Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов

Приложение

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов
(утв. распоряжением руководителя администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" от 27 июня 2012 г. N 324)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по предоставлению пользователям архивных документов (далее - административный регламент, муниципальная услуга) устанавливает состав, сроки и последовательность выполнения администрацией Эжвинского района муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (далее - администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар") административных процедур и административных действий при предоставлении муниципальной услуги, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также требования к порядку их выполнения, порядок взаимодействия между ее структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" с заявителями, с органами государственной власти и иными органами местного самоуправления в Республике Коми, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются:

физические лица - граждане Российской Федерации, проживающие на территории России и за границей, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или Федеральным законом;

юридические лица и индивидуальные предприниматели.

От имени заявителей могут выступать лица, имеющие право в соответствии с законодательством РФ, либо в силу наделения их заявителем, в порядке, установленном законодательством РФ, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами, органами местного самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения, графике работы администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги, справочных телефонах, почтовом адресе, адресе электронной почты и официального Интернет-сайта приводятся в Приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

В случае изменения режима работы администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", или структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, может быть установлен иной режим приема граждан.

1.3.2. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, а также о регистрации поступившего письменного обращения предоставляется:

1) непосредственно в администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар";

2) с использованием средств телефонной и факсимильной связи;

3) посредством электронной почты: ezhva@syktyvkar.komi.com, oprdok@gmail.com, kern-sm@syktyvkar.komi.com;

1.3.3. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги может быть устным или письменным в зависимости от формы обращения заинтересованных лиц.

В устной форме информирование заявителя осуществляется в структурном подразделении администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственном за предоставление муниципальной услуги, по телефону или при личном обращении в дни приема граждан по личным вопросам.

Письменные обращения заявителей направляются в адрес администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" по почте или по электронной почте.

Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:

достоверность предоставляемой информации;

четкость в изложении информации;

полнота информирования;

наглядность форм предоставляемой информации;

удобство и доступность получения информации;

оперативность предоставления информации об административных процедурах.

1.3.4. Должностное лицо должно принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов.

По телефону предоставляется исчерпывающая информация по вопросам:

о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги;

наличия запрашиваемых архивных документов;

организации исполнения запроса;

о сроке исполнения запроса;

о причинах возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Время информирования заявителя по телефону не более 15 минут.

В случае, если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться в письменном виде, либо назначить другое, удобное для заявителя время, для получения устной информации.

При обращении заявителя в структурное подразделение администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственное за предоставление муниципальной услуги, продолжительность приема у должностного лица не более 20 минут.

Информация в письменной форме о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется при письменном обращении заинтересованных лиц. На поставленные вопросы ответ предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя.

По итогам рассмотрения письменного обращения в адрес заявителя направляется исчерпывающий письменный ответ на поставленные вопросы по почте или по электронной почте (при наличии электронного адреса).

Ответ направляется в течение 10 дней со дня регистрации запроса в структурном подразделении администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственном за предоставление муниципальной услуги.

1.3.5. На информационном стенде и (или) в сети Интернет на официальном сайте администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" размещаются:

адрес, режим работы, телефоны администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" и структурного подразделения;

адрес официального Интернет-сайта,

адрес электронной почты;

порядок получения консультаций (справок) об оказании муниципальной услуги;

текст административного регламента;

бланк заявления на получение муниципальной услуги;

образец заполнения бланка заявления;

перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

перечень документов, удостоверяющих личность заявителя;

другая информация, необходимая заявителю для получения муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: предоставление пользователям архивных документов.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется администрацией Эжвинского района муниципального образования городского округа "Сыктывкар".

Ответственным исполнителем предоставления муниципальной услуги является отдел по работе с документами администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

2.3. Пользователю предоставляются открытые документы архивного фонда и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

2.3.1. Администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

2.3.2. Предоставление архивных документов пользователям для работы происходит в специально отведенном кабинете в здании администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" под контролем специалиста отдела по работе с документами.

2.3.3. Порядок работы пользователей с архивными документами, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Должностные лица структурного подразделения администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, обязаны ознакомить пользователей с этими правилами.

2.3.4. Единовременно пользователю для работы может быть выдано не более 10 архивных дел.

2.3.5. По заказам пользователей с учетом технических возможностей, изготавливаются копии архивных документов, ксерокопии, а также копии на электронных носителях.

