Постановление Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области от 7 июня 2012 г. N 921 "Об утверждении Административного регламента предоставления Архивным отделом Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области от 21.03.2011 N 0436 Администрация муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления Архивным отделом Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела".

2. Архивному отделу Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области обеспечить исполнение Административного регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области - управляющего делами Н.Н. Ажигина.

Глава Администрации

А.А. Петраков

Административный регламент
предоставления Архивным отделом Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"
(утв. постановлением Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области от 7 июня 2012 г. N 921)

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент предоставления Архивным отделом Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления услуги по оказанию методической и практической помощи органам государственной власти, органам местного самоуправления муниципального образования района, учреждениям, организациям и предприятиям (далее - организации) по вопросам архивного дела и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Архивного отдела Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области (далее - Архивный отдел) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Нормативно правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 03.11.2010) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 16.09.2003);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный N 13893) (Российская газета, N 89, 20.05.2009)).

- основными правилами работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263)

1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги

1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется Архивным отделом.

Непосредственными исполнителями по предоставлению муниципальной услуги являются специалисты Архивного отдела.

1.4. Результат предоставления муниципальной услуги

1.4.1. Результатом предоставления муниципальной услуги организациям являются:

- проведение консультаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива;

- подготовка заключений на предоставляемые к рассмотрению экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Департамента Смоленской области по культуре, описи постоянного хранения, описи по личному составу, номенклатуры дел организаций источников комплектования Архивного отдела;

- проведение консультаций по составлению инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах организаций;

- проведение консультаций и совещаний по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов с раздачей методических рекомендации по теме (при необходимости).

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Описание требований к месту предоставления муниципальной услуги

2.1.1. Вход в Архивный отдел оборудован информационной табличкой (вывеской).

Места ожидания оборудуются:

- стульями и столами для возможности оформления документов;

- образцами заполнения документов, бланками и канцелярскими принадлежностями.

2.1.2. В Архивном отделе взаимодействие специалистов с заявителями организовано в рабочем кабинете, на табличке указаны фамилия, имя, отчество, должность специалиста, осуществляющего исполнение муниципальной услуги.

2.2. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Предоставление муниципальной услуги предполагает осуществление следующих процедур:

- прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, расположенных на территории муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области.

2.2.2. Информирование о правилах исполнения муниципальной услуги осуществляется Архивным отделом.

2.2.3. Сведения о местонахождении и графике работы Архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах на официальном сайте Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области.

Местонахождение Архивного отдела: ул. Гагарина, дом 1, г. Ярцево Смоленской области, Российская Федерация, 215800.

Тел. (8-48143) 7-16-85, тел./факс 7-11-44,

Е-mail: yarcevoadmin@mail.ru

Режим работы Архивного отдела:

- понедельник - пятница с 8.00 до 17.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);

- суббота и воскресенье - выходные дни.

2.2.4. Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- посредством личного обращения;

- на официальном сайте Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области;

2.2.5. Информирование по телефону осуществляется должностным лицом Архивного отдела. Должностное лицо Архивного отдела дает исчерпывающую информацию по процедуре исполнения муниципальной услуги.

2.2.6. Информирование при личном обращении осуществляется должностным лицом Архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы Архивного отдела.

2.2.7. При информировании по процедуре исполнения муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой в адрес заявителя или его представителя в срок, составляющий 10 дней с момента обращения.

2.2.8. При информировании по процедуре исполнения муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя или его представителя в срок, составляющий 10 дней со дня обращения.

2.3. Основание для исполнения муниципальной услуги

2.3.1. Основанием для исполнения муниципальной услуги является:

- устное, письменное обращение пользователя, а также обращение, поступившее по электронной почте в адрес Архивного отдела о необходимости оказания методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.4. Сроки и условия исполнения муниципальной услуги

2.4.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется по запросу организации - получателя муниципальной услуги в течение 30 дней со дня поступления запроса в Архивный отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.

2.4.2. Срок предоставления муниципальной услуги также может устанавливаться по согласованию сторон.

2.5. Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги

2.5.1. Вопрос находится вне компетенции Архивного отдела.

2.6. Другие положения, характеризующие требования к исполнению муниципальной услуги

2.6.1. Архивный отдел осуществляет исполнение муниципальной услуги по вопросам делопроизводства и архивного дела бесплатно.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной услуги

3.1.1. Организация исполнения муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию обращения (заявления), поступившего от заявителя;

- оказание методической помощи в форме консультирования юридических и физических лиц по устному обращению при личном приеме или по телефону;

- оказание методической помощи по заявлению, поступившему по почте или в электронном виде;

- оказание методической помощи организации - источнику комплектования Архивного отдела и предприятию, находящемуся в стадии банкротства;

- проведение совещаний по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов с раздачей методических рекомендаций по теме (по необходимости).

