Вопрос: Организация принимает у себя деловых партнеров с целью заключения договора на поставку сырья и оплачивает расходы по проживанию в гостинице представителей делегации. Можно ли включить данные затраты при исчислении налоговой базы налога на прибыль в представительские расходы? (Журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 4 (124), апрель 2010 г.)

Вопрос: Организация принимает у себя деловых партнеров с целью заключения договора на поставку сырья и оплачивает расходы по проживанию в гостинице представителей делегации. Можно ли включить данные затраты при исчислении налоговой базы налога на прибыль в представительские расходы?

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

По мнению налоговых органов, действующим налоговым законодательством не предусмотрена возможность признания в качестве представительских расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль российской организации затрат на проживание в гостинице (письмо Министерства финансов РФ от 16.04.2007 N 03-03-06/1/ 235; письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115).

Однако арбитражные суды придерживаются другого мнения по данному вопросу, разрешая организациям отражать в налоговом учете рассматриваемые затраты (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) по делу N А81-1259/2005).

Суд пришел к выводу, что понятие "обслуживание" в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр, куда в соответствии с положениями ст. 11 НК РФ можно отнести и обеспечение жильем как условие нормального существования человека, прибывшего из другого населенного пункта.

К аналогичному решению пришел суд в постановлении ФАС Поволжского округа от 16.03.2006 по делу N А72-5629/05-6/435, N А72-5959/05-6/450.

Арбитражная практика Высшего Арбитражного Суда по данному вопросу не сложилась.

Таким образом, организация должна самостоятельно определить свою позицию по данному вопросу: готова ли она защищать свое решение в суде или согласиться с мнением налоговых органов.

В случае, если организация примет решение отражать данные затраты в составе представительских расходов, следует особое внимание обратить на их документальное подтверждение.

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами, перечень которых приведен специалистами Минфина России в письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 и от 14.11.2007 N 03-03-06/1/814:

- приказ (распоряжение) руководи теля организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов, в том числе расходы на проживание;

- акт (отчет) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации.

В отчете о представительских рас ходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, следует указать:

- цели проведения представительского мероприятия;

- дату и место проведения;

- результат проведенного мероприятия;

- программу мероприятия;

- состав приглашенной делегации;

- участников принимающей стороны;

-  суммы фактически произведенных представительских расходов.

При этом необходимо обратить внимание на предоставленный счет гостиницы за проживание. Он должен быть выписан на имя организации и содержать фамилии проживающих представителей делегации, участвующих в переговорах.

А.П. Погудина

аудитор ЗАО "Аудит-центр"