Постановление Главы муниципального образования "Угранский район" Смоленской области от 13 января 2010 г. N 4 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению архивным отделом Администрации муниципального образования "Угранский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов"

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Главы муниципального образования "Угранский район" Смоленской области от 27.05.2009 г. N 313, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению архивным отделом Администрации муниципального образования "Угранский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов".

2. Архивному отделу Администрации муниципального образования "Угранский район" Смоленской области (Н.К. Емельяновой) обеспечить исполнение Административного регламента.

3. Контроль за исполнением данного постановления возложить на управляющего делами Администрации муниципального образования "Угранский район" Смоленской области Н.В. Баринову.

Н.А. Силаев

Административный регламент
предоставления архивным отделом администрации муниципального образования "Угранский район" Смоленской области муниципальной услуги "выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов"
(утв. постановлением Главы муниципального образования "Угранский район" Смоленской области от 13 января 2010 г. N 4)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки и последовательность действий при предоставлении архивным отделом (далее - Отдел) муниципальной услуги в выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из документов.

1.2. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с: Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19; Регламентом Администрации муниципального образования "Угранский район" Смоленской области, утвержденным постановлением Главы муниципального образования "Угранский район" Смоленской области 25.01.2007 года N 41; Положением об архивном отделе Администрации муниципального образования "Угранский район", утвержденным постановлением Главы муниципального образования "Угранский район" Смоленской области 13.12.2006 года N 520.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Место нахождения Отдела: 215430, Смоленская область, поселок Угра, улица Ленина, дом 37.

Почтовый адрес Отдела для направления обращений:

215430, Смоленская область, поселок Угра, улица Ленина, дом 37

Контактные телефоны: тел.: 8 (48137) 4-13-39, факс: 4-12-90.

Электронный адрес: ugra@admin.sml (Интернет)

Интернет: ugra_admin@sci.smolensk.ru.

2.1.2. Часы работы Отдела: с 9.00 до 18.00 часов с перерывом на обед с 13.00 до 14.00 часов.

Выходные дни - суббота, воскресенье.

2.1.3. Информация об оказании муниципальных услуг предоставляется:

- непосредственно специалистом Отдела;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет"), публикации в средствах массовой информации.

2.1.4. Консультации по процедуре предоставления муниципальных услуг могут осуществляться:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном контакте;

- по телефону.

При невозможности в момент обращения гражданина ответить на поставленный им вопрос предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день, в определенное время и к назначенному сроку подготавливает ответ.

2.1.5. Для удобства получения муниципальных услуг пользователи муниципальной услуги (далее также - пользователи) обеспечиваются:

- местами для оформления документов и местами ожидания (стол, стулья, ручки);

- образцами заполнения анкеты-заявления, сведениями о часах приема, нормативно-правовыми актами, регулирующими правоотношения при предоставлении услуг.

2.2. Потребители муниципальных услуг

Потребителями муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

2.3. Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальных услуг

2.3.1. Информирование граждан об исполнении муниципальной функции осуществляется специалистом отдела, осуществляющего работу с обращениями граждан в ходе личного приема, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования.

2.3.2. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалист отдела подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной функции, а также предоставляет иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальной функции.

Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности должностного лица, принявшего телефонный звонок.

2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется на основании запросов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.4.2. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса.

2.4.3. В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения Главы муниципального образования с обязательным уведомлением пользователя.

2.4.4. Специалист отдела вправе устанавливать сокращенные сроки исполнения запросов пользователей.

2.5. Требования к письменному запросу пользователей

2.5.1. Письменный запрос пользователя (далее также - запрос) в обязательном порядке должен содержать:

- наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества);

- почтового и/или электронного адреса пользователя;

- указания темы (вопроса);

- хронологии запрашиваемой информации;

- личную подпись пользователя и дату.

2.6. Последовательность действий при исполнении муниципальной услуги

2.6.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием письменных запросов пользователей;

- регистрация и учет в установленной форме;

- рассмотрение запросов;

- продление или сокращение сроков исполнения запросов;

- исполнение.

2.6.2. Прием письменных запросов пользователей.

2.6.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является личное обращение гражданина в архивный отдел, с заполнением анкеты-заявления.

2.6.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно гражданином либо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.

2.6.2.3. После поступления запросы рассматриваются специалистом отдела, регистрируются в течение трех дней с момента поступления путем присвоения ему порядкового номера.

2.6.2.4. В левом нижнем углу первой страницы запроса специалист проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.

2.6.2.5. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса архивный отдел проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно в выдаваемую архивную справку.

2.6.2.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

2.6.2.7. Тематический запрос Администрации муниципального образования "Угранский район" связанный с исполнением ею своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством, либо в согласованные с нею сроки.

2.6.2.8. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого Отделом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

2.6.2.9. Генеалогический запрос пользователя Отдел исполняет как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

2.6.2.10. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, извлечения из текстов архивных документов, составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов, оформление, представление на подписание начальнику архивного отдела, заверяется печатью Администрации муниципального образования "Угранский район" Смоленской области, подготовку к пересылке адресату.

2.6.2.11. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

2.6.2.12. Архивная справка (приложение N 1), архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

2.6.2.13. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в архивном отделе 5 лет.

2.6.2.14. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

2.6.2.15. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

2.6.2.16. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями) направляются Отделом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.

2.6.2.17. Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Отдел выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

2.7. Основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги

Гражданин вправе получать на свой запрос письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в запросе не указаны фамилия и почтовый адрес гражданина, по которому должен быть направлен ответ;

- если текст запроса не поддается прочтению (о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- если в запросе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу;

- если полученное письменное обращение гражданина содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.8. Обязанности специалистов Отдела при работе с потребителями муниципальных услуг

При работе с потребителями, обратившимися за получением муниципальных услуг или консультации о получении муниципальных услуг, специалист Отдела обязан:

- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют основной смысл и содержание деятельности органов муниципальной власти и муниципальных служащих;

- проявлять корректность и внимательность при общении с потребителями муниципальных услуг и их представителями;

- воздержаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в объективном исполнении муниципальными служащими должностных (служебных) обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.

2.9. Результатом предоставления муниципальной услуги может являться:

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- ответы об отсутствии документов.

3.0. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальных услуг:

Муниципальные услуги предоставляются бесплатно.

3.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги

3.1.1. Действия (бездействие) и решения специалистов Отдела, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе предоставления муниципальных услуг, могут быть обжалованы пользователем муниципальных услуг во внесудебном порядке и/или в суде.

3.1.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения специалистов Отдела определяется федеральным и областным законодательством.

3.1.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальных услуг, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Приложение N 1

к Административному регламенту

"Выдача архивных справок,

заверенных копий и выписок из документов"

        Российская Федерация        Кому ____________________________

         Смоленская область

           Администрация

     муниципального образования     Куда _____________________________

         "Угранский район"

           АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

          215430, п. Угра

         ул. Ленина, д. 37

       Тел.: (48137) 4-13-39

       "____"_____________ г.

       N ___________________

                          АРХИВНАЯ СПРАВКА

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Основание: _____________________________________________________________

Управляющий делами                       /подпись/              (Ф.И.О.)

Начальник архивного отдела           /подпись/                  (Ф.И.О.)