Приказ Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов от 28 февраля 2011 г. N 9 "Об утверждении Административного регламента Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов по предоставлению государственной услуги "Государственная экспертиза ценности документов, предлагаемых для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан" (утратил силу)

Приказ Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов
от 28 февраля 2011 г. N 9
"Об утверждении Административного регламента Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов по предоставлению государственной услуги "Государственная экспертиза ценности документов, предлагаемых для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан"

В соответствии с частью 2 статьи 12 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179), пунктом 5 постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 50, ст. 6285, 2008 N 18, ст. 2063, 2009, N 41, ст. 4765) и Положением об Управлении Правительства Республики Дагестан по делам архивов, утвержденным постановлением Правительства Республики Дагестан от 30.04.2010 N 116 "Вопросы Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов" (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2010, N 8, ст. 373), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов по предоставлению государственной услуги "Государственная экспертиза ценности документов, предлагаемых для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан".

2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Дагестан.

3. Опубликовать настоящий приказ на официальном сайте Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов - www.dagarchiv.ru.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Управления Гайдарбегову Б.К.

5. Настоящий приказ вступает в силу в установленном законом порядке.

Начальник Управления

Л. Урдашева

Административный регламент
Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов по предоставлению государственной услуги "Государственная экспертиза ценности документов, предлагаемых для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан"

I. Общие положения

1. Административный регламент Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов по предоставлению государственной услуги "Государственная экспертиза ценности документов, предлагаемых для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества и доступности государственной услуги.

Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов при предоставлении государственной услуги "Государственная экспертиза ценности документов, предлагаемых для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан".

2. Предоставление государственной услуги осуществляется Управлением Правительства Республики Дагестан по делам архивов (далее - Управление).

II. Стандарт предоставления государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Конституцией Республики Дагестан;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2010, N 19, ст. 2291, 2010, N 31, ст. 4196);

- Законом Республики Дагестан от 11.04.2005 N 15 "Об архивном деле в Республике Дагестан" (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2005, N 4, ст. 205);

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 50, ст. 6285, 2008 N 18, ст. 2063, 2009, N 41, ст. 4765);

- Положением об Управлении Правительства Республики Дагестан по делам архивов, утвержденным постановлением Правительства Республики Дагестан от 30 апреля 2010 г. N 116 (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2010, N 8, ст. 373);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20, Зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007 N 9059).

4. Предоставление государственной услуги осуществляется Управлением Правительства Республики Дагестан по делам архивов (далее - Управление) при участии органов государственной власти, местного самоуправления, учреждений и организаций.

При предоставлении государственной услуги Управление взаимодействует с государственными архивами Республики Дагестан в пределах полномочий Управления, закрепленных действующим законодательством.

5. Конечным результатом предоставления государственной услуги является решение экспертно-проверочной комиссии Управления (далее - ЭПК) о включении документов в состав Архивного Фонда Республики Дагестан, об утверждении описей дел постоянного хранения на управленческую, аудиовизуальную, научно-техническую документацию, перечней проблем (тем) научно-технической документации, по которым документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы области, сдаточных описей документов личного происхождения, описей дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование; о согласовании описей дел по личному составу, долговременного (75 лет) срока хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии и архиве организации и иных документов в части архивного дела.

6. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги могут выступать органы государственной власти и органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия Республики Дагестан - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, ликвидированные организации (далее - заинтересованные организации).

7. Государственная услуга предоставляется заинтересованным организациям на основании письменного обращения. Заинтересованные организации представляют в управление подготовленные проекты документов в установленном количестве экземпляров с сопроводительными документами:

8. Описи дел постоянного хранения и по личному составу заинтересованных организаций. Вместе с описями представляются:

- заключение о качестве подготовки документа, составленное в государственном, муниципальном архиве;

- выписка из протокола заседания экспертной комиссии заинтересованной организации (кроме ликвидированных организаций);

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, имеющих в Перечнях отметку "ЭПК".

В случае утраты документов, представляется справка о недостающих в описи документах за подписью руководителя заинтересованной организации с изложением результатов розыска и причин отсутствия документов.

9. Перечни проблем (тем), научно-техническая документация, которая подлежит передаче на постоянное хранение. Вместе с перечнями представляются:

- заключение о качестве подготовки документа, составленное в государственном, муниципальном архиве;

- выписка из протокола заседания экспертной комиссии заинтересованной организации.

