Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Приказ Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13 июля 2010 г. N 29 "Об утверждении административного регламента управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утратил силу)
Приказ Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13 июля 2010 г. N 29 "Об утверждении административного регламента управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утратил силу)
Приказ Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
от 13 июля 2010 г. N 29
"Об утверждении административного регламента управления по делам архивов
Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги
"Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод,
оформления в установленном порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства"
ГАРАНТ:
Приказом Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 29 июня 2012 г. N 54 настоящий приказ признан утратившим силу
В целях приведения положений административного регламента управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" в соответствие положениям административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", вступившего в силу 09 марта 2010 года, приказываю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".
2. Признать утратившими силу абзац пятый пункта 1 приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 05 февраля 2009 г. N 4 "Об утверждении новой редакции административных регламентов"; пункт четвертый приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 06 апреля 2009 г. N 21 "О внесении изменений в административные регламенты управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственных услуг и исполнению государственных функций, утвержденных приказом управления от 05 февраля 2009 г. N 4".
3. Главному специалисту отдела научно-методической и правовой работы управления по делам архивов Правительства края Панченко Л.А.:
3.1. В 7-дневный срок с момента принятия настоящего приказа направить его в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области для включения в федеральный регистр и в прокуратуру Хабаровского края;
3.2. Направить приказ в комитет по печати, полиграфической промышленности и телерадиовещанию Правительства Хабаровского края для опубликования в Собрании законодательства Хабаровского края.
4. Главному специалисту отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов Правительства края Беляковой Л.В. разместить вышеназванный регламент на официальном сайте Правительства Хабаровского края и сайте "Архивы Хабаровского края".
|
Начальник управления |
Т.А. Шевчик |
Административный регламент
управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов
российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных
с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном
порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"
(утв. приказом управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13 июля 2010 г. N 29)
ГАРАНТ:
См. справку об административных регламентах исполнения государственных функций и административных регламентах предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Хабаровского края
1. Общие положения
1.1. Наименование государственной услуги.
Административный регламент управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, иными организациями всех организационно-правовых форм и форм собственности (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - государственная услуга).
Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.
1.2. Наименование органа по предоставлению государственной услуги.
Предоставление государственной услуги осуществляется Управлением.
Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют государственные и муниципальные архивы края, органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
1.3. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.
Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации. 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1. ст. 2);
Конвенцией, отменяющей требования легализации официальных иностранных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 03.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" {Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);
Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации официальных иностранных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года: отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 г. N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";
Приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации N 311 от 25.12.2008 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный N 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 18, 04.05.2009)";
Законом Хабаровского края от 29.09.2005 N 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005, N 10 (39));
Постановлением Правительства Хабаровского края от 14.05.2005 N 48-пр "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Правительства Хабаровского края" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005, N 5 (34)).
1.4. Результаты предоставления государственной услуги.
Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства в виде писем Управления, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
1.5. Описание заявителей.
В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.
Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.
2. Требования к порядку предоставления государственной услуги
2.1. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.
2.1.1. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Управлением. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги: посредством личного обращения в Управление;
по телефонам Управления;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
на интернет-сайте "Архивы Хабаровского края";
на Портале государственных услуг Хабаровского края.
Информирование посредством личного обращения может осуществляться по предварительной договоренности. Специалист Управления обязан принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть перенесен на другой день или другое время по договоренности сторон. Организация приема осуществляется специалистами Управления на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления. В день назначенной встречи по прибытии заинтересованного лица, специалист Управления обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
При информировании по телефону специалист Управления должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).
При информировании по письменному обращению ответ излагается в простой, четкой и понятной форме и направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, в виде почтового отправления в адрес заявителя, проживающего в государстве-участнике СНГ, или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве, за подписью начальника Управления либо лица, исполняющего его обязанности, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.
При информировании в форме ответов на обращения, поступившие по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес автора обращения в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
Информация по обращению, направленному через сайт "Архивы Хабаровского края", размещается на сайте в разделе "Обратная связь" подразделе "Гостевая книга".
2.1.2. Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления "Архивы Хабаровского края" http://archive.khabkrai.ru/.
Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Запарина, 75, г. Хабаровск, 680002.
Телефоны: (4212) 32-57-06, 32-53-55, 32-46-93, 45-00-24, 45-00-25.