3.2. Регистрация обращений и передача их на исполнение

3.2.1. Поступившие в Архивный отдел обращения юридических и физических лиц регистрируются специалистом Архивного отдела в день поступления в специальном журнале.

Регистрация документов осуществляется путем проставления на обращении отметки Архивного отдела с входящим номером и датой поступления. Максимальный срок регистрации три рабочих дня с момента поступления обращения.

3.2.2. При поступлении в Архивный отдел обращения пользователя по электронной почте, обращение распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Оказание методической помощи в форме консультирования юридических и физических лиц по устному обращению при личном приеме или по телефону

3.3.1. Основанием для начала действия является устное обращение юридического или физического лица при личном приеме или по телефонному звонку.

3.3.2. При ответах на телефонные звонки и устные обращения при личном приеме специалисты Архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся лиц по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании отдела, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

3.3.3. Ответ на обращение дается в день обращения.

3.3.4. Устные консультации не требуют последующего письменного оформления своего содержания.

3.3.5. Максимальное время, затраченное на административное действие не должно превышать 30 (тридцати) минут.

3.4. Оказание методической помощи по заявлению, поступившему по почте или в электронном виде

3.4.1. Инициирующим событием для начала действия является поступление зарегистрированного обращения.

3.4.2. Специалист готовит методические материалы (в т.ч. копии образцов бланков описей, архивных справок, актов, номенклатур дел, положений об архиве и экспертной комиссии и т.д.) и направляет их на почтовый или электронный адрес пользователей.

3.4.3. В случае направления документов (номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу) на экспертизу, специалист готовит заключение по результатам рассмотрения.

3.4.4. Оказание методической помощи юридическим лицам осуществляется в плановом и внеплановом порядке, в рамках отведенного на этот вид деятельности бюджета рабочего времени.

3.4.5. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней. Кроме того, срок может устанавливаться по согласованию сторон.

3.5. Оказание методической помощи организации - источнику комплектования Архивного отдела и предприятию, находящемуся в стадии банкротства

3.5.1. Инициирующим событием для начала действия является:

- поступление в Архивный отдел обращения о необходимости оказания методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела;

3.5.2. В случае поступления обращения от предприятия, находящегося в стадии банкротства, к обращению должны прилагаться документы, подтверждающие банкротство (решение арбитражного суда).

3.5.3. Решение о плановых и внеплановых посещениях для оказания методической помощи принимает начальник Архивного отдела.

3.5.4. В ходе исполнения административной процедуры специалист Архивного отдела:

- определяет состав документов, подлежащих дальнейшему хранению;

- в случае если предприятие не является источником комплектования Архивного отдела, заключает договор о передаче дел на хранение;

- проводит экспертизу ценности документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- определяет обеспеченность организации нормативно-методическими документами в области делопроизводства и архивного дела, внедрение их в практику работы;

- дает рекомендации по обеспечению сохранности, соблюдению нормативных условий и нормативных режимов хранения и организации хранения архивных документов; при отсутствии ответственного за архив - рекомендации о возложении обязанностей о ведении архива и делопроизводства на должностное лицо;

- дает рекомендации по ведению учетных документов, составлению и оформлению описей дел, паспорта архива, ведению и качеству формирования наблюдательных дел;

- рекомендует привлекать для проведения экспертизы ценности документов юридических и физических лиц, имеющих право на соответствующий вид работы.

3.5.5. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

3.6. Проведение консультаций по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов

3.6.1. Основанием для организации проведения консультации является поступление в Архивный отдел заявления юридического лица о проведении консультации.

3.6.2. Основные мероприятия по организации и проведению консультаций:

- определение состава участников, времени и места проведения консультаций.

3.6.3. Срок исполнения данной административной процедуры зависит от объема предоставляемой методической информации и согласовывается с органами и организациями.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется начальником Архивного отдела, заместителем Главы Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области - управляющим делами, курирующим архивное дело.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Смоленской области, муниципального района.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Архивного отдела.

4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

4.6. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные служащие Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной услуги на основании настоящего Регламента

5.1. Рассмотрение жалоб осуществляется в соответствии с федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела, решения, принятые ими в ходе исполнения муниципальной услуги.

5.3. Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 3), представленной заявителем лично (представителем заявителя) или направленной в виде почтового отправления.

