Постановление Администрации г. Смоленска от 20 июня 2011 г. N 1100-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда"

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах контактных телефонов и адресе электронной почты Отдела размещены на Интернет-сайте Администрации города Смоленска: http://www.smoladmin.ru.

Местонахождение Отдела: улица Студенческая, дом 4, город Смоленск, Смоленская область, 214000.

Почтовый адрес Отдела для направления обращений: улица Студенческая, дом 4, город Смоленск, Смоленская область, 214000.

Электронный адрес: arhiv@smoladmin.ru.

Контактные телефоны: (4812) 38-85-68; 35-09-72 (факс).

Режим работы Отдела: понедельник - четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 13.48. Выходные дни - суббота, воскресенье.

Прием граждан: понедельник - вторник с 14.00 до 17.00; четверг - пятница с 09.00 до 12.00. Среда - не приемный день.

1.3.2. Информация, консультация по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- по телефону;

- по факсимильным обращениям;

- при личном обращении, в том числе через представителя;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте.

1.3.3. Размещаемая на стенде Отдела информация содержит:

- текст Административного регламента;

- блок-схему последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (согласно приложению к Административному регламенту);

- порядок и сроки предоставления муниципальной услуги.

1.3.4. Информация об исполнении, приостановлении предоставления муниципальной услуги доводится до представителей организаций специалистами Отдела при личном контакте, а также с использованием средств почтовой, телефонной связи, электронной почты.

2.2.1. Отдел оказывает методическую и практическую помощь организациям - источникам комплектования Отдела в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.2.2. Для предоставления муниципальной услуги не требуется обращение в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации.

2.2.3. Запрещено требовать от представителя организаций осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.6.1. Для получения муниципальной услуги организации - источники комплектования Отдела представляют на согласование следующие документы:

- положение об архиве организации;

- положение об экспертной комиссии организации;

- номенклатуру дел;

- описи дел постоянного хранения управленческой документации;

- инструкцию по делопроизводству организации.

2.6.2. Запрещено требовать предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.6.3. Запрещено требовать предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении Отдела, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.13.1. Вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, графике работы Отдела.

2.13.2. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.13.3. Помещения ожидания и приема заявителей должны быть оборудованы стульями (диванами) и столами для возможности оформления документов.

2.13.4. В помещениях ожидания и приема заявителей должно быть естественное и искусственное освещение.

2.13.5. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

- график приема посетителей;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

3.1.1. Основанием для начала процедуры приема и регистрации документов является поступление документов организаций - источников комплектования Отдела.

3.1.2. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляет специалист Отдела, ответственный за регистрацию.

Регистрация документов осуществляется в день поступления.

3.1.3. Документы, прошедшие регистрацию, передаются на рассмотрение начальнику Отдела, который назначает ответственного исполнителя и направляет ему поступившие документы.

3.1.4. Результатом выполнения административной процедуры является передача документов ответственному исполнителю.

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по проверке комплектности и правильности оформления документов является поступление документов ответственному исполнителю.

3.2.2. Ответственный исполнитель в течение 5 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов и готовит заключения на представленные документы для рассмотрения на экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.2.3. При выявлении в ходе проверки некомплектности или их неправильного оформления ответственный исполнитель информирует об этом представителя организации по телефону или при личном контакте и возвращает документы на доработку.

3.2.4. После устранения замечаний документы вновь поступают ответственному исполнителю для регистрации в журнале документов, принятых к рассмотрению на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.2.5. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка документов к рассмотрению на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является передача документов на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.

3.3.2. Члены ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре в течение трех дней рассматривают представленные документы и готовят решения в виде выписок из протокола заседания о согласовании документов.

3.3.3. Документы, согласованные на ЭПК отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре возвращаются в Отдел для подготовки их к отправке получателю муниципальной услуги.

3.3.4. Результатами выполнения административной процедуры являются следующие согласованные документы:

- положение об архиве организации;

- положение об экспертной комиссии;

- номенклатура дел;

- инструкция по делопроизводству;

- описи дел постоянного хранения управленческой документации.

3.4.1. Консультация при личном обращении представителя организации в Отдел осуществляется начальником Отдела или главным специалистом на рабочем месте в соответствии с графиком работы Отдела.

3.4.2. Консультация по телефону осуществляется специалистом Отдела.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответе на телефонный звонок специалист подробно, со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует представителя организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

3.4.3. Консультация по письменному обращению осуществляется в письменном виде путем почтовых, факсимильных отправлений или по электронной почте.

Результатом выполнения административной процедуры является проведение консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства.

5.2.1. Организации - получатели муниципальной услуги (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной услуги к начальнику Отдела.

5.2.2. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- личная подпись;

- дата.

5.2.3. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

5.2.4. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применении мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

5.2.5. Получателю муниципальной услуги направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.2.6. Обращение организации - получателя муниципальной услуги считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов