Постановление Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области от 10 июня 2011 г. N 278 "Об утверждении административных регламентов" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области
от 10 июня 2011 г. N 278
"Об утверждении административных регламентов"

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области от 07.02.2011 N 39, Администрация муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области постановляет:

1. Утвердить административный регламент предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов".

2. Архивному отделу Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области (Т.В. Соваренко) обеспечить исполнение вышеуказанного административного регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области Л.М. Юркову.

Глава Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области

В.В. Шестаев

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов"
(утв. постановлением Главы Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области от 10 июня 2011 г. N 278)

Раздел 1. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Архивного отдела Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области (далее - административный регламент) по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей результатов предоставления муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению услуги.

Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги.

2. Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, юридические лица любой организационно-правовой формы.

3. От имени физических лиц заявления о предоставлении услуги могут подавать в частности:

- законные представители (родители, усыновители, опекуны) несовершеннолетних в возрасте до 18 лет;

- опекуны недееспособных граждан;

- представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности.

4. От имени юридических лиц заявления о предоставлении услуги могут подавать, в частности:

- представители, действующие в силу полномочий, основанных на положении учредительных документов.

Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги

5. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах контактных телефонов, адресах официальных сайтов и адресах электронной почты Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области приведены в приложении N 1 к административному регламенту и размещены на Интернет-сайте Администрации: http://admin.smolensr/ru/~elnia.

6. Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела, обращение в который необходимо для предоставления муниципальной услуги размещается:

- на Интернет-сайте Администрации: http://admin.smolensr/ru/~elnia в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет),

- в средствах массовой информации,

- на региональном портале государственных услуг.

7. Размещаемая информация содержит также:

- извлечения из нормативно-правовых актов, устанавливающих порядок и условия предоставления муниципальной услуги;

- текст административного регламента с приложениями;

- блок-схема (согласно Приложению N 2 к административному регламенту);

- перечень документов, необходимый для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

- порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых архивным отделом в ходе предоставления муниципальной услуги.

Раздел 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

8. Наименование муниципальной услуги - выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов.

Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

9. Архивный отдел Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области (далее - орган предоставления) осуществляет выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов в соответствии с Положением об архивном отделе Администрации муниципального образования "Ельнинский район" утвержденного постановлением Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области 03.10.2003 года N 336.

10. Для предоставления муниципальной услуги не требуется обращения в иные органы государственной власти, органы государственных внебюджетных фондов, органы местного самоуправления и организации.

Результат предоставления муниципальной услуги

11. Результатами предоставления муниципальной услуги являются:

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- ответы об отсутствии документов.

Общий срок предоставления муниципальной услуги

12. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архивного отдела - не более 15 дней с момента регистрации запроса.

В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения Главы Администрации с обязательным уведомлением пользователя.

Правовые основания предоставления муниципальной услуги

13. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:

- Федеральный закон РФ от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ";

- Федеральный закон РФ "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004 года;

- Приказ Минкультуры Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук;

- Приказ Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", согласованный Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года;

- Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования "Ельнинский район" утвержденное постановлением Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области 07.10.2009 года N 360.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

14. Для предоставления муниципальной услуги заявитель должен предоставить:

- паспорт Гражданина РФ;

- анкету-заявление о предоставлении муниципальной услуги (в простой письменной форме либо в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи) с указанием почтового, электронного адреса, контактного номера телефона (приложение N 3);

- копию документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя физического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя (заявителей);

- запрос юридического лица;

- копию документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя юридического лица.

Требования к письменному запросу пользователей

15. Письменный запрос заявителя (далее также - запрос) в обязательном порядке должен содержать:

- наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества);

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- указание темы (вопроса);

- хронологию запрашиваемой информации;

- личную подпись пользователя и дату.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

16. Заявитель вправе получать на свой запрос письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в запросе не указаны его фамилия и почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если текст запроса не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- если в запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу;

- в случае наличия письменного обращения заявителя об отказе в получении результата предоставления муниципальной услуги.

Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги

17. Для предоставления муниципальной услуги не требуется получения иных услуг.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания

18. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

19. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления для предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

20. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, местам для заполнения заявления-анкеты о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами ее заполнения

21. На территории, прилегающей к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ граждан к парковочным местам является бесплатным.

22. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано отдельным входом для свободного доступа заявителей в помещение.

23. Центральный вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудован информационной табличкой, содержащей информацию о наименовании, графике работы Отдела, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу.

24. Прием заявителей осуществляется в специально выделенном для этих целей помещении.

25. Для удобства заявителей, помещение для непосредственного взаимодействия специалистов и заявителей размещено на первом этаже помещения, в котором предоставляется муниципальная услуга.

26. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, соответствует установленным санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

27. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано средствами противопожарной защиты.

28. Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов.

29. Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками анкет-заявлений и канцелярскими принадлежностями.

30. Рабочее место специалиста оборудовано телефоном, персональным компьютером с возможностью доступа к информационным базам данных, печатающим устройством.

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности административных процедур в электронной форме

31. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием письменных запросов заявителей;

- регистрация и учет в установленной форме;

- рассмотрение запросов;

- исполнение;

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии документов.

Прием письменных запросов заявителей

32. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является личное обращение заявителя в архивный отдел, с заполнением анкеты-заявления.

33. Запрос может быть доставлен непосредственно гражданином либо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.

Регистрация и учет в установленной форме

34. После поступления запросы рассматриваются специалистом отдела, регистрируются в течение трех дней с момента поступления путем присвоения ему порядкового номера.

35. В правом нижнем углу первой страницы запроса специалист проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.

36. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего запроса.

37. При исполнении повторного запроса архивный отдел проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно в выдаваемую архивную справку.

38. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

39. При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Рассмотрение запросов

40. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого Отделом по запросу заявителя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

41. Генеалогический запрос заявителя Отдел исполняет как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

42. Тематические запросы Администрации муниципального образования "Ельнинский район", связанные с исполнением ею своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством, либо в согласованные с нею сроки.

Исполнение

43. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, извлечения из текстов архивных документов, составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов, оформление, представление на подписание начальнику архивного отдела, заверяется печатью Отдела, подготовку к пересылке адресату.

44. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии документов

45. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

46. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

47. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

48. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

Раздел 4. Порядок и формы контроля над предоставлением муниципальной услуги

49. Начальник отдела осуществляет текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги.

Раздел 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

50. Действия (бездействие) и решения специалистов Отдела, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы пользователем муниципальных услуг во внесудебном порядке.

51. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения специалистов отдела определяется федеральным и областным законодательством.

Приложение N 1

к Административному регламенту

предоставления муниципальной

услуги "Выдача архивных справок,

заверенных копий и выписок из

документов"

Местонахождение и график
работы органа предоставления муниципальной услуги - Архивного отдела Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области

Место нахождения Отдела: 216330, город Ельня, улица Энгельса, дом 5, Смоленская область.

Почтовый адрес Отдела для направления обращений:

216330, город Ельня, улица Энгельса, дом 5, Смоленская область.

Контактные телефоны: (481 46) 4-18-44, 4-18-68, факс 4-13-34.

Интернет: elniaadmin@.mail.ru.

Часы работы Отдела:

с 8 час. 30 мин. до 17.00 час.

с перерывом на обед с 13.00 час. до 13 час. 30 мин.

Выходные дни - суббота, воскресенье.

Приложение N 2

к Административному регламенту

предоставления муниципальной

услуги "Выдача архивных справок,

заверенных копий и выписок из

документов"

Блок-схема
последовательности административных процедур предоставления государственной услуги

     /-------------------------------------------------------------\

     |            прием письменных запросов заявителей             |

     \-------------------------------------------------------------/

     /-------------------------------------------------------------\

     |          регистрация и учет в установленной форме           |

     \-------------------------------------------------------------/

     /-------------------------------------------------------------\

     |                    рассмотрение запросов                    |

     \-------------------------------------------------------------/

     /-------------------------------------------------------------\

     |                         исполнение                          |

     \-------------------------------------------------------------/

     /-------------------------------------------------------------\

     | выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий,  |

     |              ответов об отсутствии документов               |

     \-------------------------------------------------------------/

Приложение N 3

к Административному регламенту

предоставления муниципальной

услуги "Выдача архивных справок,

заверенных копий и выписок из

документов"

                              Анкета-заявление 

    для наведения архивной справки по документальным материалам 

      архивного отдела Администрации муниципального образования

                 "Ельнинский район" Смоленской области

--------------------------------------------------------------------------

 1   Фамилия, имя, отчество,

     год рождения лица, о котором

     запрашивается справка

--------------------------------------------------------------------------

 2   Фамилия, имя, отчество

     лица, запрашивающего

     архивную справку

--------------------------------------------------------------------------

 3   Домашний адрес заявителя

--------------------------------------------------------------------------

Архивный отдел Администрации муниципального образования "Ельнинский район" Смоленской области

Дата _______________________ Индекс _____________________

4. О чем запрашивается архивная справка: точное название места работы, учебы, службы (учреждение, учебное заведение, воинская часть)	Начало работы (год, месяц, число)	Конец работы, учебы (год, месяц, число)	Должность, звание (чин)

Подпись ___________________________

"___" ____________________ 2011 г.