5.4. В части досудебного (внесудебного) обжалования заявитель (его представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Архивный отдел, в вышестоящие органы муниципальной власти:

- Главе Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области;

- заместителю Главы Администрации муниципального образования "Ярцевский район" Смоленской области - управляющему делами, курирующему архивное дело.

5.5. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.6. Начальник Архивного отдела:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.7. Ответ на жалобу подписывается начальником Архивного отдела.

5.8. Ответ на жалобу, поступившую в Архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.9. Письменная жалоба, поступившая в Архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник Архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.10. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.11. Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.12. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Архивный отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение N 1

к Административному регламенту по

исполнению муниципальной функции

"Оказание методической и практической

помощи в работе по организации документов

в делопроизводстве, отбору документов

в состав Архивного фонда Российской

Федерации и подготовке передачи

их на постоянное хранение, ведению учета

документов Архивного фонда Российской

Федерации, находящихся на временном

хранении, подготовке нормативных и

методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела"

                Образец запроса (заявления) юридического лица

             Герб России,

        герб Смоленской области

         Российская Федерация          ________________________________

          Смоленская область              (наименование организации,

    _______________________________        исполняющей функцию, или

      (наименование организации)        наименование должности и Ф.И.О.

    _______________________________        руководителя организации,

 (почтовый адрес, NN телефона, факса)        исполняющей функцию)

  ОКПО _________, ОГРН _____________,

  ИНН/КПП ____________/_____________

                E-mail:

                 http:

_________________     ______________

 N _____________  от  ______________

     Просим        рассмотреть    номенклатуру    дел    (инструкцию   по

делопроизводству,  опись  дел  постоянного хранения, опись дел по личному

составу,  положение  об  архиве, положение об экспертной комиссии) и дать

заключение.

     Приложение: на __ л. в __ экз.

_________________________                                 ________________

(наименование должности              (подпись)                (Ф.И.О.)

руководителя организации

     - заявителя)

Ф.И.О. исполнителя

N телефона

Приложение N 2

к Административному регламенту по

исполнению муниципальной функции

"Оказание методической и практической

помощи в работе по организации документов

в делопроизводстве, отбору документов

в состав Архивного фонда Российской

Федерации и подготовке передачи

их на постоянное хранение, ведению учета

документов Архивного фонда Российской

Федерации, находящихся на временном

хранении, подготовке нормативных и

методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела"

           Образец жалобы для юридических и физических лиц на 

      действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения

                         муниципальной функции

Исх. N ________ от ____________

__________________________________________________

(наименование организации, предоставляющей услугу)

                                 Жалоба

     Полное наименование юридического лица,  Ф.И.О.  физического    лица,

индивидуального предпринимателя:

_________________________________________________________________________

     Местонахождение  юридического  лица, индивидуального предпринимателя

(фактический адрес), почтовый адрес физического лица:

_________________________________________________________________________

*Телефон:

_________________________________________________________________________

*Адрес электронной почты

_________________________________________________________________________

*Код учета: ИНН

_________________________________________________________________________

Ф.И.О. руководителя юридического лица

_________________________________________________________________________

на действия (бездействие):

_________________________________________________________________________

(наименование организации или должность лица организации, исполняющей

_________________________________________________________________________

   функцию, Ф.И.О. должностного лица организации, исполняющей функцию)

     Существо жалобы:

_________________________________________________________________________

         (краткое изложение обжалуемых действий (бездействий),

_________________________________________________________________________

     указать основания, по которым лицо, подающее жалобу, не согласно

_________________________________________________________________________

       с действием (бездействием), со ссылками на пункты регламента)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                      (перечень прилагаемой документации)

                                  М.П.

_________________________________________________________________________

(подпись руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя,

                           физического лица)

_____________________________

Поля, отмеченные звездочкой (*), не обязательны для заполнения.

Приложение N 3

к Административному регламенту по

исполнению муниципальной функции

"Оказание методической и практической

помощи в работе по организации документов

в делопроизводстве, отбору документов

в состав Архивного фонда Российской

Федерации и подготовке передачи

их на постоянное хранение, ведению учета

документов Архивного фонда Российской

Федерации, находящихся на временном

хранении, подготовке нормативных и

методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела"

Блок-схема
последовательности действий по исполнению муниципальной функции по "Оказанию методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав архивного фонда РФ и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Условные обозначения

"Блок-схема последовательности действий Архивного отдела по исполнению муниципальной функции по вопросам оказания методической и практической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела"