Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам

Приложение

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам
(утв. распоряжением руководителя администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" от 27 июня 2012 г. N 323)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам (далее - административный регламент, муниципальная услуга) устанавливает состав, сроки и последовательность выполнения администрацией Эжвинского района муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (далее - администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар") административных процедур и административных действий при предоставлении муниципальной услуги, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также требования к порядку их выполнения, порядок взаимодействия между ее структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" с заявителями, с органами государственной власти и иными органами местного самоуправления в Республике Коми, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются:

физические лица - граждане Российской Федерации, проживающие на территории России и за границей, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или Федеральным законом;

юридические лица и индивидуальные предприниматели.

От имени заявителей могут выступать лица, имеющие право в соответствии с законодательством РФ, либо в силу наделения их заявителем, в порядке, установленном законодательством РФ, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения, графике работы администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги, справочных телефонах, почтовом адресе, адресе электронной почты и официального Интернет-сайта приводятся в Приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

В случае изменения режима работы администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", или структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, может быть установлен иной режим приёма граждан.

1.3.2. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, а также о регистрации поступившего письменного обращения предоставляется:

1) непосредственно в администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар";

2) с использованием средств телефонной и факсимильной связи;

3) посредством электронной почты: ezhva@syktyvkar.komi.com, oprdok@gmail.com, kern-sm@syktyvkar.komi.com;

1.3.3. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги может быть устным или письменным в зависимости от формы обращения заинтересованных лиц.

В устной форме информирование заявителя осуществляется в структурном подразделении администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственном за предоставление муниципальной услуги, по телефону или при личном обращении в дни приема граждан по личным вопросам.

Письменные обращения заявителей направляются в адрес администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" по почте или по электронной почте.

Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:

достоверность предоставляемой информации;

чёткость в изложении информации;

полнота информирования;

наглядность форм предоставляемой информации;

удобство и доступность получения информации;

оперативность предоставления информации об административных процедурах.

1.3.4. Должностное лицо должно принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов.

По телефону предоставляется исчерпывающая информация по вопросам:

о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги;

наличия запрашиваемых архивных документов;

организации исполнения запроса;

о сроке исполнения запроса;

о причинах возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Время информирования заявителя по телефону не более 15 минут.

В случае, если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться в письменном виде, либо назначить другое, удобное для заявителя время, для получения устной информации.

При обращении заявителя в структурное подразделение администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственное за предоставление муниципальной услуги, продолжительность приёма у должностного лица не более 20 минут.

Информация в письменной форме о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется при письменном обращении заинтересованных лиц. На поставленные вопросы ответ предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя.

По итогам рассмотрения письменного обращения в адрес заявителя направляется исчерпывающий письменный ответ на поставленные вопросы по почте или по электронной почте (при наличии электронного адреса).

Ответ направляется в течение 10 дней с даты регистрации запроса в структурном подразделении администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственном за предоставление муниципальной услуги.

1.3.5. На информационном стенде и (или) в сети Интернет на официальном сайте администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" размещаются:

адрес, режим работы, телефоны администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" и структурного подразделения;

адрес официального Интернет-сайта,

адрес электронной почты;

порядок получения консультаций (справок) об оказании муниципальной услуги;

текст административного регламента;

бланк заявления на получение муниципальной услуги;

образец заполнения бланка заявления;

перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

перечень документов, удостоверяющих личность заявителя;

другая информация, необходимая заявителю для получения муниципальной услуги.

1.4. В настоящем административном регламенте используются следующие основные понятия:

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

в) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества, государства;

г) архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

д) архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

е) архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: выдача архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется администрацией Эжвинского района муниципального образования городского округа "Сыктывкар".

Ответственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является отдел по работе с документами администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является (одно из нижеперечисленных):

выдача (отправка) заявителю архивных справок (приложение N 4 к настоящему административному регламенту), копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам, связанным с социально-правовой защитой граждан, их пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

выдача (отправка) заявителю уведомления о переадресации запроса в соответствующие органы (организации), в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов;

выдача (отправка) заявителю уведомления об отказе в выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам с указанием оснований, указанных в пункте 2.11 настоящего административного регламента.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги - 30 дней с даты регистрации запроса (заявления) в администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", в том числе в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

В случаях, предусмотренных законодательством, должностное лицо структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, вправе продлить срок рассмотрения запроса предоставления муниципальной услуги не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя в письменном виде по почтовому адресу или по электронной почте (при наличии электронного адреса заявителя).

2.4.2. В случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения и уточнения, срок предоставления муниципальной услуги приостанавливается до получения от заявителя дополнительных сведений и исчисляется со дня их получения и регистрации в архиве администрации.

2.4.3. Запросы, не относящиеся к составу документов, находящихся на хранении в администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" (непрофильные запросы), с момента их регистрации и при наличии информации о местонахождении запрашиваемых сведений в течение 5 рабочих дней направляются по принадлежности в соответствующую организацию.

Заявитель уведомляется о переадресации запроса, либо в его адрес направляется уведомление о местонахождении запрашиваемых сведений.

2.4.4. Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги доводится до заявителей в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса в администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

2.4.5. Невостребованные архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов возвращаются в архив администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" по реестру для дальнейшего их хранения в течение 3-х лет.

2.5. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

Конституция Республики Коми от 17.02.1994 (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);

Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственный тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, стр. 8220-8235);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);

Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127);

Закон Республики Коми от 11.05.2010 N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);

Устав муниципального образования городского округа "Сыктывкар", принят Советом МО городского округа "Сыктывкар" 18.01.2006 ("Панорама столицы", 2006, N 7 (спецвыпуск)).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Заявители, лично обратившиеся в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", предоставляют:

2.6.1. Граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства предоставляют:

1) анкету-заявление (приложение N 2 к настоящему административному регламенту (рекомендуемая форма));

2) документ, удостоверяющий личность (оригинал и его копия);

3) оригинал документа, подтверждающего трудовой стаж (при наличии), и его копия:

3.1) из трудовой книжки 1-й лист и листы запрашиваемого периода работы (включая: наименование предприятия, прием, перемещения (переводы), увольнение, реорганизацию предприятия);

3.2) копии иных документов (договор, контракт, приказ и другие документы).

Для работающих граждан копия трудовой книжки и иного документа, подтверждающего трудовую деятельность заявителя, заверяется организацией.

2.6.2. Индивидуальные предприниматели предоставляют официальный запрос в письменной форме с указанием обязательных реквизитов:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

2) ОГРНИП - основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;

3) изложение существа запроса;

4) дата регистрации отправляемого запроса;

5) подпись индивидуального предпринимателя;

6) контактный телефон.

2.6.3. Юридические лица предоставляют официальный запрос на бланке организации в письменной форме с указанием обязательных реквизитов:

1) полное наименование организации (предприятия);

2) организационно-правовая форма;

3) ОРГН - основной государственный регистрационный номер;

4) место нахождения (почтовый и юридический адрес);

5) изложение существа вопроса;

6) подпись руководителя организации, заверенная печатью;

7) контактный телефон.

2.6.4. В случае, если подачу документов осуществляет представитель заявителя, дополнительно предоставляются:

1) доверенность на предоставление интересов (оригинал и копия),

2) документ, удостоверяющий личность представителя (оригинал и копия).

2.7. В письменном запросе (заявлении) (форма рекомендована в приложении N 3 к настоящему административному регламенту), направленном по почте (в том числе в электронном виде), заявитель указывает следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и адрес администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", либо должность, либо фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар";

2) фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии);

3) индекс и почтовый адрес;

4) контактные телефоны;

5) изложение существа вопроса;

6) дату и личную подпись.

Дополнительно к письменному запросу (заявлению) заявитель приобщает:

1) копию документа, удостоверяющего личность с отметкой о последнем месте регистрации по месту жительства;

2) копию документа, подтверждающего трудовую деятельность заявителя (при наличии):

2.1) из трудовой книжки 1-й лист и листы запрашиваемого периода работы (включая: наименование предприятия, прием, перемещения (переводы), увольнение, реорганизацию предприятия);

2.2) копии иных документов (договор, контракт, приказ и другие документы).

2.8. Интернет-обращение заявителя относится к письменному запросу и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и адрес администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" и/или должностного лица администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар";

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

3) электронный адрес (при наличии);

4) почтовый адрес (для направления письменного ответа);

5) изложение существа вопроса;

6) дата отправления письма.

Дополнительно к обращению заявитель прилагает:

1) копию документа, удостоверяющего личность с отметкой о последнем месте регистрации по месту жительства;

2) копию документа, подтверждающего трудовую деятельность заявителя (при наличии):

2.1) из трудовой книжки: 1-й лист и листы запрашиваемого периода работы, включая: наименование предприятия, прием, перемещения (переводы), увольнение, реорганизацию предприятия;

2.2) копии иных документов (договор, контракт, приказ и другие).

Интернет-обращение распечатывается и далее с ним ведется работа как с письменным запросом.

2.9. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

2.9.1. При личном обращении в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" вправе отказать заявителю в приёме документов в случаях:

1) ограничения доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

2) отсутствия одного или нескольких документов, необходимых для получения муниципальной услуги, перечень которых предусмотрен п. 2.6 настоящего административного регламента.

2.9.2. Структурное подразделении администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственное за предоставление муниципальной услуги, при получении и рассмотрении письменного запроса (заявления), вправе отказать заявителю в приеме документов для предоставления муниципальной услуги на любой стадии исполнения запроса в следующих случаях:

1) запрос, поступивший по почте (в том числе по электронной почте) без приложения копии документа, удостоверяющего личность заявителя, считается анонимным и возвращается заявителю без рассмотрения;

2) ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

3) отсутствие одного или нескольких документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, перечень которых предусмотрен пунктами 2.7, 2.8 настоящего административного регламента;

4) предоставление заявителем документов, оформленных не в соответствии с установленным порядком (расхождение анкетных данных, наличие исправлений (повреждений), не позволяющих однозначно истолковать содержание запроса, отсутствие обратного адреса, отсутствие подписи и иных выявленных расхождений, предоставленных заявителем и выявленных на любой стадии исполнения запроса).

2.9.3. Заявителю, предоставившему запрос (заявление) без пакета документов, перечень которых определен в пунктах 2.6, 2.7, 2.8 настоящего административного регламента, в устной форме либо письменно предлагается устранить выявленные недостатки и повторно обратиться за предоставлением муниципальной услуги.

Письменное уведомление с разъяснением о необходимости предоставления пакета документов, перечень которых определен в пунктах 2.6, 2.7, 2.8 настоящего административного регламента, и возможности повторного обращения получения муниципальной услуги, направляется в адрес заявителя по почте (в том числе по электронной почте, при наличии электронного адреса).

2.10. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги.

Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является необходимость уточнения сведений, предоставленных заявителем, выявленных во время приема пакета документов или обнаруженных на любой стадии исполнения запроса.

Должностное лицо администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" направляет заявителю по почте (при наличии электронного адреса, по электронной почте) письменное уведомление о приостановлении предоставления муниципальной услуги и запрашивает у заявителя необходимые уточнения и дополнительные сведения.

2.11. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

2.11.1. Отсутствие в архиве администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" запрашиваемых архивных документов;

2.11.2. Ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

2.11.3. Текст письменного запроса не поддается прочтению, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

2.11.4. В письменном запросе не указаны фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2.11.5. В запросе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией незамедлительно;

2.11.6. Ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

2.11.7. В письменном запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением заявителя о недопустимости злоупотребления правом;

2.11.8. В письменном запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно (два и более раза) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в нем не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Обязательным условием для прекращения переписки является то, что указанное обращение неоднократно направлялось в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар". О принятом решении гражданин уведомляется письменно;

2.11.9. Отказ заявителя от муниципальной услуги.

2.12. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.13. Максимальное время ожидания в очереди при подаче запроса (заявления) и при получении результата на обращение не должно превышать 30 минут.

2.14. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Поступившие обращения заявителей и пакет необходимых документов подлежат регистрации в журнале регистрации, а также в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации МО ГО "Сыктывкар" в день поступления запроса.

2.14.1. Максимальное время регистрации запроса при личном обращении заявителя в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" не должно превышать 15 минут.

2.14.2. Письменный запрос (заявление) заявителей регистрируется не позднее следующего рабочего дня с момента получения (передачи) письменного запроса.

2.15. Требования к местам приема заявителей, обратившихся за муниципальной услугой:

2.15.1. Рабочие места оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать предоставление муниципальной услуги.

2.15.2. Места проведения личного приёма граждан оборудуются противопожарной системой, средствами оказания первой медицинской помощи, питьевой водой, разовыми стаканами.

2.15.3. Перед помещением для предоставления муниципальной услуги для комфортного обслуживание заявителей имеется зона для ожидания граждан, оборудованная: столом, стульями, максимально заметным, хорошо просматриваемым и функциональным информационным стендом, писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями, а также текстом Регламента, имеется искусственное освещение.

2.16. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2.17. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения Муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан в электронном виде (в соответствии с этапами перевода Муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес обращений граждан, рассмотренных в установленный срок, в общем количестве обращений граждан	%	100
Удельный вес повторных обращений в общем количестве обращений граждан	%	0

2.18. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде:

рекомендуемая форма запроса (заявления) размещена на Интернет-сайте администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" (www.ezhvakomi.ru), Портале государственных услуг Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и Портале государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru).

3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Административная процедура по выдаче архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам включает в себя следующие административные действия:

1) обращение заявителей о предоставлении муниципальной услуги;

2) прием, первичную обработку, регистрацию обращения заявителя;

3) рассмотрение и анализ тематики запроса;

4) исполнение запроса;

5) оформление ответа на запрос;

6) выдача (отправка) ответа заявителю.

3.1.1. Сроки прохождения административной процедуры, необходимой для предоставления муниципальной услуги, указаны в пунктах 2.4 раздела 2 настоящего административного регламента.

3.1.2. Последовательность административных процедур предоставления муниципальной услуги представлена на блок-схеме (Приложение N 6 к административному регламенту).

3.2. Основанием для начала административной процедуры является поступивший в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" запрос (заявление) заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

3.3. Приём, первичная обработка и регистрация обращения заявителя осуществляется следующими способами:

3.3.1. При личном обращении заявителя в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" структурное подразделение администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственное за предоставление муниципальной услуги, осуществляет:

приём заявителя;

по предъявленным документам устанавливает личность заявителя;

выдает заявителю бланк заявления (приложение N 2 к настоящему административному регламенту (рекомендуемая форма)) для оформления письменного запроса;

проверяет полноту заполнения бланка заявления;

проводит сверку предоставленных заявителем оригиналов документов с копиями;

3.3.2. Запрос, оформленный в соответствии с требованиями, предусмотренными в пунктах 2.6, 2.7, 2.8 раздела 2 настоящего административного регламента, проходит процедуру регистрации.

Запросы подлежат регистрации в журнале регистрации, а также в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" в день поступления;

3.3.3. О приёме запроса и документов специалист структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, оформляет расписку в 2-х экземплярах:

первый экземпляр расписки передается заявителю;

второй приобщается к пакету документов.

Максимальный срок выполнения административного действия составляет 15 минут;

3.3.4. По просьбе заявителя специалист структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, изготавливает копию запроса, на котором ставится штамп, дата, подпись должностного лица, принявшего запрос.

3.3.5. Запрос не подлежит регистрации, если заявитель не представил документы, соответствующие перечню, предусмотренному в подпункте 2.6.1. раздела 2 настоящего административного регламента.

В этом случае специалист структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, разъясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах, возвращает документы и предлагает принять меры по их устранению.

