Постановление Администрации г. Смоленска от 20 июня 2011 г. N 1100-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда"

С изменениями и дополнениями от:

23 декабря 2013 г.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Смоленска от 30.03.2011 N 567-адм "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг", руководствуясь Уставом города Смоленска, Администрация города Смоленска постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда".

2. Архивному отделу Администрации города Смоленска (З.С. Михайловская) обеспечить исполнение Административного регламента.

3. Комитету по местному самоуправлению Администрации города Смоленска (В.А. Соваренко) внести муниципальную услугу "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда" в Реестр муниципальных услуг города Смоленска.

4. Информационно-аналитическому отделу Администрации города Смоленска (Ю.С. Андреева) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

5. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров):

- разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Смоленска;

- разместить информацию о муниципальной услуге в Реестре государственных и муниципальных услуг (функций) Смоленской области.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации города - руководителя аппарата Администрации города Смоленска Погуляева А.Н.

Глава Администрации города Смоленска

К.Г. Лазарев

Административный регламент
Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда"
(утв. постановлением Администрации города Смоленска от 20 июня 2011 г. N 1100-адм)

С изменениями и дополнениями от:

23 декабря 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования Административного регламента

Административный регламент Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда" (далее - Административный регламент, муниципальная услуга) разработан архивным отделом Администрации города Смоленска (далее - Отдел) в целях повышения эффективности и качества предоставления муниципальной услуги и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия Отдела с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Описание заявителей

Получателями муниципальной услуги являются организации - источники комплектования Отдела, а также иные организации, находящиеся на территории города Смоленска, не являющиеся источниками комплектования.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах контактных телефонов и адресе электронной почты Отдела размещены на Интернет-сайте Администрации города Смоленска: http://www.smoladmin.ru.

Местонахождение Отдела: улица Студенческая, дом 4, город Смоленск, Смоленская область, 214000.

Почтовый адрес Отдела для направления обращений: улица Студенческая, дом 4, город Смоленск, Смоленская область, 214000.

Электронный адрес: arhiv@smoladmin.ru.

Контактные телефоны: (4812) 38-85-68; 35-09-72 (факс).

Режим работы Отдела: понедельник - четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 13.48. Выходные дни - суббота, воскресенье.

Прием граждан: понедельник - вторник с 14.00 до 17.00; четверг - пятница с 09.00 до 12.00. Среда - не приемный день.

1.3.2. Информация, консультация по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- по телефону;

- по факсимильным обращениям;

- при личном обращении, в том числе через представителя;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте.

1.3.3. Размещаемая на стенде Отдела информация содержит:

- текст Административного регламента;

- блок-схему последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (согласно приложению к Административному регламенту);

- порядок и сроки предоставления муниципальной услуги.

1.3.4. Информация об исполнении, приостановлении предоставления муниципальной услуги доводится до представителей организаций специалистами Отдела при личном контакте, а также с использованием средств почтовой, телефонной связи, электронной почты.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги - оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.2.1. Отдел оказывает методическую и практическую помощь организациям - источникам комплектования Отдела в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.2.2. Для предоставления муниципальной услуги не требуется обращение в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации.

2.2.3. Запрещено требовать от представителя организаций осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- согласованные положения об архиве организации, об экспертной комиссии, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству организации;

- отбор документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и составление описей дел постоянного хранения управленческой документации;

- проведение консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства.

2.4. Общий срок предоставления муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации поступивших документов.

2.5. Правовые основания предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Для получения муниципальной услуги организации - источники комплектования Отдела представляют на согласование следующие документы:

- положение об архиве организации;

- положение об экспертной комиссии организации;

- номенклатуру дел;

- описи дел постоянного хранения управленческой документации;

- инструкцию по делопроизводству организации.

2.6.2. Запрещено требовать предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.6.3. Запрещено требовать предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении Отдела, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги не имеется.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги не имеется.

2.9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги

Для предоставления муниципальной услуги не требуется получения иных услуг.

2.10. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги и способы ее взимания

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Смоленска от 23 декабря 2013 г. N 2271-адм подраздел 2.11 изложен в новой редакции

См. текст подраздела в предыдущей редакции

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.12. Срок регистрации документов

Срок регистрации документов не должен превышать 15 минут.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

2.13.1. Вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, графике работы Отдела.

2.13.2. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.13.3. Помещения ожидания и приема заявителей должны быть оборудованы стульями (диванами) и столами для возможности оформления документов.

2.13.4. В помещениях ожидания и приема заявителей должно быть естественное и искусственное освещение.

2.13.5. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

- график приема посетителей;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.14. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги

Основными показателями доступности и качества предоставления муниципальной услуги являются:

- сокращение количества взаимодействий представителя организации с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги;

- возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов, поступивших от организаций - источников комплектования Отдела;

- проверка комплектности и правильности оформления документов;

- согласование документов;

- проведение консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства.

