети Интернет размещается следующая обязательная информация:

- номера телефонов, факсов, адреса официальных сайтов, электронной почты органов, предоставляющих муниципальную услугу;

- режим работы отдела;

- график личного приема граждан ответственными сотрудниками отдела;

- номера кабинетов, где осуществляется прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;

- фамилия, имя, отчество и должность лица, осуществляющего прием письменных обращений и устное информирование граждан;

- настоящий Административный регламент.

2.12.6. Помещения для приема заявителей должны быть оборудованы табличками с указанием номера кабинета и должности лица, осуществляющего прием. Место для приема заявителей должно быть оборудовано стулом, иметь место для размещения документов, заявлений.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

2.13.1. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:

1) транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;

2) обеспечение беспрепятственного доступа к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;

3) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в сети Интернет.

2.13.2. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

1) соблюдение стандарта предоставления муниципальной услуги;

2) количество взаимодействий заявителя с ответственными сотрудниками отдела при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность (1 раз по 15 минут);

3) возможность получения муниципальной услуги в МФЦ;

4) возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги.

2.14. Особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме.

2.14.1. Запросы и заявления могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

2.14.2. Запросы и заявления, поступившие в отдел в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в порядке, установленным настоящим Административным регламентом для письменных обращений. В обращении заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) - для граждан или наименование юридического лица (организации) - для юридических лиц и иных организаций; адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием письменных запросов (заявлений) заявителей;

- регистрацию и учет обращений по установленной форме;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- подготовку ответов заявителям;

- отправление заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.3. Прием и регистрация документов.

3.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры муниципальной услуги является личное обращение заявителя в отдел либо поступление запроса (заявления) в отдел по почте, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту.

3.3.2. Сотрудник отдела, в обязанности которого входит принятие документов:

1) проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным пунктом 2.6.1 настоящего Административного регламента;

2) проверяет соответствие представленных документов требованиям, установленным пунктом 2.6.3 настоящего Административного регламента;

3) регистрирует поступление запроса в соответствии с установленными правилами делопроизводства;

4) сообщает заявителю номер и дату регистрации запроса.

3.3.3. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса проверяется соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.

3.3.4. Результатом административной процедуры является получение сотрудником отдела, уполномоченным на рассмотрение запроса заявителя, принятых документов.

3.3.5. Продолжительность административной процедуры не более 2 дней.

3.3.6. Обязанности сотрудника отдела, ответственного за прием и регистрацию документов, должны быть закреплены в его должностной инструкции.

3.4. Рассмотрение обращения заявителя.

3.4.1. Основанием для начала процедуры рассмотрения обращения заявителя и оформления результата предоставления муниципальной услуги является получение сотрудником отдела, уполномоченным на рассмотрение обращения заявителя, принятых документов.

3.4.2. При получении запроса заявителя, сотрудник отдела, ответственный за рассмотрение обращения заявителя:

1) устанавливает предмет обращения заявителя;

2) проверяет наличие приложенных к заявлению документов, перечисленных в пункте 2.6.1 настоящего Административного регламента;

3) устанавливает наличие полномочий отдела по рассмотрению обращения.

3.4.3. В случае, если предоставление муниципальной услуги входит в полномочия отдела и отсутствуют определенные пунктом 2.8 настоящего Административного регламента основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, сотрудник отдела, ответственный за рассмотрение обращения заявителя, готовит в двух экземплярах ответ/результат предоставления муниципальной услуги заявителю.

3.4.4. Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующие структуры, организации;

- письменного уведомления заявителя о необходимости представления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- письменного уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ.

3.4.5. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.

3.4.6. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов отдел письменно извещает заявителя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого отделом по запросу заявителя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

3.4.7. Генеалогический запрос пользователя отдел исполняет как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

3.4.8. Результатом административной процедуры является исполнение запроса заявителя.

3.4.9. Продолжительность административной процедуры - не более 21 дня.

3.4.10. Обязанности сотрудника отдела, ответственного за рассмотрение документов, должны быть закреплены в его должностной инструкции.

3.5. Выдача результата предоставления муниципальной услуги.

3.5.1. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

3.5.2. Основанием для начала процедуры выдачи результата предоставления муниципальной услуги является подписание ответственным сотрудником отдела соответствующих документов и выдача их заявителю.

3.5.3. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.5.4. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почте простым письмом.

3.5.5. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителей.

3.5.6. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.5.7. Отправление архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, д. 12, г. Москва, 119200).

3.5.8. Проставление апостиля осуществляется в соответствии с Административным регламентом предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

3.5.9. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в отделе 5 лет.