3.3.6. Заявитель после устранения недостатков вправе повторно обратиться за предоставлением муниципальной услуги.

3.3.7. При письменном обращении заявителя при вскрытии конверта письменных обращений заявителей и поступивших запросов специалист структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, проверяется наличие документов, правильность заполнения запроса и целостность документов, приложенных к запросу (заявлению).

Конверт от поступившего письма не уничтожается в случае, когда только по конверту можно определить адрес заявителя, дату отправки и получения запроса.

3.3.8. Письменные запросы, поступившие в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", подлежат регистрации в журнале регистрации, а также в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", в день поступления запроса.

3.3.9. Результатом выполнения административной процедуры являются зарегистрированные документы заявителя. Присвоенный номер проставляется на запросе заявителя.

Фиксацией результата выполненной административной процедуры является создание записи о регистрации письменного запроса в журнале регистрации, а также в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации".

3.4. Рассмотрение и анализ тематики запроса.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является зарегистрированный запрос заявителя.

Руководитель структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, рассматривает поступившие документы и принимает одно из следующих решений:

1) о предоставлении муниципальной услуги, если в ходе рассмотрения документов не выявлено оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в п. 2.11 раздела 2 настоящего административного регламента;

2) об отказе в предоставлении муниципальной услуги принимается, если в ходе рассмотрения документов выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в п. 2.11 раздела 2 настоящего административного регламента;

3) о запросе у заявителя необходимые уточнения и дополнительные сведения в случае, если поступивший запрос заявителя не может быть исполнен без предоставления уточнений и дополнительных сведений на любой стадии рассмотрения и исполнения обращения. Запрос заявителю направляется в течение 5 рабочих дней с момента выявления обстоятельств, затрудняющих предоставление муниципальной услуги. В данном случае срок исполнения приостанавливается до получения ответа от заявителя.

Максимальный срок выполнения действия составляет пять дней.

3.4.2. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Фиксацией результата выполненной административной процедуры является оформление визы руководителя администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар". Виза включает в себя подпись визирующего, дату визирования и результат принятого решения о предоставлении либо отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Руководитель структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, передает запрос исполнителю в течение одного рабочего дня после рассмотрения и визирования её руководителем администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

3.5. Исполнение запроса.

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.5.2. В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги должностное лицо структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, исполняет запрос.

Архивная справка и архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка" или "Архивная выписка" на бланке администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе" или "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учёбе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению, вследствие повреждения текста, места ("Так в тексте оригинала" или "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью отдела по работе с документами администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

Архивная справка и архивная выписка изготавливаются в 2-х экземплярах.

Архивная справка подписывается руководителем администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" и заверяется гербовой печатью органа местного самоуправления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Ответ заверяется гербовой печатью администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

В случае документально подтверждённых фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, выдаётся справка по данному вопросу, заверенная гербовой печатью администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе".

После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" или уполномоченного должностного лица и заверяется гербовой печатью администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шрифты и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются гербовой печатью администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

Второй экземпляр архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивным копиям вместе с запросом, пакетом документов и рабочими записями исполнителя помещается в дело.

Максимальный срок выполнения действия составляет не более двадцати дней.

3.5.3. Результатом выполнения административной процедуры является исполнение запроса заявителя.

Фиксацией результата выполненной административной процедуры является отметка об исполнении муниципальной услуги в журнале регистрации, а также в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" и направление мотивированного ответа по почте в адрес заявителя.

3.5.4. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги должностное лицо структурного подразделения администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, направляет заявителю уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с разъяснениями о причинах отказа.

3.6. Порядок выдачи структурным подразделением администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, результата муниципальной услуги или мотивированного отказа:

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является подписанная руководителем администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" архивная справка, архивная выписка или уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.6.2. Должностным лицом, ответственным за совершение административных действий, связанных с выдачей результата муниципальной услуги или мотивированного отказа, является специалист отдела по работе с документами администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

3.6.3. Результат муниципальной услуги или мотивированного отказа в одном экземпляре выдаётся заявителю либо его представителю по доверенности под роспись.

