Постановление Администрации Смоленской области от 31 декабря 2010 г. N 889 "Об утверждении Административного регламента предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

С изменениями и дополнениями от:

21 марта 2011 г.

В соответствии с Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным постановлением Администрации Смоленской области от 22.09.2006 N 343 (в редакции постановления Администрации Смоленской области от 17.10.2006 N 372), Администрация Смоленской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее также - Административный регламент).

2. Департаменту Смоленской области по культуре (О.Н. Чернова) обеспечить исполнение Административного регламента.

Губернатор Смоленской области

С.В. Антуфьев

Административный регламент
предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"
(утв. постановлением Администрации Смоленской области от 31 декабря 2010 г. N 889)

С изменениями и дополнениями от:

21 марта 2011 г.

1. Общие положения

Настоящий Административный регламент определяет стандарт предоставления Департаментом Смоленской области по культуре (далее - Департамент) государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее также - государственная услуга), а также состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур при предоставлении государственной услуги.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

2.2.1. Государственная услуга предоставляется архивным управлением Департамента (далее - управление) во взаимодействии с Федеральным архивным агентством (далее также - Росархив), Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее также - МИД России), органами государственной власти Смоленской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области (далее также - органы), федеральными, государственными и муниципальными учреждениями, организациями и предприятиями (далее - организации).

2.2.2. Местонахождение:

- Департамента: площадь Ленина, дом 1, город Смоленск, Российская Федерация. Телефон: 8-4812 38-67-14; факс: 38-76-72. Адрес электронной почты: kult@admin.smolensk.ru;

- управления: Соборный двор, дом 5, город Смоленск, Российская Федерация. Телефон: 8-4812 38-07-19, 35-05-15; факс: 38-66-83. Адрес электронной почты: arhiv@admin.smolensk.ru;

- центрального аппарата Росархива: улица Ильинка, дом 12, город Москва, Российская Федерация. Телефон: (495) 606-23-26, 606-43-05; факс: 606-55-87. Адрес электронной адрес почты: rosarhiv@archives.ru.

Почтовый адрес Консульского департамента МИД России:

1-й Неопалимовский пер., д. 12, г. Москва, Российская Федерация, 119200.

2.2.3. Режим работы Департамента и управления:

- понедельник - пятница с 9.00 до 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);

- суббота и воскресенье - выходные дни.

2.2.4. Непосредственное исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее - пользователи), осуществляют областные государственные архивные учреждения, архивные отделы органов местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области (далее - архивные отделы), органы и организации при наличии у них на хранении соответствующих документов (сведений), необходимых для исполнения запросов.

2.3. Конечный результат предоставления государственной услуги

Конечный результат предоставления государственной услуги - предоставление пользователям архивных справок, архивных выписок, архивных копий или писем об отсутствии документов (сведений).

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Запросы, поступившие в управление, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в областные государственные архивные учреждения, архивные отделы, органы и организации.

2.4.2. Поступившие в управление, областные государственные архивные учреждения, архивные отделы, органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента их регистрации возвращаются пользователям с просьбой об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.4.3. Запросы, поступившие в областные государственные архивные учреждения, архивные отделы, органы и организации, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель областного государственного архивного учреждения, органа или организации либо уполномоченное на это должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.

2.4.4. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в областных государственных архивных учреждениях, архивных отделах документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующие органы и организации, где могут храниться необходимые документы (сведения).

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 2009, 21 января);

- Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

- Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

- постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

- постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 г. N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Российская газета, 2010, 30 июля);

- приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 декабря 2006 г. N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 11);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; Российская газета, 2009, 20 мая);

- приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации от 25 декабря 2008 г. N 311 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2009, N 18; 2010, N 18);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 г. N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (Российская газета, 2010, 26 февраля);

- областным законом от 20 декабря 2005 г. N 142-з "О разграничении полномочий органов государственной власти Смоленской области в сфере архивного дела" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2005, N 13 (часть II), стр. 66; 2009, N 6, стр. 27);

- постановлением Администрации Смоленской области от 1 апреля 2004 г. N 92 "Об утверждении Положения о Департаменте Смоленской области по культуре" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2004, N 3, стр. 198; 2006, N 4 (часть II), стр. 151; Смоленская газета, 2006, 29 сентября; Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2009, N 5 (часть II), стр. 77; 2009, N 7 (часть IV), стр. 104).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос или запрос пользователя по факсимильной связи, электронной почте в адрес Департамента, управления, органов и организаций.

2.6.2. В запросе указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, год и место его рождения, почтовый или электронный адрес, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса другие сведения, необходимые для его исполнения;

- о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, дата поступления для обучения и дата его окончания;

- о стаже работы - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, период работы, должность;

- о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты назначения пенсий, социальных льгот;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения; наименование органа, решением которого произведено награждение, место работы в период награждения; название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних узников);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

2.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Смоленской области от 21 марта 2011 г. N 148 в подраздел 2.7 раздела 2 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

2.7. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения:

- фамилии пользователя;

- почтового или электронного адреса пользователя;

- темы (вопроса) запроса;

- хронологии запрашиваемой информации.

2.8. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги

2.8.1. Отсутствие у пользователя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Смоленской области от 21 марта 2011 г. N 148 пункт 2.8.2 подраздела 2.8 раздела 2 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.8.2. Если запросы не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальника управления или уполномоченного на то лица, о чем в течение 7 дней со дня регистрации указанных запросов сообщается пользователю, направившему обращение, если его фамилия и адрес поддаются прочтению.

2.9. Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении государственной услуги

Поступившие запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой пользователей, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение ими льгот и компенсаций, исполняются областными государственными архивными учреждениями, архивными отделами, органами и организациями бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии, письма об отсутствии документов (сведений) при обращении пользователя лично не может превышать 20 минут.

