Постановление Администрации г. Смоленска от 23 ноября 2009 г. N 1368-адм "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации города Смоленска муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 N 1789-р "О концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах", постановлением Главы города Смоленска от 14.10.2009 N 441 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг)", руководствуясь Уставом города Смоленска, Администрация города Смоленска постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации города Смоленска муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".

2. Архивному отделу Администрации города Смоленска (З.С. Михайловская) обеспечить соблюдение Административного регламента.

3. Информационно-аналитическому отделу Администрации города Смоленска (Ю.С. Андреева) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

4. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров) разместить настоящее постановление на сайте Администрации города Смоленска.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города Смоленска Аббасова О.Н.

Глава города Смоленска

Э.А. Качановский

Административный регламент
предоставления архивным отделом Администрации города Смоленска муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"
(утв. постановлением Администрации города Смоленска от 23 ноября 2009 г. N 1368-адм)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки и последовательность действий при предоставлении архивным отделом Администрации города Смоленска (далее - Отдел) муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".

1.2. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

- приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11,12.03.2007);

- Регламентом Администрации города Смоленска, утвержденным постановлением Главы города Смоленска от 31.10.2006 N 3392;

- Положением об архивном отделе Администрации города Смоленска, утвержденным постановлением Главы города Смоленска от 16.06.2009 N 241.

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Место нахождения Отдела: улица Студенческая, дом 4, г. Смоленск, Смоленская область, 214000.

Почтовый адрес Отдела для направления обращений:

улица Студенческая, дом 4, г. Смоленск, Смоленская область, 214000.

Контактные телефоны: (4812) 38-85-68; факс 35-09-72.

2.1.2. Часы работы Отдела: понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 13.48. Выходные дни - суббота, воскресенье.

2.1.3. Информация об оказании муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно специалистом Отдела;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством публикации в средствах массовой информации.

2.1.4. Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги могут предоставляться:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном контакте;

- по телефону.

При невозможности в момент обращения гражданина ответить на поставленный вопрос специалист Отдела предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день, в определенное время и к назначенному сроку подготавливает ответ.

2.1.5. Для удобства получения муниципальной услуги пользователи муниципальной услуги (далее - пользователи) обеспечиваются:

- местами для оформления документов и местами ожидания (стол, стулья, ручки);

- образцами заполнения анкеты-заявления, сведениями о часах приема, нормативно-правовыми актами, регулирующими правоотношения при предоставлении услуги.

2.2. Пользователи муниципальной услуги

Пользователями муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

2.3. Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Информирование граждан об исполнении муниципальной услуги осуществляется специалистом Отдела в ходе личного приема граждан, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования.

2.3.2. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалист Отдела подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной услуги, а также предоставляет иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности лица, принявшего телефонный звонок.

2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется на основании письменных запросов юридических и физических лиц.

2.4.2. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса.

2.4.3. В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения Главы города, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением пользователя.

2.5. Требования к письменному запросу пользователей

Письменный запрос пользователя (далее - запрос) в обязательном порядке должен содержать:

- наименование юридического лица (для граждан - фамилию, имя, отчество);

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- указание темы (вопроса);

- хронологию запрашиваемой информации;

- личную подпись пользователя и дату.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием запросов пользователей;

- регистрация и учет обращений по установленной форме;

- рассмотрение запросов;

- продление или сокращение сроков исполнения запросов;

- подготовка ответов по существу поставленных вопросов.

3.1.2. Прием письменных запросов пользователей.

3.1.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление запроса юридического или физического лица.

3.1.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно гражданином либо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.

3.1.2.3. Запросы рассматриваются специалистом Отдела, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в специальном журнале или в электронном виде.

3.1.2.4. В правом нижнем углу первой страницы запроса проставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.1.2.5. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса Отдел проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.

3.1.2.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение пяти дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.

3.1.3. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, Отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.

3.1.4. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого Отделом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

3.1.5. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов, оформление, представление на подпись начальнику Отдела, заверение печатью Отдела, подготовка к пересылке адресату.

3.1.6. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

3.1.7. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.1.8. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почте простым письмом.

3.1.9. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, а также предназначенные для направления в государства-участники СНГ, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

3.1.10. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, направляемая в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.1.11. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств-участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, дом 12, город Москва, 119200).

3.1.12. Проставление апостиля осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.

3.1.13. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в Отделе 5 лет.

3.2. Основание для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги

Гражданин вправе получать на свой запрос письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в запросе не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если текст запроса не поддается прочтению (о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- если в запросе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства;

- если полученное письменное обращение гражданина содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

3.3. Обязанности специалистов Отдела при работе с потребителями муниципальной услуги

При работе с потребителями, обратившимися за получением муниципальной услуги или консультации о получении муниципальной услуги, специалист Отдела обязан:

- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина составляет основной смысл и содержание деятельности и органов муниципальной власти, и муниципальных служащих;

- проявлять корректность и внимательность при общении с потребителями муниципальной услуги и их представителями;

- воздерживаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в объективном исполнении муниципальными служащими должностных (служебных) обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.

Ответственным за исполнение муниципальной услуги является начальник архивного отдела Администрации города Смоленска.

3.4. Результатом предоставления муниципальной услуги могут являться:

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- ответы об отсутствии документов.

3.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги:

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

3.6. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги

3.6.1. Действия (бездействие) и решения специалистов Отдела, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы пользователем муниципальной услуги во внесудебном порядке и/или в суде.

3.6.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения специалистов Отдела определяется действующим законодательством Российской Федерации.

3.6.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.