Факс: (4212) 32-57-06.
Электронный адрес: archiv@deparl.khv.ru
График работы:
понедельник - пятница: 9.00-18.00
перерыв; 12.00-13.00
суббота-воскресенье: выходные дни.
Личный прием граждан осуществляется начальником Управления по вторникам с 17 час. 00 мин., тел. 45 00 25; заместителем начальника Управления - начальником отдела - по четвергам с 17 час. 00 мин., тел. 32 53 55, 32 46 93.
2.2. Основание для предоставления государственной услуги.
Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Управления.
В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса:
о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти, сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;
о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.3. Сроки предоставления государственной услуги.
Поступившие в Управление запросы в течение 10 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.
Поступившие в Управление, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, иные организации, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива, организации этот срок может быть продлен.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 10 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.
2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
2.4.1. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.
2.4.2. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.
2.4.3. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.
2.4.4. Если запрос не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику Управления" либо лицу, исполняющем его обязанности, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.
Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.
3. Административные процедуры
Ответственным за предоставление государственной услуги является специалист Управления, обязанности которого по предоставлению государственной услуги закреплены приказом начальника Управления либо должностным регламентом.
3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.
Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Управления:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;
подготовка ответов заявителям;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Органы и организации, архивные учреждения, исполняющие запросы, получаемые из Управления или непосредственно от заявителя, проживающего за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
подготовка ответов заявителям;
оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края):
отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Последовательность действий при предоставлении государственной услуги представлена в Схеме, являющейся Приложением к настоящему Административному регламенту.
3.1.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение.
Поступившие в Управление запросы подлежат обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
3.1.2. Анализ тематики поступивших запросов.
Специалист Управления, ответственный за предоставление государственной услуги, анализирует тематику поступивших запросов, при этом определяет:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.
3.1.3. Направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности.
По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 10 дней со дня регистрации Управление направляет запросы или их копии со своим письмом по принадлежности в государственные и муниципальные архивы Хабаровского края, в органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Управление направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты с указанием на необходимость направления ответа в адрес Управления.
При необходимости территориальные органы федеральных органов государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.
При направлении запросов на исполнение по принадлежности Управление, при необходимости, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.
3.2. Подготовка ответов заявителям.
Подготовку ответов заявителям осуществляет Управление, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
3.3. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Органы и организации, исполняющие полученные из Управления и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.
Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью, на ней проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа и организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.
Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
Управление в течение 3 дней проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными и муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории Хабаровского края (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Управление образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.
3.5. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства-участники СНГ высылаются Управлением, архивными учреждениями, другими органами и организациями без проставления апостиля по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, вместе с запросами направляются Управлением, архивными учреждениями, другими органами и организациями в МИД России.
В случае исполнения запроса несколькими органами и организациями (п. 3.1.3.) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо отрицательные ответы Управление с сопроводительным письмом направляет в МИД России.
Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Управление вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.
После проставления апостиля Управление направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в архивные учреждения или организации могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке (заверенные апостилем документы выдаются на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля).
Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется специалистом Управления, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента.
Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными и муниципальными архивными учреждениями Хабаровского края.
Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя установленную Управлением ежемесячную отчетность государственных и муниципальных архивных учреждений края о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления и архивных учреждений края.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
По итогам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента
Заявитель имеет право на обжалование (оспаривание) действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставлении государственной услуги, в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
Заявитель может обратиться лично или письменно с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги (далее - жалоба) непосредственно к начальнику Управления либо лицу, исполняющему его обязанности.
В письменной жалобе указываются:
наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
предмет (суть) жалобы (в случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии);
подпись;
дата.
Жалоба должна быть рассмотрена в срок, не превышающий 30 дней со дня ее регистрации.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности специалистов, допустивших нарушения в ходе предоставления государственной услуги.
Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.
Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействия) Управления могут быть обжалованы в вышестоящие органы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
Схема
последовательности действий управления по делам архивов Правительства
Хабаровского края по предоставлению государственной услуги
"Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных
прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,
направляемых в иностранные государства"
/-----------------------\
| Запрос заявителя |
\-----------------------/
|
/--------------------------------------------\
|Начало предоставления государственной услуги |
\---------------------------------------------/
|
/---------------------------\
| Регистрация запроса |
| (в течение 3 дней |
| с момента поступления) |
\----------------------------/
|
/-------------------------------------------\
|Рассмотрение запроса начальником управления |
\--------------------------------------------/
|
/-------------------------------------------\
| Передача запроса на исполнение |
\--------------------------------------------/
|
нет /-----------------------------------------------------\ да
/-----------| Анализ тематики поступившего запроса. |--------------\
| | Принятие решения о возможности исполнения запроса | |
| | (в течение 10 дней со дня регистрации запроса) | |
| \------------------------------------------------------/ |
| |
/---------------------------------------------------------\ /----------------------------------------\
| Возврат запроса в Росархив или | | Направление запроса на исполнение |
| в организации,их направившие, или | |в органы и организации по принадлежности |
| заявителям с сообщением об отсутствии | \-----------------------------------------/
| запрашиваемых сведений или | | |
| о предоставлении дополнительных сведений | | |
| для исполнения запроса | | |
\----------------------------------------------------------/ /---------------------------------/ |
| |
/------------------------------------------------\ /----------------------------------\
| Государственный и муниципальные | | Иные органы и организации |
| архивные учреждения края | \-----------------------------------/
\-------------------------------------------------/ | |
| | | |
| | | |
| | /-----------------------------/ |
| | | |
/--------------------------------\ /---------------------------------------\ /---------------------------\
| Проверка сведений и | | Проверка сведений и исполнение | | Проверка сведений и |
| исполнение запроса | | запроса одного заявителя несколькими | | исполнение запроса |
\---------------------------------/ | органами и организациями | \----------------------------/
| | | и направление ответа | | |
| | | в адрес управления | | |
| | \-----------------------------------------/ | |
| | | | |
| | | | |
| | | /--------------------\ |
/--------------------------\ | | |Подготовка информации| |
| Подготовка информации | | | | об отсутствии | |
| об отсутствии | /---------------------\ /-----------------------------\ | запрашиваемых | |
| запрашиваемых сведений | | Подготовка | | Направление архивных справок,| | сведений | |
\---------------------------/ | архивных справок, | |архивных выписок, архивных | \---------------------/ |
| | архивных выписок, | |копий, информации об | | |
| | архивных копий | |отсутствии запрашиваемых | | /----------------------------\
| \----------------------/ |сведений в адрес управления | | |Подготовка архивных справок, |
| | | \------------------------------/ | | архивных выписок, |
| | | | | | архивных копий |
| | | | | \-----------------------------/
| | | | | | |
| /--------------------\ /----------------------\ | | /-----------\ /------------\
| | Не требующие | | Требующие | | | |Не требующие| | Требующие |
| |проставления апостиля| |проставления апостиля | | | |проставления| | проставления|
| \---------------------/ \-----------------------/ | | | апостиля | | апостиля |
| | | | | \------------/ \-------------/
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | /----------------------\
| | | | | | | Проставление апостиля |
| | | | | | |-----------------------|
| | /----------------------\ /----------------------------\ | | |управлением| иными |
| | | Направление | | Подготовка управлением | | | | | органами 1|
| | | в управление | | ответа заявителю | | | \-----------------------/
| | \-----------------------/ \-----------------------------/ | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | /---------------------------------------\ | | |
| | |Проставление апостиля (при необходимости)| | | |
| | | (в течение 3 дней) | | | |
| | \-----------------------------------------/ | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
/----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------\
| Отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий, либо информации об отсутствии запрашиваемых сведений |
\----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------/
|
/------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------\
| | | |
/----------------------\ /-------------------\ /-------------\ /-----------------------\
|Заявителям, проживающим| | В МИД России | | в Росархив | |Выдача на руки заявителю|
| в странах СНГ | \--------------------/ \--------------/ \------------------------/
\-----------------------/ | | |
| | | |
| | | |
/--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------\
| Предоставление государственной услуги завершено |
\------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------/
1 Кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приказ Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13 июля 2010 г. N 29 "Об утверждении административного регламента управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"
Текст приказа опубликован в Собрании законодательства Хабаровского края от 12 октября 2010 г. N 9(98)
Приказом Управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 29 июня 2012 г. N 54 настоящий приказ признан утратившим силу