Не производится копирование документов архивного фонда, находящегося в неудовлетворительном физическом состоянии.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

2.4.1. Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, структурное подразделение администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственное за предоставление муниципальной услуги, устанавливает очередность и время посещения архива администрации.

2.4.2. Научно-справочный аппарат и бланк заказа на предоставление архивных документов пользователю выдается в порядке очередности и определения времени посещения архива, согласованного с пользователем.

2.4.3. Максимальный срок предоставления заявителю муниципальной услуги не более 5 дней.

2.5. Правовыми основаниями для предоставления Муниципальной услуги являются:

Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

Конституция Республики Коми от 17.02.1994 (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);

Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственный тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, стр. 8220-8235);

Федеральный закон от 27.07.2006  N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);

Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127);

Закон Республики Коми от 11.05.2010 N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);

Приказ Федерального архивного агентства от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении "Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 1998, N 37-38);

Устав муниципального образования городского округа "Сыктывкар", принят Советом МО городского округа "Сыктывкар" 18.01.2006 ("Панорама столицы", 2006, N 7 (спецвыпуск)).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Заявители, лично обратившиеся в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" предоставляют:

2.6.1. Граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства предоставляют:

1) письменное заявление (запрос) в адрес администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" (Приложение N 2 к настоящему административному регламенту (рекомендуемая форма));

2) документ, удостоверяющий личность;

3) заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющих служебные задания направивших их организаций, предоставляют официальные письма направивших их органов или организаций.

2.6.2. Индивидуальные предприниматели предоставляют официальный запрос в письменной форме с указанием обязательных реквизитов:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

2) ОГРНИП - основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;

3) изложение существа запроса;

4) дата регистрации отправляемого запроса;

5) подпись индивидуального предпринимателя;

6) контактный телефон.

2.6.3. Юридические лица предоставляют официальный запрос на бланке организации в письменной форме с указанием обязательных реквизитов:

1) полное наименование организации (предприятия);

2) организационно-правовая форма;

3) ОРГН - основной государственный регистрационный номер;

4) место нахождения (почтовый и юридический адрес);

5) изложение существа вопроса;

6) подпись руководителя организации, заверенная печатью;

7) контактный телефон.

2.6.4. В случае если подачу документов осуществляет представитель заявителя, дополнительно предоставляются:

1) доверенность на предоставление интересов (оригинал и копия),

2) документ, удостоверяющий личность представителя (оригинал и копия).

2.7. В письменном запросе (заявлении) (форма рекомендована в приложении N 3 к настоящему административному регламенту), направленном по почте (в том числе в электронном виде), заявитель указывает следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и адрес администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", либо должность, либо фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар";

2) фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии);

3) индекс и почтовый адрес;

4) контактные телефоны;

5) изложение существа вопроса;

6) дату и личную подпись.

Дополнительно к письменному запросу (заявлению) заявитель приобщает копию документа, удостоверяющего личность с отметкой о последнем месте регистрации по месту жительства.

2.8. Интернет-обращение заявителя относится к письменному запросу и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и адрес администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" и/или должностного лица администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар";

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

3) электронный адрес (при наличии);

4) почтовый адрес (для направления письменного ответа);

5) изложение существа вопроса;

6) дата отправления письма.

Дополнительно к обращению заявитель прилагает копию документа, удостоверяющего личность с отметкой о последнем месте регистрации по месту жительства.

Интернет-обращение распечатывается и далее с ним ведется работа как с письменным запросом.

2.9. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

2.9.1. При личном обращении в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" сотрудник структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги, вправе отказать заявителю в приеме документов в случаях:

1) ограничения доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

2) отсутствия одного или нескольких документов, необходимых для получения муниципальной услуги, перечень которых предусмотрен п. 2.6 настоящего административного регламента.

2.9.2. Структурное подразделение администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственное за предоставление муниципальной услуги, при получении и рассмотрении письменного запроса (заявления), вправе отказать заявителю в приеме документов для предоставления муниципальной услуги на любой стадии исполнения запроса в следующих случаях:

1) запрос, поступивший по почте (в том числе по электронной почте) без приложения копии документа, удостоверяющего личность заявителя, считается анонимным и возвращается заявителю без рассмотрения;

2) ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

3) отсутствие одного или нескольких документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, перечень которых предусмотрен пунктами 2.6, 2.7, 2.8 настоящего административного регламента;

4) предоставление заявителем документов, оформленных не в соответствии с установленным порядком (расхождение анкетных данных, наличие исправлений (повреждений), не позволяющих однозначно истолковать содержание запроса, отсутствие обратного адреса, отсутствие подписи и иных выявленных расхождений, предоставленных заявителем и выявленных на любой стадии исполнения запроса).