2.11. Срок регистрации запроса о предоставлении государственной услуги

Поступившие в управление письменные запросы, запросы по факсимильной связи регистрируются в течение 3 дней со дня их поступления. Запросы, поступившие по электронной почте, регистрируются в журнале учета принимаемых, отправляемых сообщений с Интернет/Интранет-сервера Администрации Смоленской области специалистом управления в течение 3 дней со дня их поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

2.12.1. Помещения ожидания и приема пользователей должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами порошкового пожаротушения.

2.12.2. Помещения ожидания и приема пользователей должны быть оборудованы системой охраны, в помещениях приема пользователей должна быть система видеонаблюдения с возможностью видеозаписи.

2.12.3. Помещения ожидания и приема пользователей должны быть оборудованы стульями (диванами, креслами) и столами (стойками) для возможности оформления документов.

2.12.4. В помещениях ожидания и приема пользователей должно быть естественное и искусственное освещение; окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи (занавесей). Помещения должны быть оснащены оборудованием для поддержания температуры, влажности и скорости движения воздуха в соответствии с действующими санитарными нормами микроклимата производственных помещений.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

Государственная услуга доступна российским гражданам, проживающим за рубежом, иностранным гражданам, лицам без гражданства. Пользователями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

2.14. Иные требования к предоставлению государственной услуги

Пользователям подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Информирование о государственной услуге

3.1.1. Информация по вопросам предоставления государственной услуги может предоставляться сотрудниками управления:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении;

- посредством официального сайта Департамента: http://kultura.admin-smolensk.ru.

3.1.2. При ответах на телефонные звонки граждан по вопросу получения государственной услуги сотрудники управления обязаны:

- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления государственной услуги;

- объяснить причины возможного отказа в предоставлении государственной услуги, стараясь избегать конфликтных ситуаций.

3.1.3. Прием граждан осуществляется начальником Департамента, начальником управления и другими должностными лицами управления по рабочим дням.

3.2. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.2.1. Предоставление государственной услуги управлением включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в областные государственные архивные учреждения, архивные отделы, органы и организации по принадлежности;

- подготовка ответов пользователям;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка пользователям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.2.2. Регистрация запросов является началом процедуры предоставления государственной услуги и осуществляется в сроки, установленные подразделом 2.11 раздела 2 настоящего Административного регламента

3.2.3. Специалист, уполномоченный начальником управления на выполнение административной процедуры (далее - специалист), в течение 2 рабочих дней после регистрации запросов осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков, имеющегося научно-справочного аппарата и информационных материалов, в результате чего определяет:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

3.2.4. По итогам анализа тематики поступивших запросов специалист направляет запросы на исполнение по принадлежности:

- в органы государственной власти Смоленской области;

- в органы местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области;

- в областные государственные архивные учреждения;

- в архивные отделы;

- в другие организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

3.2.5. В случае, если запрос требует его исполнения несколькими организациями, специалист направляет в организации, имеющие на хранении необходимые документы, копии запроса, анкеты с пометкой о направлении ответа в адрес управления.

3.2.6. При направлении запросов по принадлежности управление при необходимости уведомляет организации, исполняющие запросы, о требованиях к проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях.

3.3. Подготовка ответов пользователям

3.3.1. Подготовку ответов пользователям специалист осуществляет в течение 3 дней после получения необходимых документов из органов и организаций с учетом процедуры проставления апостиля. Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления пользователя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления пользователя о необходимости представления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- письменного уведомления пользователя об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке управления, областного государственного архивного учреждения, органа или организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.3.2. Областные государственные архивные учреждения, архивные отделы, органы и организации, исполняющие полученные запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

3.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

3.4.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, передаются специалистом начальнику управления для проставления и заполнения специального штампа - апостиля.

3.4.2. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным и иным делам, а также в государства - участники Содружества Независимых Государств, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества Независимых Государств в области использования архивной информации, а также в государства, с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.4.3. Начальник управления либо должностное лицо, его замещающее, проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных областными государственными архивными учреждениями, архивными отделами, органами и организациями (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами). Апостиль заверяется подписью начальника Департамента либо должностного лица, его замещающего, и проставлением гербовой печати Департамента.

3.4.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме областных государственных архивных учреждений и архивных отделов), осуществляется при письменном обращении органов и организаций с представлением в управление образцов подписей с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Смоленской области от 21 марта 2011 г. N 148 в пункт 3.4.5 подраздела 3.4 раздела 3 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.5. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

3.4.6. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

3.4.7. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, указанных в пункте 3.4.4 настоящего подраздела, не должен превышать 3 дня с момента представления документов.

3.4.8. В случае отказа в проставлении апостиля пользователю в течение 3 дней специалистом направляется письменное сообщение о причине отказа.

3.5. Отправка пользователям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.5.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства - участники Содружества Независимых Государств, высылаются специалистом по почте простыми письмами непосредственно в адрес пользователя.

3.5.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками Содружества Независимых Государств, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями) направляются специалистом в МИД России или непосредственно в адрес пользователя.

3.5.3. В случае исполнения запроса несколькими органами и организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений специалист с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес пользователя.

3.5.4. После проставления апостиля специалист направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

3.5.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в организацию могут быть выданы пользователю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; третьему лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

3.5.6. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и пользователь проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением настоящего Административного регламента

4.1. Общий контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется начальником, заместителями начальника Департамента.

4.2. Текущий контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется начальником управления в форме проверок соблюдения специалистами сроков и последовательности выполнения административных процедур при предоставлении государственной услуги.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений Департамента, его должностных лиц и государственных служащих

5.1. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Департамента, осуществляемые и принимаемые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы во внесудебном порядке и (или) в суд.

5.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Департамента определяется федеральным и областным законодательством.

5.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.