Постановление Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области от 29 ноября 2011 г. N 314 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации"

1.3.1. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:

- непосредственно в Администрации;

- с использованием средств телефонной связи и электронной техники;

- при личном обращении, в том числе через представителя;

- по письменным обращениям;

- на официальном сайте Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", публикации в средствах массовой информации.

1.3.2. При ответах на телефонные звонки по вопросам о предоставлении муниципальной услуги специалист архивного отдела обязан подробно, в корректной форме информировать граждан о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги, объяснять причины возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

1.3.3. Информация о муниципальной услуге предоставляется при личном обращении, в письменной форме, посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", телефона или электронной почты.

Письменное информирование осуществляется путем направления письменного ответа почтовым отправлением по адресу, указанному в обращении. Информацию о предоставлении муниципальной услуги можно получить в электронном виде или при личном обращении в Администрацию.

При письменном информировании ответ направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

1.3.4. Информация об исполнении, приостановлении предоставления муниципальной услуги доводится до заявителей специалистом архивного отдела при личном обращении, а также с использованием средств почтовой, телефонной или электронной связи.

2.8.1. Для получения муниципальной услуги организации - источники комплектования архивного отдела представляют на согласование следующие документы:

- положение об архиве организации;

- положение об экспертной комиссии организации;

- номенклатуру дел;

- описи дел постоянного хранения управленческой документации;

- инструкцию по делопроизводству организации.

2.8.2. Запрещено требовать предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.8.3. Запрещено требовать предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении архивного отдела, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.15.1. Вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании архивного отдела.

2.15.2. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.15.3. Помещения ожидания и приема заявителей должны быть оборудованы стульями и столами для возможности оформления документов.

2.15.4. В помещениях ожидания и приема заявителей должно быть естественное и искусственное освещение.

2.15.5. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образец заполнения письменного запроса.

3.2.1. Основанием для начала процедуры приема и регистрации документов является поступление документов организаций - источников комплектования архивного отдела.

3.2.2. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляет специалист, ответственный за регистрацию. Регистрация документов осуществляется в день поступления.

3.2.3. Документы, прошедшие регистрацию, передаются начальнику архивного отдела.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры по проверке комплектности и правильности оформления документов является поступление документов начальнику архивного отдела.

3.3.2. Начальник архивного отдела в течение 5 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов и готовит заключение на представленные документы для рассмотрения на экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.3.3. При выявлении в ходе проверки некомплектности или неправильного оформления документов специалист архивного отдела информирует об этом представителя организации - источника комплектования по телефону или при личном контакте и возвращает документы на доработку.

3.3.4. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка документов к рассмотрению на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является передача документов на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.4.2. Члены ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре в течение трех дней рассматривают представленные документы и готовят решение в виде выписок из протокола заседания о согласовании документов.

3.4.3. Документы, согласованные на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре, возвращаются в архивный отдел для подготовки их к отправке получателю муниципальной услуги.

3.4.4. Результатами выполнения административной процедуры являются согласованные документы.

3.5.1. Консультация при личном обращении представителя организации в архивный отдел осуществляется начальником отдела в соответствии с графиком работы архивного отдела.

3.5.2. Консультация по телефону осуществляется специалистом архивного отдела.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании отдела, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответе на телефонный звонок специалист подробно, со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует представителя организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

3.5.3. Консультация по письменному обращению осуществляется в письменном виде путем почтовых, факсимильных отправлений или по электронной почте.

Результатом выполнения административной процедуры является проведение консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства.

5.2.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной услуги, к Главе Администрации.

5.2.2. В письменном обращении (жалобе) указываются:

- фамилия, имя, отчество или фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае письменного обращения представителя;

- полное наименование юридического лица в случае обращения от имени юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

- суть письменного обращения;

- личная подпись и дата.

В жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства и доводы, на основании которых заявитель считает нарушенными его права и законные интересы, созданы препятствия к их реализации.

К жалобе могут быть приложены документы или копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства и доводы.

5.2.3. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) специалиста архивного отдела, а также принимаемые им решения при исполнении муниципальной услуги.

5.2.4. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

- отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

- содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу специалистов Администрации, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом);

- не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя.

5.2.5. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Начальник архивного отдела обязан:

- предоставить заявителю по его просьбе возможность ознакомления с документами и материалами, необходимыми для обоснования и рассмотрения жалобы, т.е. обеспечить его информацией, непосредственно затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;

- обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.2.6. Ответ на жалобу подписывается Главой Администрации.

Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления.

Письменная жалоба, поступившая в Администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

5.2.7. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.2.8. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

5.2.9. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по адресу, указанному в обращении.