2.9.3. Заявителю, предоставившему запрос (заявление) без пакета документов, перечень которых определен в пунктах 2.6, 2.7, 2.8 настоящего административного регламента, в устной форме либо письменно предлагается устранить выявленные недостатки и повторно обратиться за предоставлением муниципальной услуги.

Письменное уведомление с разъяснением о необходимости предоставления пакета документов, перечень которых определен в пунктах 2.6, 2.7, 2.8 настоящего административного регламента, и возможности повторного обращения получения муниципальной услуги, направляется в адрес заявителя по почте (в том числе по электронной почте, при наличии электронного адреса).

2.10. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

2.10.1. Отсутствие в архиве администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" запрашиваемых архивных документов;

2.10.2. Ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих лиц;

2.10.3. Невозможность прочтения текста запроса;

2.10.4. Плохое физическое состояние архивных документов;

2.10.5. Отказ заявителя от муниципальной услуги.

2.10.6. Предоставление заявителям архивных документов, содержащих сведения, отнесённые к конфиденциальной информации, производится с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

2.10.7. Предоставление заявителям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Время ожидания заявителей в очереди по предоставлению муниципальной услуги:

2.12.1. Получение консультации не более 30 минут;

2.12.2. Подача запроса и документов не более 45 минут;

2.12.3. Получение ответа по вопросу предоставления муниципальной услуги не более 45 минут.

2.13. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Поступившие обращения заявителей и пакет необходимых документов подлежат регистрации в журнале регистрации, а также в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" в день поступления запроса.

2.14. Требования к местам предоставления муниципальной услуги:

Муниципальная услуга предоставляется в специально отведенном кабинете в здании администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" под контролем специалиста отдела по работе с документами администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

Кабинет оборудуется столом и стульями. Количество мест для работы с архивными документами определяется из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в помещении.

Помещение для предоставления муниципальной услуги обеспечивается необходимым для предоставления муниципальной услуги оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая интернет, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией.

Информационные стенды с образцами заполнения документов и перечнями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.

В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения одежды посетителей.

Места для предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения Муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан в электронном виде (в соответствии с этапами перевода Муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес обращений граждан, рассмотренных в установленный срок, в общем количестве обращений граждан	%	100
Удельный вес повторных обращений в общем количестве обращений граждан	%	0

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.18. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде:

рекомендуемая форма запроса (заявления) размещена на Интернет-сайте администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" (www.ezhvakomi.ru), Портале государственных услуг Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и Портале государственных и муниципальных услуг (gosuslugi.ru).

3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Административная процедура по предоставлению пользователям архивных документов включает в себя следующие административные действия:

1) обращение заявителей о предоставлении муниципальной услуги;

2) прием, первичную обработку, регистрацию обращения заявителя;

3) рассмотрение и анализ тематики запроса;

4) исполнение запроса;

5) предоставление пользователю запрашиваемой информации.

3.1.1. Сроки прохождения административной процедуры, необходимой для предоставления муниципальной услуги, указаны в пунктах 2.4 раздела 2 настоящего административного регламента.

3.2. Последовательность административных процедур предоставления муниципальной услуги представлена на блок-схеме (Приложение N 6 к настоящему административному регламенту).

3.3. Основанием для начала административной процедуры является обращение пользователя о предоставлении муниципальной услуги в структурное подразделение администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственное за предоставление муниципальной услуги.

Заявитель о предоставлении муниципальной услуги вправе обратиться:

3.3.1. В устной форме по телефону;

3.3.2. В дни приема граждан по личным вопросам, указанным в приложении N 1 к настоящему административному регламенту;

3.3.3. Направляет письменный запрос с приложением документов, указанных в пунктах 2.6, 2.7, 2.8 раздела 2 настоящего административного регламента.

Письменные запросы от заявителей поступают в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар":

1) по почте;

2) по факсимильной связи;

3) в виде телефонограммы;

4) по электронной почте.

При поступлении в архив Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3.4. Результатом выполнения административной процедуры являются зарегистрированные документы заявителя в журнале регистрации, а также в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар". Присвоенный номер проставляется на запросе заявителя.

Фиксацией результата выполненной административной процедуры является создание записи о регистрации обращения пользователя в журнале регистрации, а также в "Журнале регистрации муниципальных услуг" системы электронного документооборота администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

3.4. Запрос пользователя рассматривается руководителем администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" или уполномоченным должностным лицом структурного подразделения администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является зарегистрированный запрос пользователя.