Максимальный срок выполнения действия составляет 1 день.

3.6.4. В случае если заявитель или его представитель не обратились в структурное подразделение за получением результата муниципальной услуги, специалист отдела по работе с документами администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", направляет его по почте на адрес, указанный в заявлении.

Результат муниципальной услуги или мотивированный отказ направляется заявителю в срок, не превышающий 2-х дней со дня их регистрации.

3.6.5. Ответы на запросы заявителей в виде архивной справки, архивной выписки, архивных копий высылаются:

по почте заказным письмом с уведомлением о вручении заявителю;

предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителя;

предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, оформляются вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке;

ответ об отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, высылается по почте в адрес заявителя простым письмом.

3.6.6. Результатом выполнения административной процедуры является:

выдача результата муниципальной услуги;

выдача уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляет заместитель руководителя администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", курирующий данное направление деятельности.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок.

Плановые проверки проводятся в соответствии с планом работы администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", но не чаще одного раза в два года. Плановые проверки проводятся должностными лицами: руководителем администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" и заместителем руководителя администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", курирующим данное направление деятельности.

Внеплановые проверки проводятся на основании обращений (жалоб). Результаты данных проверок фиксируются в форме письменного заключения и передаются руководителю администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

4.3. Должностные лица структурного подразделения, виновные в несоблюдении или ненадлежащем соблюдении требований настоящего административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности, а также несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами.

4.4. Персональная ответственность должностных лиц структурного подразделения закрепляется в их должностных инструкциях.

4.5. Контроль за предоставлением муниципальной услуги может быть осуществлен со стороны граждан, их объединений и организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, в досудебном и судебном порядке.

Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является письменное обращение заявителя с жалобой или заявлением (в том числе в электронном виде (далее - письменное обращение)) (рекомендованная форма жалобы приведена в Приложении N 5).

5.2. Предметом досудебного обжалования могут являться :

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7) отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар". Жалобы на решения, принятые руководителем администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Республики Коми, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя; сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации обращения) заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) администрации, ее должностного лица либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) администрации, ее должностного лица либо муниципального служащего,

5) личную подпись и дату.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба, поступившая в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа администрации, ее должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Обращения заявителей, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных специалистов, не могут направляться этим специалистам для рассмотрения и (или) ответа.

5.6. Обращение (жалоба) заявителя не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

1) в обращении (жалобе) не указана фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению. В случае если прочтению поддается фамилия и почтовый адрес заявителя, ему сообщается о данной причине отказа в рассмотрении;

3) если в обращении (жалобе) обжалуется судебное решение. Такое обращение (жалоба) возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

4) если ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение (жалобу), сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Руководитель администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" или его заместители, либо уполномоченное должностное лицо, при получении письменного обращения (жалобы), в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если в обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно ранее давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" или его заместители, либо уполномоченное должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" или его заместители, либо уполномоченное должностное лицо.

Если в обращении (жалобе) содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Заявителю должно быть сообщено о невозможности рассмотрения обращения (жалобы) в пятидневный срок со дня его получения и регистрации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных администрацией Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы, содержащий результаты рассмотрения письменного обращения, направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме (почтовым способом, лично или через представителя) и по желанию заявителя в электронной форме.

5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.10. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.11. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение о выполнении действий по предоставлению муниципальной услуги, а к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, применяются меры ответственности на основании настоящего административного регламента.

5.12. Действия (бездействие) и решения, принятые (осуществленные) в ходе предоставления муниципальной услуги, а также осуществленные и принятые в ходе рассмотрения обращения (жалобы), могут быть обжалованы в судебном порядке, в сроки, установленные процессуальным законодательством (3 месяца со дня, когда гражданину стало известно о нарушении его прав и законных интересов, если иное не установлено федеральным законодательством. Пропущенный по уважительной причине срок подачи заявления может быть восстановлен судом).