3.5.10. Продолжительность административной процедуры не более 3 дней.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными лицами отдела положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений ответственными лицами.

4.1.1. Общий контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется заместителем Главы муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области - управляющим делами.

4.1.2. Текущий контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется начальником отдела в форме проверок соблюдения специалистами сроков и последовательности проведения административных процедур предоставления муниципальной услуги.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.

4.2.1. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых и годовых планов работы Администрации) и внеплановыми.

4.2.2. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги ответственными лицами, муниципальными служащими.

4.2.3. Плановый контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется в ходе проведения проверок в соответствии с графиком проведения проверок, утвержденным Главой муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области.

4.2.4. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.2.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с федеральным и областным законодательством.

4.3. Ответственность сотрудников отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.

4.3.1. Сотрудники отдела несут персональную ответственность за несоблюдение сроков и последовательности совершения административных действий. Персональная ответственность сотрудников отдела закрепляется в их должностных инструкциях.

4.3.2. В случае выявления нарушений виновное лицо привлекается к ответственности в порядке, установленном федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами Администрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 17 декабря 2013 г. N 1562 пункт 5 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также ответственного лица и муниципальных служащих

5.1. Порядок подачи жалоб.

5.1.1. Жалоба подается в архивный отдел Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области заявителем либо его представителем в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя либо его представителя, или в электронном виде.

5.1.2. В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий личность.

5.1.3. В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, представляется документ, удостоверяющий личность представителя заявителя, а также документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

1) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

2) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

3) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.1.4. Прием жалоб в письменной форме осуществляется органами, предоставляющими муниципальные услуги, в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка предоставления которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной муниципальной услуги).

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

5.1.5. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в подпункте 5.1.3 настоящего Административного регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

5.1.6. Жалоба может быть подана заявителем через СОГБУ МФЦ.

При поступлении жалобы СОГБУ МФЦ обеспечивает ее передачу в уполномоченный на ее рассмотрение орган в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между СОГБУ МФЦ и органом, предоставляющим государственную услугу (далее - соглашение о взаимодействии), но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

5.1.7. Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной услуги СОГБУ МФЦ рассматривается в соответствии с настоящим Положением органом, предоставляющим государственную услугу, заключившим соглашение о взаимодействии.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

5.2. Порядок рассмотрения жалоб.

5.2.1. Жалоба рассматривается органом, предоставляющим муниципальную услугу, порядок предоставления которой был нарушен вследствие решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего.

Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, в соответствии с настоящим Административным регламентом.

5.2.2. В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 5.2.1 настоящего Административного регламента, указанный орган в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

5.2.3. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалобы, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.2.4. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальную услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области;

2) об отказе в удовлетворении жалобы.

5.2.5. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

1) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

2) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном федеральным законодательством;

3) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Положения в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.2.6. При удовлетворении жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено федеральным законодательством.

5.2.7. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

5.2.8. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, наделенного полномочиями по рассмотрению жалобы, принявшего решение по жалобе;

2) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решения или действия (бездействие) которого обжалуются;

3) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

4) основания для принятия решения по жалобе;

5) принятое по жалобе решение;

6) в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

7) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.2.9. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалобы, органа, предоставляющего муниципальную услугу.

5.2.10. По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица, наделенного полномочиями по рассмотрению жалобы, и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, вид которой установлен федеральным законодательством.

5.2.11. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалобы, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение N 1
к Административному регламенту

Блок-схема
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"

Приложение N 2
к Административному регламенту

______________________________________

      название архивного отдела

Анкета-заявление
для наведения архивной справки по документам

1. Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка
2. Фамилия, имя, отчество лица запрашивающего архивную справку и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах). Адрес и номер телефона заявителя
3. Куда и для какой цели запрашивается архивная справка
4. О чем запрашивается архивная справка (полное название вопроса)
5. Наименование документа, в котором изложен данный вопрос с указанием его даты и номера

__________________________________________

подпись заявителя, расшифровка подписи

"_____" __________________ 201__ г.

Приложение N 3
к Административному регламенту

______________________________________

      название архивного отдела

Анкета-заявление
для наведения архивной справки по документам

1. Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка
2. Фамилия, имя, отчество лица запрашивающего архивную справку и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах). Адрес и номер телефона заявителя
3. Куда и для какой цели запрашивается архивная справка
4. О чем запрашивается архивная справка (полное название вопроса)
5. Должность

__________________________________________

подпись заявителя, расшифровка подписи

"_____" __________________ 201__ г.