Руководитель структурного подразделения администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, рассматривает поступившие документы и принимает одно из следующих решений:

1) о предоставлении муниципальной услуги принимается, если в ходе рассмотрения документов не выявлено оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в п. 2.10 раздела 2 настоящего административного регламента;

2) об отказе в предоставлении муниципальной услуги, если в ходе рассмотрения документов выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в п. 2.10 раздела 2 настоящего административного регламента;

3.4.2. Письменное уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в п. 2.10 раздела 2 настоящего административного регламента, направляется в адрес заявителя по почте (в том числе по электронной почте, при наличии электронного адреса), указанному в обращении, в срок не более 5 дней с момента регистрации запроса пользователя.

3.4.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой орган или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

3.4.4. Если в ходе первичной проверки не выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в п. 2.9 раздела II настоящего административного регламента, обращение запрос передается на исполнение.

3.4.5. Срок выполнения административной процедуры составляет один рабочий день.

3.4.6. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Фиксацией результата выполненной административной процедуры является оформление визы руководителя администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар". Виза включает в себя подпись визирующего, дату визирования и результат принятого решения о предоставлении либо отказе в предоставлении муниципальной услуги и установление очередности посещения архива пользователями.

3.5. Рассмотрение обращения пользователя и оформление бланка заказа.

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.5.2. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" письма, направивших их органов или организаций.

3.5.3. Заявители, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в архив администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" на основании личных заявлений.

3.5.4. Заявление или письмо направляющей организации могут поступать:

по почте (в том числе по электронной почте);

в порядке передачи при личном обращении заявителя в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

3.5.5. В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги должностное лицо структурного подразделения администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, исполняет запрос:

знакомит пользователя с режимом работы администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар";

выдает для заполнения анкету пользователя установленного образца (приложение N 3 к настоящему административному регламенту);

предоставляет пользователю научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе (в количестве до 5 единиц одновременно) и в автоматизированном виде;

выдаёт бланки заказа (требования) (приложение N 4 к настоящему административному регламенту);

объясняет порядок заполнения.

Административная процедура выполняется в день обращения пользователя в администрацию Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

3.5.6. Результатом выполнения административной процедуры являются заполненные пользователем анкеты установленного образца и бланк заказа (требования) на выдачу документов пользователю.

Фиксацией результата выполненной административной процедуры является оформление бланка заказа (требования) на выдачу документов пользователю.

3.6. Подготовка и предоставление пользователю архивных документов.

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является  заполненный пользователем бланк заказа (требования) на выдачу документов из архива администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар".

3.6.2. Руководитель или уполномоченное должностное лицо структурного подразделения администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги:

проверяет правильность оформления заказа (требования) пользователем;

осуществляет подготовку и выемку архивных документов (но не более 10 единиц хранения одновременно);

проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел (документов);

проводит полистную проверку архивных дел;

регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книге "Выдачи архивных документов из хранилища";

направляет к рабочему месту исполненный заказ (требование) пользователя вместе с выданными архивными документами;

в письменной форме уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.6.3. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.

3.6.4. Архивные документы выдаются пользователю в назначенный день и установленное время в соответствии с графиком получения муниципальной услуги под расписку в бланке заказа (требования) за каждую проставленную единицу хранения.

3.6.5. В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных архивных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, или выписка);

3.6.6. Руководитель или уполномоченное должностное лицо структурного подразделения администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги:

принимает от пользователя все дела после каждого посещения пользователем архива администрации Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар";

проверяет фактическое наличие дел;

проводит полистную проверку их физического состояния.

3.6.7. При отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе заказа (требования) за возврат каждой единицы хранения.

3.6.8. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений руководитель или уполномоченное должностное лицо структурного подразделения администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар", ответственного за предоставление муниципальной услуги, составляет акт.

3.6.9. В случае хищения или повреждения пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества, администрация Эжвинского района МО ГО "Сыктывкар" обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.6.10. Административная процедура выполняется в день ознакомления и работы пользователя с архивными документами.

3.6.11. Результатом административной процедуры является принятые от пользователя архивные документы.

3.7. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

Основанием для начала административной процедуры является заполненный пользователем бланк заказа (требования) на копирование и выдачу копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

3.7.1. На основании бланка заказа (требования) производится копирование архивных документов по заказу пользователей.

3.7.2. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.

При отсутствии огр