10. Описи дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование в государственных и муниципальных архивах, с актом переработки или усовершенствования описи, описания документов. Вместе с описями представляются:

- выписка из протокола заседания экспертной методической комиссии государственного учреждения "Центральный государственный архив Республики Дагестан" или заключение о качестве подготовки документа, составленное муниципальным архивом;

- аннулированные описи переработанных и усовершенствованных фондов.

11. Сдаточные описи документов личного происхождения представляются с заключением о качестве подготовки документа, составленным государственным, муниципальным архивом.

12. Индивидуальные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству заинтересованных организаций направляются на рассмотрение ЭПК с выпиской из протокола заседания экспертной комиссии организации и заключением о качестве подготовки документа, составленным государственным, муниципальным архивом.

13. Положения об экспертных комиссиях, архивах заинтересованных организаций направляются на рассмотрение ЭПК с заключением о качестве подготовки документа, составленным государственным, муниципальным архивом.

14. Перечни документов, предложенных для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан, с указанием сроков хранения, примерные номенклатуры дел.

15. Государственная экспертиза ценности документов, находящихся в собственности юридических или физических лиц, производится на основании договора между государственным архивом и собственником документов.

16. Исполнение государственной услуги осуществляется бесплатно.

Требования к порядку исполнения государственной услуги.
Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

17. Информация о местах нахождения органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, и подведомственных учреждениях:

Место нахождения Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов: Республика Дагестан, г. Махачкала, ул. М. Гаджиева, 172.

Почтовый адрес для направления документов: 367032, Республика Дагестан, г. Махачкала, ул. М. Гаджиева, 172.

Электронный адрес: kamitet@dagarchiv.ru.

Справочный телефон: 67-92-56

График работы Управления:

понедельник - пятница с 9-00 до 18-00;

(перерыв 13-00 - 14-00);

суббота, воскресенье - выходные дни.

18. Место нахождения государственных архивов и справочные телефоны:

- Государственное учреждение "Центральный государственный архив Республики Дагестан" (далее - ГУ "ЦГА РД"): Республика Дагестан, г. Махачкала, ул. М. Гаджиева, 172, тел. 67-92-46;

- Государственное учреждение "Республиканский архив документов по личному составу" (далее - ГУ "РГАЛС"): Республика Дагестан, г. Махачкала, ул. М. Гаджиева, 172, тел. 68 - 08 - 29.

19. Порядок получения информации заявителями по вопросам исполнения государственной услуги, в том числе о ходе исполнения государственной услуги.

Информирование по порядку исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Управление Правительства Республики Дагестан по делам архивов.

При ответах на телефонные звонки государственные служащие подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

- В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.

- Информирование посредством личного общения осуществляется по предварительной записи по телефону. Работник Управления обязан принять Заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе Заявителя на другой день или другое время в соответствии с графиком работы Управления.

- При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес Заявителя.

- При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

20. Порядок, форма и место размещения информации, в том числе на стендах в местах исполнения государственной функции, а также в сети Интернет на официальном сайте органа исполнительной власти, исполняющего государственную функцию. Информация по вопросам предоставления государственной услуги размещается на информационной доске, находящейся на втором этаже здания Управления, а также в сети Интернет на официальном сайте Управления.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

21. Рассмотрение вопросов экспертизы ценности документов и включения их в состав Архивного фонда Республики Дагестан осуществляется на заседаниях ЭПК Управления, проводимых в соответствии с утвержденным на год графиком проведения заседаний комиссии.

Для получения государственной услуги заинтересованные организации представляют в управление проекты документов не позднее, чем за 10 календарных дней до проведения очередного заседания ЭПК.

Рассмотрение проектов документов, поступивших позднее указанного срока, переносится на очередное заседание комиссии.

22. Оформление утвержденных (согласованных) проектов документов заинтересованных организаций осуществляется в срок, не превышающий 14 дней со дня проведения заседания ЭПК.

23. Утверждение и согласование проектов документов заинтересованных организаций при их повторном рассмотрении после устранения замечаний ЭПК осуществляется в те же сроки.

24. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- некомплектность представленных проектов документов;

- несоответствие представленных проектов документов установленным архивным нормам и правилам оформления и составления документов.

25. Требования к местам предоставления государственной услуги.

Для предоставления государственной услуги должны быть оборудованы следующие помещения:

- комната для приема представителей заинтересованных организаций и хранения представленных ими документов и документов, образовавшихся в деятельности ЭПК;

- место проведения заседаний ЭПК.

26. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, первичная проверка и регистрация документов;

- регистрация проектов документов секретарем ЭПК;

- рассмотрение и составление заключений по проектам документов членами ЭПК;

- проведение заседания ЭПК;

- оформление утвержденных (согласованных) документов, отказов в предоставлении государственной услуги;

- направление документов в заинтересованную организацию.

Административные процедуры устанавливаются регламентом работы ЭПК, утвержденным в установленном порядке.

Прием, первичная проверка и регистрация документов, поступивших от заинтересованных организаций

27. Прием обращений заинтересованных организаций, их регистрацию и первичную проверку документов осуществляет специалист управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в день поступления обращения.

28. Зарегистрированные обращения заинтересованных организаций передаются председателю ЭПК для резолюции. Срок рассмотрения обращений председателем ЭПК не должен превышать 2-х дней.

29. При выявлении в ходе проверки некомплектности представленных документов специалист Управления информирует об этом исполнителя заинтересованной организации по указанному контактному телефону. Предоставление государственной услуги приостанавливается.

В случае непредставления недостающих документов в течение 10 дней, в адрес заинтересованной организации направляется письменное уведомление с отказом в предоставлении государственной услуги.

Уведомление направляется в адрес заинтересованной организации по почте не позднее 3-х дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания).

30. Проекты документов, представленные в полном комплекте, передаются для регистрации секретарю ЭПК.

31. Секретарь в специальном журнале регистрирует документы в день поступления и включает их рассмотрение в повестку дня заседания ЭПК. Зарегистрированные документы не позднее, чем за 4 рабочих дня до заседания комиссии секретарь ЭПК передает председателю и членам ЭПК для составления экспертного заключения.

32. Члены ЭПК проверяют соответствие проекта документа заинтересованной организации требованиям действующего законодательства.

33. Проекты документов и экспертные заключения членов ЭПК обсуждаются на заседании комиссии, где принимаются коллегиальные решения об утверждении, согласовании проектов документов или, в случае несоответствия представленных проектов документов установленным архивным нормам и правилам, об отказе в предоставлении государственной услуги.

34. Секретарь ЭПК ведет протокол заседания, куда заносятся и особые мнения членов комиссии. Заседание ЭПК управления считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава членов комиссии.

Протокол заседания ЭПК оформляется секретарем комиссии в срок, не превышающий 8 дней после проведения заседания, представляется на подпись председателю ЭПК и утверждение начальнику управления. Подписание и утверждение протокола осуществляется в срок до 2-х дней.

35. Утвержденные и согласованные документы оформляются секретарем ЭПК не позднее 3-х дней со дня утверждения протокола заседания ЭПК путем проставления специальных штампов, включающих: слова "Утверждено" или "Согласовано"; наименование структурного подразделения, осуществляющего от имени Правительства области предоставление государственной услуги; дату и номер протокола заседания ЭПМК, на котором был рассмотрен представленный документ.

36. Выявленные в ходе обсуждения представленных проектов документов отступления от архивных правил являются основанием для отказа в предоставлении государственной услуги. В этом случае секретарь ЭПК не позднее 3-х дней со дня утверждения протокола ЭПК готовит на бланке управления выписку из протокола заседания ЭПК.

37. Подготовленные документы с сопроводительным письмом, оформленным на бланке управления, и выписки из протокола заседания ЭПК в срок до 3-х дней направляются по почте в адрес курирующего архивного учреждения для передачи в заинтересованную организацию или передаются непосредственно представителю заинтересованной организации.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

38. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений настоящего Регламента, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляется начальником Управления.

39. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги, включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц предоставляющих государственную услугу.

40. Специалисты Комитета несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения административных процедур, за решения и действия, принимаемые в ходе предоставления государственной услуги.

41. Персональная ответственность специалистов Управления закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

42. По результатам проверок, в случае выявления нарушений действующего законодательства, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

43. Заинтересованные организации (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании Регламента, устно или письменно непосредственно к начальнику Управления. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись.

44. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 дней с момента ее поступления.

45. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применению мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги на основании Регламента, которые повлекли за собой жалобу.

46. Заинтересованной организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением, в течение 5 дней после принятия решения.

47. Обращение заинтересованной организации считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу всех поставленных в обращении вопросов.

48. Решения Управления, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия (бездействие) должностных лиц Управления могут быть обжалованы заинтересованными физическими и юридическими лицами в судебном порядке.

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником

Приложение 2

к Административному регламенту

Блок-схема
административных процедур по проведению государственной экспертизы ценности документов, предлагаемых для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан