Приказ Министерства юстиции Республики Дагестан от 5 марта 2014 г. N 22-ОД "Об утверждении положения о государственном реестре уникальных документов архивного фонда Республики Дагестан" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства юстиции Республики Дагестан
от 5 марта 2014 г. N 22-ОД
"Об утверждении положения о государственном реестре уникальных документов архивного фонда Республики Дагестан"

В целях организации централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Республики Дагестан, обеспечения контроля за их сохранностью и информирования физических и юридических лиц, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Республики Дагестан.

2. Управлению по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Республики Дагестан и регистрации ведомственных нормативных правовых актов подготовить решение о государственной регистрации.

3. Разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства юстиции Республики Дагестан в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (www.minustrd.ru).

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра юстиции Республики Дагестан Биакаева К.Д.

5. Настоящий приказ вступает в силу в установленном законом порядке.

Министр

А. Рагимов

Зарегистрировано в Управлении Минюста РФ по Республике Дагестан 28 марта 2014 г.

Регистрационный N RU05000201400100

Положение
о государственном реестре уникальных документов архивного фонда Республики Дагестан
(утв. приказом Министерства юстиции Республики Дагестан от 5 марта 2014 г. N 22-од)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Дагестан (далее - Государственный реестр).

Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Дагестан от 11.04.2005 г. N 15 "Об архивном деле в Республике Дагестан", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 09.10.2001 г. N 75 и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19.

1.2. Уникальными являются подлинные документы, представляющие самостоятельное культурно-историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Республики Дагестан, прямо и непосредственно отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства, жизнь и деятельность исторических личностей, и которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным значением и высокой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и внешних признаков (далее - уникальные документы).

1.3. Государственный реестр ведется Министерством юстиции Республики Дагестан (далее - Министерство) по форме согласно приложению N 1 в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Республики Дагестан, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального использования, улучшения доступа с применением новейших технических средств без дискриминации всех юридических и физических лиц.

1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы на всех видах носителей независимо от места их хранения и формы собственности.

1.5. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы оценки и регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания и экспертизы (оценки) документов.

2. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Министерство организует работу по выявлению, описанию ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные и негосударственные организации Республики Дагестан, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Республики Дагестан, а также физические лица, собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с государственными архивами Республики Дагестан, либо по собственному желанию.

Физические лица - собственники документов архивных фондов Республики Дагестан, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов архивным учреждениям республики.

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Республики Дагестан или Российской Федерации в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 27.04.2001 г. N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".

2.4. Выявление и описание уникальных документов проводится на основе Регламента государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 09.10.2001 г. N 75.

2.5. Описание уникальных документов для включения в Государственный реестр производится в листе учета и описания уникального документа по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.

3. Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

3.2. Экспертизу (оценку) ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов Республики Дагестан, музеев и библиотек, консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и др. научных дисциплин. Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.

3.3. По результатам экспертизы (оценки) составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.

3.4. Результаты экспертизы рассматриваются в срок не более 1 месяца экспертной комиссией Центрального государственного архива Республики Дагестан, соответствующими комиссиями других организаций и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства (далее - ЭПК).

4. Представление предложений о включении документов в Государственный реестр

4.1. Предложения о включении документов в Государственный реестр представляются в Министерство государственными и муниципальными архивами, музеями, библиотеками, иными организациями - владельцами документов Архивного фонда Республики Дагестан, физическими лицами - собственниками документов.

4.2. Предложения представляются в виде двух экземпляров листов учета и описания уникальных документов, заполненных в соответствии с требованиями Регламента государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, с приложением экспертных заключений, содержащих обоснованные выводы о включении документов в Государственный реестр, и сопроводительного письма.

4.3. Физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения непосредственно в Министерство в форме заявления. В этом случае Министерство поручает подготовку предложений соответствующему государственному архиву Республики Дагестан в срок не более 1 месяца.

4.4. В случае, если результаты экспертизы заявленных к вывозу с территории Российской Федерации документов дают основания для их отнесения к уникальным, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

5. Включение документов в Государственный реестр

5.1. Поступившие предложения рассматривает ЭПК, которая принимает решение о включении уникальных документов в Государственный реестр и, при необходимости, о представлении предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела о включении данных уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Срок рассмотрения предложений - 1 месяц.

В случае представления экспертами заключений о невозможности включения документа в Государственный реестр, ЭПК выносит решение о невозможности включения документа в Государственный реестр. Министерством материалы, представленные собственниками документов, в течение трех рабочих дней со дня принятия решения ЭПК возвращаются собственникам документов посредством почтовой связи или нарочным. Решение ЭПК о включении документа в Государственный реестр передается уполномоченному должностному лицу Министерства.

5.2. Уполномоченное должностное лицо Министерства включает информацию об уникальном документе в Государственный реестр и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на двух экземплярах листа учета и описания уникального документа.

5.3. После включения документа в Государственный реестр Министерством выдается заявителю свидетельство о регистрации уникального документа в Государственном реестре по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью Министерства.

5.4. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений и иных документов и материалов, представленных заявителями, хранятся постоянно в Министерстве единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.

5.5. Вторые экземпляры материалов, указанных в пункте 5.4. настоящего Положения, передаются собственникам документов.

6. Внесение изменений в Государственный реестр

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.п.), регистрируются в Государственном реестре.

6.2. Изменения вносятся на основании актов произвольной формы об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа, которые составляются, подписываются и представляются в Министерство собственниками или организациями, хранящими уникальный документ.

6.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных акты формируются в дело и хранятся постоянно.

7. Обеспечение сохранности документов, включенных в Государственный реестр

7.1. Владельцы уникальных документов должны обеспечивать условия для их сохранности.

7.2. При необходимости уникальные документы подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации. Эти работы проводятся собственниками документов за свой счет.

7.3. На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, независимо от формы их собственности и места хранения, собственником документов создаются страховой фонд (страховые копии в виде негативного микрофильма) и фонд пользования (в виде позитивного микрофильма, ксерокопии или электронной копии документа).

7.4. При отсутствии технических возможностей для изготовления страхового фонда и фонда пользования собственники документов, у которых хранятся уникальные документы, предоставляют государственным архивам возможность бесплатно изготовлять и хранить страховые копии этих документов и фонд пользования на них.

7.5. Описание и хранение страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы осуществляется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.

7.6. Оригиналы уникальных документов, на которые уже создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальный зал, экспонировать на выставках, а также копировать.

7.7. Уникальные документы подлежат обязательному государственному страхованию в порядке и на условиях, установленных Федеральным архивным агентством. Страхование проводят владельцы уникальных документов.

7.8. Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится ежегодно.

7.9. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

8. Пользование информацией Государственного реестра

8.1. Информация об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, документы которых являются частной собственностью, доступ к которым осуществляется с согласия собственника.

8.2. Министерство обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе сведений, внесенных в базу данных.

Приложение N 1
к Положению о Государственном
реестре уникальных документов
Архивного фонда
Республики Дагестан

Государственный реестр
уникальных документов Архивного фонда Республики Дагестан

                                        Начат ___________________________

                                        Закончен ________________________

Регистрационный номер	Дата включения документа "Реестр	Название документа	Дата создания документа	Язык документа	Краткое содержание (аннотация) документа	Наличие драгоценных металлов, камней, образцов материалов	Наличие печатей, штампов, гербов, символов	Палеографические, художественные, языковые и другие особенности документа	Опубликованность или выставляемость документа	Право собственности на документ, его собственник, местонахождение хранения, поисковые данные о нем	Физическая характеристика документа, вид носителя, размеры, объем реставрация документа	Страховая стоимость документа	Протокол заседания ЭПК	Сведения об изменениях
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

                                     ____________________________________

                                                (цифрами и прописью)

                                 подпись                               Расшифровка

                                                                          подписи

Приложение N 2
к Положению о Государственном
реестре уникальных документов
архивного фонда
Республики Дагестан

ЛИСТ
УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

1. Учетные и описательные характеристики

Регистрационный номер ___________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _______________________

Название (заголовок) документа __________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Самоназвание документа __________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Вид документа ___________________________________________________________

Автор документа _________________________________________________________

Дата (время создания) документа _________________________________________

Век _____________________________________________________________________

Ориентировочная дата ____________________________________________________

Язык документа __________________________________________________________

Аннотация _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Историческая справка ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней ___________________________________

_________________________________________________________________________

Палеографические особенности ____________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Печати __________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа _________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Опубликованность документа ______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Экспонирование __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Собственность ___________________________________________________________

Владелец документа ______________________________________________________

2. Место хранения документа

Место хранения документа ________________________________________________

Адрес места хранения документа __________________________________________

Архивный шифр: фонд N _____, оп. N _____, ед. хр. N ____, лл. (кк.) _____

3. Физические характеристики документа

Материальный носитель информации ________________________________________

Размеры документа _______________________________________________________

Объем документа _________________________________________________________

Физическое состояние документа __________________________________________

Потребность в реставрации _______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Реставрация документа: год ________________ организация _________________

_________________________________________________________________________

Ф.И.О. (полностью) реставратора _________________________________________

4. Страховая оценка документа

1-я дата оценки: год _____________ месяц ______________ число ___________

Название страховой компании: ____________________________________________

сумма (в руб.): _________________________________________________________

2-я дата оценки: год _____________ месяц ______________ число ___________

Название страховой компании: ____________________________________________

сумма (в руб.): _________________________________________________________

5. Служебная информация

Кем представлен документ: _______________________________________________

_________________________________________________________________________

Протокол методической комиссии от _______________ года N ________________

6. Изменения

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Приложение N 3
к Положению о Государственном
реестре уникальных документов
архивного фонда
Республики Дагестан

                             Государственный герб

                             Республики Дагестан

                                СВИДЕТЕЛЬСТВО

 о регистрации уникального документа в Государственном реестре уникальных

                  документов Архивного фонда Республики Дагестан

Выдано __________________________________________________________________

             (наименование юридического лица; фамилия, имя,

_________________________________________________________________________

отчество собственника)

Документ ________________________________________________________________

               (название документа, фонда, коллекции; крайние даты;

_________________________________________________________________________

                 количество листов, документов, единиц хранения)

включен в Государственный реестр уникальных  документов  Архивного  фонда

Республики Дагестан.

Регистрационный номер

На основании решения

(название органа, принявшего решение)

от __________________ N протокола

_______________________________________

      (дата)

Руководитель ____________________

________________________________________

М.П.        (подпись)        (фамилия, инициалы руководителя)

____ ________________ г. Махачкала