3.1. Прием и регистрация документов, поступивших от организаций - источников комплектования Отдела

3.1.1. Основанием для начала процедуры приема и регистрации документов является поступление документов организаций - источников комплектования Отдела.

3.1.2. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляет специалист Отдела, ответственный за регистрацию.

Регистрация документов осуществляется в день поступления.

3.1.3. Документы, прошедшие регистрацию, передаются на рассмотрение начальнику Отдела, который назначает ответственного исполнителя и направляет ему поступившие документы.

3.1.4. Результатом выполнения административной процедуры является передача документов ответственному исполнителю.

3.2. Проверка комплектности и правильности оформления документов

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по проверке комплектности и правильности оформления документов является поступление документов ответственному исполнителю.

3.2.2. Ответственный исполнитель в течение 5 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов и готовит заключения на представленные документы для рассмотрения на экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.2.3. При выявлении в ходе проверки некомплектности или их неправильного оформления ответственный исполнитель информирует об этом представителя организации по телефону или при личном контакте и возвращает документы на доработку.

3.2.4. После устранения замечаний документы вновь поступают ответственному исполнителю для регистрации в журнале документов, принятых к рассмотрению на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.2.5. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка документов к рассмотрению на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.3. Согласование документов

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является передача документов на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.3.2. Члены ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре в течение трех дней рассматривают представленные документы и готовят решения в виде выписок из протокола заседания о согласовании документов.

3.3.3. Документы, согласованные на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре возвращаются в Отдел для подготовки их к отправке получателю муниципальной услуги.

3.3.4. Результатами выполнения административной процедуры являются следующие согласованные документы:

- положение об архиве организации;

- положение об экспертной комиссии;

- номенклатура дел;

- инструкция по делопроизводству;

- описи дел постоянного хранения управленческой документации.

3.4. Проведение консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства

3.4.1. Консультация при личном обращении представителя организации в Отдел осуществляется начальником Отдела или главным специалистом на рабочем месте в соответствии с графиком работы Отдела.

3.4.2. Консультация по телефону осуществляется специалистом Отдела.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответе на телефонный звонок специалист подробно, со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует представителя организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

3.4.3. Консультация по письменному обращению осуществляется в письменном виде путем почтовых, факсимильных отправлений или по электронной почте.

Результатом выполнения административной процедуры является проведение консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Начальник Отдела осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав представителей организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения представителей организаций.

4.3. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению представителя организации.

4.4. Специалисты Отдела несут персональную ответственность за соблюдение сроков и последовательности совершения административных действий. Персональная ответственность специалистов закреплена в их должностных инструкциях. В случае выявленных нарушений специалист несет дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Смоленска от 23 декабря 2013 г. N 2271-адм раздел 5 изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Представитель организации - получатель муниципальной услуги имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги должностными лицами, муниципальными служащими, в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

Представитель организации может обратиться с жалобой в следующих случаях:

1) нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

2) требования документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

3) отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами;

4) отказа в приеме у представителя организации документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является письменное заявление представителя организации с жалобой на решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.4. Представитель организации имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования своих доводов.

5.5. В случае если обжалуются решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, жалоба подается в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматривается непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.

5.6. Жалоба может быть направлена в орган, предоставляющий муниципальную услугу, по почте, электронной почте (arhiv@smoladmin.ru), с использованием официального сайта Администрации города Смоленска в сети Интернет (smoladmin.ru), а также может быть принята при личном приеме представителя организации.

5.7. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, фамилию, имя, отчество должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество представителя организации, номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых представитель организации не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

5.8. Жалоба, поступившая в Администрацию города Смоленска, должна быть рассмотрена в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.

5.9. Результатом рассмотрения жалобы является принятие одного из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

При удовлетворении жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений.

5.10. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, представителю организации в письменной форме и по желанию представителя организации в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.11. Если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество представителя организации и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.12. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается представителю организации, направившему жалобу, в письменном виде (в электронной форме), если его почтовый адрес (адрес электронной почты) поддается прочтению.

5.13. Если в жалобе представителя организации содержится вопрос, на который представителю организации многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, лицо, рассматривающее жалобу, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с представителем организации по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию города Смоленска одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется представитель организации, направивший жалобу.

5.14. Жалобы, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, могут быть оставлены без ответа по существу поставленных в них вопросов, с сообщением представителю организации, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.15. Представители организаций вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, в судебном порядке.

Приложение

к Административному регламенту

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда"

Прием и регистрация документов

Проверка комплектности и правильности оформления документов

/--------------------------\          /---------------------------------\

|  Нарушения не выявлены   |          |       Нарушения выявлены        |

\--------------------------/          \---------------------------------/

              |                                          

              |                       /---------------------------------\

              |                       |  Составление ответа о возврате  |

              |                       |           документов            |

              |                       \---------------------------------/

              |                                          

              |                       /---------------------------------\

              |                       |       Нарушения устранены       |

              |                       \---------------------------------/

Представление документов на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре

Документы согласованы